Организация закупочной деятельности на ОАО "Славянка"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

закупка поставщик комплектующий снабжение

Все компании как государственного, так и частного сектора в разной степени зависят от сырья, материалов и услуг, которыми их обеспечивают другие организации. Даже самому небольшому офису для выполнения своих функций необходимы помещение, тепло, свет, средства связи и офисное оборудование, мебель и различные другие предметы. Ни одна организация не является самодостаточной. Осуществление закупок и снабжения - одна из основных функций каждой организации. И одной из задач ее руководства является структуризация этой функции для обеспечения эффективного вклада в общую цель компании.

На протяжении последних лет интерес к данному аспекту деятельности компаний растет. При этом часто употребляются такие термины, как «управление цепью снабжения», «база снабжения», «интегрированная логистика». Наступило время тех, кто заинтересован в процессе эффективного и рационального управления закупками. Планирование потребности в сырье, система своевременности производства, новый акцент на качество и производительность потребовали пересмотра многих традиционных концепций закупок. Например, традиционная точка зрения, что наличие многочисленных поставщиков повышает безопасность и гарантию осуществления закупок, сменилась тенденцией использования одного источника. Результаты более тесных отношений с продавцом и сотрудничества с ним в вопросе организации поставок и создания системы гарантированного качества подвергают сомнению концепцию традиционных отношений между покупателем и продавцом «на расстоянии вытянутой руки». Переговоры о цене становятся популярнее, чем конкурс коммерческих предложений, а долгосрочные контракты о сотрудничестве заменяют практику краткосрочных закупок. Все эти тенденции являются результатом возросшего внимания менеджмента к качеству и роста активности при развитии поставщиков, которые бы отвечали критериям снабжения таким, как качество, количество, доставка, цена, сервис, долговременность и совершенствование процесса.

Эффективное управление закупками и снабжением может существенно повлиять на успех большинства современных компаний. Приобретение сырья, услуг и оборудования лучшего качества, в нужном количестве, по лучшей цене и на основе долговременного сотрудничества давно привлекает внимание менеджеров. Сегодня акцент делается на общем процессе управления снабжения в контексте целей организации, а не на отдельных, связанных с закупками, сделках компании. Быстро меняющаяся картина процесса снабжения с циклами избытка и недопоставок, предложениями и меняющимися ценами, ресурсом времени и вопросом наличия товаров представляет собой постоянный вызов компаниям, желающим получить максимум в этой области.

В данной курсовой работе рассматриваются основные вопросы в области организации закупочной деятельности на ОАО «Славянка.

Целью работы является выявить проблемы обеспечения материалами и комплектующими на ОАО «Славянка», предложить оптимальное решение и влияние этих проблем на управление снабжением.



1. Цели функции закупок

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим сервисом и по выгодной цене. Служащий, принимающий решения по закупкам должен быть похожим на жонглера, пытающегося удержать в воздухе несколько шаров, поскольку, принимая решение, покупатель должен одновременно руководствоваться всеми составляющими общей цели, которой он хочет достичь. Неприемлемо осуществлять закупку по самой низкой цене, если доставлен некачественный товар или доставлен две недели спустя запланированного срока, что привело к остановке производственной линии. С другой стороны, цена может быть и намного выше обычной, но закупка может быть срочной, и у покупателя не будет времени на переговоры о выгодной цене. Служащий, ответственный за принятие решений, пытается найти баланс между всеми часто противоречивыми целями и совершает сделку, исходя из их оптимального сочетания.

Основные цели процесса закупок:

1.Обеспечение непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы компании.

Дефицит сырья может привести к остановке производства и, соответственно, к большим накладным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требованиям клиентов по срокам поставки продукции.

2. Сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму.

Одним из путей обеспечения непрерывного потока сырья является создание и хранение крупных запасов этого сырья. Но запас требует использования капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать; ежегодно стоимость запаса может оцениваться в 20-50% общей стоимости активов. Если процесс закупок может обеспечить производство с инвестициями в запас в объеме 10 млн. вместо 20 млн., с ежегодной стоимостью текущего запаса 30%, то уменьшение уровня запаса на 10 млн. составит экономию в 3 млн., в дополнение к высвобождению 10 млн. оборотных средств.

3. Поддержание и повышение качества.

Производство продукции и оказание услуг должны осуществляться с определенным уровнем качества, иначе конечный продукт или услуга не будут отвечать принятым требованиям и приведут к росту производственных расходов.

4. Поиск или развитие компетентных поставщиков.

В конечном итоге успех функции отдела закупок зависит от способности отдела находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика и затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

5. Покупать стандартные товары там, где это возможно.

Необходимо покупать те товары, которые с любой точки зрения являются лучшими для применения в компании. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, то организация получит преимущество за счет первоначальной низкой стоимости, образующейся из-за скидки на изделия, более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания, более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков.

6. Процесс закупки требует наличия товаров и услуг по наименьшей стоимости.

Деятельность любой организации по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств. Кроме того, эффект увеличения прибыли от осуществления закупок может быть значителен.

7. Улучшение конкурентоспособности.

Любая организация будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы сети снабжения и временные параметры, с тем чтобы избежать деятельности, не приносящей прибыли или требующей дополнительного времени, как дополнительное хранение на складе, транспортировка и проверка. Кроме того, необходимы изменения в разработке оформления продукции и методах ее производства, чтобы постоянно соответствовать меняющейся технологии. Отдел закупок может дать информацию по оформлению продукции и разработке новой продукции, сведения о том, какие происходят или произойдут изменения в производственной технологии.

8.Достижение гармоничных, продуктивных рабочих отношений с другими функциональными подразделениями организации.

9. Снабжение при наименьших административных расходах.

1.1 Этапы осуществления закупок

1.Определение потребности.

Служащий, отвечающий за данный вид деятельности, должен знать, каковы индивидуальные потребности подразделения - что, сколько и когда необходимо. Имея такую информацию, зачастую можно получить сырье со склада. Иногда такие потребности удовлетворяются перемещением избытка товара из другого подразделения. Рано или поздно, конечно, может возникнуть необходимость и в покупке новых товаров. Чаще всего потребность в закупках возникает в производственных или других отделах, использующих сырье. Заявки на приобретение офисного оборудования должны поступать от управляющего офисом или контролера компании. Ряд заявок поступает от отдела продаж, или рекламного отдела, или исследовательских лабораторий. Часто специальные формы заявок называют их источник; там, где это не принципиально, для каждого отдела снабжения могут применяться отличительные номера кодов.

Отдел снабжения отвечает за удовлетворение потребностей отделов, использующих сырье. Управляющий снабжением должен следить не только за тем, чтобы потребности были как можно более стандартными по характеру, но и за тем, чтобы предвидеть потребность и исключить чрезмерное количество "срочных" заявок. Поскольку отдел снабжения в курсе тенденций цены и общих условий рынка, заблаговременное размещение заявок может быть важным условием защиты от нехватки сырья или роста цен на него.

Поскольку лучшая возможность выиграть в стоимости реализуется на стадии определения потребности (разработки концепции производства и проекта), то управляющий снабжением и поставщик могут внести больший вклад именно на этой стадии, а не позднее, на стадии процесса приобретения.

Описание потребности с точным определением нужных характеристик и количества товаров или услуг.

Ни один снабженец не будет заниматься закупкой, не зная точно, что необходимо для потребителей. Поэтому важно иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Отдел закупок и отдел-потребитель сырья или команда с перекрестными функциями по поиску источников снабжения разделяют ответственность за точное описание товара.

Покупатель должен пересмотреть спецификации, если можно предложить лучшую модификацию товара. Иногда наблюдается дефицит требуемого товара, и его заменитель в этом случае единственная альтернатива. В лучшем случае неточное описание товара может обернуться потерей времени; в худшем оно может иметь серьезные финансовые последствия и вызвать сбой в снабжении, конфликты, лишить возможности улучшения продукта или услуги и потерю уважения и доверия поставщика.

Поскольку отдел закупок это последний отдел, рассматривающий спецификацию товара, прежде чем она будет отправлена поставщику, необходимость в окончательной проверке очевидна. Такая проверка будет невозможна, если персонал отдела закупок незнаком с требуемым продуктом или услугой. Любые вопросы относительно точности описания приобретаемого продукта должны быть адресованы снова покупателю или команде по поиску источников снабжения; они не должны решаться в одностороннем порядке отделом снабжения.

Отдел закупок составляет заказ на закупку (PO-purchase order), вводит данные о поставщике, цену и номер заказа в многоразовую карточку-заявку и отправляет ее обратно в отдел, приславший заявку, там данные с карточки вводятся в файлы и хранятся до возникновения потребности в данном товаре новь. По такой карточке-заявке можно осуществить от 24 до 36 закупок, устраняя бюрократию и экономя время.

Определение и анализ возможных источников снабжения.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск квалифицированных источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Среди основных сведений, хранящихся в электронном виде или в книгах учета, в эффективном отделе снабжения должна быть следующая информация:

Действующие контракты, в соответствии с которыми размещаются заказы.

Товарная классификация закупленных изделий.

Учет поставщиков.

Определение цены и условий.

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Несмотря на то, анализ предложений и выбор поставщика являются вопросом субъективной оценки, это, тем не менее, логичные шаги в процессе осуществления закупок. Ряд компаний применяет простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы на закупку размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Подготовка и размещение заказа на закупку.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение с поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Неиспользование соответствующей формы может обернуться серьезными юридическими осложнениями. Более того, сделка может быть не учтена должным образом. Поэтому, даже если заказ осуществляется по телефону, он должен быть продублирован в письменной форме. В экстренных случаях целесообразнее отправить машину за товаром до обычной процедуры подачи заявок и оформления заказа на закупку. Но ни при каких обстоятельствах - кроме закупок за небольшие наличные деньги - сырье не должно закупаться без какого-либо письменного (или электронного) заказа.

Формы заказа на закупку отличаются в компании в значительной степени. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты и условий заказа.

Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорять выполнение заказа. Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд компаний используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.

Получение и проверка товаров.

Оприходование сырья - важный этап. Многие компании со временем объединили в одном отделе все функции по получению сырья и товаров, за исключением крупных компаний с многочисленными филиалами. Функция получения сырья настолько тесно связана с функцией закупок, что во многих компаниях отдел по получению сырья прямо или косвенно подчинен отделу закупок.

Обработка счета и оплата.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя и требует аккуратного обращения. Обычно счет выписывается в двух экземплярах. Часто на счетах присутствует номер заказа, стоимость изделия и общая сумма к оплате по каждому виду изделия.



2. Организация закупочной деятельности на ОАО «Славянка»

2.1 Характеристика системы закупок на ОАО «Славянка»

ОАО «Славянка» производит товары лёгкой промышленности, активно сотрудничает с иностранными фирмами, которые в основном являются поставщиками сырья для производства одежды.

Основные разработки предприятия ориентированы в первую очередь на удовлетворение запросов основных бизнес-партнеров и на формирование спроса потенциальных потребителей, в том числе зарубежных. .

Для обеспечения производства тканями, фурнитурой, деталями и комплектующими изделиями в ОАО «Славянка» используется система закупок, базирующихся на следующих принципах:

закупка продукции требуемого количества, нужного качества, точно в срок;

закупка продукции с минимальной общей стоимостью затрат;

предсказуемость и долгосрочность поставок;

постоянное улучшение качества закупок, с целью постоянного удовлетворения изменяющихся требований потребителей продукции ОАО «Славянка».

Закупку продукции в промышленных объемах осуществляют только на основании договора поставки, содержащего следующие разделы:

Предмет договора;

Цена договора;

Сроки и условия поставки продукции;

Условия оплаты;

Качество продукции;

Приемка продукции;

Тара, упаковка и маркировка;

Ответственность сторон;

Конфиденциальность;

Форс-мажор;

Срок действия и условия расторжения договора;

Порядок урегулирования споров;

Прочие условия;

Юридические адреса и реквизиты сторон.

Договор на поставку продукции заключает специалист, назначенный ответственным по подразделению за закупку данного вида ресурсов.

Договор на поставку продукции на следующий период заключают на основании распоряжения коммерческого директора. Распоряжение выпускается за 6 месяцев, предшествующих периоду поставки.

Объем закупок рассчитывают исходя из производственной программы ОАО «Славянка», которую формирует дирекция по продажам до 1 сентября предшествующего года. В соответствии с СТП 37.304.687 производственная программа на год корректируется ежемесячной производственной программой, которая выдается за 4 дня до начала планируемого периода (отв. - дирекция по производству).

При наличии альтернативных поставщиков коммерческий директор несет ответственность за организацию и проведение комиссии по закупкам для распределения объемов поставки и за организацию закупок данного вида продукции в соответствии с положением «О комиссии по закупкам материальных ценностей».

Комиссия по закупкам осуществляет распределение объемов закупок на основании оценки поставщиков, текущих данных о качестве поставляемой продукции и ценовой политики поставщика.

Порядок оформления договоров на поставку материалов и комплектующих изделий с поставщиками определен в действующих приказах и распоряжениях по ОАО «Славянка». Выполнение требований этих документов обеспечивает защиту интересов ОАО «Славянка» в части выполнения поставщиками требований договоров, согласованности деятельности управления коммерческой дирекции и обеспеченности поставок ресурсами.

Формирование бюджета закупок.

Для формирования бюджета закупок продукции на планируемый месяц до 20 числа предшествующего месяца начальники отделов направляют специалистам финансово-бюджетного управления следующие данные:

ожидаемые остатки продукции на начало планируемого месяца;

ожидаемые кредиторские и дебиторские задолженности поставщиков;

о закупках на планируемый месяц.

Порядок формирования бюджета закупок определен в действующих приказах и распоряжениях. Ответственными за формирование бюджета закупок являются начальники УСП, УМС, УВК, УМТС, УИЗ.

2.2 Выбор и оценка поставщика на ОАО «ЗМЗ» при осуществлении процесса закупок

Требования к поставщику.

1. Квалификация поставщика.

Требование к Системе менеджмента качества (СМК)

ОАО «Славянка» ожидает, что его поставщики ввели в действие систему обеспечения качества в соответствии с международными стандартами и дополнительными стандартами лёгкой промышленности (ISO, ISO/TS, QS 9000) и что эта Система Менеджмента Качества применена практически.

Свидетельство наличия и функционирования СМК должно быть доказано документально.

2. Планирование качества у поставщика.

Назначение представителей поставщика

Предварительное условие сотрудничества, основанного на доверии ОАО «Славянка» его поставщикам - назначение представителя поставщика в ОАО «Славянка», наделенного полномочиями решать на месте проблемы связанные с качеством изделий и качеством организации поставок.

Планирование

Применительно к разработке новых изделий и процессов производства, ОАО «Славянка» ожидает использования поставщиками, зарекомендовавшей себя системы планирования APQP c использованием экспертных инженерно-технических методов.

Планирование поставщиком тары и упаковки

Упаковка материалов и поставленной фурнитуры, предназначенная для транспортировки и хранения определяется ОАО «Славянка», совместно с поставщиком, на стадии планирования поставок.

Для планирования тары и упаковки применяются следующие важные критерии:

- рациональная стоимость;

- защита от загрязнения и повреждения изделий;

- простая и эргономичная обработка;

- маркировка, стойкая к воздействиям внешней стороны;

- максимальная удобочитаемость маркировки;

- соблюдение экологических требований к эксплуатации и утилизации;

- быстрота обслуживания;

- устойчивость и вместимость изделий;

- удобство хранения.

Необходимо определить и разграничить ответственность за обслуживание тары и упаковки. В период промышленных поставок, любые отклонения, связанные с организацией поставок должны быть согласованы в письменной форме с ОАО «Славянка».

Защита окружающей среды и экология

Необходимо предусмотреть оценку степени влияния производственных процессов на окружающую среду и безопасность жизнедеятельности. Это подразумевает постоянное изыскание возможностей производства таких изделий, которые могут быть безопасны для окружающей среды, проектирование производственных процессов с минимальным воздействием на окружающую среду, уменьшение потребления основных ресурсов (почва, вода, воздух, энергия, сырье) и осуществление концепций упаковки, транспортировки и логистики, безопасной для окружающей среды.

Все поставщики обязаны, перед началом промышленных поставок для ОАО «Славянка», провести анализ состава материалов и изделий с точки зрения наличия вредных веществ в соответствии с требованиями действующего в РБ законодательства.

Необходимо проанализировать и обеспечить минимальное воздействие на окружающую среду при утилизации продукции, по истечении срока ее эксплуатации и побочных продуктов, образующихся в результате производства данной продукции.

2.3 Выбор поставщика

Славянка не объявляет тендеры, а проводит аудиты действующего или потенциального поставщика. При получении устраивающих результатов оценки заключается рамочный договор на год, и уже комиссия по закупкам ежемесячно определяет объем закупок в рамках годового контракта. Оплата происходит на условиях отсрочки платежа на 20-30 дней.

Выбор поставщика осуществляется на основании результатов оценки поставщика, которая производится в соответствии с положениями СТП 37.304.746. Решение о выборе поставщика выносит отдел по закупкам материальных ценностей ОАО «Славянка».

В области закупки материалов, комплектующих изделий и заготовок ОАО «Славянка» применяет три основных оценочных показателя достижения целей предприятия, важность которых и приоритет выражены в следующем порядке:

1. Качество изделия.

2. Качество и условия поставки.

3. Цена.

ОАО «Славянка» ориентировано на долгосрочное сотрудничество с поставщиками сырья, которое является основанием для успеха в бизнесе.

Подтверждение реализации требований данного руководства осуществляется посредством анализа текущей деятельности поставщика с использованием оценочных показателей, проведения анкетирования поставщика и аудита поставщика специалистами ОАО «Славянка». Поэтому, все требования должны иметь документальное подтверждение своего наличия и эффективного функционирования.

Если поставщик выбран, разрабатывается инвестиционный проект, оформляется и проводится заключение договора на технологическую подготовку производства.

По окончании технологической подготовки производства оформляют рапорт об окончании технологической подготовки производства в соответствии с СТП 37.304.620. Извещение технического директора об окончании подготовки производства и начале производства является основанием для заключения договора на поставку продукции.

Комиссия по закупкам осуществляет распределение объемов закупок на основании оценки поставщиков, текущих данных о качестве поставляемой продукции и ценовой политики поставщика.

Моделирование существующего процесса управления закупками: построение контура «как есть»:

На мнемосхеме представлен в графической форме процесс управления закупками, показано взаимодействие подразделений организации в рамках этого процесса.

Мнемосхема существующего процесса представлена на рисунке 3.1.



Рисунок 1 - Существующий процесс управления закупками

Для построения данной модели мы используем программный продукт BPwin, технологию

функционального моделирования IDEF0 (специализированный язык для описания проектов различного рода систем управления).

Описание недостатков и предложения по автоматизации:

В существующей модели заключается договор, проставление цен в контракте на закупку осуществляется службой снабжения. В этом случае цены могут быть проставлены не верно или не за необходимые материалы, в последствии чего необходимые материалы могут быть не получены или получены ненужные материалы. В данном случае Отдел цен занимается лишь регистрацией протоколов согласования цен, т. е служба снабжения подает в отдел цен протокол. Отдел цен в свою очередь лишь регистрирует у себя в базе этот протокол.

В предлагаемой мною автоматизированной модели эту проблему можно решить.

Здесь используется принцип новой задачи. После заключения контракта на закупку служба снабжения подает в ОЦ спецификацию контракта с нулевыми ценами вместе с контрактом. ОЦ в свою очередь, проанализировав договор, регистрирует в своей базе протокол и проставляет цены в ценнике. Тем самым в службу снабжения идут договора с точными ценниками. За счет этого идет экономия времени персонала, и не возникает проблем при получении материала.



Заключение

Во многих компаниях решение о том, сколько закупить и когда, более важно ввиду сильной зависимости между объемом закупки и ее планируемым использованием. Необходимо проводить разграничение между тем, сколько приобрести при индивидуальной покупке и какую часть общих потребностей удовлетворить путем закупки у одного поставщика. Настоящая глава освещает только объемы индивидуальных заказов.

Постоянное улучшение, своевременный маркетинг, удовлетворение потребностей клиента, собственных сотрудников и поставщика, международная конкурентоспособность требуют от предприятий продуктивности и повышения эффективности. Эти цели компании стимулируют отношение руководства к качеству, количеству и поставкам и существенно влияют на процесс закупок. Что касается решений об объеме товара и его доставке, то здесь наиболее очевидным должно быть сокращение складирования и стремление чаще осуществлять доставку при уменьшении объема партии. Соответствующие усилия по сокращению времени доставки, созданию системы "точно-в-срок" (ЛТ), системы закупок без создания запаса, сокращению стоимости заказа, а также электронный обмен данными служат той же самой цели.

Прогнозирование - неотъемлемая часть управления снабжением, непосредственно влияющая на количество и доставку товара. Прогнозирование затрат, снабжения, условий рынка, технологии, цены и т. д. всегда необходимо для принятия правильных решений.

Проблема в том, как планировать потребности будущего, чтобы ответить на такие вопросы, как: кто ответствен за прогнозирование будущих затрат сырья? Может ли отдел снабжения предвосхищать прогнозы отделов продаж, производственных отделов и потребительского спроса? Нужно ли вменять в обязанность поставщикам соответствовать планируемым или реальным потребностям? Должен ли менеджер отвечать за соответствие реальным или планируемым потребностям?

В большинстве компаний потребность в сырье, изделиях и комплектующих обычно калькулируется исходя из прогноза объема продаж, что является обязанностью службы маркетинга. В компаниях сферы обслуживания или государственных структурах отдел снабжения часто составляет прогнозы и совершает закупки.

Недавно появилась тенденция приобретать у поставщиков услуги, которые прежде осуществлялись самостоятельно. Среди них услуги по обеспечению безопасности, общественного питания и поддержанию в исправном состоянии оборудования и помещений, а также услуги по компьютерному программированию, обучению, инженерному обеспечению, бухгалтерскому учету, юридические услуги, услуги по проведению аналитической работы, услуги по работе с персоналом и даже по контрактной логистике и закупкам. Таким образом, появился новый вид закупок - закупка услуг.

Естественно, при выборе поставщика не избежать проблем. Эти проблемы усугубляются резко возросшим динамизмом окружающей среды. При осуществлении закупок фирме необходимо отслеживать постоянные изменения на мировом рынке; учитывать различия в уровне экономического развития со страной контрагента; постоянно отслеживать деятельность потенциальных контрагентов и контролировать процесс производства и качество изготовляемой продукции (как это делается на ОАО «Славянка»); привлекать к решению проблемы выбора квалифицированных специалистов и руководство.

Размещено на Allbest.ru

...