Диагностика повреждений документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Диагностика повреждений документов



ЛЕКЦИЯ 1. ФАКТОРЫ СТАРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Старение -- необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Это естественный процесс, протекающий в материалах документа во времени и проводящий к изменению или утрате эксплуатационных свойств.

Эксплуатационные свойства документа характеризуют его пригодность для дальнейшего использования. К ним относятся долговечность, прочность, эластичность, износостойкость, светостойкость, биостойкость.

Старение документов происходит при одновременном действии нескольких факторов, причём действие одного фактора может приводить к действию другого.

1. Климатические факторы: свет, тепло, влажность, резкое изменение колебания условий среды хранения;

2. Биологические факторы: плесень, насекомые, грызуны;

3. Физические факторы: условия размещения документов;

4. Материалы носителя и средств письма;

5. Эксплуатационный фактор (человеческий)

При правильной организации хранения документа действия факторов сводятся к минимуму. Характер действия указанных факторов изучен и известен. Поэтому установлены режимы хранения документов, которые делятся на две подгруппы:

1. Административные режимы, которые не учитывают воздействие на документ вышеуказанных факторов. Режим охраны и противопожарный режим;

2. Учитывающие вышеуказанные факторы: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический.



ДЕЙСТВИЕ СВЕТА

Свет вызывает разрушение бумаги и текста в любых условиях окружающей среды, в том числе при низкой температуре и в инертном газе. Достаточная для разрушения доза светооблучения может быть получена как сразу, так и постепенно. Для документов опасен свет, содержащий ультрафиолет -- солнечный свет, свет проходящий через оконное стекло, отражённый от белых поверхностей свет мощных ламп накаливания и некоторых люминесцентных ламп. Ультрафиолетовое излучение активизирует химические реакции внутри бумажного носителя. Инфракрасное излучение обладает свойством нагревать предметы. Световое воздействие усиливается в том случае если в воздухе содержатся активные химические вещества: озон, окись серы и азот. Скорость выцветания возрастает с повышением температуры.

Выцветание -- химическая реакция, при которой красители меняют свои свойства и тускнеют, меняют тон, оттенок.

Освещённость измеряется в люксах. Документ хранится при норме 75 люкс. При работе 100 люкс, на выставке 150 люкс. Световой день превышает норму в 10-100 раз. В пасмурный день освещение 100-10000 люкс, частая облачность от 10000 до 100000 люкс, Освещение прямым солнцем может доходить до 130000. Превышено в 1733 раз.

ТЕМПЕРАТУРА

Фактор старения, действующий в том числе в темноте. Тепловая энергия активизирует все химические реакции. При повышении температуры веществ, входящих в состав документа (целлюлозы, клея, красителей) и веществ из окружающей среды (кислород, вода) примеси вступают в реакцию и вызывают изменение свойств носителя и изображений. При повышении температуры на 10 градусов химические реакции старения активизируются в 2 -- 3 раза. Снижение температуры на каждый градус позволяет продлить срок жизни документа на 40 -- 60 лет. Повышенная температура не просто активизирует процесс старения, но и делает некоторые процессы необратимыми. Норма 17 -- 18 градусов.

ВЛАЖНОСТЬ

Фактор темнового старения.

Между документами и воздухом происходит постоянный влагообмен. Под влиянием влаги изменяется пористость бумаги и её проницаемость для химических веществ. Оптимальным является предел изменения влажности 30 -- 60 -- 30%. В этом интервале бумага почти не реагирует на колебания влажности и ведёт себя стабильно. Предел изменения влажности ниже 30% или выше 60% опасен для документа. От 0 до 30% бумага теряет эластичность и гибкость. При низкой влажности документ отдаёт свою влагу в окружающую среду. Бумага становится хрупкой и рассыпчатой. При высокой влажности бумага становится отсыревшей. Бумага становится тяжелее, усиливаются нагрузки по краям листов и корешку. Влажная бумага более подвержена деформации и короблению.

РЕЗКИЕ КОЛЕБАНИЯ УСЛОВИЙ СРЕДЫ ХРАНЕНИЯ

1. Резкое колебание наружного климата, которые приводят к изменению состояния комнатного воздуха, затем к изменению состояния микроклимата документа;

2. Аварийные ситуации: прорывы труб (системы отопления);

3. Включение и отключение систем отопления, в том числе непредвиденное.



БИОЛОГИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ

Плесень

Споры плесени, всегда находящиеся в воздухе, но способные развиваться только при определённых климатических условиях. Поражение плесневыми грибами возможно при 65 -- 68% влажности. При такой влажности и повышающейся далее влажности плесень развивается за 120 дней. При повышении влажности время развития плесени может сокращаться. В крайних случаях она развиться за период от недели до месяца.

Проросшие споры образуют мицелии -- систему ветвящихся нитей -- грибницу. За сутки нити могут прорастать от 3 мм до 15 см.

Плесневые грибы при развитии прорастают сквозь волокна бумаги. Питаются путём всасывания органических веществ. В начале плесень выделяет пищеварительные ферменты для переваривания пищи. Ферменты меняют окраску бумаги. Питаются в основном целлюлозой и клеем. Наибольшая влажность необходима для прорастания спор. Для разных видов грибов влажность может быть разной.

ВИДЫ ГРИБОВ

1. Гигрофилы -- требуют повышенную влажность

2. Мезофиллы -- достаточная влажность

3. Ксерофилы -- недостаточное увлажнение

Для развития грибницы свет не требуется. При снижении влажности плесень погибает, но остаются скопления спор. Повторное прорастание спор возможно там, где концентрация спор выше.

Насекомые

Насекомые не являются спец. агрессивными вредителями. Они повреждают документы если не находят другого источника питания. Насекомые могут попасть в архив четырьмя способами:

1. Близко расположены кустарники и деревья, гнёзда птиц ;

2. Заражение. Поступление в архив поражённых насекомыми документов или ветхих документов;

3. Особенности конструкции зданий. Наличие старых ветхих перекрытий, близко расположенные к архиву бытовые помещения;

4. Несоблюдение требований к вентиляционным системам;

5. Неудовлетворительное состояние помещений. Наличие помещений с редко используемым инвентарём, с хранением перевозочной тары.

Развитие насекомых проходит четыре стадии: яйцо -- личинка -- куколка -- жук. Самая продолжительная фаза развития личинки, занимающая период от нескольких месяцев до нескольких лет. Личинки нуждаются в питании и поэтому наносят наибольший ущерб документу. Питаются растительным и животным клеем. Выгрызают ходы в делах, переплётах.

Климатический фактор и влажность практически не влияют на распространение насекомых. Они регулируют видовой состав документов.

В неотапливаемых помещениях с влажностью 70 -- 80% преобладают жуки притворщики. Жуки обнаруживаются на подоконниках, на полу возле окон и стеллажах, плафонах ламп. Оптимальный период для их обнаружения весенне-летний.

Жуки-скрытники и жуки-сеноеды появляются в документах, поражённых плесенью.

Жуки-кожееды питаются клеем, кожей, другими насекомыми и обнаруживаются в переплётах.

ФИЗИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ

Изменение колебаний температуры, влажности, действие света являются не только климатическими, но и физическими факторами.

1. Пыль -- взвешенные в воздухе или осевшие на поверхности твёрдые частицы разного происхождения. В её состав могут входить органические (чешуйки кожи, грибы, пыльца растений, частички шерсти) и минеральные (известняк, частички резины, солей) частицы. ј пыли -- неопределённое происхождение.

Пыль может проникать в помещение извне или образуется в помещении за счёт стирания побелки, краски, упаковочных материалов, и даже самих документов. Многие частицы пыли гигроскопичны -- поглощают и удерживают влагу. Находясь на поверхности документа повышает влагосодержание.

На частицах пыли оседает большое количество спор и других микроорганизмов. Запылённость помещения напрямую влияет на заражённость архива микроорганизмами. При повышении влагосодержания многие частички пыли способствуют развитию микроорганизмов. Пылевые частицы имеют заряд и поэтому оседают и удерживаются бумагой.

Минеральные частицы пыли проникают между волокнами, повреждают целлюлозу и вызывают снижение механической прочности бумаги. Гигроскопичность пыли повышают коррозийные свойства солей, которые содержатся в эпителии человека, что приводит к окислению бумаги.

При длительном нахождении пыли на бумаге, она уплотняется и удалить её становится сложнее.

Физическим фактором является также наличие в воздухе газообразных примесей: диоксида серы, оксида азота, озона, которые ускоряют химические реакции, протекающие в документах и приводят к повышению кислотности.

СВОЙСТВА МАТЕРИАЛОВ И СРЕДСТВ НАНЕСЕНИЯ ТЕКСТА И ИЗОБРАЖЕНИЯ

В большей степени индивидуально воздействует или определяет светостойкость и цветостойкость, влияние средств нанесения на носители.

Кислотно-щелочной баланс -- соотношение кислоты и щёлочи, характеризуется специальным показателем pH. Если pH ниже 7 -- среда кислотная. Если pH выше 7 (7 -- 14) -- среда щелочная.

Больший вред наносит кислотная среда. Кислотность имеет важное значение для протекания химических процессов. Результат зависит от pH. Все кислые бумаги быстро старятся. При поглощении газов из воздуха и при нанесении определённых средств письма. После плесневения документов их кислотность повышается. Лучшая бумага имеет нейтральный показатель pH -- 7.

Медленнее старятся бумаги, содержащие мел (pH 8 -- 9) Мел -- ингибитор, то есть замедляет химические реакции.

Разрушающими действиями на бумагу оказывают материалы, которые сами быстро окисляются (масляные краски). Для цветных текстов опасны щелочные вещества, т.к. они вызывают изменение цвета, яркости, контрастности.

ЛЕКЦИЯ 2. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ПОВРЕЖДЕНИЯ БУМАГИ

Деление по группам повреждений является условным, так как на практике один и тот же документ может иметь повреждения всех указанных видов или большую их часть. Не всегда можно точно определить по сумме внешних признаков первопричину разрушений носителя, особенно если нарушения имеют глубокий характер.

Очень много общего в характере разрушений, вызванных воздействием влаги и плесени в сырых помещениях, воды, тепла и огня при тушении пожаров и химических веществ.

Все эти воздействия проявляются в сильном изменении структуры бумаги. Несмотря на условность выделения видов повреждений оно необходимо для облегчения оценки характера повреждений, является ориентиром при определении степени опасности повреждений, определяет очерёдность работ по устранению дефектов, определяет специальные способы обработки повреждения носителей.

Решение этих задач существенно облегчится если виды повреждения проявляются отчётливо. Наличие только механических повреждений достаточно легко устранимо средствами реставрации. Наличие живой плесени говорит о серьёзной опасности для документов.

МЕХАНИЧЕСКИЕ ПОВРЕЖДЕНИЯ

Легко определимо, так как для них характерны чёткие границы, отсутствие протяжённых зон от целой части носителя к разрушенной.

Повреждение документа -- частичная утрата эксплуатационных свойств документа; разрушение -- полная утрата эксплуатационных свойств документа.

К механическим повреждениям относятся:

1. Разрывы;

2. Утрата части листа;

3. Складки;

4. Заломы/изломы;

5. Обрезы;

6. Проколы;

7. Обтрёпанность краёв листа;

8. Потрёпанность

К механическим повреждениям могут быть отнесены отделение наклеек от части листа в местах склеивания. Коробления, вызванные приклеиванием, может сопровождаться химическим повреждением, вызванным действием клея. Износ поверхности.

По внешним признакам схожи с механическими повреждениями. Типичные:

1. Точечные, линейные, кружевные отверстия;

2. Измельчение в труху чаще всего краевых или близких к переплёту участков листа.

Насекомые не выделяют химических веществ. Биологические повреждения, вызванные насекомыми, устраняются так же, как механические.

ПОВРЕЖДЕНИЯ ПЛЕСЕНЬЮ

Имеют характерные внешние признаки. Бумага всего листа или его крупных зон разрушена, ломкая и ветхая. Зоны повреждения имеют пигментные пятная различных цветов: оранжево-жёлтого, бурого, чёрного, коричневого, розового. При сильном плесневении видны налёты плесневых грибов в виде пыли чёрного, жёлто-коричневого и других цветов.

Часто эти дефекты повреждения плесневыми грибами проявляются на фоне следов увлажнения бумаги. В местах плесневого поражения бумага плохо смачивается водой, кислотность повышается, так как плесневые грибы выделяют ферменты и кислоты, поэтому плесневые поражения сочетаются с химическими изменениями структуры бумаги, что может привести к утрате носителя. По внешним признакам не всегда можно определить, живая плесень или мёртвая.

ХИМИЧЕСКИЕ ПОВРЕЖДЕНИЯ

Могут быть общими и локальными. При общем химическом повреждении характерными признаками являются утрата прочности листа, ветхость, желтизна, равномерное выцветание текста. Такое повреждение чаще всего является следствием длительного темнового старения документа или кратковременного, но интенсивного воздействия света.

Локальные повреждения в дефектах отдельных зон листа. Чаще всего вызывается воздействием различных кислот или щелочных веществ, попавших на бумагу случайно либо с наклейками, либо вызванные использованием некоторых видов чернил: железо-галловых с повышенной кислотностью. бумага документ повреждение нумерация

Химически повреждения относится воздействие кислотных газов (окиси азота, серы), содержащиеся в воздухе. Данные повреждения проявляются заметнее по краям листов. Бумага становится более хрупкой и отличается желтизной.

Сильные химические повреждения могут напоминать по виду плесень, но они отличаются тем, что не имеют типичных биологических признаков: пигментации и налётов.

ПОВРЕЖДЕНИЯ ВОДОЙ

Легко определяются по следам подтёков, подмочек, короблению, деформации листа, размытому тексту, сцементированному листу.

Сцементирование -- соединение листов в единый блок

Повреждению водой зачастую сопутствуют признаки плесени.

Особенно вредны повреждения, вызванные грязной водой. В листах подмокания видны следы ржавчины, частички соли различного происхождения. В случаях если документ повреждён грязной водой, на него воздействует не только вода, но и химически вещества, содержащиеся в воде.

Намокание документа/хранение в сырых помещениях приводят к сцементированию. Образуется один трудноразделимый блок, реставрация текста документов проводится с большим риском утраты документов.

ПОВРЕЖДЕНИЯ ОГНЁМ

Типичные внешние признаки, проявляющиеся по краям листа. Это следы обугливания. В целом повреждения от огня проявляются в следующем:

1. Сажевые загрязнения;

2. Побуревшая бумага;

3. Хрупкая, рассыпающаяся бумага;

4. Выцветший текст.

При тушении пожара происходит воздействие и огнём, и водой. Действие всех указанных выше факторов суммарно или порознь приводят к старению документа. В определённый момент сумма количества дефектов приводит к качественному ухудшению состояния документа.

Классификация документов с повреждением бумажного носителя

С учётом видов повреждений и общей степени разрушения носителя условно есть две группы: A и В. Распределение по физическому состоянию носителя так же как и деление по видам повреждений позволяет планировать очерёдность работ по обработке и реставрации документа.

В группу А включают сильно повреждённые документы с высокой степенью разрушения бумаги, имеющие низкую долговечность. Дальнейшее хранение таких документов связано с риском утраты их физической целостности. В рамках группы А можно выделить ещё две группы:

1. Бумага ветхая, утратившая прочность, не выдерживает использования, ломается, крошится, рассыпается. Признаки утраты прочности по всему листу равномерно либо в отдельных крупных зонах листа. В целом документ характеризуется высокой степенью старения и деградации бумажного носителя.

2. Бумага прочная, но с большим количеством локальных повреждений разного характера. Создаётся опасность утраты целостности документа, опасность выпадения его частей.

Примеры состояния второй группы: документ разорван на несколько частей, некоторые утрачены, многочисленные проколы и т.д., многочисленные повреждения насекомыми, наличие наклеек на листе с сопутствующими признаками нарушения. В группу А включаются сцементированные документы, повреждённые огнём и водой. По существующему в реставрационном деле классификации реставрационных работ (4 категории сложности) документы с указанными повреждениями, входящими в группу А требуют восстановительно-реставрационных работ высших категорий сложности. Они выполняются в реставрационных мастерских.

В группу В включаются документы с достаточно прочной бумагой, которая обеспечивает сохранность документов. Бумага документов группы В может иметь отдельные незначительные повреждения. Например ветхие края, складки, заломы по сгибам, коробление, деформация, загрязнение листа. Устранение таких повреждений -- 3 или 4 категории сложности работ. Могут проводиться в специализированных реставрационных мастерских или архивах.

Отнесение дел документов к группе А или В не исключает наличия промежуточного состояния. В рамках каждой группы может быть разделение на подгруппы.

Каждым архивом с учётом специального состава носителя в рамках каждой группы могут устанавливаться свои подгруппы. Потенциальную долговечность текста определяют три фактора:

1. Вид текста;

2. Контрастность;

3. Коррозия.

Вид текста даёт представление о времени и способе его нанесения и использованных средствах письма.

Контрастность свидетельствует о наличии красителя: чем меньше контрастность, тем меньше долговечность.

Коррозия текста представляет собой разрушение текста по химическим или физическим причинам.

Дефекты текста подразделяются на пять подгрупп. В пределах каждой цифровой группы используется дробная индексация. Отсутствие дефектов индексируются цифрой 0.

По степени опасности утраты текста на первом месте стоят дефекты первой группы, а затем последующие. Дефекты текста чаще определяются визуально.

1. Тексты с признаками коррозии, ускоренно угасающие.

Угасание -- уменьшение первоначальной насыщенности текста. Может происходить из-за химических веществ или низкой устойчивости текста к истиранию.

2. Документы со слабоконтрастными, цветными, нестойкими к выцветанию текстами. В пределах группы тексты делятся на подгруппы по стойкости к выцветанию.

3. Документы со слабоконтрастными, чёрными, стойкими к выцветанию текстами. Как правило связано с наличием сажи. Подгруппы выделяются по степени устойчивости к истиранию.

4. Документы с угасшим текстом.

Угасший -- текст с низкой степенью контрастности, отдельные слова/фрагменты не читаются.

5. Документы с утраченным текстом. Утрата связана с утратой носителя

Общее физическое состояние документа оценивается по совокупности повреждений бумаги и текста. Применяется суммарный буквенно-цифровой индекс.

ЛЕКЦИЯ 3. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА

Виды работ по выявлению и проверке технического и физико-химического состояния документов. Учёт технического и физико-химического состояния документов

Состояние документов дела первоначально отражается в процессе оформления дел, передаваемых в архивное хранение.

Оформление дела включает:

1. Пересистематизация документов в деле (документы формируются в дело в опр. последовательности)

2. Подшивка или приплёт документа к делу

3. Нумерация листов в деле

4. Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела -- учётный документ, предназначенный для фиксирования особенностей формирования, нумерации листов и физического состояния дела.

5. Составление внутренней описи состояния дела

6. Оформление обложки дела

К особенностям формирования дела относятся наличие в деле конвертов, фотографий, марок, листов с наклейками, рисунков, чертежей, планов типографской продукции, листов большого формата, неправильно подшитых листов.

К особенностям нумерации относится наличие в деле литерных (10А) и пропущенных номеров

К особенностям физического состояния относится повреждение листов документов

Есть определённые требования нумерации листов. Нумерация проводится с целью закрепления и систематизации документов в деле и обеспечения их сохранности.

Нумерация проводится простым карандашом в верхнем правом углу. Номер листа пишется разборчиво, не задевая текст документа.

При передаче дел на архивное хранение проверяется их физическое состояние сотрудниками того структурного подразделения, которое принимает документы.

Приём документов на архивное хранение без предварительной проверки их физического состояние не допускается. Документы, поступающие на архивное хранение, до передачи их в архивохранилище, размещают в помещении приёма и временного хранения, освобождаются от транспортной тары, раскладываются на столах и стеллажах. Складирование поступивших документов в неразобранном виде. Оценка физического состояния поступивших на архивное хранение документов проводится не позднее 3 месяцев с момента приёма.

В результате проверки, оценки физического состояние документов на бумажной основе выявляются документов, поражённые биологическими вредителями с повышенной влажностью, с повреждениями бумаги и текста, запылённые документы.

При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, в котором отражаются и указываются характер повреждения и меры их устранения.

При обнаружении увлажнённых документов проводится их акклиматизация до полного высушивания.

Документы, повреждённые биологическими вредителями отправляются на санитарно-гигиеническую обработку.

При поступление документов на архивное хранения выборочно выявляется качество бумаги и текста для выявления общего состояние документов.

Документы запылённые проходят специальную обработку.

В процессе архивного хранения, проверка технического и физико-химического состояния документов также с целью выявления биологических вредителей и т.д. проводится в ходе следующих видов работ:

Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния архивных документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками.

Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.

Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования.

Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.

Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.

Размещено на Allbest.ru

...