Організація обліку грошових коштів при використанні інформаційних технологій

Размещено на http://www.allbest.ru/

Київський національний університет технологій та дизайну

ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ГРОШОВИХ КОШТІВ ПРИ ВИКОРИСТАННІ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

Матюха Микола Миколайович

кандидат економічних наук,

доцент кафедри обліку і аудиту

Беляк Аліна Петрівна магістр

Анотація

облік управління грошовий потік

У статті розглянуто сутність та основи організації облікового процесу управління грошовими потоками підприємства. Об'єктом дослідження є облік банківських операцій за допомогою використання інформаційних технологій для прийняття управлінських рішень. Зосереджено увагу на усунення типових помилок у банківських операціях, які виникають при використанні комп'ютерних системах обліку та запропоновані напрями вдосконалення управління грошовими коштами підприємства.

Ключові слова: облік, контроль, грошові кошти, банківські операції, автоматизація обліку, типові помилки.

Аннотация

ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Матюха Николай Николаевич кандидат экономических наук, доцент кафедры учета и аудита Киевский национальный университет технологий и дизайна

Беляк Алина Петровна магистр Киевского национального университета технологий и дизайна

В статье рассмотрены сущность и основы организации учетного процесса управления денежными потоками предприятия. Объектом исследования является учет банковских операций посредством использования информационных технологий для принятия управленческих решений. Сосредоточено внимание на устранении типичных ошибок в банковских операциях, которые возникают при использовании компьютерных систем учета и предложены направления совершенствования управления денежными средствами предприятия.

Ключевые слова: учет, контроль, денежные средства, банковские операции, автоматизация учета, типичные ошибки.

Summary

ORGANIZATION OF CASH ACCOUNTING WHEN USING INFORMATION TECHNOLOGIES

Matjukha Mykola PhD in Economics, Associate Professor of the Accounting and Audit Kyiv National University of Technologies and Design Beliak Alina Master's Degree of the Kyiv National University of Technologies and Design

The article considers the essence and basics of the organization of the accounting process of cash flow management of the enterprise. The object of research is the accounting of banking operations through the use of information technology for management decisions. The focus is on the elimination of common errors in banking operations that occur when using computer accounting systems and the proposed areas for improving the management of cash.

Key words: accounting, control, cash, banking operations, accounting automation, typical errors.

Постановка проблеми

Без сумнівів можна сказати що на сьогодні без грошових коштів підприємство не зможе вести свою діяльність. За своєю природою грошові кошти являються початковою та кінцевою ланкою кругообігу господарських засобів. Ефективність діяльності підприємства визначається швидкістю руху грошових коштів. В залежності від обсягів наявних у підприємства грошових коштів визначається платоспроможність підприємства (одна з найважливіших характеристик фінансового стану підприємства). Грошові кошти характеризуються абсолютною ліквідністю, а це значить, що в будь-який час цими активами підприємство може розрахуватися по своїм зобов'язанням. Попри те, що теоретичні матеріали на цю тему доволі прості, на практиці досить часто припускаються помилок і порушень. У зв'язку з цим необхідно приділяти особливу увагу щодо обліку грошових коштів та їх контролю, а також на розвиток безготівкових розрахунків в Україні та застосування інформаційних технологій.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблемам використання комп'ютерних програм в організації бухгалтерського обліку та економічних процесів присвячували свої праці такі вчені, як Ф. Ф. Бутинець [1], Ю. В. Синявіна [2], С. В. Івахненко [3], А. М. Ужва [4], В. П. Завгородній [5], К. С. Жадько [6] та ін. Проте питання використання новітніх інформаційних технологій залишається актуальним та потребують подальшого аналізу та досліджень.

Формулювання цілей статті

Метою статті є визначення поняття безготівкових коштів, аналіз існуючого програмного забезпечення, яким користуються підприємства України для автоматизації в роботі з безготівковими коштами, дослідження нормативних змін, що відбулися в обліку грошових коштів, визначення пріоритетних напрямків вдосконалення обліку безготівкових розрахунків в Україні.

Виклад основного матеріалу дослідження

Робота підприємств у ринковій системі передбачає постійні безготівкові розрахунки, тому їх необхідно розглядати як один з ключових ресурсів, який дає результат діяльності підприємств. Як найбільш ліквідні активи, грошові кошти є важливим елементом ринкової структури активів підприємства. Вільні безготівкові кошти є джерелом фінансування певних витрат. Вони наявні на етапах купівлі товарів, виготовлення продукції, надання послуг, виконання робіт, їх продажу і отримання доходу від реалізації.

Використання в процесі управління господарськими суб'єктами достовірної та повної інформації про рух безготівкових коштів дає можливість прийняти правильні управлінські рішення, сприятливо впливає на поточний і прогнозований фінансовий стан підприємств. Значимість інформації про рух грошових коштів обумовлюється необхідністю на дання користувачам для прийняття рішень повної та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух безготівкових коштів.

Значимість та роль безготівкових коштів для діяльності підприємства зумовлює потребу їх окремого дослідження, визначення стратегії й тактики управління формуванням та використанням грошових потоків, інформація про які суттєво впливає на ефективність процесу управління економічними суб'єктами.

Безготівкові кошти являються першочерговою складовою фінансових операцій підприємства. Безготівкові кошти беруть участь в здійсненні всіх видів господарської діяльності, в тому числі фінансових операцій. Як результат кругообігу господарських засобів між організаціями з'являються розрахункові відносини.

Розрахунки здійснюються в готівковій та безготівковій формі, а безготівкові розрахунки [7] діляться на товарні та нетоварні. На даний момент держава все більше стимулює для переходу на безготівкові розрахунки для того щоб оптимізувати процес грошового обігу. Це дає можливість пришвидшити здійснення розрахункових операцій, а також прозоро вести підприємницьку діяльність. Для ефективного використання наявних коштів підприємству потрібно правильно організовувати їх облік, тому обов'язковим є виконання завдань бухгалтерського обліку грошових коштів.

Запровадження безготівкових розрахунків є пріоритетом для Національного банку України та одним із основних стратегічних напрямів розвитку банківської системи України. На фінансовому ринку України спостерігається стабільний позитивний тренд зростання частки безготівкових операцій та платіжної інфраструктури.

Про визначальну роль руху грошових коштів в процесі діяльності підприємства не вперше йде мова, оскільки до даного питання варто ставитись дуже відповідально. Про це свідчать індивідуальні графіки роботи, застосування комп'ютерної форми ведення обліку, плани контролю за здійсненням касової і розрахункової дисципліни, тощо. Дані заходи сприяють підвищенню відповідальності виконавців за доручену роботу, зменшенню витрат часу і врешті веде до підвищення якості та продуктивності праці.

Для підприємств одним з головних завдань є оптимізація поточного залишку безготівкових коштів на розрахунковому рахунку, який забезпечить ефективне використання грошових коштів.

Виходячи з вище сказаного, можна зробити висновок що сьогодні готівковий та безготівковий грошовий обіг належить до найважливіших характеристик рівня розвитку економіки держави. Саме тому, одним з основних завдань автоматизація процесу обліку за допомогою програмного забезпечення [8]. У час розвитку господарських в'язків в умовах ринку значно розширюється кількість користувачів обліковою і звітною інформацією. Користувачами даної інформації являються не тільки працівники адміністрації, а й інші зовнішні користувачі. Зовнішніми користувачами виступають банківські установи при схваленні рішення про видачу кредитів; постачальник при намірі укласти договір; засновники, акціонери, інвестори.

За допомогою нинішнього програмного забезпечення можна повністю автоматизувати обліковий процес. Обліковий процес розпочинається з моменту внесення даних з первинних документів, включаючи автоматизоване формування проводок, заповнення відповідних реєстрів обліку та формування звітних форм документів. Можна зробити висновок, що сучасний бухгалтер вносить в програму дані з первинних документів (початкові дані) та отримує результат, формує документ чи звіт, а решту виконує спеціальна комп'ютерна програма, що суттєво полегшує та прискорює обліковий процес.

На нашу думку, автоматизація бухгалтерського обліку являє собою комплекс організаційно-технічних заходів, спрямованих на зниження трудомісткості та прискорення процесу обробки первинних облікових документів, які є основними носіями економічної інформації, використовуваної в управлінні. За допомогою автоматизованої форми бухгалтерського обліку, як правило, швидше задовольняються інформаційні потреби управлінського персоналу, однак потрібно пам'ятати що автоматизація управління повинна накладатися на добре працюючу, відпрацьовану схему управління.

Необхідно зазначити, що розробники програм для автоматизації бухгалтерського обліку найбільше зорієнтовані на масового споживача, тому таке програмне забезпечення носить уодноманітнений характер і вимагає належного коректування при впровадженні на підприємстві з урахуванням його особливостей. В науковій літературі майже немає публікацій стосовно питань теорії та практики запровадження та удосконалення автоматизованих інформаційних систем обліку, які б дозволяли враховувати специфічні особливості діяльності підприємства та їх організацію обліку.

За рахунок розвитку інформаційних технологій, а також ухвалення потрібної законодавчої і нормативної бази сприяло створенню передумов для використанню електронної форми обліку.

Електронною формою обліку являється така форма обліку, яка передбачає створення електронних первинних документів, надання їм юридичної сили за допомогою підписання електронним підписом, реєстрація і обробка отриманих даних за програмними алгоритмами, що створені у відповідності з вимогами законодавчих і нормативних документів, формування електронної звітності, скріплення її електронними підписами і передача їх до відповідних користувачів, засобами телекомунікаційного зв'язку.

Розвиток інформаційних технологій сприяє широкому застосуванню комп'ютерних бухгалтерських програм. Найбільшого розповсюдження досягли такі програмні продукти, як: «Парус», Frn ехрегї, «БЕСТ «, Lady Fin, «Фінанси без проблем».

Згідно Указом Президента України від 15 травня 2017 р. № 133/2017 рішенням Ради національної безпеки і оборони України від 28 квітня 2017 р. «Про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій)» [9], уведено обмежувальні заходи щодо використання підприємствами ERP-систем ЗАТ «Галактика Центр» і ТОВ «Корпорація «Парус» та «1С», а також компаній розробників програмного забезпечення ABBYY, ТОВ «Абі Украіна Лтд».

Для стабільності роботи підприємці можуть використовувати українські аналоги «1С», такі як: «IT-Enterprise», «Облік SaaS», IQusion, «Система ІСПРО», «iFin», ПК «Універсал», «SAP» від «BDO-Україна», АРМ «Базис» та ін.

Основними перешкодами, особливо для середніх та малих підприємств, у використанні сучасного програмного забезпечення, є велика вартість автоматизації, складність та тривалість упровадження програм на підприємстві. Не менш важлива проблема -- вибір програми окремо для кожного підприємства.

Переважно програмами бухгалтерського облік користуються великі підприємства. Причини виникнення проблем зі встановленням технічних засобів та програмного забезпечення на малих підприємствах:

• відсутність коштів для придбання комп'ютерної техніки та софту;

• необхідність навчання персоналу;

• механізація обліку.

Тому ІТ-компанія IT-Enterprise випустила нову програму «MASTER: Бухгалтерія» [10] спеціально для малих та середніх підприємств. Дана програма дає можливість одночасно обліковувати необмежену кількість юридичних осіб. Для кожного підприємства формується власна звітність, а довідники контрагентів, робітників, номенклатури -- спільні.

Програмою передбачається автоматичне формування податкової та бухгалтерської звітності.

Під час переходу з іншої програми забезпечується збереження даних про контрагентів, співробітників, інформацію по договорах та автоматичне їх перенесення до «Master: Бухгалтерії».

Функціонал «Master: Бухгалтерії» masterbuh. com охоплює всі види операцій на підприємствах малого та середнього бізнесу:

• операції по касі та розрахунки з підзвітними особами;

• операції з грошовими коштами та їх еквівалентами;

• облік основних засобів;

• облік ТМЦ та МШП;

• розрахунки з контрагентами;

• розрахунки заробітної плати;

• облік витрат;

• податковий облік;

• фіскальна звітність;

• зведена бухгалтерська звітність.

Отже, використання автоматизованого бухгалтерського обліку за допомогою будь-якого програмного забезпечення допоможе вирішити цілий комплекс завдань.

Облік грошових потоків організовується наступним чином:

• облік коштів в касі підприємства;

• облік коштів на рахунках в банку;

• облік електронних коштів.

Обробка інформації з електронних документів здійснюється у відповідності з програмними алгоритмами електронної системи бухгалтерського обліку, бухгалтер контролює правильність відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій.

Всі первинні документи, що стосуються грошових коштів за допомогою автоматизованого обліку заповнюються автоматично за проведених документів в звітному періоді. В багатьох програмах можна самим визначити алгоритм формування проводок, які залежать від облікової політики підприємства й особливостей господарської операції, яку здійснюють. Всі проводки формуються автоматично, але все одно відмовитися від працівника не можна, так як програмне забезпечення не може повністю замінити його. Проаналізувавши вище вказане ми не згодні з деякими вченими-економістами, які притримуються думки, що для ефективнішого автоматизованого облікового процесу необхідно відмовитися від участі в процесі формування облікового процесу працівника взагалі, так як від певних рішень працівника, що вносить реквізити в документи залежить їх подальша автоматична обробка, а тому й правдивість кінцевої інформації.

На сьогодні дуже актуальним питанням є не тільки електронний фінансовий облік, а й управлінський. Детальний аналітичний електронний облік грошових надходжень і виплат за видами діяльності, центрам фінансової відповідальності, що забезпечить оперативний контроль за станом дебіторської та кредиторської заборгованості з метою подальшого прогнозування й бюджетування грошових потоків в наступні звітні періоди. Враховуючи сучасні вимоги та наші дослідження, пропонуємо універсальну модель обліку грошових потоків (рис. 1).

На практиці слід застосовувати на підприємстві універсальну модель за допомогою програмного продукту «MASTER: Бухгалтерія», функції якого дозволяють доповнити управлінські транзитні рахунки: «Грошові надходження» і «Грошові витрати», які будуть мати такі види об'єктів аналітичного обліку:

• Субконто 1 «Вид діяльності»;

• Субконто 2 «Структурний підрозділ»;

• Субконто 3 «Рух грошових коштів (грошовий потік)».

Рис. 1 Універсальна модель обліку грошових потоків вказати джерело рисунку

Також необхідно зазначити, що вказані види субконто доступні для використання на підставі відповідних електронних довідників. Тому користувач може оперативно змінювати номенклатуру об'єктів аналітичного обліку. З довідника «Види руху грошових коштів» виключені такі стандартні елементи, як «одержання готівки з банку» і «здача готівки у банк», які використовувалися для відображення внутрішнього переміщення грошей і, відповідно, не можуть ототожнюватися із грошовими потоками.

Нами було удосконалено такі електронні документи як: виписка банку, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, виплата заробітної плати з каси, авансовий звіт.

Метою змін є доповнення додатковими реквізитами («Вид діяльності», «Структурний підрозділ», «Рух грошових коштів») електронну форму вказаних вище документів, що дасть можливість більш детальніше розглядати грошові потоки по виду їхнього руху в розрізі поточної, інвестиційної й фінансової діяльності.

На нашу думку, процес накопичування інформації на управлінських транзитних рахунках передбачає фіксацію грошових потоків, тобто господарські операції, що викликають зміну місця зберігання коштів, у тому числі шляхом їхньої видачі в підзвіт, враховуються у звичайному порядку й не впливають на формування звітності по руху грошових потоків.

Універсальна модель обліку грошових потоків дозволить не тільки фіксувати вихідні й вхідні грошові потоки, але й забезпечує нагромадження, обробку й аналіз відомостей про доходи й витрати підприємства, стан дебіторської й кредиторської заборгованості.

Висновки з проведеного дослідження

Застосування ІТ-технологій в обліку підприємств дасть змогу зменшити затрати на обробку даних, розраховувати точні дані, надавати оперативну і неупереджену інформацію для менеджерів та здійснювати управлінський контроль за виробничими процесами. Запропонована універсальна модель обліку грошових потоків із застосування управлінських транзитних рахунків забезпечує детальне відображення руху грошових потоків на підприємстві. Дана модель і методика обліку грошових потоків має істотні переваги в порівнянні із традиційною системою обліку з огляду на формування оперативної, достовірної й адекватної інформаційної бази, призначеної для забезпечення ефективного управління підприємством та підтримання його конкурентоспроможності на належному рівні.

Література

1. Бутинець Ф. Ф. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: [підручник / Ф. Ф. Бутинець [та ін.]. Житомир: Рута, 2004.

2. Синявіна Ю. В. Аналіз українського ринку інформаційних систем бухгалтерського обліку / Ю. В. Синявіна // Економічний аналіз. 2015. Т. 21. № 2. С. 305-308.

3. Івахненков С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: [навч. посіб. / С. В. Івахненко. К.: Знання Прес, 2003. 349 с.

4. Ужва А. М. Удосконалення бухгалтерського обліку власного капіталу у сучасних умовах / А. М. Ужева, Я. В. Нікітіна //Агросвіт. 2014. № 22. С. 80-84.

5. Загородній В. П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту / В. П. Завгородній. К.: А. С. К., 1998. 768 с.

6. Жадько К. С. Аспекти оцінки економічної ефективності інформаційних систем обліку та економічного аналізу / К. С. Жадько // Науковий вісник Академії муніципального управління. Серія «Економіка». 2014. Вип. 1. С. 192-199.

7. Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті. URL: https:// zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0377-04#Text

8. Автоматизація обліку безготівкових розрахунків 2016 р. URL: https://studopedia.org/14-103288.html

9. Указ Президента України N 133/2017 Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 28 квітня 2017 року «Про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заході (санкцій)». URL: http://www.president.gov.ua/documents/1332017-21850

10. Master Бухгалтерія -- нова програма для обліку на підприємствах малого та середнього бізнесу. URL: https:// masterbuh.com/

Размещено на Allbest.ru