Правила оформлення службових документів
Види документів та їх класифікація. Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови. Правила оформлення телефонограм. Складання та оформлення службових документів. Процес стандартизації ділового мовлення у службовій документації.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | реферат |
| Язык | украинский |
| Дата добавления | 13.05.2020 |
| Размер файла | 52,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Відмітка про наявність додатка. Окремі службові документи мають додатки. Такими додатками можуть стати будь-які документи, що направляються з супровідним листом, що пояснюють причину їх відправлення. До нормативних або розпорядчих документів як додаток даються документи, які ними або затверджені або вводяться в дію.
Якщо додатки в тексті не названі, їх найменування дається у позначці про додатки із зазначенням кількості аркушів і примірників у кожному додатку. При наявності кількох додатків їх нумерують.
Якщо при направленні документа на кілька адрес, додаток надсилається не всім адресатам, то у відмітці про наявність додатків зазначається, в яку адресу програми надсилаються
Якщо додаток зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.
Висновок
Звичайно, в кожній організації складаються якісь свої традиції в оформленні документів, але при цьому слід добиватися, щоб при всіх розходженнях документ був чітким, конкретним, доказовим, об'єктивним, написаним з дотриманням правил стилістики і гарно оформленим, а його зміст відповідало вимогам ділової ввічливості.
Діловий етикет вимагає, щоб документи були достовірними, доказовими, об'єктивними, переконливими. Точність у відборі фактів, оцінка ситуації особливо необхідна в документації, що відбиває конфліктні моменти у сфері ділових відносин. Якщо, наприклад, готується відмову в проханні, то він повинен бути написаний у доброзичливому тоні з переконливими поясненнями, щоб залишалася можливість продовження ділових відносин. Тому не слід починати лист з відмови, перш необхідно пояснити, чим він викликаний.
Хоча документи пишуться, як правило, в нейтральному тоні, сам стиль документа може бути розцінений як доброзичливий чи грубий, як чемний або нетактовний і т.п.
Нерідко в документах за зовнішньою нейтральністю тону проглядається різкість, неповагу до адресата. Однак не слід впадати в іншу крайність - змагатися в надмірній ввічливості. Неправильне уявлення про ділове ввічливості призводить до появи в документах виразів типу «Не відмовляєте в люб'язності...»; «Будьте ласкаві...» і т.д.
У ділових колах розвинутих країн прийнято користуватися посібниками з ділової документації, в яких виділяється спеціальний розділ, присвячений етикету і містить список особливих ідіом, які надають документу ввічливий відтінок, але в силу своєї формальності перетворився на своєрідне «етикетні кліше».
Чи можливий повний список рекомендованих виразів. Як багатий мова, такі багаті і форми вираження ввічливості, незважаючи на сухість, офіційність і жорсткі стилістичні рамки ділових документів. І справа полягає у викладі фактів і прохань, в акуратності оформлення і чіткості стилю, нарешті, навіть у своєрідному діловому «церемоніалі», тобто правила складання, підписання, проходження і реалізації документів. Так, навряд чи адресат, навіть знаходиться в підпорядкуванні у авторів документа, із задоволенням сприйме лист, в якому відчувається зневага до нього: «Направляємо до вас доопрацьований проект статуту... Просимо розглянути і затвердити». Нехтування тут проявляється в тому, що автори листа не допускають можливості, що документ може бути і не затверджено. У даному випадку помилка може бути усунена, якщо в листі після слів «Просимо розглянути» додати фразу «і в разі позитивного рішення...» або виключити слово «розглянути», залишити просто: «Просимо затвердити».
«Церемоніал» рекомендується дотримуватися і в практиці підписання ділових паперів. Він полягає в необхідності дотримання посадового рівня під час підписання документів. Зокрема, відповідь на лист, підписаний директором, повинен бути підписаний також директором, а не його заступником. Але відповідь на лист, підписаний заступником директора, може бути підписаний директором.
Неприємне враження від документа залишає неакуратність його оформлення. Слід уважно вичитувати документ, щоб усунути можливі помилки і описки. Нерідко спостерігається невірне побудова тексту, невідповідну розташування його частин, відсутня розбивка по абзацах, що значно ускладнює сприйняття тексту.
У службових документах слід боротися з неправильним використанням слів і термінів, недоречних або невиправданим уживанням іноземних слів і т.д. Потрібно пам'ятати, що існують офіційно встановлені вимоги до оформлення документів. Зокрема, крім тих вимог, які вже були названі, можна відзначити наступні.
У документах, що оформляються на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.
Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з кількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження слід відокремлювати один від одного 1,5-2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються один від одного 2-4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними літерами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома особами і їхні підписи розташовуються одна під одною, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2-4 міжрядкових інтервалу.
Дата в службових документах може оформлятися будь-яким з наступних способів: 20.05.95, або 20.05.95, або 20.05.1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містять відомості фінансового характеру.
Якщо в тексті використовуються цифри, то слід знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра стоїть на початку речення, її слід писати словами.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Класифікація службових документів та загальні правила їх оформлення. Вимоги до тексту службових документів, мова ділового стилю. Внутрішнє та зовнішнє узгодження службових документів. Підпис як спосіб засвідчення документу. Форма затвердження документів.
курсовая работа [27,5 K], добавлен 09.12.2010Роль службових документів в системі діловодства. Види і оформлення довідково-інформаційних документів. Особливості використання документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів, аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів.
курсовая работа [59,6 K], добавлен 17.10.2012Сутність та функції розпорядчих документів як різновиду офіційних документів на підприємстві. Вивчення поняття та класифікації наказів; процедура їх складання та оформлення. Правила виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої частин наказу.
курсовая работа [401,7 K], добавлен 03.10.2014Сутність, стиль, характеристика та написання ділових листів. Характеристика видів офісної кореспонденції (ділова формальна і неформальна, особиста, приватна, рекомендаційна). Загальні правила ділового листування, оформлення та реквізити службових листів.
реферат [24,8 K], добавлен 09.11.2010Обліково-фінансові документи: заявка-зобов’язання, відмова від акцепту, план, звіт, розписка, акт. Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Налагодження параметрів для оформлення документів на персональному комп'ютері.
курсовая работа [1,0 M], добавлен 10.07.2015Доцільність та правила використання уніфікованих форм розпорядчих документів з особового складу. Правильне розміщення реквізитів та оформлення текстів наказів про прийняття або переведення на іншу роботу, надання відпустки, про заохочення, звільнення.
курсовая работа [62,6 K], добавлен 28.10.2013Вивчення системи розпорядчої документації кадрової служби технікуму та стан інформаційної технології її обробки. Дослідження законодавчої і нормативно-методичної бази кадрового діловодства. Порядок складання та оформлення документів з особового складу.
курсовая работа [60,7 K], добавлен 07.01.2014Нормативні документи, що регламентують порядок обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів. Документальне оформлення операцій та характеристика основних документів (первинних документів та облікових регістрів), визначення взаємозв'язку документів.
курсовая работа [58,1 K], добавлен 22.03.2015Функції та значення документа в управлінні. Основні положення класифікації документів. Вимоги до головних документних класифікацій. Розподіл документів за певними класами, призначення інформаційно-пошукової мови. Систематизація та індексація документів.
курсовая работа [40,2 K], добавлен 17.10.2012Встановлення ролі і значення документації як елементу методу бухгалтерського обліку. Загальна класифікація, вимоги до змісту й оформлення, сучасні форми ведення первинної бухгалтерської документації. Електронні документи та електронний документообіг.
курсовая работа [36,7 K], добавлен 22.08.2011Основи законодавчої та нормативної бази, яка регламентує ведення бухгалтерського обліку в Україні. Порядок оформлення та обробки первинних документів та облікових регістрів. Правила складання бухгалтерської та податкової звітності, термін її подання.
отчет по практике [161,1 K], добавлен 29.11.2011Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління. Розділи журналу та їх тематика. Питання діловодства в журнал, загальні вимоги до складання документів. Службові та розпорядчі документи. Реквізити документів, бланки та особливості їх оформлення.
курсовая работа [260,4 K], добавлен 10.03.2010Ознайомлення з документообігом на підприємстві, з організацією інформаційно-довідкової роботи, етапами документообігу, систематизацією окремих категорій документів, індексацією справ, проходженням документів. Оформлення матеріалів у вигляді реферату.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 01.08.2010Організація роботи з документами підприємства. Оформлення журналів вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, реєстраційно-контрольних карток. Автоматизована електронна реєстраційна форма. Порівняльний аналіз впровадження форм реєстрації документів.
курсовая работа [32,2 K], добавлен 13.04.2016Поняття про довідковий апарат архівів. Каталогізація документів: основні параметри створення інформаційної структури. Типо-видова структура довідкового апарату архівів документів. Інформатизація архівної справи в Україні. Процес зберігання даних в архіві.
курсовая работа [44,0 K], добавлен 13.04.2015Сутність та особливості формування первинних документів. Дослідження необхідності їх використання в процесі господарської діяльності підприємства. Виявлення проблем та недоліків під час документального оформлення розрахунків з покупцями та замовниками.
статья [27,4 K], добавлен 18.12.2017Мета, завдання та правила контролю за виконанням службових документів. Структура та основні етапі здійснення контролю, вимоги до нього. Характеристика, порядок складання, основні вимоги та призначення документу "Положення про структурний підрозділ".
контрольная работа [27,4 K], добавлен 09.11.2010Текст як реквізит документа. Оформлення всього документа та титульної сторінки. Рубрикація — членування тексту на складові частини. Правила оформлення заголовків та підзаголовків. Примітки, додатки, виноски та підстави до тексту та прийоми виділення.
контрольная работа [23,4 K], добавлен 01.02.2009Аналіз терміносистеми дослідження. Зберігання документів: сутність, методи. Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів. Створення архіву на підприємстві. Експертиза цінності документів. Передача документів на державне зберігання.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 18.05.2011Уніфікація документів на підприємстві, етапи її проведення та значення. Способи уніфікації текстів. Порядок впровадження системи електронного документообігу. Сучасні проблеми документообігу та шляхи їх вирішення. Методика оформлення особистих справ.
контрольная работа [23,3 K], добавлен 21.06.2009
