Размещено на http://www.allbest.ru

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
• 1.1 Определение, назначение, функции деловых писем
• 2 СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
• 2.1 Требования к оформлению деловых писем
• 2.2 Правила оформления деловых писем
• 2.3 Структура и стиль текста делового письма
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
• ПРИЛОЖЕНИЯ


ВВЕДЕНИЕ

С древних времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, пергамент. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли посредством письма. Можно предположить, что уже тогда деловые письма имели место быть. С их помощью человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Во все времена, и тем более сейчас, в нашем современном мире, деловое общение всегда было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предположения, в конечном итоге, определяют успешность предпринимательской деятельности.

Приступая к составлению официального письма, никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу либо другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Одним из видов делового общения является служебная переписка. Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов: служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др., обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. [1].

Данными обстоятельствами обусловлена актуальность темы курсовой работы.

Целью курсовой работы является изучение структуры современного делового письма.

Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены задачи:

- рассмотреть нормативную документацию (ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации, ФКЗ-№2 от 25.12.2000г. «О Государственном гербе РФ», ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги».

- Изучить функции и назначение делового письма;

- изучить требования к стилю изложения делового письма.

Объектом исследования в курсовой работе является структура делового письма.

Предметом исследования является изучение требований, предъявляемых к составлению делового письма.

Метод исследования в данной курсовой работе - изучение нормативной документации, для более глубокого понимания структуры делового письма.



1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

1.1 Определение, назначение, функции деловых писем

Деловое письмо - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией и направляемый адресату по почтовой или факсимильной связи, электронной почте.

В современном мире сложно представить компанию, изолированную от внешней среды. Каждая организация стремится наладить эффективное взаимодействие со сторонними структурами, клиентами, вышестоящими органами, и подчас это взаимодействие и есть ключ к успеху фирмы. Одним из инструментов коммуникации служит деловое письмо как особый вид корреспонденции, включающий в себя большое число разновидностей официальных оперативно-информационных документов, используемых для решения текущих и перспективных задач управления. [2]

Деловое письмо выполняет ряд важнейших функций, через которые можно наиболее полно представить значимость этого документа в деловом мире.

Информационная функция - письмо содержит сведения, факты, информацию различного рода. Реализация этой функции в полном объеме зависит не только от количества и качества информации, но и от способа ее подачи, четкости формулировок, отсутствия двусмысленности и подтекста.

Организационная функция реализуется, когда документ создается с целью организации, координации деятельности людей. В этом случае от логичности, структурированности текста документа зависит как процесс, так и результат этой деятельности.

Коммуникативная функция обеспечивает связи организации с внешней средой, поддержание необходимых контактов, взаимодействие с реальными и потенциальными партнерами (клиентами).

Содержание сведений, являющихся доказательной базой при рассмотрении спорных ситуаций, выявляет юридическую функцию письма. Грамотно оформленные документы служат гарантией разрешения профессиональных, коммерческих и других споров и конфликтов и, следовательно, являются основой стабильного развития компании.

И, наконец, можно выделить и воспитательную функцию, так как требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа. На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что деловое письмо является важным элементом делопроизводственной системы в частности и управления организацией в целом. [3]

1.2 Классификация и виды деловых писем

деловой письмо документация

«В деловых письмах превыше всего ясность и прозрачность…»

Честерфилд

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Их многообразие все увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую переписку. В основе письменных отношений физических и юридических лиц лежит обмен информацией, представленной в документированной форме.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация, причем информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, которые называются реквизитами.

Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа. Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но оно четко определено правилами составления документа, государственным стандартом - ГОСТом. В литературе дана необходимая информация о ГОСТе, а также представлен перечень используемых в документах реквизитов. Правила их оформления подробно описаны в пособиях по делопроизводству.

Деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю. В обобщенном виде деловую переписку можно представить в виде таблицы 1:

Таблица 1 Виды деловой переписки

	Внешняя	Внутренняя
Официальная	Адресат: внешний пример: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз	Адресат: сотрудник вашей организации пример: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.
Личная	Адресат: внешний. пример: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.	Адресат: сотрудник вашей организации. пример: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, рекомендательное письмо, благодарность.



Изучив классификацию можно увидеть в чем различие между коммерческими и деловыми письмами, основная информация представлена в таблице 2. По тематическому признаку письма разделяются на коммерческие и деловые.

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами).

Собственно, деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и пр.

Таблица 2 Классификация деловых писем

Признаки классификации	Виды писем
По тематическому признаку	Деловые письма	Коммерческие письма
По функциональному признаку	Инициативные письма (требующие ответа)	Письмо-запрос(приложение 1) Письмо предложение Письмо-рекламация(претензия) Письмо-обращение (приложение 2) Письмо просьба (приложение 3,4)
	Не требующие ответа	Письмо-подтверждение Письмо-напоминание Письмо-извещение Сопроводительное письмо Гарантийное письмо
По признаку адресата	Обычные письма (в один адрес) Циркулярные письма (в несколько адресов)
По структурным Признакам	Регламентированные (стандартные) Нерегламентированные (нестандартные)
По композиции письма	Одноаспектные и многоаспектные
По форме отправления письма	Традиционные почтовые отправления	Договоры Оферта Рекламация
	Электронные письма и факсы	Письма не имеющие юридической силы
По цели	Информационные	Рекламное письмо

По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Обычные письма направляются одному получателю. [4]

По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации.

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как-то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют. [5]

По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма). Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учётом разных аспектов. Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату - обычным, по композиции может быть, как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели - информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем. [6]



2. СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

2.1 Требования к оформлению деловых писем

Как уже говорилось ранее, деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.

Современное деловое письмо - это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. [7]

Стандартное деловое письмо имеет сложную структуру. Выделим ее основные элементы.

Обращение. Деловое письмо в основном всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста весьма значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру. Оно располагается в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Если письмо официальное, стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой - просто по имени. Если партнер лично известен, то можно обратиться: «Уважаемый Иван Иванович», если незнаком - «Уважаемый господин Иванов». При этом в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» ни в коем случае нельзя.

Преамбула составляет первый абзац письма, в котором излагается его цель и причина его написания. В преамбуле должна быть выражена суть письма. Например: «Я пишу Вам с целью выразить свое неудовольствие качеством строительных блоков, которые Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причиненных нам убытков».

Основной текст. В нем излагается сложившаяся ситуация, выражаются личные мысли и чувства по данному поводу и озвучивается просьба о конкретных действиях либо предлагается вариант разрешения вопроса. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что, например, в проводимом совещании (конференции) необходимо участвовать; что производимая продукция или выполняемые услуги являются лучшими; что просьбу необходимо выполнить и т.п. Основной текст письма по размеру занимает 2-3 абзаца. Например: «На протяжении последнего месяца, начиная с 3 августа текущего года, 15-18% от каждой партии ваших строительных блоков составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованных блоков составляют порядка 5 млн руб. Мы сотрудничаем с ООО «Строитель» на протяжении уже 5 лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованных блоков».

Заключение представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Заключение необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Например: «Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдет в привычное русло».

Подпись. Деловое письмо завершается подписью (указывается должность и ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Кроме этого возможны варианты такого типа как «Искренне Ваш», «С благодарностью за сотрудничество» и т.д. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Так, письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке. Недопустим вариант, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем.

Постскриптум (P.S.) - это приписка в конце письма после подписи. Она довольно редко используется в деловой переписке и служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. К примеру: «P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии блоков, поступившей 4 часа назад, возрос до 20%!».

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма. Но часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие. [8]

Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Перечень реквизитов выглядит следующим образом:

- дата;

- номер;

- ссылка на дату и номер полученного письма;

- адресат;

- заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо?);

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подпись;

- отметка об исполнителе.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева - около трёх сантиметров, справа - около полутора. Используются стандартные формы Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример: Исх. №28 от 28.07.2008 на вх. №32 от 25.07.2008.

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу - увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования) можно подойти более творчески.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе адресату будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона - рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов - бланках, с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. [9] Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) - печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми. [10]

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой уже стандартизованный.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации, тем самым являясь основным средством управленческой коммуникации.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

2.2 Правила оформления деловых писем

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Напомню, это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). [11]

Официальные письма пишутся на специальных бланках соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документа следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой». [12]

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

- организовать централизованное изготовление бланков для писем;

- уменьшить стоимость машинописных работ;

- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

- уменьшить визуальный поиск необходимой информации

- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако, ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

- Государственный герб РФ; [13]

- код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);

- наименование организации (полное или сокращенное);

- справочные данные об организации;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- фамилия (либо фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы делопроизводителя и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия: «приказ», «акт», «решение», «докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации- адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ИНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

- по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство Внутренних Дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы не разделяются точками;

- по начальным слогам слов, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

- смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся слитно.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата ее подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 05 апреля 2014 года следует записать так: 05.04.2014. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2016 года записывают следующим образом: 12.01.2016. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2016).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять нельзя. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На №______от_______

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть таким: «На №4520/144 от 17.05.2013».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо)- указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже. Например, ЗАО «Профсталь».

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется, указывать и эту фамилию. Опять же, опираясь на ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Кемеровское ООО «Гранит»

Главному инженеру

О.А. Веселову

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору

Новосибирской государственной академии экономики и управления

проф. Ю.В. Гусеву

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору МУП АГО «Ангарский трамвай»

Е.П. Баженову

665830, г. Ангарск,

123 кв-л, стр 1/1

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указывается почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:

630102, г.Новосибирск-102

Ул. Кирова,76 д.12

И.П. Кирсанову

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. И.И. Иванову

проф. О.И. Петрову

Текстовое сокращение «гр.» (гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О закупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк. Если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. [14]

Основной реквизит делового письма - текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, его держат на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложения» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Деметра» на 3л. В 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминающего в тексте письма, может быть сделано так:

Приложение: на__л. В___экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы подпись Л.А. Кузнецова

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, к примеру, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института подпись А.Н. Захарченко

Главный бухгалтер подпись Ю.В. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор ООО «Корсар» Директор ЗАО «Горизонт»

Подпись И.И. Иванов Подпись П.П. Сидоров

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо («и.о», «зам») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов его удостоверения. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя т номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма. По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.

В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации). [15]

2.3 Структура и стиль текста делового письма

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма необходимо детально продумать, с какой целью составляется письмо, на что идет расчет в результате его рассмотрения. Должно четко проясняться, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. [16]

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение.

В официальной переписке применяется официально - деловой стиль.

Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений. [17]

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

- участники делового общения - преимущественно юридические лица (организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

- характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

- предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная и др.;

- управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

- большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям. [18]

Данные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

- официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

- адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

- актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

- объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

- убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (не совершать) определенные действия;

- полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств. [19]

Основные требования, предъявляемые к деловому стилю:

- стандартизация изложения;

- нейтральный тон изложения;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

- лаконичность, краткость изложения текста;

- использование языковых формул;

- использование терминов;

- применение лексических и графических сокращений;

- преобладание страдательных конструкций над действительными;

- употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

- использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

- преобладание простых распространенных предложений.

Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его действовать в нужном для автора направлении. Документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, но эмоциональность должна быть скрытой и достигаться содержанием. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.

Ясность и точность текста определяется правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок, отсутствием образных выражений.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

Требование краткости заставляет четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы. [20]

Деловое письмо как документ, прошло длинный путь развития от древнейших времен до настоящего времени.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках следующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. Поэтому, четкое следование требованиям к оформлению деловых писем и выдержка текста в официально-деловом стиле - гарант успеха всего предприятия в целом.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

Что делать, если требуется активная деловая переписка, а вопрос о том, как писать письма, остается открытым? Что, если написание писем превращается в долгий и сложный процесс, а правильное оформление письма остается тайной?

Многие пытаются в данном случае найти хорошие образцы писем, на которые можно ориентироваться. Взяв за основу одно бизнес письмо, нельзя постичь до конца правила написания деловых писем. Деловая переписка включает множество видов писем, поэтому единичный пример оформления письма не может удовлетворить все нужды компании.

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового стиля речи. Сегодня увеличивается число разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Все это требует сегодня большей речевой подготовки. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма. Плодотворно развивать традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.



БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. ФЗК-№2 от 25.12.2000г. «О Государственном гербе РФ»

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

3. ГОСТ 9227-60 «Бумага и изделия из бумаги»

4. Алексеева, В. В. Делопроизводство в организации [Текст] : учебник / В. В. Алексеева. - М.: Альянс-Медиа, 2013. - 266 с.

5. Анодина, А. Н. Документооборот в организации [Текст] : учебное пособие / А. Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ОМЕГА-Л, 2015. - 184 с.

6. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах [Текст] : Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. / М. И. Басаков. - 5-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2016. - 165 с.

7. Веселов, П. В. Аксиомы делового письма. Культура делового общения и официальной переписки [Текст] : учеб. для студентов сред. спец. учеб. заведений / П. В. Веселов. - М.: Маркетинг, 2011. - 174 с.

8. Карепина, А. В. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты [Текст] : / А. В. Карепина. - 4-е изд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - 248 с.

9. Кузнецов, И. Н. Деловое письмо [Текст] : учебное пособие для бакалавров, / И. Н. Кузнецов. - 9-е изд., перераб. - М.: Дашков и К, 2018. - 161 с.

10. Кушнерук, С. П. Документная лингвистика [Текст] : учебное пособие / С. П. Кушнерук. - 3-е изд. - М.: Наука, 2010. - 253 с.

11. Паневчик, В. В. Деловое письмо [Текст] : Практическое пособие / В. В. Паневчик. - 3-е изд. - М.: Амалфея, 2001. - 154 с.

12. Рогожин, М. Ю. Документы делового общения [Текст] : учеб. для студентов высш. и сред. спец. учеб. заведений / М. Ю. Рогожин. - М.: Альянс-Медиа, 2015. - 256 с.

13. Соколов, В. С. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов [Текст] : учеб. пособие / В.С. Соколов. - 2-е изд. - М.: ФОРУМ, 2010. - 175 с.

14. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов [Текст] : учеб. пособие /А. Ю. Чувенков, В. Ф. Янковая. - 2-е изд. - М.: ОМЕГА-Л, 2015. - 183 с.

15. Басаков М. И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления : учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2014. - 376 c. - ISBN 978-5-222-23063-3. - Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. - URL: http://www.iprbookshop.ru/59345.html (дата обращения: 13.11.2019). - Режим доступа: для авторизир. пользователей

16. Кузнецов, И. Н. Деловое письмо : учебно-справочное пособие для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - 9-е изд. - М. : Дашков и К, 2019. - 162 c. - ISBN 978-5-394-03381-0 - Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. - URL: http://www.iprbookshop.ru/85156.html (дата обращения: 13.11.2019). - Режим доступа: для авторизир. пользователей

17. Короткий, С. В. Деловые коммуникации : учебное пособие / С. В. Короткий. - Саратов : Вузовское образование, 2019. - 90 c. - ISBN 978-5-4487-0472-7. - Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. - URL: http://www.iprbookshop.ru/80614.html (дата обращения: 13.11.2019). - Режим доступа: для авторизир. пользователей

18. Лисс, Э. М. Деловые коммуникации : учебник для бакалавров / Э. М. Лисс, А. С. Ковальчук. - М. : Дашков и К, 2018. - 344 c. - ISBN 978-5-394-02802-1. - Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. - URL: http://www.iprbookshop.ru/85358.html (дата обращения: 13.11.2019). - Режим доступа: для авторизир. пользователей

...