Организация внутреннего контроля расчетов по оплате труда и пути его совершенствования

Все субъекты хозяйственной деятельности должны обеспечить возможность и осуществлять внутренний контроль своей деятельности. Такая обязанность установлена статьей 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2].

Внутренний контроль - это процедуры, направленные на обеспечение эффективности деятельности предприятия, сохранности его активов, а так же своевременной и достоверной бухгалтерской или другой отчетности [1].

Объектом внутреннего контроля является деятельность предприятия - совокупность финансовых и хозяйственных операций, совершаемых структурными подразделениями организации.

К субъектам внутреннего контроля относятся собственники и работники организации, на которых возложены обязанности осуществления контроля. Они разделяются по функциональным обязанностям на следующие группы:

1. Субъекты, непосредственно выполняющие функции контроля.

2. Субъекты, выполняющие контрольные функции параллельно с выполнением основных трудовых обязанностей.

3. Субъекты, выполняющие основные трудовые обязанности посредством осуществления контрольных функций.

4. Субъекты, выполняющие функции контроля в силу необходимости.

Для достижения целей внутреннего контроля необходимо, чтобы:

- бухгалтерская отчетность соответствовала требованиям законодательства РФ, давала точное представление о предприятии;

- имущество организации и источники его формирования были точно определены и зарегистрированы;

- все средства предприятия были защищены от незаконного присвоения;

- программное обеспечение, используемое предприятием, не было сфальсифицировано;

- отклонение от плана было своевременно выявлено и обосновано;

- внутренняя отчетность своевременно предоставлялась руководству организации для принятия управленческих решений [6].

Внутренний контроль включает в себя множество методов, таких,

как:

- бухгалтерский финансовый учет (калькуляция, счета и двойная запить, документирование, инвентаризация);

- бухгалтерский управленческий учет (принятие решений на основе бухгалтерского учета, нормирование издержек, выделение центров ответственности);

- контроль, ревизия, аудит (контроль учета хозяйственных операций, сверка документов) [8].

Данные методы объединяются в единую систему для управления предприятием.

Одним из наиболее важных направлений внутреннего контроля является контроль расчетов с персоналом по оплате труда. Данный вид контроля представляет собой непрерывную систему сбора и обработки информации о труде работников и его оплате.

Существует ряд принципов, на которых основывается система внутреннего контроля расходов на оплату труда:

- принцип ответственности: каждый субъект внутреннего контроля несет ответственность за качество выполнения трудовых обязанностей;

- принцип сбалансированности: субъект, выполняющий контрольные функции, обеспечивается всеми необходимыми средствами;

- принцип своевременного сообщения об отклонениях: о них сообщается лицам, которые принимают решения;

- принцип интеграции:при решении вопросов, касающихся

внутреннего контроля, создаются условия взаимодействия работников разных направлений;

- принцип соответствия контролирующей и контролируемых систем;

- принцип постоянства: контроль должен проводиться на постоянной основе в определенной последовательности;

- принцип комплексности: наличие взаимосвязи между всеми этапами внутреннего контроля оплаты труда;

- принцип согласованности действий и разделения обязанностей: установление взаимосвязанных заданий группе контролеров, координация этапов проверки;

- принцип разрешения и одобрения: все хозяйственные операции должны быть одобрены ответственным лицом;

- принцип плановости и внезапности: мероприятия контроля оплаты труда осуществляется с утверждением или без утверждения времени проведения с субъектами;

- принцип системности и непрерывности:объекты контроля

подлежат непрерывному контролю со стороны субъектов;

- принцип законности: соответствие нормам законодательства;

- принцип объективности [7].

Разработка системы внутрифирменного контроля расходов на персонал должна иметь первостепенный характер и включать в себя следующие элементы:

1. Контроль соблюдения трудового законодательства. Данная процедура используется для оценки наличия в хозяйствующем субъекте обязательных нормативных актов, которые прописаны в Трудовом Кодексе. На основании этих документов осуществляется проверка правильности учета и оплаты труда. Контролируется наличие и законность оформленных договоров организации с работниками.

2. Проверку организации учета личного состава предприятия. Проверяется правильность сведений, указанных в первичных документах.

3. Контроль оплаты труда, т.е. определение видов начислений, состав, порядок удержаний из заработной платы, порядок выплаты заработной платы.

4. Оценку правильности начисления заработной платы и других выплат работникам. Для этого необходимо проверить, на основании чего начисляется заработная плата. Оценивается штатное расписание с утвержденными окладами работников, изучаются табеля учета рабочего времени, на основании которых происходит начисление заработной платы работникам.

Контроль обоснованности прочих выплат, например, премий, происходит с помощью проверки трудовых договоров, их состава, приказов о поощрении.

Также, исследуется корректность выплат за неотработанное время - отпускных, больничных, компенсаций за неиспользованный отпуск. Эти выплаты производятся исходя из расчета среднего дневного заработка. Проверяется правильность его расчета.

5. Контроль правильности начисления и уплаты налога на доходы физических лиц в бюджет. Для этого оценивается правильность расчета общего дохода сотрудников за год и правильность применяемой ставки, проверяется своевременность перечисления налога в бюджет, отражение в регистрах налогового учета.

Проверяется правомерность применения вычетов, которые уменьшают налоговую базу, для этого проверяется наличие документов, позволяющих работникам получить вычет.

6. Проверку начисления и выплаты страховых взносов во внебюджетные фонды. Исследуется корректность определения базы, исходя из которой рассчитываются взносы, а также применяемые тарифы. Проверяется своевременность уплаты страховых взносов и отражения операций в системе бухгалтерского учета.

Такая проверка дает возможность осуществить контроль соответствия синтетического и аналитического учета показателей заработной платы с показателями финансовой отчетности [3].

Основными документами при проверке начисления заработной платы являются:

- локальные нормативные акты, прямо или косвенно регулирующие оплату труда;

- штатное расписание, от него зависит фонд оплаты труда;

- табель учета рабочего времени для того, чтобы оценить, насколько соответствуют доходы каждого сотрудника его реальному вкладу в результаты экономической и производственной деятельности компании.

На основании проверки составляется отчет о проверке в свободном порядке, так как на данный момент нет законодательно утвержденной формы отчетности. Отчет о внутренней проверке может состоять из трех частей:

1. Вводная часть. В ней указываются номер отчета, название предприятия (его подразделения или филиала), наименование населенного пункта, дата написания отчета, срок проведения проверки, даты начала и окончания проверки, ФИО лиц, проводивших проверку и ФИО руководителей организации.

2. Аналитическая часть. Систематизированное изложение документально подтвержденных фактов нарушений, выявленных в ходе проверки, или указание на их отсутствие, а также связанных с этими фактами обстоятельств, имеющих значение для принятия правильного решения по результатам проверки.

3. Итоговая часть. Она должна содержать общий вывод о состоянии бухгалтерского учета, внутреннего контроля и отчетности, а также предложения по устранению выявленных нарушений.

Таким образом, контроль расчетов по оплате труда персоналу состоит из множества этапов. Проводится сбор информации, непосредственная проверка всех расчетов, а на основании проверки делаются выводы о правильности ведения учета оплаты труда.

Наличие на предприятии правильно организованного внутреннего контроля необходимо так же, как и ведение учета хозяйственных операций.

Особенно важно осуществлять контроль в современных условиях, когда субъекты хозяйствования стремятся снизить свои расходы, в том числе на оплату труда. Организации сокращают размер выплат, меняют порядок премирования.

Если на предприятии отсутствует правильно организованный контроль, предприятие не может нормально функционировать. В таком случае в деятельности предприятия можно выявить массу ошибок.

При проведении внутреннего контроля часто встречаются ошибки, связанные с ненадлежащей организацией контроля, несоблюдением действующего законодательства, а также полнотой и правильностью отражения обязательств по уплате во внебюджетный фонд страховых взносов. Данные нарушения можно разделить на несколько однородных по содержанию групп проблем.

Первая группа нарушений связана с отсутствием должной организации внутрифирменного контроля оплаты труда. Это влечет за собой следующие проблемы в учете:

- отсутствие графика документооборота по персоналу и расчетам оплаты труда;

- отсутствие изучения актов сверок по расчетам с внебюджетными фондами;

- недостаток или отсутствие цифровой обработки первичной информации;

- отсутствие разделения функции принятия решений в области начисления заработной платы, т.е. авторитарный порядок;

- отсутствие контроля выполнения учета хозяйственных операций.

Данные нарушения создают на предприятии определенные условия,

благоприятные для осуществления хищений и злоупотреблений работниками. Для пресечения таких действий рекомендуется проведение инвентаризации расчетов с внебюджетными фондами путем составления актов сверок расчетов.

Следующая группа проблем связана с неполным раскрытием информации в бухгалтерской финансовой отчетности. Это может произойти по нескольким причинам:

- первая - из-за неправильного отражения обязательств в бухгалтерском учете (неверная корреспонденция счетов);

- вторая - вследствие искаженного отнесения сумм обязательств по соответствующим счетам бухгалтерского учета [5].

Проблема разграничения отчетного периода кредиторской задолженности перед внебюджетными фондами возникает из-за несвоевременного начисления и погашения обязательств по социальному страхованию и обеспечению. Это приводит к несопоставимости информации о периоде, к которому должны быть отнесены суммы начисленной заработной платы и страховых взносов в регистрах бухгалтерского учета, а также в налоговой отчетности.

Качественно организованный внутренний аудит расчетов по оплате труда гарантирует достоверную бухгалтерскую отчетность, что влечет за собой отсутствие ошибок при аудиторских проверках.

Вопрос совершенствования внутреннего контроля расчетов с персоналом по оплате труда является очень актуальным. Как вариант улучшения внутреннего контроля на предприятии можно предложить создание контрольного отдела, который бы отвечал за проведение таких мероприятий и выполнял функции контроля, при условии, что штат сотрудников позволяет это сделать. Если такой возможности нет, то лучше нанять нового сотрудника, который был бы компетентен и сконцентрирован на данной проблеме.

Также, для предотвращения фактов выявления ошибок в бухгалтерских записях необходимо следить за уровнем квалификации сотрудников, проводить переподготовку. Их знания могут не успевать развиваться в ногу со временем. Тут же нужно следить за тем, как тщательно сотрудники интересуются обновлением законодательства. Мониторинг его изменения важен, так как на его основании строится весь учет [9].

В настоящее время активно применяется автоматизация всех процессов, учет всех хозяйственных операций ведется в специальном программном обеспечении, например, «1С:Предприятие» или «СБИС». В том числе их используют для учета кадровых операций: расчет заработной платы, учет кадров и т.д. Это помогает минимизировать риск допущения ошибок. Однако, для более полной автоматизации учета кадровых операций рекомендуется использовать программу «1С:ЗУП» (Зарплата и управление персоналом) - это программа, позволяющая комплексно автоматизировать операции по расчету заработной платы, расчетов с персоналом, реализации кадровой политики, а так же она учитывает требования законодательства и реальную практику работы предприятий. Использование автоматизированных методов облегчает работу сотрудников и повышает точность правильности учета. Автоматизируя учет, предприятие облегчает процесс проведения внутреннего контроля расчетов с персоналом и предприятия в целом.

Одним из самых главных методов совершенствования внутреннего контроля расчетов с персоналом является автоматизация самого внутреннего контроля. Для модернизации необходимо внедрять в работу компании новое программное обеспечение, позволяющее выполнять контрольные задачи для получения информации об отклонениях, исполнять требования пользователей информации. Одна из таких программ для автоматизации внутреннего контроля кадровых операций является «АВАКОР».

«АВАКОР» (Автоматизация внутреннего аудита, контроля и оценки рисков) - это платформа для автоматизации внутреннего контроля, а также процессов управления рисками, в том числе планирования и проведения проверок. В список задач, решаемых программой. В более широкий список решаемых задач входит:

- автоматизация типовых процедур, таких, как документирование, подготовка аудиторских отчетов и т.д.;

- формирование программ проверок и отчетности с использованием шаблонов проверок;

- возможность быстрого формирования отчетов для своевременного их предоставления;

- информирование руководителей предприятия о результатах проводимых контрольных мероприятий и т.д.

Приведенные выше способы совершенствования внутреннего контроля расчетов с персоналом по оплате труда дают возможность предприятиям выйти на новый уровень. Контроль области расчетов с персоналом позволяет снизить уровень риска конфликтов внутри предприятия, предотвратить штрафные санкции от налоговой, а также способствует более эффективной деятельности всей организации.

Библиографический список:

1. Информация Минфина России N ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»

2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ

3. Дьяконова О.С., Горюнова Е.М. Организация внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда / Экономика, предпринимательство и право. Том 7 Номер 1 Январь-март 2017 - с. 65-72.

4. Жижина В.А. Учет расчетов с персоналом по оплате труда / Территория науки. 2017. № 5 - с. 175-180.

5. Кек-Манджиева З.В. Учет и внутренний контроль расчетов по оплате труда в организации / Актуальные вопросы экономических наук, 2015 - с. 90-95.

6. Крупина И.Г., Шер А.В. Внутренний контроль: понятия, цели, методы / Экономика и социум №2(11), 2014 - с. 795-800.

7. Мазунина О.А. Этапы контроля оплаты труда в коммерческой организации / Международный журнал гуманитарных и естественных наук, 2018 - с. 56-59.

8. Погадаева М.А. Организация внутреннего контроля расходов на оплату труда в организации / Экономика и социум №5(84) ч.2, 2021 - с. 172-179.

9. Подлеснова Е.В., Чикалкина Е.А. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда в условиях развивающейся экономики / «Хроноэкономика» № 3(24). Май 2020 - с. 199-203.

Размещено на Allbest.ru