Экспертиза ценности и критерии документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Экспертиза ценности и критерии документов

В первые десятилетия существования советской архивной отрасли преобладала экспертиза, осуществляемая в государственных архивах, причем экспертизе подвергались как вновь поступающие документы, так и документы, уже хранящиеся в государственных архивах.

Это было связано с необходимостью разборки и упорядочения многочисленных фондов, доставшихся советским архивам от дореволюционных учреждений и организаций нередко в совершенно хаотическом состоянии, а также с господствовавшими тогда представлениями о ценности исторических документов.

Эти представления допускали уничтожение «не представлявших научной и практической ценности» документов, в том числе хранящихся в исторических архивах.

Далее, был разработан ряд критериев ценности документов, которыми должны были руководствоваться архивисты при ее проведении экспертизы.

1. Основным критерием ценности документов служило содержание документов, т.е. совокупность зафиксированных в документе сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.д.

Ценность содержания определялась значимостью этих событий, фактов, явлений, предметов, лиц, полнотой из освещения, новизной, уникальностью информации об известных уже событиях, фактах, явлениях, лицах.

2. Другим важным критерием было признано значение учреждения или лица, в деятельности которых образовались документы, т.е. фондообразователя.

В частности, особая важность придавалась удельному весу учреждения в системе государственного и общественного устройства. Именно этот критерий был использован при составлении примерных списков источников комплектования. хранение учет архив документ

3. Существенным критерием считалось значение событий, времени и места образования документов. В частности, даже маловажные документы (например, материалы Топливно-энергетического управления исполкома Ленинградского городского совета за 1941--1944 гг.) признано необходимым сохранить как важнейший источник по истории Великой Отечественной войны и жизни Ленинграда в период Блокады.

4. Следующим критерием служила авторская принадлежность документов.

Например, на основании этого критерия удалось сохранить обычно (по тогдашним критериям) подлежавшие уничтожению служебные документы М. А. Мусоргского, П. И. Чайковского и др.

5. При экспертизе управленческой документации большое значение получил критерий повторяемости информации. Повторяющаяся информация является необходимым следствием документирования управленческих решений.

Повторяемость информации может быть формальная, когда информация других предшествующих документов воспроизведена более или менее дословно (путем дублирования текстов документов и их цитирования), и аналитико-синтетическая, когда информация других документов переработана и преобразована.

Существуют также различные варианты одного и того же документа, отразившие этапы его подготовки. Тогда приоритетным чаще всего признается окончательный вариант. Но в ряде случаев эти варианты существенно отличаются друг от друга по содержанию. Тогда разные редакции документа (например, законопроекта или плана работы) не могут рассматриваться как документы с повторяющейся информацией.

Документы, на основе которых созданы новые, принято называть первичными источниками информации, а документы, отразившие (или поглотившие) информацию предшествующих, -- вторичными.

Разновидностью документов с повторяющейся информацией являются копии и дублеты.

При наличии подлинников и копий на постоянное хранение оставляются подлинники, а в случае их отсутствия в фонде -- копии.

Если в текстах подлинников и копий имеются существенные (содержательные) расхождения, на постоянное хранение могут быть оставлены и подлинник и копия.

При наличии заверенной и незаверенных копий предпочтение оказывается первой. Авторизованные копии имеют силу подлинника и оставляются на постоянное хранение.

Дублетные документы, т.е. документы, размноженные в нескольких экземплярах, могут быть в составе одного фонда (среди документов разных структурных частей фондообразователя), в фондах однородных учреждений одной подчиненности, а также в фондах учреждений разных ведомств.

Дублетность в составе одного фонда называется внутрифондовой, а в составе разных фондов -- межфондовой.

При решении вопроса об отборе на постоянное хранение дублетных документов принято сохранять подлинники документов в тех структурных частях, в которых они созданы, а в тех структурных частях, куда они посланы для сведения, -- уничтожать.

В случае отсутствия документа в той структурной части, в которой он создан, он восполняется дублетными экземплярами из других структурных частей.

При межфондовой дублетности документы как правило должны сохраняться в фонде учреждения, в котором они созданы.

В фондах подведомственных учреждений они могут быть сохранены в тех случаях, когда они непосредственно затрагивают деятельность данного учреждения и не находят достаточного отражения в документах этого учреждения.

Дублетные документы, присланные для сведения, постоянному хранению не подлежат. При отборе на постоянное хранение дублетных документов в фондах учреждений разных отраслей (систем подчиненности) учитывается их значение для деятельности того учреждения, в фонде которого они отложились.

При отборе на постоянное хранение дублетных документов необходимо также учитывать, что они могут восполнять утраченные документы по месту их создания.

Конкретные вопросы применения критерия повторяемости информации являются предметом экспертной оценки.

Например, цитирование текстов предшествующих документов далеко не всегда достаточно полно повторяет их содержание и поэтому не всегда может служить основанием для выделения документов к уничтожению.

При преобразовании информации одних документов в другие могут быть уничтожены квартальные бухгалтерские отчеты при наличии годового, отчеты цехов при наличии сводного отчета предприятия, отчеты отдельных предприятий при отражении их данных в сводном отчете отрасли. Но при суммировании информации отчетов подчиненных предприятий (без раскрытия деятельности по каждому предприятию отдельно), при изложении в сводных документах (например, в обзорах, справках, докладных записках) информации первичных документов без ее полного отражения в сводном частичная повторяемость не может служить основанием для уничтожения первичных материалов.

При оценке сводных документов необходимо учитывать также целевое назначение и широту функций подчиненных учреждений.

Например, документы учреждений вспомогательного и обслуживающего характера (отделения связи, автобазы, магазины) могут подлежать уничтожению при достаточном отражении их деятельности в документах вышестоящих учреждений, а документы учреждений с более широкими задачами и функциями (предприятия, учебные заведения) следует по возможности сохранять.

6. Критерием ценности может служить и степень сохранности архивного фонда.

В соответствии с этим критерием при отсутствии основных документов фондообразователя постоянному хранению подлежали и второстепенные документы, позволяющие реконструировать историю учреждения и его деятельности.

До конца 1950-х гг. было принято оставлять все документы, сохранившиеся от учреждения, если основные его документы были утрачены.

Такие комплексы документов назывались «следом фонда».

В дальнейшем от практики сохранения «следов фондов» отказались. Современные критерии сохранения документов по времени их создания внесли существенные коррективы в эту практику.

7. При проведении экспертизы ценности документов в качестве критерия применялся также критерий физического состояния документов.

При плохом состоянии документов, ценность которых признавалась недостаточно большой, предполагалось решение вопроса, оправдывает ли содержащаяся в них информация затраты на их реставрацию. Но даже в советское время этот критерий применялся лишь в редких случаях, так как условия хранения документов в государственных и большинстве ведомственных архивов должны были (в идеале) исключать возможность их физического повреждения.

8. Важным критерием ценности документов были их палеографические, языковые, художественные и другие особенности.

Применение этого критерия в настоящее время существенно ограничено изменившимися временными рамками, установленными для безусловного сохранения документов.

9. И наконец, существенным критерием ценности документов была и остается их юридическая сила.

Особенно важен этот критерий для документов социально- правового характера, так как от сохранности этих документов может зависеть обеспечение социальных прав отдельных лиц, решения вопросов собственности и т.п.

Большинство перечисленных выше критериев ценности документов во многом сохраняет значение и сегодня, но сфера их применения значительно сократилась благодаря новому подходу к критерию времени создания документа.

К настоящему времени преобладает экспертиза документов действующих и прекращающих свое существование учреждений, т.е. экспертиза ценности документов, подлежащих поступлению в государственные архивы.

Поэтому в настоящее время основными задачами экспертизы являются:

-- определение профиля документов для правильного их распределения по архивной сети;

-- установление сроков хранения документов;

-- отбор документов на постоянное государственное хранение, а также выделение документальных материалов, не подлежащих хранению (с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение) для уничтожения;

-- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов из фондов однородных учреждений, а также вышестоящих и нижестоящих учреждений.

Главную роль в организации экспертизы играют формализованные признаки, закрепленные в нормативных документах, прежде всего, различные перечни.

В настоящее время при определении сроков хранения документов руководствуются специальными перечнями -- систематизированными списками видов и категорий документов, содержащими нормативные указания о сроках их хранения:

-- перечнями типовых архивных документов, образующихся при документировании общих для всех или большинства организаций функций, с указанием сроков хранения;

-- перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые или ведомственные перечни) и др.

Решения о включении в состав АФ РФ конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива РАН (Правила. П. 4.3.1).

Решение вопросов, связанных с определением в составе АФ РФ особо ценных, в том числе уникальных документов, осуществляется Центральной ЭПК (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав АФ РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом.

Экспертиза ценности непосредственно в архиве проводится:

-- по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (по результатам экспертизы архив составляет акт о выделении к уничтожению);

-- при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии;

-- в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж (Правила. П. 4.3.2);

а также:

-- по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов;

-- в процессе переработки описей;

-- по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц -- собственников документов для отнесения их документов к составу АФ РФ.

Документы АФ РФ принимаются государственными и муниципальными архивами или организациями РАН от источников комплектования архива по истечении законодательно установленных предельных сроков их временного хранения. Эти сроки могут быть изменены органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России (Правила. П. 4.4).

Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):

-- на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

- на временное (с указанием срока) либо депозитарное (без указания срока) хранение, с сохранением права собственности за организацией.

Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.

В соглашении (договоре) также оговариваются формы приема документов (полного или выборочного).

Прием-передача документов осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования.

Внеплановый прием документов АФ РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Сроки приема-передачи документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре) (Правила. П. 4.4).

Архивные документы принимаются в упорядоченном состоянии с соответствующим НС А и страховыми копиями на особо цепные документы и уникальные документы.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

Документы АФ РФ принимаются по утвержденным ЭПК описям дел/ документов; документы по личному составу -- по согласованным ЭПК описям дел/документов; архивные документы на временное хранение, а также с неистекшими сроками временного хранения -- по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования, т.е. фондообразователя (Правила. II. 4.4.1).

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав АФ РФ по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда. Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК федерального государственного архива; ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела; экспертной фондово-закупочной комиссии государственного или муниципального музея; экспертной комиссии государственной или муниципальной библиотеки; ЭПК Архива РАН (Правила. П. 4.4.2).

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:

-- кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) -- негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект);

-- фотодокументы -- негатив, контрольный фотоотпечаток;

-- фонодокументы и видеодокументы -- оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

-- для кинодокументов -- монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

· -- фотодокументов -- аннотация; для фонодокументов -- сопроводительная документация;

· -- видеодокументов -- акты технического состояния. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации (Правила. П. 4.4.3).

Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав АФ РФ и вносятся в опись дел/документов, которая утверждается соответствующей ЭПК.

Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение. Документы на бумажной основе передаются на хранение вместе с сопроводительной документацией (анкетами, вопросниками, планами); аудиовизуальные документы -- в необходимом комплекте и с соответствующей текстовой сопроводительной документацией (Правила. П. 4.4.4).

Прием документов АФ РФ и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных органов (государственных, местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций) осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы АФ, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения (Правила. П. 4.4.5).

Архив может комплектоваться архивными документами российского происхождения, находящимися за пределами РФ по различным причинам, и (или) архивными документами зарубежного происхождениями, имеющими значение для России.

Прием полученных из-за рубежа документов осуществляется в соответствии с договором между собственником/владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов.

Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов.

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, включаются (независимо от их происхождения) в состав АФ РФ и подлежат государственному учету (Правила. П. 4.4.7).

Архив осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования по следующим направлениям:

-- совместно рассматривает и готовит к согласованию инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел;

- участвует в работе ЦЭК (ЭК) источников комплектования архива;

- оказывает им необходимую организационно-методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе: в обеспечении сохранности документов АФ РФ; организации документов в делопроизводстве и формировании дел; по отбору документов в состав АФ РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение; упорядочению документов по личному составу; ведению государственного учета документов АФ РФ, находящихся на временном хранении; проведению паспортизации архивов организаций;

- осуществляет контроль за соблюдением правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива (Правила. II. 4.8).

Принципы и критерии экспертизы научной и практической ценности документов применяются также при категорировании фондов (т.е. разделении их на категории по степени ценности составляющих их материалов) и при выявлении и учете уникальных и особо ценных документов, в частности при включении документов в Государственный реестр уникальных документов АФ РФ.

Уникальный документ -- это особо ценный документ, не имеющий себе подобных но содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Ст. 3, п. 6).

Выявление уникальных документов для включения их в этот реестр ведется на основе изданного в 2001 г. регламента^[5].

Основными критериями определения уникальных документов являются их подлинность, древность, бесспорная культурно-историческая ценность, публичность, высокая материальная ценность, отношения документа к историческому событию или к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа.

К регламенту приложены «Правила описания уникальных документов».

Кроме федерального реестра уникальных документов в субъектах Российской Федерации создаются также региональные реестры, включающие документы, представляющие особую историческую или культурную ценность для данного региона, но не включенные в федеральный реестр.

В государственных архивах ведется также выявление и учет особо ценных документов.

Особо ценный документ -- эго документ АФ РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Ст. 3, п. 5).

Отнесение документов к особо ценным также является результатом экспертной деятельности архивистов. При определении особо ценных документов учитывается время создания документа, ценность содержащейся в нем информации, юридическая сила, подлинность документа, автор и адресат документа, наличие палеографических, художественных и иных особенностей.

Размещено на Allbest.ru