Особенности учета денежных средств при использовании онлайн-кассы

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ОНЛАЙН-КАССЫ

ЗАВЬЯЛОВА Татьяна Владимировна - кандидат экономических наук, доцент кафедры финансов и бухгалтерского учета. Саранский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации. Россия. Саранск

БУЛЫЧЕВА Татьяна Валерьевна - кандидат экономических наук, доцент кафедры финансов и бухгалтерского учета. Саранский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации. Россия. Саранск.

ZAVYALOVA, Tatyana Vladimirovna - Candidate of Sciences (Economics), Associate Professor of the Department of Finance and Accounting. Saransk Cooperative Institute (branch) of the Russian University of Cooperation. Russia. Saransk.

BULYCHEVA, Tatyana Valeryevna - Candidate of Sciences (Economics), Associate Professor of the Department of Finance and Accounting. Saransk Cooperative Institute (branch) of the Russian University of Cooperation. Russia. Saransk

Рассмотрен механизм перехода российских юридических лиц на онлайн-кассы, а также методика учета денежных средств в условиях их применения. Раскрыты особенности бухгалтерских записей при использовании онлайн-кассы. В статье приведены практические примеры бухгалтерских записей учета денежных средств субъекта малого бизнеса в условиях применения онлайн-кассы, раскрыты методы определения лимита денежных средств. Компания самостоятельно устанавливает порядок расчета лимита кассы (существует два варианта: на основе выручки организации или объема выдачи наличных). Отмечается, что после установки онлайн-кассы уже не обязательно использовать отдельные кассовые документы: журнал и справку кассира-операциониста. Детально изучены возможности современных аппаратов и сделан вывод, что их функционал в первую очередь направлен на облегчение предпринимательской деятельности и сокращение объемов работы бухгалтеров.

Ключевые слова: онлайн-касса; денежные потоки; учет; бухгалтерская запись; кассовые документы; лимит кассы; кассовая дисциплина; предприниматель; контрольно-кассовая техника.

T.V. Zavyalova, T.V. Bulycheva. FEATURES OF CASH ACCOUNTING WHEN USING ONLINE CASH REGISTERS

The article considers the mechanism of transition of Russian legal entities to online cash registers. The method of cash accounting in the conditions of application of online cash registers is considered. Features of accounting records when using online cash registers are revealed. The article presents practical examples of accounting records of cash in a small business entity in the conditions of application of an online cash register. The methods of determining the cash limit are disclosed. The company independently establishes the procedure for calculating the cash limit. There are two options based on the revenue of the organization or the volume of cash disbursement. The article notes that after the installation of the online cash register, it is no longer necessary to use separate cash documents: a log and a certificate of the cashier-operator. In the article the possibilities of modern devices are studied in detail, it becomes clear that their functionality is primarily aimed at facilitating business activities and reducing the amount of work for accountants.

Keywords: online cash register; cash flows; accounting; accounting record; cash documents; cash limit; cash discipline; entrepreneur; cash control equipment.

Управление денежными средствами неотделимо от четкого и оперативного бухгалтерского учета, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью денежных средств, денежных поступлений и платежей, а также за состоянием расчетных операций. Правильная организация бухгалтерского учета и документооборота денежных и расчетных операций непосредственно влияет на состояние бухгалтерского учета организации как важнейший фактор их составления и развития. Эффективное управление денежными средствами обеспечивает финансовую стабильность предприятия в процессе его развития, темпы которого во многом определяются взаимосвязью различных видов потоков денежных средств по объемам и по времени.

Реформирование законодательства о кассах проводится с целью исключить серые схемы в бизнесе и повысить прозрачность финансовых операций. Для предпринимателей онлайн-кассы - дополнительные расходы, но они несут и пользу для бизнеса. Использование онлайн- касс дает следующие преимущества:

1. Прозрачность финансовой информации. Государство заинтересовано в белой бухгалтерии, поскольку нацелено контролировать продажи и получать налоги. Добросовестные предприниматели тоже выигрывают от прозрачности - им проще работать в условиях здоровой конкуренции, налоговая служба сокращает число проверок, потому что сразу получает отчет о продажах. Инспекторы проверяют бизнес только тогда, когда подозревают компанию в нарушениях.

2. Автоматизация бизнеса. С покупкой онлайн-кассы малые предприятия больше не ведут учет расходов и доходов в отдельном журнале или Excel, в кассовой программе это происходит автоматически. Поэтому владельцам бизнеса проще контролировать продавцов и исключать мошенничество.

3. Формирование отчетов о продажах. Кассовые программы и сопутствующие онлайн- сервисы умеют собирать и анализировать полезную информацию: выручку, средний чек, эффективность продавцов. Бизнесмен открывает раздел аналитики и видит, какие позиции приносят наибольший доход, сколько товаров остается на складе. Это помогает принимать решения о развитии бизнеса.

Онлайн-касса по своей сути является комбинацией обыкновенного кассового аппарата с фискальным накопителем, работающего со специально разработанным программным управлением и имеющего непосредственный выход в Интернет для передачи данных в налоговую службу. Онлайн-касса - это устройство, состоящее из программной и технической части. Техническая часть содержит фискальный регистратор, память, принтер чеков и компьютерную часть. Программная часть подразумевает под собой кассовую программу и ее функционал.

В 2019 г. онлайн-кассы поставили те, кто этого еще не сделал, т.е. организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги, выполняют работы и до сих пор работают без кассы. Динамика перехода предприятий на использование онлайн-кассы представлена в табл. 1 [2].

Онлайн-кассы до 1 июля 2021 г. могут не ставить индивидуальные предприниматели без наемных работников, если они выполняют одно из трех условий [1]:

- продают товары собственного производства, например домашние торты;

- выполняют работы, например ремонтируют технику;

- оказывают услуги, например обслуживают оргтехнику.

Эти категории предпринимателей смогут платить налоги как самозанятые. Сейчас этот налоговый режим действует в пилотном режиме в четырех регионах.

В бухгалтерском учете денежные средства отражаются с использованием стандартных счетов учета денежных средств. Наиболее часто используемые корреспонденции счетов по кассе приведены ниже [3].

Поступление денежных средств:

- Д-т 50 «Касса» К-т 51 «Расчетные счета» - с расчетного счета оприходованы денежные средства в кассу организации;

- Д-т 50 «Касса» К-т /90.1 «Продажи», субсчет «Выручка»;

- Д-т 50 «Касса» К-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - в кассу поступили средства по краткосрочному кредиту;

- Д-т 50 «Касса» К-т 75 «Расчеты с учредителями» - учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.

Расходование денежных средств:

- Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 50 «Касса» - сумма денежных средств сверх лимита сдана в банк на расчетный счет;

- Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда К-т 50 «Касса» - выдана наличными зарплата из кассы;

- Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 50 - выдача наличных из кассы подотчетному лицу;

- Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками 50 «Касса» - наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс);

- Д-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;

- К-т 50 «Касса» - погашен наличными краткосрочный кредит;

- Д-т 75 «Расчеты с учредителями» К-т 50 «Касса» - дивиденды выплачены наличными.

С 1 июля 2019 г завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс. Следует отметить, что при использовании онлайн-кассы бухгалтерские записи будут иметь ряд особенностей:

1. Механизм учета выручки. Д-т 50 «Касса» 90-1 «Выручка - выручка с розничной торговли. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а затем делают запись Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» К-т 90-1 «Выручка». При расчетах картой вместо счета 50 «Касса» используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.

2. Оприходование товаров и их оплата (возврат товара покупателем). Д-т 41 «Товары» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 50 «Касса» (или 51 «Расчетные счета») - от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать записи Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 90-1 «Выручка» и Д-т 90-2 «Себестоимость» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.

3. Формирование бухгалтерских записей по расходу и возврату. Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 50 «Касса» и обратная проводка Д-т 50 «Касса» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» может применяться счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51 «Расчетные счета»), и на карту (57 «Переводы в пути»).

4. На сегодняшний день отсутствует необходимость в ведении актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных); журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов); отчетов-справок КМ6, КМ7 (кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке). При этом следует формировать отчеты об открытии (закрытии) смены; отчет о закрытии фискального накопителя; кассовый коррекционный чек; подтверждение оператора и др. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением приходного кассового ордера на основании отчета о закрытии смены [4].

Контрольно-кассовая техника, в том числе онлайн-кассы, применяются при осуществлении наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием электронных средств платежа. Данное обстоятельство обуславливает необходимость использовать для учета денежных средств от продажи через контрольно-кассовую технику следующих основных счетов бухгалтерского учета (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) [5]:

• счет 50 «Касса»;

• счет 57 «Переводы в пути».

Представим основные бухгалтерские записи по учету факта расчетов по онлайн-кассе (табл. 2).

Если необходимо вести аналитический учет в разрезе покупателей, поступление денежных средств может отражаться не напрямую со счета 90 «Продажи», а с кредита счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Порядок бухгалтерского учета операций с использованием платежных карт мы рассматривали в нашей консультации. Учет этих операций при использовании онлайн-касс не меняется. В целом можно сказать, что применение для расчетов онлайн-касс не изменяет общего порядка учета денежных средств по расчетам с покупателями и заказчиками. Единственные отличия могут касаться документального оформления расчетов.

Таблица 1 Переход юридических лиц на онлайн-кассы

Таблица 2 Бухгалтерские записи по учету расчетов по онлайн-кассе

Кассовая дисциплина предполагает соблюдение правил проведения наличных расчетов, в том числе и определение лимита кассы. Компания самостоятельно устанавливает порядок расчета лимита кассы. Есть два варианта: на основе выручки организации или объема выдачи наличных. Первый способ основан на показателях фактической или планируемой выручки организации. Он подойдет скорее тем, кто продает товары или оказывает услуги за наличный расчет. В этом случае формула лимита кассы будет выглядеть следующим образом:

Лимит = Выручка / Расчетный период х Дни.

Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней компании. Выбирать его можно произвольно, учитывая, например, сезонность или «пиковые» поступления прошлых лет. Дни - это число рабочих дней между датами сдачи денег в банк, продолжительность этого периода должна быть не более 7 дней, а в местностях, где нет банка, не более 14.

Например, в IV квартале в кассу ООО «Старт» поступило:

- в октябре - 130 500 руб.;

- в ноябре - 345 000 руб.;

- в декабре - 146 900 руб.

Деньги сдаются в банк ежедневно. Рассчитываем лимит кассы на 2019 г, он будет выглядеть следующим образом: (130 500 руб. + + 345 000 руб. + 146 900 руб.) / (22 дня + 20 дней + 21 день) х 1 = 9879,4 руб.

Полученную цифру следует округлить до целых рублей. Таким образом, лимит кассы ООО «Старт» на 2019 г. составит 9879 руб.

Второй способ подойдет тем, кто в основном пользуется наличными деньгами для оплаты покупок или услуг Формула лимита кассы будет основана на объеме выдачи наличных денежных средств:

Лимит = Выдача / Расчетный период х Дни.

Например, ООО «Старт» в IV квартале 2019 г. выдало сотрудникам подотчет на оплату хозяйственных товаров:

- в октябре - 30 000 руб.;

- в ноябре - 45 000 руб.;

- в декабре - 60 000 руб.

Деньги снимали с расчетного счета раз в 5 рабочих дней. Расчет лимита кассы будет выглядеть следующим образом:

(30 000 руб. + 45 000 руб. + 60 000 руб.) /

(22 дня + 20 дней + 21 день) х 5 = 10 714,3 руб.

Округляем до целых рублей, получаем 10 714 руб.

Следует заметить, что, так как касса применяется не только в торговых организациях, но и там, где есть перемещение наличных, кассовая дисциплина касается всех юридических лиц [6]. Например, контрольно-кассовая техника нужна при выплате зарплаты, инкассации денег, возврате или выдаче заемных средств, получении или сдаче наличных в банк, расчетах с подотчетными лицами. денежный учет бухгалтерский бизнес

До 1 июля 2019 г должны были перейти на онлайн-кассы предприниматели на ЕНВД и ПСН (патентная система налогообложения) без наемных сотрудников. Если было принято решение нанять работника до 1 июля 2019 г, то нужно установить кассу в течение месяца с того момента, как был подписан договор. При использовании онлайн-кассы юридические лица все равно должны заполнять приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу и определять лимит кассы. Но некоторые документы можно не вести. Так, например, после установки онлайн-кассы уже не обязательно использовать журнал и справку кассира-операциониста [7].

В 2019 г лимит кассы для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей можно не устанавливать. Всем индивидуальным предпринимателям также разрешается не применять приходные и расходные ордеры и кассовую книгу, т.е. кассовая дисциплина для них упрощена. Если организация отказалась от лимита кассы, нужно издать приказ о его отмене с обязательным указанием в документе, с какого числа меняется кассовый порядок. Резюмируя вышеизложенное, следует отметить, что современная кассовая техника способна упростить работу не только представителям контролирующих органов, т.е. сотрудникам ФНС. Если более детально изучить возможности современных аппаратов, становится понятно, что их функционал в первую очередь направлен на облегчение предпринимательской деятельности и сокращение объемов работы для бухгалтеров:

1. Для большинства предпринимателей регистрация нового оборудования позволит вести свою деятельность в рамках установленных законом требований.

2. Применение новых аппаратов избавит от обязанности заполнять и предоставлять контролирующим органам документацию, соответствующую формам КМ-1 - КМ-9.

3. Предприятия, которые в 2019 г используют онлайн-кассы, налоговые инспекторы будут посещать только в случае сбоев в работе оборудования или проведения бизнесменами операций, вызывающих подозрения.

4. Владельцы бизнеса с помощью современного оборудования могут отслеживать товарооборот, занятость сотрудников и другие показатели своего бизнеса в режиме онлайн, находясь при этом дома или на отдыхе.

Таким образом, благодаря деятельности разработчиков, функционал кассовых аппаратов с каждым годом расширяется. В 2019 г. онлайн-кассы, как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных компаний, стали отличным инструментом, позволяющим развивать бизнес и грамотно просчитывать стратегии для роста прибыли.

Список литературы

1. О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»: федер. закон от 06.06.2019 № 129- ФЗ. (дата обращения: 09.10.2019).

2. О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации: федер. закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 26.07.2019). (дата обращения: 09.10.2019).

3. Завьялова Т.В., Романова И.В., Гудожникова Е.В. Сравнительный анализ объектов бухгалтерского учета в отечественной и международной практике // Современные проблемы науки и образования. 2014. № 6. С. 458-465. (дата обращения: 10.10.2019).

4. Калинина Г.В., Лучкова И.В., Бакулина Г.Н. Учет денежных средств: учеб. пособие. Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. 148 c. (дата обращения: 09.10.2019).

5. Кустов А.П. Данные онлайн-касс стали предметом научных исследований. (дата обращения: 20.11.2019).

6. Лавров А.П. Онлайн-кассы: алгоритм перехода и обзор изменений // Контур: электр. журнал. Вып. 37. (дата обращения: 20.11.2019).

7. Финансовый учет: учебник / под ред. В.Г. Гетьмана. 6-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА- М, 2017. 622 с. (дата обращения: 10.10.2019).

References

1. O vnesenii izmenenij v Federal'nyj zakon «O primenenii kontrol'no-kassovoj tekhniki pri osushchestvlenii raschetov v Rossijskoj Federatsii» [About modification of the Federal law «On application of control and cash equipment to implementation of calculations in the Russian Federation»]: feder. zakon ot 06.06.2019 № 129-FZ. (Accessed 09.10.2019).

2. O primenenii kontrol'no-kassovoj tekhniki pri osushchestvlenii raschetov v Rossijskoj Federatsii [On application of control and cash equipment to implementation of calculations in the Russian Federation]: feder. zakon ot 22.05.2003 № 54-FZ (red. ot 26.07.2019). (Accessed 09.10.2019).

3. Zavyalova T. V, Romanova I.V, Gudozhniko- va E.V Sravnitel'nyj analiz ob''ektov bukhgalterskogo ucheta v otechestvennoj i mezhdunarodnoj praktike [Comparative analysis of accounting objects in domestic and international practice] // Sovremennye problemy nauki i obrazovaniya. 2014. № 6. S. 458465. (Accessed 10.10.2019).

4. Kalinina G.V., Luchkova I.V., Bakulina G.N. Uchet denezhnykh sredstv [Accounting of funds]: ucheb. posobie. Saratov: Aj Pi E'r Media, 2018. 148 c. (Accessed 09.10.2019).

5. Kustov A.P. Dannye onlajn-kass stali predme- tom nauchnykh issledovanij [Online cash registers data have become the subject of scientific research]. (Accessed 20.11.2019).

6. Lavrov A.P. Onlajn-kassy: algoritm perekhoda i obzor izmenenij [Online cash registers: the algorithm of transition and an overview of the changes] // Kontur: e'lektr. zhurnal. Vyp. 37 (Accessed 20.11.2019).

7. Finansovyj uchet [Financial accounting]: uchebnik / pod red. V.G. Get'mana. 6-e izd., pererab. i dop. M.: INFRA-M, 2017. 622 s. (Accessed 10.10.2019).

Размещено на Allbest.ru