Моделювання подвійного запису в умовах застосування інформаційних технологій

моделювання подвійний запис інформаційний

1. У явному вигляді до запису не входить, але може інтерпретуватися як один із аналітичних рахунків.

2. У явному вигляді не задається, але може вказуватися як спеціальним чином допоміжна інформація, що інтерпретується.

3. У явному вигляді не задається, але може вводитися як параметр операції і потім необхідним чином інтерпретуватися в макропрограмах.

До основних реквізитів належать синтетичні рахунки й підстави проведення, що дебетуються й кредитуються. Під підставами проведення розуміється сукупність числових значень, що характеризують кількісних вимірників об'єктів обліку, рух яких відображається розширеним проведенням. Крім суми проведення в одиницях національної валюти, це можуть бути натуральні показники, виражені у відповідних одиницях вимірювання, а також вартісні показники в іноземній валюті.

Рис. 1. Логічна структура розширеного проведення до ПЗ АСБО

Під класифікаційними реквізитами розуміються поля запису масиву господарських операцій, що використовуються в подальших розрахунках як аналітичні рахунки або інші ознаки, тим або іншим чином групуючи склад засобів або їх джерел, що враховуються на синтетичних рахунках або що розшифровують одиниці вимірювання підстав проведення, відмінних від підстави, вираженої в національній валюті. Крім того, до складу класифікаційних реквізитів слід включати реквізити, що дозволяють тим або іншим способом групувати самі записи зовні безпосереднього зв'язку з угрупуванням засобів на синтетичних рахунках. Під ідентифікаційними ознаками розуміються поля запису, що не є ключами угрупування даних для розрахунків і що використовуються, головним чином, для неформальної ідентифікації змісту запису. Чіткого розподілу реквізитів на класифікаційні та ідентифікаційні не існує. У кожній конкретній системі автоматизації той або інший реквізит запису масиву господарських операцій може бути віднесений до того або іншого типу залежно від його використовування як класифікаційний ключ при отриманні узагальнюючої інформації. Наприклад, поле запису, призначене для відображення документа, що є підставою для здійснення операції (контракту, договору, акту й т.п.), в одних програмах виступає як класифікаційний реквізит, оскільки тим або іншим чином використовується як групувальна ознака при побудові вихідних форм або виконанні допоміжних розрахунків, а в інших - виступає виключно як ідентифікаційна ознака, що ніяк не бере участь в угрупуванні даних і служить лише для візуального контролю приналежності запису до відбиття конкретного факту господарського життя організації. Найбільш розширено поняття проведення інтерпретується в інтегрованих й інструментальних системах, оскільки тут специфіка різних ділянок обліку відображається в рамках єдиної моделі подачі облікових даних. Тут до проведення може включатися дуже докладна додаткова інформація - декілька шифрів аналітичного обліку, коди матеріальних цінностей, їх одиниці вимірювання, натуральних вимірників і т.п., які надалі використовуються в спеціальних розрахунках і при побудові різних форм вихідної інформації не тільки сумарного, але й кількісно-сумарного обліку.

Рис. 2. Дворівнева побудова записів масиву господарських операцій

Модель надання записів масиву господарських операцій у вигляді розширеного проведення не обов'язково має на увазі однорідність структури й принципів програмної інтерпретації реєстрів записів. У деяких системах розширені проведення можуть об'єднуватися в групи, відповідні одній господарській операції. У цьому випадку масив записів фактично розподіляється на два, хоча логічно є єдиним цілим. У першому масиві зберігаються заголовки операцій, включаючи реквізити, загальні для всіх проведень, а в другому - проведення, доповнені тією аналітичною інформацією, яка є унікальною для кожної з них. Наприклад, у системах автоматизації бухгалтерського обліку фірми «Парус» у заголовок операції винесені такі реквізити, як тип і номер документа, відповідно до якого виконана ця операція (платіжне доручення, касовий ордер, накладна й т.п.), тип і номер документа є підставою групи операцій (договір, контракт, рахунок), дати вказаних документів, коди об'єктів, між якими відбувається рух цінностей (склад, підрозділ, постачальник, покупець, підзвітна особа й т.п.), а також загальні коментарі операції і, якщо це необхідно, загальна сума операції. У залежному масиві відображаються розширені проведення, зроблені відповідно до вказаної операції. Такий спосіб побудови масиву господарських операцій передбачає його більшу структурованість, ніж у разі зберігання одних тільки розширених проведень, і дозволяє зменшити інформаційну надмірність записів, оскільки частину загальних реквізитів вже не потрібно дублювати у всіх проведеннях операції.

У ряді програм («1С Бухгалтерія», «Інтегратор» та ін.) використовується змішаний спосіб запису господарських операцій: у вигляді проведення й у вигляді узагальнених записів, що включають одне або більше проведень, формованих на основі наперед заданих визначень. У цьому випадку масив господарських операцій включає як самі проведення, так і записи про узагальнені операції, пов'язані з визначуваними ними проведеннями. Модель узагальнених записів, що спеціально інтерпретуються, про господарські операції припускає, що масив господарських операцій зберігає не проведення, а спеціальним чином закодоване подання операцій, на основі якого в подальшому виконується рознесення сум за рахунками бухгалтерського обліку. Сам запис не включає безпосередньо відомостей про рахунки бухгалтерського обліку, на яких повинна відображатися відповідна господарська операція, але визначає її тип і зберігає деяку допоміжну інформацію, необхідну для відбиття операції на рахунках. Для інтерпретації записів масиву господарських операцій використовується спеціальний довідник, що зберігає формалізований опис правил відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Рис. 3. Схема обробки узагальнених записів про господарські операції, що спеціально інтерпретуються

Найхарактернішим прикладом такої реалізації є програма "Фінанси без проблем". Тут масив господарських операцій містить не проведення, а формалізоване представлення операцій, описи яких зберігаються в спеціальному довіднику, що визначає порядок побудови проведень відповідно до них. При побудові вихідних форм програма інтерпретує визначення довідника операцій стосовно кожного запису масиву й лише після такої інтерпретації виконує розрахунок оборотів і вихідних сальдо. Кожний запис залежно від його визначення може мати на увазі одне або декілька проведень, а може й не включати їх взагалі. В останньому випадку операція використовується для технологічної мети: установки податкових ставок, норм амортизаційних відрахувань і т.п. Таким чином, у цій моделі поняття операції тільки має на увазі наявність проведень, які реально в базі даних не зберігаються і при кожному циклі розрахунків перебудовуються. За рахунок цього знижується трудомісткість виправлення помилок. Наприклад, якась сума замість того, щоб бути відображеною як використовування прибутку, була віднесена на загальногосподарські витрати, а потім закладена в собівартість. У цьому випадку скалькульована собівартість виявляється неправильною, а слідом за нею неправильним виявиться розрахунок прибутку й податкових платежів. При зберіганні записів про господарські операції у вигляді проведень для виправлення єдиної помилки багатьом із них довелося б видалити або сторнирувати виконати повторне введення й повністю повторити весь ланцюжок розрахунків. У випадку ж використовування операцій, що мають на меті проведення, останнє буде автоматично переформоване на підставі своїх визначень при зміні лише одного помилкового запису. Іншим прикладом автоматичних перерахунків є оцінка собівартості продукції при обліку матеріалів за середніми цінами. Припустимо, отримано декілька партій матеріалу, скалькульована середня ціна одиниці й на її основі оформлені бухгалтерські записи щодо списання матеріалів у виробництво. Якщо при введенні даних про прихід була допущена помилка й середня ціна була визначена неправильно, то це спричинить неправильний розрахунок включених до собівартості сум. При ручному обліку або при зберіганні даних у масиві господарських операцій у вигляді проведень із зафіксованими сумами доведеться виправляти помилки у всьому логічному ланцюжку. У випадку ж застосування моделі спеціально інтерпретованих узагальнених записів про господарські операції проведення можуть бути перевизначені автоматично при зміні даних, що є основою для їх формування. Тобто помилку треба буде виправити тільки в одному місці, а всі похідні обчислення будуть виконані автоматично. Проте разом із безперечними перевагами моделі спеціально узагальнених записів, що інтерпретуються в господарських операціях, вона має й ряд недоліків. До їх числа слід віднести: необхідність виконання великого обсягу обчислень при інтерпретації правил побудови проведень за даними записів про господарські операції; необхідність чіткої формалізації складу вживаних підприємством операцій і правил їх віддзеркалення на рахунках бухгалтерського обліку безпосередньо при впровадженні ПЗ в експлуатацію; складність перевизначення правил інтерпретації записів про господарські операції. Перший недолік стає критичним тільки при значних обсягах інформації, збереженої в масиві господарських операцій, а також за наявності великої питомої ваги операцій, мають алгоритмічно складні визначення, наприклад, припускаючи циклічний перебір попередніх даних. Проте при достатній обчислювальній потужності ПК і використанні сучасних засобів розробки ПЗ ця проблема навіть при великому обсязі оброблюваних даних не приводить до неефективного функціонування ПЗ, що використовує цю модель [4]. Значно важливіші друга й третя група обмежень - необхідність чіткої формалізації складу вживаних підприємством операцій і правил їх відбиття на рахунках бухгалтерського обліку безпосередньо при впровадженні ПЗ в експлуатацію, а також складність перевизначення правил інтерпретації записів щодо господарських операцій. При побудові масиву господарських операцій на основі моделі розширеного проведення користувачу, взагалі кажучи, не треба виконувати попередню формалізацію правил відображення операцій у вигляді проведень і алгоритмів розрахунку їх сум, відповідних поточним нормативним документам і прийнятій обліковій політиці. Тут будь-яка кореспонденція рахунків і комбінація аналітичних ознак може бути введена «постфактум» у міру необхідності при віддзеркаленні тієї або іншої господарської операції. При використовуванні ж моделі узагальнених записів, що спеціально інтерпретуються, відповідні правила повинні бути визначені наперед, а їх подальше коректування може проводитися з суттєвими обмеженнями. Більш того, вказані вище переваги за таку модель можуть виявитися тільки в тому випадку, якщо подібна формалізація проведена повною мірою. Наприклад, для того, щоб програма могла автоматично перераховувати суми проведень до списання собівартості відпущених у виробництво матеріалів під час вступу їх нових партій, повинні бути вказані відповідні розрахункові формули. При цьому вони повинні бути складені так, щоб дія подібного перерахунку відносилася лише до поточного звітного періоду, а відносно до помилок попередніх періодів треба визначити правила побудови відповідних виправних операцій, не руйнуючи показники звітності вже зафіксовані в наданих засновникам і державним органам документах. Спочатку зафіксувати всі подібні правила в базі знань програмного продукту, адресованого різним категоріям споживачів, неможливо, зважаючи на значні відмінності в специфіці ведення обліку в різних організаціях, а також через постійні зміни в правилах ведення бухгалтерського обліку. Тому таке налаштування користувач повинен виконувати сам, на основі наданих програмою можливостей. Як уже наголошувалось раніше, застосування розвинутих функцій налаштування ПЗ викликає у користувачів значні утруднення, оскільки в тій або іншій мірі вимагає навичок програмування. Для характеристики властивостей автоматичного перевизначення залежних від передісторії проведень введемо термін "рекурсія хронологічних взаємозв'язків”, позначуваний як можливість автоматичного виконання програмою ланцюгових перерахунків сум записів, що вимагають розрахунку бухгалтерії й прямо або побічно залежать від залишків і обігу рахунків, що склалися в результаті попередніх операцій. Фактично, реалізація до ПЗ АСБО механізму рекурсії хронологічного взаємозв'язку дозволяє інтерпретувати масив господарських операцій як спеціалізовану електронну таблицю, окремі записи якої пов'язані один з одним розрахунковими формулами, і де зміну хронологічно попередніх записів може при повторному перерахунку викликати рекурсивні зміни наступних, функціонально пов'язаних з ними. Наявність такої властивості підвищує інтелектуальність системи обробки облікових даних, проте висуває додаткові вимоги до процесу впровадження системи в експлуатацію через необхідність опису правил інтерпретації формалізованих записів про господарські операції. Тому найраціональнішою уявляється така реалізація моделі надання масиву господарських операцій, яка дозволяє поєднувати властивості моделей розширених проведень і узагальнених записів, що спеціально інтерпретуються. Основою для реалізації такої моделі побудови масиву господарських операцій може бути надання записів у вигляді розширених проведень, які містять спеціальну технологічну інформацію, що пов'язує їх із визначеннями операцій. У цьому випадку частина проведень може вводитися до масиву вручну, а частина - у вигляді спеціальних записів, сформованих на основі довідників формалізованого визначення операцій.

Рис. 4. Порядок застосування механізму рекурсії хронологічного взаємозв'язку

Властивість рекурсії хронологічного взаємозв'язку в цьому випадку досягається за рахунок наявності зв'язків проведень із визначеннями, що сформували їх операції, завдяки яким при перерахунку оборотів і сальдо рахунків, які витікають, перед виконанням розноски суми чергового проведення програма може автоматично провести це перевизначення. Елементи подібного роду організації масиву господарських операцій реалізовані в різних модифікаціях «1С:Бухгалтерія», програмних комплексах «БЕСТ» і «Галактика». Важливим компонентом інтерпретації записів масиву господарських операцій є можливість позначки тих або інших записів, що включаються або, навпаки, не включаються до процесу перерахунку оборотів рахунків бухгалтерського обліку. Так, наприклад, у деяких системах ("Інотек-бухгалтер" фірми "Інотек", програми ВКВ "Контур") підтримується механізм використовування так званих "прогнозних проведень", які за бажанням користувача можуть включатися або не включатися в розрахунок підсумків при побудові тих або інших вихідних форм. Ми вважаємо, що використовування механізму «прогнозних проведень» є доцільним як у зв'язку з додатковими можливостями при отриманні підсумкової інформації, так і у зв'язку із застосуванням деяких моделей документообігу, які будуть розглянуті далі.

Таким чином, можна зробити висновок, що основною моделлю системи записів на рахунках бухгалтерського обліку, використовуваною при побудові ПЗ АСБО, є модель розширеного проведення, включення в запис, крім пари кореспондуючих рахунків і суми, додаткового набору реквізитів, що уточнюють зміст відображеної операції. Залежно від порядку програмної інтерпретації додаткових реквізитів їх можна розподілити на класифікаційні та ідентифікаційні. Зроблений висновок про доцільність застосування принципу рекурсії хронологічного взаємозв'язку, що забезпечує автоматизацію перерахунку сум функціонально зв'язаних записів за рахунок їх ув'язки з визначеннями правил формування операцій.

Список використаних джерел

1. Алахов Б. В. Комплексная автоматизация учета с применением ЭВМ./ Б.В. Алахов.- М.: Финансы.-1969.- 112с.

2. Алахов Б. В. ЭВМ и моделирование задач промышленного учета / Б.В. Алахов.- М.: Статистика.- 1974.- 128с.

3. Осмятченко В. О. Трансформація форм бухгалтерського обліку в комп'ютерне середовище / В.О. Осмятченко // Майбутнє аудит. Матеріали Всеукраїнської науково-практичної конференції 7 грудня 2007р. Тези доповідей - Кривий Ріг: Криворізький технічний університет.- 2007. - С.39-40.

4. Шуремов Е. Л. Конкурс программного обеспечения в области бухгалтерского учета и финансов / Е.Л. Шуремов, Д.В. Чистов // Финансовые и бухгалтерские консультации.- 1995.- №2.- С. 57-63.

Размещено на Allbest.ru