Размещено на http://www.allbest.ru/

Система закупок: место и роль в деятельности предприятия

Оглавление

• 1. Экономическое содержание закупочной деятельности на предприятии
• 2. Формирование системы закупочной деятельности на предприятии
• 3. Риски, возникающие в процессе закупочной деятельности на предприятии

1. Экономическое содержание закупочной деятельности на предприятии

Деятельность любой организации как государственного, так и частного сектора зависит от наличия сырья, материалов, товаров и услуг. В этой связи целесообразно использовать закупочную логистику.

Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения производственных организаций ресурсами, торговых организаций товарами.

Данная сфера определяет:

- что, сколько у кого и на каких условиях закупить?

- как реализовать принцип системности, то есть синхронизировать закупки с производством и сбытом, а деятельность производственных организаций и торговых организаций - с поставщиками?

Основная цель закупочной логистики заключается в удовлетворении потребностей производственных и торговых организаций в материальных ресурсах и товарах с максимально возможной экономической эффективностью.

Закупка материальных ресурсов и товаров - важная и ответственная функция в производственно-экономической системе любого уровня. Субъекты хозяйствования осуществляют закупки материальных ресурсов или товаров для удовлетворения собственных нужд или для перепродажи. Торговые организации, в том числе оптовые и розничные приобретают товары с целью их дальнейшей перепродажи.

Функции закупок или материально-технического обеспечения являются традиционными для организаций и достаточно хорошо изучены. Новизна логистического подхода к этой сфере деятельности заключается в том, что интеграция ее со смежными видами деятельности (производством, сбытом, транспортировкой, складированием) позволяет добиться своевременной закупки качественных ресурсов и продукции с минимальными затратами времени и финансовых ресурсов, тем самым укрепляя систему сквозного управления материальными и информационными потоками. При этом следует помнить, что новая система хозяйствования характеризуется:

- свободой выбора партнера/контрагента по закупке товаров;

- множественностью источников закупки (поставщиков);

- равноправием партнеров;

- возросшей ролью договоров, контрактов на поставку товаров;

- саморегулированием процессов поставки товаров;

- свободой ценообразования;

- конкуренцией поставщиков и покупателей;

- экономической ответственностью сторон;

- инициативой, самостоятельностью и предприимчивостью продавца и покупателя.

Внедрение логистики в практику закупок позволяет достичь следующих целей:

· осуществления функций закупки с минимальными основными и оборотными средствами;

· снижения текущих издержек при закупке, себестоимости и цены;

· исключения перебоев в торговле из-за недостатка товаров;

· создания условий для успешного решения маркетинговых задач организации.

Для достижения этих целей перед специалистами в области логистики ставятся следующие задачи:

1. закупка товаров в таком ассортименте, который в наибольшей степени отвечает требованиям торговли, обеспечивает эффективное их потребление, исключает необоснованные потери;

2. безусловное выполнение требований торговли к качеству закупаемых товаров;

3. обеспечение поставок товаров в полном объеме в соответствии с выявленной потребностью торговли;

4. достижение строгой согласованности сроков закупки товаров с потребностью рынка;

5. определение наиболее рационального размера партий закупки товаров;

6. обеспечение доставки наиболее экономичным способом в нужное место и своевременной их разгрузки;

7. осуществление строгого входного контроля количества и качества поступающих товаров;

8. совершенствование документооборота, сопровождающего закупки.

Закупки для нужд предприятия - это процесс принятия решения, посредством которого официальная организация констатирует наличие нужды в закупаемых со стороны товарах и услугах, а также выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и конкретных поставщиков из числа имеющихся в рынке.

Закупочная работа является составной частью и основой коммерческой деятельности предприятий торговли. Ее главная задача - выгодное приобретение товаров с целью удовлетворения потребительского спроса.

Работа предприятия по закупкам товаров включает в себя следующие коммерческие операции:

- изучение и прогнозирование покупательского спроса;

- выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

- организация хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки;

- организация учета и контроля над ходом выполнения договорных обязательств.

Изучение и прогнозирование покупательского спроса необходимо для обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам товаров.

Как известно, спрос - это форма рыночного проявления потребности. Спрос населения на товары формируется под влиянием многочисленных экономических, социальных, демографических, природно-климатических и других факторов, которые постоянно меняются в процессе развития общественного производства. Поэтому только с помощью методов маркетинга коммерческие работники могут получить необходимую информацию о товарах, ценах, которые потребители готовы заплатить, о емкости рынка в отдельных регионах и т. д.

Одним из важных элементов закупочной работы предприятия является выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров. Для организации оптимальных закупок оптовые покупатели должны хорошо знать ассортимент производимых товаров, производственные возможности своего региона, состояние экономики региона. Эта информация позволяет предприятию выбрать наиболее подходящий для него источник поступления товаров.

Следующий этап закупочной работы предполагает установление хозяйственных связей с поставщиками. В условиях рыночной экономики большое значение придается самостоятельное установление и регулирование этого вида взаимоотношений на базе правовых норм гражданского законодательства.

Успешное осуществление коммерческой деятельности зависит во многом от своевременного исполнения сторонами договора поставки. Поэтому важной составляющей закупочной деятельности предприятия является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставок товара.

Планирование закупочной деятельности состоит из следующих этапов:

- сбор информации;

- анализ потребности и возможностей (поставщика и покупателя);

- выбор стратегии закупки;

- определение метода закупок;

- оперативные решения, связанные с процессом товаропродвижения;

- контроль за выполнением договора;

- анализ хода выполнения плана;

- корректировка плана.

Рациональная организация закупки означает приобретение товаров нужного качества в нужном количестве в нужное время у надежного поставщика по приемлемой цене.

Оптимальный объем закупки (оптимальный уровень заказа - ОРЗ) - уровень закупки, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки на хранение товаров.

Определение ОРЗ приводит к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания - формула 1:

(1)

где: V - годовой объем товарооборота;

P - стоимость подачи одного заказа;

C - стоимость единицы продукции;

S - издержки на хранение единицы продукции на складе.

Определение оптимального объема закупки не имеет смысла, если время выполнения закупки весьма продолжительно при значительном колебании спроса и нестабильных ценах.

Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) - одна из важнейших функций в каждой фирме. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах - тактическом и стратегическом.

Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане - ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара - необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий у потребителя, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения.

Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.

Стратегическая сторона снабжения - собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании. Остановимся на терминологическом аспекте. Знакомясь с терминологией в этой области, необходимо учитывать особенности и традиции, сложившиеся в разных отраслях экономики, а также национальные особенности ведения хозяйства.

За рубежом сфера деятельности по обеспечению фирмы - производителя или торговой компании необходимыми видами материальных ресурсов или готовой продукции традиционно называется Purchasing/Procurement - закупки/управление закупками (снабжением).

Эта же область производственной деятельности в отечественной практике до сих пор называется "материально-техническим снабжением" ("обеспечением"). На предприятиях оптовой торговли в отечественной плановой экономике долго применялся термин "товароснабжение". Однако в последние годы растущее число российских ученых и специалистов по логистике (вышедших в основном из сферы "снабжения") стали определять эту область как "закупочную логистику".

Такие термины, как "закупка", "поставка", "снабжение", "обеспечение сырьем и материалами" и т.д. являются практически взаимозаменяемыми. Единого определения каждого термина не существует. В некоторых источниках "закупка" означает разовую сделку, нацеленную на приобретение необходимого в данный момент сырья и материалов. В таком случае этот термин характеризует тактическую деятельность отдела закупок фирмы. А термин "снабжение" описывается как целостный процесс закупочной деятельности: выявление необходимости в материалах, сырье и услугах, поиск, анализ и выбор поставщиков, развитие отношений с ними, переговоры по цене, качеству и прочим условиям, контроль качества поставляемой продукции и т.д. Эту деятельность, скорее, можно отнести к стратегической деятельности отдела закупок.

В ряде случаев можно встретить понятие снабженческого (материального) менеджмента, под которым понимается планирование и контроль над всем входящим материальным потоком (материальными ресурсами и готовой продукции), поступающим в компанию

Зачастую материальный менеджмент в промышленных компаниях в западной логистической практике охватывает сферы закупок и материально-технического обеспечения производства, которые бывает трудно разграничить. На типичном производственном предприятии за поступление материалов и компонентов со стороны в нужное место и нужное время (procurement) отвечает отдел снабжения.

Но как только производственный процесс запущен, обслуживание всех возникающих после этого потребностей в перемещении материалов и полуфабрикатов внутри предприятия классифицируется как материально-техническое обеспечение (поддержка) производства.

В последнее время в России наблюдается рост интереса предприятий негосударственного сектора к использованию конкурентных процедур при организации своей закупочной деятельности. Подобная тенденция объясняется, в частности, тем фактом, что при правильном проведении конкурентных закупок достигаемая экономия средств заказчика может составлять в среднем от 5 до 15 %, а по утверждениям зарубежных специалистов до 40 %. По данным российских консалтинговых фирм число обращений негосударственных предприятий к консультантам по вопросам регламентирования закупок и организации проведения конкурентных закупочных процедур ощутимо растёт, что также подтверждает наличие вышеназванной тенденции.

Предметом закупок служат средства производства или материальные ресурсы, потребляемые в процессе производства. Они подразделяются на предметы труда (сырье, материалы, полуфабрикаты, топливо и тому подобное) и средства труда (машины, механизмы, оборудование, транспортные средства и тому подобное).

Снабжение производства необходимыми материальными ресурсами является начальным звеном производственного процесса, а сбыт готовой продукции - его завершением. Под закупочной деятельностью предприятия понимается процесс обеспечения его всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления его производственно-хозяйственной деятельности. От организации закупок, своевременности поступления материальных ресурсов в производство в необходимом ассортименте, количестве и должного качества в значительной мере зависят равномерный и ритмичный выпуск готовой продукции, ее качество и эффективность деятельности коллектива предприятия.

Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций.

1. Анализ рынка.

2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.

3. Получение и оценка предложения поставщика.

4. Выбор поставщика.

5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора.

6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.

7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем.

8. Размещение заказа.

9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики.

10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками.

11. Выработка методов учета продукции.

12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.

13. Ускорение оплаты продукции.

14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса.

15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств.

16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.

17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции.

18. Анализ ценности и возможностей поставщика.

19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок.

Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии:

1. определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.);

2. формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;

3. размещение объявлений о подаче предложений;

4. оценка предложения;

5. окончательные переговоры;

6. составление документации;

7. поставка и контроль качества;

8. обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок.

Планирование закупок товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.

Хорошо организованная закупочная деятельность оказывает большое влияние на все стороны производственной и финансовой деятельности предприятия. Нарушение ритмичности закупок не позволяет вести нормальное производство, вызывает простои предприятий, цехов, участков - снижает эффективность материального производства.

Правильная организация закупок способствует повышению технического уровня производства, быстрейшему внедрению и освоению новых видов техники, оборудования, усовершенствованию всех технологических процессов, укреплению финансово-экономического положения предприятия.

Конечной целью закупочной деятельности должно быть увеличение прибыли предприятия.

Предпринимателю, никогда не упуская из виду эту цель, следует сосредоточить все усилия на том, чтобы сделать выбор тех материалов, услуг и источников снабжения, которые лучше всего удовлетворяют его потребности при наименьших издержках и надлежащем качестве.

2. Формирование системы закупочной деятельности на предприятии

Закупка материальных ресурсов массового спроса является сложным процессом, приводящим как к высоким прибылям, так и к значительным потерям. В этой связи на предприятии обязательным является формирование системы управления закупками материальных ресурсов, включающей методы и формы закупок; отбор поставщиков; стратегии управления запасами продукции и другие.

Перечисленные компоненты являются основой для совершенствования подхода к управлению закупками и снабжением предприятия в конкретных условиях хозяйствования и позволяют повысить эффективность управления потребляемыми ресурсами.

Важнейшим элементом системы снабжения предприятия, определяющим выбор метода закупок товарно-материальных ресурсов является модель управления запасами. Применение моделей управления запасами связано со спецификой отраслевого характера, а также с организационно-техническим уровнем предприятия.

Не менее важным элементом эффективного управления процессом закупок и снабжения является выбор поставщиков материальных ресурсов для производственной деятельности - рисунок 1.

Рисунок 1 - Формирование системы управления закупками материальных ресурсов

Особенности современного бизнеса удорожают и усложняют ведение хозяйственной деятельности, что приводит к отказу предприятия заниматься им полностью самостоятельно. Поэтому, процессу выбора поставщиков должен предшествовать процесс разработки модели определяющей необходимость применения партнерства и различных его вариантов, либо отказ от таковых.

При выборе типа партнерства, следует учитывать факторы, обеспечивающие мотивацию всех партнеров и позволяющие сторонам достичь желаемого результата. Только после определения типа партнерских отношений можно преступать к выбору поставщиков материальных ресурсов. Алгоритм выбора поставщиков включает следующие блоки.

Блок 1. При формировании базы данных следует обратить внимание на сезонный характер спроса некоторых групп товаров, подверженных естественной убыли.

Блок 2. Здесь предусматривается возможность выбора расчетной модели не только с учетом известных модификаций EOQ, но и с учетом ограничений и нелинейностей параметров, например, оптовые и дифференцированные скидки и другие мероприятия.

Блок 3. После выбора модификации модели EOQ определяются зависимости для описания процессов поступления продукции, расхода запаса, дефицита, а также убыли. Естественная убыль может подчиняться не только линейной или экспоненциальной зависимости, но и иметь дискретный характер.

Блок 4. Рассматриваются возможные варианты решения дифференциальных уравнений: аналитические, численные, а также известные пакеты программ для ПЭВМ.

Блок 5. Включает определение составляющих общих затрат (организация заказа, хранение, убыль, дефицит) при различных вариантах их учета - рисунок 2.

Блок 6. Расчет основных показателей модели: оптимальная партия заказа So, число заказов за рассматриваемый период N, периодичность заказов T, минимальные общие затраты и их составляющие, связанные с выполнением основных логистических операций.

Рисунок 2 - Алгоритм расчета показателей оптимальной партии заказа продукции с учетом естественной убыли

Блок 7. Включает формирование альтернативных вариантов. Предпочтительно использовать методы морфологического анализа с целью охвата большинства возможных вариантов подсистем и альтернатив для реализаций подсистем с последующим их ранжированием. Использование принципа обратной связи придает всему алгоритму необходимую цикличность, многовариантность и динамичность, отражает взаимосвязь и взаимовлияние параметров модели.

Блок 8.Сравнение альтернативных вариантов и принятия решений с использованием одного или нескольких критериев (многокритериальная оценка); наиболее целесообразным при решении данной задачи является выбор критерия - минимизации общих логистических издержек.

Представленный алгоритм может быть легко трансформирован и принят при решении других задач управления запасами, например, в случае многономенклатурных поставок, определения объема заказа с учетом инфляции и других.

Планирование закупок продукции имеет следующие цели:

1. снижение уровня сверхнормативного запаса продукции;

2. поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей;

3. координация графика доставки и плана по производству.

При разработке плана закупок продукции учитываются следующие факторы:

1. минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком;

2. скидки при изменении объема поставляемой продукции;

3. ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия;

4. местонахождение поставщика. Если поставщик - зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки;

5. надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок;

6. ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков;

7. сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии).

Современный уровень развития розничной торговли характеризуется многозвенной системой товароснабжения, и здесь возможны три основные стратегии товародвижения:

- Поочередное снабжение центральным складом нижестоящих звеньев, при котором каждое пополнение направляется только одному звену в независимости от его иерархии в системе товародвижения (это может быть и магазин, и мелкооптовый склад).

- В зависимости от заказов производится распределение поставок между звеньями системы (это двухкаскадная система, при которой промежуточные мелкооптовые склады отсутствуют).

- Нисходящее снабжение при каждом пополнении группы нижестоящих звеньев (это классическая схема товародвижения по дистрибьютивным каналам)

Сети товародвижения, располагающие оптовыми промежуточными базами, являются наиболее прогрессивными.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

- элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает "ввязывание" предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия, как ее элемента.

Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи "снабжение - производство - сбыт". Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

В первом случае перечисленные выше задачи распределяются между различными функциональными подразделениями. Например, задачи что закупить и сколько закупить решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда. Задачи, у кого и на каких условиях закупить решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Существуют следующие основные этапы решения задач закупочной логистики:

1. Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.

2. Выбор формы и источников материально-технического снабжения.

3. Размещение заказов и их реализация.

4. Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности.

5. Поддержание отношений с поставщиками.

Прежде всего, закупочная логистика решает задачу "что закупить". Задача "что закупить" заключается в принятии одного из двух альтернативных решений - делать комплектующее изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem (задача "сделать или купить"), или сокращенно - задача MOB, решение которой зависит от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии.

Решение в пользу закупок товаров и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если:

- потребность в комплектующем изделии невелика;

- отсутствуют необходимые для производства товаров мощности;

- отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

- потребность в товаров изделиях стабильна, и достаточно велика;

- комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

После того, как решена задача "делать или покупать" и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика.

Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:

1 этап поиск потенциальных поставщиков.

Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:

- проведение конкурсов (тендеров);

- изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);

- посещение ярмарок, выставок;

- личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи).

Конкурсные торги (тендеры) распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика. Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:

- формирование условий тендера;

- разработка и публикация тендерной документации;

- рекламная кампания;

- проверка оценочной квалификации участников тендера;

- проведение анализа тендерных предложений;

- определение победителя тендера.

По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.

2 этап проверка поставщиков.

Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников:

- личная встреча с руководством компании;

- финансовая отчетность поставщика;

- местные источники (действующие на данной территории юридические лица или "осведомители" официальных органов);

- банки и финансовые институты;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации;

- информационные агентства;

- государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

В большинстве своем отечественные предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

3 этап анализ потенциальных поставщиков.

Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции.

В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.

4 этап оценка надежности поставщика.

По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие товаров, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.

Алгоритм определения надежности поставок следующий:

1. Сопоставление даты поставки плановой и фактической.

2. Определение времени опоздания.

3. Сопоставление объемов поставки: планового и фактического. Выявление случаев недопоставки продукции.

4. Определение объема недопоставки продукции

5. Определение условного опоздания в случае недопоставки

6. Определение общей величины опозданий

7. Определение количества случаев отказа.

8. Определение общей величины отказов

9. Определение интенсивности отказов

10. Определение коэффициента готовности поставок

11. Надежность снабжения.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку. Выбранный товар для предприятия может закупаться как непосредственно у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так, например, закупая товар у производителя предприятие может столкнуться с проблемой самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным.

Другим преимуществом закупки товара у посредника является возможность приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

Важнейшей функций в заготовительной логистике является контроль входных потоков поставок. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления контроля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции.

Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.

Произошедшие непредвиденные сбои в поставках могут привести к временной остановке производства или сокращении объемов производства. При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставках товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа.

Логистическая система контроля за выполнением заказа предусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара. Данное взаимодействие обоюдовыгодно, так как позволяет выявить недостатки в работе поставщик, а для потребителя иметь надежного поставщика позволяющего работать предприятию без сбоев. При таком взаимодействии формируются массивы информации о параметрах и структуре материальных потоков, о развитии деловых взаимоотношений с поставщиками. Необходимость координированного контроля за ходом выполнения поставок в условиях расширения хозяйственных связей, динамичности рынка и дальнейшей интеграции с производством привела к широкому применению компьютерных и информационных технологий.

Как правило, установленная на предприятии система контроля предназначена не только за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, позволяет тем самым избежать попадания в производственный процесс некачественного сырья и материалов. Непосредственная взаимозависимость между качеством сырья и готовой продукции заставляет предпринимателей уделять повышенной внимание качеству исходного сырья.

Сложность осуществления контроля за выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара. Чем шире ассортимент, тем больше времени будет уходить на проверку поставляемой партии товара. Партия товара это регламентируемый договором объем и ассортимент одноразовой поставки продукции. Формирование партии товара происходит на основе потребности заказчика в конкретном материальном потоке,

Параметры, по которым предприятие-получатель будет осуществлять контроль за выполнением заказа целиком и полностью зависит от самого предприятия. Как правило, перечень требований к партии товара формируется на основе производственной необходимости, обусловленной конечным продуктом и технологическим процессом. С другой стороны партия поставки зависит от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции и многих других факторов.

При размещении заказа и его реализации потребитель должен обязательно согласовать с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки является ориентиром для поставщика, то и интервал поставки является ориентиром для потребителя. Интервал отгрузки это время между двумя следующими друг за другом поставками. Интенсивность интервала отгрузки зависит от транзитной нормы, наличия складских мощностей у грузополучателя и других факторов.

Категория интервала отгрузки в заготовительной логистике используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля за поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств рассчитывают также частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель средний интервал поставки.

В случае возникновения отклонения от планового хода процесса поставки соответствующая логистическая служба осуществляющая контроль за выполнением заказа принимает оперативные меры по розыску потерянных грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий к виновным.

При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.).

Для оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по продукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

Еще одним важнейшим направлением процесса управления поставками в закупочной логистике является постоянное отслеживание надежности заготовительной системы (подсистемы).

Надежность заготовительной подсистемы означает гарантированность обеспечения логистической системы (потребителя) необходимыми ей (ему) материальными ресурсами в течение заданного промежутка времени вне зависимости от возможных недопоставок, нарушений сроков доставки и т. д.

Задача надежности заготовительной подсистемы решается на основе комплексного логистического подхода с применением методов теории вероятностей, теории надежности, теории массового обслуживания и прочего инструментария.

Основными оценочными показателями управления поставками (входами потоками) в логистике являются затраты по завозу материальных курсов. Они являются частью транспортно-экспедиционных издержек фактической себестоимости продукции. Затраты складываются из расходов по оплате тарифов и сборов транспортных организаций по продвижению материальных потоков; расходов на содержание собственного транспорта и организацию процессов транспортировки.

Таким образом, рассмотрение рынка с логистической точки зрения и представление торговой организации как логистической системы, дальнейшее ее развитие путем интеграции с другими логистическими системами, в частности, построение торговых логистических сетей, делает необходимым формирование в торговой организации системы логистического менеджмента.

3. Риски, возникающие в процессе закупочной деятельности на предприятии

логистика закупка ассортимент качество

Мировая практика показывает, что неблагоприятные изменения ценовых характеристик сырьевых ресурсов, использующихся в производственном процессе конкретного предприятия, оказывает сильное негативное влияние на эффективность его деятельности. Недопустимость сбоев, способных привести к снижению объемов производства, повышению себестоимости или его остановке, требует разработки и внедрения систем управления процессами закупки сырья, опирающихся на прогнозирование изменения ценовых характеристик сырья.

Классификация традиционных инструментов управления сырьевыми рисками приведена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Традиционные инструменты управления сырьевыми рисками

Проведенный анализ, традиционных инструментов управления сырьевыми рисками, характерных для промышленных предприятий позволил сделать следующие выводы:

- традиционным инструментам управления сырьевыми рисками, характерна "пассивность", т.к. они используются без каких либо обоснованных ожиданий относительно дальнейшего развития событий;

- традиционные инструменты управления сырьевыми рисками носят характер "страхования" и позволяют избежать сырьевых рисков ценой многомиллионных расходов;

- основным фактором при выборе инструмента, обеспечивающего его эффективность, является ожидание относительного будущего развития ценовой динамики сырьевых ресурсов;

- использование метода управления основанного на анализе ценовой динамики в совокупности с традиционными инструментами управления рисками существенно повысит эффективность процесса управления закупками сырья.

Эксперты особо выделяют риски предоставления, состава и содержания закупочной документации, объем последствий и частота встречаемости которых значительно превышает риски иных процессов и документальных входов и выходов процесса.

Средние значения объема последствий риска находятся по 2/3 показателей на среднем уровне и по 17 показателям превышают средний уровень. Распределение рисков, по которым средние значения объема последствий риска превышают средний уровень, по процедурам размещения заказа приведено в таблице 1.

При этом, из семнадцати показателей семь показателей относится к рискам невыполнения требований законодательства и десять - к рискам моделирования результатов размещения заказа, в том числе (по большей части показателей) к коррупционным рискам.

Стандартные отклонения показателей значительно ниже значения показателя, что свидетельствует о схожей оценке рисков большинством экспертов. Первая пятерка рисков, имеющих наибольший уровень выраженности, по мнению экспертов, выглядит следующим образом:

Таблица 1 - Распределение рисков с значением последствий риска, превышающим средний уровень, по процедурам размещения заказа

Риски	Последствия
Размытость, неясность, неконкретность, неполнота информации и, или противоречивость предмета, объекта закупки, основных условий контракта, изложенных в Извещении о закупке; Мистификация (сознательное искажение или подмена предмета контракта, объекта закупки), использование "заточенных" под единственного исполнителя условий сделки	Ограничение и снижение конкуренции, административное и судебное обжалование, административная и уголовная ответственность, закупка ненужной продукции, закупка некачественной продукции, финансовые потери в размере контракта и трансакционных издержек, последствия притворной сделки, нарушение сроков исполнения контракта, увеличение коррупции, потеря доверия власти;
Несоответствие содержания Извещения требованиям законодательства о закупках	Ограничение и снижение конкуренции, административное и судебное обжалование, административная и уголовная ответственность, закупка ненужной продукции, закупка некачественной продукции, финансовые потери в размере контракта и трансакционных издержек, последствия притворной сделки, последствия ничтожности сделки, нарушение сроков удовлетворения потребности, увеличение коррупции, потеря доверия власти
Изменения в извещение внесены с нарушением законодательства о размещении заказа	Ограничение и снижение конкуренции, административное и судебное обжалование, административная и уголовная ответственность, закупка ненужной продукции, закупка некачественной продукции, финансовые потери в размере контракта и трансакционных издержек, последствия притворной сделки, последствия ничтожности сделки, нарушение сроков удовлетворения потребности, увеличение коррупции, потеря доверия власти
Включение необоснованных, дополнительных необъявленных и(или) не соответствующих законодательству условий в контракт при его заключении	судебное обжалование, недействительность сделки (ничтожность), последствия недействительной сделки; административная и уголовная ответственность, закупка ненужной продукции, закупка некачественной продукции, финансовые потери, нарушение сроков исполнения контракта, увеличение коррупции, потеря доверия власти
Игнорирование информации о продукции поставщика и возможности выполнить контракт в заявке и полученной из других источников	Заключение контракта с недееспособным поставщиком или поставщиком, неспособным выполнить контракт, непоставка или поставка некачественной продукции, срыв сроков исполнения контракта, финансовые издержки на повторное заключение контракта, судебное обжалование, издержки государства на коррупцию

Корреляционный анализ процессных рисков размещения заказа показал взаимосвязь рисков не только по совокупности процедур одного процесса, но и влияние рисков одних процессов на проявление рисков иных процессов. То есть, риски носят системный характер и проявление одного из них в большинстве случаев вызывает синергетический эффект и проявление ряда других рисков по модели "снежного кома".

Однако, данное явление не носит всеобщий характер и специфично для разных групп рисков.

Таким образом, экспертная оценка текущей ситуации проявления рисков размещения заказа, основанной на предшествующем опыте размещения заказа экспертами ниже прогнозной экспертной оценки, большая часть рисков находится на среднем уровне выраженности. Объем последствий проявления рисков по 17 рискам выше среднего уровня, причем большая часть процессных рисков относится к рискам моделирования торгов и носит коррупционный характер.

Частота встречаемости всех выявленных рисков не превышает среднего уровня.

Российскими предприятиями используется планирование объемов сырьевого снабжения в соответствии с планом технологической потребности в сырье для производства. Данный подход эффективен в плановой экономике, где обмен сырьем производится в рамках единого собственника. Учитывая же рыночные особенности и изменчивость сырьевых рынков, заключенные сырьевые контракты от момента их заключения до момента их реализации многократно меняют свою рыночную стоимость, вследствие чего для повышения эффективности управления сырьевыми ресурсами, необходимо осуществлять непрерывное изменение и преобразование их формы (из натуральной в денежную, и обратно).

Управляющие воздействия формируются на основе стратегий принятия решений и выражаются в форме решений о переводе сырьевых ресурсов из одной формы в другую, более предпочтительную с точки зрения предприятия, исходя из выбранных критериев, в качестве которых выступает доходность выбранной формы. Профессионально осуществлять подобное управление сырьевыми ресурсами, в рамках предприятия, возможно только опираясь на формализованные методы, позволяющие оценивать ожидания относительно проводимых операций, контролировать (ограничивать) рыночный риск, что позволяет обеспечить системность принятия решений и исключить пагубное влияние случайно принятых решений.

Системный подход включает в себя рассмотрение процесса закупки сырья на предприятии, как генерацию финансовых результатов, формирующихся как отклики на суперпозицию управленческих решений. Системное описание процесса управления закупками сырья, изображенное на рисунке 4, позволяет учитывать риск, связанный с изменением ценовых характеристик сырьевых ресурсов посредством применения методов обработки временных рядов.

Перевод сырьевых активов из одной формы в другую осуществляется посредством использования стратегии принятия решений, в основе которой лежат математические методы обработки ценовой динамики сырьевых ресурсов, набор алгоритмов формирующих управляющие воздействия и механизмы их реализации. Основная задача стратегии заключается в выявлении наилучших моментов для перевода сырьевых активов в различные формы, что сводится к поиску точек начала определенного ценового движения и точек его окончания, т.е. существенных ориентиров, способствующих принятию эффективного решения.

Перечисленные элементы системы используются лицом принимающим решение (соответствующим подразделением организации) для формирования управляющих воздействий на предприятие в форме действий относительно имеющихся сырьевых контрактов для перевода их в наиболее доходную форму.

Рисунок 4 - Системное описание процесса управления закупками сырья

Показатель эффективности стратегии определяется доходностью проводимых с ее помощью операций, т.е. приростом стоимости приобретенных с помощью нее сырьевых активов. Основная сложность такой оценки состоит в отсутствии функциональной связи между параметрами такой системы и оценкой показателя эффективности.

...