Основні підходи до автоматизації обліку на підприємстві, їх проблеми та вплив на працю облікового персоналу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основні підходи до автоматизації обліку на підприємстві, їх проблеми та вплив на працю облікового персоналу

Дячук В.І.

Буковинська державна фінансова академія, м. Чернівці

Розглянуто основні аспекти побудови автоматизованих інформаційних систем обліку і управління на підприємстві та особливості праці бухгалтера в умовах автоматизації.

Ключові слова: облік, автоматизація, автоматизовані системи самообслуговування, людина-машина.

Dyachuk V. Basic approaches to automation systems at enterprises, their problems and to work effect of accounting staff

The main aspects of automated information systems of accounting and business management and accounting features work in automation.

Keywords: accounting, automation, automated self-service system, human-machine.

Дячук В.И. Основные подходы к автоматизации учета на предприятии, их проблемы и влияние на труд учетного персонала

Рассмотрены основные аспекты построения автоматизированных информационных систем учета и управления на предприятии и особенности труда бухгалтера в условиях автоматизации.

Ключевые слова: учет, автоматизация, автоматизированные системы самообслуживания, человек-машина.

“Щоб реалізувати мрію про краще майбутнє

і продовжити захищати інтереси суспільства,

наша професія має проникати у нові ринки,

використовувати нові технології,

активно підтримувати майбутнє покоління

професійних бухгалтерів з безумовним обов'язком

постійного навчання”

Фермин дел Валле, Президент Міжнародної Федерації Бухгалтерів (IFAC)

Постановка проблеми у загальному вигляді і її зв'язок з важливими науковими та практичними завданнями. Характерною особливістю НТП на сучасному етапі є створення автоматизованих систем управління на основі впровадження електронно-обчислювальної техніки, наслідками чого є:

- збільшення кількості об'єктів і їх параметрів, якими необхідно управляти;

- розвиток систем дистанційного управління об'єктами, про динаміку яких судять на основі прийнятих сигналів від засобів відображення інформації;

- зміни в умовах праці;

- створення різних типів систем “людина-машина”, функціонування яких залежить від взаємодії технічних пристроїв і діяльності людини в єдиному контурі регулювання.

Ці процеси призводять до зміни характеру роботи обліковця та потребують удосконалення облікової системи як такої.

Аналіз останніх досліджень, у яких започатковано вирішення проблеми. Проблемні моменти щодо створення автоматизованих систем обліку та управління підприємством загалом розглядалися в працях таких науковців як А.Береза, Ф.Бутинець, Т.Євдокимов, Т.Писаревська, Д.Марченко, В.Ситник, Л.Терещенко та інших дослідників. Їх наукові доробки містять основні теоретичні питання створення та ефективного функціонування комп'ютерних інформаційних систем суб'єктів господарювання.

Цілі статті. Дослідити основні аспекти автоматизації обліку на підприємстві в контексті загальних принципів побудови облікової системи та їх вплив на працю облікового персоналу.

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуванням отриманих наукових результатів. Створення комп'ютерних інформаційних систем управління та обліку своєю передумовою має принцип системності, який дає змогу, по-перше розглядати досліджувані об'єкти як єдине ціле; виявляти завдяки цьому різноманітні типи зв'язків між структурними елементами, які забезпечують цілісність досліджуваних систем [6], а, по-друге - ефективно поєднувати людські якості спеціаліста і переваги машинної обробки інформації. За структурою машинного компонента системи “людина-машина” можуть бути різного рівня складності:

- інструментальні системи “людина-машина”, в якій технічними пристроями є прилади (стаціонарний комп'ютер бухгалтера, РРО, касові апарати тощо);

- прості системи “людина-машина”, які включають стаціонарні та нестаціонарні технічні пристрої та людину, що їх використовує;

- складні системи “людина-машина”, в яких людина управляє сукупністю взаємопов'язаних, але різних за функціональним призначенням апаратів, пристроїв і машин (прикладом може бути автоматизоване робоче місце бухгалтера - професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці) [7];

- система “людина-машина” у вигляді системотехнічних комплексів, у яких людина взаємодіє не лише з технічними пристроями, а й з іншими людьми. Такі системи завжди мають складну ієрархію, що складається з простіших систем управління. Застосовуються вони, як правило у великих корпораціях і потребують значних капіталовкладень. Прикладом таких систем є системи планування ресурсів підприємства (Enterprise Resourse Planning - ERP), що являють собою цілі програмні комплекси із функціями бюджетування, автоматизованого проектування, управління технологічними процесами, імітаційного моделювання і розвинутою системою управлінського обліку та фінансового планування, підсистемою бухгалтерського обліку [5].

В Україні оригінальні системи класу ERP значного поширення поки не набули, причинами цьому є надто висока вартість їх впровадження, потреби в реорганізації підприємства, відсутність відповідних фахівців галузі. Тому в більшості випадків підприємства України впроваджують не цілі системи, а їх модулі чи групи модулів у вигляді окремих програмних продуктів.

Проте, незалежно від рівня автоматизації системи управління, основною її ланкою є людина, яка ставить мету, планує, направляє і контролює весь процес її функціонування [4]. Саме людський фактор виступає як запорукою успішного впровадження автоматизованих систем у всі сфери діяльності суб'єктів господарювання, так і створює додаткові перешкоди на шляху комплексної автоматизації систем управління та обліку.

Таким чином, одним з основних недоліків автоматизації управління загалом та бухгалтерського обліку зокрема є те, що у сучасних умовах можливості основного її напряму - раціоналізації технології оброблення облікової інформації, зниження її трудомісткості, - дуже обмежені. Це пов'язано з тим, що існуючі автоматизовані інформаційні системи обліку побудовано на методологічних принципах, притаманних ручній технології господарського обліку [5]. А оскільки на великих підприємствах автоматизація бухгалтерського обліку до впровадження персональних комп'ютерів здійснювалася централізовано, із впровадженням мережевих технологій характер роботи бухгалтера суттєво змінився. Функції введення і контролю даних на машинних носіях, які за централізованої системи виконувались операторами, тепер виконуються бухгалтерами. Отже, навантаження на бухгалтера помітно збільшилося.

Відповідно до затверджених нормативів професія бухгалтера передбачає виконання ряду спеціальних функцій. Так бухгалтер самостійно складає або приймає до обліку первинні документи, систематизує інформацію, відображену в цих документах, готує проміжні розрахунки для обліку господарських операцій та подає їх на розгляд, здійснює накопичення та узагальнення облікової інформації у потрібному розрізі тощо [1]. Проте процес автоматизації у сучасному його виразі нівелює більшість здобутків професії і наділяє бухгалтера, крім властивих йому функцій, ще рядом обов'язків звичайного технічного працівника. Тому особливістю діяльності бухгалтера стають:

- керування великою кількістю об'єктів і параметрів, що зумовлює значні навантаження на нервово-психічні функції;

- сприймання, переробка інформації і прийняття рішень;

- необхідність декодування інформації, отриманої в закодованому вигляді із приладів, і співвіднесення її зі станом реального процесу або об'єкта; автоматизація облік бухгалтерський

- висока точність дій та швидкість прийняття рішень;

- висока відповідальність за дії та прийняті рішення;

- обмежена рухова активність, незначні м'язові навантаження;

- сенсорна моногонія або поліфонія;

- сенсорні, емоційні та інтелектуальні навантаження.

Всі перелічені вище особливості негативно відображаються на результативності діяльності облікових працівників.

За послідовністю побудови та ступенем впливу на організаційну структуру підприємства та бухгалтерської служби розрізняють два основних підходи щодо створення інформаційних систем на підприємстві. При першому із них автоматизація проводиться шляхом раціоналізації існуючої організаційної структури суб'єкта господарювання. Тобто введення ЕОМ та інших засобів автоматизації починається із основних процесів підприємства - виробництва, постачання, збуту, а вже після цього автоматизується виконання інших функцій, зокрема здійснення обліку та управління. При цьому максимально розвиваються технічні комунікації з метою покращення вже існуючих та створення нових організаційних взаємозв'язків, що в свою чергу зменшує обсяги вільно циркулюючої інформації між підрозділами підприємства.

Проте частіше на практиці підприємства через брак досвіду та ресурсів використовують інший підхід, який полягає в адаптації інформаційних технологій, що плануються до впровадження, до організаційної структури підприємства [3]. При цьому автоматизація здійснюється переважно локально, без охоплення основних процесів на підприємстві (наприклад, автоматизація обліку та управління без оптимізації процесів виробництва і збуту). Недоліком цього є те, що автоматизація таких вторинних процесів не тільки не сприяє швидкій окупності здійснених інвестицій, а й відволікає значні фінансові та трудові ресурси. Прикладом цього є значні витрати часу бухгалтера на додаткову обробку інформації та її перетворення до вигляду, зрозумілого рядовому працівнику, тобто налаштування чіткого двостороннього зв'язку: бухгалтерія-виробництво та виробництво-бухгалтерія. Левову частку цього процесу займають відповіді бухгалтера на питання, що надходять від персоналу підприємства. Оптимальним шляхом подолання цього є впровадження автоматизованих систем самообслуговування (програмно-технічних комплексів самообслуговування (ПТКС). На великих підприємствах такі системи дозволяють автоматично реєструвати виконану працю та передавати дані до бухгалтерських систем без їх втрати, фальсифікації та економити час на їх обробку. Крім того при застосуванні систем самообслуговування будь-який працівник в межах своїх повноважень у регламентному та запитному режимах може отримувати необхідну йому інформацію щодо виконання планів, оплати праці тощо. Проте поки-що використання таких систем на 100 відсотків залишається недосяжним, оскільки суперечить реально існуючим принципам побудови ринкового капіталістичного суспільства. “Ніколи капіталіст не надасть доступу працівникам до обліку та звітності” [2].

Висновки. Отже, в ідеальному варіанті введення автоматизованих комплексів управління та обліку на підприємстві передбачає не тільки створення людино-машинної облікової системи, а й формування для працівників інтерактивного інформаційного середовища із наявним у ньому ефективним взаємозв'язком між всіма структурними елементами.

Проведення комплексної автоматизації на підприємстві необхідно здійснювати не тільки звичайним застосуванням обчислювальної техніки, адже це не вносить жодних змін до принципів облікової реєстрації, а лише змінює технологію обробки інформації. Введення ефективних автоматизованих систем повинне базуватися на перебудові методології обліку, облікового процесу, що своїм результатом матиме підвищення якості виконання функцій бухгалтерською службою та управлінським персоналом і керівництвом.

Список використаних джерел

1. Наказ Мінпраці “Про затвердження Випуску 1 “Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності” Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників” від 29.12.2004 р. № 336 [Електронний ресурс] / Правова бібліотека: CD - вид-во „Інфодиск”.

2. Альфа і омега бухгалтерського обліку або моя болісна не сповідь / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - Житомир: ПП “РУТА”, 2007. - 328 с.

3. Бутинець Ф.Ф. Інформаційні системи і технології в обліку: підручник для студ. вищих навч. закладів / Ф.Ф.Бутинець, Т.В. Давидюк, В.В. Євдокимов, С.Ф. Легенчук / За ред. д.е.н., проф., Заслуженого діяча науки і техніки України Ф.Ф.Бутинця. - 3-є вид., перероб. і доп. - Житомир: ПП “Рута“, 2007. - 468 с.

4. Крушельницька Я.В. Фізіологія і психологія праці. Навч. посібник / Я.В. Крушельницька/- К.: КНЕУ, 2000. - 232 с.

5. Марченко Д.М. Автоматизація бухгалтерського обліку як джерело підвищення його ефективності // Бухгалтерський облік, аналіз та аудит. - 2009. - № 6(96). - с. 248-254

6. Писаревська Т. А. Інформаційні системи обліку та аудиту: Навчальний посіб. / Т.А. Писаревська /- К.: КНЕУ, 2004. -- 369 с.

7. Терещенко Л.О. Інформаційні системи і технології в обліку: підручник / Л. О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко / М-во освіти і науки України, Держ. вищ. навч. заклад “Київський нац. екон. ун-т ім. В. Гетьмана”. - К. : КНЕУ, 2008. - 592с.

Размещено на Allbest.ru