Совершенствование системы управления высшей школой на примере деканата факультета экономики и менеджмента СПбГПУ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский государственный политехнический университет

Факультет экономики и менеджмента

тема: «Совершенствование системы управления высшей школой на примере деканата факультета экономики и менеджмента СПбГПУ»

Выполнила:

студентка 3курса

Бедрина Татьяна Кирилловна

Руководитель:

д.э.н., профессор. Волкова Виолетта Николаевна

Санкт-Петербург 2011

Введение

Работа выполнена на примере деканата Факультета Экономики и Менеджмента (ФЭМ) СПБГПУ.

Высшая школа - это многоаспектная, многоцелевая система. В разные периоды ее деятельности на первое место выдвигались различные цели: вначале ? увеличение численности подготовки кадров для народного хозяйства, затем ? повышение качества подготовки специалистов, в первый период перестройки ? интеграция высшей школы, производства и науки.

В настоящее время начинает все больше осознаваться тот факт, что основной функцией высшей школы, наряду с задачами подготовки кадров должна быть функция собственно образования. В то же время, внедрение в экономику рыночных принципов существенно повлияло на финансово-экономическое обеспечение университета, на процессы планирования подготовки и распределения специалистов. С учетом этих фактов одной из важнейших функций является анализ целей (основных направлений) и функций университета, а в частности отдельных его факультетов, в новых условиях многоукладной экономики, исследование финансово-экономических и организационно-правовых механизмов.

Целью данной работы является совершенствование системы управления деканата Факультета экономики и менеджмента (ФЭМ) СПБГПУ на основе анализа структуры целей и функций и разработки рекомендаций по корректировке организационной структуры.

Из этой цели вытекают следующие задачи:

1. Дать краткое описание деканата ФЭМ СПбГПУ, рассмотреть его закономерности как системы, представить действующую организационную структуру. менеджмент автоматизированный диалоговый

2. Произвести анализ существующих методик структуризации целей и функций систем управления.

3. Построить структуру целей и функций управления деканата ФЭМ СПбГПУ в соответствии с выбранными методиками.

4. Построить структуру целей и функций по обобщённой методике.

5. Провести экспертную оценку составляющих структуры целей и функций.

6. Сопоставить структуру целей и функций с действующей организационной структурой. Выявить недостатки организационной структуры.

7. Сделать переоценку целей и функций

8. Дать рекомендации по совершенствованию организационной структуры.

9. Исследовать возможность применения автоматизированной диалоговой процедуры анализа целей и функций (АДПАЦФ) для формирования структуры целей и функций.

Факультет Экономики и Менеджмента создан в 1902 году. В настоящее время факультет готовит специалистов, обладающих фундаментальной подготовкой в области экономики, менеджмента, информационных систем для промышленных предприятий, предприятий малого бизнеса и сферы сбыта, управленческих, финансовых, инвестиционных и других структур.

В настоящее время на факультете работают 175 преподавателей, в том числе 25 профессоров и 112 доцентов, 28 членов отраслевых академий, 5 Заслуженных деятелей науки РФ.

Декан ФЭС - д.э.н., профессор Некрасова Татьяна Петровна.

1. Формирование организационной структуры деканата ФЭМ СПбГПУ

Формирование организационной структуры деканата было произведено посредством опросного метода, на основе данных, полученных от секретаря деканата ФЭМ СПбГПУ.

Действующая организационная структура деканата может быть представлена следующим образом (рис 1.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис 1.1 Организационная структура деканата ФЭМ СПбГПУ

Работой факультета руководит декан факультета, избираемый в соответствии с уставом университета. По вопросам, касающимся ведения учебного процесса на факультете, декану факультета и его заместителю подчиняются заведующие кафедрами, входящими в структуру факультета.

Учебную и организационную работу со студентами ведут инспектора курсов. Инспектор организует работу актива курса (староста курса/отделения, старосты групп). Контролирует посещаемость занятий студентами курса. Выясняет причины пропусков, контролирует правильность оформления документов, подтверждающих уважительные причины пропусков занятий. Инспектором курса ведется организационная работа по проведению экзаменационной сессии (подготовка ведомостей, составление расписания экзаменов и зачетов, контроль за соблюдением сроков сессии, установленных приказом по факультету. Проводит работу с задолжниками по экзаменационной сессии: контроль за выполнением установленных приказом по факультету сроков пересдач, составление графика пересдач, доведение до студентов сроков ликвидации задолженностей, согласно приказу, выдача дополнительных ведомостей и т.д. Инспектор оформляет студенческие билеты и зачетные книжки.

Структура факультета определяется ректором университета по представлению планово-финансового управления университета и может меняться в случае реорганизационных мероприятий, связанных с изменением деятельности факультета или университета.

2. Анализ целей и функций деканата Факультета экономики и менеджмента СПБГПУ

2.1 Построение структуры целей и функций по методике, основанной на концепции, учитывающей среду и целеполагание

Методика помогает выявлять новые, ранее не выполнявшиеся в организации функции, является хорошим средством анализа целей и функций в условиях развития общественной организации, при введении в обслуживание и управление различного рода нововведений. Для структуризации целей и функций деканата ФЭМ СПбГПУ эта методика достаточно удобна, она дает новый взгляд на существующую ситуации в организации.

Структура целей и функций деканата ФЭМ СПбГПУ представлена на рис 2.1

Рис 2.1. Структура целей и функций деканата ФЭМ СПбГПУ

2.2 Построение структуры целей и функций по методике, основанной на концепции деятельности

Понятие деятельности в той или иной форме используется в любой методике структуризации, сравнительный анализ, разрабатываемый для отображения и анализа организационных систем управления. В то же время есть методики, в которых концепция деятельности является основой формирования структур целей, т.е. используется на верхних уровнях структуры. Структура целей и функций деканата ФЭМ СПбГПУ, построенная в соответствии с концепцией деятельности, представлена на рис 2.3.

Рис 2.2 Структура целей и функций деканата ФЭМ СПбГПУ, основанная на концепции деятельности

2.3 Построение структуры целей и функций по методике, основанной на двойственном определении системы

Методика является удобной для анализа целей и функций действующих организаций, для которых можно провести обследование существующей системы управления и выявить объекты управления. Однако в ней нет средств для определения новых объектов, новых видов деятельности и функций, связанных с развитием предприятия, что ограничивает применение методики при реконструкции и проектировании новых организаций.

Таблица 1

Рис 2.3 Структура целей и функций деканата ФЭМ СПбГПУ, основанная на методике Кошарского-Уемова

2.4 Формирование обобщенной методики структуризации целей и функций деканата ФЭМ СПБГПУ

Большинство методик основано на рассмотрении объекта в плоскости одного из ключевых признаков, поэтому для более детального анализа объекта необходимо комбинировать эти методики и формировать обобщенную модель.

Сравнительный анализ подходов и методик структуризации целей позволил создать обобщённую, комплексную методику анализа параметров систем, их целей, направлений деятельности, функций, задач и т.д.

В рассматриваемой обобщённой методике предусматривается возможность использования различных методик структуризации при формировании первоначального варианта структуры целей системы, несколько способов оценки вариантов будущих структур и выбор в конкретных условиях методики структуризации и методов оценки с учётом особенностей предприятия.

В основу обобщённой структуры была положена методика, основанная на концепции системы, учитывающей среду и целеполагание (Ф.И. Перегудова - В.Н. Сагатовского).

Затем составляющая «собственно система» дополнена по методике, базирующейся на концепции деятельности (В.Н. Волковой - В.Н. Четверикова), а компонента «подведомственные системы» - по методике, основанной на двойственном определении системы ( Б.Д. Кощарского - А.И. Уемова).

Использование методик структуризации, базирующихся на различных концепциях, позволяет обеспечить полноту анализа целей и функций системы управления предприятием.

Структура целей и функций деканата ФЭМ СПбГПУ, построенная согласно обобщенной методике, представлена на рис 2.4

Рис 2.4.Структура целей и функций деканата ФЭМ СПбГПУ, построенная по обобщенной методике

2.5 Оценка составляющих структуры целей и функций системы управления

Процедура оценки начинается с верхнего уровня иерархической структуры, далее перемещается на следующий уровень сверху, где проводится последовательно оценка по каждому из узлов и т.д. Для получения оценки относительной важности нижнего элемента, необходимо умножить оценку элемента интересующего уровня на аналогичные оценки всех элементов-узлов, находящихся между этим элементом и вершиной иерархии. Были составлены отдельные матрицы экспертной оценки для элементов структуры.

Таблица 2 Матрица для надсистемы

Таблица 3 Матрица для подсистемы

Таблица 4 Матрица для внешних связей

Таблица 5 Матрица для собственно системы

3.1 Сопоставление структуры целей и функций с действующей организационной структурой

Структура целей и функций, составленная по обобщенной методике была соотнесена с действующей организационной структурой, цели и функции были распределены по исполнителям.

3.2 Переоценка составляющих структуры целей и функций при сопоставлении с организационной структурой

Переоценка составляющих структуры целей и функций была произведена для двух критериев путем умножения оценки цели на оценку значимости исполнителя. Для каждой цели есть две строки расчета для критерия необходимости и критерия эффективности соответственно.

Таблица 6

3.3 Выводы и разработка рекомендаций

В результате сопоставления структуру целей и функций с действующей организационной структурой стало видно, что существующая организационная структура неэффективна, то есть в процессе работы были выявлены некоторые недостатки организационной структуры.

Например, у некоторых важных функций, таких как создание единой информационной системы факультета, нет исполнителей, некоторым функциям соответствует несколько исполнителей, а у некоторых исполнителей нет отдельно четко классифицируемых функций.

Введение дополнительных должностей, ответственных только за определенные функции - информационное обеспечение, контроль материально-технической базы, контроль финансовой деятельности кафедр, упростило бы существующую систему управления сделало бы ее более эффективной.

Соответственно можно выделить следующие рекомендации:

1. Ввести дополнительную должность по работе с кадровым обеспечением.

2. Ввести дополнительную должность по работе с информационным обеспечением.

3. Ввести отдельную должность на работу, касающуюся внешних связей или более конкретно разделить их по исполнителям.

4. Ввести дополнительную должность по работе с материально-технической базой.

5. Перенос определенных задач с деканата на кафедры и произведение контроля за их выполнением.

Проблема совершенствования организационных структур - одна из самых сложных проблем экономики. Особенно усложняется она в данный момент, когда организации потерпевают существенные преобразования в соответствии с новыми условиями экономического состояния страны. Не минуют эти изменения и организационные структуры высшей школы.

Системный анализ позволяет четко увидеть суть процессов, которые происходят в организации, увидеть взаимодействие ее подструктур и внешнее влияние на нее.

В данной работе был произведен анализ целей и функций деканата ФЭМ СПБГПУ, составлена структура целей и функций и произведена оценка ее составляющих. Выполнено соотнесение структуры целей и функций с существующей организационной структурой, на основе чего были разработаны рекомендации по совершенствованию оргструктуры.

Литература

1. Волкова В.Н. Теория систем / В.Н. Волкова, А.АП. Денисов. М.: Высшая школа, 2006.

2. Волкова В.Н. Структуризация целей и функций в системе управления высшей школы. - СПб.: Изд-во СПбГТУ, 2000.

3. Дрогобыцкий И.Н. Системный анализ в экономике / И.Н. Дрогобыцкий. М.: Финансы и статистика, 2007.

4. Перегудов Ф.И. Введение в системный анализ / Ф.И. Перегудов, Ф.П. Тарасенко. http://www.twirpx.com/about/faq/downloading/ - faq_98FMSМ.: Высшая школа, 1989. М.: ЛКИ, 2006.

5. Теория систем и системный анализ в управлении организациями: Справочник / Под ред В.Н. Волковой и А.А. Емельянова. М.: Финансы и статистика, 2006. - 848 с.

6. Автоматизированные диалоговые процедуры анализа целей и функций систем управления / Под ред. В.Н. Волковой: учеб. пособие. СПб.: Изд-во Политехн. ун-та, 2010. - 72 с.

Размещено на Allbest.ru