Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)

Контрольная работа по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ»

(раздел № 2)

по теме:

«ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ»

слушателя заочного годичного курса

профессиональной переподготовки

Будановой Яны Сергеевны

Снежинск 2019



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.НОРМАТИВНАЯ ОСНОВА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ

ДОКУМЕНТОВ

2.ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

3.ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

4.ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов - то есть изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение.

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями.

Принципы, методы и критерии экспертизы ценности документов оказывают определяющее влияние на состав архивных фондов, а тем самым на информационный, культурный и научный потенциал общества.

ценность документ архивный фонд



1. НОРМАТИВНАЯ ОСНОВА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Существует система перечней документов с указанием сроков хранения, разработаны правила и рекомендации по отбору документов разных видов, по определению источников комплектования государственных, муниципальных и ведомственных архивов; в организациях и государственных архивах действуют экспертные и экспертно-проверочные комиссии, в задачу которых входит рассмотрение архивных описей и номенклатур дел с установленными сроками хранения документов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

- по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

- при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

- в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

2. ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

3. ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации». Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, то есть системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности.

Принцип историзма в настоящее время признается основным, определяющим происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и так далее. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью, с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, их классовая природа, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяет обеспечить полноценное комплектование Архивного фонда Российской Федерации.

В современной архивоведческой литературе отмечается также совпадение других общенаучных принципов - системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) - с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения.

Принцип всесторонности и комплексности совпадает с общенаучным принципом целостности, то есть рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов. При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) Критерии происхождения документов;

2) Критерии содержания документов;

3) Критерии внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: значение учреждения или лица в жизни общества; значимость событий (явлений, предмета), отраженные в документах; время и место создания документов. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и так далее, также представляют научный интерес для архивов.

На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание необходимо уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата - 1922 год. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению и выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

К критериям содержания относятся:

- значимость отраженных в документах событий, значение информации, содержащейся в документе;

- повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

- целевое назначение документов;

- вид и разновидность документа.

На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:

- документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

-документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

- документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

К критериям внешних особенностей относятся:

- подлинность;

- внешний вид, форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения;

- оформления документа, его физическое состояние.

Справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу.

4. ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Критерии ценности документов по личному составу подразделяются на общие и дополнительные.

Общие критерии экспертизы ценности документов по личному составу: - роль лица (работника) в конкретной организации (руководящие должности), имеющие награды, степени и звания;

- роль организации на конкретной территории (функционально-целевое назначение), в которой работает данное лицо;

- хронологический период (время создания документов), значимый для конкретной организации и значимый для страны;

- особенности территории, где находится организация - место работы конкретного лица;

- значимость информации (сведений о работнике, сведений об организации); - подлинность документа;

- повторение информации документов по личному составу в других документах (учетных, отчетных, распорядительных и др.);

- вид документа;

- физическое, техническое состояние носителя документов (бумажных, электронных);

- сохранность комплекса документов организации.

Дополнительные критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

- участники Великой отечественной войны и других войн и вооруженных конфликтов;

- участники ликвидации последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф;

- профессиональная (трудовая) династия работников;

- работники творческих профессий;

- репрессированные, реабилитированные работники;

- стаж работы (в целом в организации и в определенные, наиболее значимые для нее, периоды);

- роль и заслуги лица в общественной и других сферах деятельности вне организации;

- постоянная, временная регистрация лица на конкретной территории; - значение имеющихся сведений общего характера;

- полнота документов (формуляр), количество документов;

- копийность документов (внутри организации, вне организации).

На основании указанных критериев экспертизы ценности документов по личному составу осуществляется их отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации, как современных, так и документов за более ранние периоды времени.

Документы по личному составу относятся к числу массовых, однородных по видам и содержанию, образующихся в достаточно большом количестве. К массовым документам возможно применение выборочного приема. Применяется целевой отбор документов по личному составу определенных организаций. Выборочный прием документов по личному составу позволяет расширить источниковую базу исследований и раскрыть сведения о рядовых (среднестатистических) работниках.

Документы по личному составу используются, прежде всего, для подтверждения трудового стажа и заработной платы работников, что особен- но актуально для трудоспособных в настоящее время граждан, не достигших пенсионного возраста. Документы граждан, достигших пенсионного возраста, уже использованы для назначения пенсий и могут иметь историческую ценность.

К документам по личному составу определенных хронологических периодов времени следует подходить с особой осторожностью в силу их значимости (отражение переломных, судьбоносных, чрезвычайных периодов развития России и ее конкретных регионов).

К таким периодам могут быть отнесены:

а) 1917-1945 гг.

б) 1990-1994 гг.

в) отдельные хронологические периоды времени для конкретных территорий. Документы по личному составу указанных периодов времени раскрывают не только трудовую деятельность и жизнь граждан России, но и дают представление об истории страны в целом.



Заключение

Для архивоведения в целом и экспертизы, комплектования в частности важны те из аспектов, которые имеют место на стадии создания документов и их возможном использовании (в науке, политике, экономике и так далее). Современное делопроизводство характеризуется: повышением качества документов, составлением массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, применением ЭВТ при создании документов. Отбирая на хранение ценные документы, архивисты обеспечивают сохранение ценной социальной информации. Документная информация - то есть информация, содержащаяся в документе, - предмет анализа архивистов. Экспертиза ценности изучает как ретроспективную документную информацию, так и оперативную в отличие от других направлений архивоведения.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней - систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.



Список использованной литературы

1. Федеральный Закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации, утвержденное приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;

3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (от 31.07.2007);

5. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Москва, 2007;

6. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика). Москва, 2007;

7. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия», 2005;

8. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу». Москва, 2014;

9. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Размещено на Allbest.ru

...