Контроль исполнения документов в таможенных органах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Контроль исполнения документов в таможенных органах

1. Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальников (заместителей начальников) структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения (содержащие поручения).

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проставляется отметка о контроле.

3. Контроль исполнения документов обеспечивают:

· начальник (заместители начальника) таможенного органа;

· подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), осуществляющее учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;

· начальники структурных подразделений;

· ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений; ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений.

4. Контроль соблюдения сроков исполнения документов (поручений) и другие контрольные операции осуществляют:

· документов с поручениями (указаниями по исполнению документов) начальника (заместителя начальника) таможенного органа, приказов и распоряжений таможенного органа по основной деятельности - подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), если иное не оговорено в указании по исполнению документа или тексте распорядительного документа;

· поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии, а также данных на совещаниях у начальника таможенного органа - организационно-инспекторская служба;

· планов (работы, мероприятий и других) - структурные подразделения в соответствии с их функциями;

· документов с поручениями начальника структурного подразделения - ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения.

5. Контроль за исполнением документов в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства) и в структурных подразделениях должен осуществляться с применением системы электронного документооборота по информации, внесенной в РКФ, в которой отражаются контролируемые действия, задания, вопросы, даты исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход исполнения поручений (указаний по исполнению документов) и т.д.

6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций, таможенных органов - с даты поступления в таможенный орган.

Сроки исполнения документов определяются начальником (заместителем начальника) таможенного органа исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

· с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

· обращения и запросы депутатов - не позднее 30 дней со дня получения запроса либо в иной согласованный с инициатором запроса срок; в случае проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения изложенных в запросе сведений следует сообщить об этом инициатору запроса в 3-дневный срок со дня получения запроса;

· по обращениям, поступившим в таможенный орган, - до 30 дней со дня их регистрации, если в указании по исполнению документа начальника (заместителя начальника) таможенного органа или в обращении не указан иной срок;

· телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы - срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;

· по запросам средств массовой информации (СМИ) - не более 7 дней с момента поступления запроса;

· внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и другие) - согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, - в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);

· по запросам, поступившим в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, - в указанный в запросе срок; если срок не установлен - в течение 30 дней с момента их поступления.

· Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

· Дата исполнения указывается в указании по исполнению документа и фиксируется в РКФ документа.

7. Поручения (указания по исполнению документа) начальника (заместителя начальника) таможенного органа по рассмотренным контрольным документам оформляются и рассылаются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает головной исполнитель. Соисполнителям копии документа (электронный образ документа) изготовляет и направляет подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства).

8. Структурное подразделение, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем поручения; начальник этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании указания по исполнению документа начальника (заместителя начальника), давшего поручение.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей учитывается подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) в РКФ.

9. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, давшему поручение, начальником заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

10. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных в поручении, начальники этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение начальнику (заместителю начальника) таможенного органа дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня поступления на исполнение поручения в структурное подразделение, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

11. Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные начальниками (заместителями начальников) структурных подразделений.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

12. В случае, если поручение начальника (заместителя начальника) таможенного органа, не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет начальнику (заместителю начальника) таможенного органа объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых, в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

13. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.

документооборот исполнение таможенный

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются и не корректируются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений по документам ответственный исполнитель своевременно информирует подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) для внесения изменений в РКФ, в которой указывается новый срок, дата изменения, основание изменения срока, фамилия начальника (заместителя начальника) таможенного органа, изменившего срок исполнения поручения. Новый срок исполнения переносится на документ.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организации - авторы документов.

14. Передача контрольного документа из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства), где в РКФ документа вносятся отметки о его передаче в соответствующее структурное подразделение.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный исполнитель по указанию начальника (заместителя начальника) структурного подразделения обязан передать другому должностному лицу все имеющиеся у него на исполнении контрольные документы и поставить об этом в известность ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, который доводит сведения о новом ответственном исполнителе до подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства).

15. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, после подписания ответа.

Направление запроса по документу не может служить основанием для признания документа исполненным. В этом случае начальником (заместителем начальника) таможенного органа, давшим поручение, может устанавливаться новый срок исполнения документа, а автору обращения направляется промежуточный ответ.

16. Снятие документа с контроля осуществляет начальник (заместитель начальника) таможенного органа или по его поручению подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) и оформляется отметкой об исполнении документа. Информация об исполнении документа отражается также в РКФ.

17. О ходе выполнения приказов (распоряжений) таможенного органа структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения). Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в РКФ.

18. Контроль за исполнением документов в таможенном органе (в том числе в структурных подразделениях) осуществляется с применением системы электронного документооборота.

19. Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) формирует справки о состоянии исполнительской дисциплины в таможенном органе для информирования начальника таможенного органа в установленные им сроки.

Должностная инструкция инспектора, осуществляющего контроль за исполнением документов отделами таможенного органа.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов отделами таможенного органа.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения) документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

- положением об отделе документационного обеспечения;

- приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

- типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) и специальную подготовку по установленной программе.

2. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

2.1. Инспектор имеет право:

- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела;

- требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений;

- знакомиться в структурных подразделениях таможенного органа со всеми документами по проверяемым вопросам;

- участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

- состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных в п. 3.2;

- невыполнение проверок в установленные сроки;

- некачественную подготовку документов;

- невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным исполнением отделами таможенного органа организационно - распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

- осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за исполнением отделами таможенного органа приказов, распоряжений ГТК России и таможенного органа, поручений руководства таможенного органа по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий;

- в ходе осуществления контроля за исполнением документов и поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на документах;

- проверять обоснованность представляемых руководству таможенного органа предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям готовить соответствующие замечания;

- по результатам контроля составлять отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства таможенного органа руководителей, допускающих отставание в выполнении поручений и решений;

- участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях таможенного органа с составлением справок по итогам проверок;

- принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений;

- выполнять отдельные задания начальника отдела.

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО СЛУЖБЕ

4.1. Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и материалы по их выполнению от инспектора участка входящей корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по основной деятельности и распоряжений; отделов таможенного органа.

4.2. Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины.

4.3. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.).

Размещено на Allbest.ru