Модифікація документування у контексті цифровізації бухгалтерського обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Модифікація документування у контексті цифровізації бухгалтерського обліку

Шкромида В.В., Шкромида Н.Я., Гнатюк Т.М. Прикарпатський національний університет імені Василя Стефаника,

Міністерство освіти і науки України, кафедра обліку і оподаткування, м. Івано-Франківськ,

Анотація

В статті розглянуто зміни і доповнення, які виникають у процесі документування бізнес-процесів на підприємстві у контексті цифровізації бухгалтерського обліку і звітності. Завдяки швидкому розвитку технологій та впровадженню цифрових інструментів, бухгалтерія перетворюється з традиційного паперового процесу в автоматизовану електронну систему, яка приносить ряд переваг в управлінні підприємством. До ключових переваг цифровізації бухгалтерського обліку слід віднести точність облікових даних, зручний і швидкий доступ до них, а також високий рівень захисту і безпеки.

Позитивним аспектом на рівні держави є те, що у напрямку використання цифрових технологій в обліку і звітності прийнято низку законодавчих актів. Це створює сприятливу базу для розгортання та прискорення процесу цифрової трансформації у сфері бухгалтерського обліку і фінансової звітності, а також економічних взаємовідносин. В умовах цифровізації обліку і звітності спостерігається розширення реквізитів електронних облікових документів, яких раніше не існувало у паперовому форматі. Цей процес супроводжується перенесенням документообігу до віртуального простору. За допомогою розширених метаданих електронний формат надає можливість в реальному часі та оперативно змінювати структуру, зміст та порядок оформлення документів. Крім того, цифровізація бухгалтерського обліку покращує умови для організації документообігу у підприємстві. Вона дозволяє застосовувати об'єктноорієнтований підхід до побудови документообігу, що означає, електронні документи можуть переміщатись як вертикально (по ієрархічній ланці підтвердження), так і горизонтально (між різними відділами та структурними підрозділами). Це дає змогу оперативно адаптувати маршрути проходження документів в залежності від об'єктів, що документально оформлюються, та виробничих потреб, які змінюються на підприємстві.

Отримані наукові результати сприятимуть розвитку теоретико-методичної основи процесу оцінювання ефективності впровадження цифрового документування на підприємстві та пошуку шляхів покращення оперативності і надійності обліково-аналітичної інформації.

Ключові слова: документ, модифікація, документування, цифровізація, документообіг, бухгалтерський облік.

Abstract

Shkromyda V.V.1, Shkromyda N. Ya.2, Gnatyuk T.M.3 MODIFICATION OF DOCUMENTATION IN THE CONTEXT OF DIGITALIZATION OF ACCOUNTING

Vasyl Stefanyk Precarpathian National University, Ministry of Education and Science of Ukraine, Department of Accounting and Taxation,

Ivano-Frankivsk,

The article examines the changes and additions that arise in the process of documenting business processes at the enterprise in the context of digitalization of accounting and reporting. Thanks to the rapid development of technologies and the introduction of digital tools, accounting is transformed from a traditional paper process into an automated electronic system that brings a number of advantages to the work of the enterprise. The key advantages of digitization of accounting include the accuracy of accounting data, convenient and quick access to them, as well as a high level of protection and security.

A positive aspect at the state level is that a number of legislative acts have been adopted in the direction of the use of digital technologies in accounting and reporting. This creates a favorable basis for the deployment and acceleration of the process of digital transformation in the field of accounting and financial reporting, as well as economic relations. In the conditions of digitization of accounting and reporting, there is an increase in the details of electronic accounting documents that did not exist in paper format before. This process is accompanied by the transfer of document circulation to the virtual space. With the help of extended metadata, the electronic format provides an opportunity to change the structure, content and order of documents in real time and quickly. In addition, the digitalization of accounting improves the conditions for the organization of document circulation in the enterprise. It allows you to apply an object-oriented approach to the construction of document circulation, which means that electronic documents can move both vertically (along the hierarchical chain of confirmation) and horizontally (between different departments and structural units). This makes it possible to quickly adapt the routes of passing documents depending on the objects being documented and the production needs that change at the enterprise.

The obtained scientific results will contribute to the development of the theoretical and methodological basis of the process of evaluating the effectiveness of the implementation of digital documentation at the enterprise and finding ways to improve the efficiency and reliability of accounting and analytical information.

Key words: document, modification, documentation, digitization, document flow, accounting.

Вступ

документування цифровізація бухгалтерський облік

Зв'язок між системою бухгалтерського обліку та інформаційними технологіями стає все більш актуальним у світі господарських відносин, особливо в контексті цифрової трансформації. У цьому контексті цифровізація бухгалтерського обліку стає важливим і необхідним етапом в управлінні бізнесом, оскільки це дозволяє підвищити швидкість і точність бухгалтерського відображення та зменшити ризики, пов'язані з безпекою облікових даних. В Україні досить багато підприємств вже почали використовувати цифрові технології для бухгалтерського обліку, проте багато ще не мають достатнього рівня цифрової готовності.

Цифровізація бухгалтерського обліку передбачає зміни підходу до збору, обробки, зберігання та використання облікової інформації з використанням діджитал- технологій та програмного забезпечення. Одним з ключових елементів бухгалтерського обліку є бухгалтерські документи, які зберігають інформацію про господарські операції підприємства. У зв'язку з цифровізацією, з'являється необхідність в модифікації бухгалтерських документів та їх обробки в електронному форматі, що у підсумку потребує чіткого обґрунтування теоретико-методологічних і методичних основ для її реалізації.

Значну увагу до проблем теорії і методології використання облікової інформації у прийнятті управлінських рішень засобами документування приділяють ряд вітчизняних науковців, таких як І.Г. Волошан [3], С.Ф. Легенчук [12], О.І. Малишкін [13], Н.М. Малюга [14], В.В. Ясишена [20] та ін. Окрім того, посилений інтерес до вирішення питань цифровізації бухгалтерського обліку і звітності спостерігається у наукових працях Р.Ф. Бруханського [2], В.В. Муравського [15], І.І. Орлова [16], П.Р. Пуцентейла [18], В.З. Семанюк [19] та ін. Однак, вважаємо, що у наукових дослідженнях недостатньо розкрито та потребується подальшої наукової аргументації щодо модифікації документування як одного з ключових елементів методу бухгалтерського обліку в умовах безповоротної цифровізації облікових процесів та обробки звітних даних.

Постановка завдання

Метою дослідження є доповнення теоретико- організаційних основ документування бізнес-процесів господарюючих суб'єктів у контексті цифровізації системи бухгалтерського обліку і звітності через розкриття особливостей впровадження електронного документообігу у вітчизняній практиці та характеристики існуючих тенденцій, які призводять до модифікації процесу документування.

Проведене дослідження базується на використанні загальнонаукових методів та прийомів, таких як метод узагальнення і систематизації - при опрацюванні матеріалів наукових праць і публікацій за піднятою тематикою, дослідженні нормативно¬правового забезпечення цифровізації економічних відносин та процесу електронного документообігу; а також абстрактно-логічного методу і методу описового відображення - при вивченні модифікації бухгалтерських документів в умовах цифровізації обліку і звітності, а також побудові ілюстрованого матеріалу та формуванні авторських тверджень і висновків.

Результати

Ковідна пандемія внесла безповоротні корективи в організацію бізнес-процесів та пришвидшила темпи цифровізації соціально-економічних відносин. На сьогоднішній день інформатизація роботи державних і приватних структур є надзвичайно актуальною, оскільки вона є однією з ключових складових економічного розвитку кожної країни. Слід відмітити, зараз в Україні активно впроваджуються електронні сервіси та системи, які спрощують процеси суспільно-економічних відносин, зокрема бухгалтерського обліку, та забезпечують більш високу якість обліку та звітності.

Передумовами впровадження і розвитку цифрової трансформації вітчизняної системи бухгалтерського обліку і звітності є ряд прийнятих на державному рівні нормативно-правових документів, якими регламентовано порядок застосування цифрових технологій у підготовці і передачі обліково-звітної інформації (рис. 1).

Рис. 1. Нормативно-правове забезпечення цифровізації економічних відносин та процесу електронного документообігу

Fig. 1. Regulatory and legal provision of digitalization of economic relations and the process of electronic document circulation Джерело: узагальнено авторами на основі [4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 17]

Рис. 2. Періоди цифровізації бухгалтерського обліку в Україні

Fig. 2. Periods of digitization of accounting in Ukraine

Джерело: узагальнено авторами на основі [12, 13, 19]

Перехід до цифрового формату ведення бухгалтерського обліку має багато позитивних наслідків для господарюючих суб'єктів та для держави в цілому. Один з головних плюсів полягає у збереженні часу та зниженні витрат на обробку та збереження обліково-звітних даних. Автоматизований бухгалтерський облік дозволяє зменшити кількість ручної роботи, що зменшує ймовірність помилок та забезпечує більш точне та швидке опрацювання даних. Крім того, цифровий облік забезпечує більш швидкий та простий доступ до затребуваних даних, що дозволяє керівникам компаній оперативно реагувати та більш точно планувати діяльність. Також відомо, цифровізація бухгалтерського обліку забезпечує більшу безпеку даних, оскільки електронні системи обліку можуть бути надійно захищені від зломів та несанкціонованого доступу. Одночасно, цифровий облік забезпечує більш чітке документування господарських операцій, що дозволяє уникнути непорозумінь та спорів між компаніями і контрагентами. Такий підхід дозволяє забезпечити добру репутацію та довіру серед ключових стейкхолдерів [1].

Для держави в цілому цифровізація облікового відображення і звітування забезпечує більш ефективний контроль за фінансово-господарською діяльністю компаній, що дозволяє налагодити прозорість процесу адміністрування податків та обов'язкових платежів. Такий підхід у підсумку дозволить забезпечити більшу відкритість бізнесових структур та зростання довіри до їх діяльності серед ключових стейкхолдерів.

В контексті цифрового документування, поняття ефективності відноситься до здатності цього процесу досягати запланованих цілей та завдань з мінімальними затратами ресурсів, таких як час, кошти, праця та інші матеріальні та нематеріальні витрати. Однією з ключових характеристик ефективного цифрового документування є забезпечення високої якості документації з мінімальними помилками та забезпечення швидкого та легкого доступу до неї. Крім того, ефективне цифрове документування повинно бути організоване таким чином, щоб забезпечувати максимальну ефективність робочих процесів та мінімізувати можливість виникнення помилок у документах, а також забезпечувати надійну збереженість даних та конфіденційність інформації.

Для досягнення цифровізації документування в контексті ефективної організації та раціонального ведення бухгалтерського обліку на підприємстві необхідно виконати наступні кроки:

- аналіз поточних процесів документування - тут необхідно оцінити, які процеси вже оцифровані та які ще потребують оптимізації. На основі аналізу необхідно скласти план дій щодо переходу на цифрове документування;

- вибір програмного забезпечення - для цифрового документування необхідне програмне забезпечення, яке дозволяє створювати, зберігати та обробляти електронні документи. Вибір програмного забезпечення повинен базуватися на вимогах до обліку, відповідати можливостям та інформаційним потребам компанії;

- впровадження програмного забезпечення - після вибору програмного забезпечення необхідно його впровадити в компанію. На цьому етапі важливо забезпечити належне навчання працівників щодо роботи з новою системою та підготувати необхідні документи для перенесення даних з паперового носія на електронний;

- моніторинг та оцінка ефективності - після впровадження нової системи необхідно вести моніторинг її роботи та оцінювати її ефективність на основі визначених показників. Якщо необхідно, вносити зміни в систему з метою її поліпшення;

- забезпечення безпеки даних - при переході на цифрове документування важливо забезпечити безпеку облікових даних. Для цього необхідно встановити захисні механізми та правила доступу до даних;

- постійне удосконалення - слід пам'ятати, процес цифрового документування не є статичним та потребує постійного удосконалення у міру зміни умов ведення бізнесу, пріоритетів керівництва та, внаслідок прогресу, появи нових технологічних рішень.

У ході проведених досліджень визначено, цифровізація інформаційних потоків на підприємствах, яка активно розвивається, видозмінює окремі елементи методу бухгалтерського обліку. Визначено, модифікація елементів методу бухгалтерського обліку значною мірою стосується облікових документів, які з паперового переходять в електронних формат та, відповідно, процесу документообігу, який переміщується у віртуальний простір.

Модифікація бухгалтерських документів в умовах цифровізації обліку і звітності пов'язана в основному з реквізитним розширенням та доповненням метаданих облікових документів в електронному вигляді (рис. 3).

Рис. 3. Модифікація бухгалтерських документів в умовах цифровізації обліку і звітності

Fig. 3. Modification of accounting documents in conditions of digitization of accounting and reporting

Джерело: авторська розробка

Блокчейн, з іншого боку, є технологією розподіленої бази даних, яка дозволяє зберігати та обмінюватися інформацією без потреби довіри до централізованої сторони. В бухгалтерському обліку блокчейн може використовуватися для створення безпечних та недоступних для змін облікових документів, які можуть бути використані для підтвердження фінансових транзакцій та інших бухгалтерських даних. Отже, ШІ та блокчейн є різними технологіями, які можуть бути використані для цифровізації процесу документування з різними цілями та результатами.

Висновки

Впровадження цифрових технологій у бізнес-процеси є актуальною темою на сучасному етапі, оскільки вона є однією з ключових факторів економічного розвитку країни. Сьогодні у вітчизняному бізнес-просторі активно впроваджуються електронні сервіси та системи, які сприяють цифровізації бухгалтерського обліку та забезпечують більш високу надійність звітності. Позитивним є те, що на державному рівні прийнято ряд нормативно-правових документів, якими регламентовано порядок застосування цифрових технологій у підготовці і передачі обліково-звітної інформації. Це є хорошою передумовою впровадження і розвитку цифрової трансформації бухгалтерського обліку і звітності та економічних взаємовідносин.

Визначено, в умовах цифровізації обліку і звітності певною мірою відбувається реквізитне розширення облікових документів, які з паперового переходять в електронних формат та, відповідно, процесу документообігу, який переміщується у віртуальний простір. Означене розширення метаданих облікових документів в електронному вигляді дають можливість в реальному часі та в оперативному порядку модифіковувати структуру, зміст та порядок оформлення документа.

Окрім того, це покращує умови для організації документообігу у бухгалтерії підприємства, що дає можливість застосування об'єктноорієнтованого підходу до побудови документообігу. Іншими словами, окрім вертикальної траєкторії руху облікових документів, для е-документів є можливість поєднувати з горизонтальним рухом та оперативно змінювати маршрут проходження документа в залежності від об'єктів, що документально оформляються, та виробничих потреб, які складаються на підприємстві.

Перспективним напрямом подальших досліджень є розробка і вдосконалення теоретико-методичної основи процесу оцінювання ефективності впровадження цифрового документування на підприємстві та пошуку шляхів покращення оперативності і надійності обліково-аналітичної інформації.

References

1. Shkromyda, V., Gnatiuk, T., and N. Shkromyda. “Evaluation of Indexes of Dynamism of Corporate Reputation in Conditions of Behavioral Economy.” Corporate Reputation Review, no.25 (2), 2022, рр. 81¬93. doi:10.1057/s41299-021-00113-9.

2. Brukhanskyi, R., and I. Splinnyk. “Digital accounting: concepts, origins and current discourse.” Institute of accounting, control and analysis in the conditions of globalization, no.3-4, 2020, рр. 7-20.

3. Voloshan, I. “The process of documenting and initial processing of accounting information in the conditions of automated accounting systems.” Global and national economic problems, no.16, 2017, рр. 828-834.

4. “On access to public information. Law of Ukraine” The Verkhovna Rada of Ukraine, zakon.rada.gov.ua/laws/show/2939-17#Text. Accessed 26 Mar. 2023.

5. “On electronic trust services. Law of Ukraine”, The Verkhovna Rada of Ukraine, zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text. Accessed 28 Mar. 2023.

6. “On Electronic Documents and Electronic Document Management. Law of Ukraine” Verkhovna Rada of Ukraine, zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text. Accessed 26 Mar. 2023.

7. “On Electronic Commerce Law of Ukraine” The Verkhovna Rada of Ukraine,

zakon.rada.gov.ua/laws/show/675-19#Text. Accessed 28 Mar. 2023.

8. “On Information. Law of Ukraine” The Verkhovna Rada of Ukraine, zakon.rada.gov.ua/laws/show/2657- 12#Text. Accessed 28 Mar. 2023.

9. “On the Concept of the National Informatization Program. Law of Ukraine”

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/75/98-%D0%B2%D1%80#Text. Accessed 26 Mar. 2023.

10. “Concept of development of the digital economy and society of Ukraine for 2018-2020” The Verkhovna Rada of Ukraine, akon.rada.gov.ua/laws/show/67-2018-%D1%80#Text. Accessed 26 Mar. 2023.

11. “The concept of creating an electronic service “Taxpayer's Electronic Cabinet” The Verkhovna Rada of Ukraine, zakon.rada.gov.ua/laws/show/1007-2012-%D1%80#Text. Accessed 26 Mar. 2023.

12. Legenchuk, S., Volska, K., and O.V. Vakun. Documentation in accounting: a process approach. Monograph. Ivano-Frankivsk: Publisher G.M. Kushnir. 2016.

13. Malyshkin, O. “Documentation as an element of the accounting method in conditions of digitization.” Economics and management, 2020, рр. 130-138.

14. Malyuga, N. “The concept of documenting operations of business entities in Ukraine.” Bulletin of ZHTU: Economics, management and administration, 2007, no.4 (42), рр. 110-116.

15. Muravsky, V. Computer and communication form of accounting. Monograph. Ternopil: TNEU. 2018.

16. Orlov, I. “Organization of accounting in conditions of digitization of the economy.” Acta Academiae Beregsasiensis. Economics, 2022, no.1, рр. 264-273.

17. “The procedure for exchanging electronic documents with controlling bodies.” The Verkhovna Rada of Ukraine, zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0959-17#Text. Accessed 28 Mar. 2023.

18. Pucenteilo, P., and A. Dovbush. “The main vectors of the development of accounting in the conditions of the digital economy.” Innovative economy, no.3-4, 2021, рр. 140-151.

19. Semanyuk, V. Information theory of accounting in post-industrial society. Monograph. Ternopil: TNEU. 2018.

20. Yasishena, V. “Problems of documenting the accounting of intangible assets.” Problems of the theory and methodology of accounting, control and analysis, no.1 (48), 2021, рр. 58-64.

Размещено на Allbest.ru