Поняття та призначення інформаційної системи в економіці

Размещено на http://www.allbest.ru/

Поняття та призначення інформаційної системи в економіці

1. Поняття, характеристика й компоненти інформаційної системи

Системою називається будь-який об'єкт, що, з одного боку, розглядається як єдине ціле, а з іншого боку - як безліч зв'язаних між собою або взаємодіючими складовими частинами.

В інформатиці поняття "система" широко поширено і має безліч смислових значень. Частіше за все воно використовується стосовно набору технічних засобів і програм. Системою може називатися апаратна частина комп'ютера. Системою може також вважатися безліч програм для вирішення конкретних прикладних задач, доповнених процедурами ведення документації і управління розрахунками.

У систему входять наступні компоненти:

1. Структура - безліч елементів системи й взаємозв'язків між ними. Математичною моделлю структури є граф.

2. Входи й виходи - потоки повідомлень або матеріальні потоки, що надходять у систему або виводяться нею, які характеризуються набором параметрів.

3. Закон поводження системи - функція, що зв'язує зміни входу й виходу системи.

4. Ціль (цільова функція) і обмеження (на змінні).

Додавання до поняття "система" слова "інформаційна" відображає мету її створення і функціонування. Інформаційні системи забезпечують збір, зберігання, обробку, пошук, видачу інформації, необхідної в процесі ухвалення рішень задач з будь-якої області. Вони допомагають аналізувати проблеми і створювати нові продукти.

Сучасне розуміння інформаційної системи припускає використовування як основного технічного засобу переробки інформації персонального комп'ютера.

Інформаційна система - це сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Інформаційна система, як система управління, тісно пов'язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління.

Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію.

Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадії його розвитку існує потреба в управлінні.

Необхідно розуміти різницю між комп'ютерами і інформаційними системами. Комп'ютери, оснащені спеціалізованими програмними засобами, є технічною базою і інструментом для інформаційних систем. Інформаційна система немислима без персоналу, що взаємодіє з комп'ютерами і телекомунікаціями.

Інформаційна система може існувати і без застосування комп'ютерної техніки - це питання економічної необхідності.

В будь-якій інформаційній системі управління вирішуються задачі трьох типів:

· задачі оцінки ситуації (де коли їх називають задачами розпізнавання образів);

· задачі перетворення і опису ситуації (розрахункові задачі, задачі моделювання);

· задачі прийняття рішень (в тому числі і оптимізаційні).

Інформаційні системи включають в себе:

· технічні засоби обробки даних,

· програмне забезпечення

· відповідний персонал.

Внутрішню інформаційну основу і створюють чотирискладові частини:

· засоби фіксації і збору інформації;

· засоби передачі відповідних даних та повідомлень;

· засоби збереження інформації;

· засоби аналізу, обробки і представлення інформації.

2. Фактори, що обумовлюють впровадження інформаційних систем

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є:

· потреби організацій та користувачів,

· наявність відповідних засобів для їх формування.

Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп'ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи:

· прагнення збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення,

· бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень.

Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов'язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.

До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в організаційних структурах відносять:

· автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту,

· автоматизацію обміну інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають АТС підприємства, відеотермінальні системи, локальну комп'ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);

· автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп'ютерних систем комплексних інформаційних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці менеджерів на якісно вищий щабель.

Впровадження інформаційних систем дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).

3. Класифікація інформаційних систем

Розмаїтість завдань, розв'язуваних за допомогою ІС, призвело до появи безлічі різнотипних систем, що відрізняються принципами побудови й закладеними в них правилами обробки інформації.

Інформаційні системи можна класифікувати (рис. 1) по цілому ряду різних ознак. В основу розглянутої нижче класифікації покладені найбільш істотні ознаки, що визначають функціональні можливості й особливості побудови сучасних систем.



Рис. 1. Класифікація інформаційних систем

Залежно від обсягу розв'язуваних завдань, використовуваних технічних засобів, організації функціонування, інформаційні системи діляться на ряд груп (класів)

По типу збережених даних ІС поділяються на:

· фактографічні

· документальні.

Фактографічні системи призначені для зберігання й обробки структурованих даних у вигляді чисел і текстів. Над такими даними можна виконувати різні операції.

У документальних системах інформація представлена у вигляді документів, що складаються з найменувань, описів, рефератів і текстів. Пошук за неструктурованим даними здійснюється з використанням семантичних ознак. Відібрані документи надаються користувачеві, а обробка даних у таких системах практично не виробляється.

Ґрунтуючись на ступені автоматизації інформаційних процесіву системі керування фірмою, інформаційні системи поділяються на:

· ручні,

· автоматичні

· автоматизовані.

Ручні ІС характеризуються відсутністю сучасних технічних засобів переробки інформації й виконанням всіх операцій людиною.

В автоматичних ІС всі операції по переробці інформації виконуються без участі людини.

Автоматизовані ІС припускають участь у процесі обробки інформації й людини, і технічних засобів, причому головна роль у виконанні рутинних операцій обробки даних приділяється комп'ютеру. Саме цей клас систем відповідає сучасному уявленню поняття "інформаційна система".

Залежно від характеру обробки даних ІС діляться на:

· інформаційно-пошукові

· інформаційно-вирішальні

Інформаційно-пошукові системи роблять введення, систематизацію, зберігання, видачу інформації із запиту користувача без складних перетворень даних. (Наприклад, ІС бібліотечного обслуговування, резервування й продажі квитків на транспорті, бронювання місць у готелях тощо)

Інформаційно-вирішальні системи здійснюють, крім того, операції переробки інформації за певним алгоритмом.

По характеру використання вихідної інформації такі системи прийнято ділити на:

· керуючі

· дорадчі.

Для керуючих систем характерні завдання розрахункового характеру й обробка більших обсягів даних. (Наприклад, ІС планування виробництва або замовлень, бухгалтерського обліку).

Дорадчі ІС виробляють інформацію, що приймається людиною до відома й ураховується при формуванні управлінських рішень, а не ініціює конкретні дії. Ці системи імітують інтелектуальні процеси обробки знань, а не даних (наприклад, експертні системи).

Залежно від сфери застосування розрізняють наступні класи ІС.

1. Інформаційні системи організаційного керування - призначені для автоматизації функцій управлінського персоналу як промислових підприємств, так і непромислових об'єктів (готелів, банків, магазинів).

Основними функціями подібних систем є:

· оперативний контроль і регулювання,

· оперативний облік і аналіз,

· перспективне й оперативне планування,

· бухгалтерський облік, керування збутому, постачанням і інші економічні й організаційні завдання.

2. ІС керування технологічними процесами (ТП) - служать для автоматизації функцій виробничого персоналу по контролі й керуванню виробничими операціями. У таких системах звичайно передбачається наявність розвинених засобів виміру параметрів технологічних процесів (температури, тиску, хімічного складу тощо), процедур контролю допустимості значень параметрів і регулювання технологічних процесів.

3. ІС автоматизованого проектування (САПР) - призначені для автоматизації функцій проектувальників, конструкторів, архітекторів, дизайнерів при створенні нової техніки або технології. Основними функціями подібних систем є: інженерні розрахунки, створення графічної документації (креслень, схем, планів), створення проектної документації, моделювання проектованих об'єктів.

4. Інтегровані (корпоративні) ІС - використаються для автоматизації всіх функцій фірми й охоплюють весь цикл робіт від планування діяльності до збуту продукції. Вони містять у собі ряд модулів (підсистем), що працюють у єдиному інформаційному просторі й виконуючих функціях підтримки відповідних напрямків діяльності.

4. Мета та принципи створення інформаційних систем

Мета створення інформаційних систем -- у обмежено короткі терміни створити систему обробки даних, яка має задані споживні якості. До них належать:

· функціональна повнота,

· своєчасність,

· функціональна надійність,

· адаптивна надійність,

· економічна ефективність.

Функціональна повнота -- це властивість інформаційної системи, яка характеризує рівень автоматизації управлінських робіт.

Своєчасність є властивістю інформаційної системи, що характеризує можливість одержання апаратом керівництва необхідної інформації у визначені терміни.

Функціональна надійність -- це властивість інформаційної системи виконувати свої функції з обробки даних. Вона являє собою сукупність надійностей програмного, інформаційного та технічного забезпечення.

Адаптивна надійність -- це властивість інформаційної системи виконувати свої функції, якщо вони змінюються в межах умов розвитку системи керування об'єкта впродовж заданого проміжку часу.

Економічна ефективність інформаційної системи виявляється в поліпшенні економічних результатів функціонування об'єкта внаслідок впровадження інформаційної системи.

При створенні інформаційної системи слід керуватися принципами:

· системності,

· розвитку (відкритості),

· сумісності,

· стандартизації (уніфікації)

· ефективності.

Принцип системності: при декомпозиції мають бути встановлені такі зв'язки між структурними елементами системи, які забезпечують цілісність інформаційної системи та її взаємодію з іншими системами.

Принцип розвитку (відкритості): виходячи з перспектив розвитку об'єкта автоматизації інформаційну систему необхідно створювати з урахуванням можливості поповнення та оновлення функцій і складу інформаційної системи, не порушуючи її функціонування.

Принцип сумісності: при розробці систем мають бути реалізовані інформаційні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємодіяти з іншими системами за встановленими правилами.

Принцип стандартизації (уніфікації): при створенні систем слід раціонально використовувати типові, уніфіковані й стандартизовані елементи, проектні рішення, пакети прикладних програм, комплекси, компоненти.

Принцип ефективності: досягнення раціонального співвідношення між затратами і цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати, одержані завдяки автоматизації.

Однією з основних умов створення високоефективної інформаційної системи є орієнтація на користувача.

5. Історичні етапи розвитку інформаційних систем

інформаційний система технічний економіка

1.Початковий етап (60-ті роки). Початковий етап характерний тим, що в той час проходило нагромадження базового досвіду використання комп'ютерів, виявлення основних напрямків і їх застосування. Головна мета цього етапу полягала в зменшенні управлінського апарату і витрат на його утримання. Спочатку проводились роботи з автоматизації окремих операцій бухгалтерського обліку, фінансових розрахунків, матеріально-технічного постачання.

2.Етап встановлення контролю над впровадженням нової інформаційної технології (70-ті роки). Цьому етапу властиві наступні ознаки: пошук нових сфер застосування комп'ютерів в управлінні; створення організаційних систем управління технікою, виявлення її впливу на процеси управління в цілому; ізольованість і, як правило, несумісність окремих видів інформаційних систем організації; спрямованість на використання інформаційних технологій вузьким колом користувачів, як правило, керівним складом організації; вироблення пропозицій щодо інтеграції інформаційного забезпечення управлінського персоналу; створення в організаціях єдиної інформаційної служби, яка повинна підпорядковуватися віце-президенту з адміністративних питань.

3.Інтеграція інформаційних систем (з 80-их років). Цьому етапу притаманні наступні риси: пройдені технічні труднощі в галузі комп'ютерних технологій (зроблено великі прориви в розробці процесорів, оперативної пам'яті, розроблено нові надзвичайно ємні носії інформації) та комунікаційних засобів (розроблено коаксіальні та швидкісні волоконно-оптичні лінії та засоби супутникового зв'язку); впроваджуються потужні комп'ютерні мережі, які об'єднуються з інформаційними системами комунікацій: телефоном, телетайпом, радіо, телебаченням і т.д.

З появою персонального комп'ютера акцент автоматизації переноситься на створення децентралізованих систем, в яких всі персональні комп'ютери, ЕОМ великої потужності, різнорідне технічне забезпечення та обладнання об'єднуються в локальну мережу реалізується вимога максимального наближення користувача до інформації, яка вимагає створення в користувача враження, що потрібна інформація знаходиться на його комп'ютері, хоча реально вона може знаходитись в окремих вузлах локальної обчислювальної мережі; висувається концепція «управління інформаційними ресурсами», в якій інформація розглядається, як ще один важливий ресурс такого ж порядку, як фінанси, матеріали, обладнання і персонал; формується новий еталон працівників, які вже природно ставляться до застосування нових інформаційних технологій; проводяться спроби на єдиній технічній, організаційній, методологічній основі провести інтеграцію автоматизованих інформаційних систем; зростає статус інформаційних служб, які на цей час стають службами управління інформаційними ресурсами організації на чолі з віце-президентом по інформації.

Таким чином, у вісімдесяті роки відбувся перехід від окремих управлінських інформаційних систем до створення єдиної внутрішньої системи збору, обробки, збереження і представлення інформації. Пройшла переорієнтація всієї діяльності в сфері обробки інформації на забезпечення її кінцевої мети: задоволення потреб в інформації керівництва на всіх рівнях управління. В зв'язку з цим головна увага почала приділятися точному формулюванню питань, що виникають в сфері оперативного управління, і отриманні інформації в найкоротші терміни для прийняття необхідних рішень. В залежності від характеру і змісту потрібної інформації визначаються відповідні технічні засоби і методи обробки інформації.

6. Особливості та функції автоматизованих інформаційних систем

Автоматизована інформаційна система -- система, що реалізує IT у сфері управління за спільної роботи управлінського персоналу і комплексу технічних засобів.

Вона призначена для автоматизованого збирання, реєстрації, збереження, пошуку, оброблення та видачі інформації за запитами користувачів (управлінського персоналу).

Автоматизована інформаційна система - це взаємозв'язана сукупність даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартних процедур, які призначені для збору, обробки, розподілу, зберігання, представлення інформації у відповідності з вимогами, які випливають з цілей організації.

Сьогодні, у вік інформації, практично кожна інформаційна система використовує комп'ютерні технології, і тому надалі під інформаційними системами надалі будемо розуміти саме автоматизовані ІС.

Автоматизована ІC має забезпечувати:

— постійне спостереження за поточним станом об'єкта управління та його характеристиками;

— адаптацію, тобто пристосування до прийнятої практики бізнесу та модифікацію, якщо така практика змінюється;

— підтримку професійної діяльності управлінських працівників;

— взаємодію з управлінським персоналом;

— здійснення збирання та аналізу даних для управління й автоматичного виконання програмних засобів при настанні заданого часу з формуванням необхідної звітності;

— реалізацію системи підказок і рекомендацій для користувачів;

— ефективне збереження даних у БД і можливість доступу до них будь-якого кінцевого користувача зі свого робочого місця;

— взаємодію користувачів між собою на основі без паперової технології.

Автоматизована ІC є людино-машинною системою, вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальному розподілу праці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв'язку, в АІС здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів.

Автоматизована ІC здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища.

Управлінський персонал в АІС здійснює постановку та коригування цілей і критеріїв управління, вносить творчий елемент у пошук найкращих способів досягнення цілей, робить остаточний вибір вироблюваних системою рішень та надання їм юридичної чинності.

На будь-якому підприємстві, в організації циркулюють величезні інформаційні потоки. Однак не всю інформацію можна обробити за допомогою комп'ютера. Причиною цього є складність структуризації інформації та формалізації процесів її оброблення. Тому в системі управління циркулює також інформація, яку не можна формалізувати (неформалізована) й оброблення якої поки що залишається справою людини.

Процес управління характеризується ієрархією рівнів управління і багатофункціональністю.

Відповідно до ієрархії в управлінні виділяють вищий, середній й оперативний рівні.

Вищий рівень(вище управління) приймає стратегічні рішення: визначає цілі управління, зовнішню політику, обсяги матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, розробляє довгострокові плани і стратегію їх виконання. АІС для вищого рівня управління має дати інформацію стосовно аналізу ринку, конкуренції, кон'юнктури, а також інформацію для пошуку альтернативних стратегій розвитку підприємства на випадок виявлення загрозливих тенденцій у сфері його інтересів.

На середньому рівні приймаються тактичні рішення, пов'язані зі складанням тактичних планів, контролем за їх виконанням, спостереженням за обсягами всіх ресурсів, розробленням управлінських рішень для виведення підприємства на необхідний рівень, передбачений планами. Для середнього рівня управління АІС має розв'язувати задачі з розрахунку планових показників, контролю за їх виконанням.

На оперативному рівні приймаються оперативні рішення, пов'язані з реалізацією планів. Основне завдання оперативного управління полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу в часі та просторі з необхідним ступенем деталізації. На цьому рівні формуються дані про хід виконання планів і складаються звіти. Відповідно АІС має обробляти фактичні дані в реальному масштабі часу в міру їх виникнення.

На кожному з рівнів виконуються роботи, що в комплексі забезпечують управління. Ці роботи називають функціями.

Саме функції трансформуються в АІС у комп'ютерні програми. А метою розв'язання задач управління в АІС є автоматизація цих функцій.

Залежно від цілей виділяють такі типові функції:

· прогнозування,

· планування,

· облік,

· контроль,

· аналіз,

· регулювання.

Прогнозування -- функція, за допомогою якої здійснюються формування й обґрунтування наукових передумов перспектив розвитку об'єкта управління, можливих змін його стану до певного моменту часу в майбутньому. Воно займає значне місце в діяльності вищого управління і служить інструментом для:

— розроблення економічної політики фірми;

— орієнтації в найбільш імовірній перспективі конкурентної боротьби;

— визначення можливостей збуту з обліком тенденцій на тому або іншому товарному ринку;

— розроблення інвестиційних планів;

— вибору оптимального рішення з можливих варіантів плану;

— оцінювання майбутніх тенденцій розвитку фірми.

Планування -- функція, за допомогою якої в ідеальній формі реалізується мета управління. На вищому рівні управління планування орієнтовано на тривалий термін, на середньому -- на більш короткий термін, при цьому план вищого рівня деталізується. Оперативне управління припускає саме детальне опрацювання плану середнього рівня за тимчасовими періодами, об'єктами планування і робочими місцями. Використання АІС є достатньо ефективним і на етапі вироблення оптимальних планів випуску продукції.

Облік -- функція, спрямована на одержання інформації на оперативному та середньому рівнях. Здобуті результати передаються на вищий рівень. АІС має здійснювати збирання фактичних даних у міру виконання господарських операцій та обробляти ці дані з мінімально допустимою затримкою, щоб у виробництві не відбулися необоротні процеси.

Контроль -- зіставлення фактичних показників із плановими і нормативними, визначення відхилень, що виходять за межі допустимих значень. Виконується на всіх трьох рівнях управління.

Аналіз -- установлення причин відхилень, виявлення резервів, знаходження способів усунення неузгодженостей між фактичними показниками і запланованими. Виконується на середньому та вищому рівнях управління.

Регулювання -- коригування ходу роботи об'єкта управління, прийняття рішень для виправлення ситуації, що утворилася, і виведення об'єкта управління на заплановані показники. Виконується на середньому та вищому рівнях управління.

Сучасні АІС здатні обробляти інформацію за всіма функціями управління і передавати її на всі рівні управління. Для обміну інформацією між рівнями управління застосовуються засоби комунікації та мережні технології.

Особливо ефективно в АІС реалізуються функції контролю, аналізу і регулювання, тому що всю вхідну інформацію для розв'язання цих функціональних задач підготовлено під час розв'язування задач планування й обліку і знаходиться вона в БД. Для аналізу та регулювання в АІС використовуються бази моделей, які містять фонд моделей з оцінювання економічних та виробничих ситуацій.

Різноманітність економічних об'єктів у ринковій системі породжує різноманітність АІС.

За сферою використання виділяють:

— АІС промислових підприємств,

— АІС банківських установ,

— АІС фінансово-кредитних установ,

— АІС страхових організацій,

— АІС податкових адміністрацій,

— АІС фондових бірж тощо.

Всі розвинені АІС мають виконувати безліч різнопланових функцій, починаючи з традиційних задач БО і закінчуючи такими, як оцінювання комерційного ризику з використанням систем штучного інтелекту, моделювання Інвестиційно-кредитного механізму розвитку виробництва на основі СППР. Загалом АІС має забезпечити оперативний контроль стану об'єкта управління й оперативне прийняття обґрунтованих (якісних) рішень.

7.Функціональна структура автоматизованих інформаційних систем

Автоматизація може здійснюватися в різних масштабах -- від окремих інформаційних процесів і процедур оброблення даних, задач або комплексів задач управління до створення функціонально повних АІС.

Функціонально повні АІС включають автоматизацію всіх підсистем, функцій і комплексів задач.

Як і будь-яка складна система, АІС складається з елементів -- підсистем, які можна розглядати як АІС нижчого рівня, що складаються з елементів. У зв'язку з наявністю в АІС великої кількості елементів виникає необхідність визначення їхньої структури.

Структура АІС -- внутрішня організація системи при поділі її на частини, виявлення зв'язків між цими частинами.

Структуру АІС утворюють безліч елементів і відносин між ними.

Найзагальнішим поділом АІС є виділення в ній функціональної та забезпечувальної частин.

Функціональна структура АІС є домінуючою. Серед функціональних підсистем можна виділити:

— управління маркетинговою діяльністю (УМД);

— автоматизовану систему наукових досліджень (АСНД);

— управління технічною підготовкою виробництва (УТПВ);

— техніко-економічне планування (ТЕПл);

— оперативне управління основним виробництвом (ОУОВ);

— управління матеріально-технічним постачанням (УМТП);

— управління реалізацією та збутом (УРЗ);

— бухгалтерський облік (БО);

— управління кадрами (УК);

— аналіз фінансово-господарської діяльності (АФГД).

Функціональна частина АІСфактично є моделлю системи управління конкретним об'єктом. Вона розбивається на функціональні підсистеми. Склад функціональних підсистем АІС конкретного економічного об'єкта різний. Однією з ознак виділення функціональних підсистем є функції управління об'єктом.

Функціональна підсистема -- це частина АІС, виділена за спільністю функціональних ознак управління. Часто у функціональній структурі АІС немов би повторюється склад функціональних підрозділів організаційної структури об'єкта. Назви функціональних підсистем пов'язують з функціями, тобто їх назви відображають цільові функції, діяльність органів управління.

Функціональна ознака декомпозиції АІС визначає призначення підсистеми, тобто для якої сфери діяльності вона призначена і які основні цілі, задачі та функції виконує.

Специфічні особливості кожної конкретної підсистеми певного об'єкта відображаються у функціональних задачах, для автоматизації яких призначена підсистема.

Наприклад, на промисловому підприємстві в складі АІС виділяється функціональна підсистема управління матеріально-технічним постачанням (УМТП). Мета функціонування підсистеми полягає в забезпеченні ритмічного виробничого процесу необхідними матеріалами та комплектуючими виробами при оптимальних запасах.

Вид керованих ресурсів -- матеріальні ресурси. Особливості показників визначаються в натуральному і вартісному виразах.

Підрозділи, які здійснюють управління, -- відділ матеріально-технічного постачання і відділ зовнішньої комплектації та кооперації.

Мета функціонування підсистеми визначає склад задач, що розв'язуються.

Кожній функціональній підсистемі АІС властива своя внутрішня структура.

Організаційно кожна підсистема складається з сукупності АРМів управлінського персоналу, на яких розв'язуються комплекси задач.

Між функціональними підсистемами встановлюються відповідні інформаційні відносини -- інформаційні зв'язки. Найефективніше інформаційні зв'язки здійснюються в умовах ЛОМ, коли інформація передається лініями зв'язку, а також телекомунікаційними каналами із зовнішнім середовищем.

АІС повинна мати гнучку структуру і бути відкритою системою, тобто допускати внесення необхідних змін у розроблену модель та забезпечувати нарощування функціональних можливостей в міру необхідності.

Ця вимога реалізується за допомогою принципу модульності АІС. Кожний прикладний модуль системи має обслуговувати деяку інформаційну сферу. Головною вимогою при розробленні модулів повинна бути орієнтація системи на автоматизацію управління діяльністю об'єкта, а не на розв'язання локальних функціональних задач. При цьому функції, що реалізуються, та модулі мають розглядатися з точки зору потреб кінцевих користувачів, а не програмної реалізації. Комплексність системи забезпечується завдяки інтеграції модулів в єдину систему.

Модульна побудова АІС передбачає безліч різних типів архітектурних рішень у межах єдиного комплексу.

За допомогою принципу модульності вирішується проблема розподілу задач між учасниками процесу управління, оскільки деякі задачі можуть бути повністю розв'язані на одному робочому місці, а інші для цього потребують участі багатьох управлінських працівників.

У різних АІС як модуль можуть розглядатися комплекси задач, АРМи або функціональна підсистема.

Для експлуатації функціональних підсистем потрібні відповідні ресурси, які створюють забезпечувальні підсистеми АІС: інформаційне, технічне, програмне, математичне, організаційне, правове, лінгвістичне, ергономічне та технологічне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є сукупністю єдиної системи класифікації та кодування ТЕПів, уніфікованих систем документації і масивів інформації, використовуваних в АІС.

Інформаційне забезпечення АІС об'єднує інформаційні ресурси, засоби їх ведення, в тому числі структуризації та систематизації інформації про об'єкт управління. Ядром його є БД -- автоматизоване сховище інформації, яка оперативно поновлюється.

В основу організації БД автоматизованих ІC має бути покладено принцип єдності, тобто БД повинна бути єдиною. Єдина БД здійснює інтеграцію всіх інформаційних потоків. Якщо на конкретних АРМах створюються локальні БД, то їхні компоненти мають бути пов'язані за структурою і поданням даних з відповідними компонентами єдиної БД та має бути забезпечене їх синхронне поновлення. Організація БД багато в чому визначає рівень розвитку АІС і впливає на рівень інформаційної оснащеності АРМів управлінських працівників.

Технічне забезпечення -- комплекс технічних засобів, які забезпечують роботу АІС.

Програмне забезпечення -- сукупність програм, які реалізують мету та задачі АІС і забезпечують функціонування комплексу технічних засобів системи.

Математичне забезпечення -- сукупність економіко-математичних методів, моделей та алгоритмів оброблення інформації в АІС.

Організаційне забезпечення -- сукупність документів, що регламентують діяльність персоналу в АІС, взаємодію з технічними засобами і між собою в процесі розв'язування задач управління.

Правове забезпечення -- сукупність правових норм, які регламентують правові відносини при функціонуванні АІС та її юридичний статус.

Лінгвістичне забезпечення -- сукупність мовних засобів, призначених для формалізації природної мови, побудови і поєднання інформаційних одиниць при спілкуванні управлінського персоналу з засобами обчислювальної техніки.

Ергономічне забезпечення -- сукупність методів і засобів, призначених для створення оптимальних умов високоефективної та безпомилкової діяльності людини в АІС і найшвидшого її освоєння.

Технологічне забезпечення -- сукупність організаційних, методичних та технологічних документів, що регламентують процес людино-машинного оброблення інформації в АІС.

Забезпечувальна частина не тільки здійснює підтримку роботи функціональної частини АІС, а й об'єднує всі функціональні підсистеми в інтегровану систему -- єдину багатофункціональну АІС.

8. Сучасний стан розвитку інформаційних систем

Для сучасних умов характерне застосування високоефективних внутрішньо-фірмових систем інформації, що грунтуються на використанні найновіших інформаційних технологій, зокрема єдиної локальної комп'ютерної мережі. Інформація, особливо її автоматизована обробка, і тепер залишається важливим фактором підвищення ефективності діяльності будь-якої організації.

Сучасна інформаційна система організації дозволяє  забезпечити вирішення таких завдань:

1)Прямий, своєчасний доступ до інформаційного  продукту (точну інформацію про хід виробничого процесу в просторі та часі);

2)Ефективну  координацію внутрішньої діяльності та оперативне розповсюдження різноманітних повідомлень;

3)Ефективну взаємодію із суміжниками по технологічних маршрутах за рахунок використання більш інформованих та  наочних засобів відображення та  передачі - прийому повідомлень;

4) Виділення необхідного і неперервного часу для менеджерів всіх ланок на такі високо ефективні  види діяльності, як аналіз та прийняття рішень за рахунок зменшення часу на здійснення малопродуктивної діяльності;

5) Використання якісно кращої  технології системного аналізу та проектування оперативного управління на  нижній та середніх ланках управління виробництвом

Гальмуючі фактори впровадження інформаційних систем

Складний стан з впровадженням інформаційних систем в організаціях у нашій країні пояснюється наступними причинами:

1. важке економічне становище обумовлює відсутність достатніх коштів на їх розробку;

2. погане фінансування науки та освіти не може сприяти первинним вітчизняним розробкам;

3.колишні розробки інформаційних систем в переважній більшості випадків показали неефективність їх застосування.

Оскільки перші дві причини випливають з економічного становища країни, тому їх аналіз можна упустити. Визначення виду і обсягів конкретної інформації, необхідної для потреб керівництва організацією, - надзвичайно складне завдання, і його вирішення залежить від досвіду і функцій керівників, а також від їх повноважень у прийняті управлінських рішень.

Розчаровані результатами попередніх спроб впровадження інформаційних систем, керівники організацій сумніваються в тому, що інтелектуальні працівники будуть використовувати складну технологію і організація зможе від цього отримати вигоду. Таке становище погіршує проблема непідготовленості більшості працівників до роботи в галузі інформаційних технологій, яких хвилює питання коли, як і чи взагалі вони зможуть освоїти інформаційні технології. Дехто чекає, що фірми-розробники технічного і програмного забезпечення вирішать за них ці проблеми шляхом спрощення роботи з інформаційними технологіями. Тому більшу увагу приділимо аналізу причин неефективності застосування інформаційних систем в минулому.

Аналіз причин неефективної роботи інформаційних систем

Неефективність роботи ІС пояснюється такими особливостями колишніх розробок:

· переважання інтуїтивної технології вибору і узагальнення управлінських рішень через обмеженість в системно-технічних принципах;

· роздільне функціонування основних систем інформаційного забезпечення в галузях виробничої, організаційної, маркетингової, фінансової, бухгалтерської, кадрової та проектно-конструкторської діяльності підприємства не забезпечували комплексного вирішення багатопланових проблем організації і не могли дати повний аналіз поточного стану організації;

· надмірно централізована обробка інформації шляхом концентрації інформаційних потоків в невеликій кількості пунктів, віддалених від безпосереднього користувача проміжними ланками технічного персоналу;

· домінування неавтоматизованих функцій інформаційних систем через технічну неможливість або економічну неефективність автоматизації даних функцій управління не забезпечували прямого доступу працівників сфери менеджменту до інформації, а також штучно відчужували первинного давача інформації від самої інформації, створюючи перепони в часі та просторі;

· використання багаторівневої технології проектування, кожна стадія якої виконувалася спеціалістами різної спеціальності і кваліфікації;

· порівняно тривале проектування систем (3-5 роки) і планована довготривала експлуатація з мінімальними змінами (10-15 років) - штучно затримували еволюцію підприємства, оскільки затрати на пристосування інформаційних систем до нових умов використання могли перевищити витрати на розробку та впровадження.

Наведені вище особливості в час ринкових реформ мають негативний відтінок, і тому на сьогодні при розробці інформаційних систем насамперед потрібно мінімізувати негативний вплив цих факторів, що і дозволяють зробити сучасні інформаційні технології.

Розміри необхідного капіталу також можуть служити, як підтримуючою прогрес силою, так і гальмом для впровадження інформаційних систем. Не багато керівників будуть стверджувати, що значні інвестиції в автоматизацію організації, розраховані на довготермінову перспективу, є вирішальними в питаннях виживання. Для короткотермінової перспективи багато хто ставить під сумнів окупність інвестицій, оскільки не має чіткого уявлення про місце інтелектуальних систем в управлінні організацією. Проте далекоглядніші керівники вважають, що в ринках умовах використання інформаційних систем забезпечують більшу гнучкість і значно нижчі накладні витрати функціонування їх організацій.

1. Размещено на Allbest.ru

...