Экспертиза ценности документов в НАН ЧОУ ВО "Академия маркетинга и социально-информационных технологий – ИМСИТ"

Аттестационный лист

по итогам прохождения производственной практики

Горобец Роман Сергеевич

обучающийся на 3 курсе, группы 17-СПО-ОТЗИ-02, по специальности 10.02.01 «Организации и технология защита информации» прошел производственную практику по профессиональному модулю ПМ.02 «Организация и технология работы с конфиденциальными документами»

в объеме 72 часов

в период с «09» декабря 2019 г. по «21» декабря 2019г. на предприятии/в организации

НАН ЧОУ ВО Академия ИМСИТ

Виды и качество выполнения работ в период прохождения производственной практики обучающимся:

Качество выполнения работы в соответствии с технологией и (или) требованиями предприятия (организации), в которой проходила учебная/производственная практика все требования студент выполнил без замечаний, задание соответствует заданию

За время прохождения практики обучающийся проявил(а) себя:

отношение к выполняемой работе ответственное;

проявленная активность положительная;

дисциплинированность ответственная;

опоздания имеются/не имеются (нужное подчеркнуть);

наличие пропусков (с указанием количества часов); 0

замечания и рекомендации замечаний нет.

Итоговая оценка по практике (выставляется на основании результатов ведения дневника по практике, отчета по практике) отлично.

документ экспертиза ценность

Календарный план прохождения практики

Наименование организации: НАН ЧОУ ВО Академия ИМСИТ

Содержание

Введение

1. Аналитический обзор объекта исследования - НАН ЧОУ ВО Академия ИМСИТ

1.1 Общие сведения об образовательной организации

1.2 Система управления вузом и оценка ее качества

2. Методы и принципы отбора и проведения экспертизы ценности конфиденциальных документов

2.1 Задачи экспертизы ценности документов

2.2 Принципы отбора документов и критерии их оценки

2.3 Система экспертных органов

2.4 Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов

3. Организация экспертизы ценности конфиденциальных документов и методология отбора документов

3.1 Составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив

3.2 Подготовка дел к передаче на постоянное хранение

Заключение

Список использованных источников

Введение

В результате деятельности организаций создается много документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.

Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения.

Ценность документа зависит от его информационных характеристик, обуславливающих экономическое, организационное или иное его значение с позиции отражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для перемещения на хранение в течение разных временных периодов.

Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оценить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.

Экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

В настоящее время отдельные сроки хранения документов органов власти всех уровней, государственных и коммерческих организаций закреплены законодательно, а также в различных правилах, положениях, инструкциях.

Некоторые сроки ведомственного хранения документов установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Негосударственные организации часто опираются на сроки исковой давности. Однако основными документами, применяемыми в процессе экспертизы ценности, являются перечни, правоутверждения которых принадлежит Федеральному архивному агентству и другим государственным органам.

Современные перечни делятся на два типа: перечни документов постоянного хранения и перечни документов с указанием сроков хранения, которые могут быть типовыми, ведомственными и примерными. Главный недостаток данной системы несогласованность разных нормативных актов друг с другом в определении сроков хранения одних и тех же документов, в том числе электронных.

1. Аналитический обзор объекта исследования - НАН ЧОУ ВО Академия ИМСИТ

1.1 Общие сведения об образовательной организации

Академия маркетинга и социально-информационных технологий - ИМСИТ (г. Краснодар) является негосударственным аккредитованным некоммерческим частным образовательным учреждением высшего образования.

Негосударственное аккредитованное некоммерческое частное образовательное учреждение высшего образования «Академия маркетинга и социально-информационных технологий - ИМСИТ» (г. Краснодар) создано в 1994 г. как институт с одноименным названием (Устав зарегистрирован Регистрационной палатой г. Краснодара за № 491 от 14.10.1994 г., свидетельство о государственной регистрации некоммерческой организации от 13.05.2014 г. учетный № 2314040108, бессрочная лицензия Рособрнадзора от 28.07.2014 г. №1063, серия 90Л01 № 0008040. Учредители НАН ЧОУ ВО «Академия маркетинга и социально-информационных технологий - ИМСИТ» (г. Краснодар) - физические лица.

Академия маркетинга и социально-информационных технологий получила государственную аккредитацию в 2018 г. (свидетельство № 2965 от 19.12.2018 г., серия 90А01 №0003110).

Концепция развития вуза базируется на традициях двадцатипятилетней истории развития Академии ИМСИТ, на опыте подготовки специалистов экономического, инженерно-информационного, социально-гуманитарного профилей, на лучших достижениях отечественных и зарубежных вузов, современных представлениях об академии как единой ценностно-ориентированной системе.

Миссия академии состоит в подготовке квалифицированного специалиста в соответствии с запросами и потребностями национальной (региональной) экономики на основе новейших достижений образовательной, научной и инновационной деятельности, конкурентоспособного на рынке труда, компетентного, ответственного, способного к эффективной работе по специальности на уровне мировых стандартов, готового к постоянному профессиональному росту, социальной и профессиональной мобильности; удовлетворение потребностей личности в получении современного образования.

В соответствии с миссией и основополагающими направлениями ИМСИТ со дня основания последовательно реализует комплексную программу стратегического развития, в которую составной частью входит программа формирования инновационного образовательного пространства академии.

Деятельность академии нацелена на достижение и удержание лидирующих позиций на образовательном рынке Южного региона России на основе единства учебной, научной, производственной деятельности с учетом традиций российского образования и инноваций в научно-образовательной деятельности.

В развитии вуза можно выделить следующие этапы:

- Регистрация и лицензирование образовательной деятельности (19941995 гг.). Вуз получил лицензию на подготовку специалистов по двум направлениям подготовки и двум специальностям.

- Становление вуза (1996-1998 гг.). Организация учебного процесса в соответствии с государственными образовательными стандартами, лицензирование еще 7 специальностей, открытие 3-х филиалов.

- Подготовка и проведение аттестации и аккредитации института (19981999 гг). Вуз в 1999 г. получил государственную аккредитацию.

- Этап качественно нового уровня подготовки специалистов (2000-2002 гг.). Лицензирование 9 новых специальностей, аккредитация ученого совета института, открытие аспирантуры по 5 специальностям, открытие финансово-экономического колледжа ИМСИТ, лицензирование 20 специальностей дополнительного профессионального образования.

- Присвоение вузу статуса АКАДЕМИИ (Приказ Министерства образования Российской Федерации от 20.05.2002 № 1836) (2002-2005 гг.). Комплексная оценка деятельности академии Министерством образования Российской Федерации и повторное подтверждение статуса «Академия».

- Создание эффективной внутривузовской системы обеспечения качества подготовки специалистов. Формирование инновационного образовательного пространства академии (2006 - 2012 гг.).

- Переход на реализацию стандартов третьего поколения, разработка и реализация образовательных программ и научных программ в сфере образования совместно с зарубежными организациями, с ведущими зарубежными вузами, привлечение иностранных граждан к обучению в академии (2013-2016 гг.)

- С 2017 года начинается новый этап в развитии системы непрерывного образования в вузе - формирование образовательного холдинга «Школа-колледж-вуз».

Стратегические цели образовательной деятельности:

- Реализация высказанных выше концептуальных положений базируется на совершенствовании образовательной деятельности, призванной обеспечить существенное повышение качества подготовки специалистов.

- Задачи совершенствования образовательной деятельности:

- обеспечение единства учебной, научной, инновационной деятельности, позволяющего студентам приобрести глубокие научные знания, профессиональные навыки, умения учиться и получать новые знания, в полной мере реализовывать свой творческий потенциал;

- обеспечение реализации системы непрерывного и многоуровневого образования;

- обеспечение высокого уровня требований к студентам, преподавателям, образовательным технологиям, гарантирующего высокое качество подготовки специалистов;

- поиск новых, нестандартных путей в развитии образовательных и научных технологий, приводящих к оптимальному решению проблем, стоящих перед вузом;

- переход от предметно-ориентированного подхода к личностно-ориентированным формам организации образовательного процесса и созданию системы элитной подготовки выпускников, что обеспечит вузу дополнительные конкурентные преимущества;

- обеспечение фундаментальности образования по всем циклам подготовки и, в первую очередь, по профессиональным дисциплинам и дисциплинам специализации;

- создание и развитие современных образовательных технологий, активная поддержка научно-педагогических школ и инновационных идей, создание учебников и учебных пособий, отражающих последние достижения науки, техники и технологий;

- открытие новых более востребованных специальностей;

- расширение образовательных услуг за счет активной реализации современных программ дополнительного образования, а также обеспечения второго высшего образования;

- создание соответствующей инфраструктуры и технологий для обучения людей с ограниченными возможностями;

- развитие системы дистанционного образования, которое обеспечит академии новую образовательную нишу, даст возможность существенно расширить географический рынок образовательных услуг, позволит осуществлять активную маркетинговую политику вуза по продвижению образовательных услуг в регионах;

- создание базы для перехода на двуязычную (русский и английский) систему обучения, расширение возможностей освоения студентами иностранных языков, как европейских, так и азиатских на уровне, соответствующем современным мировым стандартам;

- создание учебно-методической основы для перехода к образовательным стандартам третьего поколения;

- внедрение кредитно-модульной системы учета объема изучаемых дисциплин;

- совершенствование системы маркетинга образовательных услуг в России и за рубежом;

- совершенствование системы довузовской подготовки для снижения последствий демографического спада;

- укрепление кадрового потенциала и материальной базы учебных подразделений, совершенствование методического и информационного обеспечения образовательного процесса для реального перехода к созданию и реализации новых образовательных технологий;

- совершенствование системы повышения квалификации профессорско-преподавательских кадров;

- учет опыта ведущих вузов страны и мира в совершенствовании структуры, содержания и организации образования;

- создание и сертификация системы менеджмента качества образовательных услуг и подготовки специалистов на основе международного стандарта ISO -9000.

1.2 Система управления вузом и оценка ее качества

Задачи совершенствования управления академией. Для решения поставленных выше задач требуется корректировка системы управления деятельностью вуза, новый взгляд персонала на проблемы, стоящие перед академией, а так же реализация серии мероприятий, которые позволят систематизировать структуру вуза в связи с новыми задачами его развития.

Основные задачи совершенствования управления академией заключаются в следующем:

- изменение методов управления академией, благодаря переподготовке и повышению квалификации управленческого персонала;

- совершенствование информационной поддержки процесса разработки и принятия решений;

- систематизация документооборота в соответствии с требованиями международных стандартов;

- внесение корректив в структуру академии;

- внесение корректив в номенклатуру специальностей за счет открытия новых перспективных специальностей взамен потерявших актуальность;

- создание системы менеджмента качества с интеграцией в нее всех подсистем подразделений академии.

Организационное управление академией, изменение его структуры и внесение корректив в содержательную часть образовательного процесса и процесса управления должно осуществляться с учетом требований рыночной экономики, с использованием современных методов и управленческих технологий.

Комплексные приоритетные аспекты деятельности академии

К комплексным аспектам деятельности вуза относятся: развитие материально-технической базы научной и образовательной деятельности, информатизация, международная деятельность, формирование и развитие корпоративной культуры, менеджмент качества образовательных услуг и подготовки специалистов, дополнительное образование, переподготовка и повышение квалификации, довузовское образование, развитие языковой подготовки, социальный сервис и здоровье.

Эффективность управления в вузе обеспечивается оптимальным сочетанием требовательности к кадрам с определенной степенью самостоятельности руководителей всех подразделений и звеньев и их отчетности перед вышестоящим руководством.

Система руководства в организации работы по обеспечению качества подготовки специалистов основана, прежде всего, на ответственности руководителя структурного подразделения за сферу своего управления, на доверии нижестоящему уровню управления, на предоставлении права принимать решения в соответствии со своей компетенцией, на гласности результатов деятельности.

Высшим законодательным органом управления вузом является Совет Учредителей, который руководствуется Уставом вуза, Законом об образовании РФ и другими законами и документами Правительства РФ, инструкциями и рекомендациями Минобразования России. Совет учредителей осуществляет свою роль через Ученый совет - коллективный орган управления вузом. Ученый совет академии прошел государственную аккредитацию (Выписка из Протокола заседания аттестационной коллегии Минобразования России от 20.02.2001 года №2) и получил право представлять своих преподавателей к присвоению ученых званий профессора и доцента по кафедре в Минобрнауки России.

Основные задачи совершенствования управления академией заключаются в следующем:

- изменение методов управления вузом, благодаря переподготовке и повышению квалификации управленческого персонала;

- совершенствование информационной поддержки процесса разработки и принятия решений;

- систематизация документооборота в соответствии с требованиями международных стандартов;

- внесение корректив в структуру академии;

- внесение корректив в номенклатуру специальностей за счет открытия новых перспективных специальностей взамен потерявших актуальность;

- создание системы менеджмента качества с интеграцией в нее всех подсистем подразделений академии.

Мероприятия по совершенствованию структуры академии

С целью повышения качества образовательного процесса, сбалансированности уровня подготовки по техническим специальностям и специальностям гуманитарного, экономического, инженерно-информационного профилей, укрепления имиджа академии, совершенствования технологий образовательной и научной деятельности, необходимо внести ряд корректив в структуру академии, преобразовать и создать ряд новых структурных подразделений, что позволит:

- усилить фундаментальную подготовку инженерных кадров в соответствии с современным развитием науки, техники и технологий;

- расширить и обновить спектр технических и технологических специальностей в соответствии с потребностями Краснодарского края и развитием производства;

- углубить гуманитарную и языковую подготовку, что в свою очередь будет способствовать внедрению академии в мировое образовательное пространство и даст нашим выпускникам дополнительное конкурентное преимущество на рынке труда;

- укрепить позиции художественного направления, что поднимет имидж нашего вуза, подчеркнет его отличие от других вузов, позволит ИМСИТ занять лидирующие позиции в культурной и художественной жизни России;

- развивать систему дистанционного образования;

- привлечь в академию аудиторию абитуриентов с ограниченными коммуникативными возможностями (например, инвалиды по слуху, зрению, с проблемами опорно-двигательного аппарата и др.).

2. Методы и принципы отбора и проведения экспертизы ценности конфиденциальных документов

2.1 Задачи экспертизы ценности документов

Первая задача -- отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача -- определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

- для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела);

- для временного хранения.

Третья задача -- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача -- отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза -- это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

- лиц, связанных родственными или личными отношениями.

- Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

- дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

- дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии ЦЭПК.

2.2 Принципы отбора документов и критерии их оценки

В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: "Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения".

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

б) при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения);

в) при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь).

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Третий этап -- на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение {производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось и приходится преодолевать.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений!

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много. Одни из них -- главные, другие -- вспомогательные, но применяются они в совокупности, В этом -- одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах);критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документов).

Рассмотрим важнейшие критерии.

1; Значимость учреждения или лица, которые создали документы. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения -- научно-технический прогресс, производственные объединения -- развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда и других лиц.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

2. Значимость содержания документов (критерий содержания). Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся: уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.

Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение {например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через один -- пять лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

3. Время и место образования документов. Эти два критерия, как правило, взаимосвязаны. Они также являются основными критериям экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: периоды Отечественной войны 1812 г., первой русской революции 1905 -- 1907 гг., февральской буржуазно-демократической революции 1917 г., Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941 -- 1945 гг.

Необходимо было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных для мирного времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы хозяйственного характера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др.

Согласно ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третьи экземпляры, иногда с неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты, неподписанные и недатированные, а если оказываются две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончательная, бывает трудно.

Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка "незаверенная копия" снижает ценность источника.

5. Юридическая сила документа. Этот критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хранения.

6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. Дублетный документ -- это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого размножения -- рассылка учреждениям или структурным подразделениям документа для повышения оперативности работы либо для информации.

Размноженные документы бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные с помощью другой множительной аппаратуры и даже изготовленные типографским способом (преимущественно для рассылки подведомственным учреждениям). В последние годы в связи с широким распространением в учреждениях множительной техники практикуется размножение многих получаемых документов, исполнение которых поручается нескольким структурным подразделениям или сотрудникам. Это облегчает работу исполнителей.

Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет главным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы сохранить основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности.

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, предусматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учреждения-автора и в составе фонда вышестоящего учреждения с дальнейшей экспертизой в стенах госархива. Если материалы этих учреждений передают в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в РГАЭ, а подведомственного -- в областном архиве), то такаядублетность в масштабе АФ в настоящее время представляется целесообразной.

7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.

Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично поглощаются сводным отчетом по отрасли {или по учреждениям одной отрасли в масштабе района, области).

На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит не полное.

8. Физическое состояние документа. Этот критерий -- вспомогательный и применяется в отдельных случаях. Один из случаев применения этого критерия -- наличие сильно поврежденных документов, например, были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитабельна. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли эти документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплексы документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.

2.3 Система экспертных органов

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК -- постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

В министерствах и центральных учреждениях ведомств Российской Федерации организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управлениях -- отделах автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных архивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК).

При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев: 1) архивные учреждения (ЦЭПК -- ЭПК -- ЭМК); 2) прочие учреждения и организации <ЦЭК -- ЭК).

ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива.

В каждом учреждении целесообразно иметь индивидуальное положение об экспертной комиссии.

Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадают.

1. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению.

2. ЭК и ЦЭК рассматривают график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом).

3. ЭК ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение.

Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в деле, подлежащем передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных для уничтожения, -- ценных документов). Особое внимание обращается на дела с отметкой ЭПК, так как надо установить по каждому делу, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока, который стоит перед отметкой ЭПК.

ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

4. ЭК рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по личному составу долговременного хранения. После одобрения описей дел постоянного хранения ЭК выносит решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. В ряде учреждений работу по подготовке дел для передачи в госархив выполняют сотрудники хозрасчетных групп госархивов. Порядок утверждения всех составленных ими документов тот же. ЦЭК проводит такую же работу по центральному аппарату.

ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и подведомственным организациям, не сдающим документы в госархивы.

5. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, находящихся в архиве учреждения и в структурных подразделениях, в том числе с отметкой ЭПК (последние согласовываются с архивными учреждениями), рассматривают также акты подчиненных организаций и предприятий, не состоящих на учете в архивных учреждениях.

6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов об утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение.

7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

8. ЭК и ЦЭК ведут исследование ценности различных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. Затем принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел и представляют предложения ЭПК.

10. ЭК и ЦЭК рассматривают предложения о замене подлинников отдельных категорий документов микрофильмами и представляют предложения ЭПК.

11. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций, контролируют их работу, консультируют членов их ЦЭК совместно с центральными архивами министерства и делопроизводственной службой участвует в проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводства и архивов, членов ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

12. ЭК и ЦЭК оказывают методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях, по вопросам работы с документами (составление номенклатур, организация хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление описей дел долговременного хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и др.).

ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли имеет специфические функции;

1. Методическая работа в области экспертизы является одной из важнейших функций ЦЭК. Она рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в госархивы; перечней документов, подлинники которых могут быть заменены микрофотокопиями, имеющими юридическую силу подлинников; классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий).

2. ЦЭК рассматривает проекты следующих документов: рекомендаций по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списков учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; типовых положений об ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий. Проекты этих документов после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

3. ЦЭК по согласованию с архивным учреждением может вынести решение о предоставлении ЭК структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения.

Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.

Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям.

1. Экспертиза ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.).

2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий, в том числе и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкции и др.).