2. Описание организации как системы

ООО «Ивановоагроснаб» как экономическая система является организованной совокупностью производительных сил, которая преобразует входные материально-энергетические потоки природных и производственных ресурсов в выходные потоки предметов потребления.

Под внутренней средой понимается совокупность всех внутренних факторов организации, которые определяют процессы ее жизнедеятельности.

Анализ внутренней среды фирмы позволяет оценить соответствие возможностей предприятия рыночным запросам.

Внутренняя среда включает: цель предприятия, задачи, структуру, технологии, персонал. Проанализируем последовательно каждый из этих элементов.

Цель предприятия - получение максимальной прибыли. Главной задачей ООО «Ивановоагроснаб» является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли и удовлетворение социальных и экономических интересов персонала и собственников имущества предприятия.

Организационно-управленческая структура ООО "Ивановоагроснаб" в городе Иваново представлена на рисунке.

Рис. 1. Функциональная структура ООО «Ивановоагроснаб»

Организационная структура ООО «Ивановоагроснаб» линейная. Она имеет ряд достоинств:

- четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;

- быстрота реакции в ответ на прямые указания;

- личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и другие.

Главную роль в управлении предприятием, играет Генеральный директор. Он осуществляет оперативное руководство деятельностью общества. А также осуществляет общее руководство администрацией и оперативно-хозяйственной деятельностью Общества. А также следит за рациональным использованием финансовых, материальных, и непосредственно людских ресурсов с целью обеспечении доходности Общества.

Заместитель ген. директора, подчиняется не посредственно генеральному директору общества. Он осуществляет общее оперативное руководство на предприятии. Координирует работу всех служб и подразделений, следит за выполнение коллективного договора. Организовывает правовую работу, а также представляет и защищает интересы работников общества.

Начальник управления хоз.обеспечения обеспечивает в строгом соответствии с действующим законодательством и Уставом Общества осуществление финансовой деятельности в сфере хоз.обеспечения. Осуществляет совместно с другими службами экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности Общества. Систематический контроль и учет товарных и денежных запасов. В подчинении имеет отдел материального снабжения, склад, транспортный отдел, технологический отдел.

На главного бухгалтера возлагается обязанность правильно и рационально организовывать финансовый учет и контроль предприятия, организовывать достоверный учет и расходов финансовых ресурсов предприятия.

Коммерческий директор осуществляет и организовывает коммерческую деятельность Общества, которая в соответствии с Уставом Общества является основной деятельностью. Коммерческий директор, организовывает торговый процесс с учетом конъюнктуры рынка, уделяя основное внимание реализации товаров, совершенствование структуры товарооборота. Принятие меры направленной на повышение культуры обслуживания, удовлетворение запасов потребителю. Коммерческий директор, подчиняется непосредственно генеральному директору Общества.

Элементами ООО «Ивановоагроснаб» как системы выступают: персонал; материальные ресурсы; финансовые ресурсы; предприятия-поставщики, выступающие как оптовые продавцы; предприятия-потребители, выступающие как оптовые покупатели; оптовые посредники; сети логистического обслуживания; транспорт; перегрузочное оборудование; складское оборудование; весоизмерительное оборудование; тарное хозяйство; средства связи и телекоммуникаций; подготовка продукции к производственному потреблению; послепродажное обслуживание.

Приведенный перечень элементов свидетельствует о том, что ООО «Ивановоагроснаб» относится к классу больших систем, которым присущи следующие признаки:

- наличие подсистем;

- наличие цели функционирования у каждой подсистемы и возможность оценки эффективности функционирования в зависимости от управляющих воздействий, приложенных к каждой подсистеме;

- наличие цели функционирования всей системы в целом и возможность оценки ее эффективности в соответствии с качеством функционирования каждой подсистемы;

- иерархическая (ступенчатая) структура управления;

- участие в системе ЛС профессионального персонала;

- большое число информационных связей внутри каждой подсистемы и между подсистемами;

- изменение состояния системы под воздействием внешней среды или внутренних причин.

Система управления ООО «Ивановоагроснаб» обладает эмерджентностью, т.е. свойством, не обусловленным известными свойствами ее элементов. Такая система представляет собой нечто большее, чем сумма составляющих ее частей, создающее новое качество.

Свойство эмерджентности в деятельности ООО «Ивановоагроснаб» проявляется при интегрировании ресурсных потоков, при агрегировании объектов логистических систем и потребителей, при кооперации и разделении труда. В целом эмерджентность усложняет функционирование системы и тем самым повышает вероятность предпринимательского риска.

Негативное проявление эмерджентности целесообразно нейтрализовать действием механизма саморегулирования. Внешние управляющие воздействия деформируют механизм саморегулирования и тем самым ухудшают функционирование всей системы.

Механизм саморегулирования основан на действии обратных связей между управляемой и управляющей частями системы. Управляющая система ООО «Ивановоагроснаб» - это прежде всего персонал, который принимает необходимые управленческие решения в зависимости от конъюнктуры рынка. Эффективность этих решений определяется действием механизма саморегулирования на данный момент времени. Чем шире номенклатура управляющих воздействий, тем эффективнее управление.

3. Основные методы проведения системного анализа в данной организации

В процессе анализа оптового товарооборота ООО «Ивановоагроснаб» решает целый ряд задач и оценивает их с позиции достижения поставленных целей. Множество таких задач целесообразно разделить на две группы: задачи, связанные с реализацией, и задачи, связанные с закупками товаров и услуг.

В условиях рыночных отношений, во-первых, на предприятии ООО «Ивановоагроснаб» исследуется процесс реализации в разрезе покупателей (промышленных и розничных предприятий, частных торговцев и т.д.), степень удовлетворения их потребностей и оценивается уровень конкуренции и какое место занимает оптовое предприятие на товарных рынках, какие планы оно имеет в предстоящем периоде и т.д. Для этого ООО «Ивановоагроснаб» использует различные методы маркетингового исследования всех сторон товарных рынков.

Во-вторых, на ООО «Ивановоагроснаб» выполняется анализ источников закупок (проводятся маркетинговые исследования закупок), правил отбора по определённым критериям поставщиков товаров, выработка мер по активизации закупок (использование инструментов маркетинга закупок), условий разовых и постоянных закупок, концентрации и распыления заказов.

Главным для предприятия ООО «Ивановоагроснаб» является определение потребностей оптовых покупателей, установление постоянных связей и нахождение источников приобретения товаров в целях полного удовлетворения указанных потребностей.

Деление задач на две группы позволяет более глубоко исследовать оптовую реализацию товаров и услуг.

В процессе анализа товарооборота на ООО «Ивановоагроснаб» изучаются следующие показатели:

- динамикв общего объёма по видам и товарным группам оптового товарооборота в действующих и сопоставимых ценах;

- доля оптового товарооборота в разрезе товарных групп и по общему объёму на товарных рынках региона;

- доля розничных и других покупателей в общем товарообороте и по основным товарным группам, и оценивают возможность работы с ними в перспективе;

- заявки покупателей и структуру оптового товарооборота;

- отношение оптово-складского товарооборота к розничному и коэффициент звенности товародвижения, исчисляемый как отношение валового товарооборота (всех видов оптового и розничного) к чистому (розничному в динамике по зоне деятельности предприятия и в сравнении с показателями по региону в целом).

Для более обоснованного исследования дел в оптовой торговле предприятию следует выполнить анализ рынка закупок, оценить его влияние на развитие торговой деятельности.

Информация для анализа рынка закупок может получена от внутренних источников (о поставщиках, с которыми ведётся или велась работа) и внешних (данные о статистике товарооборота и розничных или оптовых ценах, путеводители по закупкам, ярмаркам, каталоги и проспекты по продажам и т.п.). ООО «Ивановоагроснаб» должно делать выбор таких поставщиков, которые позволят ему лучшим образом достичь своих целей - обеспечить получение прибыли, увеличить объём продаж, закрепить и расширить свою роль на товарных рынках, решить имеющиеся экономико-финансовые проблемы и т.п.

Для оптового предприятия очень важно глубоко изучать вопросы поставок товаров. Нужно не только оценить долю каждого поставщика в общем объёме поставок, но и постоянно иметь информацию об объёмах и сроках поставок, о количестве товаров, учитывать политику и стратегию промышленных предприятий и других поставщиков в ценообразовании и использовать её в своих интересах.

В каждом отчётном периоде на ООО «Ивановоагроснаб» изучаются в динамике и в сравнении с другими предприятиями в той же зоне деятельности показатели, по которым можно оценивать качество поставок товаров.

Моделирование и прогнозирование доходов от продаж на ООО «Ивановоагроснаб» проводится методами структурного анализа данных. На основе современных эконометрических моделей решаются задачи:

- выделения структурных составляющих временного ряда объемов продаж;

- определения зависимости средних объемов продаж от количества продавцов и партнеров ООО «Ивановоагроснаб» (прямая задача);

- определения количества продавцов и партнеров, необходимых для обеспечения планового уровня средних объемов продаж (обратная задача);

- прогнозирования объемов продаж с заданной доверительной вероятностью

4.Компонентный и структурный анализ организации

Организационная структура торговой ОООО «Ивановоагроснаб» является линейно-функциональной с признаками адаптирования - т.е. процесс деления организации делится на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную задачу и обязанность. Традиционные элементы организации:

- административные помещения;

- вспомогательные помещения;

- склады продукции;

- транспортные помещения

Система управления. Администрация: Генеральный директор, главный бухгалтер, начальники управлений и отделов.

Характеристика методов управления:

- организационные;

- оперативные;

- хорошо структурируемые;

- производственные;

- многокритериальные;

- принимаемые с помощью рациональной процедуры.

Функциональная система базируется на разделении труда в системе управления. Здесь каждый руководитель имеет все распорядительные права в рамках его компетенции.

На предприятии материальные стимулы имеют переменную - премии за результаты работы сотрудников и торговых представительств, в целом.

Руководство фирмы действует в соответствии с возложенными на него задачами:

- определяет основные направления совершенствования деятельности предприятия, мероприятия по всестороннему удовлетворению потребностей клиентов в продуктах питания;

- решает социальные проблемы коллектива компании;

- заслушивает отчеты руководителей подразделений о состоянии работы;

- рассматривает вопросы подбора, расстановки, оценки и освобождения от должностей руководителей подразделений торговой фирмы.

5.Функциональный анализ организации

Главная цель торговой деятельности ООО «Ивановоагроснаб»- это получение прибыли, через удовлетворение покупательского спроса при высокой культуре торгового обслуживания.

Главная цель достигается посредством достижения подцелей: коммерческих, экономических, социальных, хозяйственных.

Подцели являются целями подразделений, т.е. функциональных областей торговой организации: управления хозяйственного обеспечения, управления реализации, бухгалтерии, административного отдела.

Для реализации установленных организаторами ООО "Ивановоагроснаб" целей данной организацией должны выполняться следующие функции:

1. оптовая торговля, включая торговлю через агентов, кроме торговли автотранспортными средствами и мотоциклами

2. оптовая торговля прочими промежуточными продуктами - оптовая торговля прочими промежуточными продуктами, кроме сельскохозяйственных, не включенными в другие группировки.

3. Обслуживание первых двух процессов (кадровое, финансовое, юридическое обеспечение, материальное снабжение, транспортное обслуживание, складирование, ремонт оборудования).

6. Структурно- функциональный анализ организации

Торгово-сбытовая деятельность ООО «Ивановоагроснаб» построена следующим образом:

1. Главную роль в торгово-сбытовой деятельности играет Коммерческий директор. Он организовывает коммерческую деятельность ООО «Ивановоагроснаб». На него возлагаются следующие функциональные обязанности:

· Обеспечение закупа и реализация промышленных и продовольственных товаров, пользующих спросом у потребителя.

· Принимать меры к заключению и исполнению договоров поставки продукции, осуществлять контроль за соблюдением договорной дисциплины и т.п.

Коммерческий директор, принимает меры направленные на повышение культуры обслуживания, удовлетворения запросов потребителя. Организация работы по изучению спроса потребителя, конъектуры рынка. Коммерческий директор, несет ответственность, предусмотренную законодательством за надлежащее исполнение обязанностей и возмещает ущерб причиненный Обществу в виду неисполнения или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Одно из важных ролей в управлении торгово-сбытовой деятельности играет управление торговым процессом.

Менеджеры отдела маркетинга согласовывают договора на поставку той или иной продукции предприятиям города.

Сопутствующим видом деятельности является складское хранение товаров. Приемка товара на склад осуществляется по схеме, представленной на рисунке 2.