Современное развитие понятия "документ"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Документоведение

Современное развитие понятия «документ»

Содержание

Введение

1. Первые документы в истории

2. Современный документ

3. Электронный документ

Заключение

Список литературы

Введение

В настоящее время среди отечественных ученых очень активно обсуждаются теоретические вопросы документоведения. Это связано, прежде всего, с интеграцией в международное профессиональное сообщество специалистов в области документоведения, появлением электронного документооборота, значительным расширением предмета документоведения.

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

· наличие информации, смыслового содержания;

· стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

· функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

1. Первые документы в истории

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Таким образом, современный термин «документ» определяется через понятие «информация, зафиксированная на материальном носителе»; одно из свойств информации передача ее во времени и пространстве. Таким образом, в процессе передачи информации реализуется одна их важнейших функции документа -- коммуникативная. На протяжении многовековой истории человечество стремилось любым доступным ему способом закрепить или передать информацию.

В любом сообществе всегда существовала потребность обмениваться информацией, передавать ее на расстоянии. Первым способом запечатления информации явилось слово. Однако звуковая речь как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Применялись предметные способы передачи сообщений (язык костров, барабанов, и иных сигнальных средств).

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. На смену предметному (или наравне с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Вопрос происхождения и развития письма - один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая ступень - пиктографическое письмо (картинно-синтетическое).

Пиктограмма, возникшая в период каменного века, передает сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. В дальнейшем рисунки постепенно теряют свои очертания, становятся округлыми или острыми в зависимости от орудия письма и материала, использованного автором текста, появляются условные значки, которые принято считать основой появления иероглифов. Язык рисунков нельзя читать. «Читающий» пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения, он должен лишь узнать, правильно опознать изображения. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл.

Вторая ступень развития письма - логографическое (идеографическое) письмо. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею (идеограмму). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Третья ступень - слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). Четвертая ступень - буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового письма во II тысячелетии до н. э. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое - передает как согласные, так и гласные). С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования. Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

2. Современный документ

Внедрение вычислительной техники в систему управления породило понятие электронного документа, которое напрямую связано с термином «документ». Первоначально понятие «документ» отождествлялось с его письменной формой. С данного момента и фактически до второй половины XX в. под документом понимался только письменный источник информации. В конце 1950-1960-х гг. стало распространяться расширенное понимание документа. В 1964 г. в Терминологическом словаре по теории и практике научной информации документ определялся как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде2. Следовательно, таким объектом может быть любой объект материального мира, а не только бумага или аналогичный ей носитель, а информация может быть выражена любым видом сигнала, а не только письменными знаками. Указанная трактовка довольно быстро нашла распространение в литературе по документалистике, кибернетике и информатике3, и сейчас фактически стала общепризнанной в этих областях.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П.Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Специфические особенности электронных документов, а также массовое применение новых информационных технологий привело к созданию различных определений понятия «электронный документ». Из всего разнообразия подходов к определению этого термина можно выделить три группы основных определений: 1) электронный документ - машиночитаемый документ, документ на машинном носителе; 2) электронный документ - особый тип документа; 3) электронный документ - электронная форма документа

Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

3. Электронный документ

В связи со стремительным развитием науки и техники в современном мире широкое распространение получило применение электронных документов. Одной из проблем их использования - это придание такому документу юридической силы. Решение этой проблемы специалисты видят в применении электронной подписи. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ электронная подпись - «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Каждому пользователю электронной подписи, участвующему в обмене электронными документами, генерируются уникальные открытый и закрытый (секретный) криптографические ключи. Ключевым элементом в применении электронной подписи является секретный ключ, с помощью него производится шифрование электронных документов и формируется сама электронная подпись. Секретный ключ выдается пользователю на отдельном носителе, которым может быть флэш-карта, смарт-карта или touch memory. Хранить его нужно в секрете от других пользователей сети. Подделать электронную подпись невозможно - это требует огромного количества вычислений, которые не могут быть реализованы при современном уровне математики и вычислительной техники за приемлемое время, т. е. пока информация, содержащаяся в подписанном документе, сохраняет актуальность. Дополнительная защита от подделки обеспечивается сертификацией удостоверяющим центром открытого ключа подписи. Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе; электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи 2. Электронная подпись предназначена для защиты от подделки электронных документов, для идентификации лица, подписавшего документ, либо защиты документа от изменения и просмотра третьими лицами. Использование электронной подписи позволяет: значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией; усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов; гарантировать достоверность документации; минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена. Таким образом, электронная подпись - это программно-криптографическое средство, которое обеспечивает: проверку целостности документов; конфиденциальность документов; установление лица, отправившего документ.

Заключение

Появление письменности в итоге ознаменовало постепенной переход человечества к современной новой информационной технологии. При помощи графических различных знаковых систем стало возможным отделить определенную информацию от субъекта и далее ее зафиксировать на материале для дальнейшей последующей передачи в пространстве и во времени. В результате возникла документированная информация, т.е. документ. В целом, появление документа было обусловлено вполне конкретными различными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Такое понятие, как «документ» можно назвать фундаментальным и центральным во всей понятийной системе современного документоведения. В целом, оно отражает различные признаки каких-либо реально существующих предметов. Сегодня на международном уровне общим признано определение документа именно как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Основной составляющей современного документа является информация, то есть, разные сведения и данные, различные сообщения и знания, которые предназначены для передачи в процессе коммуникации.

Функции документа тесно связаны с функциями информации, которые документ непосредственно на себя принимает после фиксации данной информации на материальном носителе. Так как социальная информация непосредственно ориентирована на удовлетворение разных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, документ также является полифункциональным. Документ выполняет информационную, коммуникативную функции. Важнейшей функцией можно назвать культурную функцию документа. Можно выделить также управленческую функцию документа. Некоторые документы обладают правовой и политической функцией. К политической достаточно тесно примыкает идеологическая функция документа. Документ сопровождает современного человека от его рождения и до смерти, непосредственно в нем фиксируются ключевые события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. Документ стал нужен для учета денег, скота, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или же отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Огромную роль документ играет в жизни современного общества, закрепляя, а также отражая в различных законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д.

документ вычислительный электронный технология

Список литературы

Баренбаум, И.Е. О соотношении теории, истории, методики и практики книжного дела (Историко-прогностический обзор) // Книга. Исследования и материалы/И.Е. Баренбаум. - М.: Книга, 1994-1995.

Столяров, Ю.Н. Библиотека: структурно-функциональный подход/Ю.Н. Столяров. - М., 1981.

Столяров, Ю.Н. Онтологический статус документа и его практическое значение для библиотек //Библиотековедение. - 1999. - №3. С.2-7.

Швецова - Водка, Г.Н. Книга и документ: соотношение понятий //Книга. Исследования и материалы/Г.Н. Швецова-Водка. - М.: Книга, 1994-1995

Документ в современном обществе: развитие теоретических подходов и практических решений: материалы VII Всероссийской студенческой научно-практической конференции, Екатеринбург, 4 апреля 2014 г. / отв. ред. М. Б. Ларионова, Н. Г. Суровцева; ФГАОУ ВПО «Рос. гос. проф.-пед. ун-т». - Екатеринбург, 2014. - 220 с.

7. Филенко Е. Н., Развитие понятия «Документ» с внедрением новых информационных технологий, [Текст]/ Электронное издание.

Размещено на Allbest.ru