Особенности ведения бухгалтерского учета в банке в ОАО "СКБ-Банк" в отделе Департамента персонала

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Уральский государственный экономический университет

Отчет

о прохождении производственной практики

на тему: Особенности ведения бухгалтерского учета в банке в ОАО «СКБ-БАНК» в отделе Департамента персонала

Выполнила:

Костромина Алёна Алексеевна

Екатеринбург 2015 г.



Содержание

Введение

1. Характеристика Банка

1.1 Наименование и место нахождения Банка

1.2 Правовое положение Банка

1.3 Философия бизнеса

1.4 Историческая справка

2. Работа банк

2.1 Банковские операции и другие сделки Банка

2.2Уставный капитал Банка

2.3 Миссия Банка

3. Анализ прохождения практики в отделе ведомственного архива

Заключение

Приложение



Введение

Производственная практика является неотъемлемой частью учебного процесса. Она обеспечивает углубление и закрепление теоретических знаний, получение конкретных практических навыков в работе по специальности, ознакомление с необходимым информационным материалом для уверенной работы на предприятии торговли в будущем, а также установление необходимых деловых контактов с предприятиями и организациями.

Производственная практика способствует приобретению умения применять полученные теоретические знания в условиях конкретной профессиональной деятельности, что способствует становлению специалиста, развивает способности аналитического и перспективного мышления.

Место прохождения практики: Акционерный коммерческий банк содействия коммерции и бизнесу" (ОАО "СКБ-банк")

Место нахождения компании: Российская Федерация, г. Екатеринбург, ул. Народной Воли 81/а

Производственная практика была пройдена мной в период с 30.11.2015 г. по 27.12.2015 г. в отделе кадрового делопроизводство департамента персонала.

Основной целью прохождения практики является закрепление теоретических знаний и приобретение практических навыков, исследование особенностей ведения бухгалтерского учета в банке.



1. Характеристика Банка

Открытое акционерное общество «Акционерный коммерческий банк содействия коммерции и бизнесу», именуемое в дальнейшем Банк, является кредитной организацией, зарегистрированной Центральным банком Российской Федерации 20 апреля 1992 года, регистрационный номер 705, созданной по решению общего собрания учредителей в организационно-правовой форме акционерного общества открытого типа (протокол № 1 от 5 ноября 1991 года) путем преобразования Свердловского коммерческого банка «СКБ-банк», зарегистрированного Центральным банком РСФСР 2 ноября 1990 года, регистрационный номер 705, и является его правопреемником.

В соответствии с решением общего собрания акционеров Банка (протокол № 1 от 17 мая 1996 года) наименование организационно-правовой формы Банка приведено в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации и определено как открытое акционерное общество.

Банк входит в банковскую систему Российской Федерации и в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, настоящим Уставом, решениями общего собрания акционеров Банка, Совета директоров Банка, принятыми в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Банк создан без ограничения срока его деятельности и осуществляет свою деятельность на основании лицензии Банка России.

1.1 Наименование и место нахождения Банка

Полное фирменное наименование Банка: открытое акционерное общество «Акционерный коммерческий банк содействия коммерции и бизнесу».

Сокращенное фирменное наименование Банка: ОАО «СКБ-банк».

Полное фирменное наименование Банка на английском языке : JOINT-STOCK COMMERCIAL BANK OF SUPPORT TO COMMERCE AND BUSINESS.

Сокращенное фирменное наименование Банка на английском языке: SKB-BANK.

Место нахождения Банка: г. Екатеринбург, ул. Народной Воли 81/а.

1.2 Правовое положение Банка

Банк является юридическим лицом, которое для извлечения прибыли как основной цели своей деятельности на основании специального разрешения (лицензии) Банка России осуществляет банковские операции, предусмотренные федеральным законом.

Банк вправе участвовать в создании и создавать самостоятельно на территории Российской Федерации и за ее пределами другие коммерческие и некоммерческие организации в соответствии с законодательством Российской Федерации и соответствующего иностранного государства, входить в союзы и ассоциации кредитных организаций, создаваемые с целью защиты и представления интересов кредитных организаций, координации их деятельности, выработки рекомендаций по осуществлению банковской деятельности и решению иных совместных задач кредитных организаций.

Банк проводит работы, связанные с использованием сведений, составляющих государственную тайну, в порядке, установленном действующим законодательством.

Банк как юридическое лицо имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. Банк может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Банк вправе в установленном нормативными актами Банка России порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами.

Банк имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. Банк вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

Банк несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ему имущества и имущественных прав, на которые по действующему законодательству Российской Федерации может быть обращено взыскание.

Банк не отвечает по обязательствам своих акционеров. Акционеры Банка не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью Банка, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Банк не отвечает по обязательствам государства и его органов, Банка России, равно как государство и его органы, Банк России не отвечают по обязательствам Банка, за исключением случаев, когда государство и Банк России приняли на себя такие обязательства.

1.3 Философия бизнеса

СКБ-банк имеет исторические и экономические предпосылки для того, чтобы стать системообразующей кредитной организацией на рынке банковских услуг России.

СКБ-банк осуществляет постоянное внедрение новейших передовых банковских продуктов и технологий обслуживания, отвечающих потребностям Клиентов и Акционеров.

СКБ-банк способствует развитию экономической и социальной инфраструктуры на территории своего присутствия. Создавая и оптимизируя разветвленную сеть подразделений, Банк планомерно расширяет географию бизнеса адекватно интересам своих Клиентов и Акционеров.

СКБ-банк предоставляет своим Клиентам равные возможности эффективного управления своими средствами и равно комфортные условия обслуживания, тщательно изучает потребности и возможности каждого Клиента, независимо от его статуса и местонахождения.

СКБ-банк грамотно управляет рисками таким образом, чтобы обеспечить приемлемый уровень доходности для своих Клиентов и Партнеров, при сохранении статуса надежного, устойчивого банка.

СКБ-банк работает по правилам цивилизованного рынка, который строит свои отношения с Клиентами и Партнерами на основе правовых и этических норм ведения бизнеса, в соответствии с профессиональными стандартами деятельности. Одним из наиболее ценных его активов является безупречная деловая репутация.

СКБ-банк работает в режиме диалога со своими сотрудниками и обеспечивает высокий уровень их профессионализма. Отношения Банка и его сотрудников характеризуются уважением, доверием и ориентацией на единые корпоративные ценности.

1.4 Историческая справка

2 ноября 1990 года, на базе Свердловского областного управления Агропромбанка, создан «Акционерный коммерческий банк содействия коммерции и бизнесу» (ОАО «СКБ-банк»). В этот день Банку была выдана лицензия на осуществление банковских операций.

20 апреля 1992 года - в Центральном Банке России произведена регистрация СКБ-банка в качестве акционерного.

Июль 1992 года - в Екатеринбурге открыт филиал «Центральный».

Апрель 1993 года - открыт первый иностранный корреспондентский счет в банке Credit Suisse (Швейцария, Цюрих).

Август 1993 года - СКБ-банк получил Генеральную лицензию ЦБ РФ № 705 на осуществление банковских операций.

Сентябрь 1993 года - произведен первый платеж в реальном времени по системе SWIFT, позволяющей мгновенно осуществлять перевод денег по всему миру. Банк становится членом Общества всемирных банковских финансовых телекоммуникаций (SWIFT).

Октябрь 1995 года - совершена первая сделка через информационно-дилинговую систему «REUTERS».

Февраль 1996 года - СКБ-банк стал уполномоченным банком Правительства Свердловской области, в статусе которого банк обслуживает счета областных министерств, администраций муниципальных образований, участвует в реализации социально-значимых программ: по обеспечению области лекарствами, проведению связанных денежных расчетов и ряде других.

1996 год - банк произвел первую эмиссию пластиковых карт платежной системы «ЮНИОН КАРД».

2000 год - в банке заключен первый договор на обслуживание клиентов по системе «Банк - Клиент».

В 2001 году стратегическим партнером СКБ-банка становится ЗАО «Группа «Синара».

2002 год - Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте РФ (ФАПСИ) выдало банку пакет лицензий, подтверждающих высокое качество системы защиты информации банка.

Январь 2003 года - банк получил комплект лицензий профессионального участника рынка ценных бумаг: на ведение брокерской, дилерской, депозитарной деятельности и лицензию на осуществление доверительного управления.

Июнь 2003 года - создана объединенная сеть банкоматов, в которую вошли СКБ-банк и Уралвнешторгбанк.

Август 2003 года - банк становится первым в Свердловской области по собственному и уставному капиталу.

Ноябрь 2003 года - банком выдан первый ипотечный кредит в рамках федеральной программы ипотечного жилищного кредитования.

Ноябрь 2004 года - сумма вкладов физических лиц и средств на карточных счетах банка превысила 2 млрд. рублей.

10 ноября 2004 года - Комитет банковского надзора Банка России вынес положительное заключение о соответствии СКБ-банка требованиям к участию в государственной системе страхования вкладов.

Декабрь 2004 года - СКБ-банк стал ассоциированным членом системы VISA.

27 января 2005 года - СКБ-банк первым среди банков Свердловской области получил комплект лицензий ФСБ в сфере информационной безопасности.

Апрель 2005 года - СКБ-банк и Председатель Правления М.Я. Ходоровский признаны лауреатами конкурса "Элита фондового рынка - 2004".

Июнь 2005 года - банком выдан 1 000-й ипотечный кредит.

Июль 2005 года - сайт СКБ-банка признан победителем общероссийского конкурса "Золотой сайт" по Уральскому региону.

Август 2005 года - состоялось открытие нового дополнительного офиса банка "Нижнетагильский".

Ноябрь 2005 года - СКБ-банк отмечает 15-летний юбилей.

Апрель 2006 года - открыто 2 новых офиса в Екатеринбурге: "Ботанический" и "Пионерский".

Май 2006 года - привлечен синдицированный кредит на 210 млн. рублей.

Август 2006 года - Банк получил краткосрочный рейтинг кредитоспособности от агентства "Рус-Рейтинг" на уровне В+, прогноз: стабильный.

Август 2006 года - открыт филиал в городе Таганроге (Ростовская область).

Ноябрь 2006 - открыты филиалы в Тюмени и Челябинске.

Январь 2007 - открыт филиал в Перми.

Февраль 2007 - открыт филиал в городе Волжский и офис в Волгограде.

Апрель 2007 - Агентство Moody's присвоило Банку долгосрочные рейтинги по международной (B2) и национальной (Baa1.ru) шкале.

Июнь 2007 - Банк России зарегистрировал отчет об итогах дополнительной эмиссии акций ОАО "СКБ-банк". Акционером Банка стал Европейский банк реконструкции и развития, доля ЕБРР в уставном капитале Банка составила 25,99%.

Июль 2007 - рейтинг кредитоспособности от агентства "Рус-Рейтинг" повышен до уровня «ВВ-», что обусловлено вхождением в состав акционеров Банка крупного иностранного инвестора - ЕБРР, увеличением капитала Банка, расширением географии присутствия, ростом розничного бизнеса, сохранением позитивных изменений в корпоративном управлении.

Октябрь 2007 - Банком выпущено 400 000 банковских карт.

Ноябрь 2007 - агентство Fitch Ratings присвоило рейтинги СКБ-банку: долгосрочный рейтинг дефолта эмитента («РДЭ») «B-(B минус)», прогноз «Стабильный», краткосрочный РДЭ «B», индивидуальный рейтинг «D/E».

Декабрь 2007 - Облигации ОАО «СКБ-банк» внесены в RTS Board - информационную систему, предназначенную для индикативного котирования ценных бумаг. Облигации СКБ-банка участвуют в торгах на ММВБ.

Март 2008 - собственные средства (капитал) Банка превысили 5 млрд. рублей. Банк стал крупнейшим в регионе по этому показателю.

Октябрь 2008 - открыт филиал в Вологде.

Ноябрь 2008 - открыты филиал в Рязани и Омске. Декабрь 2008 - Банк аккредитован при государственном Агентстве по страхованию вкладов и вправе действовать от его имени и за его счет при выплате возмещений по вкладам клиентам иных банков.

Март 2009 - рейтинг кредитоспособности от агентства "Рус-Рейтинг" повышен до уровня «ВВ+», присвоенный рейтинг обоснован факторами текущего состояния СКБ-банка: высокой вероятностью поддержки банка государством, наличием финансово сильных собственников и вероятностью поддержки банка с их стороны, имеющимися рыночными позициями.

Октябрь 2009 - В результате получения субординированного займа от Государственной корпорации "Внешэкономбанк", капитал СКБ-банка превысил 8,1 млрд. рублей.

Июль 2010 - Рейтинговое агентство Fitch Ratings повысило долгосрочный рейтинг дефолта эмитента («РДЭ») СКБ-банка с уровня “ B -" до “ B ”. Присвоен прогноз "Стабильный".

Август 2010 - СКБ-банк открыл офис в Иркутске. Новый офис стал самой восточной точкой на карте филиальной сети Банка.

Март 2011 - интернет-сервис СКБ-банка для частных лиц «Банк-на-Диване», по признанию агентства «Эксперт РА», вошел в тройку лучших в России.



2. Работа Банка.

2.1 Банковские операции и другие сделки Банка

Банк вправе осуществлять следующие банковские операции:

- привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);

- размещение привлеченных средств от своего имени и за свой счет;

- открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

- осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;

- инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

- купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах;

- привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов (при наличии соответствующей лицензии Банка России);

- выдача банковских гарантий;

- осуществление переводов денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов (за исключением почтовых переводов).

Банк помимо перечисленных в пункте 5.1 настоящего Устава банковских операций вправе осуществлять следующие сделки:

- выдачу поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме;

- приобретение права требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме;

- доверительное управление денежными средствами и иным имуществом по договору с физическими и юридическими лицами;

- осуществление операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- редоставление в аренду физическим и юридическим лицам специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей; банк операции миссия архив

- лизинговые операции;

- оказание консультационных и информационных услуг.

Банк вправе осуществлять иные сделки в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Все банковские операции и другие сделки осуществляются в рублях, а при наличии соответствующей лицензии Банка России - и в иностранной валюте. В соответствии с лицензией Банка России на осуществление банковских операций Банк вправе осуществлять выпуск, покупку, продажу, учет, хранение и иные операции с ценными бумагами, выполняющими функции платежного документа, с ценными бумагами, подтверждающими привлечение денежных средств во вклады и на банковские счета, с иными ценными бумагами, осуществление операций с которыми не требует получения специальной лицензии в соответствии с федеральными законами, а также вправе осуществлять доверительное управление указанными ценными бумагами по договору с физическими и юридическими лицами. Банк также вправе осуществлять профессиональную деятельность на рынке ценных бумаг в соответствии с федеральными законами. Банк вправе осуществлять другие виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации и не противоречащие целям и предмету деятельности Банка.

2.2 Уставный капитал Банка

Уставный капитал Банка составляется из номинальной стоимости акций Банка, приобретенных акционерами.

Уставный капитал Банка сформирован в сумме 1 351 145 000 (один миллиард триста пятьдесят один миллион сто сорок пять тысяч) рублей и разделен на 1 350 530 805 (один миллиард триста пятьдесят миллионов пятьсот тридцать тысяч восемьсот пять) обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая и 614 195 (шестьсот четырнадцать тысяч сто девяносто пять) привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая. Уставный капитал Банка определяет минимальный размер имущества, гарантирующего интересы его кредиторов.

Уставный капитал Банка может быть увеличен путем увеличения номинальной стоимости акций или размещения дополнительных акций.

Решение об увеличении уставного капитала Банка путем увеличения номинальной стоимости акций принимается общим собранием акционеров Банка.

Решение об увеличении уставного капитала Банка путем размещения дополнительных акций принимается общим собранием акционеров или Советом директоров Банка в соответствии с их компетенцией, определенной настоящим Уставом. Дополнительные акции могут быть размещены Банком только в пределах количества объявленных акций, установленного настоящим Уставом.

Решение об увеличении уставного капитала Банка может быть принято только после государственной регистрации изменений, вносимых в настоящий Устав по итогам предыдущей эмиссии акций Банка относительно нового размера его уставного капитала и количества размещенных и объявленных акций.

Уставный капитал Банка может быть уменьшен путем уменьшения номинальной стоимости акций или путем приобретения и погашения части акций в целях сокращения их общего количества.

Уставный капитал Банка должен быть уменьшен путем погашения акций, поступивших в распоряжение Банка, в случаях:

-если акции, право собственности на которые перешло к Банку в соответствии с пунктом 1 статьи 34 Федерального закона «Об акционерных обществах», не были реализованы в течение одного года после их приобретения;

-если акции, приобретенные Банком в соответствии с пунктом 2 статьи 72 Федерального закона «Об акционерных обществах», не были реализованы в течение одного года с даты их приобретения;

- если акции, выкупленные Банком по требованию акционеров, не были реализованы через один год со дня перехода права собственности на выкупаемые акции к Банку.

Банк не вправе уменьшать свой уставный капитал, если в результате такого уменьшения его размер станет меньше минимального размера уставного капитала кредитной организации, определенного федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными актами Банка России на дату представления документов для государственной регистрации соответствующих изменений в Уставе Банка, а в случаях, когда в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации Банк обязан уменьшить свой уставный капитал, - на дату государственной регистрации Банка.

Если по данным отчетности Банка и (или) по результатам проверки Банка России установлено, что величина собственных средств (капитала) Банка оказывается меньше размера его уставного капитала, Банк обязан в порядке, сроки и на условиях, предусмотренных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными актами Банка России, осуществить меры по увеличению величины собственных средств (капитала) до размера уставного капитала, а в случае невозможности ее увеличения - уменьшить размер уставного капитала до величины собственных средств (капитала).

Величина собственных средств (капитала) Банка определяется в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.

Решение об уменьшении уставного капитала Банка принимается общим собранием акционеров Банка.

В соответствии с законодательством Российской Федерации Банк создает резервный фонд. Размер резервного фонда составляет 15 процентов от величины уставного капитала Банка. Для формирования резервного фонда Банк ежегодно производит отчисления не менее 5 процентов от чистой прибыли до достижения установленного размера резервного фонда.

2.3 Миссия банка

Банк призван предоставлять широкий спектр стандартизированных и высокотехнологичных банковских услуг и продуктов клиентам на всей территории Российской Федерации.



3. Анализ прохождения практики в отделе ведомственного архива

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранении после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной систем в делопроизводства и основными правилами работы ведомственных архивов.

Составление и оформление описей дел в делопроизводстве ОАО «СКБ-Банк».

Главной проделанной работой в качестве практиканта была сдача в архив документов по личному составу ( приказы по личному составу. Личные дела и личные карточки сотрудников уволившихся в 2011г.) Расскажу о всех этих этапах подготовки.

1 Этап. Оформление дел.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находили заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

2 Этап. Полное или частичное оформление дел.

1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

· Подшивку или переплет дела.

· Нумерацию листов в деле.

· Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела.

· Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела допускаются хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3 Этап. Подшивка (переплет) дела.

1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документов удаляются.

2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях-бланки форм для внутренней описи документов дела.

4 Этап. Нумерация листов дела.

1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположении документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

2. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерацией листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

5 Этап. Составление заверительной надписи дела.

1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

2. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителей дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

3. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количества пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+», количество листов внутренне описи.

4. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела;

· Наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

· Номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

· Номера крупноформатных листов;

· Номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

5. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

6. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

6 Этап. Составление внутренней описи документов дела.

1. Внутреннюю опись необходимо составлять в делах постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

2. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в котором указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

7 Этап. Оформление обложки дела постоянного, временного хранения.

Обложка дела постоянного, временного хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

· Наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

· Наименование структурного подразделения;

· Индекс дела;

· Номер дела;

· Заголовок дела;

· Аннотация к документам дела;

· Дата дела;

· Количество листов в деле;

· Срок хранения дела;

· Архивный шифр дела;

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственного подчинена.

Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

8 Этап. Дата дела.

На обложке дела обязательно указывается дета дела - годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнения лица, на которое оно заведено.

9 Этап. Составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации.

1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД, составляются в описи дел.

2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

3. Описи составляются отдельно на:

· Дела постоянного хранения;

· Дела временного хранения;

· Дела по личному составу и иные однотипные дела;

· На дела, состоящие из специфических, характерны только для данной организации, документов;

· Служебные ведомственные издания.

10 Этап. Оформление описи дел структурного подразделения.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дела по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЭК), опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК.

По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно - справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).



Заключение

В деятельности банка образуются документы постоянного, долговременного (10 лет и свыше), временного (до 10 лет) хранения и по личному составу. Так же в банке имеется электронный архив - часть централизованного архива банка - это структурированная совокупность архивной информации, представленная в электронном виде, позволяющая использовать возможности электронной обработки, учета, хранения, поиска, предоставления больших массивов информации. Документы в электронном архиве могут просматриваться и распечатываться, но не изменяться.

Цели создания электронного архива:

· необходимость хранения ряда документов (требования законодательства и внутренних нормативных документов);

· их хранить гораздо дешевле, чем на бумаге;

· возможен быстрый поиск, копирование, разграничение доступа, создание иерархий, классификаций и связей документов;

· ряд документов, которые создаются только в электронном виде, должны храниться только в электронном виде;

· возможность хранения очень больших объемов информации.

Документы в электронном архиве могут быть разбиты на следующие группы:

· офисные документы;

организационно-распорядительные документы (старые);

· нормативные документы (старые);

· оперативные документы;

· первичные документы;

- отчетность и т.д.

Электронный архив может физически состоять из нескольких частей, АБС, аппаратно-программных комплектов.



Приложение

Сроки хранения банковских документов

№ п/п	Наименование дел	Срок хранения
I. Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы
1	Решения, постановления, протоколы высших органов управления кредитной организации и документы к ним	Постоянно
2	Постановления, протоколы заседаний исполнительного органа кредитной организации и документы к ним	Постоянно
3	Приказы и распоряжения кредитной организации	Постоянно
4	Инструкции, правила, положения и другие внутренние нормативные документы кредитной организации	Постоянно
II. Документы о приеме и передаче филиалов
5	Документы о приеме филиалов других кредитных организаций или передаче филиалов в другие кредитные организации, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы филиалов и документы к ним	Постоянно
III. Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности
6	Документы (отчеты, акты, справки) ревизий и проверок кредитной организации органами финансового контроля	Постоянно
7	Отчеты о контрольно-ревизионной работе и документы к ним	Постоянно
8	Отчеты кредитной организации о финансово-хозяйственной деятельности	Постоянно
9	Бухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объяснительные записки, рекламации)	Постоянно
10	Отчеты о кассовой работе и инкассации	Постоянно
11	Лицевые счета по учету уставного капитала	Постоянно
12	Журналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерского учета по балансовым и внебалансовым счетам, ведомости синтетического учета	5 лет
13	Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов	5 лет
14	Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях ЦБ РФ и других банках и приложения к ним	5 лет
15	Выписки по корреспондентским счетам "ностро" и "лоро", дебетовые и кредитовые авизо, ежедневные ведомости операций по счетам "ностро" и "лоро"	5 лет
IV. Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами
16	Проспекты эмиссий выпусков ценных бумаг	Постоянно
17	Условия выпусков депозитных, сберегательных сертификатов, векселей и документы по ним	Постоянно
18	Годовые отчеты о работе с ценными бумагами	Постоянно
19	Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов	Постоянно
20	Выписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным бумагам, принятым на хранение, закрытые лицевые счета по приему на хранение ценных бумаг	10 лет
21	Ордера по приему на хранение и выдаче ценных бумаг и приложения к ним; сохранные свидетельства по закрытым лицевым счетам, описи, свидетельства, завещания и доверенности; ордера на принятые ценные бумаги для зачисления в доход государства с приложенными к ним документами	10 лет
22	Документы (платежные поручения, расчеты) о расчетах с федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам	5 лет
23	Документы о размещении акций инвестиционных фондов (лицевые счета владельцев, справки о денежных средствах, поступивших в уплату за акции фондов, отчеты, справки о расходовании денежных средств)	5 лет
24	Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов	5 лет
25	Документы о совершении операций с ГКО (заявки на продажу, выписки из реестра сделок, ежемесячные отчеты, лицевые счета, счета "депо", платежные поручения Системы электронных межбанковских расчетов, выписки по счетам "ностро", журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциям с облигациями и т.п.)	5 лет
26	Документы по депозитным и конверсионным операциям	5 лет
V. Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации
27	Акты об отводе земельных участков для строительства и расширения объектов, планы, паспорта земельных участков и документы к ним	Постоянно
28	Индивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденная проектно-сметная документация на строительство и реконструкцию	Постоянно
29	Документы (акты, решения, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительством объектов	Постоянно
30	Паспорта зданий, сооружений	15 лет
31	Договоры, акты о приеме, передаче зданий, сооружений	Постоянно
32	Паспорта оборудования	5 лет
33	Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов кредитной организации	Постоянно
34	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене материально-ответственных лиц	10 лет
35	Журналы учета лиц, допускаемых к открытию, закрытию, опечатыванию денежных хранилищ, кладовых, сейфов, книги регистрации передачи печатей и ключей	5 лет
36	Акты ревизий кладовых и касс операционных отделов	5 лет
37	Книги учета принятых и выданных наличных денег, ценностей и ценных бланков, тетради учета прихода и расхода наличной валюты	5 лет
38	Документы по инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей, договоры, акты на приобретение, списание основных средств и инвентаря	5 лет
VI. Документы кредитной организации по кадровой работе
39	Приказы, распоряжения кредитной организации о приеме, переводе, поощрении, увольнении работников и журналы регистрации приказов по личному составу	Постоянно
40	Утвержденные штатные расписания и документы по их изменению	Постоянно
41	Лицевые счета работников кредитной организации	75 лет
42	Книги (журналы) регистрации несчастных случаев	Постоянно
43	Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных документов, характеристики, представления) сотрудников	75 лет
44	Личные карточки сотрудников (в т.ч. временных работников)	75 лет
45	Список (штатно-списочный состав) работников кредитной организации и филиалов	75 лет
46	Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации	75 лет
47	Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами	75 лет
48	Статистические отчеты, сведения о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации	Постоянно
49	Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комиссий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами	Постоянно
50	Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциям кредитной организации	5 лет
51	Документы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов	5 лет
52	Справки на получение льгот по налогам	5 лет
VII. Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами
53	Книги регистрации открытых счетов юридических лиц	Постоянно
54	Карточки учета вкладчиков, вкладов, займов, казначейских обязательств, сертификатов	Постоянно
55	Документы по закрытым счетам вкладчиков: ордеров сберегательных книжек, пластиковых карточек, извещения с образцом подписей вкладчиков, ордера на выдачу и перевод вкладов, завещательные распоряжения, заявления об утрате книжек и пластиковых карточек и другие документы	25 лет
56	Выписки остатков вкладов из лицевых счетов вкладчиков	25 лет
57	Карточки закрытых и условно-закрытых лицевых счетов	5 лет
58	Ордера, заявления на переводы вкладов, чеки, книжки, доверенности, поручения на перечисление платежей и другие документы по операциям со вкладами	5 лет
59	Завещательные распоряжения и доверенности вкладчиков	5 лет
60	Документы о переводных операциях: реестры заявлений о переводе вкладов, заявления о переводе, журналы полученных кредитовых авизо и выданных сумм перевода, экземпляры кредитовых авизо и платежных поручений	5 лет
61	Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату	5 лет
62	Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма	5 лет
63	Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати	5 лет
64	Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц	5 лет
65	Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц	5 лет
66	Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним	5 лет
VIII. Документы по валютным операциям
67	Отчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублях	Постоянно
68	Статистические отчеты о ведении открытой валютной позиции, движении наличных средств и платежных документов в иностранной валюте, иностранных активов и пассивов, о контроле за поступлением экспортной валютной выручки	Постоянно
69	Документы по валютно-обменным операциям граждан	5 лет
70	Документы по организации кассовой работы с валютными ценностями, в т.ч. инкассо наличной валюты	5 лет
71	Паспорта сделок по экспортным операциям, переписка о гарантиях и аккредитивах по экспортным и импортным операциям	5 лет
IX. Документы по кредитной работе
72	Документы ( справки, расчеты, сведения, переписка с Министерством финансов РФ) о возврате кредитных ресурсов, находящихся в составе государственного долга, и доходах по ним	Постоянно
73	Соглашения с Министерством финансов РФ, ЦБ РФ, министерствами и ведомствами о передаче кредитных ресурсов	10 лет
74	Статистические отчеты о кредитовании населения и юридических лиц	Постоянно
75	Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные договоры, срочные обязательства на возврат кредита и уплату процентов по нему, дополнительные соглашения, документы по проверке целевого использования кредита, карточки с образцами подписей и печати, переписка; документы, дающие право на получение кредита и подтверждающие платежеспособность юридических лиц (копии уставов, лицензий, свидетельств о регистрации, справки о составе оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с приложениями, статистические отчеты)	5 лет
76	Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заемщиков	5 лет
77	Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заемщиков	5 лет
78	Ведомости срочной и просроченной задолженности по кредитам	5 лет
79	Журналы регистрации кредитных договоров, в т.ч. межбанковских кредитов и кредитов населению	5 лет
80	Журналы регистрации договоров о привлечении кредитных ресурсов юридических лиц в депозит, депозитный сертификат, вексель	5 лет
81	Расчетные ведомости, платежные документы, переписка о привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении доходов по ним	5 лет
82	Документы о выдаче ссуд населению: заявления на выдачу ссуд, справки о доходах, поручительства, справки о доходах поручителей, кредитные договоры, распоряжения о выдаче ссуд, дополнительные соглашения и другие документы	5 лет
83	Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию ссуд	5 лет
X. Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами
84	Документы о злоупотреблениях и хищениях в кредитной организации	3 года
85	Исковые заявления, акты, справки, претензии, переписка с правоохранительными органами по уголовным и гражданским делам; копии решений, приговоров, частных определений, постановлений	3 года
86	Постановления судебных и правоохранительных органов о наложении и снятии арестов по счетам, вкладам, конфискации вкладов, ценных бумаг, решения судебных органов о приостановлении операций по счетам, исполнительные листы, переписка по ним и взысканиям	3 го

Размещено на Allbest.ru

...