Організаційні засади електронного документообігу підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ЗАСАДИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ ПІДПРИЄМСТВА

Пашніна Анна Олександрівна, кандидат економічних наук, доцент кафедри менеджменту Рівненського державного гуманітарного університету

У статті досліджено особливості електронного документообігу, оскільки в умовах комп'ютерного оброблення облікових даних змінюється поняття «реєстр бухгалтерського обліку», а накопичення, узагальнення облікової інформації відбувається в автоматизованому режимі. Визначено чинники ризиків організації системи електронного документообігу, узагальнено проблеми впровадження електронного документообігу та розроблено заходи щодо удосконалення організації електронного документообігу в бухгалтерському обліку.

Ключові слова: електронний документ, електронний документообіг, облікова інформація, автоматизація обліку, система електронного документообігу.

Организационные основы электронного документооборота предприятия

Пашнина Анна Александровна, кандидат экономических наук, доцент кафедры менеджмента Ровенского государственного гуманитарного университета

В статье исследованы особенности электронного документооборота, поскольку в условиях компьютерной обработки учетных данных изменяется понятие «реестр бухгалтерского учета», а накопления, обобщения учетной информации происходит в автоматизированном режиме. Определены факторы рисков организации системы электронного документооборота, обобщенно проблемы внедрения электронного документооборота и разработаны мероприятия по совершенствованию организации электронного документооборота в бухгалтерском учете.

Ключевые слова: электронный документ, электронный документооборот, учетная информация, автоматизация учета, система электронного документооборота.

Organizational principles of the electronic documentary cooperation of the enterprise

Anna Pashnina, PhD in Economics, docent at the Department of Management of Rivne State Humanitarian University

Implementation of information and computer technologies into the field of accounting makes significant adjustments to the order of displaying business transactions in documents and accounts. In the computer processing of credentials, the notion of «register of accounting» changes, and accumulation, generalization of accounting information occurs in an automated mode. The paper form ofprimary documents ceases to be the only possible, more and more enterprises are resorting to organizing electronic document circulation. The concept of electronic document management is not new for the domestic management system, including accounting. However, his active conduct in our country is happening precisely in recent years. Increasingly, at the state level, the requirements for reporting in electronic format, in particular regarding the tax sphere, are raised.

The introduction of electronic document flow, regardless of the area it covers, provides significant benefits to its participants. For businesses this will reduce postal expenses, expenses for organizing the archive. Thanks to the electronic document flow, data transfer speeds are accelerated and documents search costs are reduced. In addition, taking into account the application of various technologies, the relevant software promotes the confidentiality of documents.

In the article the features of electronic document circulation are investigated, since in the conditions of computer processing of accounting data the notion of «register of accounting» changes, and accumulation, generalization of accounting information takes place in an automated mode. The risk factors for organizing the system of electronic document management are determined, the problems of implementation of electronic document circulation are generalized and measures for improving the organization of electronic document management in accounting are developed.

Key words: electronic document, electronic document flow, accounting information, accounting automation, electronic document management system.

Постановка проблеми

Упровадження інформаційно-комп'ютерних технологій у бухгалтерський облік уносить суттєві корективи до порядку відображення господарських операцій у документах і на рахунках. В умовах комп'ютерного оброблення облікових даних змінюється поняття «реєстр бухгалтерського обліку», а накопичення, узагальнення облікової інформації відбувається в автоматизованому режимі. Паперова форма первинних документів перестає бути єдино можливою, усе більше підприємств вдаються до електронного документообігу. Ураховуючи це, важливо дослідити організацію та методику електронного документообігу на вітчизняних підприємствах.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Організацію та методику електронного документообігу в різні часи досліджували як вітчизняні, так і закордонні науковці, зокрема: О. Охотень, М. Кисельов, A. Чучковська, Г. Асєєв, М. Білуха, О. Бочаров, В. Буркус, Т. Бутинець, Ф. Бутинець, О. Войналович, Т. Давидюк, І. Двойленко, К. Дударєва, В. Євдокимов, П. Жежнич, В. Завгородній, С. Івахненков, І. Капля, І. Кірієнко, П. Клімушин, М. Круковський, А. Крутова, І. Курташова, М. Ларін, С. Легенчук, О. Марчик, О. Матвієнко, В. Міненко, А. Ніколашин, А. Нобоков, М. Огурцов, Т. Омельченко, Г. Охріменко, В. Пасічник, В. Писаренко, В. Поліновський, Н. Пронь, Т. Симоненко, І. Солодченко, А. Ступар, І. Томашевська, С. Тукало, Л. Філіпова, М. Цивін, Ю. Чирський та ін. Оскільки це питання недостатньо розкрито в наукових джерелах сьогодення, варто глибше його проаналізувати.

Мета і завдання дослідження. Мета роботи - дослідити організаційні засади електронного документообігу підприємств, а саме: чинники ризиків організації системи електронного документообігу, проблеми впровадження електронного документообігу, ризиковані ділянки в організації електронного документообігу на підприємстві, заходи щодо вдосконалення організації електронного документообігу в бухгалтерському обліку.

Виклад основного матеріалу

Поняття електронного документообігу досить широке, воно охоплює процеси, які відбуваються всередині підприємства та між підприємством й іншими установами, органами (рис. 1).

Рис. 1. Варіанти організації електронного документообігу

Вибір конкретного програмного забезпечення для створення системи електронного документообігу визначають значною кількістю критеріїв. З-поміж основних можемо виокремити такі: вартість ліцензії, наявність демоверсії, пошук документів за різними параметрами, використання електронного цифрового підпису, маршрутизація документів. Організація паперового документообігу бухгалтерських документів уже побудована відповідно до стандартизованих бізнес-процесів і передбачає друк, підписування, надсилання, зберігання, організацію архіву, налаштування доступу до архіву.

Організація електронного документообігу має свої специфічні риси й містить низку чинників, які треба враховувати під час налагодження та активного впровадження цього процесу (таблиця 1).

Ураховуючи виділені чинники ризиків організації системи електронного документообігу, а також проблеми впровадження системи електронного документообігу на підприємстві, які визначають у своїх працях науковці, ми узагальнили окремі їх групи (таблиця 2).

Таблиця 1. Чинники ризиків організації системи електронного документообігу