Облік і внутрішній контроль зобов’язань підприємства за розрахунками з контрагентами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Облік і внутрішній контроль зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами

Accounting and internal control of company's liabilities for settlements with counterparties

Гаркуша С.А.

кандидат економічних наук, доцент, доцент кафедри обліку і оподаткування Сумський національний аграрний університет

Harkusha Serhii

Sumy National Agrarian University

Облік зобов'язання підприємства за розрахунками з контрагентами є важливою і складною частиною обліку, яка впливає на матеріальні інтереси підприємств. Ця ділянка обліку є обов'язковою для будь-якого підприємства і вимагає великої уваги та точності, щоб забезпечити своєчасні розрахунки. В статті зроблено висновок, що інвентаризація зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами є ефективним інструментом, який може бути використаний в різних випадках залежно від обставин і мети операції. Цифровізація внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами за допомогою цифрової платформи сприяє підвищенню ефективності процесу закупівель. Запропонована методика, яка спрямована на створення комплексної системи внутрішнього контролю, яка включає в себе забезпечення належного функціонування інформаційних каналів, системних інтерфейсів, обробки операцій, безпеки інформації та контролю конфіденційності, а також управління ризиками та забезпечення безперервності діяльності організації.

Ключові слова: облік зобов'язання, підприємство, розрахунки, контрагенти, матеріальні інтереси, інвентаризація, цифровізація, внутрішній контроль, цифрова платформа, безпека інформації.

Accounting for a company's obligations in settlements with counterparties is an important and complex part of accounting that affects the company's material interests. This area of accounting is mandatory for any company and requires great attention and accuracy to ensure timely settlements. The article concludes that inventorying a company's obligations in settlements with counterparties is an effective tool that can be used in various cases depending on the circumstances and purpose of the operation. Additionally, inventorying is an effective tool for verifying the accuracy of debt accounting with suppliers and determining the actual state of settlements. It can also be a useful tool for reconciling debts with suppliers and reducing potential misunderstandings or conflicts. During inventorying, opportunities for cost optimization and negotiations with suppliers to reduce costs or revise payment terms can be identified. Furthermore, inventorying can be used as a basis for discussing new delivery terms or expanding credit lines with suppliers if the company plans to negotiate. It is also a useful tool for identifying overdue payments and developing strategies to reduce them. Digitizing the internal control of a company's obligations in settlements with counterparties through a digital platform contributes to increasing the efficiency of the procurement process. The proposed methodology aims to create an integrated internal control system that includes the following aspects: ensuring the availability of information channels, system interfaces, their accuracy, timeliness, and security; ensuring the accuracy, timeliness, completeness, and security of transaction processing within business processes, information channels, and system interfaces; ensuring information security and confidentiality control in accordance with legal requirements and internal standards, etc. The methodology aims to create a comprehensive internal control system that includes ensuring the proper functioning of information channels, system interfaces, transaction processing, information security, and confidentiality control, as well as risk management and ensuring the continuity of organizational activities.

Key words: liability accounting, enterprise, settlements, counterparties, material interests, inventory, digitization, internal control, digital platform, information security.

Постановка проблеми

облік внутрішній контроль розрахунок з контрагентами

У сучасних умовах інтеграції України до світового економічного простору, суб'єкти господарювання проявляють зростаючий інтерес до отримання достовірної інформації про свою

фінансово-господарську діяльність. Взаємодія з постачальниками, покупцями та підрядниками є необхідною для ефективного управління та підвищення конкурентоспроможності підприємства. Ведення обліку опера- цій з цими сторонами є важливим інструментом управління, який допомагає приймати ефективні рішення. Зокрема, облік і внутрішній контроль зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами є важливим фактором для фінансового стану підприємства, а контроль за дебіторською та кредиторською заборгованістю допомагає уникнути прострочення платежів та зведення заборгованості до стану безнадійності.

Таблиця 1. Кредиторська заборгованість підприємства перед різними видами кредиторів

Джерело: узагальнено автором на основі [2, с. 877]

Аналіз останніх досліджень і публікацій

За результатами дослідження літератури, зокрема [1-5], з'ясовано, що деякі теоретичні і практичні аспекти у цьому напрямі розглянуто у працях таких вчених та практиків, як Бєло- зерцев В.С. [1], Гайдаржинська О.М. [2], Круковська О.В. [з], Майстер Л. [4], Саванчук Т.М. [5] та ін.

Облік зобов'язання підприємства за розрахунками з контрагентами є важливою і складною частиною обліку, яка впливає на матеріальні інтереси підприємств. Ця ділянка обліку є обов'язковою для будь-якого підприємства і вимагає великої уваги та точності, щоб забезпечити своєчасні розрахунки.

На думку авторів Гайдаржинської О.М., Попович О.В., Кромбет А.Ю. [2, с. 876], зобов'язання підприємства перед постачальниками є короткостроковими і виникають під час постачання товарів або надання послуг. Ці зобов'язання погашаються відповідно до укладених договорів про купівлю-продаж. Кредиторська заборгованість у підприємств і організацій зазвичай виникає через невиконання своїх зобов'язань установами.

На наш погляд, підприємство може мати кредиторську заборгованість перед різними видами кредиторів, зазвичай це можуть бути такі суб'єкти (табл. 1).

У табл. 1 наведено загальний перелік можливих кредиторів підприємства. Однак, конкретні види кредиторської заборгованості та їх обсяги будуть визначатися шляхом укладення конкретних угод, договорів та умов між підприємством і його кредиторами.

Бєлозерцев В.С. та Худякова О.С. [1, с. 77], уточнивши поняття «кредиторська заборгованість» та «зобов'язання», вказують, що економічна категорія «зобов'язання» значно ширша, виділивши при цьому ряд основних ознак класифікації поточних зобов'язань, що дає можливість формувати в обліку необхідну інформацію для їх ефективного управління. Також автори [1, с. 77] зазначають, що обліку підлягають не всі зобов'язання підприємства, які виникають у процесі здійснення господарської діяльності.

Круковська О.В. [3, с. 126] для вдосконалення обліку розрахунків з постачальниками пропонує розробити схему документування, яка буде залежати від терміну та форми оплати, а також схему документообігу. Це дозволить ефективно управляти господарською діяльністю підприємств, оскільки розрахунки з різними сторонами часто зосереджуються на одному рахунку.

Контроль оборотності дебіторської та кредиторської заборгованості, а також стану розрахунків щодо простроченої заборгованості є важливими завданнями для підприємства. Умови інфляції можуть призвести до того, що підприємство отримує лише частину вартості поставленої продукції, тому розширення системи авансових платежів є бажаним. Організація роботи з договорами, яка відображена в картці клієнта, дозволяє відрізняти, чи працює клієнт під реалізацію або за системою передоплати. Удосконалення організації розрахунків, їх обліку, зниження кредиторської заборгованості та зміцнення фінансового стану підприємств є важливими завданнями.

В свою чергу Саванчук Т.М. [5, с. 52] вважає, проведення регулярних інвентаризацій заборгованостей є важливим для ефективного контролю за станом розрахунків з постачальниками та підрядниками. Рекомендується проводити їх щорічно, а також хоча б раз на квартал. План проведення інвентаризацій та інформація про їх періодичність повинні бути затверджені на підприємстві і включені до наказу про облікову політику. Для повної інвентаризації заборгованостей необхідно підготувати акти звірок за всіма сумами заборгованості, що рахуються в аналітичному обліку підприємства. Автоматизація цього процесу дозволить значно зменшити час на його виконання, вважає автор.

Більшість підприємств не виконують належний процес документування результатів інвентаризації розрахунків з постачальниками та підрядниками, що є порушенням законодавчих вимог. Тому кожному суб'єкту господарювання необхідно визначитися з формами документів, які варто складати для доведення результатів інвентаризації заборгованостей до керівництва, оскільки порядок їх складання регламентується кількома нормативними документами.

У процесі будь-якої практичної діяльності можуть виникати помилки, включаючи організацію обліку розрахунків з постачальниками. Одним з найбільш ймовірних порушень у відносинах з постачальниками є порушення умов постачання, такі як недопостачання товару або постачання товару неналежної якості. У таких випадках, одержувач має право відмовитися від оплати недопоставлено!.' частини товару або вимагати поставити недостатню кількість товару. Якщо поставлений товар виявився неналежної якості, одержувач має право відмовитися від його оплати або вимагати замінити бракований товар на якісний.

Порушення термінів постачання товарів є поширеною проблемою, яка може мати негативні наслідки для покупців. Законодавство передбачає можливість стягнення неустойки з постачальників, які не виконують свої зобов'язання вчасно. У разі повторних порушень термінів, одержувач має право розірвати договір з постачальником без його згоди. Такі заходи захисту споживачів допомагають забезпечити вчасне та якісне постачання товарів.

Тому, як вважають Майстер Л., Гладій І. і Откаленко О. [4, с. 103-104], у процесі провадження господарської діяльності підприємств, бухгалтерські відносини з постачальниками повинні супроводжуватися створеною інформаційною базою документів для укладання різних договорів. Ефективна система контролю сприятиме досягненню позитивного результату підприємства, оптимальному використанню всіх ресурсів та дотриманню законодавства. Затримки у виплатах за отримані матеріальні ресурси, продукцію та послуги можуть призвести до фінансових труднощів у господарській діяльності.

Формулювання завдання дослідження. Метою статті є розглянути деякі теоретичні особливості обліку та внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами. Для цього постало завдання визначити, в чому полягає суть організації обліку і, зокрема, удосконалення внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами.

Виклад основного матеріалу дослідження

Успішне ведення обліку зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами передбачає отримання достовірної інформації про кредиторську заборгованість. Це означає, що підприємство повинно мати точну інформацію про те, скільки грошей воно заборгувало своїм постачальникам. Це дозволяє уникнути порушень платіжної дисципліни і забезпечити своєчасну оплату заборгованості.

Для досягнення цього необхідно забезпечувати постійний бухгалтерський контроль за правильністю відображення розрахункових операцій у бухгалтерському обліку. Це означає, що бухгалтер повинен ретельно перевіряти всі розрахункові операції, щоб переконатися, що вони відображені правильно і відповідають фактичним розрахункам з постачальниками.

Такий контроль допомагає уникнути помилок і недорозумінь, які можуть призвести до неправильного розрахунку кредиторської заборгованості. Він також дозволяє вчасно виявляти будь-які невідповідності і вживати відповідних заходів для їх виправлення.

Загалом, постійний бухгалтерський контроль є важливою складовою успішного ведення обліку зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами. Він допомагає забезпечити точність і достовірність інформації про кредиторську заборгованість, що є важливим для ефективного управління фінансами компанії.

Отже, інвентаризація зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами може бути найбільш ефективною в різних випадках, залежно від обставин і мети операції:

- є важливим етапом для підприємства, яке готується до складання фінансових звітів або аудиту. Цей процес допомагає визначити точний обсяг заборгованостей;

- є ефективним інструментом для перевірки точності обліку боргів перед постачальниками та визначення реального стану розрахунків;

- є корисним інструментом для узгодження боргів з постачальниками та зменшення можливих непорозумінь або конфліктів;

- під час проведення інвентаризації можна виявити можливості для оптимізації витрат та переговорів з постачальниками щодо зниження витрат або перегляду умов оплати;

- може бути використана як основа для обговорення нових умов поставок або розширення кредитних ліній з постачальниками, якщо підприємство планує провести переговори;

- є корисним інструментом для виявлення прострочених платежів і розробки стратегій для їх зменшення;

- дозволяє покращити планування грошових потоків і визначити оптимальний час і обсяг платежів.

При прийнятті рішення про проведення інвентаризації зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами важливо враховувати конкретні обставини і цілі підприємства, а також специфіку його біз- нес-процесів. Додатково необхідно враховувати всі законодавчі вимоги та стандарти бухгалтерського обліку, що стосуються даного процесу.

Проведення інвентаризації заборгованостей та документування її результатів з аналізом причин розходжень у сумах заборгованостей при розрахунках з постачальниками може значно покращити контроль за розрахунковими відносинами на українських підприємствах. Це дозволить забезпечити згоду з контрагентами щодо всіх сум заборгованостей на кінець звітних періодів.

Цифровізація внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами за допомогою цифрової платформи сприяє підвищенню ефективності процесу закупівель. Внутрішній контроль включає перевірку відповідності операцій законодавству, достовірність звітності та ефективність. Це вимагає системного підходу до побудови обліково-аналітичної системи, яка пов'язана з системою внутрішнього контролю з урахуванням ризиків.

Методика розробки інформаційної моделі внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами з використанням цифрових технологій на базі ризик-орієнтованого підходу.

На першому етапі дослідження єдиної цифрової платформи для внутрішнього контролю необхідно враховувати такі укрупнені характеристики: ступінь складності створення платформи, необхідні параметри при її створенні, характеристики, спрямовані на ефективність діяльності, та базові функції, які повинна мати платформа.

На даному етапі доцільно вивчити практику та передовий досвід використання цифрових технологій у системі внутрішнього контролю та її основних елементів. Проблему можна вирішити за допомогою єдиної платформи, яка містить оперативну інформацію про закупівлю на різних рівнях агрегування. Це дозволить економити час, підвищити ефективність комунікацій, створити єдиний інформаційний простір для контролю та моніторингу. Наявність порталу для постачальників дозволяє їм самостійно оновлювати інформацію та каталоги продукції, що покращує функціонування елемента системи внутрішнього контролю.

Організація бюджетування та контролю бюджетів, зокрема бюджету закупівель, дозволяє моніторити витрати в бізнес-процесі і підвищувати його ефективність шляхом виявлення та усунення проблемних моментів. Використання ризик-орієнтованого підходу включає в себе проак- тивний контроль з урахуванням бюджетних обмежень.

В Україні використовуються цифрові технології для оцінки постачальників з метою забезпечення безпеки та уникнення втрат. Це включає формування баз даних з інформацією про постачальників, способи оплати, каталог покупок та історію замовлень. Ці бази даних використовуються для оцінки ефективності поставок та моніторингу інформації про постачальників. Для забезпечення єдиного інформаційного простору важливо інтегрувати ці бази даних з обліковою системою, щоб уникнути дублювання інформації та знизити вплив людського фактору.

Платформа внутрішнього контролю повинна надавати можливості здійснення контрольних процедур для виявлення розбіжностей з бюджетами, дотримання контрольних співвідношень, виявлення розбіжностей та контролю ефективності взаємодії з контрагентами. Вона також повинна забезпечувати можливість формування різних аналітичних звітів, які можуть бути візу- алізовані у вигляді схем, діаграм, графіків. Важливо, щоб платформа була налаштована під мінливі зовнішні та внутрішні умови, такі як можливість створення аналітичних звітів і зміни ролей користувачів.

Внутрішній контроль є важливим елементом формування ефективного та надійного ланцюжка поставок. При закупівлі необхідно контролювати ціни, надійність постачальників та якість продукції, робіт та послуг. Для досягнення успіху в закупівлях важливо виявляти перспективні напрями вкладення ресурсів та використовувати конкуренцію між постачальниками. Здійснення стратегічних закупівель потребує глибокого розуміння ринку.

У табл. 2 представлені заходи лише на рівні окремих елементів системи внутрішнього контролю та пріоритети за її реалізації.

Цифрові технології, такі як аналітика даних, блок- чейн, штучний інтелект та роботизована автоматизація процесів, є перспективними для внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами. Практики застосування цифрових технологій зосереджені на цифровізації окремих елементів та впровадженні єдиної системи збирання цифрових показників. Аналіз даних та побудова моделей функціонування комунального підприємства дозволяють виявляти важливі показники для оцифрування процесів. Впровадження систем автоматизації та підтримки прийняття рішень допоможе виключити рутинні операції. Цифрові технології мають бути персоналізовані для прогнозування та вибору оптимальної стратегії розвитку окремих ділянок підприємства.

Цифрові технології не можуть повністю замінити людину, але вони можуть допомагати їй у виконанні повсякденних обов'язків, підвищувати якість робіт, автоматизувати процеси і зробити діяльність більш динамічною і передбачуваною. Вони також дозволяють виявляти ризики і використовувати внутрішній контроль для забезпечення ефективності.

При розробці інформаційної моделі внутрішнього контролю розрахунків з постачальниками із використанням цифрових технологій і ризик-орієнтованого підходу, важливо вивчати рівень цифровізації в конкретному економічному суб'єкті.

Таблиця 2Заходи на рівні окремих елементів системи внутрішнього контролю та пріоритети при їх реалізації зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами

Джерело: узагальнено автором

Таблиця 3Укрупнені напрямки внутрішнього контролю щодо зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами у розрізі об'єктів контролю

Джерело: узагальнено автором

На четвертому етапі передбачається створення єдиної інформаційної системи, яка включатиме цифровізацію окремих дільниць, систему планування та закупівель сировини, а також систему планування та контролю поставок продукції.

На п'ятому етапі розробки інформаційної моделі внутрішнього контролю потрібно здійснити вибір цифрових технологій.

Використання технологій, таких як блокчейн, аналітика даних, роботизація процесів та інтелектуальний аналіз, дозволить підприємству оптимізувати ланцюжок постачання продукції. Ці технології забезпечують швидкий доступ до інформації, зменшують ризик шахрайства та помилок, покращують взаємовідносини з постачальниками та знижують витрати на доставку.

На шостому етапі розробки інформаційної моделі внутрішнього контролю з використанням цифрових технологій на базі ризик-орієнтованого підходу необхідно визначити укрупнені напрямки внутрішнього контролю, зокрема розробити основні напрямки внутрішнього контролю в рамках постачальників договорів, алгоритм підтвердження договору постачальником, алгоритм створення специфікації та схеми автоматизації контролю вибору переліку документів, що надається постачальником і контролю формування документів для акредитації як можливого ділового партнера (табл. 3).

На сьомому етапі розробляється схема внутрішнього контролю ефективності угоди, проводиться уточнення та перегляд використовуваних KPI. Також переконуються в регулярності їх вимірювання для відстеження продуктивності, економічності та ефективності підпро- цесів. Це дозволяє виявити потенційні сфери поліпшень.

Запропонована методика спрямована на створення інтегрованої системи внутрішнього контролю, яка включає в себе наступні аспекти: забезпечення наявності інформаційних каналів, системних інтерфейсів, їх точність, своєчасність та безпеку; забезпечення точності, своєчасності, повноти та безпеки обробки операцій у рамках бізнес-процесів, інформаційних каналів, системних інтерфейсів; забезпечення безпеки інформації та контролю конфіденційності відповідно до вимог законодавства та внутрішніх стандартів; узгодження ризиків та засобів контролю з власниками бізнес-процесів, пов'язаних з організацією; розробка планів забезпечення безперервності діяльності організації для забезпечення можливості відновлення та продовження бізнес-операцій у разі системного або бізнес-збою.

Висновки

Запропонована методика включає сім основних етапів, які передбачають дослідження характеристик єдиної цифрової платформи, узагальнення практики, дослідження поточного стану цифровіза- ції, формування дорожньої карти та плану створення інформаційної системи, вибір цифрових технологій, визначення напрямків внутрішнього контролю та розроблення схеми контролю ефективності. Ця методика може бути використана для будь-яких бізнес-проце- сів, зокрема на прикладі зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами. Вона сприяє кращому розумінню ризиків, вивільненню ресурсів та зниженню витрат, а також дозволяє створити єдину цифрову платформу для прийняття ефективних управлінських рішень.

Список використаних джерел

1. Бєлозерцев В.С., Худякова Q.C. Методика обліку та аудиту розрахунків з контрагентами на підприємстві. Економіка та держава. 2019. № 1. С. 73-77. DOI: https://doi.Org/10.32702/2306-6806.2019.1.73

2. Гайдаржинська Q.M., Попович Q.B., Кромбет А.Ю. Теоретичні аспекти обліку розрахунків підприємства з постачальниками та підрядниками. Економіка і суспільство. 2018. № 18. С. 874-880. URL: https://economyandsociety.in.ua/ journals/18_ukr/121.pdf (дата звернення: 14.10.2023).

3. Круковська О.В. Особливості обліку розрахунків із постачальниками, підрядниками та кредиторської заборгованості аграрних підприємств. Таврійський науковий вісник. 2021. Випуск 5. С. 123-130. URL: http://tnv-econom.ksauniv.ks.ua/ index.php/journal/article/view/139/136 (дата звернення: 11.09.2023).

4. Майстер Л., Гладій І., Откаленко О. Організація обліку розрахунків з постачальниками. European Science. Травень 2023. С. 96-104. DOI: https://doi.org/10.30890/2709-2313.2023-20-03-004

5. Саванчук ТМ. Інвентаризація як дієвий метод контролю розрахунків з постачальниками та підрядниками. Облік, аудит, оподаткування та звітність у системі забезпечення економічної стійкості підприємств : тези доп. V Всеукр. наук.-практ. Інтернет-конф. (Дніпро, 13-14 трав. 2021 р.). ДДАЕУ, ННІЕ. Дніпро : ННІЕ, 2021. С. 52-55. URL: https://dspace.dsau.dp.ua/bitstream/123456789/4970/1/Тези%20.pdf (дата звернення: 15.10.2023).

References

1. Bielozertsev V S., Khudiakova O. C. (2019) Metodyka obliku ta audytu rozrakhunkiv z kontrahentamy na pidpryiem- stvi [Methodology for accounting and auditing of settlements with counterparties at the enterprise]. Economy and state, no. 1, pp. 73-77. DOI: https://doi.org/10.32702/2306-6806.2019.L73

2. Haidarzhynska O. M., Popovych O. V, Krombet A. Yu. (2018) Teoretychni aspekty obliku rozrakhunkiv pidpryiemstva z postachalnykamy ta pidriadnykamy [Theoretical aspects of accounting for a company's settlements with suppliers and contractors]. Economy and society, no. 18, pp. 874-880. Available at: https://economyandsociety.in.ua/journals/18_ukr/121.pdf (accessed October 14, 2023).

3. Krukovska O. V. (2021) Osoblyvosti obliku rozrakhunkiv iz postachalnykamy, pidriadnykamy ta kredytorskoi zaborhova- nosti ahrarnykh pidpryiemstv [Features of accounting for settlements with suppliers, contractors, and accounts payable of agricultural enterprises]. Tavria Scientific Bulletin. vol. 5, pp. 123-130. Available at: http://tnv-econom.ksauniv.ks.ua/index.php/ journal/article/view/139/136 (accessed September 11, 2023).

4. Maister L., Hladii I., Otkalenko O. (May, 2023) Orhanizatsiia obliku rozrakhunkiv z postachalnykamy [Organization of accounting for settlements with suppliers]. European Science, pp. 96-104. DOI: https://doi.org/10.30890/2709-2313.2023- 20-03-004

5. Savanchuk T. M. (May 13-14, 2021) Inventaryzatsiia yak diievyi metod kontroliu rozrakhunkiv z postachalnykamy ta pidriadnykamy [Inventory is an effective method of controlling settlements with suppliers and contractors]. Accounting, auditing, taxation, and reporting in the system of ensuring the economic stability of enterprises: theses for the V All-Ukrainian scientific-practical Internet conference. Dnipro, рp. 52-55. Available at: https://dspace.dsau.dp.ua/bitstream/123456789/4970/1/ Тези%20.pdf (accessed October 15, 2023).

Размещено на Allbest.ru