Нормативно-правовая база внутреннего электронного документооборота государственного архива

Размещено на http://www.allbest.ru/

Статья по теме:

Нормативно-правовая база внутреннего электронного документооборота государственного архива

С.Ю. Жарикова

Аннотация

Рассмотрено нормативно-правовое регулирование внутреннего электронного документооборота государственного архива. Анализируются, с одной стороны, нормативные акты федерального уровня, распространяющиеся на все организации, с другой - посвященные отдельным аспектам работы государственных архивов. В государственных архивах, как и в других организациях, в электронном виде может вестись бухгалтерский и кадровый электронный документооборот. Особое внимание уделено нормативным актам по работе с обращениями граждан в электронном виде. Рассмотрены правовые вопросы передачи электронных документов на постоянное хранение.

Ключевые слова: государственный архив; документооборот; внутренний документооборот; архивный документ; электронный документ

В настоящее время происходит бурное развитие информационного общества, появляются новые способы передачи информации и ее защиты. Все чаще отдается предпочтение не бумажным, а электронным носителям, которые ускоряют и упрощают процесс передачи информации, именно благодаря этим преимуществам электронные документы получают широкое распространение.

Государственный архив - это учреждение, которое не только работает с внутренними документами, но и занимается комплектованием, использованием, учетом и хранением документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и других архивных документов, оказывает определенные государственные услуги. Государственные архивы имеют большое значение для всей страны, поэтому важно, чтобы они быстро реагировали на распространение электронных документов и могли обеспечить их сохранность. Так как в своей работе архивы опираются на нормативно-правовые акты разных уровней, необходимо рассмотреть акты, которые касаются именно внутреннего электронного документооборота архива.

Наиболее важными нормативно-правовыми актами в сфере архивного дела являются федеральные законы, а самым главным из них является Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.1 В нем определяются полномочия государственных органов и органов местного самоуправления, архивов разных уровней, также в нем закреплены права и обязанности пользователей архивной информации. Помимо этого в федеральном законе регулируются вопросы, которые касаются электронных документов: в статье 5, например, закрепляется принадлежность электронных документов к АФ РФ.

В Федеральном законе «Об электронной подписи» говорится о том, что электронные документы, направляемые в государственные органы, должны иметь усиленную квалификационную электронную подпись, которая в законодательстве Российской Федерации приравнивается к собственноручной подписи.

Бухгалтерия является важной составляющей любой организации, в том числе и архива, ее деятельность регулируется в первую очередь Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этот закон устанавливает, что все документы, которые тем или иным образом связаны с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, когда они использовались последний раз.

Помимо бухгалтерских документов большую роль во внутреннем документообороте организации играют и кадровые документы, в ведении которых недавно произошли большие изменения, это нововведение было закреплено Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Согласно закону работодатель должен формировать основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника в электронном виде (если он отказался от продолжения ведения бумажной трудовой книжки) [1, с. 167].

Одно из основных направлений деятельности государственного архива - использование архивных документов. В Федеральном законе «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. говорится, что пользователь имеет право свободно получать и искать любую архивную информацию в любой форме, если иное не предусмотрено законом. Третий пункт статьи 26 главы 6 закрепляет возможность направлять запросы и обращения в электронной форме. Эти же вопросы регулирует Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» № 59-ФЗ от 2 мая 2006 г., который закрепляет возможность подачи электронного заявления и устанавливает требования к электронному обращению граждан и общий порядок рассмотрения таких обращений. Важно упомянуть и Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г., в котором закрепляется возможность получения согласия на обработку персональных данных в форме электронного документа для предоставления государственных услуг. Помимо этого в законе устанавливается возможность направления электронных уведомлений об обработке персональных данных, закрепляется набор сведений, которые должно содержать электронное уведомление. Также в нем прописаны правила доступа, хранения и требования к безопасности персональных данных в информационных системах [2, с. 30].

«Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций», разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, также содержат информацию по работе с запросами в электронном виде для оказания государственных услуг.

В постановлении Правительства РФ от 16 мая 2001 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг» закреплены правила разработки административных регламентов предоставления государственных услуг. Согласно этому законодательному акту в регламенте должен быть прописан перечень документов, которые заявитель может предоставить или получить, в том числе и в форме электронных документов. Также регламент должен содержать информацию касаемо требований предоставления государственных услуг в электронной форме и виды электронной подписи, который заявитель может использовать при обращении за получением государственной услуги. Право на использование простой электронной подписи заявителем - физическим лицом закреплено постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2012 г. № 634.

Многие вопросы внутренней работы госархивов регламентированы утвержденными правилами. В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» содержатся не только общие требования к помещению архива, нормативным режимам хранения, оборудованию для хранения и так далее, но в них также есть отдельные главы, которые касаются электронных архивных документов, например: «Особенности хранения электронных документов», «Особенности учета электронных документов», «Учет электронного фонда пользования». В соответствии с пунктом 23.1 обязательные учетные документы ведутся только на бумажных носителях, а вспомогательные - на бумажном носителе и/или в электронном виде.

Порядок передачи электронных документов в госархивы содержится и в отдельных ведомственных актах. Например, приказ Судебного департамента при Верховном суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» содержит пункт, посвященный именно срокам и порядку передачи дел на хранение в государственный архив. Так, электронные документы передаются в государственный архив в виде контейнеров электронных документов на физических носителях или с помощью информационно-телекоммуникационных сетей11.

Приказы Росархива «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» и «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах», посвящены процессу учета архивных документов, для задач которого создано специальное программное обеспечение.

«Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» регулируют весь процесс делопроизводства от создания документов до хранения и уничтожения, в том числе прописан порядок работы и с электронными документами. Согласно этим правилам (пункт 2.8), шаблон электронного документа должен содержать такой же набор реквизитов, какой включает в себя бумажный, то есть при создании электронного документа необходимо руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016. При составлении исполнительных документов в форме электронного документа необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 18 июля 2019 г. № 934 «Об утверждении требований к форматам исполнительных документов, вынесенных и (или) направляемых для исполнения в форме электронного доку- мента». Помимо требований, в нем представлено описание типов реквизитов и составных типов данных.

В правилах также прописан порядок работы с системами электронного документооборота (СЭД), именно с их помощью согласно нормативно-правовому акту должен осуществляться электронный документооборот в государственных органах. В главе 4 «Управление документами в системе электронного документооборота» особое внимание уделяется включению документа в СЭД, которое осуществляется путем заполнения полей электронной регистрационной карточки (ЭРК), создания электронной копии (если документ на бумажном носителе), присоединения электронной копии к электронной регистрационной карте и размещения документа в соответствии с классификатором в систему электронного документооборота. Также в данной главе прописаны все пункты, которые необходимо заполнить в ЭРК при добавлении документа в СЭД. Несмотря на достаточно подробный порядок работы с электронными документами, в правилах также закрепляется возможность перевода электронных документов в бумажные, такая возможность должна закрепляться в инструкции по делопроизводству.

Подводя итог, нужно сказать, что законодательством уделяется большое внимание регулированию вопросов внутреннего электронного документооборота. Правительством не просто осознана необходимость совершенствования нормативно-правовой базы, но и ведется активная работа в этой области. На сегодняшний день возможность использования электронных документов внутри организации для упрощения процесса делопроизводства прописана в актах разного уровня, однако довольно большое внимание все еще уделяется бумажным документам, и в некоторых законодательных актах закрепляется возможность распечатки электронного документа и продолжения работы с ним как с документом на бумажном носителе.

Список литературы

государственный муниципальный архив документооборот

1. Дуплий Е.В., Логвенчева Е.С. Проблемы организации электронного документооборота и новые правила организации хранения документов архивного фонда Российской Федерации // Социально-экономические науки и гуманитарные исследования: сб. материалов 18 Междунар. науч.-практ. конф. Новосибирск, 2017. С. 160-169.

2. Кузнецов С.Л. Электронные архивы и электронная подпись // Делопроизводство. 2017. № 4. С. 29-34.

LEGAL BASE OF THE INTERNAL ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION OF THE STATE ARCHIVE

Zharikova S.Y., Student of Culture and Art Faculty. Derzhavin Tambov State University, Tambov, Russian Federation.

Abstract. We consider legal regulation of the internal electronic document circulation of the state archive. We analyze on the one hand, the normative acts of the federal level, which apply to all organizations, on the other hand, devoted to certain aspects of the work of state archives. In state archives, as well as in other organizations, accounting and personnel electronic document circulation can be conducted in electronic form. Special attention is paid to regulations on dealing with citizens' appeals in electronic form. Legal issues of transfer of electronic documents for permanent storage are considered.

Keywords: state archive; document circulation; internal document circulation; archival document; electronic document

Размещено на Allbest.ru