Культура пошуку та опрацювання інформації як складник інформаційної культури організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Культура пошуку та опрацювання інформації як складник інформаційної культури організації

Палеха Юрій Іванович, кандидат історичних наук, завідувач кафедри документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності, професор ПВНЗ «Європейський університет»

Мета роботи

Визначити сутність культури пошуку та опрацювання інформації, як складника інформаційної культури організації, розкрити та проаналізувати її основні елементи, намітити напрями її вдосконалення в аспекті формування корпоративної культури організації.

Методологія дослідження полягає у застосуванні інформаційного методу та методу сходження від абстрактного до конкретного.

Наукова новизна роботи полягає в розширенні уявлень про культуру пошуку та опрацювання інформації як складника інформаційної культури особистості з однієї сторони та інформаційної культури організації з іншої.

Висновки. Культура пошуку та опрацювання інформації, як продукт сукупної діяльності й головний об'єкт культурної творчості персоналу організації можна подати як складну, багатоаспектну структуру, що включає уміння здійснювати інформаційний пошук, здатність створювати електронні бази даних, знання можливостей інформаційно-пошукових систем, методик пошуку інформації, уміння опрацьовувати інформацію, навички структурування документованої інформації, знання методик підготовки того чи іншого інформаційного документа, вміння оцінювати якість вторинного документа. Поєднання основних елементів культури пошуку та опрацювання інформації ґрунтується на принципах комплексності, диференційного підходу та безперервності й дає нове бачення та розуміння необхідності колективної роботи над створенням інформаційних документів

Ключові слова: інформація, культура, суб'єкт управління, організація, аналітико-синтетична переробка інформації, інформаційний пошук, інформаційні технології.

Палеха Юрий Иванович, кандидат исторических наук, заведующий кафедры документоведения и информационно-аналитической деятельности, профессор ЧВУЗ «Европейский университет»

Культура поиска и обработки информации как составляющая информационной культуры организации

Цель работы. Определить сущность культуры поиска и обработки информации как составляющей информационной культуры организации, выделить и проанализировать основные ее елементи, а также наметить направления ее дальнейшего повышения в аспекте формирования корпоративной культуры организации.

Методология исследования состоит в применении информационного метода и метода схождения от абстрактного к конкретному.

Научная новизна состоит в расширении представления о информационной культуре поиска и обработки информации как составляющей информационной культуры личности с одной стороны, и как составляющей информационной культуры организации с другой.

Выводы. Культура поиска и обработки информации, как продукт совместной деятельности и главный объект культурного творчества персонала организации нужно рассматривать как сложную, многоаспектную структуру, которая включает умения производить информационный поиск, способность электронные базы данных, знания возможностей информационно-поисковых систем, методик поиска информации, умений обрабатывать информацию, навыки структуирования текста документированной информации, знания методик подготовки того или иного информационного документа, умения оценивать качество полученного информационного документа. Объединение основных элементов культуры поиска и обработки информации основывается на принципах комплексности, диференцированного подхода, беспрерывности и дает новое понимание необходимости колективной работы над созданием информационных документов.

Ключевые слова: информация, культура, субъект управления, организация, аналитикосинтетическая обработка іинформации, информационный поиск, информационные технологии.

PaleKha Yuriy, Ph.D. in Historical and Culture Sciences, Head of the Department of Documentation and Information-Analytical Activities, Professor of European University

Culture of search and processing of informationas a component of information culture of organization

The purpose of the article is to determine the nature of the culture of the search and processing of information as a component of the information culture of the organization, to reveal and analyze its main elements, outline directionsfor its improvement in the aspect of forming the corporate culture ofthe organization. The methodology of the research is to apply the information method and the method of ascent from the abstract to the concrete. The scientific novelty of the work is to expand the perceptions about the culture of searching and processing information as a component of the information culture of the individual on the one hand and the information culture of the organization on the other. The information culture of the organization, in its turn, is presented as a component of its corporate culture and as a component of the information culture of the society in general. Conclusions. A culture of the search and processing of information as a product ofjoint activities and the main object of cultural creativity of the personnel of an organization can be presented as a complex, multidimensional structure that includes the ability to perform information search, the ability to create electronic databases, awareness of the possibilities of search engines (IRS), information retrieval techniques, ability to process information, skills of structuring of documented information, knowledge of the methods of preparation of a particular information document, skills in quality assessments of secondary documentation. The combination of the main elements of the culture of the search and processing of information is based on the principles of complexity, differential approach and continuity principle and gives a new vision and understanding of the need for collective work on the creation of information documents. The culture of the search and processing of information is complemented by the skills ofstructuring documented information that includes the ability to define, compose, and setting up the heading to the text of the document. The information culture of the organization requires the continuation of its research and detailed analysis of its components.

Key words: information, culture, entities of management, organization, analytical-synthetic processing of information, information search, information technologies.

Актуальність теми дослідження

інформація пошук культурний персонал

Створення вторинних документів вимагає від працівників організації певної культури пошуку та опрацювання документованої інформації. Так, культура пошуку інформації включає вміння розшукувати релевантні до запиту документи, відомості та факти, здатність створювати електронні бази даних, знання можливостей інформаційно-пошукових систем, дотримання відповідних методик пошуку інформації. Культура опрацювання інформації, в свою чергу, включає знання особливостей аналітико- синтетичної обробки інформації, згортання того чи іншого виду документованої інформації, загальних і спеціальних методик підготовки інформаційних документів, їх структурування. Зазначене вимагає відповідних компетенцій колективної роботи з інформацією, а отже, знання сучасних надбань досконалого інформаційного забезпечення діяльності організації, тобто здатності її фахівців та керівництва спільно використовувати свої уміння розбудови якісних процесів роботи з документованою інформацією, тобто забезпечення найвищого рівня інформаційної культури організації й ефективного управління нею.

Постановка проблеми. Розумова праця в будь-якій її формі завжди пов'язана з пошуком та опрацюванням документованої інформації. Так, пошук релевантних повідомлень серед наявних, що залучають щонайменше якусь інформацію про ті чи інші явища, об'єкти чи процеси, їх аналітико-синтетичне опрацювання з метою згортання та подальше структуру- вання й отримання як результат якісних інформаційних документів є одними з найважливіших операцій з інформацією, що вимагають відповідних знань, вмінь та погоджених дій всього персоналу організації, як злагодженого механізму. Проте проблеми вдосконалення інформаційної культури організації, як суб'єкту соціального управління, на сьогодні ще недостатньо однозначно і повно вивчені, а отже, потребують комплексного, інтегрованого наукового осмислення.

Мета дослідження. Розширення сприймання культури пошуку та опрацювання інформації як складника інформаційної культури особистості з однієї сторони та інформаційної культури організації з іншої, виділити та висвітлити її основні елементи, визначити напрями подальшого росту в аспекті підвищення ефективності діяльності організації.

Виклад основного матеріалу

Невпинне упровадження новітніх засобів і методів роботи з інформацією в усіх сферах професійної діяльності суспільства сприяє підвищення ефективності діяльності організацій, росту їх корпоративної та інформаційної культури всього суспільства.

У наукових роботах як закордонних так і вітчизняних учених досліджуються питання інформаційної культури як соціокультурного феномену інформаційної цивілізації, вивчаються особливості інформаційної культури різних груп та віртуальних спільнот, детально аналізується інформаційна культура особистості, особливості формування інформаційної культури професіоналів своєї справи, широко розглядаються питання ролі управлінської культура керівника, визначається її зміст та складові [1], а от дослідженню інформаційної культури організацій, як організаційної форми індивідуальної діяльності, складники якої є головними об'єктами культурної творчості, на сьогодні практично не розглядаються, про що вже зазначалось автором у попередніх публікаціях [5].

Стаття призначена продовженню дослідження сутності нового наукового напрямку - інформаційної культури організації, а саме інформаційної культури пошуку та опрацювання інформації, як її складника, розкриттю та аналізу ролі кожного з основних елементів, дослідженню напрямів їх вдосконалення в аспекті формування досконалої корпоративної культури організації. Отже, спробуємо розглянути елементи культури пошуку та опрацювання інформації детальніше.

Уміння здійснювати інформаційний пошук. Інформаційний пошук (IR - information retrieval, ІП) - обов'язковий етап задоволення інформаційних потреб користувача, що охоплює весь діапазон комунікацій, котрий виникає між людиною та масивом інформації. Здійснюється пошук завдяки довідникам, енциклопедіям, архівним фондам, словникам, журналам, книжкам та сучасним системам для пошуку, що фігурують в Інтернеті за ключовими словами.

Сьогодні інформаційний пошук стає все складнішим, ускладняється й сама система пошуку, поступово стаючи спеціальною галуззю знань. Знання і навички в цій області стають все більш обов'язковими для будь-якого фахівця. Культура підготовленості особи до інформаційного пошуку передбачає: наявність виразного уявлення про загальну систему науково-технічної інформації та перспективи використання інформаційних органів галузі; знання всіх можливих джерел отримання інформації за своїм фахом; уміння вибрати найбільш доцільну схему пошуку відповідно до його завдань та наявних умов, наявність відповідних навичок використання допоміжних бібліографічних та інформаційних матеріалів.

Класичне поняття інформаційного пошуку базується на задоволенні інформаційних потреб користувачів (information need), тобто потреб у пошуку релевантної інформації, як поточних даних, що зумовлені притаманною людям допитливістю, і виражаються в їх прагненні бути в курсі всього, що відбувається в світі, так і конкретних (спеціальних), які виражаються в прагненні отримати, необхідну для вирішення певного конкретного завдання інформацію.

Під час обмірковування поставленого певного завдання, тобто з моменту виникнення інформаційної потреби, у людини складається її образ (еталон), вона починає оцінювати всю інформацію, що надходить до неї, під кутом зору цієї потреби, розділяючи її на релевантну та нерелевантну. Якщо отримана інформація має відношення до еталону, то вона вважається доречною, тобто релевантною. Відповідно нерелевантна вважається та інформація, що не має відношення до еталону. Саме народжений в уяві людини образ слугує еталоном, з яким вона порівнює всю наступну інформацію, що надходить до неї.

З запропонованого розуміння змісту інформаційної потреби та механізму її задоволення випливає, що віднесення інформації, яка надходить до людини, до категорії реле- вантної, повністю визначається тим, який образ поставленого завдання склався у неї. Варіанти здійснення інформаційного пошуку подано в таблиці 1.

Таблиця 1 Види інформаційного пошуку

Семантичний пошук відбувається шляхом зіставлення за відповідними правилами ПОЗ і ПОД. Пошук завдяки програмному засобу підвищує його оперативність, хоча при цьому можуть бути втрачені релевантні документи, а також нерідко можуть видаватися нерелевантні запиту документи. Ситуаційний пошук, як правило, здійснюється в інформаційно-логічних системах.

Ефективність інформаційного пошуку можливо підвищити завдяки поліпшенню семантичного аналізу, тобто завдяки чіткому розумінню змісту запиту, та поєднанню різних зовнішніх інформаційних баз даних.

Здатність створювати електронні бази даних. Прийняття ефективного управлінського рішення вимагає від сучасного менеджера вмінь знайти якомога більше релевантної інформації, зберегти і використати її раціонально.

Інформація, зібрана автоматизованими системами управління, записується у відповідні сховища даних й на її основі можуть складатися електронні архіви. Зазначені систематизовані електронні сховища це й є бази даних (БД), що потрібні для управління виробництвом, побудови економічних зв'язків, просування реклами продукції тощо.

Основним режимом роботи з БД для користувача є режим отримання інформації.

При цьому нарівні з інформаційним пошуком у БД потрібно здійснювати різноманітні перетворення: редагування, упорядкування, групування та елементарні обчислення даних для видачі користувачеві різних довідок, звітів тощо.

Знання можливостей інформаційно-пошукових систем. Поняття пошуку в середовищі Інтернет з появою Web набуло іншого змісту, а поняття пошукової системи (Search Engine) стає все більш глибшим.

Інформаційно-пошукова система являє собою комп'ютерне програмне забезпечення для пошуку даних (з текстів або баз даних) для отримання конкретної інформації. Зазначене може бути веб-сторінкою у веб-мережі, яка використовує таке програмне забезпечення для пошуку ключових слів на інших сайтах [3, с 320].

Можливості застосування пошукових машин подано у таблиці 2.

Таблиця 2 Можливості пошукових машин

Відмінність між машинами перших двох відмічених у табл.2 типів машин практично незначна, оскільки машини з класифікованими списками допускають пошук за запитами певних видів. У свою чергу, запитальні машини часто включають класифіковані списки ресурсів, але вони дещо бідніші за змістом. Машини-каталоги і мета-машини створені для забезпечення більшої доступності існуючих.

Традиційні ІПС стають все більш точними та об'ємними, однак вони не в змозі перевершити інтелект людини, оскільки можуть лише порівнювати слова, а не зміст ідеї, яка обговорюються. Нові пошукові системи можуть допомогти зробити пошук більш значущим, суб'єктивним і прив'язаним до задач (task- based), що стоять перед користувачем. Метою подальшого розвитку ІПС є персоналізація пошуку, тобто більш якісне розпізнавання та задоволення потреб індивідуального користувача, беззаперечне задоволення його потреб з врахуванням індивідуальних особливостей, характеру, рівня підготовки, знань тощо.

Уміння опрацьовувати інформацію. Опрацювання повідомлень являє собою аналітико-синтетичну обробку інформації, яку вони несуть. При цьому повідомлення є інформаційними моделями процесів і явищ, описаних у повідомленнях. Аналітико-синтетична обробка повідомлень дає можливість з наявних повідомлень виводити різні твердження та їх обґрунтування, висновки, узагальнення, тобто здобувати вторинну інформацію, подаючи результати у вигляді нових повідомлень, правил, тверджень, виявлених закономірностей, здійснюючи таким чином синтез нових знань, вторинної, аналітичної інформації.

Розглядаючи аналіз і синтез як загальнонаукові методи навчання, в аналітико-синтетичній обробці інформації їх одночасно розглядають і як прийоми, що дають змогу багатоаспектно характеризувати документи. Зазначене розуміння аналізу і синтезу інформації пояснюється тим, що у документах показано результати, досягнуті на тому чи іншому ступені процесу її згортання. Такі види опрацювання інформації, як анотування, науковий огляд, реферування, досить чітко, хоч і з неоднаковою повнотою, відбивають його.

Слід зазначити, що аналітико-синтетична обробка документів не обмежується лише згортанням інформації, здійсненням аналізу і синтезу. Їй притаманне також використання методу абстрагування (допомагає виділити з усіх ознак документа саме ті, що найцікавіші користувачеві, відкинути другорядні) та методу узагальнення (забезпечує згортання інформації, яку містить первинний документ, передбачає застосування способів перетворення великих обсягів інформації у компактнішу, але досить містку форму).

Знання методик підготовки інформаційного документа. Різноманітні інформаційні документи об'єднані цільовим призначенням і методикою їх підготовки. На практиці існують загальна та часткова (для певного виду) методики підготовки інформаційних документів [2, с. 272].

Загальна методика підготовки інформаційного (вторинного) документа, що охоплює ряд послідовних операцій, подано на мал. 1.

Мал. 1. Послідовність операцій підготовки інформаційного документа

Більшості видів інформаційних документів властиві елементи наукової, інтелектуальної праці. Більш детальну інформацію щодо особливостей створення вторинної інформації можна знайти у роботах вітчизняних науковців Н.М. Кушнаренко, А.А. Соляник, Г.М. Швецової-Водки [4,6,7].

Навички структурування документованої інформації. Встановлення структури тексту є початковим і найголовнішим етапом, від якого залежить розв'язання проблеми аналізу тексту, його розуміння та текстотворення. Структурування документованої інформації допомагає визначити внутрішню побудову об'єкта вивчення, встановити зв'язки та співвідношення між його складовими. Залежить структура тексту від основної мета та задуму, а от ключовим моментом є ефективність структури, тобто розуміння та сприйняття читачем тексту документа згідно із задумом його автора.

Навички структурування документованої інформації полягають в умінні здійснювати аспектацію, композиціонування та рубрикацію тексту документа. Так, аспектація полягає у лінгвістичному поданні слова або предмета думки в різних проекціях: як слова-знака, як поняття, як реального (або уявного) об'єкта, а також встановленні його зв'язків з іншими словами Завданням композиціонування є побудова твору, раціональне поєднання всіх його компонентів у художньо-естетичну цілісність, зумовлену логікою зображеного, представленого читачеві світу, світоглядною позицією, естетичним ідеалом, задумом автора, каноном, нормами обраного жанру, орієнтацією на адресата. Домірна, вдала рубрикація тексту, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо також стає важливим компонентом культури опрацювання інформації.

Вміння оцінювати якість вторинного документу

У процесі семантичного (змістового) і структурного аналізу та синтезу первинної інформації утворюється нова вторинна інформаційна документація. До оціночних факторів синтезування інформації вторинного документа належать: цільове призначення, тематичні межі, рівень узагальнення та глибина згортання інформації. Форма і зміст інформаційних документів відіграє важливу роль у вирішенні наукових і практичних завдань Рівень згортання інформації визначають за характером інформаційної потреби споживача і вимірюють відношенням обсягу інформаційного документа до загального обсягу розглянутих першоджерел.

Висновок

Таким чином, інформаційну культуру пошуку та опрацювання інформації можна подати як складну, багатоаспектну структуру (див. мал.2), що передбачає:

Мал.2. Елементи інформаційної культури пошуку та опрацювання інформації

Поєднання основних елементів інформаційної культури пошуку та опрацювання інформації дає нове бачення та розуміння необхідності колективної роботи над створенням інформаційних документів

Підводячи підсумки проведеного дослідження, можна зробити висновок:

1. У сучасних наукових дослідженнях розглядається інформаційна культура особистості, суспільства, разом з тим вкрай мало робіт, присвячених побудові інформаційної культури різних груп і віртуальних спільнот, а саме не розглядається інформаційна організації, як складова інформаційної культури суспільства та продукт сукупної діяльності її працівників.

2. В статті продовжено дослідження інформаційної культури організації, а саме культура пошуку та опрацювання інформації, визначена сутність зазначеного поняття, проаналізовано та розглянуто основні елементи.

3. Актуальність розгляду культури пошуку та опрацювання інформації, як продукту сукупної діяльності її працівників й головного об'єкту культурної творчості, продиктована необхідністю систематизації накопиченого знання з даного предмету в рамках формування інформаційної культури організації.

Вивчення елементів культури пошуку та опрацювання інформації, починаючи з вміння розшукувати релевантні до запиту документи, відомості та факти, здатність створювати електронні бази даних, знання можливостей інформаційно-пошукових систем, дотримання відповідних рекомендацій пошуку інформації, знання особливостей аналітико- синтетичної обробки інформації, згортання того чи іншого виду документованої інформації, методик підготовки інформаційних документів, особливостей їх структурування доводить їх значущість та необхідність відповідних знань, вмінь та погоджених дій всього персоналу організації, як злагодженого механізму.

Список використаних джерел

інформація пошук культурний персонал

1. Герчанівська П.Е. Культура управління: навч. посібник. Київ : ІОЦ Вид. «Політехніка». 2005. 152 с.

2. Гречихин А. А. Здоров И. Г. Информационные издания: типология и основные особенности подготовки. М.: Книга, 1988. 272 с.

3. Захаров В.П. Информационно-поисковые системы: учебно-методическое пособие СПб, 2005. 320 с.

4. Кушнаренко, Н. М., Удалова В.К. Наукова обробка документів: навч. посіб. 7-е вид., випр. Харків: Знання, 2006. 334 с.

5. Палеха Ю.І. Інформаційна культура організації як індикатор стану її інформаційного забезпечення” // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. 2019. №2. С.87-96.

6. Соляник А. А. Документи потоки та масиви: навч. посіб. / Харк. держ. акад. культури. X., 2000. 112 с.

7. Швецова-Водка Г. М. Типологія документа: навч. посіб. для студ. ін-тів культури / Рівн. держ. ін-т культури. К.: Кн. палата, 2010. 234 с.

References

1. Gertchanivska, P.E. (2005). Management culture: Teach. Manual: IOTs View /IOTs View. «Polytechnic». Kiev. [in Ukrainian].

2. Grechihin ,A.A., Zdorov I.G. (1988) Informational publications Typology and main features of preparation. M. Kniga. [in Russian]

3. Zakharov, V.P. (2005) Information retrieval systems. Teaching guide St. Petersburg [in Russian].

4. Kuschnarenko, N. M., Ydalova, V.K. (2006). Scientific processing of documents. Teaching guide. Seventh edition [in Ukrainian].

5. Palekha, Y. I. (2019) Information culture of the organization as an indicator of status and information support / Library Science. Documentation. Informology. K. №2. [in Ukrainian].

6. Solianik, A. A. (2006) Document streams and arrays. Tutorial. Kharkov Academy of Culture. [in Ukrainian].

7. Schvetchova-Vodka, G.M. (2010) . Document typology. Tutorial for students of cultural institutions. Povno State Institute of Culture. K. Book chamber [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru