Основы делопроизводства и документооборота в ГМУ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Уральский государственный экономический университет

Институт непрерывного образования

Кафедра экономической теории и корпоративного управления

Контрольная работа

по учебной дисциплине

Основы делопроизводства и документооборота в ГМУ

Исполнитель: студент III курса

очно-заочной формы обучения ИНО

группы ИДО-ОЗБ-ГМУ-22 Тур

Лаврова Ж.А.

Екатеринбург 2024

Содержание

1. Вопрос № 1. Понятие и классификация основных видов документов. Дать развернутый ответ

2. Вопрос № 2. Составить и оформить реквизит "гриф утверждения" документа: 10.09.2019 Ивановым А.В. директором завода АО "Электроника"

3. Список использованной литературы

1. Вопрос № 1. Понятие и классификация основных видов документов. Дать развернутый ответ

По классическому определению, документ - материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота - документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах. Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве. Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского - "необходимое"). Реквизитами являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения). Документ без реквизитов не имеет юридической силы. То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это - творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося - уже документ.

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа. Различают общие и специальные функции. Общие функции характерны для всех видов: информационная - закрепление, хранение, передача информации; социальная - регулирует отношения человека и общества; коммуникативная - передача, обмен, преемственность информации; культурная - служит памятником истории и культуры.

Специальные зависят от области применения: правовая - регулирует общественные правоотношения; управленческая - регулирует организационные и управленческие процессы в обществе; исторического источника - сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации; учетная - фиксация количественных характеристик; познавательная - получение, передача знаний.

Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением. По способу документирования Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде: письменного или печатного текста на бумажном носителе; текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету); чертежей, схем, планов, карт; текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке. аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти. По сфере использования. Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения. Организационно-распорядительные и нормативные документы Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила - распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур. Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки. Финансово-бухгалтерские.

Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации).

Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее.

Бухгалтерские документы подразделяются на: распорядительные - разрешения, указания, распоряжения; оправдательные - товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;

учетные - табели, ведомости, отчеты; комбинированные - расходный кассовый ордер. документ информация бухгалтерский

Научно-технические.

Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.

Различают:

· проектную документацию (ПД);

· научно-исследовательскую (НД);

· конструкторскую (КД);

· технологическую (ТД);

· патентную документацию (ПД).

Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины.

Их делят на подгруппы:

· учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;

· комплектование штата сотрудников;

· формирование персонального рейтинга;

· контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.

К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.

Отчетно-статистическая документация. Этот вид охватывает 3 уровня:

· государственный; ведомственный;

· внутриучрежденческий.

Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни - социальной, экологической, производственной, политической, национальной.

По направлению движения Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:

входящие - поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций);

исходящие - составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки);

внутренние - составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы).

По ограничению доступа:

Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.

Здесь существуют такие разновидности:

открытые документы - содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);

служебные (конфиденциальные) - свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);

секретные - с разной степенью ограничений доступа.

Таким образом, документ - это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов. Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.

2. Вопрос № 2. Составить и оформить реквизит "гриф утверждения" документа: 10.09.2019 Ивановым А.В. директором завода АО "Электроника"

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АО "Электроника";

Личная подпись Ивановым А.В.

10.09.2019

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Список использованной литературы

1. "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб, пособ.-6-е изд.-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд.испр. М.: ЗАЩ "Бизнес школа "Интел-Синтез". 2010.

4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство М.: Юрайт. 2012.

Размещено на Allbest.ru