Задачи бухгалтера в условиях автоматизации учетного процесса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Саратовский государственный технический университет имени Гагарина Ю.А.»

Институт социального и производственного менеджмента

Направление 38.03.02 «Менеджмент»,

Профиль «Производственный менеджмент»

Кафедра «Бизнес-технологии и логистика»

Контрольная работа

по дисциплине «Компьютерные технологии в бухгалтерском учете»

Задачи бухгалтера в условиях автоматизации учетного процесса

Выполнил:

студент гр. б1-МЕНЖипу-33

заочной формы обучения № 183420

Полякова Юлия Юрьевна

183420_б1-МЕНЖипу-33_2020_7

Проверил:

кандидат экономических наук

Астаркина Наиля Рустамовна

Саратов 2021

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Саратовский государственный технический университет имени Гагарина Ю.А.»

Институт социального и производственного менеджмента

Кафедра «Бизнес-технологии и логистика»

ЗАДАНИЕ

на выполнение контрольной работы

по дисциплине «Компьютерные технологии в бухгалтерском учете»

студенту группы б1-МЕНЖипу-33 Поляковой Юлии Юрьевне

В контрольной работе необходимо:

Изучить системы автоматизации, типы информационных систем, компьютерных систем для бухгалтерского учета;

Рассмотреть роль и задачи бухгалтера в условиях автоматизации.

Дата выдачи: ______________ 2021 г.

Срок выполнения: _____________ 2021 г

Руководитель: Астаркина Н.Р.

Студент: Полякова Ю.Ю.



Содержание

автоматизированный бухгалтерский учет

Введение

Глава 1. Понятие и классификация экономических информационных систем

1.1 Типы информационных систем

1.2 Бухгалтерские информационные системы

Глава 2. Задачи бухгалтера в условиях автоматизации учетных операций

2.1 Роль и задачи бухгалтера в условиях автоматизации



Введение

Бухгалтерский учет нужно автоматизировать -- это понимает любой руководитель. Но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать и какова роль бухгалтера в этом процессе.

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учета. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления.

Использование средств вычислительной техники для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения деятельности организации. Функция автоматизированной системы (АС) состоит из совокупности действий, направленных на достижение определенной цели. Автоматизированная система состоит из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности и реализует информационную технологию выполнения установленных функций.

В этой контрольной работе я рассмотрю аспекты, на которые должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учета.



Глава 1. Понятие и классификация экономических информационных систем

1.1 Типы информационных систем

Методологическую основу проектирования ЭИС (экономических информационных систем) составляет системный подход, в соответствии с которым любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), функционирующих совместно для достижения общей цели.

Для системы характерно изменение состояний объектов, которые с течением времени происходят в результате взаимодействия объектов в различных процессах и с внешней средой. В результате такого поведения системы важно соблюдение следующих принципов:

- эмерджентности, то есть целостности системы на основе общей структуры, когда поведение отдельных объектов рассматривается с позиции функционирования всей системы;

- гомеостазиса, то есть обеспечения устойчивого функционирования системы и достижения общей цели;

- адаптивности к изменениям внешней среды и управляемости посредством воздействия на элементы системы;

- обучаемости путем изменения структуры системы в соответствии с изменением целей системы.

С позиций кибернетики процесс управления системой, как направленное воздействие на элементы системы для достижения цели, можно представить в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на возмущения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы.

В экономической системе объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном предприятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (например, на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и др. отделы), осуществляющих следующие функции управления:

- планирование - функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

- учет - функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

- контроль - функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

- оперативное управление - функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

- анализ - функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления. ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки:

ИП 1 - информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а, с другой стороны, - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

ИП 2 - информационный поток из системы управления во внешнюю среду, а именно: отчетная информация, прежде всего финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям;

ИП 3 - информационный поток из системы управления на объект управления (прямая кибернетическая связь), представляющий совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

ИП 4 - информационный поток от объекта управления в систему управления (обратная кибернетическая связь), который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системы (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услуг) в результате выполнения хозяйственных процессов.

Структура экономической системы (промышленного предприятия, торговой организации, коммерческого банка, государственного учреждения и т.д.) с позиций кибернетики представлена на рисунке 1, где основные информационные потоки между внешней средой, объектом и системой управления помечены метками над стрелками ИП 1, ИП 2, ИП 3, ИП 4 и связаны с поддерживающей их экономической информационной системой (ЭИС).



Рисунок 1. Структура экономической системы

В экономической системе объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном предприятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (например, на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и др. отделы), осуществляющих следующие функции управления:

- планирование - функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

- учет - функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

- контроль - функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

- оперативное управление - функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

- анализ - функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления. ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки:

ИП 1 - информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а, с другой стороны, - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

ИП 2 - информационный поток из системы управления во внешнюю среду, а именно: отчетная информация, прежде всего финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям;

ИП 3 - информационный поток из системы управления на объект управления (прямая кибернетическая связь), представляющий совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

ИП 4 - информационный поток от объекта управления в систему управления (обратная кибернетическая связь), который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системы (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услуг) в результате выполнения хозяйственных процессов.

ЭИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития экономической системы, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.

К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:

- полнота и достаточность информации для реализации функций управления;

- своевременность предоставления информации;

- обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления;

- экономичность обработки информации: затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект;

- адаптивность к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

В соответствии с характером обработки информации в ЭИС на различных уровнях управления экономической системой (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяются следующие типы информационных систем (рисунок 2.):

- системы обработки данных (EDP - electronic data processing);

- информационной системы управления (MIS - management information system);

- системы поддержки принятия решений (DSS - decision support system).

Рисунок 2. Типы информационных систем

Системы обработки данных (СОД) предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, платежных поручений). Горизонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до несколько дней, и реализует регистрацию и обработку событий, например, оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных.

Информационные системы управления (ИСУ) ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель (месяцев), например, анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, например, свод заказов для формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т.д.). Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.

Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства фирм, предприятий, организаций), имеющих стратегическое долгосрочное значение в течение года или нескольких лет. К таким задачам относятся формирование стратегических целей, планирование привлечения ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например, при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер.

Для задач СППР свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность алгоритмов решения. В качестве инструментов обобщения чаще всего используются средства составления аналитических отчетов произвольной формы, методы статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования. При этом используются базы обобщенной информации, информационные хранилища, базы знаний о правилах и моделях принятия решений.

Идеальной считается ЭИС, которая включает все три типа перечисленных информационных систем. В зависимости от охвата функций и уровней управления различают корпоративные (интегрированные) и локальные ЭИС.

Корпоративная (интегрированная) ЭИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Такая ЭИС является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети.

Локальная ЭИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления. Такая ЭИС может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных подразделениях системы управления.

Одним из основных свойств ЭИС является делимость на подсистемы, которая имеет ряд достоинств с точки зрения разработки и эксплуатации ЭИС, к которым относятся:

- Упрощение разработки и модернизации ЭИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам;

- Упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ;

- Упрощение эксплуатации ЭИС вследствие специализации работников предметной области.

Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы.

Функциональные подсистемы ЭИС информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предприятия), характерные для структурных подразделений экономической системы и (или) функций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких, как информационная, программная, математическая, техническая, технологическая, организационная и правовая подсистемы.[1]

1.2 Бухгалтерские информационные системы

Бухгалтерские информационные системы (БИС) помогают решить целый ряд задач, в частности: ускорение обработки данных первичных документов; автоматизацию расчетов заработной платы, налогов, страховых взносов, амортизационных отчислений; автоматизацию формирования Главной книги, бухгалтерского баланса и других форм отчетности и т.д. Такие системы позволяют осуществить одновременное ведение бухгалтерского и налогового учета, т.е. рассчитать базу по налогу на прибыль на основании данных бухгалтерских документов.

Бухгалтерские информационные системы представляют собой программные комплексы, предназначенные для автоматизации решения как отдельных задач учета, так и комплексных задач для выполнения функций планирования, контроля и анализа и принятия грамотных управленческих решений.

Задачами бухгалтерских информационных систем являются:

автоматизированная обработка первичных документов;

автоматизация комплекса задач бухгалтерского учета, планирования и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;

формирование, обработка и получение достоверной оперативной информации;

интеграция оперативного, бухгалтерского и налогового учета.

В основу бухгалтерских информационных систем, настроенных на системный учет с применением общего режима налогообложения, заложены функциональные компоненты, которые в комплексе выполняют расчеты, заполнение и обработку первичных документов, накопление итоговых результатов и формирование отчетных форм.

По разделам бухгалтерского учета в рамках бухгалтерских информационных систем решаются следующие учетные задачи: учет заработной платы; товарно-материальных запасов; основных средств и нематериальных активов; готовой продукции; затрат на производство; финансово-расчетных операций, а также задачи оперативного учета на основе первичных документов и составление финансовых отчетов.

Основным документом, регламентирующим этапы создания и функционирования автоматизированных бухгалтерских информационных систем, является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", где определены такие основные понятия, как:

информация, представляющая сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

информационные технологии как процессы методов поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способов осуществления таких процессов и методов;

информационные системы, представляющие совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающие ее обработку путем информационных технологий и технических средств;

информационно-телекоммуникационная сеть, определенная как технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники.

По сфере применения бухгалтерские информационные системы можно классифицировать в отраслевом разрезе, т.е. для использования в различных отраслях: торговле, туризме, общественном питании и ресторанном и гостиничном бизнесе, страховой и аудиторской деятельности, жилищно-коммунальном хозяйстве, банковской деятельности, медицине, образовании и в других видах деятельности.

По степени автоматизации различают ручные, автоматические и автоматизированные системы. В ручных системах режим выполнения функции проводится оператором. В автоматических системах процесс реализации функции осуществляется без участия человека, в автоматизированных системах процесс решения поставленных задач осуществляется при совместном участии человека и средств автоматизации.

Используемые классификации учетной информации, такие, как планы счетов, группировки счетов, статьи в балансовых отчетах, группировки, связанные с финансовыми результатами, и другие, как правило, представлены в виде графических и табличных форм и являются структурообразующими элементами. На их основе строятся модели бухгалтерского учета, которые в совокупности с моделями интерпретации составляют систему бухгалтерского учета.

В состав моделей бухгалтерского учета входят модели: первичной учетной информации; системы счетов; отчетности; соответствия между моделью первичной учетной информации, моделью системы счетов и моделью отчетности.

Состав моделей интерпретации состоит из номенклатуры реквизитов первичной учетной информации, планов и классификационных схем счетов, номенклатуры отчетных показателей. Любые возможные изменения в модели интерпретации, например, изменения в плане счетов, увеличение или уменьшение количества реквизитов не требуют пересмотра всей системы учета.

По режиму обработки существуют информационные системы, работающие в пакетном и в интерактивном режимах. Пакетная технология используется в основном в экономических информационных системах централизованного типа, где технологический процесс обработки информации представляет последовательные этапы ввода, контроля, сортировки, слияния, группировки, копирования, архивирования, обработки и выдачи информации. Недостатками такой технологии являются нерациональное использование ресурсов и отсутствие взаимодействия с пользователем.

При интерактивном режиме обработки обеспечивается способ общения пользователя с ЭВМ. Диалоговый режим выполнения функции автоматизированной системы - это такой режим, при котором оператор управляет решением задачи, изменяя ее условия и порядок функционирования АС на основе оценки информации, представляемой ему техническими средствами. Достоинством технологии работы в интерактивном режиме является возможность параллельного решения нескольких задач.

По виду применяемых программных продуктов информационные системы можно классифицировать на мини-бухгалтерии, комплексные информационные системы бухгалтерского учета, интегрированные системы бухгалтерского учета, инструментальные системы, корпоративные системы, комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Мини-бухгалтерии ориентированы в основном на предприятия малого бизнеса и предназначены для бухгалтерий с небольшим объемом учетной работы. Информационные системы вида мини-бухгалтерии позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, формировать единый журнал хозяйственных операций, Главную книгу, Баланс и необходимые отчетные формы.

К группе "Мини-бухгалтерия" относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием "Проводка - Главная книга - Баланс", выполняющих в основном функции синтетического и аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: "1C: Бухгалтерия", "Инфо-бухгалтер", "Интегратор-Соло", "Инфин", SAP ERP.

Программы мини-бухгалтерии пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие и легко адаптируются к условиям пользователя.

Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск и печать.

Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Такие программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. У программ похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др.

Программы могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся практически ко всем бухгалтерским программам.

Пакет "Мини-бухгалтерия" предусматривает ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.

Интегрированные автоматизированные системы представляют совокупность двух или более взаимоувязанных АС, в которых функционирование одной из них зависит от результатов функционирования другой, в этой связи эту совокупность можно рассматривать как единую АС. Интегрированные системы бухгалтерского учета обеспечивают ведение всех основных учетных разделов. Информация из разделов обрабатывается, объединяется, и на ее основе формируются необходимые отчетные формы.

Интегрированные системы ориентированы в основном на средние и малые предприятия. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система предназначена для бухгалтерий численностью от 2 до 5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте - на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа "1C: Предприятие" (версии 7.5, 7.7, 8) кроме бухгалтерского финансового учета предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в "Мини-бухгалтерии", является Головной модуль "Проводка - Главная книга - Баланс", а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету материалов, основных средств и нематериальных активов и товаров.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.

После окончания обработки участка учета бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.

Лучшими пакетами этого класса признаны программы корпорации "ПАРУС", фирмы "1C" ("1C: Предприятие"), а также программы "ИНФИН", "Суперменеджер", "Инфо-бухгалтер", сетевая программа "Интегратор" фирмы "ИНФОСОФТ", "Турбо Бухгалтер", "БЭСТ".

Комплексные информационные системы бухгалтерского учета состоят из различных подсистем, соответствующих определенным разделам бухгалтерского учета для конкретного круга потребителей. Эти системы ориентированы в основном на крупные и средние предприятия.

Бухгалтерский комплекс рассчитан на предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется посредством комплекса взаимосвязанных рабочих мест. Характерными чертами пакетов являются: наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета; интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности; развернутый аналитический учет по всем участкам учета, расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.

Состав пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и может иметь отличие в комплексах, разработанных разными фирмами. Его содержание может пополняться за счет включения дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где осуществляется комплексная автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: "Интеллект-Сервис" (программы "БЭСТ"), "Микро-Плюс" ("Лука"), "Пролог", "Омега" ("Бухкомплекс"), фирма "ЭЙС" ("Гепард"), "Звезда", "ИНФИН" ("Бухгалтерия-Супер"), "Турбо Бухгалтер".

Инструментальные системы обладают всеми признаками интегрированных систем и в то же время являются программными продуктами, способными самостоятельно гибко настраиваться на специфику выполняемых расчетов по конкретному предприятию и организации.

Корпоративные системы предназначены для автоматизации функций управления организацией. Иногда такие системы называют "Корпоративными системами управления финансами и бизнесом". Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т.д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы на процесс управления. В такой системе большое значение имеет информационная взаимосвязь всех составных подсистем. Этот новый класс систем только зарождается в России.

Корпоративные системы ориентированы, прежде всего, на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети организации и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу "под ключ". Системы индивидуально дорабатываются и внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика. Сложность построения корпоративных систем заключается в наличии различных модулей программ.

Типичным примером может служить корпоративная система "Галактика", где выделены функциональные контуры административного управления, оперативного управления, управления производством и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается около 40 программных модулей (АРМ). Систему можно комплектовать из различных модулей.

Корпоративные системы предназначены для использования на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут в усеченном составе модулей применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные системы для крупных предприятий: корпорация "Галактика", фирмы "ИНФОСОФТ", "Никос-софт", "Омега", "Цефей", "Звезда". Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и корпорация "ПАРУС", фирма "1C" и др. Несомненным достоинством этих организаций-разработчиков является комплексный подход к созданию автоматизированных информационных систем. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы "под ключ", сопровождение системы, обучение персонала. Из зарубежных разработок получили известность корпоративные системы "R/3", "Platinum", "R-Style", "Concorde XAL"? SAP ERP и др.

Комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ) взаимосвязаны между собой, полно и глубоко отражают специфику соответствующих разделов учета на автоматизированных рабочих местах бухгалтеров и рассчитаны на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами разделены, а персонал имеет различную бухгалтерскую и компьютерную квалификацию;

Локальные подсистемы (модули) обеспечивают ведение развернутого аналитического учета на основе ввода первичных документов и формирования проводок. Они работают как самостоятельные подсистемы или реализуют часть функций автоматизированной системы, но в то же время вся информация может сводиться и объединяться в единое целое для формирования необходимых итоговых показателей в центральном модуле системы.

Бухгалтерские информационные системы предназначены для обработки первичной информации и решения учетных задач по требуемым расчетам, проверки и распечатки первичных документов, подготовки и заполнения необходимых отчетных документов, переноса данных из одной формы в другую, накапливание итогов и т.д. При этом весь комплекс работ системы сохраняет четкую методологию и технологию ведения бухгалтерского учета и обеспечивает в целом выполнение задач по следующим разделам:

- учет основных средств и нематериальных активов;

- учет труда и заработной платы;

- учет производственных запасов;

- учет финансово-расчетных операций;

- учет готовой продукции и незавершенного производства;

- учет затрат на производство;

- сводный учет и составление отчетности.

Работа каждого модуля в системе характеризуется тем, что помимо выполнения своей основной функции в нем решаются еще и отдельные задачи, в которых используются единые исходные данные и формируются логически взаимосвязанные выходные документы. При формировании системы определяются: цели и требования к системе, выделяются функциональные подсистемы, их структуры и решаемые в них задачи, выявляются и анализируются связи между подсистемами.

Программы автоматизации бухгалтерского учета по своему функциональному наполнению способны решать задачи по обработке учетной информации по счетам, проводить анализ хозяйственной деятельности, вести налоговый учет и многие другие задачи. Решение задач бухгалтерского учета обеспечивают программы, в которые должны быть заложены общие принципы организации учета. В программу могут быть заложены различные принципы работы, например, "от документа" или "от проводки".

Организация автоматизированного бухгалтерского учета в программах по принципу "от документа" заключается в том, что в базу вводится вся информация из первичных документов и создаются электронные формы стандартных первичных документов со всеми реквизитами. При вводе информации идет постоянное обращение к первичным документам. Получается, что вся информация в системе привязана к первичным документам и формируемые отчеты и итоговые данные рассчитываются на их основе. При вводе хозяйственной операции в соответствии с этим принципом программа всегда обращается к документам и по ним формирует бухгалтерские проводки. Все первичные документы хранятся в памяти машины, и информация, исходящая от первичных документов, считается достоверной и правильной.

Если в программе заложен принцип ведения бухгалтерского учета "от проводки", то сначала в базе данных регистрируется типовая или "открытая", ни с чем не связанная проводка. Когда вводится хозяйственная операция, тогда в журнал вводятся все недостающие по проводке данные. Учет может вестись как на уровне отдельных проводок, так и на уровне типовых операций. Такой подход обеспечивает дополнительную гибкость ведения учета, но не обладает наглядностью, как при работе "от документа". Заметим, что современные технологии позволяют создавать программные продукты, предоставляющие возможность перехода от одного принципа ведения учета к другому.

При выборе программ следует ориентироваться на профессиональные фирмы, имеющие хорошую репутацию и большой опыт проектирования автоматизированных систем бухгалтерского учета.

О качестве программы можно сделать вывод по сроку эксплуатации и количеству внедрений на предприятиях и в организациях, так как только при этих условиях выявляются и реализуются наиболее распространенные особенности отдельных методик учета. Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении необходимо узнать, на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее или крупное; определить отраслевую принадлежность пакета.

Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтера. Необходимо также учесть технологию обработки информации и наличие различных сервисных функций. Кроме того, система должна обеспечить комплексную автоматизацию бухгалтерского учета и осуществлять стыковку с уже действующими программами.

Приобретение программного продукта не может вестись в отрыве от других компонентов, обеспечивающих создание автоматизированной информационной системы. Одновременно должны решаться вопросы выбора, приобретения и установки технических средств обработки информации, обучения персонала. При решении комплекса сложных проблем желательно привлекать работников специальных фирм, выполняющих весь цикл работ по внедрению компьютерной техники.

При выборе программного обеспечения по бухгалтерскому учету следует ориентироваться на следующие принципы.

1. Учет специфики конкретной организации. Все программы четко делятся на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека, и крупной - 4 и более человек. Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно просты во внедрении, однако они, как правило, не содержат многих автоматических функций, позволяющих вести бухгалтерию с учетом всех ее особенностей. К таким программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1C", программа "Skat" производства СКВ "Контур", "ВС: Предприятие", и др.

Программы для автоматизации крупной бухгалтерии позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухгалтерского учета. Примерами таких программ являются "БЭСТ", "ПАРУС", "RS-balance", программы СКВ "Контур", система "Галактика" и др.

2. Наличие операционной системы, в которой будет работать программа. Однозначно можно сказать, что следует выбирать Windows, поскольку это современная операционная система, в которой работают многие программы. Однако надо учесть, что для работы под Windows необходимы достаточно мощные компьютеры с определенной конфигурацией.

3. Будет ли программа сетевой или нет. В автоматизированной бухгалтерии компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть, чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал. Программа должна быть также сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах.

4. Будет ли осуществляться внедрение, обучение, поддержка, сопровождение и обновление программы и консультации по вопросам ее работы.

На российском рынке представлено большое количество программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета, которые могут решать как отдельные бухгалтерские задачи, так и полностью вести финансовый, налоговый и управленческий учет в организации.

Одной из первых таких разработок была программа "Финансы без проблем" (фирма "Хакере дизайн"). Позже появились пакеты программ "Турбо Бухгалтер" (фирма "ДИЦ"), "1C: Бухгалтерия" (фирма "1C") и программы для предприятий среднего бизнеса и бюджетных организаций (ЦИТ "ПАРУС"), крупных предприятий (фирма "ИНФОСОФТ") и др.

К наиболее известным и популярным автоматизированным бухгалтерским системам относятся: "1C: Бухгалтерия", "Турбо Бухгалтер", "Интеллект-сервис" (серия "БЭСТ"),"ИНФИН" (серия программных продуктов от "Мини" до "Макси"), "ФОЛИО" и др..

Рассмотрим наиболее используемый из них:

программа "1C: Бухгалтерия". На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Основные возможности системы легко укладываются в схему "Проводка - Главная книга - Баланс". В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости можно перенастроить, изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации. В целом программу "1C: Бухгалтерия" можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования.

"1C: Бухгалтерия" - это универсальная бухгалтерская программа, которая не требует предварительного освоения. Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Имеется ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций. Гибкие возможности учета обеспечивают ввод, хранение и печать любых первичных документов, позволяют составлять разнообразные отчеты, работать с распределенными информационными базами, выполнять конфигурирование и связь с другими программами. Программа имеет сервисные возможности, удобный пользовательский интерфейс, развитые средства администрирования, многопользовательский режим (в сетевых версиях).

В программе "1C: Бухгалтерия" представлены:

- использование нескольких планов счетов одновременно;

- многоуровневые планы счетов;

- многомерный аналитический учет;

- многоуровневый аналитический учет;

- количественный учет;

- многовалютный учет по неограниченному числу валют;

- ведение на одном компьютере учета для нескольких организаций;

- сложные проводки.

Программа "1C: Бухгалтерия" позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов, в частности, платежных поручений и других банковских документов, счетов на оплату, накладных, счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, доверенностей и других документов. Исходной информацией в программе является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершенной хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически. Кроме того в данной программе могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать ввод часто повторяющихся операций.

Программа "1C: Бухгалтерия" включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Все создаваемые отчеты могут быть выведены на печать. Составляются следующие регистры синтетического учета: оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, главная книга, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета за период и по датам, карточка счета.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

Типовая конфигурация "1C: Бухгалтерия" реализует наиболее общие схемы учета и может использоваться в большинстве организаций. Для отражения специфики учета конкретной организации типовую конфигурацию можно изменить в соответствии с требованиями учета. Программа имеет режим запуска Конфигуратор, который обеспечивает:

настройку системы на различные виды учета;

реализацию любой методологии учета, организацию любых справочников и документов произвольной структуры;

настройку внешнего вида форм ввода информации, настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;

широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов, быстрое изменение конфигурации с помощью конструкторов.[2]

Таким образом, на российском ранке есть несколько разработчиков программного обеспечения, подход к автоматизации которых, полон инновационных предложений для развития бизнеса.

Глава 2. Задачи бухгалтера в условиях автоматизации учетных операций

2.1 Роль и задачи бухгалтера в условиях автоматизации

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учета. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами:

- задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;

- бухгалтерский учет собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;

- автоматизация бухгалтерского учета стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях.

Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.

Результаты опросов, опубликованные в печати, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы на будущее. Выявлена прямая связь между грамотностью в сфере ИТ и профессиональным успехом этой категории специалистов. От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Москве, требуется владение компьютерными программами.

Конечно, каждый бухгалтер понимает необходимость автоматизации бухгалтерского учета, но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать, и ждет “доброго дядю”, который решит за него все проблемы. Незнание основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, непонимание своей роли в этом процессе порождают пассивность бухгалтера, разногласия с руководителем и другими управленческими работниками. В то время как на предприятии осуществляется проект автоматизации учета, бухгалтер иногда лишь отстраненно наблюдает за этим процессом, тогда как он должен если уж не руководить им, то активно участвовать и оказывать влияние.

Принцип первого руководителя предполагает при автоматизации закрепление ответственности за создание системы за заказчиком -- руководителем предприятия, который отвечает за ввод в действие и функции системы. При автоматизации работы бухгалтерии этот принцип следует уточнить: основная доля ответственности должна возлагаться на главного бухгалтера. Как показывает практика, без заинтересованности, ответственности, компетентности в этом вопросе главного бухгалтера создание достаточно эффективно функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учета невозможно. Напротив, при заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение происходит быстро и безболезненно. На руководителя предприятия при этом ложится ответственность за создание условий для внедрения всего комплекса и обеспечение взаимодействия автоматизированной системы бухгалтерского учета с другими управленческими структурами, включение ее в общую автоматизированную систему управления предприятием.

На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учета? Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы.

При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальны. Второй вариант -- пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.

Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств. Первое направление -- использование офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы -- ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.

Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учета -- с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучета. Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: ее настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надежной фирмы, с которой придется работать весь период использования программы. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

...