Организация бухгалтерского учета на ООО "Агротехком"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Производственная практика
• 1.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Агротехком»
• 1.2 Организация бухгалтерского учета
• 1.3 Основные положения учетной политики в ООО «Агротехком»
• Глава 2. Анализ учета расчетов с подотчетными лицами
• 2.1 Организация первичного учета расчетов по счету 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами»
• 2.2 Организация аналитического учета по счету 71 «Учет расчётов с подотчётными лицами»
• 2.3 Организация синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
• 2.4 Организация внутреннего контроля расчётов с подотчётными лицами
• Заключение
• Список литературы
• Приложения

Введение

Преддипломная практика 2010 г. проходила на предприятии ООО «Агротехком». Практика является важнейшей частью подготовки высококвалифицированных специалистов и имеет своей задачей практическое закрепление теоретических знаний, полученных во время обучения, приобретение более глубоких практических навыков по специальности и профилю будущей работы, систематизацию и обобщение материалов, необходимых для написания дипломной работы.

Основной целью практики является формирование у будущих специалистов навыков профессиональной деятельности; закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в процессе освоения основной образовательной программы специальности; сбор материала для написания выпускной квалификационной работы.

Задачами преддипломной практики являются:

· сбор, систематизация и анализ необходимой информации по теме выпускной квалификационной работы, выбранной студентом;

· определение объекта и предмета исследования, разработка детального плана выпускной квалификационной работы;

· уточнение темы и структуры выпускной квалификационной работы;

· выявление положительных и отрицательных факторов в деятельности организации;

· выбор современных средств вычислительной техники и информационных технологий при обработке информации для выпускной квалификационной работы.

Глава 1. Производственная практика

1.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Агротехком»

Общество с ограниченной ответственностью «Агротехком» расположено в городе Алейске.

Уставный капитал определяет минимальный размер имущества, гарантирующего интересы кредиторов, и составляет 50,0 тыс. рублей.

Уставом ООО «Агротехком» определены следующие виды деятельности:

1. Сельскохозяйственное сырье и живые животные - оптовая торговля.

2. Недвижимое собственное нежилое имущество (выставочные залы, торговые места, земельные участки) - сдача внаем.

3. Пищевые продукты, напитки, табачные изделия - оптовая торговля.

4. Сельскохозяйственная техника и оборудование - торговля через агентов.

5. Техника для сельского и лесного хозяйств, колесные тракторы - монтаж, ремонт и техническое обслуживание.

6. Металлические отходы и лом - обработка.

7. Отходы и лом, утиль и материалы для вторичной переработки - оптовая торговля.

8. Топливо - оптовая торговля.

9. Нефть и продукты ее переработки - хранение и складирование.

Основным видом деятельности является производство, хранение, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции.

ООО «Агротехком» вправе осуществлять и иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей.

ООО «Агротехком» самостоятельно определяет направления, и порядок использования прибыли, руководствуясь учредительными документами и действующим законодательством.

Текущее руководство осуществляет генеральный директор ООО «Агротехком». Организационная структура по состоянию на 1 января 2010 года приведена на рис.1.

Рисунок 1 - Схема структуры управления ООО «Агротехком»

ООО «Агротехком» содержит 14 основных подразделений и 3 вспомогательных.

К основным относятся следующие:

- Администрация в составе 11 человек (руководитель организации, его заместитель, юрист, диспетчер-секретарь, бригадиры, инспектор по кадрам, инженер по технике безопасности, шофер, сторож, техничка);

- Агрономическая служба в составе главного агронома и агронома-семеновода;

- зоотехническая служба состоит из 6 работников (главный зоотехник, племучетчик, заведующий фермами, учетчик, фуражир, осеменатор);

- Ветеринарная служба в составе 3 человек (главный ветврач, фельдшеры);

- Планово-экономический отдел в составе 3 человек (главный экономист, экономист по труду, экономист по анализу);

- Бухгалтерия в составе 4 человек (главный бухгалтер и его заместитель, бухгалтер, кассир);

- Коммерческую службу представляют коммерческий директор и завхоз;

- инженерно-техническая служба состоит из 10 работников (главный инженер, инженер, слесари, механики, наладчики);

- Служба автопарка содержит 4 работников (заведующий гаражом, механик, диспетчеры);

- Служба МТМ в составе 3 человек (заведующий, нормировщик, техничка);

- Энерго-службу представляет главный энергетик;

- службу программного обеспечения - программист;

- службу строительства - главный инженер-строитель и кладовщик.

Таким образом, на предприятии сложилась следующая структура управления, которая может быть представлена в виде схемы на рис. 2.1.

Органы управления организации следующие: общее собрание, правление организации, руководитель организации, наблюдательный совет.

Общее собрание организации является высшим органом управления и полномочно решать любые вопросы, касающиеся деятельности организации.

Основными нормативными документами, которыми регулируется управление организацией, являются: Устав, должностные инструкции, Положение об учетной политике предприятия, Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о технике безопасности, Положения об основных службах конкретно по каждой, планы, приказы и распоряжения руководства. В остальном, что не закреплено в актах организации, деятельность организации руководствуется действующим законодательством.

Правовым нормативным актом, регулирующим социально-трудовые отношения между работниками и работодателями, является коллективный договор, заключенный между работниками и администрацией ООО «Агротехком».

Генеральный директор организует всю работу общества и несет полную ответственность за ее состоянием и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета на предприятие и контроль за рациональным, экономичным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности фирмы.

Коммерческий директор выполняет оперативное управление торговым процессом, контроль качества, обеспечивает общее руководство экономической деятельностью, организует совершенствование организации управления, осуществляет организацию и совершенствование систем и процессов управления.

Основные показатели работы предприятия приведены в табл.1.

Таблица 1. Основные технико-экономические показатели работы предприятия за 2008-2009 годы и 9 месяцев 2010 г.

Наименование показателей	Ед. изм.	2008 г.	2009 г.	2010 г. 9 мес.	Изменение за период, +, -
Выручка	тыс. руб.	105148	102859	99785	-5363
Среднесписочная численность работников	чел.	115	118	121	6
Общий фонд заработной платы	тыс. руб.	19368	20160	21154	1786
Средняя заработная плата	тыс. руб.	14,0	14,3	14,6	0,6
Среднегодовая выработка	тыс. руб.	914,3	867,3	824,7	-89,6
Затраты	тыс. руб.	99086	99800	95799	3287
Валовая прибыль	тыс. руб.	6062	3059	3985	-2077
Среднегодовая стоимость - основных фондов	тыс. руб.	22475	21224	20011	20789
- оборотных фондов	тыс. руб.	12038	22876	32827	-2464
Рентабельность продаж	%	0,08	0,05	0,01	-0,07
Фондоотдача		4,68	4,85	4,99	0,31
Фондоёмкость		0,21	0,21	0,20	-0,01

Как видно из табл. 1, выпуск продукции за 9 месяцев 2010 года меньше, чем в 2008 г. на 5363 тыс. руб., валовая прибыль на 2077 тыс. руб., меньше, чем в 2008 г., в 2008 году она составляла 6062 тыс. руб., а за 9 месяцев 2010 г. - 3985 тыс. руб. Себестоимость реализованной продукции имеет тенденции к росту. Уменьшение прибыли предприятия объясняется тем, что в 2009 и 2010 г.г предприятие не выполнило план и как следствие снижение рентабельности продаж.

1.2 Организация бухгалтерского учета

Бухгалтерия ООО «Агротехком» осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Схема организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности представлена на рис.2.

Рисунок 2 - Структура бухгалтерского аппарата ООО «Агротехком»

Бухгалтерский учет в организации ведется в бухгалтерии под руководством главного бухгалтера. Главный бухгалтер осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, осуществление экономического анализа финансово - хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на командировочные расходы, хозяйственно-операционные нужды, а также расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации [8].

При выдаче денежных средств в подотчет организация обязана:

-определять сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

-получить от подотчетного лица отчет о расходах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные подотчетные средства;

-выдавать денежные средства работнику под отчет при условии его полного отчета по ранее выданным авансам;

-запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Установление целесообразности и обособленности использования подотчетных сумм, а также соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц является основной задачей учета расчетов с подотчетными лицами [14].

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:

- расходные кассовые ордера - на суммы, выданные под отчет;

- авансовые отчеты - на израсходованные суммы;

- новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия.

Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Необходимо помнить о включении в облагаемый налогом доход работника суммы превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по установленным нормам, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. При этом суммы НДС, оплаченные при возмещении таких расходов, определяются по расчетной ставке. При получении от подотчетных лиц согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются по счету 19, соответствующим субсчетам. Суммы НДС списываются при фактической оплате при условии их отнесения на издержки производства и обращения в дальнейшем на расчеты с бюджетом по данному налогу (в дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "НДС") [12].

В бухгалтерском балансе (форма №1) невозвращенные подотчетные суммы (дебетовое сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами») отражается по строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)». Задолженность организации подотчетным лицам отражается по строке 625 «Прочая кредиторская задолженность».

Потоки денежных средств от текущей деятельности являются, как правило, результатом хозяйственных операций, влияющих на определение чистой прибыли (убытка) организации. К ним в частности, относятся, возврат средств от подотчетных лиц и выдача средств подотчетным лицам и др.

В отчете о движении денежных средств (форма № 4) по строке 190 «На выдачу подотчетных сумм» отражается сумма денежных средств, выданных подотчетным лицам. Кроме того, невозвращенные подотчетные суммы или задолженность организации работникам по подотчетным суммам нашли отражение в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма №5) в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» по строке «Прочие дебиторы» или «Прочие кредиторы».

Для целей налогового учета предприятие уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, то есть экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством, а именно:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения;

- суточные в пределах норм;

- оформление и выдача виз, паспортов;

- консульские, аэродромные сборы;

- сборы на право въезда, прохода, транзита автомобильного транспорта.

К прочим расходам также относятся представительские расходы, связанные с официальными приемами и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

1.3 Основные положения учетной политики в ООО «Агротехком»

Учетная политика на ООО «Агротехком» сформирована исходя из свободы выбора тех или иных способов ведения бухгалтерского учета, предоставляемой Российским законодательством, и проводится в жизнь на основании соответствующего приказа, изданного руководителем предприятия и обязательного к выполнению всеми его структурными подразделениями.

Первоначальная стоимость основных средств погашается по установленным нормам в течение их нормативного срока службы.

На предприятии используется линейный способ списания стоимости основных средств. При этом способе годовая сумма начисления амортизационных отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования объекта. В течение года отчисления по объектам основных средств начисляются ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

Амортизационные отчисления по объекту основных средств начисляются до полного погашения стоимости этого объекта или списания этого объекта с бухгалтерского учета. Начисление амортизационных отчислений приостанавливается на период восстановления объектов основных средств, продолжительность которого превышает 12 месяцев.

Восстановление объектов основных средств осуществляется посредством ремонта, модернизации и реконструкции. Затраты на модернизацию и реконструкцию могут привести к увеличению первоначальной стоимости объекта и относятся на добавочный капитал предприятия.

Учет материалов, комплектующих и полуфабрикатов на складах, в цеховых кладовых и при списании в производство осуществляется по средневзвешенным ценам. При этом аналитический учет материальных ценностей ведется в карточках складского учета (книгах учета) по каждому виду материальных ценностей.

Учет затрат на производство, согласно учетной политики, проводимой на предприятии, осуществляется традиционным способом, т.е. путем деления затрат на прямые и косвенные. Прямые затраты относятся в затраты на производство на основании первичных документов. В калькуляциях они составляют отдельные статьи. Косвенные расходы (общехозяйственные, общепроизводственные) локализуются, т.е. учитываются сначала по местам их возникновения (цехам), а в конце месяца распределяются по видам продукции и также отражаются в себестоимости отдельными статьями. Причем следует отметить, что накладные расходы, ежемесячно собираемые по дебету счетов 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» распределяются между видами продукции пропорционально основной заработной плате работников.

На основании проведенного финансового анализа можно сказать, что это изменение было скорее продуманной финансовой политикой предприятия, т.к. оно не снизило его платежеспособности и не подорвало финансовой устойчивости предприятия. Однако перспективный анализ показывает, что тенденция к дальнейшему увеличению заемных средств может пагубно отразиться на финансовом положении предприятия. Следовательно, сложившееся соотношение собственных и заемных средств предприятия должно рассматриваться как крайний возможный ориентир и в будущем при построении кредитной политики следует стремиться к снижению доли заемных средств.

На предприятии доля собственных оборотных средств удовлетворяет необходимой норме, однако предприятие предпочитает привлекать и заемные средства. Это рациональное решение, т.к. эффект от вложения средств значительно выше, чем процентная ставка, о чем и свидетельствует постоянный рост рентабельности собственного капитала. Все это говорит о том, что привлеченные заемные средства используются очень эффективно и не ослабляют финансового положения предприятия, как можно было бы предположить, а наоборот, улучшают.

Однако процесс привлечения заемных средств очень ответственный и требует постоянного контроля и анализа как принимаемых вновь решений, так и уже совершенных, т.к. ошибки в этой области сразу же сказываются на финансовом положении предприятия.

Глава 2. Анализ учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Организация первичного учета расчетов по счету 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами»

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок -- это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в ООО «Агротехком» являются:

- приказ об утверждении перечня лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы на хозяйственные нужды:

В ООО «Агротехком» издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы - 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах (Приложение 1 и 2)

- приказы о направлении сотрудников в командировки:

На основании служебного задания кадровая служба ООО «Агротехком» составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для приказов о направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В ООО «Агротехком» форму N Т-9 используют при командировании одного, а форму N Т-9а - при командировании нескольких сотрудников организации. В приказе обязательно указывается фамилия и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов (за счет ООО «Агротехком», направившего сотрудника в командировку).

Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель ООО «Агротехком». Сотрудники ООО «Агротехком», направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись.

Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве ООО «Агротехком» 5 лет.

- командировочные удостоверения:

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия ООО «Агротехком» выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в ООО «Агротехком» они составляют 700 рублей в сутки. Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку.

Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале.

Например, на экспедитора, командированному в г. Магнитогорск на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06.

Для отъезда в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются расходным кассовым ордером.

- приходные кассовые ордера (КО-1):

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер ООО «Агротехком». Отрывную квитанцию заверяют печатью ООО «Агротехком», регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет.

Так в ООО «Агротехком» на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись:

Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000-00 руб.

- поступили в кассу наличные деньги с расчетного счета для выплаты под отчет на лимитные сделки;

- расходные кассовые ордера (КО-2):

Для расходного кассового ордера в ООО «Агротехком» предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ООО «Агротехком». Ордер выписывается в одном экземпляре. Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель ООО «Агротехком». Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные. Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет.

На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.71 Кт сч.50 - 20000-00 руб.

выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов;

Дт сч.71 Кт сч.50 - 12958-73

- выданы из кассы деньги под отчет на лимитные сделки и командировочные расходы.

- авансовые отчеты:

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник ООО «Агротехком» прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.). Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер ООО «Агротехком» проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ООО «Агротехком».

Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

Пример: В бухгалтерии ООО «Агротехком» составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 - 2200-90 руб.

Составлен авансовый отчет №78 от 30.11.06. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 - 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 - 7-89 руб.

- Приказ по учетной политике.

В данном документе, являющимся для каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

Например: п.33 Учетной политики ООО «Агротехком» в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет - 20 дней с момента выдачи.

- Журнал регистрации авансовых отчетов.

В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке хронологии.

Анализ составления и состояния первичной документации показал, что в ООО «Агротехком» первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

2.2 Организация аналитического учета по счету 71 «Учет расчётов с подотчётными лицами»

Как было сказано выше, выдача наличных денежных средств под отчет в ООО «Агротехком» осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно - кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет.

Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре, подписывается подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтверждает свои расходы оправдательными документами. В данном случае это товарный и кассовый чеки с АЗС.

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения. Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров.

При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерском учете ООО «Агротехком» это отражается следующим образом (таблица 2).

Таблица 2 .Журнал регистрации хозяйственных операций

№п/п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер № 148 от 10.09.09г. Выдано под отчет	71	50	3280
2	Авансовый отчет №95 от 10.09.09г.: Приобретены ГСМ	10.9	71	3280
3	Списаны закупленные ГСМ	44	10.9	3280

Кроме приобретения материалов, подотчетные лица приобретают различные виды товаров у организаций розничной торговли. Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета данных операций.

Сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально - производственных запасов, товаров, работ, услуг.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

2.3 Организация синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а ООО «Агротехком» их).

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

В журнале-ордере №7 отражены суммы выданные в подотчет и суммы, принятые к учету в разрезе работников. Также здесь отражены суммы сальдо на начало периода и конец периода.

Кладовщик ООО «Агротехком» по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру № 152 от 14.09.09г. выдан аванс на приобретение техники для офиса, замок для дверей офиса и материалов для ремонта помещения в сумме 5000 руб.

Деньги выданы сроком на 3 дня.

Задолженности по подотчетным суммам на 14.09.09г. нет.

Представил в бухгалтерию авансовый отчет № 97 от 16.09.09г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек № 37598 от 14.09.09г. и кассовый чек магазина розничной торговли «СТРОЙСАНТЕХМОНТАЖ» на общую сумму 544 руб. 50 коп., в том числе:

- Краска ОПТИМА-4 для полов и стен (14кг.) - 1 шт. по цене 349 руб.;

- Эмаль «Рассвет» (2,9кг.) - 1 банка по цене 177 руб.;

- Уайт-спирит (0,5л) - 1 шт. по цене 18 руб. 50 коп.

2) товарный чек № 23202 от 14.09.07 г. и кассовый чек магазина розничной торговли «ИНАРИ-стройматериалы» на общую сумму 4995 руб., в том числе:

- принтер НР по цене 4979 руб.;

- кабель соединительный по цене 16 руб.

3) счет фактура № А1-СА 06/24632 от 14.09.07 г. и товарная накладная № Арс1СО 06/240828 от 14.09.07 г. фирмы «АлтайАГРО» на замок врезной ЗВ4А1-1-19-02.2 по цене 396 руб. 17 коп., в том числе цена - 335 руб. 74 коп., НДС - 60 руб. 43 коп., полученных.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер, правильность оформления подтвердила главный бухгалтер, утвердил отчет директор 16.09.09г. Перерасход подотчетных сумм - 935 руб. 67 коп. выдан по расходному кассовому ордеру № 158 от 16.09.09г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 3).

В процессе деятельности у ООО «Агротехком» имеют место служебные командировки.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таблица 3. Журнал регистрации хозяйственных операций

№ п/п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер № 152 от 14.09.09г. Выдано под отчет	71	50	5000
2	Авансовый отчет №97 от 16.09.09г.		71	5935,67
2.1	Приобретены материалы розничной торговли и оприходованы на склад	10	71	544,5
2.2	Приобретен принтер, в розничной торговли, и оприходован на склад	08	71	4995
2.3	Приобретен замок врезной и оприходован на склад	10	71	335,74
		19	71	60,43
3	Расходный кассовый ордер № 158 от 16.09.09г. Выдан перерасход подотчетных сумм	71	50	935,67

Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Менеджеру ООО «Агротехком» по приказу № 122 от 05.10.09г. руководителя о направлении работника в командировку направлен в служебную командировку за счет средств организации. Ему выдан аванс в сумме 240 000 руб. по расходному кассовому ордеру № 164 от 05.10.09г. на командировку в г. Алейск сроком на 2 дня с целью оплаты и доставки дизельного топлива. Для обоснования командировки имеются следующие документы:

1) договор купли - продажи с ОАО «НК» Роснефть» Алейская нефтебаза.

2) приказ руководителя № 122 от 05.10.09г. о направлении в командировку сроком на 2 дня, с 06.10.09г. по 07.10.09г. в г. Алейск с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день.

3) командировочное удостоверение подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 4).

Таблица 4 Журнал регистрации хозяйственных операций

№ п\п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер № 164 от 05.10.09г. Выдано подотчет на командировочные расходы	71	50	240000
2	Авансовый отчет № 111 от 08.10.09г.	44.1	71	700
		60.1	71	238310,30
		70	71	989,70

В течение трех дней по возвращении из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов и прилагается командировочное удостоверение. Представлен в бухгалтерию авансовый отчет № 111 от 08.10.09 г. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложено командировочное удостоверение, отмеченное в ОАО «НК» Роснефть» Алейская нефтебаза.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний утверждается директором ООО «Агротехком» и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу ООО «Агротехком» выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы на ООО «Агротехком» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО «Агротехком» служат накопительная ведомость по счету 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами», сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Основанием для заполнения ведомости по дебету счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. Схема наиболее часто используемых в ООО «Агротехком» бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71.

Потоки денежных средств от текущей деятельности являются, как правило, результатом хозяйственных операций, влияющих на определение чистой прибыли (убытка) организации. К ним в частности, относятся, возврат средств от подотчетных лиц и выдача средств подотчетным лицам и др.

В бухгалтерском балансе ООО «Агротехком» невозвращенные подотчетные суммы отражается в составе дебиторской задолженности, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, по строке 240 «Дебиторская задолженность». Задолженности организации подотчетным лицам нет. В отчете о движении денежных средств ООО «Агротехком» выданные в течение года суммы подотчетных сумм отражаются в составе движения денежных средств по основной деятельности по строке 190 «Прочие расходы».

В Приложении к бухгалтерскому балансу ООО «Агротхком» в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» по строке «Прочие дебиторы» отражаются невозвращенные подотчетные суммы. Таким образом, задолженность по расчетам с подотчетными лицами находит отражение в бухгалтерской отчетности организации.

2.4 Организация внутреннего контроля расчётов с подотчётными лицами

Внутренний контроль на предприятии ООО «Агротехком» осуществляет генеральный директор и главный бухгалтер, так как отдела внутреннего контроля нет.

Основным субъектом внутреннего контроля является генеральный директор ООО «Агротехком», обеспечивающий общее руководство хозяйственно-финансовой деятельностью, он является организатором и координатором контроля, обеспечивает его слаженность, координацию, последовательность и регулярность.

Для получения необходимой информации о структуре системы внутреннего контроля ООО «Агротехком» и его слабых сторонах необходимо составить вопросник, где сформулированы вопросы о состоянии контрольной среды и основные направления контроля. Основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами - установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации.

В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:

- проверка правильности оформления первичных документов по выдаче и использованию подотчетных средств;

- подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды. Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу, что не выполняется, например (таблица 5):

Таблица 5 Расшифровка авансов непогашенных сумм

Ф.И.О. п/о лица	Остаток п/о сумм	Выдано из кассы
	Дата	Сумма	Дата выдачи	№ РКО	сумма
Абсалямов С. Д.	01.02.09	51 452	10.02.09	22	27652
Моор А.В.	01.02.09	1 044	09.02.09	51	7044
Хаврин А.В.	01.05.09	27 981	12.05.09	159	32891
Перловский С. Д.	01.06.09	8 080	02.06.09	328	7610
Янцен Е.М.	01.10.09	1 418	20.10.09	403	1891

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (авансовый отчет № 1 в январе 2009 года);

- в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (авансовый отчет в марте 2009 года);

- не во всех авансовых отчетах указывается дата их составления, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (авансовый отчет в феврале 2009 года);

- на обратной стороне авансовых отчетов не правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено», не проставляется корреспонденция счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, авансовый отчет № 37 от 03.03.09г. проведен в феврале, авансовый отчет № 81 от 26.02.09г. проведен в апреле и др.

В организации, приобретенные некоторые основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо - на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». В результате неправильного отражения товарно-материальные ценности в учете не числятся. В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

-к авансовому отчету от 18.05.09г. приложен только товарный чек магазина «Электроника» на телевизор «Sony» на сумму 9735 руб.;

-в январе согласно авансовому отчету за январь и акту оприходования материалов от частного лица куплены дрова и комнатные двери на сумму 4500 руб. (Д-т 10 К-т 71). Документа, подтверждающего выплату денег, нет.

Согласно авансовому отчету от 29.07.09г. приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Д-т 10 К-т 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц. В организации также допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

- к авансовому отчету №6 от 10.03.09г. приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за проезд через мост - 50 руб. - плательщиком в квитанции указано другое лицо;

- к авансовому отчету №9 от 03.04.09г. прилагается квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40руб. - плательщик;

- к авансовому отчету №13 от 28.08.09г. приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. - плательщик.

К авансовым отчетам при этом приложены квитанции к приходному кассовому ордеру, выписанные на другие лица, что свидетельствует незаконном использовании и о передачи подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому.

Авансовый отчет б/н от 14.04.09г. на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость:

- расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.09 №11 работникам ООО «Агротехком» для служебных поездок;

- расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и пригородном (таблица 6).

Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30509 рублей. Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника для удержания налога на доходы физических лиц и в облагаемую базу для начисления взносов во внебюджетные фонды.

Для оплаты проезда в городском транспорте рекомендуем установить работникам доплаты за разъездной характер работы, а при проезде в пригородном транспорте - оформлять командировки.

Таблица 6 Направление расходования средств в 2009году

Ф.И.О. подотчетного лица	Назначение расходов	I Квартал	II Квартал	III Квартал	Итого
Богданов А.А.	проездные	6 270	4 560	14 220	25 050
Бритиков С.Г.	проездные	-	2 280	-	2 280
Абсалямов С.Д.	маршр. лист	41	787	960	1 788
Моор А.В.	маршр. лист	150	-	-	150
Хаврин А.В.	маршр. лист	96	56	278	430
Перловский С.Д.	маршр. лист	11	92	104	207
Янцен Е.М.	маршр. лист	137	134	168	439
Магель А.А.	маршр. лист	50	66	-	116
Скрипунова Е.А.	маршр. лист	49	-	-	49
Всего	6 804	7 975	15 730	30 509

Затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ООО «Агротехком» данный пункт не учитывает. Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

Информационно-консультационные услуги, относимые на себестоимость должны быть подтверждены договором и актом выполненных работ. Этими документами должен обосновываться производственный характер затрат. В ООО «Агротехком» эти документы отсутствуют. При условии оформления необходимых документов эти суммы можно отнести на себестоимость.

Кроме того, в некоторых командировочных удостоверениях нет отметки о выбытии из места командировки или не приложено командировочное удостоверение, а расходы включены в состав себестоимости. Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.

Отмечен случай, когда авансовый отчет и командировочное удостоверение, подтверждающие производственный характер поездки, отсутствуют. Таким образом, считаем, что завышена себестоимость на 30 600 руб.

Согласно авансовому отчету №152 в мае 2009 года оплачены расходы по оплате автостоянки автомобиля. Считаем, что расходы неправомерно отнесены на себестоимость, т.к. автомобиль на балансе либо в составе арендованных основных средств не числится. Следовало расходы по оплате автостоянки данного автомобиля в сумме 1500 руб. включить в совокупный доход работника для удержания налога на доходы физических лиц и начислить ЕСН.

В результате исследования состояния расчетов с подотчетными лицами выявлены ошибки. Предприятию следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.

Основываясь на внешних и внутренних данных, оперативно пополняющихся, он также дает возможность администрации предприятия оперативно и с наилучшей выгодой решать вопросы жизнедеятельности ООО «Агротехком».

Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки учета расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:

1) аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

2) не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

3) выдача наличных денег под отчет производится при неполном отчете конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

4) выданных под отчет наличных денег одним лицом другому, что недопустимо

5) авансовые отчеты, предоставленные подотчетными лицами, недооформлены:

- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

- не во всех авансовых отчетах указаны остатки задолженности на начало и конец месяца;

- в авансовых отчетах не всегда указана сумма, полученная из кассы;

- не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов;

- на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

- не во всех авансовых отчетах на обратной стороне проставляется корреспонденция счетов.

6) не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты;

7) производится списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей, что недопустимо.

Рассмотрев существующую организацию внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Агротехком», можно рекомендовать введение дополнительного контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами со стороны руководства организации. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать денежные предприятия, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного объекта, повысить дисциплину расходования денежных средств сотрудниками ООО «Агротехком».

...