Организация конфиденциального делопроизводства в банке

Размещено на http: //www. allbest. ru/

АОУ ВПО «Коми республиканской академии государственной службы и управления»

Организация конфиденциального делопроизводства в банке

Аврамова Елена Игоревна, соискатель,

преподаватель кафедры документоведения,

архивоведения и прикладной лингвистики

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства в банке должна включать в себя учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами[1].

Необходимо помнить, что все сотрудники, принимаемые на работу в банки должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте). Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих в организации нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Следует отметить, что на материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну банка наносится гриф ограничения доступа «Коммерческая тайна», а также указываются наименование банка и его место нахождения. На материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую банковскую тайну банка наносится пометка «Банковская тайна», а также указываются наименование банка и его место нахождения.

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, гибких магнитных дисков и других носителей информации, составляющей коммерческую и/или банковскую тайну, служебную информацию ограниченного распространения, предотвращения разглашения содержащихся в них сведений, в банке вводится порядок обязательного их учета, хранения, уничтожения и персональной ответственности работников, допущенных к работе с ними[2].

Учет и хранение конфиденциальных документов осуществляют секретари самостоятельных структурных подразделений. В тех подразделениях, где штатным расписанием не предусмотрена должность секретаря, конфиденциальные документы учитываются и хранятся лично начальником данного подразделения или назначенным его распоряжением работником.

Учет документов необходимо вести в журналах учета. Отметим, что в журналах запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Все вносимые исправления должны быть оговорены. Например: «Зачеркнутое по тексту не читать. Читать: «…текст исправления», подпись должностного лица, вносившего исправления и дата внесения исправления». Листы журнала (дела, книги т.д.) должны быть пронумерованы. На последнем листе делается надпись о количестве листов, удостоверенная подписью работника, ответственного за ведение учета. При нумерации допускается применение литерных листов (например: «15а»), в случае ошибочного повтора номера листа при нумерации, с обязательной оговоркой в надписи. Листы, пропущенные при нумерации также оговариваются в надписи[3]. Например: «В данном журнале пронумеровано 125 (сто двадцать пять) листов. Лист 15 пронумерован дважды, листы 7, 10, 121 пропущены при нумерации. Работник первого отдела Ю.Земляная» (проставляется фактическое количество листов, которое считается с учетом повторенных дважды и пропущенных при нумерации).

Как и в открытом делопроизводстве основным принципом учета является однократность присвоения регистрационного номера входящим, исходящим и внутренним документам. При передаче документа из одного самостоятельного структурного подразделения в другое его регистрационный номер не меняется. Конфиденциальные документы исполняются на автоматизированных рабочих местах, отвечающих требованиям информационной безопасности. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в журналах учета.

Тиражирование (копирование) конфиденциальных документов и производство выписок из таких документов осуществляется по письменному указанию (на обороте последнего листа копируемого документа) руководителя соответствующего самостоятельного структурного подразделения. На копии документа в правом верхнем углу первой страницы пишется слово «Копия», а на выписке - «Выписка».

Скопированные экземпляры документа (копии) учитываются за новым номером, в журналах учета указывается, когда и сколько экземпляров изготовлено и где они находятся.

Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учетными номерами. При этом на обороте последнего листа документа, с которого производилась выписка, делается отметка, с каких номеров листов или пунктов документа, в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены выписки.

Исходящая конфиденциальная корреспонденция отправляется за подписью лиц, правомочных подписывать документы, и только через работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства.

Пересылка документов с грифом «Коммерческая тайна» или пометками «Банковская тайна», «Для служебного пользования» осуществляется средствами специальной связи (фельдъегерская связь, специальные курьерские службы, заказные или ценные почтовые отправления). Конфиденциальные документы не подлежат пересылке по незащищенным каналам электрической связи (телеграф, факсимильная связь, электронная почта)[4].

Отправляемые документы должны быть надежно упакованы для предупреждения возможности ознакомления с ними в процессе доставки. На конверте указываются адреса, наименования получателя и отправителя. В правом верхнем углу конверта делается пометка «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» или «Для служебного пользования» в зависимости от содержания информации вложенных в конверт носителей информации (документов). На тех конвертах (документах), которые подлежат вручению лично адресату или уполномоченному им лицу, проставляется пометка «Лично».

В пределах одного населенного пункта конфиденциальные документы могут перевозиться на служебном автотранспорте Банка курьерами или нарочными. При этом, документы должны быть упакованы в конверт. Перевозка конфиденциальных документов общественным или личным транспортом запрещается[5].

Документы передаются должностному лицу, отвечающему за учет конфиденциальных документов, по реестру. Подпись лица, принявшего документы, заверяется печатью (штампом) организации получателя документов.

Поступающая в Банк конфиденциальная корреспонденция принимается уполномоченными работниками, отвечающими за учет конфиденциальных документов (в филиалах и дополнительных офисах Банка - работниками, ответственными за конфиденциальное делопроизводство) и регистрируется в журнале учета конфиденциальных документов.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» («Банковская тайна») после исполнения группируются в дела. При небольшом объеме конфиденциальных документов (до 150 документов в год), номенклатурой дел предусматривается заведение одного дела - «Коммерческая тайна» («Банковская тайна»). При большем объеме документов конфиденциальные документы группируются в дела отдельно или вместе с другими документами связанными единой темой. При этом гриф ограничения доступа дела соответствует грифу ограничения доступа входящих в дело документов. Документы, содержащие служебную информацию, допускается группировать в дела вместе с другими документами с пометкой «Для служебного пользования». Срок хранения дела определяется максимальным сроком хранения документов, входящих в дело. Дела постоянного и долговременного хранения (десять лет и более) должны иметь внутренние описи[6].

Конфиденциальные документы, дела, утратившие практическое значение, а также с истекшими сроками хранения, по заключению экспертной комиссии, должны уничтожаться по акту. Отбор документов и дел на уничтожение осуществляется экспертными комиссиями, назначаемыми для этих целей приказом Председателя Правления Банка. В состав экспертных комиссий включается не менее трех квалифицированных в области информации, содержащейся в отбираемых для уничтожения документах и делах работников, в том числе работник Службы экономической безопасности Банка, способных правильно определить практическое значение документов. Документы уничтожаются по акту уничтожения документов на основании решения Председателя Правления Банка, утвердившего акт экспертной комиссии, путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах или путем сжигания, а магнитные носители информации форматируются или размагничиваются (если это позволяет полностью и безвозвратно уничтожить информацию) или путем механических повреждений рабочей области магнитных носителей информации.

В учетных документах, после уничтожения материалов, делается отметка: «Уничтожено. Акт № ... от ... (дата)».

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (далее ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

1) разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;

2) разработка перечня издаваемых предприятием конфиденциальных документов; конфиденциальный делопроизводство банковский

3) снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

4) разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;

5) экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

6) проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

По окончании календарного года проводится проверка наличия всех конфиденциальных документов, независимо от того, где и у кого они находятся, и от времени их поступления (изготовления), исключая архив. Проверка производится специальной комиссией, назначаемой приказом Председателя Правления Банка, в составе не менее трех человек, с обязательным включением в ее состав работников Службы экономической безопасности Банка в сроки указанные в приказе о назначении комиссии.

В ходе проверки проверяется движение (поступление, отправка, копирование и уничтожение) документов, произошедшее за прошедший календарный год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов.

По результатам проверки (в трехдневный срок после окончания работы комиссии) составляется акт, в котором указываются:

а) вид проводившейся проверки;

б) название подразделения, где проводилась проверка;

в) основание проведения проверки;

г) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;

д) краткая характеристика состояния конфиденциального делопроизводства;

е) общее количество взятых на учет документов;

ж) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;

з) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, кому они выданы, причины не предъявления;

и) другие выявленные нарушения требований настоящей Инструкции, допущенные исполнителями и ответственными за учет в подразделениях, с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;

к) выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений[7].

Акт проверки подписывается всеми членами комиссии и утверждается Председателем Правления Банка.

Каждый сотрудник, работающий с конфиденциальной информацией, должен быть обеспечен нормативно-методическими документами, регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ. К ним относятся нормативные документы, закрепленные законодательно, а также методическая литература: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти ответы на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На рабочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные.

Итак, можно сделать вывод, что работа с конфиденциальными документами Банка не может быть достаточной, пока наряду с другими мерами не будет организована надежная защита информации в процессе документооборота. Прежде всего, необходимо знать, сколько и каких документов обращается в организации, а главное, по каким маршрутам они перемещаются от создания до момента уничтожения. Поэтому правильная организация конфиденциального делопроизводства в организации является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты.

Вопросы конфиденциального документооборота в организации несомненно играют важную роль в достижении ее экономических успехов.

Литература

1. О банках и банковской деятельности: федеральный закон от 02.12.1990 №395-1 // Собрание законодательств РФ. 1996. №6. Ст.492. О коммерческой тайне: федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ // Парламентская газета. - 2004. №144

2. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: Указ Президента РФ от 06.03.1997 №188 // Собрание законодательства РФ. - 1997. №10. Ст.1127

3. О совершенствовании работы банковской системы РФ: Указ Президента РФ от 10.06.1994 г. №1184 // Собрание законодательств РФ. - 1994. №7. Ст.696.

4. О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну: постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 №35 // СП РФ. - 1992. №1-2. Ст.7

5. Некраха А.В., Шевцова Г.А. организация конфиденциального делопроизводства и защита информация: учебное пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. - М.: Академический проспект, 2007. - 224 с.

6. Корнеев И.К. Защита информации в офисе / И.К. Корнеев, Е.А. Степанов. - М.: Издательство Проспект, 2008. - 333 с.

7. Лобачев Е. Защита информации от утечки из информационных систем / Е.Лобачев, М.Калиниченко // Информационная безопасность. - М., 2008. №2. С.46-47.

Размещено на Allbest.ru