Сутність та місце облікової інформації в управлінні підприємством

Размещено на http://www.allbest.ru/

Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича

Сутність та місце облікової інформації в управлінні підприємством

Михалків Алла Анатоліївна

канд. екон. наук, доцент, доцент кафедри обліку, аналізу і аудиту

Україна

Анотація

Розглядаючи процес управління як комунікаційний процес, визначено місце обліку в системі управління як такого, що є сполучною ланкою між управлінцями та виконавцями, оскільки він надає інформацію в цілому про діяльність підприємства. Доведено, що облік виконує повною мірою комунікативну функцію у процесі управління лише за умови потреби управлінців в обліковій інформації. Визначено інформаційні вимоги для стратегічного, тактичного та оперативного рівнів управління, необхідність відокремлення інформаційного ресурсу та інформаційного потенціалу.

Відсутність методології кількісної та якісної оцінки інформаційних ресурсів знижує ефективність інформації, що накопичується у вигляді інформаційних ресурсів та збільшує тривалість перехідного періоду від індустріального до інформаційного суспільства.

Ефективність життєдіяльності підприємства залежить від наявності та вмілого використання економічної інформації, основу якої складає облікова інформація.

Ключові слова: інформація, облікова інформація, управлінська інформація, управлінські рішення, інформаційний потенціал менеджера.

Постановка проблеми

Сучасну систему управління підприємством відрізняє складна інформаційна система, яка визначається необхідністю обміну внутрішніх і зовнішніх інформаційних потоків, багатоваріантністю видів інформації, яка циркулює в системі управління. Пріоритетна роль у цьому процесі належить обліковій системі, яка обумовлена формуванням інформації, необхідної для облікових потреб менеджерів всіх рівнів.

Найважливіша особливість процесу управління полягає у його інформаційній природі. Система управління має властивість, у тому, що елементи підсистем реагують на внутрішню і зовнішню інформацію, що будується на принципах зворотнього зв'язку. Ця властивість визначає природу та принципи побудови та функціонування систем управління. Облікова система виступає як забезпечувальна ланка, її основним завданням є впорядкування вхідної та вихідної інформації відповідно до потреб управління. При цьому внутрішня структура системи обліку повинна змінюватися у напрямку своєчасного забезпечення та отримання у повному обсязі вихідної інформації для управління. Чим різноманітніша така інформація, тим більше рівнів управління та користувачів вона забезпечує і тим складнішим є внутрішня структура системи обліку.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Дослідження ролі інформації у системі управління та обліку, як її складової частини присвячені роботи: Ф. Бутинця, В. Івашкевича, Т. Давидюк, О.Лаговської, М. Пушкаря, З. Бандури, С. Петренко та інших. Разом з тим, питання формування облікової інформації та основні її характеристики, які дозволять сформувати вимоги до облікової інформації з погляду інформаційних потреб управління потребують подальшого дослідження.

Найважливіша особливість процесу управління полягає у його інформаційній природі.

Мета статті полягає в дослідженні обліку як складної системи, яка змінюється і розвивається відповідно до тенденцій розвитку системи вищого порядку (системи управління). Тенденції розвитку системи управління, ускладнення його механізмів, виникнення якісно нових суб'єктів та об'єктів зумовлюють необхідність розширення кола завдань обліку, еволюцію його функцій у напрямі задоволення цільових запитів управління на різних рівнях.

Виклад основного матеріалу дослідження

У сучасних умовах господарювання велике значення має ефективне управління підприємством як динамічним процесом, яке представляє собою вміле застосування керівником як неформальних, так і формалізованих методів управління, заснованих на використанні різної інформації. До інформаційного забезпечення процесу управління також входить інформація, отримана у межах бухгалтерського обліку. Ефективність ведення бухгалтерського обліку сьогодні є одним із першочергових завдань підприємства.

Бухгалтерський облік є сполучною ланкою у фінансово-господарській діяльності підприємства між посадовими особами та особами, що приймають рішення. Дані фінансово-господарської діяльності є входом у систему бухгалтерського обліку, а необхідна інформація до ухвалення рішення - вхідна інформація.

Інформація - це “сукупність даних про стан керованої системи, керуючих діями та зовнішнім середовищем” [1, с. 22]. Вважаємо цікавим і досить точним (у рамках нашого дослідження) таке визначення: “Інформацією називаються дані, перетворені у форму, значиму та корисну для користувача.

Сукупність видів інформації, необхідної для управління підприємством становить інформаційну систему. Для кожного підприємства система управління та система інформації єдині і нероздільні. Без наявності інформації неможливо" [2, с. 37].

З філософської точки зору під інформацією розуміється природна реальність, що несе в собі відмітні ознаки предметів та явищ природи, які проявляються у часі та просторі. У роботах різних вчених (Д. Блюменау, У. Готт та інших) інформація розглядається як задум, повідомлення, форма відображення нових знань, ступеня різноманіття, плану заходів.

З погляду економічної теорії «інформація» інтерпретується як фактор виробництва, який створює умови для перетворення відтворювального процесу за допомогою застосування даних про економічний розвиток, а також процеси, що відбуваються в ньому, для того, щоб задовольнити різні потреби. комунікаційний облік інформація

З соціально-економічної точки зору сутність інформації виявляється у реалізації характерних економічних відносин, що складаються між підприємствами на етапі перетворення матеріальної концепції виробничих процесів.

Облікова інформація - важлива складова інформаційного забезпечення процесу прийняття управлінських рішень. Під обліковою інформацією слід розуміти дані про господарські операції та об'єкти, що отримуються на всіх стадіях облікового процесу в ході їх ідентифікації та обробки [3].

Економічний розвиток природно пов'язаний із послідовною зміною домінуючої системи обліку, яка уособлює фундаментальний підхід до визначення облікових даних, її функціонально-комунікаційних можливостей, принципів побудови та концептуально-методичних принципів сучасної обліково-аналітичної системи. Для управління економічними об'єктами потрібна систематизована підготовлена інформація. Різноманітність сфер економічної діяльності веде до появи більшої кількості інформаційних систем економічного характеру, оскільки вони включають всі особливості структури управління, схеми управлінських цілей і предметних технологій. Ускладнення системи управління стимулює розвиток інформаційних систем, зокрема облікової системи підприємства.

Зниження ефективності процесу управління може бути зумовлене неповнотою та невизначеністю вихідної інформації. У процесі управління виникають інформаційні потоки між об'єктом та суб'єктом управління економічного об'єкта, а також між ним та зовнішнім середовищем. Протягом багатьох років існувала гостра інформаційна недостатність на усіх рівнях управління підприємством. Облікова інформація необхідна для управління, відображалася на багатьох синтетичних рахунках і нівелювалася в аналітичному обліку. З метою спрямування обліку у напрямі вирішення сучасних економічних проблем, необхідно осмислити його місце та значення в системі управління, а отже, роль та значення облікової інформації. Одночасно необхідно визначити модель у формуванні облікової інформації та основні її характеристики. Дані характеристики дозволять сформувати вимоги до облікової інформації з погляду інформаційних потреб управління.

Отже, у системі управління відбуваються інформаційні процеси. Це зумовлено відсутністю однозначної детермінованості системи. Облікова система, являючись складовою системи управління, безпосередньо пов'язана з цими процесами, облікова інформація є складовою управлінської інформації. Облікова система надає інформацію про господарську діяльність підприємства апарату управління. Таким чином, процес прийняття рішень системою управління тісно пов'язаний із процесом обробки та передачі інформації. При цьому облік є не лише самостійною інформаційною, а й самостійною організаційною системою. Проте, часто вивченням потреб спожива чів облікової інформації нехтують, що зумовлює неадекватність наявної системи обліку системи управління підприємством. У зв'язку з чим використання облікової інформації не вирішує проблеми невизначеності.

Система обліку містить інформацію, що охоплює всі види діяльності підприємства та відображає весь кругообіг коштів у господарському процесі.

Існуючі недоліки при передачі, отриманні та зберіганні різної за видами та якістю облікової інформації, необхідної органам управління, можна усунути шляхом чіткого формулювання управлінським апаратом вимог до неї та застосування інформаційних технологій обліку. Чим точніша і достовірніша інформація, яка знаходиться в розпорядженні системи управління, чим повніше вона відображає дійсний стан та взаємозв'язки в об'єкті управління, тим більше обґрунтовані поставлені цілі та заходи, спрямовані на їхнє досягнення. Той чи інший стан, у який переходить підприємство, і який є наслідком впливу зовнішнього та внутрішнього середовища його функціонування, ставить перед менеджером відповідні завдання та вимагає від нього прийняття адекватних рішень. Отже, управління можна розглядати як інформаційний процес.

До облікової інформації зазвичай пред'являються такі вимоги, як: об'єктивність, достовірність, своєчасність та точність. Проте на етапі удосконалення управління, становлення європейської економіки пред'явлення цих вимог виявляється недостатнім.

У сучасних умовах інформація, що надається, повинна містити мінімальну кількість показників і водночас задовольняти вимоги максимальної кількості користувачів на різних рівнях управлінської ієрархії, крім того, при отриманні інформації повинен використовуватися принцип мінімізації витрат праці та часу.

Організація облікової інформації значною мірою визначає порядок її зберігання, реєстрації, відновлення, передачі та використання.Чітка організація банків даних дозволяє повніше обґрунтувати напрями руху, інтенсивність потоків інформації, закономірності її перетворення, методику запитів та отримання.

У діяльності великих підприємств передача інформації є обов'язковим фактором нормального функціонування як підприємства загалом, так і окремих структурних підрозділів. При цьому набуває особливого значення забезпечення оперативності та достовірності отриманих даних .

Аналіз сукупності об'єктів обліку дозволяє виявити рівень використання системою управління існуючої інформації і визначити структуру та обсяг тих даних, які входять у систему обліку у цей час, але необхідні для управління.

Інформаційні вимоги безпосередньо залежать від конкретного рівня управління - стратегічного, тактичного, оперативного, відповідності до функцій вищого, середнього та оперативного персоналу. Структуровані рішення зазвичай приймаються на оперативному рівні, на тактичному - напівструктуровані, на стратегічному - неструктуровані. Чим вище рівень управління, тим більше неструктурованих рішень, тому засоби та методи формування інформації не однакові для всіх рівнів.

На стратегічному рівні потрібні підсумкові не регламентовані звіти, прогнози та зовнішня інформація для розробки генеральної стратегії. На оперативному рівні потрібні регулярні внутрішні звіти з детальним порівнянням базисних та поточних показників, які допомагають відстежувати поточні операції. Таким чином, інформаційні системи повинні відповідати вимогам відповідних рівнів та надавати їм будь-яку потрібну інформацію.

Слід зазначити, що для розуміння і використання конкретної інформації одержувач повинен мати певний запас знань. Сукупність знань, дозволяють розпізнати певний обсяг інформаційних продуктів називається інформаційним потенціалом менеджера. Інформаційний потенціал менеджера має забезпечити сприйняття всіх видів інформаційних продуктів, щоб його управлінські рішення не призвели до негативних наслідків для підприємства.

Необхідність відділення інформаційного ресурсу та інформаційного потенціалу визначається насамперед тим, що менеджер при розподілі фінансових коштів та плануванні робіт має чітко усвідомлювати процедуру підвищення сукупного інформаційного потенціалу підприємства [4].

Бухгалтерський облік є сполучною ланкою між управлінням підприємством та обліковим процесом.

Застосування бухгалтерської інформації в менеджменті дозволяє вирішити такі завдання:

відокремлення інформації, що використовується для аргументації різного виду рішень та завдань на різних рівнях виробничого управління;

побудова бухгалтерської інформації відповідно до затверджених посадових інструкцій, що регулюють роботу апарату адміністрації;

оптимізація мобільності потоків інформації служб управління з вертикалі та горизонталі [5].

Роль своєчасного забезпечення інформацією важлива для прийняття управлінських рішень. Основою управлінського процесу є інформація, і від того, якою мірою вона досконала, значною мірою залежить якість управління підприємства. Інформаційна робота менеджера вимагає від нього правильної організації процесу збору, обробки та аналізу інформації, причому він змушений вміти визначати значущість інформації, що надходить, або її другорядність. Менеджер з досвідом роботи також змушений вміти систематизувати комунікації та інформаційний обмін у межах підприємства.

Під управлінською інформацією розуміємо сукупність даних про процеси, що відбуваються в оточенні підприємства та всередині, зменшують неясність у прийнятті рішень та в управлінні підприємством.

Інформація має кількісні та якісні характеристики і в свою чергу може відтворюватися, купуватися і продаватися.

Зміст інформації становлять дані, що зменшують невизначеність подій, якими цікавиться менеджер. Інформація в менеджменті є сумою необхідних, сприйнятих та усвідомлених даних, які необхідні для аналізу певної ситуації та дають можливість комплексної оцінки причин її розвитку та становлення, дозволяють визначити низку оптимальних рішень з яких можна реально (виходячи з реальної ситуації) знайти прийнятне управлінське рішення, втілити ефективний контроль за його виконанням.

Використовуваний інформаційний процес для забезпечення необхідної якості управління на підприємстві змушений мати наступні характеристики [ 6]:

цінність та корисність інформації;

повнота та якість інформації;

актуальність інформації, що залежить від її віку;

достовірність та точність інформації;

оперативність та доступність інформації;

щільність інформації;

частота використання конкретних видів інформації.

Необхідність в управлінській інформації ґрунтується специфікою розв'язуваних завдань (значенням, циклічністю тощо), знаннями, які є у співробітників, практичним досвідом.

Робота менеджерів залежить від інформації. Управлінська діяльність різних рівнів на підприємстві іноді вимагає різних видів інформації.

Кожен управлінський співробітник спочатку приступає до збору, нарощення та обробки всієї інформації, тобто комплексності кількісних та якісних характеристик щодо етапів, які відбуваються в оточенні підприємства і сприяють форсування неясності. Інформація може враховуватись менеджерами, особами, що приймають рішення, а також сприяє розширенню кола їх інтересів та знань, а також може бути підставою для прийняття управлінських рішень.

«Можна класифікувати за багатьма властивостями обліково-економічну інформацію щодо її продуктивного застосування: за видом, якістю, повнотою, стабільністю, своєчасністю, достовірністю, у тому числі за носіями. Серед різних видів інформації за ступенем впливу на менеджмент можна виділити: нормативну інформацію, прогнозну, оперативну, яка планує конкретні дії й показники, та інформацію, що відображає їх результати. Взаємне та продуктивне застосування цих властивостей обліково-економічних даних гарантує переконливість здійснюваних управлінських рішень та точність виконання управлінських завдань» [7, с. 42].

Інформація, що функціонує на підприємстві, може бути класифікована в процесі управління, так [8]:

за роллю в управлінському процесі (аналітична, прогнозна, звітна, нормативна, наукова);

за якістю (хибна, недостовірна, ймовірно достовірна, достовірна);

за формою демонстрації (аудіовізуальна, візуальна та змішана);

за ступенем оновлювання (постійна, змінна);

за ймовірністю застосування (необхідна, достатня, надлишкова);

за джерелом появи (внутрішня, зовнішня);

за рівнем діяльності підприємства (економічна, технологічна, управлінська, соціальна);

за рівнем перетворення (узагальнена, первинна, похідна);

за часом надходження (постійна, періодична, епізодична, випадкова) [ 9].

На наш погляд, інформація щодо ступеня діяльності підприємства може бути бухгалтерська, або за часом надходження оперативна. «Важлива роль первинних оперативних даних у системі управлінського обліку. Від ступеня організації їх підготовки та обробки залежить її достовірність, якість та оперативність заключних даних, результативність оперативного контролю, регулювання виробничої інфраструктури, плідність здійснюваних управлінських рішень менеджментом» [7, с.45].

Існують такі завдання, які виконує на підприємстві управлінська інформація:

обслуговує функції апарату управління - від підготовки рішення, його прийняття та до підбиття підсумків його виконання;

об'єднує підрозділи підприємства, забезпечуючи контакти із зовнішнім середовищем;

створює рух до заданої мети, і навіть дозволяє вибрати характерну лінію поведінки.

На даний момент склалися різні організаційні концепції процесу управління та різні ролі інформації в ньому. Найбільш поширене вичленування інформації на відокремлену стадію управлінського процесу, оскільки їй притаманні свої певні тенденції розвитку, існують характерні принципи роботи з інформацією, що дозволяють регламентувати рух, збирання, обробку, аналіз інформації. Прогнозування та планування не можна уявити без інформації, оскільки саме на її основі формуються прогнози та плани. Також дуже важко підготувати рішення без інформації. На стадії контролю збирається інформація, дозволяє будувати висновки про справжні зміни в об'єкті управління.

Зв'язок між обліком, управлінням та інформацією має найскладніший характер: насамперед, інформація в управлінні є «необхідним поживним засобом», що становить єдину передумову управлінського процесу, що здійснює зв'язок об'єкта та суб'єкта управління з метою прийняття кращого управлінського рішення, а також для вчинення інших дій . У другу чергу, інформація може виступати як «продукт» специфічного управлінського процесу, а отримання інформації та її обробка складають природний елемент цього процесу.

Інформація за всією її важливістю, є залежною і підлеглою стосовно управління. «Керівнику необхідно стикатися в системі управління з економічними, науковими, технічними, соціологічними даними, що є типом конкретного зв'язку між керуючим і керованим. Відповідно, інформація - це предмет управлінської праці, що вирішує 3 класи завдань:

вона є певною формою взаємодії, залежності елементів системи, а також взаємодії системи із навколишнім середовищем;

вона обслуговує всі функції та рівні управління - від розробки та прийняття рішення до підбиття підсумків його виконання;

вона є відповідною причиною, що визначає вибір того чи іншого варіанта управлінської поведінки, переводячи системи у стан новизни, забезпечуючи рух інформації до заданої мети» [10].

Висновки

Підсумовуючи вище зазначене, відзначимо, що облікова інформація відіграє важливе значення в процесі прийняття виважених управлінських рішень. Вагомість підвищується за умови, коли облікова інформація повною мірою задовольняє інформаційні запити управлінського персоналу та не є надлишковою, тобто містить в собі всі характеристики релевантної інформації. При вирішенні проблем, що стосуються облікової інформації, доцільно спиратися на ідентичні положення щодо економічної інформації, які є загальними. Отже, облікова інформація є різнобічною за метою створення, взаємозв'язками, послідовністю формування, рівнем відкритості, місцем виникнення тощо. При визначенні виду облікової інформації, надання їй певних характерних рис обліковим працівникам слід ретельно вивчати зміст інформаційних запитів користувачів облікових даних.

Список використаних джерел

1. Івашкевич В. Б. (2011 ^Бухгалтерськийуправлінський облік (576). М.: Магістр; Інфра-М.

2. Гусєв Д. І. (2012). Розвиток інформаційних технологій у системі управління організації. Наук.-практ. міжгалузевий журнал "Інтеграл" ,(5), 39.

3. Лаговська О.А., Легенчук С.Ф., Кузь В.І., & Кучер С.В.(2017). Бухгалтерський облік в управлінні підприємством (416). Житомир.

4. Давидюк Т.В., Артеменко Н.В. (2019). Бухгалтерський облік в управлінні підприємством (95). Харків: НТУ «ХПІ».

5. Назарова В.Л. (2021). Управлінський облік (414). Алмати: «Фортуна поліграф».

6. Мішенін А.П. (2000). Теорія економічних інформаційних систем (240). М.: Фінанси та статистика.

7. Тайгашпнова К.Т.(2014). Система розвитку управлінського обліку: логістичні витрати, їх класифікація, обслуговування логістичних послуг (212). Алматі: Економіка.

8. Роль інформації у процесі прийняття рішень.

9. Інформація у системі управління.

10. Роль та місце інформації в управлінні.

Размещено на Allbest.ru