Назначение и состав информационно-справочных материалов

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Документирование информационно-справочных материалов

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав информационно-справочных документов

· докладная записка

· служебная записка

· объяснительная записка

· предложение

· представление

· заявление

· все разновидности переписки

· протокол

· акт

· справка

· заключение

· отзыв

· сводка

· список

· перечень

Назначение и состав информационно-справочных материалов.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации. Отдельные разновидности этих документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на информационно-справочные и справочно-аналитические документы:

Составление и оформление информационно-справочных документов

Протокол- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.)

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе. документирование электронный письмо

Существует два вида протоколов: полные и краткие.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Иногда указывается реквизит "место составления документа" (например, при протоколировании выездного заседания).

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров, Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: в водной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности при отутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ…, ВЫСТУПИЛИ…, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Затем с новой строки указываются фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку «(Текст доклада прилагается)».

В разделе"ВЫСТУПИЛИ"фиксируются фамилии с инициалами (при необходимости - должности) выступавших, содержание выступления, вопросы к докладчику и ответы на них

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записываются принятые решения. Решение формируется кратко, точно, лаконично. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, может содержать следующие составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При необходимости постановляющая часть может делиться на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавший может завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Образец объяснительной записки представлен в приложении 15.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии изменения, уточнения, гарантии, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Письмо составляется на специальном бланке для писем (см. приложения 4 и 5). Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации - автора, ее почтовые реквизиты, дата, номер документа, адресат, заголовок к тексту (для писем, составленных на бланке формата А4), отметка о наличии приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которого приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: "Просим выделить 15 компьютеров для оснащения подразделений бухгалтерии".

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.

Приводимые факты должны быть объективны, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможности т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа:"внимательно рассмотрев Ваши предложения…", "Тщательно изучив Ваши замечания…".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена…", "В порядке исключения…", "В связи…", "В соответствии…"и т.п.

Причины принятия решений также формируются с помощью деепричастных оборотов:"учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь"и т.д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения автора, оно уже имеется в самом бланке.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.п.). Начало письма может иметь следующие варианты обращения:

- Уважаемый Игорь Леонидович!

- Уважаемый г-н Сергеев!

- Господин Сергеев!

По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо - составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами:"Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем"и т.п., далее указываются вид, заголовок и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:

Направляем Вам "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Текст инструкций дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 1995 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Особую важность имеют так называемые договорные письма, которые подтверждают факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем Вам подписанный нами договор в 2-х экземплярах. Просим Вас подписать данный договор и один экземпляр возвратить нам не позднее…

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия.

Например:

17-18 июня 2000 г. фирма "Метатехнология" и издательский дом "Открытые системы" проводят семинар "Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом". Для участия в семинаре необходимо перечислить $100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет: … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам:…

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например:

ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез" подготовила к изданию книгу "Делопроизводство в бухгалтерии". В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 129-9261.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых товаров и услуг.

Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

Ниже приводим пример текста рекламного письма.

Предлагаем Вам систему электронного документооборота "DOGSOPEN3.0", предназначенную для организации безбумажного документооборота между всеми подразделениями и представительствами Вашей компании.

Используя "DOGSOPEN3.0", сотрудник компании может отдавать и получать различные распорядительные и отчетные документы, справки, контролировать процесс выполнения своих распоряжений, оценивать проделанную работу, сдавать документы в архив, отслеживать общее состояние дел в компании или ее подразделении, выполнять другие необходимые действия.

Документы автоматически сортируются по каталогам. Становятся доступными адресатам, отслеживаются, проверяются науничтожаемость, заполняемость, принятие и завершенность, перемещаются из каталога в каталог и т.д. При этом пользователи получают различного рода сообщения, предупреждения и напоминания.

Система позволяет: упорядочить управленческий документооборот, избавиться от вороха бумажной документации, сэкономить рабочее время, руководителю иметь целостную картину состояния дел в организации и контролировать ситуацию, повысить исполнительскую дисциплину.

"Извещаем", "Сообщаем", "Ставим вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Например:

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.99 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале, марте 2000 года. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Например:

Подтверждаем участие двух специалистов в проводимом Вами семинаре. Деньги за участие в размере 3 тыс. рублей переведены на указанный Вами расчетный счет.

Или:

Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 02-06/124 от 05.09.99. Решение правления будет принято не позднее 12.10.99 и сообщено Вам.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Пометка "Вторично", помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по независящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "напоминаем". Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с контрактом № 24/91 от 17.03.99 работа по монтажу оборудования должна быть завершена до 17.06.99.

Просим Вас сообщить о состоянии работы.

Или:

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом от 027-64 от 02.06.99 истек 01.09.99.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата и предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста письма должно быть предельно ясным и четким. Например:

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл- сервером.

Оплата гарантируется со счета №… в МДМ банке.

Или:

АО "Интермаш" подтверждает готовность принять Ваших представителей в количестве трех человек в период с 8-го по 15 июля 2000 года. Гарантируем предоставление гостиницы и оплату транспортных расходов.

Гарантийные письма часто имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Письмо-просьба может быть изложено от первого лица множественного числа ("Просим…"), от первого лица единственного числа ("Прошу…"), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит…", "Администрация просит…" и т.п.). Например:

Для планируемого увеличения выпечки изделий для жителей муниципального округа "Ясенево" с 1 до 5 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. метров.

Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в четкой и корректной форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Например:

Запрашиваемая Вами реставрационная бумага не может быть поставлена в оговоренные ранее сроки в связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов.

Или:

Сообщаем Вам, что документы завода "Факел" Петровского района Ульяновской области за 1954-56 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы на указанном заводе за указанные годы не представляется возможным.

Кроме того, в таких письмах могут использоваться следующие обороты:

- К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...

- К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем…

- К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за…

Отдельную группу составляют так называемые инструкционные (директивные) письма, которые исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара; ответы продавцов.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

Большинство писем обычно заканчивается типовыми фразами:

- Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной;

- Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества;

- Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей;

- С уважением, …

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письма по финансовым вопросам подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй хранится в деле.

Вносить какие-либо исправления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образцы исходящего и входящего письма даны в приложениях 16 и 17.

Следует помнить, что письма иностранным деловым партнерам составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты (ISO) на основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо. Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланках с полями по 1 дюйму (2,54 см).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например "фрахт судов", "продажа недвижимости" и т.д.

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается юридический адрес фирмы, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны представительств компании и ее филиалов.

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля (номер письма, дата, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение).

Ссылка (номер) документа может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой.

Дата указывается буквенно-цифровым способом.

Адрес получателя состоит из расположенных построчно:

- имени и фамилии получателя,

- наименование компании,

- номер дома, улицы,

- города,

- штатов (графства), почтового округа (указанного цифрами),

- страны.

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв, предпоследний обозначает город или организацию внутри страны и т.д.

Размещено на Allbest.ru

...