Інтеграція інформаційних потоків обліку в умовах аутсорсингу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Київський національний університет технологій та дизайну

ІНТЕГРАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ ОБЛІКУ В УМОВАХ АУТСОРСИНГУ

Матюха Микола Миколайович

кандидат економічних наук, доцент

м. Київ

Анотація

Висвітлені питання формування системи обліку в умовах застосування аутсорсингу. Встановлено, що надання бухгалтерського аутсорсингу - це задоволення потреб підприємства шляхом забезпечення організації ведення обліку, формування та подачі звітності у поєднанні з раціональними витратами, у тому числі із врахуванням оптимізації системи оподаткування та зборів. З позицій методології бухгалтерський аутсорсинг можна визначити як особливий вид підприємницької діяльності з надання замовникам кваліфікованої допомоги в організації, веденні бухгалтерського (фінансового) обліку на платній основі відповідно договірних зобов'язань суб'єкту господарювання. Бухгалтерський аутсорсинг характеризується як професійна послуга, що створює замовнику можливості оптимізувати витрати праці, а аутсорсеру - отримувати додаткову вигоду у формі плати за реалізовану послугу. Дослідження методики становлення та ведення обліку в умовах аутсорсингу показало, що найбільш актуальні проблеми пов'язані з визнанням на практиці необхідності ефективної організації облікової роботи та, як наслідок, достовірним визначенням його предмета та об'єктів. Такий стан речей утруднює теоретичне та практичне тлумачення мети та завдань ведення обліку в умовах аутсорсингу. Саме основою побудови інформаційної бази обліку має стати експрес-оцінка діяльності підприємства, що проводиться аутсориснговою компанією за визначеними елементами для вирішення проблем ведення бізнесу. Експрес-діагностика економічного стану підприємства має забезпечувати подвійну функцію: по-перше формувати структуру інформаційної бази обліку, по-друге визначати параметри застосування інформаційних систем управління підприємством.

Ідентифіковано тенденцією до розширення сфери управління послугами, пов'язаними із розробкою системи управління в галузі Ш Система дозволяє охоплювати всі бізнес-процеси, ^-служби та приймати управлінські рішення щодо стратегічних проєктів та поточної діяльності підприємства -- від управління замовленнями до управління портфелем проєктів

Ключові слова: облік, звітність, методи обліку, аутсорсинг, експрес - аналіз, облікове обслуговування.

Annotation

Matiukha Mykola Mykolaiovych PhD in Economics, Associate Professor, Kyiv National University of Technologies and Design (KNUTD), Kyiv

INTEGRATION OF ACCOUNTING INFORMATION FLOWS IN OUTSOURCING CONDITIONS

The issues of formation of the accounting system in the conditions of outsourcing are highlighted. It has been established that the provision of accounting outsourcing is to meet the needs of the enterprise by ensuring the organization of accounting, formation and filing of reporting in conjunction with rational costs, including, taking into account the optimization of the taxation and fees. From the standpoint of methodology, accounting outsourcing can be defined as a special kind of entrepreneurial activity with the provision of qualified assistance to the organization, conducting accounting (financial) accounting on a paid basis in accordance with the contractual obligations of an entity. Accounting outsourcing is characterized as a professional service that creates the customer with the ability to optimize labor costs, and outsourcing - to receive additional benefits in the form of a payment for a realized service. Investigation of the method of formation and accounting of accounting in outsourcing conditions showed that the most relevant problems are associated with recognition of the need for an effective organization of accounting work and, as a consequence, a reliable definition of its subject and objects. Such a state of affairs makes it difficult to interpret the goal and tasks of accounting in outsourcing. It is the basis of the construction of an information base of accounting to become an express evaluation of the activities of an enterprise conducted by an outsource company based on defined elements to solve business issues. Express-diagnostics of the economic state of the enterprise should provide a double function: first form the structure of the information base of accounting, and secondly determine the parameters of the use of information management systems of the enterprise.

Identified by the tendency to expand the scope of service management associated with the development of the IT management system. The system allows you to cover all business processes, IT services and make managerial decisions on strategic projects and current activities of the enterprise - from managing orders to manage project portfolio management

Keywords: accounting, reporting, accounting methods, outsourcing, express analysis, accounting service.

Постановка проблеми

Економічна ситуація свідчить про стійку тенденцію до зростання вартості ведення обліку на підприємстві, що викликано фаховими змінами у законодавстві, формами подання звітності та вимогами до кваліфікації бухгалтерів. Через високу вартість утримання та перепідготовку облікового персоналу низка підприємств неспроможна забезпечувати штат кваліфікованих обліковців постійно, особливо ця ситуація актуальна для малих та середніх суб'єктів господарювання. З іншого боку, надмірна економія на зарплатних витратах призводить до плинності кадрів та збільшення втрат, пов'язаних із штрафами, санкціями, невирішеними питаннями із контрагентами. Способом вирішення критичних питань є аутсорсинг (від англ, outsourcing - використання зовнішніх джерел, ресурсів), а точніше, один з його підвидів - бухгалтерський аутсорсинг.

Найбільшого поширення аутсорсинг набув у економічно розвинутих країнах. Діяльність західних компаній у сфері аутсорсингу це ефективний інструмент, який допомагає вивільнити дорогоцінний час і спрямувати його на такі важливі напрямки діяльності, як бізнес-логістика, маркетинг, продажі та стратегічне планування.

У вітчизняній бізнес-практиці аутсорсинг тільки починає свій розвиток та розвивається досить повільно, що спричинено відсутністю прозорого законодавства, не збалансованою ціновою політикою на даний вид послуг, традиціями, які склалися у керівництва підприємств, щодо організації обліку та подання звітності.

Згодом даний вид діяльності має стати перспективним і вигідним для підприємств, оскільки має значні переваги щодо економії витрат, часу та уникнення проблем із штрафами за несвоєчасну подачу звітності тощо.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Інформаційне забезпечення управління підприємством визначається високим рівнем розвитку фундаментальних досліджень. У цьому напрямку відомі роботи вчених як Голова С.Ф. [1], Головацької С. І. [2], Радіонової Н.Й. [3], Скрипник М.І. [4] та інш., які створюють теоретичну базу для проведення подальших досліджень з метою забезпечення методичної бази, що сприяє найбільш ефективному прийняттю рішень на основі даних управлінського обліку.

Мета статті

Якісна інформація складається з аналітичних елементів інформації, які відіграють вагому роль для прийняття ефективних управлінських рішень. Саме деталізація інформації має бути візуалізована, спроектована та репрезентована в сучасному обліку підприємства, надавати можливість проводити комплексну оцінку стану справ на підприємстві. Метою дослідження є обґрунтування методики інтеграції інформаційних потоків обліку при використанні аутсорсингових послуг.

Виклад основного матеріалу

У широкому сенсі аутсорсинг -- це спосіб оптимізації організації обліку, більш концентроване зосередження діяльності на головному напрямі діяльності шляхом передачі виконання непрофільних функцій зовнішнім спеціалізованим установам на договірній основі. Інакше кажучи, під аутсорсингом розуміють забезпечення підтримання основних, допоміжних, підтримуючих чи супутніх інформаційних функцій зовнішнім виконавцям, що спеціалізуються в конкретній галузі та володіють знаннями, досвідом, технічним оснащенням для забезпечення управління підприємством.

Основна ідея надання бухгалтерського аутсорсингу - це задоволення потреб підприємства шляхом забезпечення організації ведення обліку, формування та подачі звітності у поєднанні з раціональними витратами, у тому числі із врахуванням оптимізації системи оподаткування та зборів.

З позицій методології бухгалтерський аутсорсинг можна визначити як особливий вид підприємницької діяльності з надання замовникам кваліфікованої допомоги в організації, веденні бухгалтерського (фінансового) обліку на платній основі відповідно договірних зобов'язань суб'єкту господарювання. Бухгалтерський аутсорсинг характеризується як професійна послуга, що створює замовнику можливості оптимізувати витрати праці, а аутсорсеру - отримувати додаткову вигоду у формі плати за реалізовану послугу. облік аутсорсинг бухгалтерський система

Також, методичний підхід охоплює різні рівні регламентування аутсорсингу бухгалтерського обліку із зазначенням відповідних інструментів, а також перспективних результатів на основі їх вдосконалення. Суть даного підходу полягає в тому, що аутсорсер оптимізує організацію ведення бухгалтерського і внутрішнього аудиту замовників - суб'єктів господарювання та одночасно формує власну політику досягнення результативності діяльності, починаючи з просування певної бухгалтерської послуги. Значимість підвищення результативності діяльності бухгалтерських аутсорсингових компаній полягає в тому, щоб підвищити конкурентоспроможність свого клієнта через покращення інформованості управління підприємством.

З іншого боку виникає проблема етичного забезпечення інформування керівництва та збереження комерційної таємниці підприємства, особливо дана проблема виникає при обслуговуванні декількох однорідних галузевих контрагентів в одній аутсорсиноговій компанії. З метою збереження комерційної таємниці працівників аутсорсингових компаній можна розділити на дві категорії багатопрофільних та спеціалізованих. Багатопрофільних аутсорсерів доцільно використовувати для ведення обліку та формування фінансової звітності, а для зовнішнього аутсорсингу слід залучати фахівців більш вузького профілю для забезпечення ведення управлінського обліку. Одночасно слід, визначити характеристику облікових функцій працівників компаній для проведення аутсорсингу в конкретних підприємствах. Формування предметної сфери управлінського обліку, у таких умовах, здійснюється в даний час у двох площинах, наповнення яких взаємопов'язане зі специфікою розуміння постановки цілісного обліку відповідно:

- за зовнішніми нормами: а) або на нормативному рівні, який має обмеження щодо регульованих об'єктів обліку, наприклад, у США та Франції; б) чи створення громадських установ, у яких здійснюється добровільна сертифікація обліковців з постановки та ведення управлінського обліку;

- за внутрішніми корпоративними стандартами суб'єктів господарювання.

Дослідження нормативних джерел [5] свідчить про те, що організація та методика управлінського обліку не входять до законодавчого регулювання. Проте мають місце окремі нормативні акти щодо регулювання обліку витрат підприємств, їх класифікації, формування та порядку відображення інформації у звітності, а також використання окремих методів калькулювання собівартості продукції (послуг, робіт). Вітчизняний рівень запровадження управлінського обліку передбачає процес ідентифікації, вимірювання, накопичення, аналізу, підготовки, інтерпретації та подання фінансової та виробничої інформації, на підставі якої керівництвом підприємства приймаються оперативні та стратегічні рішення. Ця характеристика управлінського обліку заснована на міжнародних стандартах формування показників фінансової звітності. Вітчизняні підприємства за аналогією із світовим досвідом визначають управлінський облік, акцентуючи увагу на ідентифікації, формуванні, процесі накопичення та передачі інформації. З іншого боку, до предмету управлінського обліку відносять проведення аналізу (обробки) облікових даних, здійснення підготовки, проведення інтеграційних робіт, що мають вплив на формування показників фінансової звітності, з метою планування, оцінки та контролю виробничої діяльності та визначення ефективності використання ресурсів. Слід зазначити, що у вітчизняній економічній літературі існує безліч дискусійних точок зору, які можна поділити на широке та вузьке розуміння предмета управлінського обліку у такому контексті.

Загальна постановка системи обліку в умовах аутсорсингу, визначає властиву специфіку, що виявляється у якісних характеристиках даних суб'єкта економічної діяльності:

- орієнтація на запити внутрішніх користувачів, що виконують обов'язки в процесі закупівлі, виробництва, продажу продукції (робіт, послуг);

- організація основної та допоміжної діяльності за власною ініціативою;

- виявлення, систематизація та класифікація відхилень від ключових індикаторів діяльності;

- факти необов'язкового документального обґрунтування господарського життя;

- спрямованість на рішення управлінських завдань, пов'язаних з формуванням різноманітної асортиментної лінійки продуктів (робіт, послуг) із визначенням граничної суми витрат при виробництві та її реалізації;

- максимальна оперативність прийняття рішень;

-необхідність визначення не тільки фактичних величин, структурних показників, що враховуються, а також їх похідних розрахункових, планових та прогнозних величин;

- застосування грошово-натуральних вимірників, вимірників часових витрат, показників трудомісткості;

- задоволення вільної інтерпретація вибору структури витрат.

Перш, ніж спробувати покращити діяльність підприємства, вибрати, а потім впровадити облікову систему, аутсорсингові компанії слід проаналізувати нинішній стан розвитку замовника, для досягнення мети доцільно визначити стан взаємодії підприємства із зовнішнім середовищем (замовниками та постачальниками), ідентифікувати базу даних за кожним робочим місцем. Керівний склад підприємства має володіти достовірною інформацією про стан в якому функціонує підприємство в цілому та за підрозділами підприємства [1].

Саме основою побудови інформаційної бази обліку має стати експрес - оцінка діяльності підприємства, що проводиться аутсориснговою компанією за визначеними елементами (таблиця).

Таблиця

Елементи експрес-аналізу підприємства з метою формування інформаційної системи обліку

Крім, того експрес-діагностика, в рамках представлення аутсорсингових послуг, має враховувати можливість застосування стандартних інформаційних пакетів, представлених на ринку автоматизованих управлінських систем підприємства. Саме, за допомогою яких, можна ефективно досліджувати діяльність підприємства і побудувати його економічну модель з метою планування стратегії підприємства, а також забезпечити безперервний процес отримання інформації про зовнішнє оточення, про стратегічні ринки збуту. Дана система інформаційно забезпечує керівництво даними про споживачів, продуктах, стану ціноутворення, наявних конкурентів, систему оцінки (аудиту), оперативне відстеження змін, виконання проєктів, генерацію звітів.

Експрес-діагностика економічного стану підприємства має забезпечувати подвійну функцію: по-перше формувати структуру інформаційної бази обліку, подруге визначати параметри застосування інформаційних систем управління підприємством.

В Україні значна частка попиту на інформаційне консультування управління припадає на проєкти розвитку малого та середнього бізнесу, діяльність якого належать до різних секторів економіки. Багато подібних проєктів неможливо реалізувати силами штатних бухгалтерів чий досвід та кваліфікація організації дистанційної облікової роботи є недостатньою, внаслідок до роботи залучаються зовнішні спеціалісти аутсорсингових компаній.

Очевидно, що ІТ-ринок розвивається швидше, ніж ІТ-консалтинг в цілому, що призводить до збільшення обсягів проєктів, підвищенні попиту на консалтингові послуги у галузі цифровізації обліку. Інтенсивне зростання пояснюється перемиканням уваги з постачання обладнання на виконання складних проєктів з розробки ІТ-інфраструктури та підходів до управління. З іншого боку, замовники консалтингових послуг потребують поточного аналізу стану існуючих ІТ-технологій, удосконалення існуючої облікової системи, розгляд можливих перспективних варіантів її розвитку, і розрахунок необхідних для її впровадження витрат (людських, фінансових та ін.). Оцінюючи проєкти, більшість консультантів нерідко беруть до уваги лише його фінансову сторону, невраховуючи аспекти із залучення кваліфікованих кадрів та тривалість окупності.

У той же час існує стійка тенденція до потреби використання «чистого» ІТ-консалтингу (без передачі облікових функцій): ІТ-аудит, консультування з питань формування концепції розвитку інформаційних технологій інформаційного забезпечення управління, а також послуги з аналізу ризиків та постановки даних процесів на підприємстві. Завдання ІТ-консалтингу - забезпечення відповідності інфраструктури (мережевої, апаратної та програмної) підприємства-замовника його бізнес-процесам з метою створення ефективної платформи інформаційного забезпечення прийняття рішень. Відповідно, розвиток бізнесу, вихід на європейські ринки та підвищення конкурентоспроможності підприємств є основними чинниками, що стимулюють попит на ІТ-консалтинг.

Найближчими роками домінуючу роль, як і раніше, будуть мати проєкти з управління безпекою підприємства (інформаційною, фінансовою). При цьому в центрі уваги, насамперед опиняться такі галузі, щодо постановки процесів управління ризиками та розробки політик, положень та посібників у галузі безпеки.

У зв'язку із загальною тенденцією до розширення сфери управління послугами також розвиватиметься напрямок, пов'язаний із розробкою системи управління в галузі ІТ. Дана система дозволяє охоплювати всі бізнес-процеси, ІТ-служби та приймати управлінські рішення щодо стратегічних проєктів та повсякденної діяльності підприємства -- від управління замовленнями до управління портфелем проєктів, окремими проєктами та ресурсами, а також розгортанням нових інформаційних систем та управлінням інвестиціями, фінансами.

Щоб зрозуміти цінність ІТ-консалтингу в сфері обліку для клієнтів, необхідно розглянути підходи до реалізації та просування цілісного консалтингового проєкту. Певною мірою процес реалізації консалтингового проєкту організації обліку, використовує всі базові принципи консалтингу, накопичений досвід та методики проведення розробки та запровадження загальних консалтингових проєктів.

Аутсорсингові служби (підрозділи) мають застосовувати методологію консультування, тобто дотримуватися методологічного підходу до ідентифікації проблем підприємств-клієнтів та надання їм допомоги у плануванні та здійсненні ефективних змін. Варто зазначити, що у даний час очевидною є тенденція до поєднання експертного консалтингу (ситуація, коли до консультантів звертаються за порадою, керуючись їх досвідом, або необхідною інформацією) та процесуального (коли за результат відповідальний замовник, а консультант лише ділить з клієнтом повноваження та обов'язки). У цьому значну роль відіграє управління змінами, знаходження довгострокового вирішення проблем необхідного для виявлення актуальних проблем. Саме цей процес нерідко займає основну частину витрат часу та потребує активної участі керівництва.

Орієнтовний портфель надання консалтингових послуг у сфері інформаційного забезпечення управління на сьогоднішній день включає найбільш затребувані послуги:

• аудит інформаційних систем та інформаційної безпеки;

• розробка концепції та проектування системи організації обліку, формування та подачі звітності в умовах дистанційної роботи;

• послуги із побудови інфраструктури інформаційного забезпечення ІТ- менеджменту підприємства.

Аудит інформаційних систем дозволяє узагальнити об'єктивні дані про їх поточний стан, дії та події, що відбуваються в них, оцінити рівень відповідності ІС певному критерію (внутрішнім стандартам підприємства. вимогам національних та міжнародних стандартів), а потім надати результати замовнику у вигляді списку рекомендацій.

До комплексу професійних послуг зі створення інфраструктури організації обліку відносять такі види послуг: аналіз існуючої інфраструктури, розробка вимог та рекомендацій, комплексне проектування, встановлення та налаштування пакету програмного забезпечення, монтаж та пусконалагодження обладнання, розробка експлуатаційної та технічної документації, навчання та коучинг персоналу підприємства-замовника, оцінка ефективності існуючих систем, технічне обслуговування, підтримка та розвиток інфраструктури.

Створення концепції інфраструктури проєкту заключається в постановці завдання, яке виражає ціль - продемонструвати замовнику застосування технологій для вирішення конкретних практичних завдань, виробити оптимальний шлях розвитку інфраструктури (особливо на етапах створення архітектури рішення та планування), створити план впровадження та оцінити необхідність ресурсів та терміни проєкту. Іншими словами, такий проєкт є комплексом наступних складових: аналіз ситуації, надання рекомендацій (рішень) щодо побудови інформаційних систем та їх оцінка, правила створення ІТ-інфраструктури підприємства, основні архітектурні рішення та стандарти, модель організації інфраструктурою та вимоги до процесів управління. Результатом цього проєкту, як правило, є розробка принципів переходу з існуючого стану ІТ-інфраструктури обліку підприємства в цільовий стратегічний елемент розвитку.

Висновки

Отже, грамотно побудовані та реалізовані аутсорсингові послуги мають забезпечити підвищенню продуктивності праці та ефективності роботи інформаційних систем клієнтів, знизити ризики під час модернізації існуючих систем та впровадження нових. А також, що головне, дозволить замовнику при використанні правильних підходів до реалізації отримати такі вигоди: мінімізувати операційні витрати, отримати фахову інформаційну підтримку вирішення завдань бізнесу, підвищення інформаційної доступності при прийнятті рішень, забезпечити захист та керованість підприємством.

Експрес діагностика економічного стану підприємства має забезпечувати подвійну функцію: по-перше формувати структуру інформаційної бази обліку, по-друге визначати параметри застосування інформаційних систем управління підприємством в умовах застосування аутсорсингу.

Література

1. Голов С.Ф. Управлінський облік: підручник. Київ: Центр навчальної літератури, 2018. 534с.

2. Головацька С. І. Теоретико-методичні засади обліково-інформаційного забезпечення стратегічного управління витратами / С. І. Головацька, П. О. Куцик // Підприємництво і торгівля: збірник наукових праць / [редакц. кол.: Куцик П. О., Апопій В. В., Семак Б. Б. та ін.]. Львів: Вид-во ЛТЕУ, 20і9. Вип. 25. С. 25-33.

3. Скрипник М. І. Проблеми візуалізації бухгалтерських даних з метою проведення фінансового аналізу / М. І. Скрипник, М. М. Матюха // Матеріали III Міжнародної науково- практичної конференції «Проблеми інтеграції освіти, науки та бізнесу в умовах глобалізації»: тези доповідей, м. Київ, 8 жовтня 2021 року. Київ: КНУТД, 2021. С. 81-82.

4. Радіонова Н. Й. Управління затратами підприємства у кризових умовах господарювання / Н. Й. Радіонова // Фінансове забезпечення розвитку суб'єктів підприємництва реального сектору економіки: колективна монографія / за заг. ред. В. П. Ільчука. Чернігів: ЧНТУ, 2017. С. 99-108.

5. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16.07.1999 р. № 996-XIV. [Електронний ресурс]: Верховна Рада України. Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/996-14.

References

1. Gholov S.F. (2018) Upravlinsjkyj oblik: pidruchnyk. [Management Accounting: Tutorial] Kyiv: Tsentr navchalnoi literatury -Center for Educational Literature [in Ukrainian].

2. Gholovacjka S. I. (2019). Teoretyko-metodychni zasady oblikovo-informacijnogho zabezpechennja strateghichnogho upravlinnja vytratamy [Theoretical and methodical principles of accounting and information provision of strategic cost management] S. I. Gholovacjka, P. O. Kucyk Pidpryiemnytstvo i torhivlia: zbirnyk naukovykh prats - Entrepreneurship and trade: collection of scientific works - Lviv: Vyd-vo LTEU, - Vyp. 25 [in Ukrainian].

3. Skrypnyk M. I. (2021) Problemy vizualizaciji bukhghaltersjkykh danykh z metoju provedennja finansovogho analizu / M. I. Skrypnyk, M. M. Matjukha. [Problems of visualization of accounting data for the purpose of financial analysis / M.I. Skrypnyk, M. Matiukha]. - Materialy IIIMizhnarodnoi naukovo- praktychnoi konferentsii «Problemy intehratsii osvity, nauky ta biznesu v umovakh hlobalizatsii» - Materials of the III International Scientific and Practical Conference "Problems of Integration of Education, Science and Business in Globalization": Abstracts of Reports], Kyiv: KNUTD [in Ukrainian]

4. Radionova N. J. (2017) Upravlinnja zatratamy pidpryjemstva u kryzovykh umovakh ghospodarjuvannja / N. J. Radionova [Management of enterprise costs in crisis conditions / N. J. Radova]. - Finansove zabezpechennia rozvytku subiektiv pidpryiemnytstva realnoho sektoru ekonomiky: kolektyvna monohrafiia / za zah. red. V. P. Ilchuka. - Financial support for the development of entrepreneurship of the real sector of the economy: collective monograph - Chernigov: CMNTU [in Ukrainian].

5. Zakon Ukrajiny «Pro bukhghaltersjkyj oblik ta finansovu zvitnistj v Ukrajini» vid 16.07.1999 r. # 996-XIV. [Law of Ukraine «About Accounting and Financial Reporting in Ukraine» from 16.07.1999 r. # 996-XIV] - (n.d.). zakon.rada.gov.ua. Retrieved from: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/996-14 [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru