Проведение аудита кадровой документации (на примере ТК "Титан")

Цель

Оценка риска и возможных масштабов последствий из-за невыполнения установленных норм, а также разработка рекомендаций по снижению рисков.

Задачи

Выявление имеющихся недостатков в ведении кадрового делопроизводства в организации.

Подготовка кадровой документации к проверкам и контролю соответствующих государственных органов (Инспекции по труду. Налоговой инспекции и др.).

Уменьшение рисков, связанных с привлечением работодателя к ответственности за нарушение действующего трудового законодательства.

Возможность юридически грамотно построить трудовые отношения между работодателем и наемными работниками.

Повышение эффективности кадровой работы и сокращение затрат на документирование трудовых отношений.

Объект

Кадровые документы, согласно перечня, согласованного сторонами в договоре на оказание услуг.

Предмет

Оценка отклонений и несоответствий во всех элементах.

Вид аудита

По отношению к пользователям: внутренний;

По отношению к периодичности: первоначальный;

По масштабу: расширенный;

По субъекту: начальник отдела обеспечения персоналом, специалисты

Наименование

документа

Наличие

документа

Замечания к оформлению и хранению

Рекомендации

Правила внутреннего

трудового

распорядка

+

Не до конца оформленные (без дат) реквизиты.

Дооформить правила трудового распорядка в

соответствии с требованиями.

Штатное расписание

+

Выполнено не в типовой форме, отсутствует обязательная информация:

реквизиты приказа, период, на который вводится в действие штатное, подписи лиц, ответственных за разработку.

Подготовить штатное расписание в унифицированной форме Т-3, оформить в соответствии с требованиями.

Должностные

инструкции

работников

+

В должностных инструкциях нет подписи работников.

Оформить подписи в соответствии с

требованиями.

Положение об оплате труда и премировании работников

+

Не до конца оформленные (без дат) реквизиты.

Дооформить в соответствии с требованиями.

График отпусков

+

Отсутствует журнал регистрации приказов на отпуск.

Подготовить журнал учета отпусков работников.

Графики сменности

+

нет

Положение о защите и обработке персональных данных работников

+

нет

Трудовые книжки

+

На титульном листе в отдельных книжках отсутствует печать организации, выдавшей трудовую книжку.

Оформить надлежащим образом трудовые книжки, поставить требуемые печати организации.

Трудовые договора

+

В договорах предусмотрено условие об испытании при приеме на работу, но не установлено, что будет считаться критерием успешного прохождения испытания;

Дата подписания договора проставлена до момента подписания договором сторонами, что допускает нарушение (датой подписания договора является дата его подписания всеми сторонами); Пункт ознакомления с локальными нормативными актами в трудовом договоре является некорректным, т.к. внутренние документы могут меняться (и меняются), что влечет за собой обязательство работодателя знакомить работников с каждой новой версией отдельно;

Отсутствует подпись работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Подпись работника и ее расшифровка должна ставиться на экземпляре трудового договора работодателя;

Выявлены наличие ошибок, опечаток, зачеркивания и исправления в трудовых договора, хранящихся у работодателя.

Рекомендуется внести исправления или перезаключить ТД; Составление исправленного текста всего договора в том же порядке, как и при оформлении подлинного текста;

Внесение соответствующего исправления в текст договора и парафирование этого исправления надлежащим образом уполномоченными представителями сторон путем написания фразы «Исправленному верить».

Договоры о полной

материальной

ответственности

+

нет

Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков)

+

Во всех приказах не указана причина перевода, отсутствует основание для перевода - номер

и дата дополнительного

соглашения к трудовому договору;

Не совпадение даты приказа и даты документы, обосновывающие необходимость отзыва из отпуска;

Не указывается период работы, за который предоставляется отпуск;

Не вносится информация о предоставлении отпуска и о его перенесении в График отпусков; Перенос отпуска на следующий рабочий год при отсутствии документов, подтверждающих наличие уважительных причин и/или подтверждающих письменное согласие работника; Приказ о предоставлении ежегодного отпуска издан

позднее чем за две недели до

начала отпуска, а уведомление работника о начале отпуска не позднее чем за две недели

отсутствует.

Изготовить приказ об отзыве из отпуска сотрудника, ознакомить с данным документом сотрудника;

Составление исправленного текста всего документа, в том же порядке, как и при оформлении подлинного текста; Изготовить документ, содержащий информацию о периоде работы, за который предоставляется отпуск; Внести информацию о предоставлении и переносе отпусков в документе График отпусков;

Запрос документов, подтв ерждающих наличие уважительных причин и/или подтверждающих

письменное согласие работника, на перенос отпуска на следующий год;

Соблюдать установленный законодательством РФ порядок уведомления работника о предоставлении отпуска, а также порядка изготовления документов о предоставлении отпуска;

Ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска.

Заявление сотрудников об увольнении по собственному желанию, отпуске без сохранения заработной платы

+

нет

Личное дело работника

+

На титульном листе отсутствует номер личного дела;

Страницы в личных делах не пронумерованы;

Подготовить журнал для регистрации личных дел сотрудников;

Отсутствует внутренняя опись личного дела;

Хранение личных карточек в одной папке с личными делами работников.

Оформить внутренние описи личных дел и

пронумеровать карандашом страницы личного дела в верхнем

правом углу.

Личные карточки Т-2

+

Не заполнены данные об отпусках;

Нет табельного номера работника;

Нет подписи ознакомления с записями работников;

Не проставлены коды классификаторов.

Отсутствие кодов в зонах кодирования в соответствии с общероссийскими классификаторами.

Дооформить личные карточки работника Т-2 в соответствии с требованиями; Обеспечить хранение личных карточек Т-2 в пластмассовых боксах, в виде картотеки и в алфавитном порядке. Внести информацию в личные карточки сотрудников.

Табель учета рабочего времени

+

Не обнаружены документы, объясняющие причины неявок в случае проставления в Табеле отметки «НН»;

Отсутствуют подписи работника, ответственный за ведение табеля, и руководителя кадрового подразделения или непосредственный руководитель подразделения;

Отсутствие приказов об исключении и включении работников из табеля.

Запросить документы, подтверждающие причины неявок, согласно табеля учета рабочего времени;

Внести в табель учета рабочего времени подпись ответственного

сотрудника;

Издание документов, подтверждающих информацию, содержащихся в табеле учета рабочего времени.

Инструкция по охране труда

+

нет

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

в них

+

Ошибки в заполнении столбцов дата и подпись

Оформить в соответствии с требованиями.

Приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей

-

Завести приходнорасходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к

ним.

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной

деятельности

+

нет

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме, об увольнении на работу

+

нет

Книга учета (журнал регистрации) приказов о

+

нет

предоставлении

отпусков

Журнал

(ознакомления с локально

нормативными

актами)

+

нет

Приказы по основной

деятельности

+

Отсутствуют приказы об утверждении и введении в действие нового штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание; отсутствует приказы об изменении фамилии работников.

Подготавливать в будущем приказы об утверждении и введении в действие нового штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание, а также об изменении фамилии работников.

Журнал

прохождения

работниками

обязательного

медицинского

освидетельствования

+

нет

Номенклатура дел

-

Подготовить номенклатуру дел