Документационное обеспечение социальной работы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1.Задачи и функции службы ДОУ в социальной работе

2.Виды распорядительных документов и особенности их составления и оформления

3.Практическая часть: оформление информационного письма, адресованное конкретному должностному лицу, либо организации (на примере организации социальной работы)

Заключение

Список использованных источников

Введение

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.

В нормативных документах в настоящее время службу делопроизводства называют службой документального обеспечения управления, проще ДОУ.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контроля их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Цель данной работы - изучить подготовку и оформление организационно-распорядительных документов как базовую основу к процессу реализации всех управленческих и распорядительных функций.

Задачи работы:

- проанализировать функциональные задачи службы документационного обеспечения в социальной работе;

- проанализировать виды, особенности и способы оформления распорядительных документов с точки зрения документационного обеспечения;

- показать на примере оформление информационного письма, адресованное конкретному должностному лицу.

1.Задачи и функции службы ДОУ в социальной работе

Основными задачами службы являются:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3)совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи ДОУ, определяют ее функции. Рассмотрим эти задачи:

Первая задача, обеспечения документирования в учреждении, может быть решена при выполнении следующих функций:

- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

-контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

Вторая задача организации работы с документами, её функции:

-установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- контроль исполнения документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

Третья задача совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

- методическое руководство и соблюдение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами[3].

2. Виды распорядительных документов и особенности их составления и оформления

Комплекс документов, участвующих в управленческой деятельности предприятия, называется организационно-распорядительной документацией.

Виды и состав организационно-распорядительных документов подразделяются:

Информационно-справочные. Эти документы используют при принятии управленческих решений.

К ним относятся:

- входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки.

Организационные. Эти документы определяют правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее структурных подразделений.

К ним относятся:

- правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.

Распорядительные. Этими документами оформляют управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц.

К ним относятся:

- решения, постановления, приказы, указы и пр.

Управленческие решения руководства оформляют с помощью распорядительных документов. Без их подготовки и издания не обходится деятельность ни одного предприятия, независимо от его юридического статуса и формы собственности. Задачи по управлению предприятием, которые поставило руководство, транслируют исполнителям посредством такого вида документации. Круг решаемых задач охватывает все сферы деятельности компании -- от административно-хозяйственной до кадровой и организационно-правовой [2].

К этому виду документов также относятся:

- постановления;

- решения;

- приказы;

-указания.

Этот перечень можно разбить на две группы: те, которые издаются единолично и те, которые издаются коллегиально. Такие распорядительные документы можно разделить на группы:

- издаваемые единолично: приказы, указания (указы), распоряжения;

- издаваемые коллегиально: постановления, решения;

То, какой именно вид распорядительного документа нужно использовать в конкретной ситуации, зависит от статуса и компетенции должностного лица, которое поставит под ним свою подпись, а также от того, единолично или коллегиально составили документ.

Так, например, в организации издает приказы и дает указания генеральный директор. Распоряжения и указания могут издать за подписью заместителя директора, руководителя крупного структурного подразделения. Постановлениями и решениями оформляются документы, в которых вопрос рассмотрен на основе принципа коллегиальности, в которых вопрос рассмотрен на основе принципа коллегиальности.

Инструкция по делопроизводству, которая должна быть в каждой компании, регламентирует процедуру подготовки, составления, оформления и издания распорядительной документации. Каждая операция этой процедуры имеет формальные показатели ее завершенности, прописанные в данной инструкции. И, поскольку распорядительные документы - это правовые акты и требования к их оформлению повышены, инструкцией по делопроизводству регламентированы эти требования, обеспечивающие документам их юридическую силу. Процедура подготовки и издания любого вида распорядительных документов состоит из четырех последовательных этапов:

Этап № 1. Формулирование задачи. На данном этапе происходит определение основного вопроса, который призван решить создаваемый документ. Очерчивается круг связанных с ним внутренних документов, изданных ранее, федеральных и региональных законодательных актов, дается определение основным терминами и понятиям.

Этап № 2. Разработка проекта документа. В зависимости от сложности документа эту часть работы обычно берут на себя несколько специалистов или даже целый отдел. Этап проектирования распорядительного документа -- самый трудоемкий и ответственный.

Этап № 3. Обсуждение, внесение дополнений и утверждение проекта. Если документ является коллегиальным, то на данном этапе в работе принимает участие весь коллегиальный орган. Если документ принимают на принципах единоначалия, то проект утверждает тот человек, который будет его подписывать.

Этап № 4. После всех необходимых процедур распорядительный документ подписывают, доводят до сведения заинтересованных сторон. После этого он вступает в силу.

Все вышенаписанное и объясняет особенность составления и оформления распорядительных документов. Распорядительные документы, это зафиксированные на бумаге управленческие решения руководства. Без их подготовки и издания не обходится деятельность ни одного предприятия, независимо от его юридического статуса и формы собственности. Этот вид документов нужно составлять с собой тщательностью, иначе решения руководства потеряют юридическую силу.

3. Практическая часть: оформить документ (информационное письмо), адресованное конкретному должностному лицу, либо организации (на примере организации социальной работы)

О смене директора

Уважаемая Наталья Юрьевна.

Сообщаем Вам, что в МОУ СОШ №37 произошла смена директора. Приказом №65 от 16.02.2021г. назначена Бурцева Елена Анатольевна.

Копия приказа №65 от 16.02.2021г. прилагается.

С уважением,

Директор МОУ СОШ №37 Е.А.Бурцева

Заключение

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т. е. результатом отражения фактов выступает документ.

Классификация документов довольно разнообразна. Документы классифицируются по самым различным однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

В ходе изучения документационного обеспечения в социальной работе нами были рассмотрены и решены следующие задачи исследования:

1) изучены функциональные задачи службы документационного обеспечения в социальной работе

2) проанализированы виды, особенности и способы оформления распорядительных документов с точки зрения документационного обеспечения;

3) практически исполнен документ, а именно информационное письмо, адресованное конкретному должностному лицу.

Таким образом в ходе исследования и анализа мы показали, что цель исследования была достигнута, нами выполнены все поставленные задачи по документационному обеспечению в социальной работе.

Список использованных источников

документационный социальный информационное письмо

1 Абуладзе, Д.Г. Документационное обеспечение управления персоналом :учебник и практикум для СПО/Д.Г.Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В.М. Маслова. -- М. : Издательство Юрайт, 2018. -- 299 с

2 Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп. - М., 2018. - 320 c.

3 Брезгина, И.И. Направления совершенствования документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти // Молодой ученый.--2017.--№51.--С.146-148.--https://moluch.ru/archive/185/47285/ (дата обращения: 15.02.2021).

4Грозова,О.С. Делопроизводство: учеб. пособие для академического бакалавриата / О.С. Грозова. -- М.: Издательство Юрайт, 2018. -- 124 с.

5 Румынина,Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник/ Л.А. Румынина, С.Н. Згурская, Е.А. Морозова. - Москва: Издательский центр «Академия», 2008 - 224 с.

6 Кудряев, В.А. Безопасность предпринимательской информации: Терминологический словарь для студентов специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" Министерство образования Российской Федерации. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Государственный университет управления. - Москва.: Государственный университет управления, 2012. - 52 с.

7 Кузьмина, И.В. Делопроизводство [Электронный ресурс]:учебное пособие/ И.В. Кузьмина.--Электрон. текстовые данные. -- М.: Московский

гуманитарный университет, 2017.--128c.//электронно-библиотечная система. - Режим доступа:http://www.iprbookshop.ru, свободный.

8Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - Москва.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011 - 359 с.

Размещено на Allbest.ru