Правила оформлення розрахункових документів банківськими установами

Размещено на http://www.allbest.ru

Зміст

Вступ

1. Загальні вимоги до форми та реквізитного складу документів

2. Первинні документи

3. Оформлення розрахункових документів

Список використаної літератури

Вступ

Розрахунковими документами звичайно називають складені на папері за встановленою формою документи, які подаються банкам юридичними та фізичними особами з дорученням (чи з вимогою) переказати з їхніх рахунків (чи зарахувати на їхні рахунки) певну суму грошей. Вони строго уніфіковані, мають єдину для всієї країни стандартну форму, визначений набір реквізитів. Значна частина реквізитів є спільною і обов'язковою для всіх документів.

Правильному оформленню розрахункових документів банківські установи приділяють велику увагу, щоб захистити інтереси учасників платіжних відносин. Чинним положенням про безготівкові розрахунки визначені основні вимоги до їх оформлення:

-- мають бути заповнені всі реквізити кожного документа;

-- кількість виписаних копій документів має відповідати (дорівнювати) числу учасників розрахунково-платіжного процесу;

-- жодні виправлення і підчистки, факсимільні підписи не допускаються;

-- в даті документа число і рік проставляються цифрами, а місяць -- словами;

-- назва платника повинна точно збігатися з указаною в його зареєстрованому статуті;

-- розрахунковий документ повинні підписувати особи, яким надано таке право статутом і підписи яких є в картці зразків, поданій банку при відкритті рахунку.

Порушення будь-якої з цих вимог може свідчити про недостовірність розрахункового документа і незаконність платіжної операції, що дає банку підстави не приймати такі документи до виконання. Сам банк не має права вносити виправлення в розрахункові документи.

Відповідно до видів розрахункових документів та порядку їх обороту розрізняють кілька форм безготівкових розрахунків: платіжними дорученнями, платіжними вимогами-дорученнями, чеками, акредитивами, платіжними вимогами, інкасовими дорученнями, векселями.

За кожною формою безготівкових розрахунків можуть застосовуватися кілька способів платежу. Кожний з них визначається порядком та умовами виконання підприємствами взаємних грошових зобов'язань. За цим критерієм розрізняють такі способи платежів: негайний, коли кожна поставка товарів оплачується негайно, і з відстрочкою платежу, коли товар продається в кредит; за рахунок власних коштів платника з його поточного рахунку чи за рахунок банківського кредиту; попередній, коли кошти перераховуються одержувачу до відвантаження товарів; за кожною окремою поставкою чи за сукупністю поставок за певний час відповідно до договору (плановий платіж); пряме перерахування коштів чи залік взаємних вимог.

1. Загальні вимоги до форми та реквізитного складу документів

Форми документів, що застосовуються для підтвердження здійснених операцій, мають відповідати вимогам діючого законодавства. Згідно пп. 2.1 п. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 р. за № 168/704 (далі - Положення № 88), первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Згідно вимогам Закону України «Про бухгалтерській облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі - Закон № 996-XIV) та Положення № 88 первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Форми документів, що застосовуються для підтвердження здійснених операцій, мають відповідати вимогам діючого законодавства, а саме: вони складаються на паперових і електронних носіях інформації (Положення № 88).

В п. 2.3. Положення № 88 зазначено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Відповідно до п. 2.5 Положення №88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Особливості обігу електронних документів регулюються Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV. Статтею 7 вказаного Закону України встановлено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у т.ч. з електронним цифровим підписом автора. Правовий статус, призначення, порядок видачі та скасування електронного цифрового підпису встановлені Законом України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV, стаття 4 якого встановлює, що електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів.

Також статтею 18 Закону № 2346-III визначений правовий статус електронного документа на переказ грошових коштів: електронний документ на переказ має однакову юридичну силу з паперовим документом та застосовується виключно за умови його засвідчення електронним цифровим підписом.

2. Первинні документи

Згідно Закону № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.

Крім того, дані, наведені в декларації з податку на прибуток підприємства, повинні підтверджуватися первинними документами обліку та відповідати вимогам податкового обліку згідно абзацу 2 п. 1.6 Порядку складання декларації з податку на прибуток підприємства, затвердженого Наказом Державної податкової адміністрації України від 29 березня 2003 року № 143.

Разом з тим, розділом III «Податок на прибуток підприємств» проекту Податкового кодексу України встановлено порядок визначення доходів (п. 135.2) та витрат (п. 138.2), які враховуються для визначення об'єкта оподаткування. Розмір доходів та витрат з метою податкового обліку, визначається на підставі первинних документів, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку.

Відповідно до Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР (далі - Закон № 334) для торговців цінними паперами моментом виникнення доходів та витрат окремого обліку за операціями з купівлі-продажу цінних паперів, відповідно до пп. 7.6.3, 7.6.4 п. 7.6. ст. 7 Закону № 334, є момент виникнення першої з подій: передачі цінних паперів або переказу грошових коштів. Порядок оподаткування операцій з цінними паперами на вторинному ринку визначено п.153.8 «Оподаткування операцій з торгівлі цінними паперами, деривативами та іншими, ніж цінні папери, корпоративними правами» проекту Податкового кодексу України. Моментом виникнення доходів та витрат, (крім придбання під час первинного розміщення) за операціями з купівлі-продажу цінних паперів, є момент виникнення першої з подій: передачі цінних паперів або переказу грошових коштів.

Кожна господарська операція, підставою для якої є договір купівлі-продажу цінних паперів, потребує оформлення первинних документів, що фіксують факти передачі цінних паперів та переказу грошових коштів, а також надають можливість ідентифікувати переказані або отримані грошові кошти як такі, що сплачені проти певної поставки цінних паперів.

3. Оформлення розрахункових документів

Розрахункові документи, які подаються клієнтами в банк у паперовій формі, мають відповідати вимогам встановлених стандартів та вміщувати, залежно від їх форми, такі реквізити:

A) назву документа;

Б) номер документа, число, місяць, рік його виписки;

B) назви платника та одержувача коштів, які відповідають зареєстрованим у статуті, їх ідентифікаційні коди за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України, у фізичних осіб - ідентифікаційні номери, що проставляються на підставі відповідних документів податкових органів, номери рахунків в установах банку;

Г) назви банків платника та одержувача, їх місцезнаходження та умовні номери за МФО;

Д) суму платежу цифрами та літерами;

Е) призначення платежу: назву товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється операція (договір, рахунок, товарно-транспортний документ та інше), із зазначенням його номера і дати, зазначення назви і відповідної статті закону, якою передбачено безспірне списання коштів, тощо.

Є) на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) -відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або одержувача коштів;

Ж) підрозділи бюджетної класифікації та строк настання платежу;

3) суму податку на додану вартість або напис "без податку на додану вартість.

У разі, якщо хоча б один з вищезазначених реквізитів не заповнений або заповнений неправильно, банк такий документ до виконання не приймає.

Розрахункові документи за операціями, що здійснюються:

суб'єктами підприємницької діяльності - юридичними особами повинні мати відбиток печатки та підписи відповідальних осіб, яким надане право розпорядження рахунком і підпису розрахункових документів і які повідомлені банку в картці із зразками підписів та відбитком печатки;

відділеннями, філіями, представництвами від імені юридичної особи, підписуються особами, які уповноважені цією юридичною особою, і завіряються відбитком печатки, що відповідає вміщеним в картку зразкам підписів та відбитка печатки;

підприємцями без створення юридичної особи, підписуються однією відповідальною особою, зразок підпису якої зазначений в картці зразків підписів та відбитка печатки;

фізичними особами, підписуються ними та приймаються банком до виконання за наявністю на документі підпису, що відповідає зразку вміщеного в картку рахунку.

Клієнт, виходячи із своїх технічних можливостей, може подавати до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних розрахункових документів (електронних повідомлень) каналами зв'язку. Спосіб подання ним документів до банку передбачається в договорі на розрахунково-касове обслуговування.

Паперові розрахункові документи, як правило, виписуються з використанням технічних засобів за один раз під копірку у двох примірниках, платіжні вимоги та документи підприємств, які обслуговуються в одній установі банку, - в трьох примірниках (якщо застосування копірки неможливе, то на всіх тотожних примірниках у правому верхньому куті мають бути вміщені послідовні порядкові номери).

Для документального підтвердження часткової оплати розрахункових документів відповідальний працівник банку виписує у двох примірниках меморіальний ордер.

Банк платника приймає документи від клієнтів протягом операційного дня, час якого регламентується режимом роботи банку. Розрахунки за документами, що надійшли до банку платника протягом операційного дня, здійснюються банком того ж дня. Розрахункові документи, які надійшли після операційного дня, банк виконує наступного дня.

Спецзв'язком розрахункові документи відправляються банком одержувача коштів банку платника у день їх надходження або наступного дня, якщо документи надійшли після операційного дня.

Реквізити в документах розміщено у відповідній послідовності: довідкові дані зліва, бухгалтерські й статистичні - справа. Таке розміщення реквізитів полегшує оброблення інформації.

Кількість примірників грошово-розрахункових документів, що подають до банку клієнти, і тих, що їх банк оформляє самостійно, повинна бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до витягів із особових рахунків.

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, а також за правильність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які складали і підписували ці документи (регістри).

Банки самостійно визначають порядок формування і зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів, забезпечують їх сувору схоронність.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів і звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідальній службовій особі банку.

У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні службові особи банку мають право зняти копії документів та зобов'язані скласти реєстр документів, які вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Копії вилучених документів та протоколів (актів) зберігаються в окремій справі.

У разі втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник банку письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і з'ясування причин їх зникнення або знищення.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником банку. Копія акта подається до територіальних управлінь НБУ в 10-денний термін від дати його підписання.

безготівковий електроний розрахунковий

Список використаної літератури

1. Закон України «Про банки і банківську діяльність» від 7 грудня 2000 р. №2121-ІІІ (із змінами і доповненнями внесеними законами України за станом на 05.06.2003 N 914-ІV).

2. Закон України «Про національний банк України» (із змінами і доповненнями, внесеними законами України станом на 10 січня 2002 року № 2922-ІІІ).

3. Банківська справа Навчальний посібник.// За ред. Проф. Р.І. Тиркала ? Тернопіль: Карт-бланш 2001. - 314с.

4. Спляк Г.І., Фаріон Т.І. Облік і аудит в банках: Навчальний посібник - К.: Атака, 2004. - 328с.

5. Чузлов С. Банківська система: стан, особливості та взаємозв'язок із фінанасовою безпекою// «Юридична газета». ? 2005. №10(46). - С. 11?17.

Размещено на Allbest.ru