Проблемні аспекти формування обліково-аналітичної інформації в сучасних умовах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тернопільський національний економічний університет

ПРОБЛЕМНІ АСПЕКТИ ФОРМУВАННЯ ОБЛІКОВО-АНАЛІТИЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ В СУЧАСНИХ УМОВАХ

Савчук Л.І., к.е.н., доцент

Анотація

Розглянуто роль і значення інформаційного забезпечення обліково-аналітичної діяльності підприємств. Обґрунтовано необхідність та наведено основні напрямки удосконалення інформаційної бази управлінського обліку для потреб менеджменту.

Ключові слова: інформація управління. Бухгалтерський облік. Інформаційна база менеджменту.

Annotation

A role and value of the informative providing of registration-analytical activity of enterprises is considered. A necessity is grounded and basic directions of improvement of informative base of administrative account are resulted for the necessities of management.

Key words: Information мanagement. Record-keeping. Informative base of management.

Аннотация

Рассмотрено роль и значение информационного обеспечения учетно-аналитической работы на предприятиях. Обоснована необходимость и охарактеризованы основные направления совершенствования информационной базы управленческого учета для потрібностей менеджмента.

Ключевые слова: информация управление. Бухгалтерский учет. Информационная база менеджмента.

Постановка наукової проблеми

Забезпечення управлінського персоналу підприємства в сучасних умовах господарювання повною, своєчасною та достовірною інформацією для прийняття поточних та стратегічних управлінських рішень та контролю за їхньою реалізацією є метою обліково-аналітичного забезпечення менеджменту підприємства, реалізації якої забезпечує ефективність функціонування підприємства в цілому.

Аналіз останніх досліджень

Протягом останнього періоду питанням покращення інформаційної бази системи управління підприємствами і організаціями приділяється все більша увага. Зокрема, окремі аспекти наведеної проблеми знайшли відповідне відображення в науково-теоретичних дослідженнях Вовчак І.С.[1], Гарасима П.М.[2], Журавля Г.П., Івахненкова С.В.[3], Леня В.С.[4], Пушкаря М.С.[6], Пушкаря Р.М., Хомина П.Я. та інших відомих вітчизняних та закордонних вчених. Разом з тим стан інформаційного забезпечення системи фінансового менеджменту, зокрема фінансового і аналітичного обліку, потребує свого вдосконалення в світлі нових викликів ринкової економіки. Специфіка діяльності обумовлює особливу актуальність окреслених проблем для підприємств сфери послуг.

Мета та завдання статті

інформаційний забезпечення обліковий аналітичний

Метою даного дослідження є аналіз стану інформаційної бази системи бухгалтерського обліку на підприємствах сфери послуг та напрацювання рекомендацій щодо її покращення.

Виклад основного матеріалу

Вдосконалення інформаційної бази у відповідності з потребами менеджменту є суттєвим елементом розвитку сервісної економіки стосовно інноваційного поступу суспільства.

Домінуючі наприкінці XX сторіччя статистичний та прагматичний підходи до формування інформаційних потоків обліково-аналітичного спрямування поступаються місцем новому підходу, наріжним принципом якого є забезпечення їх корисності для прийняття управлінських рішень. Відповідно в новітній економіці різко зростає цінність інформації.

Зростання вимог до інформаційного забезпечення системи управлінського обліку викликане, зокрема, постійними змінами і ускладненням зовнішнього середовища і, відповідно, умов економічної діяльності, умов виробництва, розвитком системи розгалужених взаємозв'язків з іншими інформаційними системами управління підприємством. Об'єктивною передумовою їх вирішення є стрімке зростання можливостей і техніко-економічних характеристик сучасного програмного забезпечення збору, обробки і передачі значних за обсягом і структурою інформаційних масивів баз даних на основі комп'ютеризації виробництва загалом і обліково-аналітичного процесу зокрема.

На рівні низових ланок управління народним господарством інформація як сукупність відомостей про внутрішній і зовнішній стан системи управління використовується для оцінки і аналізу економічних явищ і процесів з метою розробки і прийняття управлінських рішень.

Неперервному процесу управління неминуче повинен відповідати і неперервний процес пізнання, який неможливий без інформації.

Управління діяльністю підприємства можна представити як неперервний процес пізнання стану і потреб розвитку об'єкту управління, на базі інформації, з наступним напрацюванням необхідних управлінських рішень.

Процес пізнання, незалежно від того, що саме є його об'єктом, визначається як єдність трьох послідовних етапів наближення до істини. Кожний із них приймає специфічні форми, які відповідають особливостям об'єкту вивчення і управління.

Першим етапом пізнання економічного об'єкта, в повній відповідності із загальнонауковим процесом пізнання, є етап спостереження, який реалізується шляхом системи бухгалтерського обліку, оскільки при фіксації відомостей в письмовому вигляді створюється специфічний носій інформації - первинний документ. На другій фазі спостереження із невпорядкованої маси відомостей, зафіксованих в первинних документах, формується інформаційна модель об'єкта, адекватна йому в тій мірі, яка необхідна і доступна для правильних суджень про його стан і динаміку.

На другому етапі процесу пізнання відбувається осмислення інформації, яке, враховуючи специфічні форми і особливості економічного об'єкту, є аналізом господарської діяльності. Основне призначення аналізу - виявити причинно-наслідковий зв'язок руху економічних відносин і на її основі визначити можливість прийняття оптимальних управлінських рішень.

Третій етап пов'язаний із практичним впливом людини на об'єкт пізнання. Стосовно до економічних об'єктів це проявляється в плануванні господарської діяльності і організації виконання накресленої виробничої програми. При плануванні діяльності економічного об'єкту використовуються висновки економічного аналізу, які, в свою чергу, базуються на даних бухгалтерського обліку.

При організації виконання виробничої програми здійснюються контроль і регулювання функціонування економічного об'єкту.

Фінансовий облік, формуючи інформацію, виступає як органічне доповнення в застосуванні загальної теорії інформації до проблем оперативного управління економічними подіями. Облік забезпечує даними сферу прийняття рішень, тому він є частиною інформаційної системи управління.

Для характеристики облікової інформації слід застосовувати поняття «кількість» і «якість». В теорії інформації кількість інформації, на якій повинне базуватись управлінське рішення, є функцією, в переліку інших чинників, його невизначеності. Тому необхідно вимірювати не тільки кількість інформації, але і її цінність.

Фінансовий облік - це застосування загальної теорії інформації до проблем ефективного управління економічними подіями. Облік забезпечує даними сферу прийняття рішень, тому він є частиною інформаційної системи.

Розширення сфери використання інформації в процесі прийняття управлінських рішень вимагає окремого розгляду питання щодо раціонального використання каналів зв'язку. При цьому, зокрема, виникає необхідність в обмеженні інформації, а саме тієї її частини, яка в статистичній теорії отримала назву надлишкової, оскільки надлишкова інформація може привести до прийняття помилкових управлінських рішень, особливо в умовах, коли даною інформацією користуватимуться недостатньо компетентні менеджери. Для управління необхідна тільки та інформація, на базі якої формуються рішення. Якщо менеджмент володіє такою інформацією, то процес напрацювання рішення набуває особливої ефективності. В той же час розглянутий аспект не вичерпує проблеми ефективності використання інформації, оскільки виникає необхідність розширення кола питань, з яких виносяться управлінські рішення, а відповідно і інформації.

При отриманні інформації споживачі досить часто керуються різними цілями, тому змінюється кількість і цінність інформації, що відповідає методологічним засадам організації фінансового і управлінського обліку. Таким чином, ступінь релевантності інформаційного блоку для прийняття управлінських рішень залежить від цілей окремої людини, тобто значна частина інформації, створеної системою, використовується для вироблення кількох управлінських рішень і кількома особами, які приймають ці рішення. Загальною цінністю цієї частини інформації є сума значень щодо її кількості і якості в кожному рішенні, яку на практиці визначити досить важко. Головна проблема полягає в неможливості в період збору інформації врахувати численні аспекти використання всіх її видів. Також необхідно врахувати, що деякі види інформації можуть бути відхилені при її використанні. Це залежить насамперед від компетентності і кваліфікації осіб, які збирають, зберігають і використовують інформацію, від цілей і призначення інформації, як в даний час, так і в майбутньому.

До фінансової інформації для зовнішнього споживання пред'являються свої особливі вимоги, які характеризують цінність і важливість інформації. В системі фінансової інформації міститься конфіденційна інформація, більшою мірою призначена для внутрішніх користувачів, на яку поширюється дія закону про комерційну таємницю. Деяка частина цієї інформації може бути корисна для зовнішніх учасників, однак може становити певну цінність і для конкурентів. Таким чином, її надання або публікація не є обов'язковим.

Заключним етапом функціонування фінансової інформаційної системи є комунікація (процес передачі і отримання) інформації особам, які приймають управлінські рішення. Таким чином, передача інформації особам, які приймають рішення, також є однією із функцій фінансового менеджменту.

Зміст функцій обліку складають процеси фіксації первинної інформації про господарські операції і групування даних за строго визначеними ознаками, напрямками, періодами. Завдяки обліку забезпечується збереження цінностей, і разом з тим суб'єкт управління має можливість отримувати інформацію про наявні ресурси. Саме облік створює можливість реального контролю за ходом виробництва, за його результатами на підприємстві. Важливу роль відіграє облік і в підтриманні зворотнього зв'язку між суб'єктом і об'єктом управління.

На всіх етапах діяльності підприємства до фінансової інформації традиційно висувались такі вимоги, як об'єктивність, достовірність, своєчасність і точність. Однак на сучасному етапі вдосконалення управління, становлення ринкової економіки дотримання тільки наведених вимог недостатнє. Зараз особливого значення набуває якість і ефективність інформації, її здатність задовольняти потреби як внутрішніх, так і зовнішніх користувачів. Це означає, що фінансова інформація повинна містити мінімальну кількість показників при максимальній їх ефективності і задовольняти максимальну кількість її користувачів на різних рівнях управлінської ієрархії. Інформація, яка надається для потреб управління, повинна бути необхідною, істотною і доцільною, не обтяженою зайвими показниками. Крім того, необхідно, щоб вона формувалась з найменшими витратами.

Прийняття якісного управлінського рішення при недостатньому забезпеченні необхідною інформацією практично неможливе.

В переліку найважливіших принципів, направлених на вдосконалення менеджменту підприємств сфери послуг, можна виділити отримання адекватної інформації щодо процесів, які відбуваються. В основі організації, планування, аналізу діяльності суб'єктів господарювання повинні лежати оперативні і достовірні потоки облікової інформації. Головним призначенням фінансового обліку повинно бути задоволення інформаційних потреб менеджменту.

Процес отримання нових знань в галузі менеджменту станом на даний час неможливий без використання світових інформаційних ресурсів, які надаються в традиційному друкованому або електронному вигляді. Головними джерелами формування знань є бібліотечні фонди, періодичні видання, електронні бібліотеки, професійні бази даних, Інтернет-ресурси, світова і вітчизняна патентна інформація. Електронні бібліотеки є інформаційними системами збереження і використання різноманітної колекції електронних документів (текстових, образових, звукових, відео- тощо), локалізованих в самій системі, а також доступних їй через телекомунікаційні сітки. В даний час загальна кількість загальнодоступних науково-освітніх електронних бібліотек і колекцій документів лише в українському сегменті Інтернету складає біля 400. В Інтернеті зараз представлено більше 22 тисяч періодичних видань. Для успішного ведення обліково-аналітичної роботи на підприємстві і забезпечення потреб менеджменту необхідною, але недостатньою умовою є знання того, що досягнуто світовою спільнотою в конкретній спеціалізованій галузі чи з певної економічної проблеми.. В даний час кількість документів в Інтернет перевищує 5 міліардів. Переважна частина інформації в електронних джерелах - не менше 84% - представлена в текстовому вигляді. Практично неможливо знайти необхідну інформацію в таких величезних масивах без використання спеціальних довідково-пошукових засобів. Кількість пошукових систем в Інтернеті перевищила 2000. Користувач формує запит з ключових слів до пошукової системи. Пошук інформації за ключовими словами в результаті автоматичної обробки тексту в значній мірі неефективний, оскільки приводить до великої кількості посилань на документи, які далеко не завжди відповідають змісту запитів. Повнота пошуку - тобто ступінь знаходження документів, які відповідають запиту даних до загальної кількості існуючих в пошуковому масиві - також виражається в одиницях процентів [4, 24]. Звідси випливає логічний і раціональний висновок - пошуком необхідної інформації повинні займатись провідні спеціалісти обліково-аналітичних служб підприємства.

Вдосконалення інформаційної системи бухгалтерського обліку на рівні підприємства як обов'язкової і необхідної умови забезпечення розробки ефективних управлінських рішень потребує не лише переосмислення діючої методики управління, не лише покращення матеріально-технічної бази та форм накопичення і зберігання інформації, а й якісно нових кваліфікаційних характеристик облікового персоналу, здатного забезпечити формування адекватної потребам сьогодення облікової інформації. Працівники економічних служб повинні, крім знання досить поширених сучасних ІКТ на рівні підприємства, мати в своєму розпорядженні віртуально-тренінгову систему, електронну бібліотеку з питань обліку, аналізу і аудиту, інформативно-нормативний банк даних законодавчих і нормативних матеріалів з бухгалтерського обліку, пройти навчання за міжнародною програмою CIPA (Certified International Professional Accountant - сертифікований міжнародний професійний бухгалтер).

Висновки з даного дослідження

Інформаційне забезпечення системи менеджменту підприємств відіграє значну роль у забезпеченні прийняття ефективних управлінських рішень. Разом з тим в сучасних умовах господарювання вимоги і критерії до інформаційної бази обліково-аналітичної діяльності суттєво змінюються. Це виражається, зокрема, в зростанні ціннісних характеристик економічної інформації, у якісних змінах форм внутрішньої звітності, у відборі оптимального переліку показників первинної звітності та розрахункових показників економічної ефективності функціонування підприємств. Назріла необхідність розробки чіткої і ефективної концепції інформаційної системи управлінського обліку. Підвищені вимоги до кількісних і якісних характеристик інформаційної бази менеджменту викликають необхідність перегляду кваліфікаційних характеристик працівників обліково-аналітичних та економічних служб підприємств.

Список використаних джерел

1. Вовчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті: Навч.посіб. Тернопіль: Карт-бланш, 2001. 354с.

2. Гарасим П.М., Журавель Г.П., Хомин П.Я. Фінансовий, управлінський і податковий облік у господарських товариствах. Тернопіль, 2003. 480с.

3. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч.посіб. 3-тє вид., випр.. і доп. К: Знання, 2006. 350с.

4. Н.Каменева. Информационные ресурсы инновационной деятельности. /РИСК. II. 2009. С.24-28.

5. Лень В.С. Управлінський облік: Навч.посіб. 2-ге вид., виправл. Київ: Знання - Прес, 2006. 317с.

6. Пушкар М.С., Пушкар Р.М. Контролінг - інформаційна підсистема стратегічного менеджменту: Монографія. Тернопіль: Карт-бланш, 2004. 370с.

Размещено на Allbest.ru