Електронний документообіг: приватно-правові та публічно-правові аспекти

Размещено на http://allbest.ru

Львівський державний університет внутрішніх справ

Електронний документообіг: приватно-правові та публічно-правові аспекти

Лепіш Н.Я., кандидат юридичних наук,

доцент кафедри адміністративно-правових дисциплін

Грищук А.Б., кандидат юридичних наук, доцент

доцент кафедри адміністративно-правових дисциплін

Анотація

Електронний документообіг: приватно-правові та публічно-правові аспекти

Лепіш Н.Я., Грищук А.Б.

У статті розглянуто електронний документообіг з позиції приватно-правових та публічно-правових аспектів правового регулювання. Комплексний аналіз законодавчих актів України у сфері публічного управління та цивільних правовідносин щодо регулювання електронного документообігу, виявлення ключових моментів, що впливають на прийняття рішень у галузі документаційного управління, здійснювався за допомогою системного підходу та методу порівняльного аналізу, історичного та компаративний методів. Обґрунтування віднесення регламентації організації документообігу щодо взаємодії різних суб'єктів з органами державної влади до об'єктів права, що вимагають спеціального правового врегулювання. Звернено увагу на прямий взаємозв'язок юридичних та технологічних процедур документування, виготовлення та захисту документів. Основою визнання юридичної сили та значення документа є виконання технологічних та юридичних процедур документування інформації та виготовлення документів. Спираючись на комплексний аналіз законодавчих і нормативних документів, наукових досліджень, на матеріали, отримані при вивченні функціонування електронного документообороту, було сформульовано відмінні особливості, що включаються до комплексних документознавчих та архівознавчих функціональних вимоги до інформаційних систем, які автоматизують документообіг і враховують можливість створення та підтримки множинних схем руху документів з метою забезпечення корпоративного потоку документів, необхідність інтеграції систем електронного документообігу з іншими інформаційними системами, можливість застосування технологічних рішень для оптимізації процесів управління документами, підвищення оперативності передачі інформації, виключення помилок під час обробки документів. Вказано, що модульно-інтеграційна модель електронного документообігу в органах влади передбачає можливість технологічного з'єднання певної кількості модулів для підвищення функціоналу системи. Підприємство, що робить акцент на цифровізацію, має впроваджувати електронний документооборот.

Ключові слова: документ, інформаційні технології, правове регулювання, електронний документ, електронний підпис.

Abstract

Electronic document circulation: private law and public law aspects

Lepish N.Ya., Hryshchuk A.B.

The article examines electronic document circulation from the standpoint of private law and public law aspects of legal regulation. A comprehensive analysis of legislative acts of Ukraine in the field of public administration and civil legal relations regarding the regulation of electronic document circulation, identification of key points affecting decision-making in the field of documentation management, carried out using a systematic approach and the method of comparative analysis, historical and comparative methods. Justification of the classification of the regulation of the organization of document circulation regarding the interaction of various subjects with state authorities as objects of law requiring special legal regulation. Attention drawn to the direct interrelationship of legal and technological procedures of documentation, production and protection of documents. The basis for recognizing the legal force and significance of a document is the implementation of technological and legal procedures for documenting information and producing documents. Based on the comprehensive analysis of legislative and regulatory documents, scientific research, on the materials obtained during the study of the functioning of electronic document circulation, distinctive features were formulated that are included in the complex documentary and archival functional requirements for information systems that automate document circulation and take into account the possibility of creating and maintaining multiple document movement schemes in order to ensure the corporate flow of documents, the need to integrate electronic document management systems with other information systems, the possibility of using technological solutions to optimize document management processes, increase the efficiency of information transmission, and eliminate errors during document processing. It indicated that the modular integration model of electronic document circulation in the authorities provides for the possibility of technological connection of a certain number of modules to increase the functionality of the system. An enterprise focusing on digitization should implement electronic document management.

Key words: document, information technologies, legal regulation, electronic document, electronic signature.

Вступ

Постанова проблеми. Розвиток та широке застосування інформаційних та комунікаційних технологій є тенденцією світового розвитку та науково-технічної революції останніх десятиліть. Перехід до електронних засобів і технологій почався в тих галузях та сегментах економіки, в яких швидкість та точність збору, обробки та передачі інформації є основними факторами успіху. Насамперед, електронний документообіг прийшов у банківську сферу, а потім його переваги оцінили суб'єкти господарювання, які працюють в інших сферах економічної діяльності. Сьогодні суб'єкти економічної діяльності взаємодіють за допомогою електронного документообороту між собою, з кінцевими споживачами та органами влади.

Стан опрацювання проблематики. Науковими дослідженнями електронного документообороту в різних сферах діяльності займалися вчені: О. Баранов, О. Васильєва, Р. Войтович, О.Голобуцький, В. Дрешпак, О. Карпенко, І. Клименко, І. Козюра, І. Коліушко, К. Линьов, І. Лопушинський, С. Попов, А. Семенченко, С. Чукут та інші. Незважаючи на те, що проблеми розвитку та становлення нових моделей документообороту досить докладно відображені в науковій літературі, варто зазначити, що темам, присвяченим підвищенню ефективності документообороту, формування та прискорення потоків інформації між суб'єктами прийняття рішень за рахунок більш ефективного використання інформаційно-технологічних факторів у контексті реалізації Національної економічної стратегії на період до 2030 року не приділяється достатньої уваги.

Метою статті є дослідження електронного документообороту з позиції приватно-правових та публічно-правових аспектів.

Виклад основного матеріалу

Нові технічні реалії поставили перед правом завдання врегулювати юридичні аспекти застосування електронних документів. Активне впровадження у економічну діяльність електронного документообороту зумовило необхідність визначення правового режиму електронного документа, умов його рівнозначності документу на паперовому носії; закріплення вимог до ідентифікуючих реквізитів електронного документа, у тому числі, до електронного цифрового підпису та порядку застосування; встановлення методів правового регулювання електронного документообороту.

Національна економічна стратегія на період до 2030 року передбачає розширення сфери застосування інформаційних технологій під час роботи з документами, запровадження концептуальних основ електронного уряду та системи міжвідомчої електронної взаємодії у державному управлінні та у бізнесі на що вказують Стратегія здійснення цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації системи управління державними фінансами на період до 2025 року та затвердження плану заходів щодо її реалізації та Стратегія цифрової трансформації соціальної сфери [1-3].

Активна позиція суб'єктів господарювання у освоєнні нових технологій не тільки сприяє розширенню сфери застосування інформаційних систем у роботі з документами, а й дозволяє, враховуючи динаміку зміни зовнішніх факторів, підвищувати ефективність управління в умовах конкуренції, оперативно будувати оптимальну систему взаємодії з регуляторами та органами влади.

Л. Асанова, у статті «Місце електронного документообороту в загальній системі діловодства» зазначає, що ефективність управління залежить від вирішення завдань оперативного і якісного формування електронних документів, контролю виконання, продуманої організації зберігання, пошуку та використання [4, c. 157].

Необхідність урахування специфіки побудови системи управління суб'єктів господарювання при формуванні комплексних документознавчих та архівознавчих функціональних вимог до інформаційних систем, що автоматизують роботу з документами є запорука ефективного застосування вказаних систем. В основі вимог повинні лежати розуміння видового складу документів, специфіки утворення документів, облік множинних схем руху документів тобто потоку документів, необхідність включення систем електронного документообороту у інформаційне середовище шляхом інтеграції з іншими програмними додатками та інформацією. публічний управління електронний документообіг юридичний

Пропонований підхід дозволить не тільки оптимально використовувати новітні інформаційні технології для організації процесів управління документами, але й максимально ефективно використовувати систему електронного документообороту, включивши її як центральну ланку в інформаційне середовище, оптимізувати роботу з класифікаторами та довідниками, стандартизувати процеси обробки документів, створювати єдині наскрізні процеси. управління документами.

Поява та розвиток комп'ютерних технологій стала одним із факторів зростання кількості транскордонних угод, що здійснюються з використанням електронних чи аналогічних засобів, що у свою чергу викликало необхідність у закріпленні юридичних вимог до їх здійснення або виконання. Створення спеціальних актів на внутрішньодержавному рівні сприяло розвитку міжнародної торгівлі. Законодавства країн Європейського Союзу підходять до визначення основних правових інститутів та принципів правового регулювання аналізованих відносин на підставі нормативних актів Організації Об'єднаних Націй.

Протягом десятиліття було прийнято базові акти Організації Об'єднаних Націй, Європейського Союзу, які стали основою для національних актів у зазначеній сфері [5]. Особливої актуальності цей аспект набуває у світлі прийняття у листопаді 2005 року Конвенції ООН «Про використання електронних повідомлень у міжнародних договорах» [6].

Розвиток цієї сфери суспільних відносин та надання статусу правового має важливе значення для України. Як один із основних принципів національного правового регулювання визначено створення правових умов для використання електронних документів у цивільно-правовій сфері.

У 2003 році в Україні прийнято Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» у який було внесено ряд доповнень [7]. Цей Закон призначено для реалізації комплексного підходу до нормативного-правового регулювання у сферах: застосування електронного підпису; архівне зберігання електронних документів; забезпечення юридичної значимості електронного документообороту у сфері економічної і управлінської діяльності [8, с. 108].

У 2016 році було прийнято Положення про систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта». Метою прийняття Положення є розвиток нормативного регулювання з урахуванням дотримання балансу інтересів учасників ринку та органів державної влади [9].

Одним із принципів розвитку правового регулювання електронного документообороту є забезпечення балансу приватних та публічних інтересів. Можна виділити такі сфери, де використовується електронний документообіг:

- взаємодія контрагентів у межах правовідносин, що виникли з цивільно-правового договору, регулюється угодою сторін, що входить в умови договору;

- внутрішній документооборот суб'єктів цивільних правовідносин, регулюється локальним правовим актом;

- взаємодія з державними органами, регулюється нормативно-правовим актом, який діє у відповідній сфері;

- інформаційна взаємодія у вигляді обміну документами в електронному вигляді щодо органів державної влади, місцевих органів влади, інших органів, які здійснюють публічно значущі функції;

- взаємодія працівника та роботодавця у разі виконання трудової функції віддалено, регулюється Кодексом України про працю. Запровадження електронного документообороту дозволить спростити кадрове діловодство, підвищити ефективність, зробити прозорим механізм взаємовідносин між роботодавцями, працівниками та контрольно-наглядовими органами, судами відповідно до Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» [10].

Стаття 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює, що електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад і порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною [7].

У юридичній літературі зустрічаються визначення електронного документообороту: це форма обміну документами з використанням електронних та програмних засобів, автоматизація всіх етапів документообороту в організації; це спосіб організації роботи з документами, коли переважна більшість їх оригіналів формується в електронному вигляді без використання паперових носіїв.

Стаття 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає електронний документообіг як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [7].

Нині відсутня єдиний нормативно-правової акт, який регулює електронний документообіг у сфері цивільних правовідносин. У чинному законодавстві використовується термінологія, не характерна для Цивільного кодексу України, є низка юридичних колізій з чинним законодавством [11, c. 469].

У електронному документообороту між господарюючими суб'єктами відбувається обмін первинними обліковими документами в електронній формі, що оформляють певні факти господарського життя учасників цивільного обороту: документи про передачу товару від продавця покупцю, про передачу результатів робіт та надання послуг, рахунків фактур, коригувальних документів тощо. Одним із актуальних питань впровадження електронного документообороту є питання про співвідношення електронного документа та паперового документа чи юридичну значущість електронного документа [12].

Відповідно до закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом та має містити обов'язкові реквізити [13]. Первинний обліковий документ складається на паперовому носії або у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.

Однією з особливостей електронного документообороту є використання електронного підпису. Відповідно до закону «Про електронні довірчі послуги» [14], інформація в електронній формі визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом:

- якщо вона підписана посиленим кваліфікованим електронним підписом - у всіх випадках, крім випадку, якщо законами або нормативно-правовими актами, що приймаються відповідно до них, встановлено вимогу про необхідність складання документа виключно на паперовому носії;

- якщо вона підписана простим електронним підписом або посиленим некваліфікованим електронним підписом - у випадках, встановлених та законами, що приймаються відповідно до них нормативно-правовими актами, нормативними актами Національного банку України або угодою між учасниками електронної взаємодії, у тому числі правилами платіжних систем.

Для держави впровадження електронного документообороту має позитивні ефекти: підвищення ефективності податкового адміністрування і адміністрування страхових внесків; скорочення строків проведення заходів податкового контролю та контролю повноти і своєчасності сплати страхових внесків.

Впровадження електронного документообороту дозволяє суб'єктам господарювання отримати ефекти щодо: скорочення невиробничих витрат, пов'язаних з роботою з документами на паперовому носії; скорочення кількості помилок, пов'язаних із опрацюванням документів; підвищення швидкості укладання та проведення угод, обороту фінансових коштів та інші позитивні ефекти.

Цифровізація передбачає використання передових цифрових технологій, а перехід до електронного формату взаємодії не вимагає принципово нових технологічних рішень, заснованих на цифрових технологіях. Якщо розглядати електронний документ виключно з технічної точки зору, то віднесення його до цифрових об'єктів є виправданим, оскільки електронний документ має цифрову сутність, реалізація якої можлива в електронному середовищі. Розвиток мереж, що ґрунтуються на технології IP, поширення мультимедійних комп'ютерних технологій, бажання користувачів отримати доступ до низки послуг обумовлених електронним документооборотом, є основними рушіями, що визначають прогрес інформаційних комунікацій та електронного документообороту [15, с. 85]

.Документ є форму висловлювання та закріплення цивільних правовідносин, що необхідно надання діям їх учасників юридичного значення письмової форми. Змістом документа є інформація про юридичні дії, яка у разі фіксації на матеріальному носії, у тому числі й електронному, стає документованою. Документ є зовнішньою формою вираження юридичних фактів. Використання електронних засобів для фіксації інформації про юридично значущі дії не змінює характеру цивільних правовідносин та юридичних фактів. Електронний документ за дотримання певних умов тотожний письмовій формі.

Електронний документ є форма висловлювання цивільних правовідносин і відповідає вимогам письмової форми відповідно до Цивільного кодексу України [16]. На електронний документ поширюються правила Цивільного кодексу про письмові правочини. Використання електронних засобів при вчиненні угод не породжує нової форми правочину або нового способу укладання договору.

Чинне цивільне законодавство містить достатньо можливостей для учасників закритих систем самостійно врегулювати процес створення та функціонування цих систем шляхом договірного регулювання. Тому немає необхідності врегулювання спеціальними актами електронних підписів, які використовуються в закритих систем електронного документообороту.

Висновки

Електронний документообіг охоплює приватно-правові та публічно-правові аспекти правового регулювання. Законодавче регулювання електронного документообороту між учасниками цивільних правовідносин має стосуватися основних аспектів і тих питань, які не можуть бути врегульовані самими учасниками правовідносин, що є характерним для відкритих систем. Побудова законодавчої основи застосування електронних засобів у цивільних правовідносинах вимагає аналізу відносин, що виникають у процесі електронного документообороту. Зміна традиційних ланцюжків створення документів, інформатизація органів влади на основі впровадження електронного документообороту, сервісів автоматизації даних, інтеграція цифрових платформ документообороту в єдину цифрову систему, формування цифрового менталітету населення позитивно впливають на ефективність публічного управління. У зв'язку з розвитком даних відносин та з недосконалістю законодавства дослідження цивільно-правових аспектів електронного документообороту в різних інформаційних системах з позицій законодавства та практики набуває особливого значення.

Список використаних джерел

1. Про Національну економічну стратегію на період до 2030 року: Постанова Кабінету Міністрів України від 03.03.2021 р. № 179.

2. Про схвалення Стратегії здійснення цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації системи управління державними фінансами на період до 2025 року та затвердження плану заходів щодо її реалізації: Постанова Кабінету Міністрів України від URL. https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/1467-2021-%D1%80#Text.

3. Про схвалення Стратегії цифрової трансформації соціальної сфери: Розпорядження Кабінету Міністрів від 28.10.2020 р. № 1363-р. URL. https://zakon.rada.gov.ua/ laws/show/1353-2020-%D1%80#Text.

4. Асанова Л. Місце електронного документообороту в загальній системі діловодства, Підприємництво, господарство і право. 20211. № 3. С. 156-160.

5. Регламент Європейського Парламенту і Ради (ЄС) № 910/2014 від 23 липня 2014 року про електронну ідентифікацію та довірчі послуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку та про скасування Директиви 1999/93/ЄС. URL. https://zakon. rada.gov.ua/laws/show/984_016-14#Text.

6. Конвенція Організації Об'єднаних Націй про використання електронних повідомлень в міжнародних договорах. URL. https://regu- lation.gov.ua/documents/ id100240.

7. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003 р. № 851-IV. URL. https://zakon. rada.gov.ua/laws/card/851-15.

8. Ковалів М.В., Єсімов С.С., Ярема О.Г. Інформаційне право України: навчальний посібник. Львів: Львівський державний університет внутрішніх справ, 2022. 416 с.

9. Деякі питання електронної взаємодії електронних інформаційних ресурсів. Постанова Кабінету Міністрів України від 08.09.2016 р. № 606. URL. https://zakon.rada.gov.ua/ laws/show/606-2016-%D0%BF#Text.

10. Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі: Закон України від 05.02.2021 р. № 1217- IX. URL. https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/2352-20#Text.

11. Заборовський В.В., Змикало О.І. Становлення та розвиток правового регулювання електронних правочинів у цивільному праві України. Science, innovations and education: problems and prospects: abstracts of 2-nd International scientific and practical conference (Tokyo (Japan), September 15-17, 2021). CPN Publishing Group, 2021. P. 466-472.

12. Шевченко А. Організація електронного документообороту на підприємстві. 24.09.2021 р. URL. https:// uteka.ua/ua/publication/commerce- 12-dokumentooborot-2-organizaciya- elektronnogo-dokumentooborota-na- predpriyatii.

13. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 22.05.2003 р. № 851-IV. URL. https:// zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

14. Про електронні довірчі послуги: Закон України від 05.10.2017 р. № 2155-VHL URL. https://zakon.rada.gov.ua/laws/card/2155- 19.

15. Єсімов С.С., Боровікова В.С.. Дозвільна діяльність у сфері надання послуг електронних комунікацій. Соціально-правові студії. 2021. Випуск 4 (14). С. 83-89.

16. Цивільний кодекс України: Закон України від 16.01.2003 р. № 435-IV. URL. https:// zakon.rada.gov.ua/laws/card/435-15.

Размещено на Allbest.ru