Особливості документування паливно-мастильних матеріалів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особливості документування паливно-мастильних матеріалів

Т. Б. Прийдак,к. е. н., доцент, доцент кафедри обліку і оподаткування, Полтавський державний аграрний університет

О. В. Лега,к. е. н., доцент, професор кафедри обліку і оподаткування, Полтавський державний аграрний університет

Л. В. Яловега,к. е. н., доцент, доцент кафедри обліку і оподаткування, Полтавський державний аграрний університет

Т. В. Мокієнко,к. е. н., доцент, доцент кафедри обліку і оподаткування, Полтавський державний аграрний університет

А. І. Рудич,к. е. н., доцент, професор кафедри фінансів, банківської справи та страхування, Полтавський державний аграрний університет

T. Priydak

PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Taxation, Poltava State Agrarian University

O. Leha,

PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Taxation, Poltava State Agrarian University

L. Yalovega,

PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Taxation, Poltava State Agrarian University T. Mokiienko,

PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Taxation, Poltava State Agrarian University

А. Rudych, документування паливно мастильний матеріал

PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Finance, Banking and Insurance, Poltava State Agrarian University

FEATURES OF DOCUMENTING FUELS AND LUBRICANTS

In the course of their activities, almost all business entities have to deal with the purchase of fuel in varying volumes. Some fill up the manager's vehicle while others buy fuel in bulk to keep their fleets running. Possible ways of purchasing fuel (in cash; by electronic means of payment, including corporate bank cards; purchase of coupons and fuel cards; fuelling by payslips) depend on this and so do the ways of documenting and accounting. It is the relevance of the features of documenting various ways of acquiring fuel and lubricants that determined the topic of the study. In the special literature fuels and lubricants are not considered as an independent object of accounting, but have a number of features of documentary and accounting reflection.

A number of publications are devoted to the issue of accounting of fuels and lubricants, but the issue requires more in-depth research.

The article considers the essence, types and main aspects and peculiarities of documenting operations with fuels and lubricants. It is offered a general scheme of workflow organization for accounting of motion offuel and lubricants with non-cash settlement (without the use of coupons and fuel cards). Taking into account regulatory and legal support the main primary documents on purchase and writing off of fuel (report on petroleum products movement, PTR check, waybill etc.) are outlined, some peculiarities of their preparation are pointed out and possibilities of usage of internal developed forms are singled out. The forms of documents proposed in the article will identify the most appropriate ways for the company to use fuel, which may affect its future activities. The questions of documenting operations with fuels and lubricants have been studied, in particular, the forms of record sheets for fuel coupons for drivers and the journal of the movement of fuel cards have been proposed.

The issues of fuel inventory are studied separately: the cases of taking inventory, documentation and features of filling out inventory documents are determined.

Attention is paid to documenting operations of charitable transfer of fuel to the Armed Forces of Ukraine and the specific features of such operations under martial law and their compliance with applicable law are described. The regulation, documentation, tax consequences and accounting for the withdrawal and voluntary transfer offuel for the benefit of the Armed Forces of Ukraine are considered.

Key worlds: documentation, fuel and lubricants, cash fuel cards, liter fuel cards, coupons.

У статті розглянуто основні аспекти документування паливно- мастильних матеріалів (ПММ). З огляду на нормативно-правове забезпечення виділено основні первинні документи про придбання та списання пального, окреслено деякі особливості їх підготовки та виділено можливості використання внутрішніх розроблених форм. Досліджено питання документування операцій з ПММ, зокрема запропоновано форми відомості обліку талонів на нафтопродукти водіям і журналу обліку руху паливних карток. Запропоновано загальну схему організації документообороту для обліку руху ПММ при безготівковому розрахунку (без використання талонів і паливних карток). Приділено увагу документальному оформленню операцій з благодійної передачі пального на користь ЗСУ та визначено особливості здійснення таких операцій в умовах воєнного стану та відповідно до вимог чинного законодавства. документування паливно мастильний матеріал

Ключові слова: документування, паливно-мастильні матеріали, грошові паливні картки, літрові паливні картки, талони.

Постановка проблеми

У структурі запасів вагомою частиною активів підприємства є паливно-мастильні матеріали (ПММ), які мають особливе місце у структурі витрат підприємств різних сфер діяльності. Це потребує повної достовірної інформації про наявність і рух виробничих запасів, що забезпечується належно організованим обліковим процесом. Облік пального для сучасних підприємств є об'єктивною потребою, особливо коли мова йде про автотранспортні підприємства. Пальне є невід'ємною частиною формування собівартості продукції та послуг. Крім того, сфера застосування пального є досить різноманітною і потребує врахування деяких специфічних аспектів при його використанні. Специфіка діяльності підприємств перш за все впливає на вид пального чи ПММ і на норми їх використання для виконання різних видів робіт. Зазвичай врегулювання цього питання документально оформляється відповідним наказом керівника підприємства з урахуванням Наказу Міністерства а транспорту України від 10 лютого 1998 р. № 43 «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті» [1]. Тому питання правильності документування ПММ, що використовується в господарській діяльності, є досить актуальним.

Аналіз останніх досліджень та публікацій

В умовах сьогодення питання обліку та документального відображення пального торкається майже кожного підприємства: чи то великої корпорації, чи то ФОП, чи то організації бюджетної сфери. Використання ПММ є об'єктивною необхідністю. На жаль, щодо документального оформлення придбання чи списання ПММ часто виникає багато запитань, вирішенню яких присвятили свої праці науковці О. Бондаренко, Ф. Бутинець, О. Вітковська, О. Коба, Я. Крупка, Т. Меліхова, А. Макаренко, Т. Мурашко, В. Плаксієнко.

Питанню, визначеному в статті, присвячено чимало публікацій практикуючих бухгалтерів, надрукованих у таких професійних виданнях, як «Головбух», «Дебет-Кредит», «Все про бухгалтерський облік», «Податки та бухгалтерський облік», «Бухгалтер 911», «Інтерактивна бухгалтерія» та ін.

Питанню документального оформлення операцій з ПММ присвячені наукові праці І. Гладій та Н. Здирко [2, 3], в яких автори наводять уточнення щодо методичних засад придбання пального за талонами та паливними картками. Водночас зміни в сучасному повсякденному житті українського бізнесу та підприємництва загалом потребують вдосконалення документування операцій з ПММ.

Мета статті полягає у висвітленні сучасних підходів до документування придбання та списання ПММ і його вдосконалення.

Виклад основного матеріалу дослідження

Згідно з пп. 14.1.141-1 Податкового кодексу України пальне - нафтопродукти, скраплений газ, паливо моторне альтернативне, паливо моторне сумішеве, речовини, що використовуються як компоненти моторних палив, інші товари, зазначені у підпункті 215.3.4 пункту 215.3 статті 215 ПКУ [5].

Пунктом 10.3 Інструкції № 281 передбачені такі варіанти відпуску нафтопродуктів: за готівкові грошові кошти, за платіжними картками, за відомостями, за талонами [6] (табл. 1).

Таблиця 1. Документальне оформлення придбання пального

Працівник підприємства має право заплатити за пальне готівкою, отриманою під звіт, або - безпосередньо корпоративною карткою. Якщо ж працівник розрахується на заправці своїми грошима, то підприємство має право відшкодувати йому витрати після затвердження авансового звіту. Підтвердженням оплати корпоративною карткою є квитанція платіжного терміналу або чек з банкомату.

Для отримання пального «талонним» способом насамперед необхідно скласти договір купівлі-продажу пального. За таким договором на першому етапі покупець оплачує продавцеві за безготівковим розрахунком визначену вартість пального. Далі покупець отримує в продавця талони. Крім того, слід зазначити, що в такому договорі необхідно визначити ряд умов: по-перше, момент переходу права власності на пальне від продавця до покупця (у момент фактичного отримання талонів або пального); по-друге, строк дії талонів обмежений - три місяці з дати видачі або більше. Також слід врахувати в договорі можливість обміну прострочених талонів на нові.

Отримані талони покупець оприбутковує на балансі за вартістю ПММ, на які вони виписані (вартістю попередньої оплати, без урахування ПДВ). Талони оприбутковуються в підзвіт відповідальної особи (наприклад, механіка, комірника). У підзвіті такої особи талони можуть обліковуватися на картках складського обліку матеріалів або в Матеріальному звіті [4].

Передача талонів водіям оформлюється накладною або відомістю, що в практиці зустрічається частіше. Розглянемо можливу форму Відомості обліку видачі талонів на нафтопродукти водіям, що може бути затверджена на підприємстві як форма первинного документа (рис. 1).

Рис. 1. Форма Відомості обліку талонів на нафтопродукти водіям

Джерело: розроблено автором

Паливні картки є засобами ідентифікації покупця (користувача) й отримання ним попередньо оплаченого пального на АЗС постачальника. Наголошуємо, що паливні картки не є платіжним засобом. Вони можуть бути двох видів: грошовими або літровими.

Грошова паливна картка містить інформацію про суму коштів, на яку водій підприємства може отримати будь-який вид пального (інші товари, послуги) за цінами, що діють на момент заправки транспортного засобу на АЗС постачальника.

Літрові паливні картки містять дані про обсяг оплаченого підприємством і зарахованого на картку певного виду пального в літрах за цінами, зафіксованими на момент оплати.

Принциповою відмінністю між грошовою та літровою паливними картками є дата переходу права власності на пальне. При використанні літрової паливної картки підприємство оплачує відповідну кількість літрів відповідного пального. Ці літри зараховуються на паливну картку підприємства, є його власністю і перебувають на безоплатному відповідальному зберіганні в мережі АЗС до моменту їх відпуску підприємству [8].

Паливні картки зберігаються в бухгалтерії підприємства та видаються водіям у порядку, встановленому наказом про облікову політику (щодня, щотижня, щомісяця). За умови частого використання паливна картка закріплюється за конкретним водієм. Для обліку руху паливних карток на підприємстві ведеться журнал обліку руху паливних карток, який складає бухгалтер у довільній формі (рис. 2).

Рис. 2. Форма Журналу обліку руху паливних карток

Джерело: розроблено автором

Потенційно можливим є широке коло напрямів використання ПММ у діяльності підприємства. Так, один вид палива однакового способу придбання та місця зберігання може використовуватись для поточних виробничих поїздок (доставка придбаних матеріалів власним автотранспортом), адміністративних потреб (робоча поїздка працівника управлінського апарату), бути задіяним у збуті тощо. У зв'язку з цим одним із варіантів контролю є аналітичний облік пального відповідно до матеріально відповідальних осіб. До них належать тільки ті особи, які перебувають у трудових відносинах із підприємством, і серед посадових обов'язків яких відповідно придбання, контроль за переміщенням, зберігання, використання чи списання ПММ: Отже,--це працівник, який, власне, відповідає за зберігання пального, якщо підприємство має відповідні умови та зберігає його, - комірник; безпосередньо водії як кінцеві споживачі пального в межах господарської діяльності підприємства; працівник, який придбав ПММ, розраховуючись коштами, наданими під звіт чи корпоративною карткою підприємства, до моменту передачі пального, талонів, паливних карток або документів про їх використання іншій матеріально відповідальній особі; працівник бухгалтерії, посадовим обов'язком якого є контроль за зберіганням і рухом талонів і паливних карток різних видів; керівники структурних підрозділів і всього підприємства як організатори робочого процесу.

Отже, загальне керування рухом ПММ на підприємстві здійснюється через систему матеріально відповідальних осіб, що відображається в оперативному управлінському обліку. Для цього підприємство вводить, крім обов'язкових первинних документів та облікових регістрів, внутрішні документи, що забезпечують ефективний контроль за ПММ.

Попри те, що використання талонів і паливних карток є досить поширеним явищем в організації ведення транспортних витрат підприємств і організацій, проте придбання пального також може здійснюватися за безготівковим розрахунком і без їх використання. Якщо мова йде про середні чи великі підприємства, обов'язково має бути укладений договір з постачальником ПММ (АЗС), оскільки це дає змогу мати певні податкові пільги (ПДВ). При цьому слід відмітити, що в процесі документування таких операцій важливо мати чітке уявлення про виникаючі зв'язки між учасниками. Розглянемо схему організації документообороту для обліку придбання ПММ в разі здійснення безготівкових розрахунків без використання паливних карток і талонів (рис. 3).

Рис. 3. Організація документообороту для обліку руху паливно-мастильних матеріалів при безготівковому розрахунку (без використання талонів і паливних карток) Джерело: [9]

Слід відмітити ряд особливостей документального оформлення подібного придбання. По-перше, при відпуску ПММ за відомістю оператор зобов'язаний поставити штамп про кількість відпущеного пального не тільки у відомості, але й у подорожньому листі водія. Якщо одночасно обслуговуються на АЗС декілька автомобілів одного підприємства, то можна заповнювати одну відомість відпуску ПММ на кілька автомобілів. По-друге, саме бухгалтерія виписує видаткову накладну на загальну вартість виданого пального за місяць, в якій вказується кількість і вартість пального за марками. РРО надається у разі оплати пластиковими картками.

По-третє, форму подорожнього листа можна затвердити на підприємстві самостійно як додаток до наказу про облікову політику, де можна відобразити необхідні відомості з урахуванням особливостей господарської діяльності. Проте використання подорожнього листа не є обов'язковим. Також можна використати форму Матеріального звіту при списанні пального. Такий звіт можна складати за місяць (рис. 4).

Рис. 4. Звіт про рух палива і мастильних матеріалів

Джерело: [10]

Списання ПММ здійснюється на основі даних про пробіг автомобіля та норми витрат ПММ на автомобільному транспорті.

Розглянемо первинні документи, що можуть складатися при списанні ПММ (табл. 2).

Таблиця 2. Документальне оформлення списання пального

Відзначимо, що при списанні пального необхідно скласти Акт списання (рис. 5).

Рис. 5. Акт списання пального

Джерело: [10]

На окрему увагу заслуговує питання інвентаризації пального, що здійснюється відповідно до Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02 вересня 2014 р. № 879 [12], з урахуванням особливостей, визначених п. 13 Інструкції № 281/171/578/155 [6].

Законодавчо визначено, що проведення інвентаризації ПММ є обов'язковим в обсязі, визначеному керівником підприємства:

- перед складанням річної фінансової звітності;

- у разі зміни матеріально відповідальних осіб;

- у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів).

Обсяги залишку пального в Акті інвентаризації обсягів залишку пального зазначаються в кілограмах і літрах, приведених до температури 150 °С, з округленням до двох знаків після коми. Відповідальність за достовірність зазначених у Акті відомостей несуть особи, які підписали Акт - керівник і головний бухгалтер підприємства.

У питанні операцій з добровільної передачі або відчуження коштів, товарів, зокрема підакцизних, надання послуг на користь Збройних сил України та підрозділів територіальної оборони без попереднього або наступного відшкодування їх вартості відмітимо, що вони не вважаються операціями з реалізації для цілей оподаткування (рис. 6).

Рис. 6. Благодійна передача палива ЗСУ

Джерело: складено автором на підставі [7, 11]

Приклад наказу про добровільну передачу автомобіля та палива на користь Збройних сил України представлено на рис. 7.

Рис. 7. Приклад наказу про добровільну передачу автомобіля на користь ЗСУ

У ПКУ немає спеціальних воєнних «благодійних» норм щодо передання основних засобів Збройним силам України, благодійним організаціям та іншим отримувачам [3].

При передачі керуємося загальними правилами - п. 69.5, п. 69.6 підрозд. 10, розд. ХХ ПКУ, п. 32-1 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ.

Безплатна передача товарів або ТМЦ = списання. Переведення у «негосподарське» використання не рекомендується. Для документального оформлення використовуємо довільну форму Акта приймання - передачі. Відсутність належного документального оформлення позбавляє права на податкові пільги.

Висновки

Документальне оформлення придбання, руху та списання пального є необхідним не тільки для забезпечення правильності обліку й складання фінансової звітності, а й при застосуванні додатково розроблених форм первинних і звітних документів, дає змогу отримати більш повну інформацію про наявність, рух і залишки ПММ різних видів. Запропоновані в статті форми документів дають змогу підприємству виявити найбільш прийнятні способи використання пального, що може вплинути на його подальшу діяльність. Перспективами подальшого дослідження може стати розроблення додаткових внутрішніх облікових регістрів, спрямованих на забезпечення внутрішнього контролю ПММ з метою їх раціонального використання та підвищення ефективності роботи підприємства.

Література

1. Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на

автомобільному транспорті : Наказ Міністерства транспорту України від 10 лют. 1998 р. № 43. Верховна Рада України. URL:

https://zakon.rada.gov.Ua/rada/show/v0043361-98#Text (дата звернення:

22.01.2023).

2. Гладій І. О., Коцеруба Н. В. Особливості документального оформлення обліку паливно-мастильних матеріалів. Подільський науковий вісник. 2018. № 4. С. 34-41.

3. Здирко Н. Г. Удосконалення методичного забезпечення обліку пального на підприємстві. Науковий вісник Херсонського державного університету. 2019. Вип. 35. С. 111-118.

4. Особливості списання ПММ за талонами. Інтерактивна бухгалтерія. 2018. № 5. URL: https://interbuh.com.ua/ua/documents/onebuhbook/8402/200 (дата звернення: 22.01.2023).

5. Податковий кодекс України від 02 груд. 2010 р. № 2755-VI. Верховна Рада України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (дата звернення: 22.01.2023).

6. Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання,

відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України : Наказ Міністерства палива та енергетики України від 20 трав. 2008 р. № 281/171/578/155. Верховна Рада України. URL:

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0805-08#Text (дата звернення: 22.01.2023).

7. Губіна І. Пальне на підприємстві: форми придбання, особливості обліку та документування. Практичні кейси. URL: https://storage.7eminar.ua/content/record/2360/Gubina_presentaciya.pdf. (дата звернення: 22.01.2023).

8. Мурашко Т. Придбання пального за картками. Вісник Офіційно про податки. 2016. № 46 (903).

URL: http://www.visnuk.com.ua/ru/publication/100003579-pridbannya-palnogo-za- kartkami (дата звернення: 26.01.2023).

9. Коба О. В. Організація обліку паливно-мастильних матеріалів на підприємстві. Молодий вчений. 2020. № 12 (88). С. 127-131.

10. Плаксієнко В. Я., Єрмолаєва М. В., Грибовська Ю. М., Лега О. В., Романченко Ю. О., Мокієнко Т. В., Прийдак Т. Б., Яловега Л. В., Черненко К. В. Первинний облік у сільськогосподарських підприємствах : навч. посіб. / за ред. В. Я. Плаксієнка, 2020. 440 с.

11. Губіна І. Авто на підприємстві та пальне. Практичні кейси. URL: https://storage.7eminar.ua/content/ (дата звернення: 22.01.2023).

12. Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань : Наказ Міністерства фінансів України від 02 вер. 2014 р. № 879. Верховна Рада України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#Text (дата звернення: 22.01.2023).

13. Про передачу, примусове відчуження або вилучення майна в умовах

правового режиму воєнного чи надзвичайного стану : Закон України від 17 трав. 2012 № 4765-VI. Верховна Рада України. URL:

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4765-17#Text (дата звернення: 02.02.2023).

14. Про благодійну діяльність та благодійні організації : Закон України від 5 лип. 2012 № 5073-VI. Верховна Рада України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5073-17#Text (дата звернення: 02.02.2023).

References

1. Ministry of Transport of Ukraine (1998) “On the approval of norms of consumption of fuel and lubricants in road transport”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0043361-98#Text (Accessed: 22 January 2023).

2. Gladiy, I. O. and Kotseruba, N. V. (2018), “Peculiarities of documentary registration of accounting for fuel and lubricant materials”, Podilsk scientific bulletin. vol. 4., pp. 34 - 41.

3. Zdyrko, N. G. (2019), “Improvement of methodical maintenance of fuel accounting at the enterprise”, Scientific Bulletin of Kherson State University, vol. 35, pp. 111-118.

4. Interactive accounting (2018), “Peculiarities of writing off PMM by vouchers”, Interactive accounting, vol. 5. [Online], available at: https://interbuh.com.ua/ua/documents/onebuhbook/8402/200 (Accessed: 22 January 2023).

5. The Verkhovna Rada of Ukraine (2010), “Tax Code of Ukraine”, available at: https://zakon.rada.gov.Ua/laws/show/2755-17#Text (Accessed: 22 January 2023).

6. Ministry of Fuel and Energy of Ukraine (2008), “Instructions on the procedure for receiving, transporting, storing, issuing and accounting for oil and oil products at enterprises and organizations of Ukraine”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0805-08#Text (Accessed: 22 January 2023).

7. Gubina, I. (2021), “Fuel at the enterprise: forms of acquisition, features of accounting and documentation. Practical cases”, [Online], available at: https://storage.7eminar.ua/content/record/2360/Gubina_presentaciya.pdf (Accessed: 22 January 2023).

8. Murashko, T. (2016), “Purchase of fuel with cards”, Gazette Officially

about taxes, vol. 46 (903). [Online], available at:

http://www.visnuk.com.ua/ru/publication/100003579-pridbannya-palnogo-za- kartkami (Accessed: 26 January 2023).

9. Koba, O. V. (2020), “Organization of accounting of fuel and lubricant materials at the enterprise”, Young scientist, vol. 12 (88), pp. 127-131.

10. Plaksienko, V. Ya., Yermolayeva, M. V., Hrybovska, Yu. M., Lega, O. V., Romanchenko, Yu. O., Mokienko, T. V., Priydak, T. B., Yalovega, L. V. and Chernenko, K. V. (2020), Pervynnyj oblik u sil's'kohospodars'kykh pidpryiemstvakh [Primary accounting in agricultural enterprises], Tsentr uchbovoi literatury, Kyiv, Ukraine.

11. Gubina, I. (2021), “ Cars at the enterprise and fuel. Practical cases ”, [Online], available at: https://storage.7eminar.ua/content/ (Accessed: 22 January 2023).

12. Ministry of Finance of Ukraine (2014), “Regulations on the inventory of assets and liabilities”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365- 14#Text (Accessed: 22 January 2023).

13. The Verkhovna Rada of Ukraine (2012), The Law of Ukraine “On the transfer, forced alienation or confiscation of property under the conditions of the legal regime of martial law or a state of emergency”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4765-17#Text (Accessed: 02 February 2023).

14. The Verkhovna Rada of Ukraine (2012), The Law of Ukraine “About charitable activities and charitable organizations”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5073-17#Text (Accessed: 02 February 2023).

Размещено на Allbest.ru