Методы изучения документного фонда

Размещено на http://www.allbest.ru/

5

Введение

библиотека документальный научный

Документный фонд является основой функционирования библиотеки как социального института и главным источником удовлетворения читательских потребностей [24].

Библиотечный фонд представляет собой упорядоченную совокупность документов, собираемых в библиотеке в соответствии с ее функциями и задачами для хранения и представления их читателям библиотеки. Исходя из этого определения, важнейшими функциями библиотечного фонда будут кумулятивная, мемориальная и коммуникационная. Для общедоступных библиотек как информационно-образовательных и культурно-досуговых центров эти общественные функции реализуются как информационная, образовательная, досуговая, культурно-просветительная и социализирующая, способствующая адаптации человека в социуме. Претворить в жизнь эти социальные функции помогают технологические процессы формирования библиотечного фонда: моделирование, комплектование, учет, обработка документов, размещение и расстановка фонда, организация его хранения, использование фонда, управление фондом [26].

Комплектование фонда, являясь составной частью его формирования, представляет собой отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих функциям библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу ее абонентов [3].

Существуют три вида комплектования: текущее (пополнение фонда выходящими в свет изданиями), ретроспективное (приобретение недостающих документов прошлых лет издания) и рекомплектование (освобождение фонда от устаревших по содержанию, ветхих, непрофильных и излишних дублетных экземпляров) [2].

Исследование методов изучения документного фонда можно отнести к технологическому процессу комплектования фонда. Чтобы не допустить старения фонда, его не востребованности и не профильности, и существуют методы изучения фонда: количественные, библиографические и социологические.

Отдел комплектования - составляет план изучения состава и использования фонда, рассчитанный на определенный срок, длительность которого зависит от величины фонда, количества библиотекарей и времени, которое они могут уделять этому процессу [2].

В библиотечных фондах сосредоточен информационный потенциал общества, все духовные богатства, накопленные человечеством. Качество и объем работы любой библиотеки в решающей мере зависит от подбора книг, журналов и других документов в ее фонде. Поэтому темя исследования методов изучения документного фонда является актуальной.

Темой изучения и исследования фонда занимались такие видные деятели фондоведения и документоведения как Ю.Н. Столяров, Ю.В. Григорьев, В.Г. Дригайло, Т.А. Петрова и др.

Тема широко освещена в работах Л.Н. Герасимовой, Л.Л. Мешковой, К.М. Сухорукова, Р.И. Богачевой, С.Д. Бакейкина, Г.А. Евстигнеевой, и др.

Для исследования темы методов изучения документных фондов были задействованы такие ресурсы как учебные пособия, методические пособия, монографии, периодические издания, электронные ресурсы.

Цель - рассмотреть в данной работе методы изучения документного фонда на примере библиотеки (для примера мы рассмотрим Научную библиотеку иМ.М.М. Бахтина МГУ им. Н.П. Огарева).

Объект исследования - документные фонды библиотек.

Предмет - методы изучения документного фонда библиотеки.

В ходе исследования мы столкнемся с решением задач:

1. Рассмотреть сущность, функции и свойства библиотечного фонда;

2. Ознакомится с методикой изучения библиотечного фонда: показатели, их суть и значение;

3. Изучить специальные методы исследования фонда;

4. Ознакомится с фондом Научной библиотеки иМ.М. М. Бахтина МГУ им. Н.П. Огарева;

5. На примере Научной библиотеки иМ.М. М. Бахтина МГУ им. Н.П. Огарева ознакомиться со спецификой изучения документного фонда.

Данная работа содержит введение, две главы, заключение, список использованных источников, приложение А (справочное) «Основные показатели деятельности вузовских библиотек Волго-Вятского региона за 2012 год».

1. Документный фонд в деятельности библиотеки

1.1 Библиотечный фонд: сущность, функции и свойства

Понятие «библиотечный фонд». Основой работы любой библиотеки является фонд документов, или библиотечный фонд (от лат. fundus - основание). Фундаментом, фондом библиотеки служит собрание различных документов, подобранное в соответствии с ее профилем, задачами, интересами и запросами читателей, организованное определенным образом, хранимое длительное время для полного, качественного и оперативного использования. Именно фонду, собранию печатных и других материалов библиотека обязана своим названием (лат. biblion - книга, theke - хранилище) [5].

В фонде библиотеки находится вся та информация, за которой читатель обращается к ней. Да и само определение «читатель» понимается как абонент библиотеки, который получает информацию, читая книги, журналы, просматривая видеозаписи, прослушивая информацию с магнитной ленты или DVD диска и т. п., т. е. используя Библиотечный фонд (далее БФ) [5].

Воздействие БФ велико и многообразно. Он является источником научной, производственной, художественной, бытовой и иной информации, плодом труда лучших представителей литературы, науки, культуры. В фонде заложены информационные возможности для общего и профессионального образования, формирования всесторонне гармонически развитой личности, трудового, нравственного, эстетического воспитания, развития научных исследований и совершенствования производства. Наконец, фонд генерирует документы для отдыха читателей, для организации умного интересного досуга, развлечения и т. п.

Такие возможности делают БФ важной информационной базой не только для библиотеки, но и с ее помощью для других информационных, образовательных и воспитательных учреждений.

Разумеется, нельзя связывать значимость библиотеки лишь с ее фондом. Главным организатором фонда является библиотекарь. От него зависит, какая литература и документация будет в фонде, как она будет в нем размещена и отражена в справочно-поисковом аппарате. Именно библиотекарь привлекает абонентов, читателей к формированию фонда, определению его тематики, состава: без их участия в этом процессе создать оптимальный фонд нельзя. По существу, библиотекарь с помощью читателей закладывает в фонд те возможности, которые затем активно проявляются в работе библиотеки. И более того, библиотекарь как организатор спроса абонентов приводит фонд в движение, в действие [7].

БФ в прошлом далеко не всегда рассматривался как документная система, созданная для обслуживания читателей, преобладал так называемый накопительный, «книгохранилищный» уклон. Считалось, что основное назначение фонда библиотеки - сохранение произведений печати, а не организация широкого их использования. Против такого понимания функций библиотеки выступили многие библиотековеды мира. Да, библиотеки хранят литературу, но цель их - ее широкое использование. Именно этому подчинена деятельность современных библиотек по формированию их фондов. Хранение и использование БФ - не противоречащие друг другу, а взаимозависящие процессы. Хранение обеспечивает постоянное наличие в фонде нужных документов, а потому позволяет библиотеке полно удовлетворять запросы своих абонентов. Хранение создает высокую степень надежности фонда, оно не самоцель, а средство безотказного обслуживания читателей [8].

Библиотековедением опровергнута и другая точка зрения на БФ, согласно которой в нем должна быть лишь литература, пользующаяся спросом читателей. Задача фонда сводилась к удовлетворению интересов читателей. В таком случае ограничивался состав фонда, проявлялся «хвостизм» в библиотечном деле, т. е. стремление поставить фонд в полную зависимость от интересов читателей. Однако всегда есть часть читателей с неправильно сформированным мировоззрением, ограниченными запросами, и задача, библиотеки заключается не только в том, чтобы удовлетворить любые запросы, но и в том, чтобы ввести читателя в мир познания, осмысления, помочь его развитию, духовному обогащению. Именно эти задачи учитываются при создании фонда любой библиотеки.

Свойства библиотечного фонда. Свойство - это специфическая черта, характеристика предмета (в нашем случае фонда), которая обусловливает его различие или общность с другими предметами и обнаруживается в его отношении к ним. Рассмотрим главные свойства БФ, сочетание которых позволит получить о нем полное представление [3].

1. БФ отражает мировой уровень науки, техники, художественного творчества народа, культуры и т. п. По существу, в литературе (и соответственно в фонде) сосредоточены опыт человечества, его знания, вся информация, добытая им. Вспомним А. И. Герцена: «Книга - это духовное завещание одного поколения другому… Вся жизнь человечества последовательно оседала в книге: племена, люди, государства исчезали, а книга оставалась… Но в книге не одно прошедшее… она программа будущего». БФ вводит читателя в сокровищницу достижений человечества практически в любой области знания.

2. БФ - это единое собрание множества документов. В БФ множество достигает больших, а в крупных библиотеках - огромных размеров. Для массовой библиотеки установлен норматив - не менее 2 тыс. книг, но объемы фонда со временем возрастают [6].

Свойство множественности документов создает высокую информационную емкость фонда, способствует многовариантному поиску и подбору абонентами документов для чтения в процессе использования фонда. Для библиотекаря же данное свойство определяет объем работы с фондом, повышает требование к созданию в фонде такого множества документов, которое полно выражает назначение библиотеки, информационные потребности ее абонентов. Для оценки качества фонда и его оптимизации библиотекарь начинает широко использовать методы математической теории множеств, требующей от него определенной математической подготовки.

3. БФ - это совокупность документов, в которой все они взаимосвязаны, взаимозависимы, дополняют друг друга, представляют фонд как единое целое, т. е. это система. Объединяющим для них является характер функций библиотеки, единство тематики. К тому же все профильные документы, введенные в фонд в разное время, отражают систему связей и закономерностей в поступательном развитии науки, техники, отраслей, профессий, культуры, литературы и т. д. Фонд - не случайное скопление книг, журналов и других изданий, а продуманное их собирание [6].

В каждом фонде библиотеки существует свое пропорциональное соотношение массивов документов по тематике, типу, читательскому назначению и возрасту. В последнее время массовые библиотеки переходят от этого жесткого норматива в отраслевой структуре БФ к свободному его образованию в зависимости от типа библиотеки, содержания внешних документных потоков, запросов абонентов. Видимо, данное процентное соотношение отраслевых разделов фонда массовой библиотеки будет со временем меняться, и это закономерный процесс развития БФ как системы.

Свойство системности отражается в модели БФ.

4. Фонд любой библиотеки - это концентрат веками собираемой информации, заложенной в различных документах, или, по образному выражению М. Шагинян, «концентрат спрессованного времени».

В практике формирования БФ концентрация информации в нем осуществляется двумя путями:

Первый из них - это отбор и приобретение в фонд отдельной библиотеки из огромного массива документов, имеющихся в мире (документного потока), наиболее ценных с точки зрения развития науки и культуры, функций, задач и профиля библиотеки, содержащих информацию в наиболее сжатой, компактной форме. Отбор позволяет фонду иметь минимальный физический объем и сохранять полноту нужной информации [10].

Второй путь - особый метод построения фонда, состоящего из двух частей - ядра и сферы.

Ядро библиотечного фонда - это необходимый минимум документов, полностью отражающий функции, профиль, тип данной библиотеки. Сюда входят самые значительные издания, пользующиеся постоянным спросом читателей: труды классиков литературы, искусства, науки, техники, обобщающие, обзорные работы, справочники, словари и т. п. Ядро является стабильной частью фонда, обладает внутренней динамикой, постоянно пополняется. Оно, как фундамент, держит весь фонд, и разрушение его приводит, как правило, к ликвидации фонда, превращает его в бессистемную массу документов [10].

Сфера БФ дополняет ядро и содержит литературу активного, но непродолжительного спроса. Узкие временные рамки использования - основной критерий принадлежности документов к сфере. Сфера является и источником пополнения ядра: наиболее ценные, выдержавшие проверку спросом читателей в сфере фонда документы переводятся со временем (через 3-4 года) в ядро. Из сферы периодически исключаются (выводятся из фонда) устаревшие, непрофильные и другие документы [10].

Необходимо заметить, что в фонде любой библиотеки профильная информация не только сосредоточена в специальных изданиях. Она содержится и в других документах, составляющих фонд: сборниках статей, книгах, посвященных общим вопросам и охватывающих тему в общих или иных планах. Библиотекарям и читателям приходится искать нужную информацию по узко-специальной теме, проблеме в разных документах фонда. Облегчить поиск помогают рациональная расстановка документов на библиотечных полках и каталоги, особенно предметные и систематические, в которых группируются документы по сходным темам.

5. В фонде любой библиотеки отражены ее социальные функции и профиль, они определяют подбор документов, тематические, видовые и другие границы фонда, степень наполнения его документами и т. п. Иными словами, функции и профиль библиотеки первичны, ее фонд вторичен [6].

Функции БФ - это система задач, определяемая его возможностями как информационного массива. В связи с тем, что фонды библиотек различных типов имеют разное целевое назначение и специфически проявляют общие фондовые свойства, они имеют как общие, так и типологические, более того - индивидуальные функции [10].

Современные функции БФ разбиты на две группы: социальные и технологические (организационные). Первые, как правило, определяют место БФ в системе духовного и материального развития общества, вторые - структуру деятельности библиотеки, ее основные рабочие процессы по производству фондов, их последовательность, взаимосвязь, способы реализации.

Важнейшие социальные функции библиотеки - быть памятью человечества, формировать у читателей широкое мировоззрение, лучшие нравственные качества, содействовать общему и профессиональному образованию, развитию всех отраслей науки, производства, культуры. Эти функции характерны для фондов всех библиотек, хотя в каждой проявляются специфично.

На основе их сложились такие характеристики фонда, как актуальность, информативность, новизна и др. Массовая библиотека имеет еще и особую социальную функцию: быть организатором умного досуга, центром рекреации, т. е. восстановления духовных, физических сил человека после трудового дня. Именно поэтому в фондах массовых библиотек широко представлена литература научно-популярная, приключенческая, детективная, научно-фантастическая и др. [10]

Профиль библиотеки обусловлен ее общими функциями, в нем отражены тематика и интенсивность запросов читателей, социальный и экономический профиль обслуживаемой зоны (т. е. территориальные условия) и т. п.

В результате влияния на фонд специфических функций, задач и профиля каждый конкретный БФ приобретает черты, отличающие его от фондов других библиотек, становится единственным в своем роде, уникальным. Такой эффект Л. Б. Хавкина назвала принципом индивидуализации фонда. Вместе с тем фонд сохраняет общие, типичные для всех библиотек региона или отрасли черты.

В библиотечном фондоведении в связи с этим сложились два критерия, характеризующие состав фонда любой библиотеки: типовая часть фонда (одни и те же книги, журналы и другие документы во всех библиотеках родственного типа); местная часть фонда (документы, тематика которых связана с региональными, отраслевыми особенностями зоны, обслуживаемой библиотекой). Индивидуализация фонда любой библиотеки - это наличие и сочетание в нем общего и специфического, что делает фонд отдельной библиотеки неповторимой и неотъемлемой частью единой системы библиотечного фонда страны.

Этой закономерности не подчиняются фонды деловых библиотек предпринимательских фирм, концернов, ассоциаций и т. п.; главную свою задачу они видят в том, чтобы иметь предельно полно документы лишь по профилю деятельности своих предприятий в целях развития дела, экономической и коммерческой выгоды, успеха в соперничестве с конкурентом. Как правило, такие фонды используются ограниченно.

Из всего сказанного можно сделать вывод, что между фондом, с одной стороны, библиотекой и обслуживаемой средой, с другой, существует прямая связь, содействующая оптимизации состава фонда. Индивидуальный фонд библиотеки - это, по существу, фонд, вобравший в себя и отразивший в себе многообразие внешних и внутренних факторов, воздействий, объединение которых обусловило черты, отличающие его от фондов других библиотек. Осуществление подобной связи Ю. В. Григорьев назвал принципом соответствия [16].

Возникает и обратная связь, когда фонд при включении в него и использовании документов, несущих информацию, влияет на развитие функций библиотеки, на окружающую среду (через читателей).

Так, например, известно, что специальная научно-техническая библиотека (НТБ) научно-исследовательского института имеет главную функцию - дать его работникам полную информацию для решения конкретной научной проблемы. Никакие другие цели (воспитание, образование, педагогическое воздействие на абонентов библиотеки) НТБ не ставит. Однако любой информационный источник по технике (книга, журнал и т. п.) обладает определенным педагогическим образовательным зарядом, и библиотека, собирая их в фонде, исполняет и педагогические функции. Эта попутно возникающая в фонде деятельность обогащает функциональную программу НТБ. Фонд становится не только объектом, где отражаются все социальные функции библиотеки, но и субъектом развития функций в библиотеке [16].

Фонды библиотек представляют собой динамичные системы. Динамика их обеспечивается введением новых документов в фонд и исключением из фонда изданий, потерявших информационную ценность, постоянным перемещением документов среди читателей.

Движение фонда в результате ввода-исключения документов называется сквозным, в результате выдачи-возвращения читателями документов - кольцевым. Сквозное и кольцевое движения связаны прямой зависимостью: чем чаще обновляется фонд, тем интенсивнее он используется. В результате через определенное время происходит обновление этих фондов. Наиболее активное сквозное движение характерно для фондов массовых и низовых специальных библиотек, фонд массовой библиотеки обновляется почти полностью через 20-25 лет (фонды филиалов центральной библиотечной системы - быстрее), технической библиотеки - через 15-20 лет, а для интенсивно развивающихся отраслей производства этот период еще меньше. В фондах научных библиотек с функциями длительного или вечного архивного хранения документов такое движение крайне медленно и соответственно низка скорость кольцевого движения [5].

В связи с этим возникло мнение, что фонд следует рассматривать не только как динамическую, но и как статическую систему. Между тем смысл существования любого информационного фонда, в том числе библиотечного, - в движении. Только скорость его может быть либо высокой (книга выдается читателям часто), либо низкой (книга выдается редко - раз в год, 10-летие, 100-летие). Постоянное обновление, использование, изменение фонда не нарушают его внутреннее единство, а, наоборот, повышают его качество, нужно лишь умело управлять динамикой фонда.

БФ со временем стареют, и требуется введение документов, несущих новую информацию. Период старения документов зависит от многих причин, прежде всего от степени развития культуры, науки, техники, производства, появления новой информации (документов), которая вытесняет (отрицает) предыдущую.

Основным критерием возрастной оценки документа является читательский спрос на него. Если фонд не обновляется несколько лет, он может полностью устареть, т. е. потерять читательский спрос. Поэтому важнейшим условием функционирования фонда является оперативное введение в него новейших материалов и организация их использования.

Старение документов ведет к появлению в фонде так называемого информационного шума, т. е. к увеличению числа документов, мешающих вести поиск нужной информации, повышающих стоимость хранения фонда и т. п. Поскольку старение присуще фондам всех библиотек, последние, как правило, несут из-за этого значительные расходы. С 1974 г. в сети научных библиотек создана система депозитарного хранения БФ. Все БФ страны сегодня делятся на две группы:

· Активные, собирающие документы интенсивного спроса. Малоспрашиваемые, устаревшие документы исключаются из таких фондов, они могут направляться в библиотеки-депозитарии или книгообменные фонды. Ядро фонда при этом сохраняется. Такими фондами обладают массовые, специальные низовые, учебные и другие библиотеки.

· Депозитарные фонды, хранящие по профилю полно все документы независимо от года издания и интенсивности спроса на них в данный период, хранят их вечно, в связи, с чем фонд приобретает функции государственного архивного хранения документов [6].

Основные свойства БФ позволяют раскрыть его сущность, главные характеристики, определяющие особенности его функционирования в библиотеке.

Однако свойства эти не проявляются сами по себе, их действие в процессе создания и использования фонда целенаправленно организуется библиотекарем. Поэтому работник библиотеки должен постоянно иметь четкое представление о свойствах фонда своей библиотеки, их развитии, усилении или ослаблении их влияния в конкретный период и в будущем.

1.2 Изучение библиотечного фонда: показатели, их суть и значение

В ходе изучения выявляют документы, которые требуют усилить их пропаганду среди абонентов, увеличить или сократить их экземплярность, исключить из фонда, передать на другой уровень хранения. Чем меньше объем фонда, тем чаще он должен изучаться.

Отдел комплектования - составляет план изучения состава и использования фонда, рассчитанный на определенный срок, длительность которого зависит от величины фонда, количества библиотекарей и времени, которое они могут уделять этому процессу [27].

Технологически изучение фонда делится на этапы.

На подготовительном этапе определяют очередность, сроки, исполнителей. Составляют и утверждают календарный график выполнения операций, подготавливают учетно-отчетные материалы о составе, величине, движении фонда и его использовании, отказах абонентам, готовят бланки учетной документации, таблицы анализа фонда, подбирают соответствующие библиографические пособия, инструктируют и обеспечивают нужными материалами исполнителей.

На втором этапе приступают непосредственно к изучению намеченного раздела фонда - его состава, величины, характера использования.

Третий этап - обработка и анализ данных, полученных в ходе изучения. С ними на производственных совещаниях знакомят всех библиотекарей, которым эти сведения необходимы в их производственной деятельности. На этом этапе принимают решения по вторичному отбору в изученной части фонда.

Заключительный этап - проведение принятых решений в жизнь [21].

Очередность изучения подфондов (разделов фонда) определяется актуальностью тематики, подлежащей изучению, активностью спроса, состоянием сохранности, сменой сотрудников и тому подобными факторами. При этом может оказаться правомерным, что одни части фонда изучаются чаще, основательнее, разностороннее, чем другие.

Показатели: Показателем надежности фонда является коэффициент удовлетворения запросов за анализируемый период (месяц, квартал, год), определяемый отношением числа удовлетворенных запросов к общему числу поступивших запросов. Надежность фонда проявляется в его полноте, готовности к эксплуатации, безотказности функционирования, долговечности, пригодности ремонту [26].

Расчет экземплярности: число читателей умножить на средний срок пребывания учебника на руках и все это разделить на количество дней жизни документа.

Библиотечный фонд равен книговыдаче умноженной на количество читателей.

Обращаемость библиотечного фонда. Показатель определяется по формуле количество выданных читателям в течение года документов из библиотечного фонда, разделив на общий объем этого фонда. Обращаемость может быть общая (по всему фонду) или частная (по подфондам), она равна количество выдач делить на время пребывания в фонде документов. Чем выше обращаемость, тем лучше скомплектован фонд.

Читаемость определяют числом документов, выданных одному читателю за определенный отрезок времени. Показатель получают путем деления количества книговыдач на число читателей. Если этот показатель невелик, возможно, в библиотеке мало интересных и нужных читателям книг. Так же можно рассчитать формулу читательской емкости - время, затраченное на чтение всего фонда поделить на время, затраченное на чтение одного документа [21].

Разделив количество документов, которыми располагает библиотека, на количество читателей, получим показатель общей книгообеспеченности. Показатель говорит о достаточности (или наоборот) фонда для обслуживания читателей.

Обновляемость БФ показывает качественные изменения в структуре фонда, придает ему динамичность развития. Зная темп обновляемости БФ, можно вычислить период, в течение которого он обновится практически полностью.

Под показателем обновляемости фонда понимается средняя величина, рассчитанная путем деления объема поступлений за исследуемый период на объем фонда на конец исследуемого периода и умноженная на 100 процентов.

Макулатур-фактор - показатель, определяющий в процентах, сколько не нужных библиотеке документов (макулатуры) было приобретено в фонд за конкретный период. На основе читательского спроса он рассчитывается по формуле L=[(S - Sn)/S] - 100%, где S - количество документов, введенных в конкретный период в фонд; Sn - количество использованных из них читателями в течение этого периода [21].

Любой показатель позволяет библиотекарю контролировать качество фонда, находить причины отклонения от оптимальных данных и либо пополнять, либо очищать его. Все показатели взаимосвязаны - их сопоставление позволяет определить, в какой части фонда произошло рассогласование комплектования, какие процессы, тенденции в развитии фонда проявляются, какие из них прогрессивны, какие нет [27].

Постоянно применяются методы повседневного изучения библиотечного фонда: ознакомление с книгами при обработке новых поступлений, при расстановке документов на полки, при организации выставок, при проведении бесед и библиографических обзоров. Однако такого ежедневного наблюдения за фондом недостаточно для управления его формированием. Нужен целый комплекс специальных методов изучения фонда: статистический, библиографический, аналитический и социологический.

1.3 Специальные методы исследования и изучения фонда

Изучение фонда - определение его величины, содержание, ознакомление с отдельными входящими в его состав произведениями печати и степенью их использования читателями. Изучение библиотечного фонда должно носить плановый характер, включаться в перспективный и текущий план работы. Специальные методы изучения фонда: количественные, библиографические и социологические [27].

Количественные методы: представление о величине фонда, составе, его использовании, дает статистический анализ данных. Статистические данные позволяют исследовать величину фонда, распределение книг по отраслям знаний, книгообеспеченность, книговыдачу, читаемость, обращаемость и др. изучение использования книжного фонда по книжным формулярам или срокам возврата дает возможность установить обращаемость каждой конкретной книги.

Библиографические методы. В ходе просмотра разделов систематического каталога получают данные о наполнении фонда по отраслям знаний, годам издания, авторам. Из этого можно сделать выводы о соответствии фонда профилю библиотеки.

Используют издания книжной палаты. Научно-вспомогательные и рекомендательные указатели. Для выявления недостающей литературы ведется учет отказов выдачи книг читателям, а также запросов учет структурных подразделений вуза и читателей о приобретении необходимых изданий.

Отсутствие периодических изданий (всего названия или отдельных годов комплектов, отдельных номеров) выявляют, сверяя каталог периодических изданий с библиографическими указателями журналов и газет.

Также выявляют проблемы и в фонде продолжающихся изданий.

Социологические методы дают представление о фактическом использовании фонда, информационных потребностях читателей, их отношение к собранным в библиотеке изданиям. Последнее проявляется в читательских интересах и запросах.

Формирование библиотечного фонда требует от библиотекаря точного знания задач, стоящих в данное время перед библиотекой, а также постоянного изучения контингента пользователей, их потребностей, интересов, литературных вкусов, установок, стимулов, мотивов обращения к документам [21].

Залог успеха состоит в умении определить, предвосхитить будущие ин-формационные запросы пользователей.

Показателем надежности фонда является коэффициент удовлетворения запросов за анализируемый период (месяц, квартал, год), определяемый отношением числа удовлетворенных запросов к общему числу поступивших запросов. Надежность фонда проявляется в его полноте, готовности к эксплуатации, безотказности функционирования, долговечности, пригодности ремонту.

По степени достижения полноты фонда различают:

* исчерпывающую по разделу - приобретаются все выходящие доку-менты - 100%;

* максимально релевантную (или достаточную) по разделу - приобретаются документы, несущие две трети необходимой библиотеке профильной информации - 75%,

* ядерную - комплектуются самые значительные (для ядра фонда) документы, несущие не менее одной трети (30%) профильной информации по конкретному разделу,

* справочную (20%) - документы высшей степени обобщения информации (справочники, учебники.

* Избыточная полнота определяет невостребованную часть фонда;

* Недостаточная полнота определяет слабый тематико-типологический состав фонда.

Каждая степень полноты применима только к части фонда, но ни в коем случае ни ко всему фонду. Оптимальный фонд раздела не всегда имеет высокую степень полноты.

Например, для непрофильных тем характерны оптимально низшие степе-ни полноты комплектования.

Особая форма изучения читательского запроса - анализ неудовлетворенного запроса, представляющего собой количественное несоответствие уровня и структуры библиотечных фондов существующим информационным потребностям. Неудовлетворенная часть потребностей показывает степень необходимости расширения библиотечных фондов [21].

Опрос - это метод сбора первичной информации для изучения таких массовых явлений, как общественное читательское мнение о тех или иных книгах или периодических изданиях.

Разновидностью опроса является анкетирование. Оно применяется для сбора ориентированного материала, обработка которого позволяет установить некоторые статистические факты, выявить типичные явления (например, общественное мнение, интересы и т. п.). Так, с помощью анкет можно получить данные о содержании интересов разных читательских групп. Анкеты должны быть хорошо обдуманы, преследовать определенную узкую цель. Вопросы в анкете должны быть простыми, конкретными, четко сформулированными, не предопределять содержание ответов и не требовать больших затрат [21].

Экспресс-опрос. Это быстрый, оперативный опрос, который, как правило, осуществляется по месту работы, в стенах библиотеки. Главная его особенность - очень лаконичная анкета, включающая в себя не более 5 вопросов, на ответы которых понадобится 3-5 минут [21].

Параллельно с проведением анкетного опроса, рекомендуется использовать метод интервьюирования. Метод этот предполагает личное общение с респондентом. Он позволяет выявить реакцию респондента на те, или иные вопросы, особенности личности. В ходе интервью интервьюер задает заранее сформулированные вопросы и фиксирует сам получаемые ответы.

Интерес читателей наиболее целесообразно фиксировать с помощью специальной картотеки интересов. Библиотечная практика подтверждает ее действительность. Рубриками картотеки становятся темы, вопросы, жанры литературы, выявленные в качестве читательских интересов. По рубрикам картотеки можно судить о преобладании тех или иных интересов, рождения новых жанров в связи с изменениями в общественной жизни и соответственно с читательской ориентацией, о падении интереса к какой-то проблеме, вопросу, жанру.

Метод экспертных оценок определяет мнения специалистов об отдельных изданиях или группе книг определенной темы. Использование этого метода поможет библиотеке при отборе устаревших или непрофильных изданий. Приглашенные эксперты могут подсказать развитие потребностей в чтении, возможные изменения в мотивах чтения и читательских интересах [26].

Уточнить тематику комплектования фонда позволит анализ читательских формуляров. В читательском формуляре регистрируется выданная литература, и накапливаются сведения о содержании чтения. Хотя необходимо иметь в виду, что в формуляре не отражается неудовлетворенный спрос читателя. По записям нельзя установить, какую литературу читатель запрашивал, а какую брал по рекомендации библиотекаря, или с книжной выставки, удовлетворен ли его спрос, прочитаны ли взятые книги. Сведения из формуляра не отражают мотивов спроса, целей и результатов чтения, отношения к прочитанным книгам.

Чтобы преодолеть эту ограниченность, запись выданных книг рекомендуется сопровождать условными знаками, указывать причину спроса (например, подчеркнуть инвентарный номер книги, взятой читателем по рекомендации библиотекаря, или поставить «сиглу») [21].

Следовательно, анализ формуляров должен сопровождаться серьезным подготовительным периодом (определение категории пользователей, конкретной темы, система служебных отметок и т. д.), От этого завит качество анализа. В заключительной части аналитической справки важны предложения и конкретные действия библиотеки по улучшению качественного состава фонда, его рекламы.

В практике различают анализ удовлетворенных требований и анализ отказов на требуемую литературу. Они дополняют друг друга и направлены на выявление потребностей читателей в литературе: первый позволяет установить, какая литература пользуется наибольшим спросом у тех или иных читательских групп; второй - дополняет сведения о запросах читателей и, кроме того, показывает пробелы в комплектовании [26].

Анализ книжных формуляров - специальный библиотечный метод изучения обращаемости книг среди читателей. Сочетание анализа формуляров некоторых книг с анализом читательских отзывов о них помогает выяснить общественную ценность той или иной книги: высокая или низкая обращаемость книги среди определенной группы читателей получает объяснение в читательских оценках и общественном мнении о ней.

Изучать обращаемость каждого произведения практически невозможно, и библиотекари применяют выборочный анализ книжных формуляров. Подобрав формуляры всех экземпляров произведения, устанавливают по инвентарным номерам время приобретения книг. Зная время приобретения, количество экземпляров и общее число выдачи книги, определяют ее обращаемость за определенный промежуток времени (например, за год) [21].

Тематико-типологический анализ фонда определяет виды изданий, необходимые библиотеке, интенсивность использования и причины образования пассивной части фонда.

Данный способ изучения комбинирует в себе статистические и социологические методы. Результаты данного метода исследования более полные и эффективные.

Для изучения определяется конкретный раздел фонда в соответствии с таблицами ББК.

Изучение фонда необходимо планировать и вести эту работу последовательно с использованием различных методов. После окончания работы итоги анализа следует использовать для совершенствования первичного и вторичного отбора, для улучшения расстановки, хранения и рекламы фонда.

Координация комплектования библиотечных фондов - это взаимодействие библиотек в согласованном приобретении литературы.

Методика изучения состава и использования фонда.

Анализ состава фонда и его использования является одним из направлений НИР библиотеки и проводится в целях улучшения комплектования, выявления малоиспользуемой литературы и повышения целенаправленности библиотечного и справочно-информационного обслуживания в соответствии с задачами, решаемыми производственными и научными коллективами [26].

Изучение фонда следует проводить систематически, планово. Рекомендуется составлять перспективный план, предусматривающий поэтапное изучение отдельных частей фонда, начиная, как правило, с профильных для данной библиотеки разделов. Для изучения состава фонда необходимы наличие полноценного СПА, систематический учет запросов и выдачи различных видов НТД и документов. Для анализа и использования фонда применяются специальные методы: количественные, библиографические, социологические. Количественные методы дают объективные данные о составе, объеме, использовании фонда на основе статистического анализа, при котором применяются различные учетные документы: журнал учета, книга суммарного учета, книжные формуляры. Статистический анализ основывается на различных показателях, характеризующих фонд и его использование, абсолютных (объем фонда, количество книговыдач, число читателей) и относительных (читаемость, обращаемость и книгообеспеченность) показателях. В результате такого анализа можно сделать выводы о фонде в целом, его частях, выявить малоиспользуемую литературу. Данные статистического анализа носят предварительный характер. После его проведения необходим более трудоемкий анализ качественного состава фонда с помощью систематического каталога: выявление видового и хронологического составов фонда, средней экземплярности, количества названий по ой или иной теме. Анализ качественного состава фонда проводится с помощью библиографических методов, которые дают представление о его наполнении по отдельным отраслям знаний, позволяют выявить проблемы. Для этого проводится сверка фонда по систематическому каталогу с различными библиографическими указателями, с изданиями государственной библиографии. Кроме того, для выявления пробелов большое значение имеет анализ отказов. Библиографические методы применяются в основном с целью докомплектования фонда. Социологические методы помогают выявить особенности спроса, потребностей читателей и абонентов, их контингент. Различаются непосредственные методы изучения - анкетирование, интервьюирование, сбор отказов - и опосредованные методы - изучение с помощью различных материалов, фиксирующих запросы и потребности читателей, анализ читательских формуляров, талонов обратной связи, отказов и т. д. [27].

Кроме применения специальных методов изучения фондов, следует периодически проводить анализ его использования путем сплошного просмотра книжных формуляров всех изданий, находящихся в фонде, для установления обращаемости отдельных изданий, выявления малоиспользуемых документов и литературы, пользующейся повышенным спросом.

2. Документный фонд Научной библиотеки иМ.М.М. Бахтина МГУ им. Н.П. Огарева

2.1 Общая характеристика фонда Научной библиотеки иМ.М.М. Бахтина МГУ им. Н.П. Огарева

Согласно сводному отчету Научной библиотеки МГУ им. Н.П. Огарева за 2012 год, в структуру Научной библиотеки входят 15 абонементов, 19 читальных залов (982 посадочных места), 23 кафедральные библиотеки, информационно-библиографический отдел, сектор просветительной работы, отдел хранения фондов, отдел комплектования, отдел научной обработки документов и организации каталогов, отдел редкой книги, научно-методический отдел, отдел автоматизации библиотечных процессов, лаборатория оперативной полиграфии. Организован информационно-библиографический отдел на основе слияния научно-библиографического отдела и отдела научно-технической информации. Создан сектор анализа публикационной активности.

Возглавляет Научную библиотеку кандидат культурологии, Заслуженный работник культуры Республики Мордовия Ирина Владимировна Отставнова.

Фонд Научной библиотеки является многоотраслевым по содержанию и многовидовым по форме документов и составляет 2 548 601 экз. документов, в том числе научной литературы - 1 065 133 экз., учебно-методической - 1 286 338 экз., художественной - 117 577 экз., зарубежной -110 188 экз. В открытом доступе представлены 30 922 экз. документов. Поступило в фонд литературы за 2012 год 36 340, выбыло 21 947. Количество посещений равно 451 428, книговыдача составляет 970 454 экземпляров (приложение А). Формирование фонда библиотеки осуществляется из различных источников комплектования (таблица 1).

Таблица 1.

Источник	Количество	Сумма	Процент
ОАО «ЦКБ «Бибком» (обязат.экз.).	5455	2800000	17,19%
Иногородние торгующие организации	3482	1246012,64	10,97%
Книготоргующие организации г. Саранска	62	30467,60	0,20%
ООО «Урал-Пресс Саратов» (журналы)	10080		31,77%
Журналы от разных организаций	14		0,04%
Издательство Мордовского госуниверситета (обязат. экз.)	217	33733,27	0,68%
От кафедр Мордовского университета (издания трудов университета)	3841	492811,23	12,11%
Медицинский институт	694	800714,00	2,19%
Факультет иностранных языков	63	19023,00	0,20%
Диссертации	133		0,42%
Авторефераты	1745		5,50%
Дипломы	1272		4,01%
Безвозмездно	3101	312912,04	9,77%
Пожертвования	1571	163867,00	4,95%
Всего	31730	5899540,78

Разработана и принята Инструкция о порядке замены утерянных читателями документов из фонда Научной библиотеки. Согласно инструкции, при приеме литературы взамен утерянной читателями с каждым пользователем оформляется договор пожертвования в 2-х экземплярах.

В течение года было заключено 29 Государственных контрактов и гражданско-правовых договоров, кроме того заключено 19 договоров пожертвования.

Также пользователям предоставлена возможность использовать не только документы на традиционных носителях, но и документы удаленного доступа.

Пользователям предоставляется доступ к электронным ресурсам крупнейших мировых информационных служб и издательств, среди которых 11 полнотекстовых баз данных научной периодики, такие как:

- IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) - Институт инженеров по электротехнике и радиоэлектронике, возможность доступа и работы с научными публикациями в области электроники, радиосвязи, вычислительной техники, информационных технологий, энергетики, машиностроения, физики, химии, геологии, нанотехнологии, медицины.

- Liebert Online Biotechnology Collection, более чем 65 высококачественных журналов в области биотехнологии, биомедицинских исследований и исследований окружающей среды;

- MSI Eureka представляет базу знаний по материаловедению, обеспечивающая контроль информации о неорганических материалах;

- Web of Science (WOS) и архив 5 лет, самая авторитетная в мире аналитическая и цитатная база данных журнальных статей в области естественных, общественных, гуманитарных наук и искусства;

NPG-Nature Biotechnology (статьи в области биотехнологий);

NPG-Nature Nanotechnology (статьи в области нанотехнологий);

NPG-Nature Materials (статьи в области материаловедения);

NPG-Nature Physics (статьи в области физики);

Science Classic (мультидисциплинарного профиля);

Annual Reviews (биомедицина, науки о жизни, физические науки и общественные науки);

Taylor and Francis (медицина, науки о жизни, науки социально-гуманитарного цикла, в том числе экономика и бизнес);

- Электронная база диссертаций Российской государственной библиотеки.

Осуществлена подписка на 7 электронно-библиотечных систем (ЭБС):

- издательская коллекция «Дашков и К»

- издательская коллекция «Машиностроение»,

-Национальный цифровой ресурс изданий вузов «Руконт» (мультидисциплинарного профиля),

- «Консультант студента» (медицинские и биологические науки),

- Университетская библиотека онлайн (гуманитарного профиля),

- «Лань» (математика, физика, инженерные науки, ветеринария и сельское хозяйство, нанотехнологии, химия, юриспруденция, экономика и др.) [23].

Фонд Научной библиотеки МГУ им. Н.П. Огарева, как мы видим, очень велик и разнообразен по структуре и содержанию. И далее наш интерес заключается в изучение специфики методов изучения этого фонда.

2.2 Научная библиотека МГУ им. Н.П. Огарева: специфика изучения документного фонда

Фонд Научной библиотеки формируется в соответствии с Тематико-типологическим планом комплектования (ТТПК). Он является результатом тематико-типологического анализа фонда. И как говорили мы ранее, он определяет виды изданий, необходимые библиотеке, интенсивность использования и причины образования пассивной части фонда [23].

Данный способ изучения комбинирует в себе статистические и социологические методы. Результаты данного метода исследования более полные и эффективные.

Мы вынесли для ознакомления из Положения ТТПК основополагающие определения терминов:

Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать содержащуюся в нем информацию [2].

Фонд - упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам и профилю библиотеки, для использования и хранения [3].

Комплектование фонда - совокупность процессов выявления, отбора, заказа, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки [3].

Приобретение документов - получение документов путем покупки, обмена или дара [3].

Формирование фонда - совокупность процессов комплектования, организации, исключения документов, а также управления фондами.

Целью создания ТТПК является отбор документов, необходимых для приобретения Научной библиотекой.

ТТПК предусматривает планомерное поступление отечественных и зарубежных документов (научных, учебных, художественных и др.), опубликованных и неопубликованных на всех видах носителей на основе централизованного комплектования в единый библиотечный фонд Университета. ТТПК составляется Научной библиотекой совместно с кафедрами и другими подразделениями Университета и систематически корректируется. Утверждает ТТПК проректор по научной работе.

Количество приобретаемых Научной библиотекой документов определяется в соответствии с Приказом Минобразования РФ от 11.04.2001г. № 1623 «Об утверждении минимальных нормативов обеспеченности высших учебных заведений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов». Документы для обеспечения учебного процесса приобретаются по заявкам кафедр и других подразделений, подписанным заведующими кафедр и руководителями структурных подразделений Университета.

При комплектовании предпочтение отдается учебным изданиям и документам, имеющим гриф Минобрнауки России и УМО по направлениям.

Степень устареваемости основных учебных изданий из фонда устанавливается по циклам дисциплин согласно нормативным документам:

· Общегуманитарные и социально-экономические - последние 5 лет;

· Естественно-научные и математические - последние 10 лет;

· Общепрофессиональные - последние 10 лет;

· Специальные - последние 5 лет.

Данные об исследовании фонда, сотрудники Научной библиотеки иМ.М. М. Бахтина, собирают ежегодно в отчет под названием «Основные показатели деятельности вузовских библиотек Волго-Вятского региона».

Таким образом, по ТТПК проходит исследование документного фонда Научной библиотеки МГУ им. Н.П. Огарева. Как мы уже упоминали выше, фонд комплектуют с целью наиболее полного соответствия профилю библиотеки, непрерывно сотрудничая и проводя аналитическую работу подфондов факультетов и филиалов.

Заключение

Фундаментом, фондом библиотеки служит собрание различных документов, подобранное в соответствии с ее профилем, задачами, интересами и запросами читателей, организованное определенным образом, хранимое длительное время для полного, качественного и оперативного использования. Именно фонду, собранию печатных и других материалов библиотека обязана своим названием (лат. biblion - книга, theke - хранилище) [3].

В фонде библиотеки находится вся та информация, за которой читатель приходит сюда. Да и само определение «читатель» понимается как абонент библиотеки, который получает информацию, читая книги, журналы, просматривая видеозаписи, прослушивая информацию с магнитной ленты или DVD диска и т. п., т. е. используя Библиотечный фонд.

В данном исследовании мы рассмотрели документный фонд на примере Научной библиотеки ИГУ им. Н.П. Огарева.

В первой главе нами были раскрыты основные критерии формирования библиотечного фонда, его функции, свойства.

Основные свойства БФ позволяют раскрыть его сущность, главные характеристики, определяющие особенности его функционирования в библиотеке. Однако свойства эти не проявляются сами по себе, их действие в процессе создания и использования фонда целенаправленно организуется библиотекарем. Поэтому работник библиотеки должен постоянно иметь четкое представление о свойствах фонда своей библиотеки, их развитии, усилении или ослаблении их влияния в конкретный период и в будущем.

...