Использование финансовых функций MS Excel при составлении отчетности по Международным стандартам финансовой отчетности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Московский университет им. С.Ю. Витте

Использование финансовых функций MS Excel при составлении отчетности по МСФО

Львова Галина Николаевна

Мировые экономические взаимоотношения постоянно изменяются. Современные условия создают сложности для ведения российского бизнеса. В сложившихся условиях возрастает ответственность и риск за принимаемые управленческие решения. Роль бухгалтерского учета как системы представляющей фактическую документально подтвержденную информацию возрастает. Поэтому возникает необходимость изучения и распространения положительного отечественного и зарубежного опыта организации бухгалтерского учета.

Экономика России все больше интегрируется в мировое экономическое пространство, следовательно, все большему количеству российских экономических субъектов требуется представлять отчетность в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. МСФО имеют ряд преимуществ, благодаря чему они могут служить основанием для применения их в отечественной системе учета: они достаточно просты в применении и легко адаптируются к существующей системе учета, разработаны для гармонизации учета в различных странах, а также они признаны во всем мире.

Время является самым дорогим ресурсом в современном мире. При прочих равных условиях из двух организаций, обладающих одинаковыми показателями, реализующих товары с одинаковой привлекательностью для покупателя, покупатель выберет того продавца, который предоставит товар быстрее, ведь человеку свойственно желание немедленного потребления.

Так как человеческие возможности ограничены, а прогресс не стоит на месте, автоматизация позволила экономить время и исключать «человеческий» фактор (возникновение ошибок) в любой деятельности. Возникновение и постоянное совершенствование компьютерной техники только доказывает это.

Но последние десятилетия перед руководителями уже не стоит вопрос, как автоматизировать процессы. Встают вопросы, как внедрить автоматизацию при наименьших затратах на нее, какими знаниями должны обладать сотрудники и какие именно программные обеспечения выбрать.

Одними из самых заинтересованных в автоматизации процессов организации являются сотрудники финансового отдела, ведь бухгалтерский учет всегда отличался трудоемкостью и многозадачностью. Даже в небольшой организации объем первичных документов, которые должны быть обработаны и отражены в учете, велик и требует такого же существенного объема времени.

Конечно, почти каждая организация, которая ведет бухгалтерский учет, ведет его в конфигурации «1С:Бухгалтерия». Но сложно представить работу современного бухгалтера без таких программ, как MS Word и MS Excel.

Программа MS Excel, а точнее подборка электронных таблиц с расширенными возможностями, является одной из основных составляющих пакета Microsoft Office. С ее помощью можно выполнять расчеты, составлять финансовые документы, строить графики и диаграммы.

Очень активно программу MS Excel используют при подготовке отчетности по международным стандартам финансовой отчетности. Сейчас специалистам отделов МСФО часто ставят задачи по ускорению и повышению эффективности подготовки отчетности по МСФО. И основным средством для достижения этих целей служит правильное и своевременное применение возможностей MS Excel. Кроме того, зачастую при внедрении нового программного обеспечения в компании специалистам по МСФО необходимо создавать подробные алгоритмы при подготовке технических заданий. И для этих целей также важно уметь использовать MS Excel.

Рассмотрим основные достоинства и недостатки использования MS Excel при подготовке отчетности по МСФО. Для наглядности представим их в таблице 1.

Таблица 1 - Достоинства и недостатки использования MS Excel при подготовке отчетности по МСФО

Российские компании, как правило, используют три основных метода составления отчетности по МСФО: трансформацию, параллельный учет, трансляцию проводок российского учета в МСФО.

В зависимости от метода составления отчетности меняется степень и сложность использования MS Excel.

Наиболее показательно применение MS Excel можно проследить на примере трансформации российской отчетности. Трансформация отчетности основана на реклассификации статей отчетности по РСБУ и наложении специальных корректировок. Все трансформационные корректировки можно рассчитывать, применяя возможности MS Excel - встроенные функции, формулы и их комбинации.

Другое важное направление в использовании MS Excel при трансформации - это создание систем взаимосвязанных таблиц с формулами, которые позволяют формировать трансформационные и консолидационные поправки, реклассы и примечания с расчетами сложных коэффициентов в автоматическом режиме. Например, при составлении консолидированной отчетности основные данные российского учета выгружаются из учетной бухгалтерской системы 1С. При этом регистры основных средств, нематериальных активов и материалов по международным стандартам ведутся в других рабочих книгах (таблицах). Там же делаются амортизационные расчеты, переоценка по каждому объекту. Далее автоматически путем ссылок на финальные цифры расчетов заполняется трансформационный файл. Когда трансформация по отдельным компаниям готова, автоматически путем ссылок и взаимосвязанных сложных формул заполняется консолидационный файл предприятия.

Второй метод - это ведение параллельного учета по МСФО. Подразумевает отражение фактов хозяйственной деятельности в регистрах бухгалтерского учета на пооперационной основе. Обычно такой учет ведут в специальной программе. Но и это не мешает оптимально использовать таблицы MS Excel. Например, электронные таблицы можно использовать для ведения регистров, расчетов коэффициентов и поправок, проведения различного рода сверок (например, сверок внутригрупповых оборотов). С другой стороны, можно вести в MS Excel всю параллельную отчетность.

Третий метод - трансляция проводок. В основе метода трансляции российских проводок лежат хозяйственные операции и проводки, учитываемые по РСБУ. Полученные данные РСБУ переводят на счета МСФО определенным образом - транслируют. А затем эти данные группируют в соответствии с МСФО. Перегруппировка производится на основе плана, подготовленного в MS Excel. При трансляции российских проводок можно сразу увидеть все транзакции по МСФО, которые формируют итоговые цифры отчетности. В этом случае MS Excel также можно применять как средство анализа данных (используя встроенные функции программы). Также эффективно использовать MS Excel для сверки учетных данных всех подгрупп предприятия.

Как и при использовании других методов, при подготовке финального отчета активно используют MS Excel при раскрытии информации и формировании дополнительных информационных таблиц в примечаниях к отчетности.

Многие формулы и приемы MS Excel можно использовать при подготовке отчетности по МСФО в моделях трансформации и консолидации. Важно только знать, как и в каких случаях их использовать. Программа сама дает множество подсказок по применению функций (кнопка «Вставить функцию» (значок fx) на закладке «Функции», где для каждой формулы даются формат использования и краткое описание).

Очень часто MS Excel используют для создания рабочих регистров по основным участкам трансформации. Например, электронные таблицы можно использовать для ведения регистра учета основных средств даже с большим количеством объектов. Правда, при большом объеме файла есть некоторые неудобства - с ним тяжело работать и все процессы программы выполняются довольно медленно. Однако в таком файле-регистре можно учесть все основные параметры каждого объекта (первоначальную стоимость, срок полезного использования, амортизационную группу и так далее вплоть до краткого описания, если это необходимо). Можно также рассчитать амортизацию и текущую стоимость объекта основных средств. При ведении таких реестров можно создавать «Выпадающий список» («Диапазон ячейки») с наиболее часто встречающимся или повторяющимся перечнем чего-либо. Для этого необходимо выделить ячейки, которые должны заполняться с помощью появляющегося списка. Далее нужно выбрать в закладке «Данные» кнопку «Проверка данных». В появившемся диалоговом окне во вкладке «Параметры» из списка «Тип данных» нужно выбрать «Список». И ввести в строчку «Источник» диапазон ячеек, в котором содержится перечень наименований для списка. После этого для заполнения таблицы специалисту потребуется только выбрать нужное наименование из списка.

Долговые инструменты, которые удерживаются для получения денежных потоков по договору, представляющих собой только выплаты основной суммы и процентов, организация оценивает впоследствии по амортизированной стоимости. Для расчета амортизированной стоимости можно использовать финансовые функции MS Excel. Рассмотрим подробно расчет амортизированной стоимости на примере займов. Для этого разработаем таблицу, в которой будут указаны основные характеристики займа в MS Excel, необходимые для последующего расчета (таблица 2).

Для расчета необходимо ввести в ячейки первоначальные данные:

В2 - всю сумму займа (включая связанные с ним расходы на момент выдачи);

С2 и С6 - даты выдачи и погашения соответственно (автоматически эти даты попадают в ячейки В3 и В5 для проверки начальных данных);

В6 - рыночную ставку согласно всем условиям займа;

С3-С5 - даты, по которым был или будет происходить отток/приток денежных средств (по основной задолженности и процентным платежам) и отчетные даты. Строки в этот диапазон могут добавляться согласно условиям займа в хронологическом порядке.

Строка «отчетная дата» необходима для расчета амортизированной стоимости займа на отчетную дату, в таблице 2 она изображена в ячейке С4 в формате: «ДД» - день, «ММ» - месяц, «ГГГГ» - год;

D3-D5 - суммы ожидаемых расходов, связанных с финансовым инструментом, или части суммы основной задолженности, по которым были или будут денежные потоки согласно строке дат. Строки в этот диапазон могут добавляться согласно условиям займа. По строке «отчетная дата» (D4) должен быть «0», если это не противоречит условию займа;

D6 - сумму, которая должна быть получена в будущем на момент погашения займа;

E2 - поставить «0», так как на момент выдачи займа проценты еще не были начислены;

Е3-Е6 - суммы или часть суммы процентов, которые были или будут получены согласно строке дат. Эта графа является контрольной. Начисленные суммы должны быть равны выплаченным. Строки в этот диапазон могут добавляться согласно условиям займа. По строке «отчетная дата» (Е4) должен быть «0», если это не противоречит условию займа;

F3-F6 - суммы или часть суммы процентов, которые были получены согласно строке дат. Эта графа является контрольной. Начисленные суммы должны быть равны выплаченным. Строки в этот диапазон могут добавляться согласно фактически полученным процентам. По строке «отчетная дата» (F4) должен быть «0», если это не противоречит условию займа;

G2 - поставить «0», так как погашение займа произойдет в конце срока займа;

J2 - равен «0».

Редактор формул автоматически рассчитает значения следующих ячеек:

В7 - расчет дисконтированной стоимости с использованием функций MS Excel «ЧИСТНЗ» (данная функция используется для денежных потоков, которые не всегда являются периодическими) [33];

G3-G6 - расчетные суммы или часть суммы погашенного основного долга и процентов, по которым были или будут денежные потоки согласно строке дат. По строке «отчетной даты» (G4) должен быть «0», если это не противоречит условию займа.

Рассмотрим, как осуществляется расчет амортизированной стоимости, на условном примере. Допустим, 14 марта 2016 года ООО «X5 Retail Group N.V. (Рязань)» выдала займ в размере 500000 рублей ЗАО «Торговый дом «Перекресток». Дата погашения займа - 01 октября 2017 г. Проценты по договору займа составляют 10 % и выплачиваются в конце раз в полгода (30.06.2016 г., 31.12.2016 г., 30.06.2017 г.). Рыночная ставка - 12 %.

В настоящее время компании часто практикуют выдачу займов на нерыночных условиях. Процентная ставка по ним может быть существенно ниже рыночной либо вообще может быть 0 %. Займы могут выдаваться связанным сторонам (IAS 24), контрагентам, с которыми у организации сложились определенного рода отношения, сотрудникам и т.п. На текущий момент компании могут руководствоваться как МСФО (IAS) 39, так и МСФО (IFRS) 9.

В общем случае выданный заем (включая нерыночный заем) является финансовым инструментом, а именно финансовым активом, так как представляет собой право требования денежных средств или другого финансового актива (п. 11 МСФО (IAS) 32). Согласно МСФО (IAS) 39, выданный заем классифицируется в категорию «Займы и дебиторская задолженность» (п. 9 МСФО (IAS) 39).

Согласно МСФО (IFRS) 9, выданный заем может классифицироваться в категорию «Финансовый инструмент, оцениваемый по амортизированной стоимости» или в категорию «Финансовый инструмент, переоцениваемый по справедливой стоимости через прибыль или убыток» в зависимости от используемой бизнес-модели (п. 5.2.1 МСФО (IFRS) 9).

Финансовый актив оценивается по амортизируемой стоимости, если выполняются два условия:

бизнес-модель - удержание актива для получения предусмотренных договором денежных потоков;

денежные потоки - платежи основного долга и проценты.

Во всех остальных случаях финансовый актив оценивается по справедливой стоимости.

Амортизированная стоимость финансового инструмента - первоначальная стоимость финансового актива или обязательства за вычетом выплат в погашение основной суммы долга. Основная сумма долга уменьшается или увеличивается на сумму накопленной амортизации разницы между первоначальной стоимостью и суммой погашения, а также за вычетом суммы уменьшения (прямого или путем использования счета оценочного резерва) на обесценение или безнадежную задолженность. Причем для расчета амортизации используется метод эффективной ставки процента.

С помощью разработанной таблицы MS Excel (таблица 2) найдем амортизированную стоимость займа (таблица 3), результаты расчета амортизированной стоимости займа представим в таблице 4.

Оценка амортизируемой стоимости займа после первоначального признания:

Дебет Финансовые активы по амортизированной стоимости 488764 руб.

Дебет Расход 11236 руб.

Кредит Денежные средства 500000 руб.

Амортизация займа на 31 декабря 2016 года за период 01.07.2016-31.12.2016 г. и получение процентного дохода будет отражено следующими проводками: финансовый актив амортизируемый стоимость

Дебет Денежные средства 25205 руб.

Дебет Финансовые активы по амортизированной стоимости 3645 руб.

Кредит Процентные доходы 28850 руб.

Таким образом, амортизированная стоимость займа на 31 декабря 2016 года будет составлять 494362 руб.

При расчете амортизированной стоимости финансовых активов, удерживаемых до погашения, есть необходимость определять эффективную процентную ставку. Эту операцию также можно сделать в MS Excel с помощью финансовой функции «XIRR» или «ЧИСТВНДОХ». Для этого необходимы следующие исходные данные: справедливая стоимость финансовых активов, удерживаемых до погашения; дата приобретения и погашения финансовых активов, удерживаемых до погашения; предполагаемые даты получения процентных или купонных доходов.

При этом рассчитанная эффективная ставка не должна существенно отличаться от рыночной процентной ставки подобных финансовых инструментов с такими же условиями, которые были учтены в расчете эффективной процентной ставки.

Для расчета эффективной процентной ставки и амортизированной стоимости также используем таблицу 2.

Помимо расчета амортизированной стоимости финансовых инструментов электронные таблицы MS Excel эффективно используются для определения графика платежей при финансовой аренде (таблица 5).

Для определения графика платежей при финансовой аренде используются следующие финансовые функции MS Excel:

ПЛТ(ставка;кпер;плт;[бс];[тип]) - вычисляет размер выплат на основе неизменности суммы платежа и процентной ставки (при 0 или отсутствии значения в аргументе «тип» выплаты будут происходить в конце периода, при 1 - в начале периода, при этом графики платежей при разных значениях данного аргумента немного отличаются друг от друга);

ПРПЛТ(ставка;период;кпер;пс;[бс];[тип]) - вычисляет процентную часть выплаты на основе неизменности суммы платежа и процентной ставки;

ОСПЛТ(ставка;период;кпер;пс;[бс];[тип]) - вычисляет основную часть выплаты на основе неизменности суммы платежа и процентной ставки.

Таблица 2 - Таблица MS Excel для расчета амортизированной стоимости займа

К сожалению, финансовые функции, используемые при расчете графика платежей по финансовой аренде, не предполагают наличия нерегулярных оплат и расчетов показателей по частям года. Этот момент очень важен, так как при отражении финансовой аренды вне зависимости от даты приобретения актива и регулярности платежей, компания должна отражать все операции, связанные с финансовой арендой, на отчетную дату.

Так как MS Excel - программное обеспечение, которое было создано не в России, можно предположить, что функции для расчета амортизации писали под практики, соответствующие западным стандартам финансовой отчетности.

Таблица 3 - Расчет амортизированной стоимости займа

Таблица 4 - Результаты расчета амортизированной стоимости займа

Таблица 5 - Таблица MS Excel для определения графика платежей при финансовой аренде

Однако, несмотря на удобства и простоту, финансовые функции MS Excel не могут использоваться абсолютно при любых расчетах при подготовке отчетности по МСФО.

Конечно, во всех формулах расчета амортизационных отчислений MS Excel есть параметр «ост_ стоимость» - стоимость активов в конце срока их эксплуатации. Но как быть, если эта ликвидационная стоимость через два года поменялась? Ведь согласно МСФО, метод амортизации должен отражать предполагаемую структуру потребления компанией будущих экономических выгод от актива и данный метод должен пересматриваться как минимум один раз в конце каждого отчетного года.

Есть два выхода из этой ситуации - после изменения ввести новую таблицу, скопировав, к примеру, старую, внести в нее изменения и продолжать вести новую таблицу, оставив старую для архивных данных. Внеся изменения в старую таблицу, можно потерять все данные за прошлые года, ведь изменения автоматически пройдут ретроспективно.

Второй вариант - создавать свои формулы, используя финансовые только в стандартных ситуациях.

Бухгалтерский учет требует существенных трудозатрат, тщательного внимания и выполнения сроков даже в небольшой организации, а когда речь заходит о группе торговых сетей, об отсутствии автоматизации процессов можно даже не думать. Для этого компания использует программное обеспечение, позволяя выполнять поставленные задачи эффективнее, и MS Excel не является исключением.

Совместимость с самыми популярными бухгалтерскими программами и ERP-системами (1С, SAP, Oracle, Hyperion, Baseware, Accounting software SOFI, QuickBooks Pro и другими) очень важна для удобства работы бухгалтера вообще и при подготовке отчетности по МСФО в частности. Обычно российская бухгалтерия работает в одной системе, а МСФО-отчетность формируется в другой. При трансформации зачастую приходится использовать данные российского учета, накладывать поправки, используя таблицы MS Excel, составлять отчеты. Иногда данные необходимо загружать в систему учета по МСФО. То есть специалисту по МСФО приходится сразу работать с несколькими учетными системами. Для сокращения времени на переброску и обработку данных важно, чтобы все учетные системы были легко совместимы. Большинство известных учетных систем объединяет одно - хорошая совместимость с MS Excel: всегда можно сделать выгрузку данных в удобном формате для работы с таблицами. В некоторые программы, например, SAP, SOFI, QuickBooks, также удобно загружать данные из таблиц MS Excel. А из некоторых учетных систем (Hyperion, SOFI) данные подтягиваются в таблицы MS Excel автоматически. При изменении данных в учетной системе они соответственно автоматически изменяются и в таблицах.

Список литературы

1. Денисова Н.И. Инновационные технологии в организации внеаудиторной работы студентов при изучении финансовых дисциплин. Сборник научных трудов по материалам Международной научнопрактической конференции «Перспективы развития науки и образования»: в 13 частях, ООО «Консалтинговая компания Юком», 2015.

2. МСФО: точка зрения КПМГ. практическое руководство по Международным стандартам финансовой отчетности перевод с английского в 2 ч /Эксперт. группа КГМГ по Междунар. стандартам. - 10-е изд., 2013/14. - М.: Альпина Паблишер, 2014.

Аннотация

В статье проведен анализ возможности использования финансовых функций MS Excel при составлении отчетности по МСФО. Показана возможность применения функций MS Excel для учета финансовой аренды и финансовых инструментов в организации, даны рекомендации по применению функций для расчетов.

Ключевые слова: MS Excel, международные стандарты, финансовые активы, амортизированная стоимость

This article analyzes the possibilities of using MS Excel financial functions when reporting under IFRS. The article considers the possibility to use the features of MS Excel for financial lease accounting andfinancial tools in your organization, how to use functions for calculations.

Keywords: MS Excel, international standards, financial assets amortized cost

Размещено на Allbest.ru