Фінансово-облікова документація підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Фінансово-облікова документація підприємства

ПЛАН

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. Класифікація фінансово-облікової документації

1.1 Вимоги до складання фінансово-облікових документів

1.2 Види та особливості оформлення обліково-фінансових документів

РОЗДІЛ 2. Облікова політика на підприємстві

2.1 Формуляри обліково-фінансових документів

2.2 Призначення обліково-фінансової документації

ВИСНОВОК

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

ВСТУП

обліковий фінансовий документ управлінський

У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійне ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Значення діловодного обслуговування як однієї з найважливіших сфер діяльності визначається рядом факторів і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням комп'ютерних технологій. Інформація, що утримується в них, буде мати юридичну силу і може бути використана тільки при здійсненні ряду обов'язкових діловодних операцій. У правильній організації діловодства закладена основа схоронності й ефективного використання документної інформації в майбутньому.

Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми пише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.

Метою даної курсової роботи є аналіз такої важливої частини документообігу підприємства, організації, установи, як обліково-фінансові документи. Дана мета реалізується в рамках конкретних завдань:

· визначення загальних понять сучасної системи документаційного забезпечення управлінського процесу, а саме обліково-фінансових документів;

· вивчення систем ведення обліково-фінансової документації;

· визначення переліку документів, що є обліково-фінансовими;

· аналіз різних аспектів ведення обліково-фінансової документації;

· вивчення правил архівного збереження обліково-фінансових документів;

· класифікація обліково-фінансових документів.

Об'єктом даної курсової роботи є обліково-фінансові документи підприємства, організації, установи.

Предмет дослідження -- вивчення різних аспектів обліково-фінансового діловодства.

РОЗДІЛ 1: КЛАСИФІКАЦІЯ ФІНАНСОВО-ОБЛІКОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Фінансово-облікові документи - документи, пов'язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, тощо.

Обліково-фінансові документи мають гарантувати точне виконання фінансових, банківських та інших операцій, закріпити за виконавцями відповідальність і права на здійснення таких операцій, забезпечити збереження грошей, документів та матеріальних цінностей.

Зазвичай обліково-фінансові документи укладають уповноважені особи, проте є такі різновиди обліково-фінансових документів, як особисте доручення й особиста розписка, які можуть укладати приватні особи.

Обов'язковою умовою здійснення фінансово-розрахункових операцій є їх документування. Жодна фінансова операція не може бути проведена без підтвердження її відповідними документами.

Відмінна риса обліково-фінансової документації - її сувора стандартизація. Майже всі обліково-фінансові документи е уніфікованими. Вони часто укладаються на бланках і належать до документів суворої звітності.

Обов'язковою умовою здійснення фінансово-розрахункових операцій є їх документування. Жодна фінансова операція не проводиться без підтвердження її відповідними документами. Це робиться, щоб забезпечити:

- повну схоронність грошей та інших цінностей;

- точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

- своєчасне відображення виробничих операцій;

- запобігання фінансовим порушенням і зловживанням;

- можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

- складання бухгалтерської та іншої звітності;

- право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.

Фінансовий документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх у бухгалтерському обліку.

Документи, пов'язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об'єднуються у групу обліково-фінансових Документів.

Документацією обліково-фінансового призначення вважається розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера, платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи, заяви-зобов'язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунку в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення; доручення на представництво інтересів і на здійснення угод, на отримання власних гроші.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення законності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

1.1 Вимоги до складання фінансово-облікової документації

Від якості оформлення документів значною мірою залежать повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться такі вимоги:

· своєчасність складання,

· достовірність показників,

· правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію, які називаються його реквізитами.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Обов'язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ, або прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи; назва документа, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання облікової інформації в документах можуть міститися й інші додаткові реквізити. Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів.

Документи повинні складатися чітко, розбірливо, без підчисток, забруднень та інших дефектів, які б викликали сумнів щодо дійсності документа і правильності господарської операції. Вільні рядки в документах повинні прокреслюватися.

Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним.

Текст ОРД оформлюють у вигляді: складного тексту, анкети, таблиці, поєднання цих форм. Текст поділяють на абзаци - пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній - рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися й у тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу … від … №… «Про …».

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформлюють у вигляді трафарету. В трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК, а змінну від руки або вдруковують.

Для наочності й зручності зіставлення показників цифровий матеріал, як правило, оформлюють у вигляді таблиць. Оформлення табличних форм має відповідати вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці арабськими цифрами. Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, короткою й відповідати змісту таблиці. Її слід друкувати малими літерами (перша літера назви - велика) над таблицею після номера без крапки в кінці. Заголовки граф наводять переважно в називному відмінку однини без довільного скорочення слів. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. 1» або «Закінчення табл. 1».. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами.

Помилки в первинних документах (неправильний текст або суму) закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно бути застережено написом «Виправлено» і підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Якщо помилку виявили облікові працівники в документі, складеному не в бухгалтерії, про необхідність її виправлення повідомляють осіб, які допустили помилку. Вони також повинні підписувати застереження про зроблені виправлення.

Документи, складені з порушенням установлених правил, не мають юридичної (доказової) сили. У касових і банківських документах ніякі виправлення не допускається.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій (грошові чеки, векселі тощо), складають на спеціальних бланках, які виготовляють таким чином, щоб у них не можна було зробити ніяких виправлень (наприклад, друкують бланки таких документів на папері з водяними знаками тощо), їх називають бланками суворого обліку і за зберіганням та використанням їх встановлюють контроль. Якщо при складанні документа на такому бланку допущено помилку, через що бланк було зіпсовано, то він погашається перекреслюванням або надрізуванням і зберігається для наступної перевірки використання бланків цих документів. Замість зіпсованого виписують новий, правильний документ.

За достовірність інформації, що міститься в документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підписали документ.

1.2 Види і призначення обліково-фінансових документів

За призначенням документи поділяють: на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін.

Виправдними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання), а тому служать обґрунтуванням для облікових записів. До них належать витяги банку з поточного або іншого рахунку підприємства чи особи, акти, квитанції, авансові звіти та ін. Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складають самі працівники бухгалтерії на підставі відповідних виправдних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (наприклад, відомості нарахування амортизації основних засобів, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають, вони не відображають безпосередньо господарської операції; їхнє призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

Комбінованими називають документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на виконання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касирові, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач поставить свій підпис на ордері в їх отриманні, цей документ є виправдним; нарешті, після зазначення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення.

Використання комбінованих документів сприяє повноті й наочності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує використання документів у процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів.

За терміном зберігання розподіляють:

- документи постійного строку зберігання (договори дарування, акти приймання-передавання цінних речей, зобов'язань, довідки, звіти, приватизаційні сертифікати);

- документи з установленим терміном зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені. Документи цієї групи, у свою чергу, поділяють:

· на документи тривалого терміну зберігання (більше ніж 10 років);

· документи тимчасового (до 10 років) строку зберігання (чеки, квитанції, платіжні доручення).

В окрему групу виділяють документи щодо особового складу. Це пов'язано з тривалим терміном зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю таких документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різних видів допомоги [особові справи, особові картки (Т2, Т2а), накази про рух кадрів, особові рахунки на видачу заробітної плати, контракти з працівниками].

Між тим умовно всі документи можна розподілити на важливі і тимчасові. Перші видають на все життя, та відновлювати їх у разі втрати дуже важко. Тому дуже важливо ретельно їх зберігати. Краще покласти документи в домашній сейф або в банківську скриньку, а вдома зберігати тільки їхні копії, які слід зробити в будь-якому разі і зберігати окремо від оригіналу - так при втраті документи легше відновити. Другі - квитанції, чеки, рахунки - потрібно час від часу переглядати і викидати після закінчення терміну їх зберігання.

До обліково-фінансових документів відносять: таблицю, список, перелік, накладну, акт, відомість, відмову від акцепту, гарантійний лист, заяву-зобов'язання, заявку, квитанцію, оформлення відкриття рахунка в банку, платіжне доручення, оформлення документів користувачами чекових книжок (чеків).

Види фінансово-облікової документації:

Перелік - це перерахування предметів, об'єктів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми і вимоги.

Відомість - це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, у банківській системі та ін. Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Накладна-обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей.

Накладна є трафаретизованим документом, що містить такі реквізити:

1. Назва підприємства (організації), що видає накладну (вгорі зліва).

2. Гриф затвердження керівником підприємства (організації) (вгорі справа) - підпис, печатка.

3. Назва виду документа.

4. Мета приймання, відправлення, видачі матеріальних цінностей.

5. Дата.

6. Кому й від кого передано матеріальні цінності.

7. Трафаретизований текст (таблиця із даними).

8. Підпис матеріально відповідальної особи, яка передала матеріальні цінності (відправника).

9. Підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності (одержувача).

Відмова від акцепту. Акцепт - це згода платника на оплату грошових і товарних документів. Ця форма застосовується у розрахунках за товари, послуги, виконані роботи. Платник має право відмовитися від акцепту повністю або частково у випадках, передбачених чинним законодавством, особливими умовами постачання або договором. Оформляється у вигляді листа або телеграми.

Заявка-документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і коштів.

Із проведенням в Україні економічних реформ, розвитком підприємництва, становлення малого бізнесу, кооперативних, орендних і акціонерних підприємств, переходом державного сектора на ринкові засади господарювання активізувалася діяльність податкової інспекції.

Акт - це офіційний документ правової чинності, що укладається як рішення щодо законів, указів, постанов або на підтвердження установлених фактів чи подій (наявність або відсутність матеріальних цінностей, приймання - передача справ, ревізія, інвентаризація, нещасні випадки, випробування обладнання, зміна керівництва).

Різновиди актів:

1. Законодавчий - рішення, щодо законів, указів, постанов.

2. Адміністративний - підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних із діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб

Адміністративний акт може бути складений за вказівкою керівної організації, керівника установи чи підрозділу на підставі розпорядчого документа. Адміністративний акт складає одна уповноважена особа або група осіб - спеціально створена тимчасова або постійно діюча комісія (таку комісію створює керівник підприємства і затверджує її склад відповідним наказом).

Акт - документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події.

Акт складають після (а) ухвал; (б) при передачі товарно-грошових цінностей однією особою іншій; (в) після приймання завершених об'єктів будівництва; (г) при проведенні випробувань нової техніки; (г) при нещасних випадках та ін. подіях.

Акт затверджується вищою установою або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, створеною керівником підприємства.

Реквізити:

1. Автор документа (назва відомства й організації)

2. Дата, номер і місце складання

3. Гриф затвердження

4. Заголовок

5. Підстава (наказ керівника організації)

6. Склад комісії

7. Присутні

8. Текст (констатаційна частина)

9. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження

10. Перелік додатків до акту

11. Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності)

Текст акта складається з двох частин. У першій зазначають підстави для складання акта, указують членів комісії та її завдання. У другій описують суть і характер проведеної роботи, установлені факти, а також дають пропозиції та роблять висновки.

Після слова «підстава» вказується розпорядчий документ або усне розпорядження службової особи.

Після слова "складений" перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

Після слів «були присутні» вказують посади, ініціали й прізвища осіб, які були свідками складання акта.

Дві останні позиції можуть бути викладені одним реченням на зразок "Колишній директор заводу О.М. Шкловський і новопризначений директор В.М. Куліш за участю представника об'єднання А.Д.Демченка склали цей акт про таке…".

Акти складають у 3-х примірниках: 1-й із них передають до вищої установи (або директорові), 2-й - керівникові організації (або бухгалтерові); 3-й - до справи (або касирові заводу).

Акти обстеження (ревізії, інвентаризації) містять такі реквізити:

1. Назву відомства та організації.

2. Назву документа.

3. Дату.

4. Індекс і місце складання акта.

5. Заголовок.

6. Гриф затвердження.

7. Зведену частину змісту акта (номер і дату наказу керівника організації про проведення ревізії).

8. Прізвище, ініціали та посади осіб, що складають акт.

9. Прізвище, ініціали і посади осіб, присутніх при складанні акта.

10. Констатаційна (основна) частина акта містить обов'язкове зазначення залишку грошей за касовою книгою, залишку наявних (поданих комісії) грошей, оплачених платіжних відомостей - для ревізій кас і висновків ревізії.

11. Відомості про кількість примірників акта та їхнє місцезнаходження.

12. Перелік додатків до акта.

13. Підписи членів комісії і касира ( для актів ревізії каси).

Розписка - це обліково-фінансовий документ, що підтверджує певну вже виконану дію, - передачу й отримання грошей, документів або матеріальних цінностей - між особою та установою чи приватними особами.

Розписка має низький рівень стандартизації та рукописну техніку відтворення. Форма викладу - від І особи однини: текст починається займенником Я.

Розписка пишеться тільки в одному примірнику. Ніякі виправлення не допускається. Якщо розписка видається на велику суму або предмет великої цінності, у документ вносяться домашня адреса й відомості документа особи, яка отримує матеріальні цінності. Така розписка вимагає нотаріального засвідчення.

Грошові суми та інші кількісні позначення пишуться цифрами і словами, які не відокремлюються й не переносяться на наступний рядок.

1. Повністю прізвище, ім'я, ім'я по батькові (посада, назва установи) особи, яка складає розписку.

2. Повністю прізвище, ім'я, ім'я по батькові того, кому дається розписка.

3. Опис матеріальних цінностей (їх найменування, кількість і вартість, точна сума коштів - цифрами і словами)

4. Якщо розписка службового характеру, указується документ, на підставі якого виконана описувана в розписці дія.

5. Якщо розписка приватного характеру, необхідно зазначити термін повернення стриманих цінностей.

Доручення - це документ, за яким організація, офіційна чи приватна особа надає право (підтверджує повноваження) іншій особі на законних підставах виконувати певні юридичні дії чи представницькі функції або отримувати матеріальні цінності від її імені.

За рівнем офіційності доручення поділяють на:

- офіційні - укладається між двома представниками організації

- особисті - одна особа передає певні права іншій особі

За рівнем повноважень:

- разові - передає повноваження для виконання разові дії

- спеціальні - передає повноваження для виконання однотипних дій

- генеральні - наділяє розширеними повноваженнями

Структура тексту особистого доручення:

1. Повністю прізвище, ім'я, ім'я по батькові довірителя (паспортні відомості)

2. Повністю прізвище, ім'я, ім'я по батькові особи, якій доручають виконувати дії (паспортні відомості)

3. Предмет доручення (зміст дій, обов'язків, для виконання яких довірена особа отримує повноваження за цими дорученням)

4. Місце виконання доручення

5. Термін дії доручення

Заява-зобов'язання - документ, що є різновидом термінового зобов'язання, яке формулюється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.

Такі позики (кредити) банку підприємствам, організаціям використовуються для оплати вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, сезонні витрати, за надані послуги тощо.

Заява має такі реквізити:

1. Назва установи банку, до якого звертаються із метою кредитування певних операцій (у правому куті).

2. Назва підприємства, що дає зобов'язання перед банком (у правому куті).

3. Назва виду документу.

4. Текст.

5. Підписи керівника та головного бухгалтера підприємства, скріплені гербовою печаткою.

6. Дата складання заяви-зобов'язання.

Текст заяви-зобов'язання складається від першої особи множини. Він складається з 4-х частин. У першій висловлюється прохання щодо кредитування, зазначається спрямування позичених коштів. У другій - прохання щодо приймання фінансово-розрахункових документів. У третій банкові надається право вести перерахунки із розрахункового рахунка підприємства на підставі платіжних документів.

Четверта частина - зобов'язання про дотримання фінансової дисципліни.

Працівники установ (підприємств, організацій) часто складають заяви-зобов'язання, що містить прохання окремих осіб про надання позики.

Реквізити особистої заяви-зобов'язання:

1. Назва установи, до якої звертається заявник.

2. Прізвище, ім'я, по батькові, посада, табельний номер, місячний заробіток, домашня адреса, паспортні дані заявника.

3. Назва виду документа.

4. Текст, що містить: прохання заявника із зазначенням розміру позики, терміну її повернення; мету позики; доручення про стягнення суми в разі несвоєчасного повернення позики.

5. Дата, підпис заявника.

6. Резолюція установи в разі задоволення заяви.

Квитанція - фінансовий документ, розписка в офіційній формі встановленого формату про прийом грошових коштів, будь-яких документів, цінностей тощо. У техніці передачі даних - сигнал, що підтверджує прийняття інформації.

Види квитанцій:

· Докова квитанція - документ, що засвідчує відправку будь-якого вантажу;

· Квитанція про отримання грошових коштів - документ в офіційній формі встановленого формату, який видається тим чи іншим підприємством, організацією або установою будь-якого платника коштів та підтверджує суму внесених клієнтом грошей в касу за будь-яку послугу, сплату податків і оборотів, повернення авансів, а також інших грошових платежів;

· Квитанція про наявність цінних паперів на зберіганні - квитанція того чи іншого банку, яка підтверджує, що дані тієї чи іншої акції дійсні і належать безпосередньо клієнтові;

· Багажна квитанція - первинний обліковий документ для оформлення перевезення багажу громадським транспортом;

· Касовий чек - особливий вид квитанції, документ, який друкується на спеціальній стрічці касовою машиною, що є фіскальним документом, тобто стосується сплати податків.

· Товароскладська квитанція - документ, який видається власниками того чи іншого складу безпосередньо власникові вантажу; він описує посвідчення прийняття вантажу для зберігання. Така квитанція складається з двох частин: складського свідоцтва, а також складського варанта. У документі також вказується найменування товарів. Використовується в якості заставного свідоцтва;

· Картка-квитанція QSL-картка - письмове підтвердження проведеного сеансу радіозвязку.

· Парцельна квитанція - спеціальний провізний документ, який замінює коносамент в тих випадках, коли перевозяться цінні вантажі дрібними партіями тобто парцельні вантажі;

· Вантажна квитанція - документ, який засвідчує прийняття органом залізничного або внутрішнього водного транспорту того чи іншого вантажу до перевезення. Є також розпискою перевізника про те, що він прийняв товарно-матеріальні цінності. Така квитанція складається тільки на імя певного вантажовідправника. У разі втрати вантажу квитанція дає право предявлення до перевізника страхових претензії, а також позову;

Гарантійний лист -- документ, який відноситься до службового листування і є одним з видів сучасного ділового циклу, в якому адресант дає гарантію щодо виконання певних умов або вчинення деяких дій в інтересах конкретної персони.

По суті це гарантія виконання зобов'язань, зафіксована на папері. Цей акт може зустрічатися не тільки у взаєминах між юридичними особами, а й в взаєминах фізичних осіб.

За функціональним значенням в діловодстві розрізняють кілька різновидів гарантійних листів.

1. Підтвердження зобов'язань по платежу. Такий лист є фактичним визнанням фінансової заборгованості по оплаті товарів або послуг. У разі виникнення прострочення платежу, керівник компанії направляє кредитору гарантійний лист, що підтверджує розмір грошового боргу і терміни його погашення.

2. Засвідчення намірів орендодавця, який складає орендарю документ з підтвердженням готовності надати йому одиницю нерухомості для використання в комерційних цілях. Цей вид має ряд нюансів:

· оформляється юридичною особою;

· документ пред'являється до податкової служби;

· повинен містити інформацію про характеристики орендованого приміщення;

· в якості додатку необхідна копія посвідчення на право володіння об'єктом.

3. Запевнення одержувача в забезпеченні товаром або виконанні робіт в потрібному обсязі і до зазначеного часу. Особливості даного типу листа:

· докладний опис визначених дій або послуг;

· обмеження термінів виконання;

· співвідношення результатів трудової діяльності з нормативами Держстандарту;

· зазначення конкретнї адреси для проведення відповідних робіт.

4. Підтвердження працевлаштування. Для майбутнього співробітника гарантія має більшу юридичну силу. Вона надається:

· студентам вузу, коли диплом видається тільки з пред'явленням такого документа;

· іноземним громадянам -- для подачі в імміграційну службу;

· звільненим ув'язненим -- для звіту в органах внутрішніх справ.

РОЗДІЛ 2. ОБЛІКОВА ПОЛІТИКА ПІДПРИЄМСТВА

2.1 Формуляри обліково-фінансових документів

Відмінна риса обліково-фінансової документації - її сувора стандартизація.

Майже всі обліково-фінансові документи е уніфікованими.

Вони часто укладаються на бланках і належать до документів суворої звітності.

Формуляр особистого доручення:

Назва виду документа
	Текст
Дата укладання		Підпис довірителя
Засвідчення підпису довірителя:
Назва посади особи, яка засвідчує	(Підпис)	Розшифрування підпису
Дата засвідчення
Печатка

Формуляр розписки:

Назва виду документа
	Текст
Дата укладання		Підпис особи, яка укладала розписку
Засвідчення підпису особи, яка укладала розписку:
Назва посади особи, яка засвідчує	(Підпис)	Розшифрування підпису
Дата засвідчення

Формуляр акта:

Назва установи		Гриф затвердження
Назва документа / Номер документа
Дата укладання		Місце укладання
	Заголовок
	Текст
Назва посади члена комісії	(Підпис)	Розшифрування підпису

2.2 Призначення обліково-фінансової документації

Фінансово-розрахункові операції проводять при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

-- повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

-- точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

-- своєчасне відображення виробничих операцій;

-- запобігання фінансових порушень і зловживань;

-- можливість документального обґрунтування відповідальності службових або посадових осіб;

-- складання бухгалтерської та іншої звітності;

-- право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової і статистичної звітності на кожному підприємстві здійснюється на підставі нормативно-правових документів, що розробляються органами, на які покладено обов'язки регулювання у країні питань обліку і звітності. Це дає змогу вести бухгалтерський облік і складати фінансову звітність за єдиними принципами й формою і таким чином забезпечувати порівнянність облікової інформації. Однак це не означає, що підприємство, виходячи з конкретних умов господарювання, не може вибирати найбільш прийнятні для нього форми ведення обліку.

Термін «облікова політика», визначений Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», означає сукупність принципів, методів і процедур, що використовується підприємством для складання та подання фінансової звітності. Однак облікова політика визначає також способи організації та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, з урахуванням конкретних умов його діяльності.

Облікову політику можна розглядати, з одного боку, як сукупність прийомів і методів, за допомогою яких здійснюється керівництво бухгалтерським обліком в Україні в особі уповноважених на те законодавчих та виконавчих органів влади, з іншого -- як сукупність конкретних методів і способів організації та форм бухгалтерського обліку, прийнятих підприємством на підставі загальних правил і особливостей господарської діяльності.

Облікова політика на рівні країни має враховувати такі обставини: рівень розвитку ринкової економіки та ступінь демократизації суспільства, поширення процесу інтеграції економіки країни у світовий економічний простір та вимоги міжнародних інституцій щодо стандартизації та гармонізації обліку. З цією метою держава розробляє й приймає законодавчі акти та інші нормативні документи, що регулюють питання бухгалтерського та статистичного обліку і звітності. Прикладом може бути чинний Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».

Облікова політика підприємства має враховувати такі важливі фактори: форму власності та організаційно-правову структуру підприємства; вид економічної діяльності, що зумовлює особливості та умови облікової роботи; параметри підприємства за обсягами діяльності, номенклатури продукції, чисельності працюючих тощо; відносини з податкового системою, наявність пільг та умови їх отримання; умови забезпечення підприємства ресурсами та умови реалізації готової продукції; матеріально-технічне забезпечення обліково-аналітичної роботи підприємства та рівень забезпеченості кваліфікованими обліковими працівниками; умови організації та стимулювання праці, відповідальності тощо.

Облікову політику підприємство визначає самостійно в особі його керівника та головного бухгалтера відповідним наказом чи розпорядженням з обов'язковим розкриттям в окремих розділах методичних принципів побудови бухгалтерського обліку, техніки його ведення та складання фінансової і статистичної звітності, організації роботи бухгалтерської служби. Чинне законодавство надає широкі права стосовно формування облікової політики.

Підприємство самостійно визначає параметри та напрями облікової політики; обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з дотриманням єдиних методологічних засад та з урахуванням особливостей господарської діяльності й наявної технології обробки облікових даних; розробляє систему і форми управлінського обліку, звітності й контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів; затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку; може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

У формуванні облікової політики визначальна роль належить керівнику і головному бухгалтеру. Від їх компетенції та взаємостосунків залежить успішне здійснення (провадження) облікової політики підприємства. Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, має певні обов'язки, зокрема забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені терміни фінансової і статистичної звітності; організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій; бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства; забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

У свою чергу керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Формуючи облікову політику, необхідно керуватися основними принципами бухгалтерського обліку та фінансової звітності: обачності, повного висвітлення, автономності, послідовності, безперервності, нарахування та відповідності доходів і витрат, превалювання сутності над формою, історичної (фактичної) собівартості, єдиного грошового вимірника та періодичності. Принцип послідовності безпосередньо стосується облікової політики підприємства. Обрана облікова політика застосовується підприємством із року в рік. У будь-якому разі вона має залишатися незмінною принаймні протягом календарного року (з 1 січня по 31 грудня).

Зміна облікової політики можлива у випадках, передбачених національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, у зв'язку зі змінами в законодавстві, розробкою та застосуванням нових методів ведення обліку або суттєвими змінами в умовах роботи чи у структурі підприємства. Якщо такі зміни відбулися, то про це ґрунтовно повідомляється у пояснювальній записці до річної звітності.

Розробка та прийняття облікової політики кожним підприємством сприяє поліпшенню бухгалтерського обліку і звітності, що в кінцевому підсумку забезпечить ефективність прийнятих рішень і діяльності підприємства.

ВИСНОВОК

обліковий фінансовий документ управлінський

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.

У ході діяльності підприємства виникає потреба в додаткових оборотних коштах, вона задовольняється за рахунок банківських кредитів. Коротко термінові банківські кредити враховуються по спеціальним позиковим рахункам.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Жодна фінансова операція не може бути проведена без підтвердження її відповідними документами. Відмінна риса обліково-фінансової документації - її сувора стандартизація. Застосування уніфікованих документів дозволяє значно скоротити витрати часу і праці на їх заповнення й оформлення, знижує можливість помилок і полегшує візуальне сприйняття документів. Це створює передумову для механізації і автоматизації процесів створення даної документації.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Особливо старанно секретарю потрібно вміти працювати з обліково-фінасовими документами. Секретар-має вміти правильно складати й оформляти будь-який документ, оформити бухгалтерські документи, знати вимоги до їх оформлення. Всі ці питання висвітлені в моїй курсовій роботі.

Під час написання курсової роботи я обрала за мету розкрити вимоги до оформлення обліково-фінансових документі та значення діловодного обслуговування як однієї з найважливіших сфер діяльності, що визначається рядом факторів і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації чи установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням комп'ютерних технологій. Інформація, що утримується в них, буде мати юридичну силу і може бути використана тільки при здійсненні ряду обов'язкових діловодних операцій. У правильній організації діловодства закладена основа схоронності й ефективного використання документної інформації в майбутньому.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

1. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. -- 3-є вид.. -- К.: Либідь, 2001. -- 383 с.

2. Ігнатенко С. Правові та облікові особливості окремих різновидів факторингових операцій // Вісник Національного банку України. -- 2007. -- № 7. -- С. 34-39.

3. https://pidru4niki.com/1489041038374/dokumentoznavstvo/oblikovo-finansovi_dokumenti

4. Камінська Т. Г. Первинна облікова документація та її інформативні властивості // Економіка АПК. -- 2008. -- № 12.- С.112-117

5. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». -- Львів: Тріада плюс, 2006. -- 217 с.

6. Рожелюк В.М. Організаційні основи документування операцій та діловодства в підприємствах // Економіка АПК. -- 2005. -- № 9.- С.87-93

7. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. -- К.: Довіра, 2007. -- 687 с.

8. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. -- 2-е вид., випр. і доп.. -- К.: Генеза, 2003. -- 103 с.

9. https://pidru4niki.com/84500/dokumentoznavstvo/oblikovo-finansova_dokumentatsiya_osnovni_riznovidi_gramatichni_osoblivosti

10. https://studfile.net/preview/5705213/page:24/

11. https://dl.kpt.sumdu.edu.ua/mod/book/view.php?id=19261

12. Шершун І. Облікова політика підприємства -- Наказ № 1 / І. Шершун // Все про бухгалтерський облік. -- № 6 від 19.01.2011 р. -- С. 19-24.

13. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. -- Донецьк: Сталкер, 1999. -- 349 с.

Размещено на Allbest.ru

...