Документооборот по банковским операциям. Внутрибанковский контроль

Размещено на http://allbest.ru

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

« ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ»

(АНО ВПО «ИЭУ»)

Кафедра «Финансы и кредит»

Реферат

на тему:

Документооборот по банковским операциям. Внутрибанковский контроль

Дисциплина: Учет и операционная деятельность в банках

Студент (ка) Голубев А. Д.

Специальность Финансы и кредит

Группа ТИФО 101

Научный руководитель Сидякова Н.А.

Допускается к защите «28» июня 2014 г.

Защищена _____ «___» _________ 2014 г.

Тула 2014г.

Содержание

1 Организация документооборота по банковским операциям

2 Внутрибанковский контроль

Список использованных источников

1. Организация документооборота по банковским операциям

Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам банка. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.

Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило, непосредственно ответственным исполнителям.

Расчетные документы, оплачиваемые со ссудных счетов и счетов финансирования, а также документы на оплату товаров, реализуемых мелким оптом, подлежащие предварительному контролю, сдаются в кредитный отдел для получения разрешительной подписи на их оплату, а затем передаются в операционные отделы.

Порядок прохождения документов по структурным подразделениям учреждений банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными правилами документооборота и контроля. При выполнении кассовых операций приходные кассовые документы отражаются в учете после приема денег кассой. Наличные деньги выплачиваются по расходным кассовым документам после отражения их по счетам бухгалтерского учета. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы сначала проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции, правильности оформления и возможности оплаты исходя из фактического наличия денежных средств. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию. Первые экземпляры документов используются как основание для совершения бухгалтерских записей и хранятся в банке в качестве оправдательных.

Все кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям организуют следующим образом. Ответственный исполнитель на основании кассового расходного документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Одновременно проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, а также номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, после чего документ передается контролеру. В необходимых случаях сумма выдачи отражается ответственным исполнителем в оперативном учете. При выдаче денег на заработную плату сумма чека регистрируется в специальной карточке, открываемой для контроля за расходованием фондов заработной платы. Контролер также проверяет правильность оформления документов и записывает их сумму в расходный кассовый журнал, после чего документы направляются в кассу для выдачи наличных денег.

Документооборот по приходным кассовым операциям обеспечивает зачисление сумм на счета только после фактического поступления денег в кассу. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, регистрируется им в кассовом журнале и передается в кассу вместе с выписанной квитанцией.

Получив обратно из кассы ордер из комплекта бланков с подписью кассира о приеме денег, ответственный исполнитель проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее образцу, после чего документ используется как основание для записей в лицевых счетах.

В связи с ведением бухгалтерского учета и обработкой банковской информации на ЭВМ имеются некоторые особенности в организации документооборота и передаче информации на ВЦ. В учреждениях банков, учет которых ведется на ВЦ с использованием ЭВМ, формируется группа контроля из специально подготовленных учетно-операционных работников. В названную группу направляются все денежно-расчетные документы после их обработки ответственными исполнителями для проверки полноты и правильности необходимых реквизитов, в том числе номеров счетов клиентов и корреспондентов и наличия подписей работников банка.

В каждом отделении банка составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов как в операционное, так и в послеоперационное время.

В операционное время производится обработка документов, поступивших от местных клиентов, иногородних и одногородних учреждений банков до его завершения. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.

По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки.

Для ускорения документооборота и обеспечения равномерной операционной нагрузки устанавливается ступенчатый график рабочего времени банковских работников разных подразделений. Работники экспедиции, групп инкассо начинают работу раньше ответственных исполнителей, чтобы к началу рабочего дня подготовить документы, поступившие от предприятий связи.

Прием документов производится непосредственно в операционное время рабочего дня. Остальное время дня используется для проверки составленных за день учетных материалов, заключения операций за текущий день и подготовки к операциям следующего дня. Документы по ссудным операциям передаются кредитными работниками ответственным исполнителям в начале рабочего дня.

Ускорению внутреннего документооборота способствует четко организованная связь между отдельными структурными подразделениями учреждения банка, а также между операционными бригадами и отдельными работниками.

2. Внутрибанковский контроль

Совокупность приемов и методов, применяемых учетно-операционными работниками для контроля банковских операций, называют внутрибанковским контролем. Главная задача такого контроля - обеспечение законности выполняемых операций и сохранности средств и ценностей. Внутрибанковский контроль бывает текущий и последующий.

Текущий контроль в процессе документооборота заключается в проверке законности операций, соблюдении правил их совершения и правильности оформления документов. К текущему контролю относится также проверка регистров аналитического и синтетического учета при заключении операций за день. Такой контроль выполняют ответственные исполнители, бухгалтеры, операционисты, контролирующие их работники, начальники отделов. Ответственные исполнители при оплате денежно-расчетных документов проверяют наличие средств на расчетном счете организации, а также наличие права на получение денежных средств, в пределах установленных лимитов кредитования или лимитов финансирования капитальных вложений. При недостаточности или отсутствии средств, но при наличии права на банковский кредит документы оплачиваются со ссудных счетов. Затем проверяются документы с точки зрения законности совершаемой операции и по форме их заполнения. В процессе проверки документов по существу операции выясняется целевое использование средств. При этом важно следить за строго целевым использованием банковских ссуд. Ответственный исполнитель и контролер обязаны, исходя из содержания документа, проверить, соблюдены ли правила расчетов. Платежные требования с приложением товарно-транспортных накладных на оборудование, строительные материалы, а также заявления и телеграммы об отказах от акцепта принимаются операционистами для оформления оплаты лишь после предварительной проверки их работниками кредитного отдела.

Зачисляя средства на счет получателя, ответственный исполнитель убеждается в наличии на копии документа подписи того работника банка, который проводил операцию по списанию средств со счета плательщика. Подпись свидетельствует о проверке подлинности документа. Особенно тщательно контролируются операции по перечислению средств на счетах вкладов граждан, во избежание незаконного перечислении средств во вклады или текущие счета. Все записи в аналитическом учете подвергаются последующей проверке. Записи, производимые на машинах операторами, контролируются, как правило, ответственными исполнителями.

Заявления на выдачу лимитированных чековых книжек, а также акцепт платежных поручений заверяются подписью контролирующего работника. Главный бухгалтер или его заместитель контролируют операции по: переадресовке и возврату сумм; дополнительному взысканию пени; высылке дубликатов документов; закрытию расчетных и текущих счетов; взысканию с клиентов штрафов; внутрибанковским операциям.

При совершении кассовых расходных операций задача предварительного контроля, выполняемого централизованно контролером, сводится к тому, чтобы предупредить оплату неправильно оформленных документов без предварительной проверки их ответственным исполнителем. Контролирующий работник проверяет правильность оформления каждого расходного кассового документа. При использовании именных денежных чеков, по которым выдаются наличные деньги клиентам, необходимо проследить наличие отметки о предъявлении паспорта получателем денег, а также его расписки на чеке и на расходных кассовых ордерах. Кроме того, сличаются подписи лиц, правомочных подписывать чеки, оттиск печати на чеке и его номер с образцами, указанными в карточке образцов подписей и печати при открытии счета; подпись ответственного исполнителя сопоставляется с имеющимся образцом. Затем контролер подписывает чек или расходный кассовый ордер и заносит сумму в расходный кассовый журнал. Кассовые работники контролируют и подписывают все кассовые документы, а также внебалансовые ордера, на основании которых принимаются и выдаются ценности и деньги.

Главный бухгалтер следит за оформлением открытия расчетных и текущих счетов клиентов, организует контроль и повсеместное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно- операционной и кассовой работы в соответствии с общими правилами и инструкциями по отдельным операциям.

Главный бухгалтер и его заместитель контролируют исправления в лицевых счетах, открытие и закрытие счетов, начисление процентов по ним, использование бланков строгого учета, квитанций о приеме наличных денег.

Главный бухгалтер ежедневно проверяет: заключение кассовых операций; полноту оприходования денег как инкассированных, так и принятых вечерней кассой, сводку оборотов и баланс за день; правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов и всех учетных материалов. Главный бухгалтер учреждения банка несет полную ответственность за состояние учета и внутрибанковского контроля на всех участках учетно-операционной и кассовой работы.

Последующий контроль в учреждениях банков осуществляют главный бухгалтер, его заместители, специальные инспектора по контролю. В процессе проверки устанавливается законность совершенных операций, правильность их учета и оформления надлежащими документами. При последующем контроле все участки учетно-операционной работы подлежат проверке, как правило, не реже одного раза в квартал. В порядке такого контроля проводятся ревизии.

Результаты последующих проверок, выявленные в ходе их проведения недостатки, меры по устранению должны рассматриваться руководством учреждений банков. Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

После установления законности операции проверяется правильность оформления документа: составление его на бланке установленной формы, заполнение всех необходимых реквизитов, бухгалтерские проводки, а также соответствие имеющимся образцам подписей и оттиска печати на документе.

Для предотвращения незаконного авансирования поставщиков при оплате платежных поручений и расчетных чеков контролируются: наименование товаров и услуг, ссылка на номера товарно-транспортных накладных поставщиков, дата отгрузки товара. При этом сличаются первые экземпляры с копиями, которые служат основанием для записей по корреспондирующим счетам.

Целью последующего контроля является систематическая проверка постановки учета и документооборота, выполнения работниками учетно-операционного аппарата возложенных на них обязанностей, законности и правильности оформления выполненных ими операций. Последующий контроль проводится главным бухгалтером, его заместителем, а в крупных учреждениях банка - специальными инспекторами последующего контроля. Проверки проводятся по плану, они носят тематический и комплексный характер. Так, могут проверяться только кассовые или мемориальные документы за определенный период; при комплексной проверке проверяется вся работа тех или иных ответственных исполнителей.

В течение квартала должны быть проконтролированы все участки учетно-операционной работы.

В процессе последующего контроля в выборочном порядке анализируются документы, не подвергавшиеся текущему контролю со стороны главного бухгалтера и его заместителей. По результатам последующих проверок управляющий и главный бухгалтер учреждения банка принимают меры по устранению выявленных недостатков и предотвращению их в дальнейшем.

Общую ответственность за состояние учета, документооборота и контроля в учреждении банка несет руководитель банка. В его обязанности входит проверка своевременности составления ежедневного баланса, который представляется ему на подпись. В соответствии с положением о штрафах за нарушение правил расчетных операций учреждения банков уплачивают штрафы клиентам за несвоевременное или неправильное зачисление сумм на их счет, несвоевременную или неправильную отправку расчетных документов, выдачу неверных выписок из счетов. При нарушении правил документооборота и уплате в связи с этим штрафов клиентам учреждения банков взыскивают причиненный им ущерб в установленных законом пределах с тех работников, по вине которых были допущены ошибки.

банк документооборот кассовый

Список использованных источников

1.Федеральный закон от 02.12.1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности»

2.Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

3.Положение Банка России от 16.07.2012 г. № 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»

4.Положение Банка России от 29.06.2012 г. № 384-П «О платежной системе Банка России»

5.Ширинская З.Г., Нестерова Т.Н., Соколинская Н.Э. Бухгалтерский учет и операционная техника в банках. - М.: ИНФРА-М, 2009.

6.Ольхова Р.Г. Система внутреннего контроля коммерческого банка //Бизнес и банки. - № 31. - 2010.

7.www.bibliotekar.ru

8.www.bmpravo.ru

9.www.eurobanki.ru

Размещено на Allbest.ru