Совершенствование организации учета, контроля и управления запасами на предприятиях

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Совершенствование организации учета, контроля и управления запасами на предприятиях

Байдыбекова С.К.

Цель. Исследование процессов учета, контроля и управления запасами на предприятиях.

Результаты и научная новизна. Эффективность управления производственными запасами имеет большое значение, особенно на предприятиях, где сосредотачиваются большие потоки материальных запасов. Осуществление деятельности в условиях рыночных отношений требует разработки и внедрения нововведений по организации учета производственных запасов на складах предприятий и организаций. Это предопределяет необходимость реализации предложений по улучшению организации учета производственных запасов на складах предприятий с целью достижения наиболее эффективных результатов деятельности.

Ключевые слова: документирование, документооборот, номенклатура, производственные запасы.

учёт управление производственные запасы склад

Вопросы организации учета, в последнее время привлекает к себе все больше внимания в работах отечественных ученых.

Однако в настоящее время ряд принципиальных вопросов, в частности организации учета производственных запасов на складах, остаются дискуссионными и требуют усовершенствования на местах в зависимости от отрасли производства и видов деятельности предприятия. Для достижения поставленной цели необходимо определить направления управления производственными запасами предприятий и организаций.

Для правильной организации учета запасов на предприятии, прежде всего, необходимо дать ответ на ряд вопросов:

· откуда, когда, сколько и на какую сумму поступили запасы, как выполняются программы поставки;

· кому, когда и сколько отпущено запасов;

· как выполняется программа производственного потребления;

· каков остаток по отдельным видам запасов и как соблюдаются установленные лимиты и т. д.

Необходимыми предпосылками правильной организации учета запасов являются:

· рациональная организация складского хозяйства;

· разработка номенклатуры запасов;

· наличие инструкции по учету производственных запасов;

· правильная группировка (классификация) запасов;

· разработка норм расходования запасов [1, 59с.].

Для организации бесперебойного снабжения, размещения, хранения и выдачи материальных запасов в производство большую роль играет рационально организованное складское хозяйство, потому что в деятельности предприятия или организации не всегда можно добиться полного согласования темпов поставок материальных ресурсов, темпов производства, и сбыта готовой продукции.

К числу основных функций складского хозяйства относятся:

аккумуляция материальных ресурсов в объемах и номенклатуре, достаточных для непрерывности процесса производства;

· надлежащее хранение и учет материалов;

· планомерное и бесперебойное снабжение цехов и участков производственными запасами;

· подготовка материалов к их непосредственному потреблению;

· осуществление комплекса операций, связанных с выполнением контроля, сортировки производственных запасов.

Существует несколько методов учета производственных запасов на складах предприятия, которые приведены в таблице 1.

Аналитический учет материальных запасов ведется на складах с помощью карточек складского учета, которые размещаются в картотеке по техническим группами производственных запасов согласно номенклатуры-ценника. Аналитические счета группируются по группам материалов, местам хранения, материально ответственными лицами, по синтетическим счетам бухгалтерского учета и субсчетам. Данные по аналитическим счетам обобщаются в оборотно-сальдовых ведомостях. Используют счета аналитического учета для контроля за хранением и движением производственных запасов, их оценки, сравнения с данными складского учета, а также для подведения итогов инвентаризации.

Учет значительно упрощается при использовании в складском учете компьютерной техники. В этом случае все приходно-расходные документы обрабатываются ежедневно или по мере их поступления со складов.

Таблица 1. Методы учета производственных запасов на складах предприятия

Ранее действующие методики учета производственных запасов, которые были выработаны наукой и практикой, на протяжении последних лет в некоторой степени потеряли актуальность и в основном были ориентированы на систему ручного труда в условиях так называемых твердых (плановых) регулируемых государством цен.

Поэтому, сегодня все это требует совершенствования и новых подходов относительно организации и методики ведения аналитического учета наличия и движения производственных запасов, который является одним из самых важных и наиболее трудоемких участков бухгалтерского учета.

Важность и трудоемкость ведения количественного аналитического учета производственных запасов, значительные их качественные показатели обусловили необходимость поиска более рациональных методов учета материальных запасов с целью устранения дублирования одних и тех же операций.

Разновидностью оперативно-бухгалтерского учета является так называемый оперативно-групповой аналитический метод учета производственных запасов, где их учет ведется в разрезе их видов, групп и подгрупп. Для учета материалов по группам целесообразно, чтобы в группу входило не более 100 их наименований, что значительно облегчает и ускоряет процесс выявления возможных ошибок [2, 175с.].

Для повышения эффективности оперативно-бухгалтерского метода учета производственных запасов целесообразно осуществить детализацию их групп на несколько подгрупп с тем расчетом, чтобы в подгруппе количество наименований производственных запасов не превышало ста наименований, что позволит контролировать объемы производственных запасов для учета их движения и проверки. Это можно достичь путем ежемесячного составления товарно-транспортных накладных, лимитно-заборных карт, накладной на отпуск материалов на сторону и сведений по поступлению и выбытию производственных запасов по каждой подгруппе производственных запасов, что повышает оперативность выявления возможных ошибок в складском и бухгалтерском учете. К тому же следует отметить, что при автоматизированном учете программа позволяет без лишних усилий формировать данные сведения в аналитическом разрезе как по группам и подгруппам материалов, так и по отдельным их видам и сортам за любой период.

Складское хозяйство большинства предприятий достаточно сложно и состоит из сети складов со специальными устройствами и оборудованием для перемещения, хранения производственных запасов (стеллажи, подъемно-транспортное, весовое, измерительное и т. п.). В настоящее время во многих организациях постоянно ведутся работы по совершенствованию складского хозяйства с применением различных средств механизации и автоматизации складских операций, как правило, с использованием вычислительной техники, внедряются автоматизированные системы управления технологическими процессами складирования.

Предприятия и организации нуждаются в совершенной системе управления производственными запасами, когда резко возрастает сложность управления, существенно усложняются и повышаются требования к оперативности решения традиционных задач планирования и учета. В управлении производственными запасами сегодня, возникает необходимость в принципиальных изменениях методов их осуществления.

Учет всех факторов в материально-техническом обеспечении организаций и предприятий, а также необходимость решения поставленных задач, потребовали и структурных преобразований, выражающихся в объединении функций управления материально-технического обеспечения, складского хозяйства, маркетинга и сбыта под единым руководством. Действуя сообща, в рамках системы управления материальными ресурсами организации, система управления складским хозяйством направлена на удовлетворение спроса подразделений организации в многономенклатурных производственных запасах, необходимых для бесперебойного хода производства при максимальной ритмичности работы и минимальных совокупных затратах в любой момент времени [3, С.78-80.].

Объектом управления системы является снабженческо-заготовительный процесс на складах организации: прием и отпуск материалов; хранение, размещение материалов внутри склада; поиск необходимых материалов; внутрискладские перемещения и т. д.

Основными функциями системы управления складским хозяйством являются: прогнозирование, планирование, учет, контроль и регулирование.

В реальном режиме времени функции системы управления складским хозяйством детализируются управляемыми позициями, причем степень детализации должна быть не меньше степени детализации номенклатуры производственных запасов. Эти функции очень тесно связаны друг с другом и с другими системами управления в организации.

Необходимым условием поддержания производственного процесса на предприятии является наличие складского хозяйства с достаточным количеством производственных запасов. Чтобы осуществлять процесс производства, производственное предприятие должно иметь на складе необходимые запасы сырья, материалов, топлива, стройматериалов, запасных частей, и других производственных запасов [4, 127с.].

Следовательно, производственные запасы являются весомой частью активов производственного предприятия, они занимают особое место в составе имущества и доминирующие позиции в структуре затрат предприятий различных сфер деятельности; а также при определении результатов хозяйственной деятельности и при освещении информации о финансовом состоянии.

Это в свою очередь требует полной, достоверной информации о наличии и движении производственных запасов, которую может предоставить правильно организованная система управления складским хозяйством, что генерирует и интерпретирует всю базу информационного потока, предоставленную различными рыночными системами для эффективного управления производственными запасами.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать складской учет, что позволит механизировать обработку информации о внутреннем перемещении материальных запасов, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета движения материальных ценностей на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учено-вычислительных работ, а также обеспечение строго порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, топлива и др., ограничения числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов.

Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрение эффективных форм предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов[5].

Важным условием эффективного использования материалов на производстве, является правильный выбор методов учета. Методология организации бухгалтерского учета материальных ресурсов предполагает выбор одного из нескольких методов их учета и оценки, который фиксируется в учетной политике предприятия. Для выбора метода необходимо провести анализ расхода материалов. Так определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство, разрешается производить одним из следующих методов оценки запасов: по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО).

Кроме того, материалы на счете «Материалы» могут учитываться либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовки), либо по учетным ценам. При учете материалов по учетным ценам (плановая себестоимость приобретения, средние покупные цены и др.) разница между стоимостью ценностей по этим ценам и фактической себестоимостью приобретения ценностей отражается на счете «Отклонения в стоимости материалов».

Организации имеют право самостоятельно выбирать способ классификации материальных ресурсов. Классификатор должен в полной мере систематизировать имеющиеся на складах различные материалы, предполагать контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета, способствовать более точному распределению отклонений в стоимости материальных ценностей по направлениям затрат.

Важен также выбор метода учета на складе, который должен обеспечить оперативность и достоверность количественного учета на складе, систематический контроль за правильностью документирования операций по движению материалов и соответствия остатков материалов по данным складского учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Материально-производственные запасы, принадлежащие организации, но находящиеся в пути либо переданные покупателю в залог. принимаются к бухгалтерскому учету в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

В составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию, как минимум, следующая информация: методы оценки материально-производственных запасов по их видам: последствия изменений в учетной политике методов оценки материально-производственных запасов; стоимость материально-производственных запасов, переданных в залог; разница между фактической себестоимостью материально-производственных запасов и их стоимостью возможной реализации, отнесенная на финансовые результаты организации, в случае наличия у организации на конец отчетного года запасов (кроме оборудования к установке и малоценных и быстроизнашивающихся предметов) в оценке, превышающей стоимость их возможной реализации, в случае уменьшения продажных цен, нанесения ущерба ценностям или если они полностью или частично устарели; способы перенесения стоимости малоценных и быстроизнашивающихся предметов[6].

Для улучшения и повышения эффективности учета производственных запасов следует:

· своевременно и качественно отражать все хозяйственные операции по поступлению, выбытию, товарным потерям;

· своевременно производить истребование недостающих документов при расчетах с поставщиками и подрядчиками через использование актов сверок расчетов;

· проведение своевременных расчетов с поставщиками по приобретенным товарно-материальным запасам, направленных на погашение чрезмерной кредиторской задолженности;

· контролировать состояние расчетов по отсроченной (просроченной) задолженности через проведение инвентаризации расчетов;

· следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженностью;

· необходимо усилить внутренний контроль за поступающими первичными документами по поступлению, выбытию, материальным потерям;

· осуществлять предварительный контроль, который начинается в процессе подписания главным бухгалтеров документов;

· осуществлять оперативный последующий контроль, который должен осуществляться работниками бухгалтерии постоянно при совершении финансово-хозяйственных операций;

· проводить своевременный учет неправильно оформленных документов по поступлению, выбытию, материальным потерям;

· ввести график документооборота по поступлению, выбытию, товарным потерям[7,128с.].

В процессе выполнения исследовательской работы мы рассмотрели организацию учета, движения и контроля производственных запасов на предприятиях, а также обеспечение сохранности материальных запасов на основе изучения материалов и анализа хозяйственной практики.

По результатам проведенной работы можно выделить ряд положительных моментов. Во-первых, ежемесячно старший кладовщик составляет справки о залежалых и исходовых товарах, что позволяет руководителю ТОО и ОМТС более эффективно координировать обеспеченность льнокомбината, а также позволяют осуществлять контроль за состоянием производственных запасов.

Следует отметить, что на предприятиях ведется учет входящей и исходящей документации, а также составляются акты сверки по реализованным товарно-материальным запасам.

Негативными моментами в работе организации могут быть неправильное оформление первичных документов, несоответствие цен в договоре и документах поставщика, а также на предприятии не проводится инвентаризация расчетов со всеми поставщиками и покупателями. В результате необходимо осуществить постоянный контроль за выполнением договорных обязательств, усилить контроль за товарно-материальными ценностями, поступающими через подотчетных лиц, а также необходимо поднять роль контроля в оформлении первичных документов по учету материальных ценностей.

Усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.

Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Большое значение для сохранности материалов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важным условием повышения эффективности использования материальных ресурсов является усиление личной и коллективной ответственности, а также материальной заинтересованности рабочих, руководителей в рациональном использовании указанных ресурсов.

Предприятия обязательно должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток к срыву производственного процесса.

Чтобы улучшить учет материальных ресурсов, нужно постоянно совершенствовать применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), а также повысить уровень автоматизации учетно-вычислительных работ. Особенно важно в настоящее время располагать компьютерами, позволяющими создавать автоматизированные рабочие места бухгалтеров[8].

Нами были сделаны ряд выводов и предложений в сфере рассматриваемых вопросов.

Организации следует произвести большой объем работ по налаживанию сбора и обработки информации на измененных счетах.

1. Огромную роль в решении этой задачи играет четко организованный учет. Он должен оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией для эффективного управления производственными запасами в целях оптимальных условий для изготовления высококачественной продукции и изыскания резервов снижения ее себестоимости в части рационального использования материалов.

2. Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов - фактур от поставщиков материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТН на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия.

3. Для оптимизации работы складского подразделения, а также своевременности применения налоговых вычетов при расчете суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей уплате в бюджет, договор поставки с основным поставщиком организации предлагается составить с учетом требований Налогового Кодекса Республики Казахстан в договор следует внести изменения, касающиеся сроков представления счета фактуры.

4. В целях совершенствования учета и оптимизации организации его ведения на предприятии рекомендуется внедрить на предприятии автоматизированную систему бухгалтерского учета, базирующуюся на программе R/3.

5. Для улучшения организации складского учета рекомендуется: наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах; своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками; произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода; на инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на склада; произвести нумерацию полок и стеллажей на складах.

6. Для устранения некорректного использования счета «Отклонение в стоимости материальных ценностей» необходимо внести в учетную политику предприятия положение об учете поступления материалов с использованием счетов по учету отклонений.

7. В целях оптимизации бухгалтерского учета и получении более точной информации о величине активов на предприятии рекомендуется проводить списание материалов на производство следует не по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО), а по методу средней себестоимости.

8. Для совершенствования учетной политики в части организации учета отпуска материалов на сторону рекомендуется учитывать материалы, предназначенные для продажи на сторону на счете «Товары».

9. Для получения более объективной информации о реальной стоимости материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей.

10. Основные пути сокращения производственных запасов сводятся к их рациональному использованию, ликвидации сверхнормативных запасов материалов, совершенствованию нормирования, улучшению организации снабжения, в том числе путем установления четких поставок и обеспечения их выполнения, оптимального выбора поставщиков, налаженной работы транспорта[9].

Литература

1. Назарова В.Л. Бухгалтерский учет хозяйствующих субъектов: Учебник / Под ред. проф. Н.К.Мамырова. Изд. 3-е доп. и перераб. Алматы: Экономика, 2010. 315с.

2. Нурсеитов Э.О., Нурсеитов Д.Э. МСФО в Казахстане: принципы перехода и применения. Алматы: LEM, 2011. 196с.

3. Андриенко О.Ф. Вопросы учета запасов в соответствии с МСФО // Статистика, учет и аудит. 2013. №14.

4. Сейдахметова Ф.С. Современный бухгалтерский учет. Учебное пособие. Алматы: ТОО Издательство ЕМ, 2010. 354с.

5. Хегай И. Методы оценки ТМЗ - критерии сравнения и выбора // Бюллетень Бухгалтера. 2013. .№29.

6. Бухгалтерский учет: Учебник / В. Г. Гетьман, В. Э. Керимов, З. Д. Бабаева, Т. М. Неселовская. М.: ИНФРА-М, 2010. 217 с.

7. Абдыманапов А., Раимов С. Принципы бухгалтерского учета и финансовой отчетности: Учебник. Алматы, 2010. 358с.

8. Назарова В.Л. Бухгалтерский учет: Учебное пособие /Под ред. С. С. Сатубалдина. Алматы: Алматыкiтап, 2009. 224с.

9. Тайгашинова К.Т. Управленческий учет логистических издержек (управление товарно-материальными запасами). Часть1: Учебное пособие. Алматы: Экономика, 2011. 208с.

Размещено на Allbest.ru