Основные факторы старения и причины разрушения документов

При продолжительном хранении архивного документа любого типа усиливается отрицательное влияние на его материальную основу света, тепла, влаги и пыли, как основных неблагоприятных и критических физико-химических факторов. От этого материалы, из которых состоит документ, постепенно разрушаются. Основным физическим фактором, который вызывает, быстрое разрушение документа, является свет. Скорость разрушения зависит от спектральной характеристики, интенсивности и продолжительности излучения, а также от способности документа поглощать энергию света. Бумага отражает большую часть световых лучей. Инфракрасные лучи нагревают ее, ультрафиолетовые лучи вызывают деструкцию молекул целлюлозы, вследствие чего уменьшается молекулярный вес и А-целлюлозы - самой стойкой и прочной части целлюлозы. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность и эластичность.

Важными факторами, которые обеспечивают сохранность архивных, документов являются температура и влажность воздуха. Они тесно взаимосвязаны, поэтому их нужно рассматривать вместе. Естественное старение бумаги обусловлено, главным образом, окислительными процессами под влиянием кислорода воздуха. Вследствие сложных преобразований в целлюлозе выделяется тепло, вода, формальдегид, окись углерода, растворимые в воде продукты деструкции целлюлозы. Повышение температуры и влажности воздуха ускоряют эти преобразования. В тех случаях, когда документы сохраняются в штабелях и плохо проветриваются, возможное локальное повышение температуры и создание благоприятных условий для развития плесени.

Бумага - гидрофильный (влаголюбивый) материал. Она поглощает из воздуха и всегда содержит определенное (равновесное) количество влаги. При повышении температуры и влажности процессы старения бумаги резко ускоряются. Она желтеет, снижается ее механическая прочность, создаются условия для развития плесени. Бумага деформируется, увеличивается в размере, а при высыхании остаточная деформация вызывает деформацию или волнистость бумаги. Если при повышении температуры влажность воздуха низкая, бумага частично теряет влагу, становясь менее эластичным, более подверженной механическим повреждениям. Сухая бумага при повышении влажности воздуха снова поглощает влагу, но меньше, чем потеряла во время высыхания. Таким образом, при многоразовом повышении и снижении влажности воздуха в хранилищах количество влаги в бумаге уменьшается, она высыхает.

При условии повышенной температуры и влажности на кинофотодокументах, в особенности цветных, в желатине, составляющем изображение на носителе, ускоряются физико-химические и биологические процессы. Характерным при этом является химический процесс гидрофобизации желатина - уменьшение родственности с водой и повышение хрупкости. Естественным процессом старения коллоидной системы данных документов является коагуляция, которая приводит к увеличению контрастности изображение и исчезновению полутонов. Эти процессы играют решающую роль в формировании усадочных, плоскостных и деформационных свойств кинофотодокументов.

Старение кинодокументов может проходить также под действием лучевой энергии, т.е. электромагнитных колебаний и разной длины волн.

Физические процессы старения архивных пленок - это, главным образом, испарение летучих компонентов (пластификаторов), релаксация цепей или участков в анизотропных ориентированных системах и т.п.

Сроки хранения архивных документов и книг определяют на основе продолжительных наблюдений за изменениями их свойств в процессе естественного старения. Но этот метод применяют только для материалов, рассчитанных на недлительные сроки хранения. В большинстве случаев процесс естественного старения протекает, очень медленно. На основе статистического анализа результатов опыты установлены, что химические свойства документа на протяжении 20 лет хранения изменяются сравнительно мало, тогда как многие механические свойства ухудшаются значительно. К числу главных отрицательных химических факторов сохранности архивных документов следует отнести выцветание красок на бумаге.

В архивохранилищах сохраняется огромное количество документов с выцветающим текстом. Долговечность красителей на волокне зависит от многих факторов: интенсивности и спектрального состава света, температуры, концентрации водородных ионов, состава и влажности воздуха, свойств носителя. Определенную роль могут играть агрегатный состав красителя и разные химические вещества, которые входят в его состав.

Выцветание - окислительный процесс, обусловленный действием кислорода на активированную светом молекулу красителя. Но фотоокисление - не единственная реакция, что приводит к выцветанию красителей, которое зависит и от свойств носителя. Выцветание на белковых носителях (желатине, шелке, сукне) обусловлено, как правило, восстановлением красителя, а выцветание на небелковых материалах (целлюлозе и ее производных) - протекает как окислительный процесс под влиянием кислорода. Выцветание красителей существенным образом ускоряется при наличии воды и влажности. Окисление красителей на волокне может быть вызвано и действием различных газов, которые присутствуют в воздухе современных городов.

Долговечность красителей на документе зависит и от кислотности, но эта зависимость обратная по отношению к бумаге: чем ниже кислотность, тем быстрее выцветает краситель. Особенно быстро проходит обесцвечивание образца при рН > 6. Таким образом, нейтральная среда, которая оказывает содействие, сохранности основы документа, вызывает ускорение выцветания текста. Долговечность основы документа и его текста также зависит и от структуры волокон, наличия в нем наполнителей и проклеивающих веществ. Здесь наблюдается обратная корреляция между долговечностью бумаги и красителей. Архивисты должны учитывать, что ряд показателей бумаги, которые оказывают содействие ее сохранности, одновременно выступают причиной низкой стабильности текста документов. Вот почему важно обеспечивать такие условия хранения, которые бы нейтрализовали действие этих отрицательных факторов.

Химические преобразования во время старения пленочных материалов обусловленные в основном процессами деструкции и структурирования (сшивания) макромолекул. При старении полимера возможно одновременное протекание процессов деструкции и структурирования. В зависимости от преимущества одного из них, материал или размягчается, или начинает крошиться. Возможна подверженность воздействию биологических угроз.

Под старением магнитных записей, а также электронных документов понимают изменение электроакустических характеристик магнитной ленты. Со временем более всего изменяются уровень записи, копирэффект и частотная характеристика. Основные причины ухудшения - изменение формы (саблевидность, изгибание) и уменьшение эластичности самой ленты, что в основном, обусловливается ее деформацией, загрязнением и снижением гибкости и эластичности из-за процесса старения полимерных материалов. Электронные документы должны быть защищены от электромагнитных полей.

2. Биологическое повреждение документов

Повреждение документов бактериями, микроскопическими грибами, насекомыми, грызунами относят к биологическим повреждениям. Они возникают в тех случаях, когда не соблюдается температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения архивных документов, нет постоянного наблюдения за физическим состоянием документов, не проводятся своевременные и эффективные меры профилактики и борьбы с отрицательными биологическими влияниями.

На сегодняшний день известно около 400 видов грибов и насекомых, обитающих на архивных документах. Наибольший ущерб наносят микроскопические плесневые грибы. Они способны поражать документы на бумаге, кальке, тканях, дереве, коже, пергаменте, металле, а также воске сургучных печатях, кинофотодокументах. Поражение грибами имеет множество проявлений. Это разрастание колоний, загрязняющих поверхность налетами и спорами, проникновение нитей грибниц и плодотворных тел в волокна субстрата, выделение многих продуктов обмена, действующих самостоятельно как химические реагенты, или окрашивающие вещества. Грибы разрушают целлюлозу с помощью ферментов, превращая ее в живой субстрат для своей жизнедеятельности.

При влажности воздуха свыше 70% происходит капиллярная конденсация влаги, которая создает почву для распространения грибов. При прорастании спор грибов капилляры бумаги служат грибницей, что вызывает, гидрофобизацию бумаги и изменение ее свойств, в частности гибкости, эластичности и пр. Споры грибов поражают и синтетические материалы, разрушают пластификаторы рабочего слоя и ацетил основу кинокинофотодокументов и отрицательно действуют на них образованными в процессе разрушения химическими продуктами - ферментами и кислотами. Биологические процессы при соответствующих температурно-влажностных условиях интенсивно протекают в белковой питательной среде - желатине. Вследствие жизнедеятельности грибов происходит деструкция - разрушение желатинового слоя многих цветных кинофотодокументов. Все это требует строго соблюдения технологических правил хранения документов.

По степени повреждения, которое наносят бумаге микроскопические грибы, бактерии их можно поделить на такие группы:

. Наиболее вредные грибы, которые постоянно встречаются на бумаге, и др. носителях проникают в их волокна и приводят субстрат к состоянию дезинтеграции. Эти грибы при всем их биохимическом и физиологическом многообразии отличаются постоянностью видового состава. Они способны разрушать разные формы целлюлозы, белковых соединений.

. Грибы, которые постоянно встречаются на бумаге и вызывают частичное нарушение ее текстуры. Видовой состав тоже отличается стабильностью. Некоторые из них при определенных условиях тоже способные значительно повреждать бумагу, но не в таких масштабах, как предыдущие. Они также могут действовать вместе с другими организмами, принимая активное участие в утилизации продуктов их метаболизма.

. Грибы, которые усваивают специфические компоненты документов, что составляют незначительную их часть (воск, парафин, синтетические полимеры, лаки, краски и т.п.). Видовой состав их менее постоянен и может изменяться в зависимости от меры развития производства носителей. Эти грибы более специфические. Их отличает способность быстро размножаться при наличии примесей в волокнах.

. Группа грибов, которая постоянно встречается на документах, хотя наносит им незначительный ущерб. Эти виды грибов распространены за счет большой энергии размножения и других причин (заражение воздуха и разных предметов, которые находятся в хранилище).

. Отдельные случайные представители. В каждом хранилище могут быть выявлены многочисленные виды грибов, наличие которых зависит от разного рода местных условий.

Насекомые, равно как и грызуны, не являются специфическими вредителями и повреждают документы из-за отсутствия естественных для них источников питания (мука, зерно, пищевые продукты и т.п.). Важнейшими условиями профилактики и защиты от насекомых поэтому являются автономность архивного здания, удаленность и изоляция от различных продовольственных, общественно-бытовых, складских помещенной; устранение местных потенциальных источников биозаражения, перекрывание возможных путей попадания насекомых в здание хранилища.

Источниками постоянного или периодического появления насекомых и грызунов в архив считаются: поступившие старые, ветхие, пораженные документы; бытовая тара, оставленная после перевозок в здание (мешки, ящики и т.п.), старая древесина перекрытий здания, захламленные чердаки, подвали, помещения здания, близко расположенные к зданию кустарники и деревья и пр.

Насекомые, как правило, активны при температуре 10-40°C, поэтому условия обычных помещений не лимитируют их жизнедеятельность. Влажность также не является жестким ограничителем для насекомых, т.к, встречаются довольно влаголюбивые и влагостойкие виды. Поэтому климатический фактор, главным образом, регулирует их видовой состав.

В не отапливаемых помещениях, например, всегда преобладают жуки - притворяшки (90% от общей численности вредителей). Также для таких помещений характерны жуки-сркытники и сеноеды. А в отапливаемых помещениях чаще встречаются кожееды. Значительный ущерб документам в отапливаемых помещениях наносят жуки-точильщики.

3. Комплекс мероприятий по профилактике повреждений документов

Для обеспечения сохранности различных архивных документов в хранилищах устанавливают оптимальный температурно-влажностный режим хранения: в среднем температура (17-19)°С, относительная влажность - (45+/-5)% (таблица 3.1). Для его поддержания применяют системы кондиционирования и обогрева воздуха.

Таблица 3.1- Температурно-влажностные режимы хранения архивных документов

Одно из важных условий сохранности архивных документов - борьба с пылью. Пыль проникает в хранилище извне и образовывается в нем за счет стирания стен, пола, упаковочных материалов, самих документов (внутренняя причина). Пыль портит внешний вид документов, иногда настолько, что текст невозможно прочитать.

Пылевые частички имеют электрический заряд, благодаря чему оседают и крепко удерживаются бумагой, а минеральные частички пыли, проникая в бумагу между волокнами, повреждают волокна целлюлозы, вызывая снижение механической прочности. Слой пыли, которая покрывает документ, повышает в нем воздухообмен, оказывает содействие увеличению влажности и биологическому повреждению. Пыль является основным переносчиком спор грибов, а иногда и яиц насекомых. А накопление пыли на одном витке магнитной или киноленты может проявиться в виде выступа и стать причиной деформации его внешних слоев. Поэтому необходимо регулярно чистить документы от пыли.

Для ликвидации внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи архива необходимо обработать крепким, огнестойким, не выветриваемым со временем материалом. Не следует допускать сооружения балок, труб или иных выступов, на которые может оседать пыль. Особое внимание уделяют покрытию пола в хранилищах, оно должно быть равным и гладким.

Эффективное и радикальное средство борьбы с внешней пылью - герметизация помещений, фильтрация воздуха с помощью кондиционеров путем пропускания его через масляные или водные фильтры. Чистая вода поглощает почти 50% углекислого газа, щелочная вода (рН 8,5-9,0) поглощает практически 100% этого газа. Нужно регулярно проводить контроль пыльности воздуха и самих хранилищ. Пыльность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе не должна превышать 4-6 мг/м3, при этом пыль не должна содержать больше 10% двуокиси кремния (кремнезема). документ архивный пленка температурный

Важным средством защиты документов от биологических вредителей выступает обработка (фумигация) хранилищ специальными парами, газами, аэрозолями. Процесс обработки документов с целью уничтожения в них плесневелых грибов называют дезинфекцией, а с целью уничтожения насекомых - дезинсекцией. Борьбу с биологическими вредителями проводят в основном химическими методами. В последнее время для обработки документов начали использовать ток высокой частоты.

Наиболее распространенным является метод дезинфекции документов в специальных камерах (автоклавах) путем использования химических препаратов (фумигантов) в газообразном состоянии. Обработку документов проводится формальдегидом в развернутом виде. В некоторых случаях документы подвергают специальной лечебной обработке. Для этого используют такие фунгициды, как тимол и окись этилена. Для профилактики используют фунгициды, которые не только уничтожают микроорганизмы, но и придают бумаге стойкость перед повторным заражением, например четвертичную аммониевую соль.

Защиту от света достигают разными способами: установлением в окнах специальных оконных стекол, которые поглощают ультрафиолетовые лучи нанесением на обычные стекла покрытия, рассеивающего солнечный свет, например, титановые белила в количестве 25-40 г/м2, путем применения огнеупорных штор и жалюзи, размещением шкафов с документами в защищенных от прямых солнечных лучей местах.

Не следует, однако, игнорировать систему освещения в архивохранилищах. Преимущественно используют лампы накаливания, люминесцентные лампы с сокращенным участком спектра. Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - составляет 20-30 лк, на рабочем месте - 100 лк, не больше 50 лк - для проходов.

Определенные требования выдвигаются к зданиям архивов. Здания архивохранилищ должны быть отдалены от промышленных предприятий, которые загрязняют воздух пылью и агрессивными газами на расстоянии, установленном санитарными нормами, от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении.

Одно из направлений обеспечения сохранности документов в архивохранилищах это профилактика биоповреждений документов и борьба с имеющимися повреждениями. Наиболее распространенными деструкторами бумаги являются микроскопические грибы, называемые в быту плесень.

Их появление всегда связано с нарушением микроклимата в хранилище: повышением влажности и понижением температуры воздуха. Проблема поражения бумажной основы документов плесневыми грибами особенно актуальна во влажном климате Санкт Петербурга. До поступления в хранилища государственных архивов документы зачастую хранились в неподходящих условиях: в подвалах, кладовках и других плохо вентилируемых помещениях, при низкой температуре воздуха, заливались водой. Это способствовало развитию плесневых грибов на документах. В связи с этим задача выявления документов с биоповреждениями и их дезинфекции стоит весьма остро.

Для решения этой проблемы, и организован научно-исследовательский сектор. Его деятельность включает:

анализ на биологическую зараженность документов, поступающих в лабораторию на реставрацию;

дезинфекцию документов, имеющих биоповреждения;

проведение проверок архивохранилищ для организации мероприятий по профилактике биоповреждений.

Настоящее методическое пособие предназначено для хранителей архивов.

Его цель:

познакомить сотрудников архивов с биологией плесневых грибов;

научить выявлять документы, имеющие признаки биоповреждений;

обратить внимание на профилактику биоповреждений;

указать меры по созданию оптимальных условий для хранения документов;

описать основные способы дезинфекции поврежденных документов.

Выявление дел, пораженных грибами и требующих дезинфекции, осуществляется в процессе проверки наличия и состояния дел, при выдаче дел пользователям, подборе для реставрации и других работах с документами. Хорошая возможность обнаружить документы, пораженные грибами, перемещение их из одного хранилища в другое. Поврежденные дела выявляют при упаковке и сразу же изолируют от “здоровых”. Зараженные дела подвергают анализу и дезинфекции, а остальные обеспыливанию с раствором антисептика. Очистка воздуха в хранилище с помощью озонатора.

Особое внимание надо уделять вновь поступающим документам, так как до этого они могли храниться в неприспособленных помещениях и подвергаться отсыреванию. Документы, имеющие биоповреждения, не должны попадать в хранилище, поскольку они могут вызвать заражение остальных документов, прежде всего ближайших соседей.

Для выявления зараженных грибами документов среди дел, поступающих в архивы от предприятий, и получения рекомендаций по их дезинфекции можно обращаться в научно исследовательский сектор. Лаборатория проводит эти работы на хозрасчетной основе.

Как указывалось выше, необходимо проводить сезонные осмотры документов весной и осенью.

Существуют различные рекомендации о количестве дел, которые должны быть осмотрены для выявления биоповреждений. Наиболее целесообразным можно считать 15 дел на каждую тысячу, то есть примерно каждое семидесятое дело. При обнаружении дела с признаками повреждения плесневыми грибами нужно выявить очаг поражения. Для этого осматривают подряд все соседние дела, пока не будет выявлен весь очаг поражения.

В результате аварий должен быть проведен сплошной осмотр дел через месяц после ликвидации аварийной ситуации и в дальнейшем этот участок хранилища должен быть взят под особый контроль.

При повреждении фондов водой основной фактор, от которого зависит спасение документов - это время. Чем скорее будет начата сушка документов и чем быстрее протекает сам процесс, тем меньше будет нанесенный ущерб. Как правило, в распоряжении библиотекарей очень мало времени (48-72 часа), некоторые документы надо сушить немедленно. Эффективным методом сохранения пострадавших от воды изданий является их быстрое замораживание при температуре -18є С. Замораживание обычно применяется, когда объем пострадавших документов очень велик.

Приоритеты спасения:

уникальные документы;

рукописные документы

документы с неводостойким текстом или изображением

изоматериалы

картографические материалы

газеты и журналы

микрофирмы

документы основного фонда

на мелованной бумаге

на окрашенной неводостойкой бумаге

с пометками, сделанными неводостойкими чернилами

каталог (печатный)

Аудио и видеоматериалы надо высушить на воздухе в первые 48 часов после намокания, не прикасаясь к поверхности руками.

Профилактика - лучшее средство сохранности фондов. Поэтому в каждой библиотеке необходимо проводить обследование хранилищ, обращая внимание на следующие факторы:

территория вокруг библиотеки (тип соседних предприятий, интенсивность автомобильного движения, характер растительности);

работа стоков;

толщина стен, обеспечена ли влагозащита;

количество окон и их ориентация, наличие сеток, штор, жалюзи на окнах;

плотно ли пригнаны двери, есть ли прокладки;

состояние пола, нет ли трещин, плотно ли пригнаны плинтуса;

вентиляционные решетки, их гигиеническое состояние;

не загромождены ли проходы;

наличие ламп, выключателей, рубильников; нет ли случаев нарушения эксплуатации электроприборов, нет ли оголенных проводов, неисправных розеток;

нет ли ржавых пятен на батареях, в порядке ли вентили, защитные краны;

расстановка и размещение стеллажей, расстояние стеллажных полок от пола и т. п., размещение книг (правильное, неправильное);

качество уборки помещений, наличие насекомых и их экскрементов на корешках книг;

оборудование мест для сотрудников (наличие второй обуви, нет ли посторонних предметов, хранение инвентаря уборщиц).

Такой порядок обследования дает более или менее полную информацию о книгохранилище, его достоинствах и недостатках, о состоянии документов и позволяет выработать комплекс мер по улучшению условий хранения документов в библиотеке.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола 20 50 лк (люкс), на рабочих столах 100лк (люкс) Температурно влажностный режим.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов черно белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 є С и 40 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях 15 20 є С и 50 65%.(прил. Ж)

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения ежедневно. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Для проведения санитарногигиенических работ планируются санитарные дни.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора, исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Заключение

После написания данной работы мы убедились в том, что к важнейшим задачам архивов относится обеспечение сохранности архивных документов, то есть предотвращение их старения. С этой целью устанавливаются определенные нормативные режимы и правила организации хранения документов для предотвращения потерь, вызванных неблагоприятными внешними воздействиями.

К числу физико-химических факторов влияния на архивные документы (на бумажной основе, с пленочными носителями и на электронные документы) относятся свет, температура и влажность помещения (микроклимат), а также пыль, и пр. загрязняющие вещества, электромагнитные поля, излучения. Среди биологических угроз отмечены бактерии, грибы, насекомые и грызуны - вредители.

Поэтому для нейтрализации этих влияний в архивах создаются специальные режимы - условия обеспечения сохранности и предотвращения старения документов. Режим хранения архивных документов заключается в: создании оптимального температурно-влажностного состояния архивных помещений (в среднем температура (17-19)°С, относительная влажность - (45+/-5%) благодаря их кондиционированию, вентиляции и отоплению, в защите документов от света в специальных шкафах, благодаря системе светозащитны, очистке воздуха, уничтожении бактерий (дезинфекции) и уничтожении насекомых (дезинсекции). По сути защиты архивных документов начинается с момента проектирования здания архива, которое должен быть удален от жилищно-бытовых и производственных объектов, в т. ч. пожароопасных и загрязняющих окружающую среду. Спроектированное архивное здание с его помещениями должно максимально способствовать изоляции и акклиматизации всех типов документов. Отдельно продумывается система освещения архивного хранилища, а также помещения для персонала и обработки документов.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т. п.);

комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах, топографирование;

проверка наличия и состояния дел;

создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

обеспечение физико-химической сохранности документов.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

Список использованных источников

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 (ред. от 28.12.2017 г)

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 07.04.2004 №177 «Вопросы Федерального архивного агентства» (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 №406) // Собрание законодательства РФ, 12.04.2004, №15, ст. 1470.

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.11.2008 №814) // Собрание законодательства РФ, 21.06.2004, №25, ст. 2572.

4. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 // СПС «Консультант Плюс» - официально документ опубликован не был.

5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

7. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

8. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008

10. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива) от 06.02.2002.

11. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

12. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

13. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).

14. Архивоведение: учеб. пособие / сост. В.И. Косых, Н.Г. Дятчина. - Чита: ЗабГУ, 2015. - 139 с.

15. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учеб. пособие / Голиков Андрей Георгиевич. - 3-е изд., стер. - Москва: Академия, 2015. - 176с.

Приложение