Особливості автоматизації бухгалтерського обліку в бюджетних установах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особливості автоматизації бухгалтерського обліку в бюджетних установах

нач. відділу бухгалтерського обліку та звітності, головний бухгалтер Черкаської селищної ради, стейкхолдер ОП Облік і оподаткування ДДПУ

Федотова Г.С.

студентка І курсу магістратури спеціальності 071 «Облік і оподаткування» ДДПУ

У статті розглянуто особливості автоматизації бухгалтерського обліку в сучасних умова хгосподарювання, а також висвітлено особливості вибору бухгалтерського програмного забезпечення. Досліджено проблеми організації вдосконалення ведення бухгалтерського обліку завдяки використання сучасних технологій у Черкаській об'єднаній територіальній громаді

Ключові слова: бюджетна сфера, бухгалтерський облік, автоматизація обліку, комп'ютеризація

Постановка проблеми

автоматизація бухгалтерського обліку

Як відомо, стан справ у бюджетній установі відображається в бухгалтерському обліку, який є частиною процесу управління державними фінансами. Для того щоб управляти, потрібно контролювати, а для того щоб контролювати, треба виміряти. Від правильного ведення обліку господарських операцій залежить розвиток не лише окремо взятої установи, а й держави.

В економіці України відбуваються зміни у фінансовій системі держави, які супроводжуються різким погіршенням її можливостей забезпечувати соціальні гарантії та розвивати галузі різноманітних сфер, які належать до бюджетних. У зв'язку з цим зростають роль і значення вдосконалення ведення бухгалтерського обліку доходів та видатків бюджетних установ, складання звітності з метою уможливлення більш раціонального використання фінансових ресурсів. Процес удосконалення стосується саме технології обліку й опрацювання економічної інформації. У зв'язку з цим дослідження автоматизації процесів обліку, контролю та аналізу в бюджетних установах є особливо актуальним.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблематикою обґрунтування розвитку і впровадження інформаційних систем у бюджетних установах займалися такі вчені-економісти, як: Бутинець Ф. Ф. [1], Івахненков С. В. [2,3], Писаревська Т. А. [4], Свірко С. В. [5], Сушко Д. С. [6], Хорунжак Н. М. [7], Утенкова К. О. [8] та ін. Аналіз праць дає підстави стверджувати, що ця ділянка досі залишається недостатньо дослідженою. Підтвердженням цього є той факт, що більшість малих бюджетних установ, особливо в сільській місцевості, продовжують використовувати традиційну ручну або частково автоматизовану форми ведення бухгалтерського обліку.

Мета дослідження. метою даної статті є дослідження особливостей автоматизації бухгалтерського обліку в бюджетних установах.

Виклад основного матеріалу

Черкаська об'єднана територіальна громада (ОТГ) Слов'янського районна Донецької області була створена 20.11.2015 року, згідно рішення сесії № 7/1-1 від 20.11.2015 року, шляхом приєднання чотирьох селищний та сільських рад: Олександрівської селищної ради, Привільської сільської ради, Прелесненської сільської ради.

З дня створення Черкаської ОТГ бухгалтерський облік здійснювався виключно на паперових носіях, але Черкаська ОТГ молода громада, що прагне рухатися в напрямку розвитку та впровадження нових технологій, тому з 01.07.2020 року були впровадженні зміни в обліку. Впровадження цих змін на практиці призвело до того, що Черкаська ОТГ зіткнулася з проблемою кваліфікованих кадрів. Знадобилися додаткові знання та підвищення кваліфікації кадрів, з цією метою було проведено низку заходів, як от: навчання спеціалістів, керівників середньої ланки, а також вищого керівництва; проведення різноманітних семінарів, круглів столів та тренінгів; проходження курсів підвищення кваліфікації та ін. Під час такого навчання кожен працівник мав не лише зрозуміти зміни у своїх посадових обов'язках, а й навчитися працювати з обчислювальною технікою.

Бухгалтерський облік для організації бюджетного сектору здійснюється на підставі комп'ютерної програми «Програмний комплекс «Фахівець», що створена для автоматизації обліку бюджетних установ українським розробником та відповідає вимогам чинного законодавства України.

Модульна система дозволяє охопити усі галузі і напрямки діяльності. Інтеграція між модулями системи надає можливість головному бухгалтерові отримати комплексне інформаційне забезпечення.

Підготовка Черкаської ОТГ до комп'ютеризації почалася з видання Розпорядження «Про затвердження положення про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку у Черкаській селищній раді», у якому відображено зміни в структурі, документообігу, розподілі обов'язків між працівниками при переході на нову технологію обробки облікової інформації з обов'язковим зазначенням строків переходу до нової технології та прізвища осіб, відповідальних за впровадження й експлуатацію інформаційної системи.

Актуальність зміни обліку на автоматизований полягає в тому, що обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації, зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямована на організацію й удосконалення обліку.

При комп'ютеризації обліку постають питання: що автоматизувати, навіщо, як і в якому обсязі. Впроваджуючи ту чи іншу автоматизовану систему обліку, установи повинні впроваджувати не просто програмні продукти, а нові методики управління.

Важливе значення у автоматизації бухгалтерського обліку відіграють функції:

1. Інформаційна - забезпечення керівників всіх рівнів управління інформацією для поточного планування, контролю і прийняття рішень;

2. Комунікаційна - формування інформації, яка є засобами внутрішнього комунікаційного зв'язку між рівнями управління і різними структурними підрозділами одного рівня;

3. Контрольна - оперативний контроль та оцінка результатів діяльності внутрішніх підрозділів і установи в цілому, в досягненні мети;

4. Прогнозна - перспективне планування і координування розвитку установи в майбутньому.

Проектуючи комп'ютерні системи бухгалтерського обліку, фірмі-розробнику доцільно використовувати власний досвід на аналогічних підприємствах, установах, організаціях разом з досвідом економічних служб клієнтів.

На стадії проектування формують вимоги до створеної комп'ютерної системи. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців - юристів, програмістів, інженерів, керівників підрозділів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати у сфері автоматизованого обліку. Під час проектування уточнюють процедури взаємодії облікового персоналу і напрями руху документів у системі, узгоджують і затверджують форми необхідних звітів, складають проектну документацію (як документацію користувача, так і технічну). Слід мати на увазі, що комп'ютеризація - це безперервний процес.

За умови автоматизації управлінського обліку інформація, що генерується програмою, повинна бути зрозумілою користувачу. На рівні комп'ютерної програми повинен зникнути поділ бухгалтерського обліку на фінансовий, управлінський та інші види. Якщо цей технічний крок буде зроблено і буде досягнута компактність, зручність, простота і надійність програмного забезпечення, то, облік в установі стане єдиним.

Іншою важливою проблемою, на яку слід звернути увагу при проектуванні комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, є можливість пристосування програм до змін у законодавстві. Незважаючи на те, що бухгалтерський облік - найбільш регламентована управлінська підфункція, його не можна розглядати як побудований жорстокий механізм, суть якого зводиться до незмінних алгоритмів і програм.

На етапі впровадження й удосконалення системи відбуваються укладання угод та поставка технічних інструментальних програмних засобів для служби підтримки нової системи.

У межах цього етапу відбувається:

4. укладання угоди та розробка прикладного програмного забезпечення;

5. організація робіт із створення телекомунікаційної системи підприємства;

6. проведення навчання та семінарів спеціалістів, керівників середньої ланки, а також вищого керівництва;

7. укладання угод і придбання устаткування інформаційної системи установи, встановлення та монтаж, пусконалагоджувальні роботи;

8. пробна-промислова експлуатація додаткового програмного забезпечення, що реалізує функції підсистем.

Автоматизація обліку в установі надає ряд переваг для управлінського обліку, серед яких:

- оперативне ведення, обробка і формування вихідної інформації;

- безпосереднє забезпечення контролю інформації;

- збільшення швидкості обліку інформацією між управлінськими органами і керованими об'єктами;

- заповненням форм внутрішньої бухгалтерської звітності;

- зменшення витрат часу на підготовку інформації;

- значне вдосконалення самого процесу організації обліку.

Водночас, слід зауважити, що автоматизації обліку сприяє низка факторів,

зокрема, таких, як прискорена комп'ютеризація суспільства, розвиток нових інформаційних технологій, наукові підходи щодо організації праці. Усе це є основою для розробки і впровадження як відносно простих автоматизованих робочих місць (АРМ), спрямованих на вирішення конкретних локальних задач, так і комплексних автоматизованих систем управління (АСУ), які діють у великих підрозділах закладів, установ і організацій бюджетної сфери, де розв'язуються задачі різного спрямування [4].

У якості уточнюючої характеристики щодо програмного забезпечення вважаємо за доцільне враховувати таке: програма повинна бути гнучка в налаштуванні при незначних змінах, таких, як зміна норм видатків, мінімальної заробітної плати, розмірів відрахувань та нарахувань на фонд оплати праці, зміна тарифів на платні послуги, введення нових і вилучення окремих недоцільних рахунків з Плану рахунків.

У зв'язку з цим постановка задачі з розробки програмного забезпечення для обліку та контролю повинна охоплювати такі етапи робіт:

1) формулювання основних принципів обліку для конкретної бюджетної установи з урахуванням вимог діючого законодавства та внутрішніх потреб. Тому можна рекомендувати включити у перелік принципів внутрішнього характеру такі позиції:

- підпорядкування інформаційної системи єдиній меті - забезпеченню зростання ефективності функціонування бюджетної установи;

- об'єднання різних джерел облікової документації в одну повнофункціональну систему (на вході - планова та облікова інформація, на виході - інформація, адаптована для потреб управління);

- організація облікових документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи;

- вилучення дублювання інформаційних і документаційних потоків;

- уніфікація прийомів роботи з обліковими документами [5];

2) на основі розроблених принципів сформувати мету розв'язання задачі;

3) враховуючи мету задачі та принципи, дотримання яких необхідно досягти у розроблюваній інформаційній системі, сформувати критерії, що має задовольняти автоматизована система. Доцільними є такі критерії: повнота набору функцій; модульність; інтегрованість; гнучкість; надійність; інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача; відкритість; авторизований доступ до інформації [6].

На основі опрацьованих даних доцільно побудувати аналітичний облік таким чином, щоб можна було забезпечити можливість формувати й отримувати необхідні дані в наступних розрізах:

1) за необоротними активами:

- досягти можливості формування облікової інформації за чотирма групами основних засобів(на даний момент згідно з чинними нормативними документами вирізняють три). При означенні четвертої групи рекомендуємо виходити з норм податкового законодавства, а також встановити відповідну норму нарахування зносу в розмірі 15 відсотків;

- вести аналітичний облік нарахування зносу за основними засобами, придбаних за рахунок загального та спеціального фондів на окремих аналітичних рахунках 401.1 «Фонд необоротних активах за їх видами, придбаних за рахунок загального фонду» та 401.2 «Фонд у необоротних активах за їх видами, придбаних за рахунок спеціального фонду» [7];

2) за доходами і видатками загального і спеціального фонду:

- забезпечити розмежування видатків на надання платних послуг бюджетних установ (за рахунок коштів спеціального фонду) і послуг, які забезпечуються у зв'язку з функціональними повноваженнями (за рахунок загального фонду);

- формування калькуляції по визначенню собівартості платних послуг повинно відбуватися з виділенням груп прямих та непрямих витрат за відповідними кодами економічної класифікації видатків, підрахунком загальної суми понесених витрат;

- накопичення непрямих накладних витрат повинно відбуватися на рахунку 83 «Витрати до розподілу» з наступним розподілом між рахунками видатків 80 «Видатки загального фонду» та 81 «Видатки спеціального фонду» щодо аналітичної структури [7];

- розподіл непрямих накладних витрат програма повинна проводити за формулами, запропонованими користувачем;

- передбачити можливість автоматизації процесу аналізу доходів і видатків і формування стандартних висновків за отриманими показниками;

3) по інших ресурсах передбачити можливості деталізації напрямів використання та кодування рахунків з урахуванням місць їх зберігання, а також автоматизованого управління їх руху.

Висновки та перспективи подальших досліджень

Перехід на автоматизацію бухгалтерського обліку забезпечить оперативне вирішення задач обліку, контролю та аналізу, сприятиме якісному контролю за формуванням доходів і видатків бюджетних установ, забезпеченню ефективності використання фінансування та економії грошових і матеріальних ресурсів. В кінцевому підсумку це забезпечить зростання обсягів і якості наданих бюджетними установами послуг.

Таким чином, автоматизація обліку підвищує ефективність і прискорює процес обробки даних, надає оперативну інформацію для прийняття рішень, значно підвищує рівень роботи бюджетних установ. Також за рахунок впровадження програм буде переглядатися кількість працівників задіяних у бюджетних установах, а це додаткова економія місцевого бюджету. Тому доцільно впроваджувати автоматизовану систему обліку не тільки з метою отримання глобального результату, а й для вирішення локальних проблем.

У подальшому дослідженні, вважаємо за потрібне зосередити увагу на питанні інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку в бюджетних установах.

Список використаних джерел

1. Бутинець Ф. Ф., Івахненков С. В., Давидюк Т. В., Шахрайчук Т. В. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: підручник для навчання студентів ВНЗ / За ред. проф. Ф. Ф. Бутинця. 2 -ге вид., перероб. і доп. Житомир: ПП «Рута», 2002. 544 с.

2. Івахненков С. В. Сучасні інформаційні технології управління підприємством та бухгалтерія: проблеми та виклики. Бухгалтерський облік та аудит. 2006. №4. С. 52-58.

3. Івахненков С. В. Упровадження програмного забезпечення обліку і контролю: потенційні переваги і реальні проблеми. Бухгалтерський облік і аудит. - 2007. - №2. - С. 56 - 62.

4. Писаревська Т. А. Інформаційні системи в управлінні персоналом та економіки праці. К., КНЕУ, 2006. 284 с.

5. Свірко С. В. Бухгалтерський обліку бюджетних установах: методологія та організація: монографія. К.: КНЕУ, 2006. 244 с.

6. Сушко Д. С. Застосування комп'ютерних технологій у ході проведення аудиту балансу Вісник Житомирського державного технологічного університету. Серія: економічні науки. 2006. № 2 (36). С.116-122

7. Хорунжак Н. М., Сисюк С. В. «Комп'ютеризація обліку в бюджетних установах».URL: http:// [www.nbuv.gov.ua/portal/Soc_Gum/Eir/2009_1/142-146] (дата звернення 20.03.2021).

8. Утенкова К. О. Перспективи комп'ютеризації обліку в бюджетних установах. Облік і фінанси АПК. 2006. №8. С.85-87.

Размещено на Allbest.ru