Розвиток системи комплектування і обліку рукописних фондів бібліотек України та створення сучасних інформаційних ресурсів (1918-2009)

Размещено на http://www.allbest.ru/

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ НАУК УКРАЇНИ

Національна бібліотека України

імені В. І. Вернадського

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата історичних наук

Розвиток системи комплектування і обліку рукописних фондів бібліотек України та створення сучасних інформаційних ресурсів (1918?2009)

27.00.02 - документознавство, архівознавство

Корчемна Ірина Степанівна

Київ - 2010

Дисертацією є рукопис.

Робота виконана в Національній бібліотеці України імені В. І. Вернадського.

Науковий керівник: доктор історичних наук, професор,

член-кореспондент НАН України

Дубровіна Любов Андріївна,

Національна бібліотека Українитімені В. І. Вернадського,

директор Інституту рукопису

Офіційні опоненти: доктор історичних наук

Папакін Георгій Володимирович,

Український інститут національної пам'яті,

начальник архівного відділу

кандидат історичних наук

Христова Наталія Миколаївна,

Державна академія керівних кадрів культури і мистецтва,

професор кафедри документальних інформацій

загальна характеристика роботи

Актуальність теми дослідження. Суспільні зміни, пов'язані з набуттям Україною незалежності, спричинили удосконалення нормативно-правової бази архівної справи. Важливим здобутком української архівістики цього періоду стало конституювання Національного архівного фонду України (НАФ). Відповідно, питання оптимізації його формування, державного обліку та використання документальних ресурсів, що зберігаються у вітчизняних архівах та бібліотеках, стають все більш актуальними. На рукописні фонди музеїв і бібліотек, визначені складовою НАФ, були поширені всі вимоги нормативно-правового та методичного характеру, хоча практика формування та обліку фондів у цих інституціях має й деякі відмінності та специфічні особливості, пов'язані з історично обумовленими реаліями.

В умовах інформатизації бібліотек як державної стратегії вимогою часу є необхідність створення автоматизованих технологій, що поєднували б традиційні форми комплектування та обліку і впроваджували інноваційні методи формування електронних ресурсів.

З 1992 р. у рамках державної програми «Архівна та рукописна Україніка» були розпочаті роботи зі створення зведеної Національної архівної інформаційної системи (НАІС), орієнтованої на збирання інформації про архівні документи в системах архівних, бібліотечних, музейних установ України і поза її межами. Вивчення процесу інформатизації архівної справи, його історії, концептуальних засад, еволюції описування архівних ресурсів, становлення інформативної мережі архівів та бібліотек - актуальна проблема сьогодення. Відповідно, комплектування та облік документів як важливі технологічні ланки формування і збереження НАФ також є актуальною темою досліджень з архівознавства та документознавства.

Отже, рукописні фонди як складова НАФ України і, одночасно, як фонди структурних підрозділів наукових бібліотек з правом постійного зберігання документів НАФ (зокрема, національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського, Львівської національної наукової бібліотеки ім. В. Стефаника, Одеської державної наукової бібліотеки ім. М. Горького, Харківської державної наукової бібліотеки ім. В.Г. Короленка) - це органічна частина вітчизняної і світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства. Завдання державного обліку цих фондів у період інформатизації полягають у здійсненні ідентифікації, збереження та використання рукописної спадщини. Облік рукописного фонду в бібліотеках як комплекс заходів, що фіксує наявність документів, їхній склад, обсяг та рух в одиницях обліку, має власну специфіку в порівнянні з архівним та бібліотечним обліком, розглядається як архівознавча складова і потребує індивідуального вирішення у процесі створення інформаційних систем з допомогою комп'ютерних технологій. Ця актуальна тема розглядалася лише фрагментарно, не отримавши глибокого вивчення в архівознавстві та бібліотекознавстві.

За базову модель обрано документальний комплекс Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського (ІР НБУВ), оскільки він є значним за обсягом, різноманітним за складом та має типологічні риси підрозділу бібліотек, що отримали право постійного зберігання рукописних документів. Водночас в ІР НБУВ практикується система обліку, встановлена в системі архівних установ, що дозволяє поширити досвід рукописного підрозділу НБУВ на всі бібліотеки.

Зв'язок роботи з науковими програмами, темами, планами. Тема пов'язана із загальними науковими темами НБУВ (2002-2009 рр.), що є відомчими темами НАН України: «Книжкові та рукописні пам'ятки: історико-культурні дослідження бібліотечних зібрань, колекцій та рідкісних видань» (2002-2006 рр., № державної реєстрації 0102U000510), «Унікальні книжкові та рукописні фонди: науковий опис, державна реєстрація» (2007-2009 рр., № державної реєстрації 0107U000172, № теми 4.3.07-09) та «Створення системи сучасних науково-інформаційних ресурсів на рукописні фонди, рідкісні видання та книжкові колекції» (2010-2012 рр., № державної реєстрації 0110U002019, № теми 4.3.10-12).

Стан наукової розробки теми. Історіографія теми в конкретному аспекті дисертації - комплектування та облік рукописної спадщини бібліотек у ретроспекції та сучасні питання формування науково-облікових інформаційних систем та ресурсів - практично відсутня. Разом з тим існують дослідження, що розглядають окремі питання архівного обліку, комплектування, інформатизації бібліотечної та архівної справи. Вони аналізуються в першому розділі дисертації.

Мета дисертації полягає в дослідженні методичних засад комплектування і обліку рукописних фондів бібліотек і розробці діючої структурно-функціональної моделі «Електронна справа рукописного фонду».

Досягнення мети дослідження вимагало вирішення таких завдань:

- вивчити ступінь розробленості обраної теми та її джерельну базу;

- проаналізувати історію формування системи комплектування, експертизи цінності та обліку рукописних фондів від часу заснування рукописного фонду НБУВ до сьогодення (1918-2009 рр.);

- розкрити систему, склад і зміст облікових документів, що створюються в процесі комплектування, опрацювання та використання фондів ІР НБУВ;

- з'ясувати повноту та відповідність сучасним вимогам нормативно-правового й методичного забезпечення в галузі комплектування та обліку рукописних документів, що надходять на державне зберігання;

- розкрити шляхи впровадження сучасних інформаційних технологій у модернізацію архівних процесів, зокрема в облік документів;

- побудувати архівно-археографічну структурно-функціональну модель бази даних «Електронна справа рукописного фонду» (БД ЕСРФ) на основі структури паспорта рукописного фонду та інших документів з комплектування та обліку у системних зв'язках з функціями описування і використання інформації з урахуванням сучасних методичних вимог до змісту та форми документів;

- здійснити апробацію цієї моделі на базі програмного забезпечення САБ ІРБІС-64, проаналізувати переваги використання БД ЕСРФ та можливості використання електронних ресурсів як органічної частини бібліотечно-архівної діяльності.

Об'єктом дослідження є система комплектування та обліку рукописних фондів наукових бібліотек.

Предмет дослідження - розвиток системи комплектування і обліку рукописних фондів бібліотек, формування електронного інформаційного ресурсу на облікову документацію з урахуванням усіх стадій руху рукописів.

Хронологічні межі: дисертація охоплює період від 1918 до 2009 р., тобто з моменту створення рукописного фонду в складі НБУВ та становлення власне державного обліку до сьогодення, коли інформатизація архівної і бібліотечної справ надає нові можливості для вдосконалення документаційно-інформаційного забезпечення комплектування, обліку та управління фондом.

Джерельна база дослідження становить комплекс опублікованих та неопублікованих документальних джерел.

Опубліковані джерела представлені комплексом законодавчих та нормативних актів незалежної України - законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Державного комітету архівів України (Держкомархів України) в галузях архівної справи та інформаційної діяльності; а також інструктивно-методичними матеріалами та документами, що визначали архівну діяльність в СРСР та регламентують функціонування архівних установ України сьогодні.

Серед неопублікованих джерел - документи з архіву НБУВ та архіву ІР НБУВ, а також поточна службова документація ІР НБУВ.

Важливим джерелом для розкриття теми дисертації є публікації у фахових періодичних виданнях та наукові праці з архівної справи, зокрема стосовно організації та методичного забезпечення різних етапів опрацювання архівних документів тощо.

Методологія та методи дослідження обумовленні специфікою дисертаційної роботи. Дисертантка керувалася принципами історизму та наукової об'єктивності. При опрацюванні теми застосовувалися проблемно-тематичний, історико-порівняльний, хронологічний, емпіричний методи дослідження, метод класифікації та систематизації документів та інформації. Аналіз джерел здійснювався за методологією архівознавства та документознавства, також застосовувалися методи, пов'язані з практичним впровадженням інформаційних технологій.

Наукова новизна дослідження визначається тим, що тема дисертації у такій постановці питання розглядається вперше, і полягає в такому: - проаналізовано історію та сучасний стан комплектування і обліку рукописних фондів як складової НАФ, виявлено типологічні риси та особливості розвитку документаційного забезпечення, формування комплексу науково-методичної та облікової документації рукописних фондів наукових бібліотек України, а також контролю за їхньою збереженістю та використанням;

- з'ясовано специфіку сучасного правового й нормативного забезпечення комплектування та державного обліку рукописних фондів, розкрито систему, склад і зміст облікових документів, що створюються в процесі комплектування та опрацювання рукописних фондів;

- з допомогою сучасних інформаційних технологій побудовано структурно-функціональну модель БД ЕСРФ на основі вдосконаленої системи облікової документації, проведено апробацію та наповнення БД ЕСРФ;

- створено електронний ресурс ЕСРФ, де враховано систему документації комплектування та обліку з розширеними пошуковими можливостями. Теоретичне і практичне значення дисертації полягає в тому, що в ній вдосконалюються науково-методичні засади архівознавства та документознавства, розвивається система комплектування та обліку, створено взаємопов'язану систему документації в електронному вигляді, де з урахуванням нових соціально-політичних та економічних умов в Україні вдосконалено як форму та зміст, так і схему контролю щодо обліку рукописних документів та застосування її на всіх етапах руху документа, починаючи від комплектування, опрацювання, поповнення фонду, завершуючи зберіганням та проведенням звірок наявності. Практична значимість праці зумовлюється її прикладним значенням для розвитку архівознавства, археографії через впровадження інформаційних технологій у бібліотечну та архівну справу. Результати теоретичних висновків та практичний матеріал дослідження використано в процесі створення БД ЕСРФ, що у 2009 р. пройшла апробацію в ІР НБУВ, накопичено перший інформаційний ресурс, який в подальшому буде нарощуватися.

Особистий внесок здобувача. Викладені положення та висновки належать дисертантці одноосібно.

Апробація роботи. Основні положення дослідження апробовано на міжнародних конференціях: «Бібліотеки та інформаційні центри в системі наукового супроводу суспільних реформ» (Київ, жовтень 2004 р.), «Інтелектуальні інформаційні технології у бібліотечній справі» (Київ, жовтень 2005 р.), «Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики» (Київ, травень 2006 р.), «Роль бібліотек у формуванні єдиного науково-інформаційного простору України» (Київ, жовтень 2006 р.), «Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики» (Київ, травень 2007 р.), «Проблеми гармонізації традиційних і новітніх бібліотечно-інформаційних ресурсів» (Київ, жовтень 2008 р.), на методологічних та науково-практичних семінарах НБУВ. Також вони викладені: в збірнику на пошану Ф.П. Шевченка «Істину встановлює суд історії», шести статтях та двох матеріалах конференцій, надрукованих на сторінках фахової періодики.

Публікації. Результати дослідження висвітлені в дев'яти публікаціях, п'ять з яких вміщено у виданнях, затверджених ВАК України як фахові. Структура та обсяг дисертаційного дослідження визначається специфікою проблеми, метою та завданням дослідження. Складається зі вступу, 4-х розділів, висновків, списку використаних джерел та літератури (468 позицій), 5-ти додатків. Загальний обсяг дисертації - 255 сторінок, з яких основний текст становить - 180 сторінок.

основний зміст

У Вступі обґрунтовано актуальність та наукову новизну дослідження, визначено об'єкт і предмет, сформульовано мету і завдання дисертації, джерельну базу, хронологічні межі та ступінь розробленості теми, розкрито її практичне значення, вказано форми апробації результатів.

У першому розділі «Історіографія та джерельна база дослідження» розглянуто ступінь вивченості цієї теми, висвітлено склад та зміст джерельної бази дослідження, розглянуто поняття комплектування та обліку рукописних фондів.

Зазначається, що комплектування та облік рукописних фондів здійснюється на державному рівні, що передбачає врахування їхнього розвитку в архівній системі, базові документи якої покладено в основу діяльності рукописних підрозділів бібліотек.

Історія рукописного фонду НБУВ, як і багатьох державних загальнонаціональних бібліотек, де зберігаються рукописні фонди з правом постійного зберігання, почалася в 1918 р. з надходженням націоналізованих та придбаних фондів. У Бібліотеці не було традицій комплектування та обліку цієї спадщини, відповідно доводилося напрацьовувати певні засади організації фонду та його державного обліку, створення науково-довідкового апарату, забезпечення збереженості та використання фондів.

Досвід Бібліотеки нині ґрунтується на уніфікованих методиках, прийнятих щодо НАФ, однак цілком вмотивовано має власну специфіку та особливості. Важливим фактором удосконалення облікового процесу стало створення рукописних баз даних та ресурсів, що дозволяють здійснювати управління документацією та обліковими даними на всіх етапах руху рукопису в процесі надходження, опрацювання, зберігання, обслуговування, використання службової інформації, створення страхового фонду, а також усіх інших робіт з документами, що перебувають на державному зберіганні.

Отже, з огляду на комплексність та багатоаспектність досліджуваної теми, історіографія та джерельна база також мають комплексний характер.

Хоча спеціальних досліджень щодо теми дисертації немає, слід вказати праці, де тема обліку згадувалася або була об'єктом уваги фахівців. Це передусім праці, де розкриваються загальні питання історії формування Єдиного державного архівного фонду (ЄДАФ) та його нормативно-правового забезпечення, відображаються процеси становлення документації щодо комплектування та обліку. Це, зокрема, праці О. Мітюкова, Г. Боряка, І. Матяш, З. Сендика та ін. Роботи російського вченого В. Автократова заклали фундамент сучасної теорії фондування та обліку фондів.

Основний масив праць лише побіжно стосується теми дисертації, складається із статей та науково-інформаційних публікацій в архівній періодиці. Вони містять огляди роботи державних архівних установ щодо поточного обліку документів, пропонують допоміжні форми облікової документації, сприяють удосконаленню облікового апарату. Серед авторів: Н. Герасимчук, В. Блябліна, Е. Адамська, Н. Гусєва, М. Делеган, К. Віслобоков, Т. Папакіна, Т. Захарченко, А. Сторожева, Д. Негинська, В. Цвєткова, Л. Пількевич, О. Максакова. Надають професійні консультації щодо правильного заповнення та ведення облікової документації О. Дьомушкіна, Т. Сатова, А. Грінберг; підводять підсумки перевіряння наявності документів та звіряння облікової документації з республіканським і центральним фондовим каталогами В. Коновалова, М. Гришина, Л.В. Куманцова, А. Карпачова; репрезентують документи нормативно-правового характеру Є. Корнєва, З. Сендик, І. Соколова, К. Крестовська, Н. Єрмакова, Н. Христова; аналіз змісту поняття «експертиза цінності» та особливості її проведення щодо документів особового походження відзначають К. Селіверстова, О. Пащенко. Становлення системи комплектування рукописних фондів у 20-30-х роках розглядалося у працях Л. Дубровіної, О. Онищенка, О. Степченко. Про надходження до рукописних фондів бібліотек розповідали М. Дядюк, О. Ботушанська, О. Танько, І. Лосієвський, Л. Незнамова, С. Шоломова, О. Рябцева, Л. Юдіна. Процес інформатизації архівної справи, зокрема питання організації автоматизованого опису та обліку документів, відображений у працях Г. Боряка, Л. Дубровіної, А. Кентія, Т. Захарченко, Г. Духновської, Ю. Кучерявого, Я. Лозниці та ін. Історіографія цього питання досліджувалася А. Сукало. Можемо констатувати, що власне питання обліку бібліотечних рукописних фондів практично не розглядалося.

Джерельна база дослідження включає законодавчі акти та інші нормативні документи, які регламентують діяльність архівних установ системи Держкомархіву України та архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек (відділів рукописів та інших структурних підрозділів) і є підґрунтям для проведення наукового дослідження з питань історії науково-методичного забезпечення комплектування і обліку рукописних фондів наукових бібліотек України як складової НАФ. Цей масив включає нормативні документи вищих органів влади, органів управління архівною та бібліотечною справами, Президії Національної академії наук України, НБУВ, Міністерства культури і туризму України. Для більш предметного висвітлення засад інформатизації суспільних процесів залучено й законодавчу базу з інформатизації архівної та бібліотечної справ.

До другої групи джерел відносяться державні і галузеві стандарти та науково-методичні розробки, зокрема: методичні рекомендації, інструкції та інші нормативні документи державних архівних установ та органів управління архівною справою, що визначають принципи та критерії комплектування, науково-технічного опрацювання, основні засади, види і форми обліку та зберігання документів, а також надають можливість прослідкувати історію питання.

Серед архівних документів, що складають третю групу джерел: документи, що забезпечують комплектування рукописного фонду НБУВ, зокрема, - акти, розписки, доповідні записки, звіти, довідки, списки, протоколи засідань і плани роботи науково-методичних рад та експертно-перевірних комісій відділу рукописів та ІР НБУВ, які дають можливість простежити історію комплектування та обліку рукописних фондів. Залучено й сучасну документацію, що регулює організацію комплектування та обліку, облікову документацію, нормативні та інструктивно-методичні документи - положення, інструкції, методичні рекомендації, а також протоколи виробничих нарад, плани і звіти про роботу, листування рукописного відділу, що зберігаються в архіві НБУВ.

У другому розділі «Комплектування та облік рукописних фондів наукових бібліотек (1918-2009): визначення профілю комплектування, склад і зміст документів» розкривається історія формування фондів архівної та бібліотечної систем, формування науково-методичних та правових засад.

На першому етапі нормативно-правове забезпечення комплектування та обліку в архівній справі пов'язане із створенням ЄДАФ та його правовим регулюванням, укладанням нормативно-інструктивної бази. Цей процес почався в 1917 р. та завершився перед Другою світовою війною прийняттям Положення про ЄДАФ. Перший етап комплектування та обліку в наукових бібліотеках пов'язаний із політикою радянської держави щодо розподілу рукописних фондів між масовими та спеціалізованими бібліотеками загальнодержавного значення. Саме тоді практично всі націоналізовані фонди дорадянського часу надійшли до Всенародної бібліотеки України (нині НБУВ), Одеської та Харківської обласних бібліотек. Ці фонди в зв'язку з їхньою непріоритетністю багато років були неописаними і ставилися на облік дуже повільно.

Значну роль відіграла діяльність Паритетної комісії, що здійснила теоретичне обґрунтування принципів розподілу фондів між архівами та бібліотеками. Серед її членів були такі видатні фахівці бібліотечної справи, як Г.П. Житецький, С.І. Маслов, П.М. Попов. Так, творчі рукописи та рукописні книги були віднесені до профілю комплектування бібліотек, а архівні фонди державних установ - до архівної системи. Інвентаризація та облік концентрувалися у створенні так званих «відділів» - відділу «літературні матеріали», відділу «історичні документи» та відділу «листування». Основним обліковим документом став інвентарний опис.

Однак рукописні підрозділи бібліотек до 1960-х років використовували власні методи обліку рукописного фонду, що враховували також і бібліотечні технології. Ці технології були недосконалими щодо рукописно-архівної спадщини та мали робочий характер. Відсутність системи уніфікованої документації стосовно комплектування та обліку перешкоджала розвитку управління фондом. комплектування рукописний електронний облік

Такі об'єктивні причини спричинили створення карткових каталогів на фонди (фондові каталоги) та карткового опису, робочих облікових картотек, що дозволяли поєднати у бібліотечній картковій формі за принципом походження документи, які знаходилися в різних фондах. Це була компромісна форма обліково-довідкового апарату. Інвентаризація документів відбувалася за принципами бібліотечного інвентаря, були відсутні передмови, покажчики, коментарі. Інвентарні описи з метою оптимізації створювалися на базі карток, які тиражувалися, розрізалися та поповнювали карткові каталоги: фондовий, іменний, хронологічний, предметний. В умовах відсутності кадрів такі форми обліку лише частково дозволяли здійснити функції організації комплектування та єдиного державного обліку.

З 1960-х років в СРСР почалося впровадження принципу фондової класифікації, створення архівних описів та відповідного облікового апарату. Розробку основних нормативно-методичних документів для бібліотек було покладено на загальносоюзний методичний центр - Державну бібліотеку
ім. В.І. Леніна. Водночас реальні кроки щодо створення уніфікованої системи документації почалися з 1980-х років, коли базовий комплекс документів було затверджено та адаптовано до специфіки кожного рукописного підрозділу. Саме тоді науково-методична робота бібліотек у галузі обліку рукописних документів була приведена у відповідність до архівних правил роботи, також було напрацьовано необхідну документацію.

Характеризуючи сучасний стан фондів ІР НБУВ, слід відзначити його різноманітність, що ускладнює проведення обліку документів на уніфікованих засадах. ІР НБУВ зберігає фонди ліквідованих інституцій (духовних установ, навчальних закладів, видавництв, наукових товариств); особові архівні фонди, які відображають різні напрями науки, культури, освіти; колекції документів, організовані штучно, наприклад, рукописні книги, ілюстративні матеріали тощо. Комплектування фондів відбувається й завдяки періодичному надходженню окремих поодиноких документів до колекцій, які зберігаються в Інституті. Класифікація та облік архівних документів базуються не лише на принципі походження фондів (пофондовий облік), а й на принципах цінності документів (облік одиниць зберігання).

У третьому розділі «Науково-методичне забезпечення руху рукописних фондів ІР НБУВ під час комплектування та обліку (сучасний стан)» аналізується стан комплектування та обліку рукописних фондів на сучасному етапі. Встановлено, що система документаційного забезпечення процесу комплектування і обліку та основні документи, які регулюють цю діяльність, відображають вимоги сучасних нормативних документів та правил, затверджених Держкомархівом України. Перелік цих документів впроваджено у систему наукових бібліотек України, що мають право постійного державного зберігання документів НАФ.

Основними обліковими документами рукописних фондів наукових бібліотек є: Книга пропозицій - для обліку документів, що надходять на експертизу з метою можливого придбання; Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання - для обліку кожного надходження документів; Список фондів - для реєстрації архівних фондів, прийнятих на постійне зберігання, присвоєння їм номерів у порядку надходження; Cписок фондів, що містять особливо цінні документи, - для обліку фондів, що містять особливо цінні справи; Аркуш архівного фонду - для фіксації змін у назві фонду, обліку складу та обсягу фонду взагалі та по кожному опису, обліку та нумерації описів конкретного фонду та інших документів, що відображають зміни у складі та обсязі фонду; Паспорт фонду - для відображення стану фонду, оперативності отримання інформації про фонд; Справа фонду, яка заводиться на кожний новостворений фонд з присвоєнням їй номера відповідного фонду; Архівний опис фонду - архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функцію; Книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування - для обліку кожного надходження страхового фонду та фонду користування; Опис особливо цінних справ - для поодиничного та сумарного обліку особливо цінних одиниць зберігання та справ, що містять особливо цінні документи; Опис страхового фонду - для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду, копій особливо цінних документів; Акт-довідка про зміни в складі та обсязі фондів на 01.01. поточного року - містить відомості про зміни у складі та обсязі фондів ІР НБУВ на 01.01. кожного року; Картка фонду - призначена для централізованого обліку документів НАФ, складається на кожний фонд, що вперше надійшов до архіву, на підставі аркуша фонду за станом на 01.01. кожного року; Вірчий аркуш - для обліку кількості та стану аркушів у кожній одиниці зберігання.

Допоміжними обліковими документами є: Реєстр описів; Книга змін обсягів фондів; Книга обліку перевіряння наявності та стану одиниць зберігання архівних фондів; Книга видачі документів у науково-технічне опрацювання; Пофондовий топографічний покажчик; Топографічний покажчик неопрацьованих документів; Список неопрацьованих та частково опрацьованих фондів і окремих документів.

Система облікових документів забезпечує контроль за наявністю і станом документів та дотримання режимів їх зберігання і доступу до них, закріплює їх організацію і водночас є складовою довідкового апарату до них. Однак на зміст документів суттєво впливають зміни в суспільно-політичній ситуації в Україні, що стають причиною утворення нової законодавчої бази, яка, в свою чергу, регулює не лише архівну та бібліотечну справи, а й такі важливі для діяльності бібліотек та архівів аспекти, як регулювання державної власності та передавання на державне зберігання архівних документів (чи то на засадах придбання, чи в дар), норми авторського права (як фізичних, так і юридичних осіб), грошову та історико-культурну оцінку документів, виокремлення унікальних документів та включення у Державний реєстр національного культурного надбання, створення цифрового страхового фонду документів тощо. Це вимагає вдосконалення та розширення кола облікових документів, створення нової системи управління документацією та інформацією.

Четвертий розділ «Процес формування електронних інформаційних ресурсів на рукописні фонди ІР НБУВ. Структурно-функціональна модель комплектування і обліку та створення електронної справи рукописного фонду» розкриває можливості автоматизації процесу комплектування та обліку з розширеними можливостями пошуку документних відомостей.

Характеристику стану інформатизації архівної справи в Україні у 1991-
2003 рр. було надано в працях Г. Боряка, Л. Дубровіної та А. Сукало. Цей часовий термін розподіляється зазначеними дослідниками на два періоди, які відповідно мають чотири етапи розвитку.

Мережевий ресурс архівної галузі розглядається у статтях Г. Боряка та
Г. Папакіна.

В ІР НБУВ, з огляду на завдання формування та накопичення електронного ресурсу, здійснювалися спроби напрацювання БД фондового рівня з урахуванням програмних пакетів CDC/ISIS. Також створена БД «Кодекс» на слов'янську рукописну книгу ХІ-ХVІІІ ст. Загалом у НБУВ проводяться роботи з наповнення БД «Історичні колекції та зібрання».

Як відомо, програмні можливості попередніх етапів розвитку інформатизації не давали змоги адекватно відобразити рукописні фонди у системних зв'язках із комплектуванням, обліком та науково-довідковим апаратом. Нині наявне програмне забезпечення дозволяє вирішувати інтегровані завдання бібліотечної та архівної справ, зокрема, в системі ІРБІС-64 спеціально передбачено можливість створення БД та електронних каталогів не лише книжкових, а й рукописних фондів, що працюють на базі архівних правил комплектування, опису та обліку фондів.

Створення БД ЕСРФ базується на врахуванні не лише сучасних вимог, що висуваються до накопичення інформаційних ресурсів, а й на традиціях у системі обліку, зокрема, стосовно основної облікової документації.

Пріоритетною метою створення БД ЕСРФ було укладання розгалуженої уніфікованої та взаємопов'язаної структури рубрик / полів, яка охоплювала б усі етапи та сфери комплектування і обліку в системі основної діяльності ІР і дозволяла б:

1) оптимізувати традиційний процес опрацювання документів - експертизи, комплектування, описування, обліку, каталогізації та зберігання;

2) активізувати використання інформації, відображеної в фондах ІР НБУВ, шляхом створення системи електронних довідників та БД, що давали б цілісне уявлення про склад та зміст архівних фондів;

3) вирішити питання про збереженість унікальних документів та тих, які користуються найбільшим попитом, шляхом створення на ці документи повнотекстових баз даних та електронних страхових копій.

В основу БД ЕСРФ покладено паспорт фонду, а також вся інша наявна поточна та облікова документація, що дозволяють простежити рух рукописів, здійснити контроль за станом науково-облікового апарату в його багатоаспектності - від актів надходження та книг обліку до архівних описів та документів перевірок рукописних фондів і колекцій. БД ЕСРФ враховує й зв'язки між цими документами та одночасно виступає як облікова науково-пошукова система службового характеру, що має в перспективі перетворитися на інформаційно-пошукову систему загального доступу на рівні заголовків списку фондів, яка надаватиме доступ до подокументної інформації, що зберігається в архівних описах - найважливіших облікових документах фонду.

БД ЕСРФ складається з декількох окремих структурних частин («записів») даних: «Фонд», «Опис», «Документ», що дозволяє отримати цілісну систему розгалужених відомостей облікового характеру включаючи й процедуру використання інформації фондів, яка має відношення до облікових документів.

Було створено БД та сформовані робочі аркуші: «Паспорт фонду» та «Історична довідка» до запису «Фонд»; Робочий аркуш «Схема систематизації фонду» до запису «Опис»; Робочий аркуш до запису «Документ». Ця БД дає широкі можливості для аналізу стану обліку та документального складу всіх регламентуючих документів щодо організації фондів, фондоутворювачів, користування документами. БД апробована на особових архівних фондах Ф. Шевченка та М. Брайчевського. Повна структура даних у взаємозв'язках, з огляду на великий обсяг, наведена у додатках до дисертації.

Для створення БД була використана Система автоматизації бібліотек ІРБІС-64, впроваджена в НБУВ. На відміну від інших систем, які ІР НБУВ намагався пристосувати для своїх потреб, Система ІРБІС-64 має широкі можливості для її адаптації до умов праці конкретної бібліотеки; повністю поєднується з російськими та міжнародними форматами подання бібліографічних даних RUSMARC/UNIMARC/MARC21 на основі засобів двосторонньої конверсії даних; дозволяє створювати і підтримувати одночасно будь-яку кількість БД; пропонує технологію автоматичного формування словників, на основі яких реалізується швидкий пошук за будь-якими елементами описування та їх поєднанням; підтримує традиційні «паперові» технології, надаючи можливість отримання широкого спектру вихідних форм; пропонує засоби для ведення та використання Авторитетних файлів, Алфавітно-предметних покажчиків до УДК/ББК і Тезауруса; містить технології, орієнтовані на використання штрих-кодів та засоби, які дозволяють широко використовувати ілюстративний матеріал; підтримує багатомовність (полілінгвістичність); пропонує засоби для перекладу інтерфейсів користувачів іншими мовами тощо.

Створення системи дозволило суттєво вдосконалити управління фондами, здійснити на нових технологіях організацію комплектування та державного обліку з можливостями пошуку як службової інформації, так і інформації для загального користування.

Висновки

1. На основі залучених архівних і опублікованих джерел та вивчення історіографії питання встановлено етапи історії розвитку теоретичних засад, на яких формувався облік документів у рукописних відділах бібліотек, визначено його основні компоненти, напрями, вимоги щодо кількісного складу і стану рукописних фондів, рух документів у процесі комплектування, науково-технічного опрацювання, зберігання та використання. Встановлено, що історія розвитку комплектування та обліку рукописних фондів у наукових бібліотеках тісно пов'язана з розвитком комплектування та обліку в системі архівних установ та централізацією архівної справи.

2. Розподіл профілю комплектування між бібліотеками та архівами відбувся в 20-х та на початку 30-х років ХХ ст., коли рукописні книги, колекційні документи, особові архівні комплекси стали об'єктом комплектування бібліотек, а архівні фонди державних установ та колекції актових документів - архівів. Хоча в процесі розвитку бібліотечного фонду України та НАФ відбулося розширення прав архівів щодо набуття творчої спадщини та особових архівних фондів, рукописні фонди зберегли колекційність змісту та профіль комплектування. Зміст рукописних фондів й зараз є багатоаспектним; він включає колекційні фонди дореволюційних культурно-просвітницьких установ, духовних шкіл, вищих навчальних закладів, наукових товариств, а також особові архівні фонди діячів науки, культури, освіти, родові архіви та колекції рукописних книг і документів. Документаційне забезпечення комплектування та обліку рукописних фондів має на меті відображення повноти, складу і змісту фондів, забезпечення державної охорони спадщини.

3. Специфічні форми обліку рукописних фондів мали недосконалий характер. У 60-х роках у бібліотеках з правом постійного зберігання документів було впроваджено систему класифікації фондів та обліку за фондами та одиницями зберігання, що дозволило поєднати традиційні форми документації бібліотек та уніфіковані форми документів з архівної практики, сформувати пакет відповідної документації.

4. Сучасний стан комплектування і обліку базується на правилах НАФ та вимогах архівної системи. Разом з тим нові суспільно-політичні, економічні та соціокультурні реалії незалежної України, новітня законодавча база архівної і бібліотечної справ, інформатизація суспільства тощо ставлять питання про зміну змісту цих документів, їхнє вдосконалення, регулювання процесів передачі архівів та документів на державне зберігання, включення до державних реєстрів національного культурного надбання, охорону авторських прав на документи тощо, повноту та відповідність сучасним вимогам правового й нормативного забезпечення в галузі обліку рукописних документів особового походження, що надходять на державне зберігання до НАФ.

5. Інформатизація бібліотечної та архівної справ пройшла кілька етапів. Перші спроби автоматизації рукописних фондів на базі комплектування і обліку були досить невдалими у зв'язку з недосконалістю програмно-технологічного забезпечення та з неможливістю пристосувати вимоги до системи обліку рукописних фондів з контролем інформації та її пошуку. Сьогодні можна здійснювати модернізацію традиційних архівних процесів, залучаючи існуючі концептуальні та прогностичні моделі інформатизації бібліотечної та архівної справ. Для реалізації мети було обрано Систему автоматизації бібліотек ІРБІС-64, що нині впроваджено в НБУВ. Опрацьована структурно-функціональна модель комплектування та обліку рукописних фондів, покладена в основу робочих аркушів структурних частин, що поєдналися у системній БД ЕСРФ. Вона врахувала нові вимоги до фондів як національного культурного надбання та нові умови розвитку бібліотечної та архівної справ, відкрила перспективи застосування інноваційних технологій в комплектуванні, опрацюванні та обліку рукописних фондів.

6. Структурно-функціональна модель «Електронна справа рукописного фонду» створювалася на базі структури паспорту рукописного фонду, опрацьованого в ІР НБУВ, та інших документів, що їх вимагають архівні правила відносно обліку та комплектування. До складу БД ЕСРФ включено 32 документи, для чого попередньо було визначено і враховано функціональні зв'язки між ними. Системою також передбачається, за необхідності, розширення кількості облікових документів. Для пошуку залучається зміст документів.

БД ЕСРФ включає й усю наявну поточну та облікову документацію ІР щодо «руху документів» та її форми. Вона виконує як облікові (тобто адміністративні), так і пошукові (тобто використання) функції. Перший рівень представлених записом «Фонд», який здійснює функцію управління інформацією та обліком і представлений історичною довідкою та паспортом фонду. Другий поглиблений рівень представлений записом «Опис», який розкриває структурні частини фондів - описи та реалізує за ними пошук документів. Запис «Документ» репрезентує поодиничний і документний рівні і розкриває зміст документів кожного окремого фонду. Тим самим система реалізує й функції науково-довідкового апарату.

7. Побудована діюча БД, яка враховує специфічні аспекти комплектування, обліку, опрацювання та використання рукописних фондів, що зберігаються в наукових бібліотеках України.

Одночасно розроблено науково-методичне забезпечення її функціонування із врахуванням основних вимог до технології комплектування, обліку та формування рукописних фондів в автоматизованому режимі з метою включення цих даних до системи архівних та бібліотечних ресурсів. Здійснено удосконалення наукових засад формування, опрацювання та використання електронних ресурсів як органічної частини бібліотечно-архівної діяльності з обліку, опрацювання, зберігання рукописних фондів, спрямоване на пристосування можливостей використання системи у складі бібліотечних інформаційних ресурсів; визначені науково-методичні умови щодо формування електронного ресурсу.

Отже, впровадження БД ЕСРФ дозволило оптимізувати традиційний процес експертизи, комплектування, описування, обліку, каталогізації та зберігання; активізувати використання інформації для цілісного уявлення про склад та зміст архівних фондів; а надалі _ вирішити питання про збереженість унікальних документів, зокрема тих, що користуються найбільшим попитом, шляхом створення на ці документи повнотекстових баз даних та електронних страхових копій.

СПИСОК ОПУБЛІКОВАНИХ ПРАЦЬ ЗА ТЕМОЮ ДИСЕРТАЦІЇ

1. Корчемна І. С. Нові надходження Інституту рукопису НБУВ: особовий архівний фонд члена-кореспондента НАН України Ф. П. Шевченка / І. С. Корчемна // Наук. пр. Нац. б-ки України ім. В. І. Вернадського. - К., 2004. - Вип. 13. - С. 351-356.

2. Корчемна І. С. Архівна спадщина Ф. П. Шевченка в фондах Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського у світлі сучасної історичної науки / І. С. Корчемна // Рукописна та книжкова спадщина України. - К., 2005. - Вип. 10. - С. 412-417.

3. Корчемна І. С. Науково-документне забезпечення руху рукописних фондів бібліотек під час обліку / І. С. Корчемна // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - К., 2007. - № 2. - С. 58-64.

4. Корчемна І. С. Комплектування архівних фондів Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського : сучасний стан / І. С. Корчемна // Рукописна та книжкова спадщина України. - К., 2007. -
Вип. 12. - С. 118-123.

5. Корчемна І. С. Організація обліку рукописних документів в Інституті рукопису НБУВ / І. С. Корчемна // Наук. пр. Нац. б-ки України ім. В. І. Вернадського. - К., 2007. - Вип. 19. - С. 437-444.

6. Корчемна І. С. Особовий фонд Федора Шевченка в Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського / І. С. Корчемна // Відкритий архів : Щорічник матеріялів та досліджень з історії модерної укр. культури. - К. : Критика, 2004. - Т. І. - С. 638-641.

7. Корчемна І. С. Щоденникові нотатки / І. С. Корчемна // «Істину встановлює суд історії» : зб. на пошану Федора Павловича Шевченка. - Т. 1. Джерела / від. ред. Г. Боряк ; упоряд. : С. Батуріна, Г. Боряк, Л. Дубровіна, І. Корчемна,
І. Матяш, О. Титаренко. - К., 2004. - С. 561-645.

8. Корчемна І. С. «Шлях рукопису» як важливий обліковий процес у рукописних підрозділах наукових бібліотек / І. С. Корчемна // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : зб. матеріалів ІІІ Міжнар. наук.-прак. конф., (Київ, 16-18 трав. 2006 р.). - К., 2006. - С. 202-203.

9. Корчемна І. С. Профіль комплектування фондів Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського / І. С. Корчемна // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : зб. матеріалів ІV Міжнар. наук.-прак. конф., (Київ, 21-23 трав. 2007 р.). - К., 2007. - С. 216-217.

АнотаціЯ

Корчемна І. С. Розвиток системи комплектування і обліку рукописних фондів бібліотек України та створення сучасних інформаційних ресурсів (1918-2009). - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук за спеціальністю 27.00.02 - документознавство, архівознавство. - Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - Київ, 2010.

Дисертація присвячена дослідженню історії розвитку системи комплектування і обліку рукописних фондів бібліотек України як окремого документального комплексу з моменту фундації національного державного бібліотечного фонду в Україні і до сьогодення та створенню на нових технологічних засадах з урахуванням традиційних форм архівного та бібліотечного обліку сучасних інформаційних ресурсів.

Проаналізовано історію та сучасний стан комплектування і обліку фондів Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського як зразок діючої моделі, що відображає типологічні риси формування та обліку наукових бібліотек України.

Створено базу даних «Електронна справа рукописного фонду» з розширеними пошуковими можливостями, яка відображає комплекс документаційного забезпечення процесу комплектування та обліку на всіх стадіях «руху рукописів» під час опрацювання, зберігання, використання.

Ключові слова: облік та комплектування рукописних фондів, електронні інформаційні ресурси, база даних, мережеві ресурси, обробка інформації.

Корчемная И. С. Развитие системы комплектования и учета рукописных фондов библиотек Украины и создание современных информационных ресурсов (1918-2009). - Рукопись.

Диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук по специальности 27.00.02 - документоведение, архивоведение. Национальная библиотека Украины имени В. И. Вернадского. - Киев, 2010.

Диссертация посвящена исследованию истории развития системы комплектования и учета рукописных фондов библиотек Украины как отдельного документального комплекса с момента основания государственного библиотечного фонда в Украине по настоящее время и на новых технологических основаниях (соединяющих традиционные формы архивного и библиотечного учета), созданию современных информационных ресурсов, учитывающих разные аспекты комплектования, учета, описания и использования, принятых в библиотечной и архивной практике.

В диссертации проанализировано историю и современное состояние комплектования и учета фондов Института рукописи Национальной библиотеки Украины имени В.И. Вернадского как образец действующей модели, которая отображает типичные черты формирования и учета научных библиотек Украины.

Установлено, что история комплектования и учета рукописных фондов научных библиотек тесно связана с развитием таких же процессов в архивной системе и ее централизацией.

В ходе исследования определены основные этапы функционирования системы комплектования и учета рукописных фондов.

Для первого этапа - 20-30-е годы ХХ ст. - характерно установление профилей комплектования для библиотек и архивов, когда рукописные книги, коллекционные документы, личные архивы творческой интеллигенции стали объектом комплектования библиотек, а архивы государственных учреждений и коллекции актовых документов, а также личные архивы государственных деятелей - архивов. Инвентаризация и учет концентрировались в создании так называемых «отделов» - отдела «литературные материалы», отдела «исторические документы» и отдела «переписка». Основным учетным документом стала инвентарная опись, построенная по принципу библиотечного инвентаря, в котором отсутствуют предисловия, указатели, комментарии.

Второй этап - 40-80-е годы ХХ ст. - связан с внедрением в рукописных подразделениях библиотек принципов фондовой классификации, архивных описей и соответствующего учетного аппарата (с 1960-х годов). Центром по разработке научно-методической документации библиотек была определена Государственная библиотека им. В.И. Ленина. В 1980-х годах происходит утверждение базового комплекса документов, адаптированного к специфике каждого рукописного подразделения. Приводится в соответствие с архивными правилами научно-методическая документация, сформирован ее пакет.

Отличительной чертой третьего этапа - 90-е годы ХХ ст. - 2009 год - является то, что система комплектования и учета рукописных фондов научных библиотек основывается на правилах НАФ Украины. Вместе с тем новые общественно-политические, экономические и социокультурные реалии независимой Украины, новейшая законодательная база архивного и библиотечного дела, информатизация общества ставят вопросы о замене содержания этих документов, их усовершенствовании, регулировании процессов передачи архивов и документов на государственное хранение, включении в «Государственный реестр национального культурного наследия», охране авторских прав на документы, полноте и соответствии современным требованиям правового и нормативного обеспечения в области учета рукописных фондов личного происхождения, которые поступают на государственное хранение в НАФ.

Разработана структурно-функциональная модель «Электронное дело рукописного фонда» (ЭДРФ), которая базируется не только на основном учетном документе - паспорте фонда, но и включает всю имеющуюся в наличии текущую и учетную документацию и ее формы.

Создана база данных «Электронное дело рукописного фонда» (БД ЭДРФ) с расширенными поисковыми возможностями, которая отображает весь комплекс документационного обеспечения процесса комплектования и учета на всех стадиях «движения рукописей» во время обработки, хранения, использования и состоит из нескольких отдельных структурных частей («записей»): «Фонд», «Опись», «Документ». Она позволяет оптимизировать традиционный процесс экспертизы, комплектования, описания, учета, каталогизации и хранения рукописного фонда, активизировать использование информации о составе и содержании фондов.

БД ЭДРФ в 2009 г. прошла апробацию в ИР НБУВ и может быть применена во всех рукописных подразделениях научных библиотек, которые имеют право постоянного хранения архивных документов.

Ключевые слова: учет и комплектование рукописных фондов, электронные информационные ресурсы, база данных, сетевые ресурсы, обработка информации.

Korchemna I. S. The development of the system of acquisition and registration of manuscript collections in Ukrainian libraries, and the creation of modern informative resources (1918-2009). - Manuscript. Dissertation for the degree of Candidate of Historical Sciences. Speciality 27.00.02 - Scientific discipline of documentation, archival science. - V. I. Vernadsky National Library of Ukraine. - Kyiv, 2010.

The thesis elucidates the history of the system of acquisition and registration of manuscript collections in Ukrainian libraries as a separate documentary complex from the period of the establishment of the national public libraries in Ukraine until present, and the creation of modern information resources based on the new technologies, which takes in consideration the traditional forms of archival and library registration.

The author reviewed the history and current status of the acquisition and registration of documents in the Institute of the Manuscript of the V.I. Vernadsky National Library of Ukraine, which serves as an example of a typical model displaying the typical features of the formation and registration of scientific libraries of Ukraine, and is based on the experience of creating electronic resources in this field.

The data base «Electronic Manuscript Registration Card» with extended search capabilities was created, which fully displays the history of the acquisition and registration of manuscripts at all stages of their «movement» during processing, storage and use.

...