Характеристика информационных потоков в логистических системах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Санкт-Петербургский государственный политехнический университет"

Инженерно-экономический институт

Кафедра стратегического менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Логистика"

на тему: "Характеристика информационных потоков в логистических системах"

Выполнил:

Студент: Тимушева Е.А.

Преподаватель:

к.э.н., доцент: Л.И. Горчакова

Санкт-Петербург

2015



Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Теоретические основы информационных потоков

1.1 ПОНЯТИЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ И ИНФОРМАЦИОННОГО ПОТОКА

1.2 КЛАССИФИКАЦИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ И СИСТЕМ

1.3 ПРОБЛЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ ЛОГИСТИКИ

Глава 2. Анализ организации информационной системы ООО «Радуга»

2.1 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ

2.2 ЦЕНТРАЛЬНАЯ ПРОБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ

2.3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ

2.4 ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

2.5 SWOT - АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ ФИРМЫ

2.6 ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ

Глава 3. Разработка рекомендаций по оптимизации логистической информационной системы ОоО «радуга»

3.1 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ

3.2 ДЕТАЛЬНЫЙ ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ НАПРАВЛЕНИЯ

3.3 РАСЧЕТ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА

3.4 АНАЛИЗ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

3.5 КРИТЕРИИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список литературы



Введение

информационный логистический возможность инфраструктура

Важнейшим компонентом логистической системы является информационная подсистема, без которой невозможно осуществить идеи и принципы логистики. В настоящее время доказано, что между функциями, структурой и информацией системы существуют определенные связи. Это положение системного анализа исходит из того, что совокупность всех потоков информации связывает все функции в единую систему. Если в логистической цепи канал, по которому движется материальный поток, можно представить своеобразной артерией, то телекоммуникационную информационную сеть можно представить в качестве «центральной нервной системы».

Высокая актуальность внедрения логистики связана с расширением в нашей стране товарно-денежных отношений, с увеличением хозяйственных связей между предприятиями, с развитием производственной инфраструктуры и расширением хозяйственной самостоятельности предприятий и организаций.

Сегодня внимание все более обращается на информационные потоки, при помощи которых планируют материальный поток, управляют им и контролируют его. Улучшение информатики и организации нередко может принести больший эффект, чем технические инновации. Каждое движение материалов связано с передачей информации. Информационное опережение позволяет получателю своевременно подготовить его приемку. Другие данные сопровождают груз, они характеризуют вид и количество товаров, отправителя, получателя и владельца, обращают внимание на опасные свойства товара.

Увеличение роли информационных потоков в современной логистике обусловлено такими основными причинами:

- для потребителя информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т.п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса;

- с позиции управления запасами в логистической цепи наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса;

-информация увеличивает гибкость логистической системы относительно того, как, где или когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

Предметом исследования выступает информационный поток.

Объектом исследования является классификация и характеристики информационных потоков.

Цель курсовой работы является разработка рекомендаций по улучшению информационного потока на предприятии.

Для выполнения указанной цели необходимо решить задачи:

изучить теоретические основы информационных потоков;

проанализировать информационный поток в ООО «Радуга»

выявить недостатки информационного потока в рассматриваемом примере.



Глава 1. Теоретические основы информационных потоков

1.1 Понятия логистической системы и информационного потока

Продвижение материальных потоков осуществляется квалифицированным персоналом с помощью разнообразной техники: транспортные средства, погрузочно-разгрузочные устройства и т.д. В логистический процесс вовлечены различные здания и сооружения, ход процесса существенно зависит от степени подготовленности к нему, самих движущихся и периодически накапливаемых в запасах грузов. Совокупность производительных сил, обеспечивающих прохождение грузов, лучше или хуже, но всегда как-то организована. По существу, если имеют место материальные потоки, то всегда имеет место какая-то материалопроводящая система.

Логистика ставит и решает задачу проектирования гармоничных, согласованных материалопроводящих (логистических) систем, с заданными параметрами материальных потоков на выходе. Отличает эти системы высокая степень согласованности входящих в них производительных сил в целях управления сквозными материальными потоками.

Логистическая система - это адаптивная система с обратной связью, выполняющая те или иные логистические функции. Она, как правило, состоит из нескольких подсистем и имеет развитые связи с внешней средой.

Логистическая система, как и любая сложная система, имеет свои основные черты и свойства.

Первое свойство (целостность и членимость): система есть целостная совокупность элементов, взаимодействующих друг с другом. Декомпозицию логистических систем на элементы можно осуществлять по-разному. На макроуровне при прохождении материального потока от одного предприятия к другому в качестве элементов могут рассматриваться сами эти предприятия, а также связывающий их транспорт.

Второе свойство (связи): между элементами логистической системы имеются существенные связи, которые с закономерной необходимостью определяют интегративные качества. В макрологистических системах основу связи между элементами составляет договор. В микрологистических системах элементы связаны внутрипроизводственными отношениями.

Третье свойство (организация): связи между элементами логистической системы определенным образом упорядочены, то есть логистическая система имеет организацию.

Четвертое свойство (интегративные качества): логистическая система обладает интегративными качествами, не свойственными ни одному из элементов в отдельности. Это способность поставить нужный товар, в нужное время, в нужное место, необходимого качества, с минимальными затратами, а также способность адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды (изменение спроса на товар или услуги, непредвиденный выход из строя технических средств и т.п.).

Значение информационного обеспечения логистического процесса настолько велико, что многие специалисты выделяют особую информационную логистику, которая имеет самостоятельное значение в бизнесе и управлении информационными потоками и ресурсами. Эту функциональную область логистики часто называют компьютерной.

Информационная логистика организовывает поток данных, которые сопровождают материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами перемещения и складирования реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечивать своевременную доставку этих товаров.

Информация выступает двигателем деятельности логистической системы и держит ее открытой - способной приспосабливаться к новым условиям. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики выступает понятие информационного потока.

В общем виде информационный поток является перемещением в некоторой среде данных, выраженных в структурированном виде.

С точки зрения логистики информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за логистическими операциями.

1.2 Классификация и характеристика информационных потоков и систем

В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах.

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

- в зависимости от вида связываемых потоком систем: горизонтальный и вертикальный;

- в зависимости от места прохождения: внешние, внутренние;

- в зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной;

- в зависимости от вида носителя информации выделяют бумажные, электронные, смешанные;

- в зависимости от плотности: горизонтальные, вертикальные;

- в зависимости от периодичности: регулярные, оперативные, случайные, On-line;

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

- опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

- опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;

- одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;

- вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

- источник возникновения;

- направление движения потока;

- скорость передачи и приема;

- интенсивность потока и др.

Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

- изменяя направление потока;

- ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;

- ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в раздело кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

- количеством обрабатываемых или передаваемых документов;

- суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических системах осуществляются и иные операции, так же сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистические информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.

Информационные системы в логистике могут создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а, могут способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран.

На уровне отдельного предприятия информационные системы, в свою очередь, подразделяют на три группы:

* плановые;

* диспозитивные (или диспетчерские);

* исполнительные (или оперативные).

Логистические информационные системы, входящие в разные группы, отличаются как своими функциональными, так и обеспечивающими подсистемами. Функциональные подсистемы отличаются составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут отличаться всеми своими элементами, т.е. техническим, информационным и математическим обеспечением.

Плановые информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие:

- создание и оптимизация звеньев логистической цепи;

- управление условно-постоянными, т.е. малоизменяющимися, данными;

- планирование производства;

- общее управление запасами;

- управление резервами и другие задачи.

Диспозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи:

- детальное управление запасами (местами складирования);

- распоряжение внутрискладским (или внутризаводским) транспортом;

- отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.

Исполнительные информационные системы создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т.п.

Создание многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечения, которое, с одной стороны, должно обеспечить многофункциональность системы, а с другой - высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения, с его адаптацией к местным условиям.

В настоящее время создаются достаточно совершенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.

Наиболее высок уровень стандартизации при решении задач в плановых информационных системах, что позволяет с наименьшими трудностями адаптировать здесь стандартное программное обеспечение. В диспозитивных информационных системах возможность приспособить стандартный пакет программ ниже. Это вызвано рядом причин, например:

- производственный процесс на предприятиях складывается исторически и трудно поддается существенным изменениям во имя стандартизации;

- структура обрабатываемых данных существенно различается у разных пользователей.

В исполнительных информационных системах на оперативном уровне управления применяют, как правило, индивидуальное программное обеспечение.

1.3 Проблемы информационной логистики

В течение последних лет бурно развиваются основанные на информатике так называемые новые логистические технологии. Информационные системы занимают в этих технологиях центральное положение. Развитие логистики в развитых странах не в последнюю очередь стимулируются необходимостью быстрой реакции производителей на конъюнктуру рынка, стремлением в короткое время адаптироваться в изменяющихся ситуациях. Центральной идеей логистики является планирование, управление и контроль предпринимательской деятельности, всех материальных и информационных потоков связанных с этой деятельностью. Информационные системы в логистики предполагают быструю адекватную реакцию на требование рынка, слежением за временем доставки, оптимизацию функций в цепях доставки и снабжения и другое. Но и здесь возникают трудности и проблемы создания информационных систем на предприятии. Одной из первых проблем - отсутствие сбора информации на предприятиях. В основном информация носит не точный, не оперативный и не преемственный характер. Также слабое развитие коммуникационных сетей по структуре и техническому уровню для информационных систем обслуживающих ЭВМ и отсутствие информационного взаимодействия между поставщиками - производителями и покупателями - потребителями становятся следующей проблемой создания хорошо отлаженных логистических информационных систем.

Следующей проблемой создания логистической информационной системы является отсутствие технического обеспечения на предприятиях. Это отсутствие ЭВМ, которые бы собирали, хранили и преобразовывали информацию, а также облегчали сам процесс управления. Ведь именно за счет возрастающей скорости и эффективности реакции на управляющие данные выгоднее содержание компьютеризованной системы связи в экономических и производственных структурах.

Следующей проблемой является сфера внешнеэкономической деятельности предприятия, при преодолении таможенных барьеров, а особенно для государств, которые находятся в непосредственной близости друг от друга и которые практически каждый день имеют связи. При информационном обеспечении всех предприятий можно будет заменить некоторые бумажные документы - электронными аналогами, что позволяет синхронизировать движение материальных и информационных потоков, а также сократятся затраты при подготовке бумажных документов. В некоторых случаях возникают излишние юридические сложности. Но для того, чтобы все это решить нужно следовать прогрессивным технологиям, а так как это все очень дорого, это тоже становится весомой проблемой для многих предприятий.



Глава 2. Анализ организации информационной системы ОоО «Радуга»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Предприятие жилищно-коммунального хозяйства ООО «Радуга» было образовано в ноябре 2004 года. Фактически было создано абсолютно новое предприятие, работающее на новых принципах организации производства и управления.

Создание ООО «Радуга» помогло обеспечить и более надежную защиту социальных гарантий работникам. Такая управленческая модель позволила: технологически увязать между собой все подразделения, сделав их взаимными поставщиками, и за счет этого получать существенную экономию средств; выстроить единый механизм управления для консолидации усилий и мобильного перераспределения финансовых ресурсов; сохранить и приумножить кадровый и технологический потенциал.

Сегодня ООО «Радуга» технологически развитое энергоснабжающее предприятие с надежным трудолюбивым коллективом. Производственные комплексы и централизованные службы - бухгалтерия, планово-экономическое, производственно-техническое, отделение сбыта, энергонадзора и абонентского обслуживания, административно-правовое, отдел кадров, коммерческий отдел - полностью обеспечивают потребности жителей района в тепло-, и водоснабжении, водоотведении.

Стабильное финансовое положение позволяет обеспечить коллективу предприятия достойные условия для труда, повышения профессиональной квалификации, ежегодного отдыха и курортного лечения. С каждым годом совершенствуется система управления предприятием.

ООО «Радуга» - одно из очень немногих в области предприятий, которое обеспечивает население чистой артезианской питьевой водой из месторождений подземных вод. Предметом особой гордости являются полностью технически переоснащенная лаборатория контроля качества питьевой воды.

2.2 Центральная проблема организации

На предприятии ООО «Радуга» работа кадрового отдела не была автоматизирована. Все операции выполнялись вручную, что вело к большому количеству ошибок, значительным временным и финансовым затратам. Поэтому была поставлена задача создания автоматизированной системы, которая решала бы эти проблемы.

Автоматизация отдела кадров должна избавить от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Принимая во внимание специфику предприятия ООО «Радуга» можно сделать следующий вывод: предлагаемые на рынке автоматизированные системы управления персоналом, либо недостаточно гибки, либо обладают излишней мощностью.

При этом в любом случае требуется серьезная настройка программы под конкретные требования, а также обязательное дальнейшее программное сопровождение, что выразится в ощутимых финансовых и временных затратах.

Поэтому для данного предприятия целесообразно создать новую АС, с учетом специфики конкретного предприятия, способную решить поставленные задачи и быть приемлемой по цене.

Таким образом, создание автоматизированной системы, преследовало следующие цели:

- автоматизация работы отдела кадров;

- повышения производительности труда отдела кадров;

- уменьшения затрат на содержание отдела кадров.

2.3 Информационные потоки, используемые на предприятии

Функции отдела кадров

К основным кадровым функциям можно отнести:

- прием на работу новых сотрудников;

- увольнение сотрудников;

- кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);

- воинский учет;

- учет членства в профсоюзе;

- оформление отпусков;

- оформление больничных листов;

- ведение штатного расписания;

- отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).

2.4 Описание документопотоков

Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 1 и 2). Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.

Отдел кадров -- бухгалтерия

Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:

- приказы о приеме на работу;

- приказы о кадровом перемещении;

- приказы об увольнении;

- приказы по отпуску;

- больничные листы.

В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

Отдел кадров - Пенсионный фонд

Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- анкета застрахованного лица;

- заявление об обмене Страхового свидетельства;

- заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;

- листок исправлений;

- запрос об уточнении сведений;

- справка о смерти;

- опись документов, передаваемых работодателем;

- сопроводительная ведомость;

- справка о соответствии;

- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие.

Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

Отдел кадров - руководство

Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

- индивидуальные сведения по сотруднику;

- списки сотрудников;

- события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);

- штатное расписание.

Отдел кадров - органы статистики

С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как «Принятые / Уволенные», «Отчет по среднесписочной численности» и т.д.

2.5 SWOT - анализ информационной инфраструктуры фирмы

Для составления матрицы SWOT составим таблицу факторов внешней среды (Таблица 1)

Таблица 1.

Внешние факторы

Группа факторов	Фактор	Проявление	Вер-ть	Влияние	Реакция
Экономи-ческие	Высокие темпы инфляции	Обесценение денежных накоплений предприятия	70 %	Рост цен на товары, снижение объемов продаж, банкротство	Создание накоплений слабо подверженных влиянию инфляции
	Повышение налоговой ставки	Отток свободных денежных средств	29 %	Рост цены на товары, снижение объемов продаж	Поднятие цены либо уменьшение прибыли за счет снижения наценки на товар
Постав-щики	Поставщики продукции	Появление новых поставщиков	20 %	Получение дополнительной прибыли из-за снижения цен, вследствие конкуренции среди поставщиков	Заключение договоров с новыми, если они более выгодны, поставщиками,
Потреби-тели	Отечеств. Рынки	Увеличение спроса	70 %	Увеличение прибыли	Увеличить объем продаваемого товара, поднять цену
		Падение спроса	31 %	Уменьшение прибыли	Уменьшение объемов продаваемого товара, поиск альтернативных или иных товаров с большим спросом
Социаль-ные	Социальная нестабиль-ность	Падение спроса, массовые беспорядки	12 %	Разлад в фирме, снижение товарооборота, прибыли	На фирме ведется политика по защите от социального фактора
Конку-рентные	Действия конкурен-тов	Падение цен, уменьшение доли рынка, уменьшение спроса	55 %	Уменьшение получаемого дохода, снижение объемов продаж,	Рекламные акции, проведение ценовой политики направленной на установление нужной цены

Составим матрицы возможностей и угроз.

Таблица 2.

Матрица возможностей

Влияние возможностей
Вероятность реализации		Сильное	Умеренное	Малое
	Высокая	Высокий объем продаж	1. Низкие цены 2. Следит за изменениями спроса и предпочтений потребителя
	Средняя	Наличие филиалов в других городах	Наличие розничной торговли
	Низкая			Отсутствие иностранных фирм конкурентов

Основными сторонами для рассмотрения являются ячейки возможностей ВС, ВУ, СС. Корректно используя данные возможности, предприятие может в случае возникновения неблагоприятных факторов, снизить убытки до минимума. Также используя эти «плюсы», можно говорить о развитии предприятия в дальнейшем.

Таблица 3.

Матрица угроз

Влияние угроз
Вероятность реализации		Разрушение	Критическое	Тяжелое	Легкие ушибы
	Высокая		Большое число конкурентов
	Средняя		Несовершенство налогового законодательства	Нестабильная политическая ситуация	Опасная криминогенная ситуация
	Низкая	Гиперинфляция

Самой опасной угрозой для предприятия является присутствие на рынке высокого числа конкурентов, что не может не беспокоить руководство, так как если не ее учитывать, возможны различные серьезные последствия:

потеря доли рынка

падение цен

сокращение спроса

уменьшение дохода

и другие.

С помощью имеющихся матриц возможностей и угроз, можно составить матрицу SWOT, которая позволяет выяснить: какую угрозу можно перекрыть какой сильной стороной, и какие слабые стороны - возможностями.

Угрозы - Сильные стороны

Из данной матрицы видно, что сильные стороны не могут перекрыть угрозу со стороны криминогенной ситуации и гиперинфляции.

Криминогенная ситуация - предприятие должно обеспечить как охрану фирмы, так и обезопасить работников.

Гиперинфляция - данная угроза представляет собой самую опасный внешний фактор, единственная из всех угроз способная привести фирму к банкротству, то есть разрушению. Хотя вероятность возникновения таковой очень мала, не стоит не принимать ее в серьез, поэтому предприятию следует заранее позаботится о вложении средств в какие-либо активы, способные приносить доход, и слабо подверженных инфляции.

Судя по остальным угрозам можно сказать, что еще одной и уже последней, практически не перекрываемой сильными сторонами, угрозой является налоговое законодательство, о чем следует задуматься руководству. Так в случае повышении налоговой ставки возрастет цена на услугу, а значит снизятся объем продаж и получаемая прибыль.

Говоря о первой, как правило одной из самой опасной и реальной угрозе - конкуренции, то пожалуй можно заметить, что ООО «Радуга» обеспечило себе защиту довольно весомыми факторами, которые не могут не играть важную роль в конкурентоспособности, но в данный момент, предприятие находится на пути «следования за лидером», поэтому, нельзя, имея даже такие весомые стороны, не считаться с шагами конкурентов, которые могут быть вполне неожиданными, что может привести к серьезным последствиям для фирмы: разлад деятельности, снижение оборота, изменение цен, ведущее к ликвидации предприятия и множество других, и вполне опасных действий со стороны конкурентов. Поэтому руководство должно стараться создавать новые сильные стороны, повышающие защиту предприятия от внешних угроз.

Что же касается политической угрозы, руководство фирмы своей политикой «благожелательности» «убивают двух зайцев» - укрепляют фирму изнутри, и создают мощную защиту социальным факторам.

Возможности - Слабые стороны

Можно было бы сказать что не имение маркетингового отдела - существенный недостаток, но все же ведь услуги предоставляются одними из самых потребляемых услуг - вода, а значит исследование рынка не обязательно, или говоря другими словами - для данного рынка не требуется глубокого исследования, а к тому же, информацию о потребляемой услуге может доставить обычный служащий, поэтому надобность в данном отделе отпадает сама собой.

Что касается малой доли рынка, то видно, что этот недостаток с лихвой перекрывают множество факторов, таких как: стабильный объем продаж. А так как предприятие постоянно расширяется - это лишь дело времени.

Насчет ограниченности услуг - уже указано было выше - услуга высокого потребления, а значит данного вида услуги достаточно для развития предприятия.

Небольшой штат работников - компенсируется высокой трудоспособностью этих людей и упорством, что позволяет фирме двигаться вперед.

2.6 Оптимизация рабочих процессов

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда.

В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

На основе анализа предприятия ООО «Радуга» можно выделить основные функции отдела кадров, подлежащие автоматизации:

- ведение базы сотрудников;

- прием на работу новых сотрудников;

- увольнение сотрудников;

- кадровое перемещение;

- оформление отпусков;

- оформление больничных листов;

- ведение штатного расписания;

- ведение страховых номеров пенсионного фонда;

- ведение ИНН сотрудников;

- информационно-справочное обслуживание;

- отчетность (перед бухгалтерией, перед статистическими органами, перед руководством).



Глава 3. Разработка рекомендаций по оптимизации логистической информационной системы ОоО «Радуга»

3.1 Основные направления развития информационной инфраструктуры

Автоматизированная система «Отдел кадров» предназначена для автоматизации работы отдела кадров. Данный программный комплекс может работать как на машинах, подключенных к вычислительной сети так и просто на локальных машинах, если сеть отсутствует.

Автоматизированная система имеет следующие функции:

- ведение базы сотрудников;

- возможность ведения нескольких организаций в одной программе;

- карточка сотрудника с расширенным личностным и профессиональным учетом;

- приказы (возможность формирования на базе шаблонов MS Word) ;

- трудовые договора, возможность создания собственных шаблонов договоров;

- возможность хранения изображений всех необходимых документов;

- история изменения реквизитов каждого сотрудника;

- прием на работу новых сотрудников;

- увольнение сотрудников;

- учет вакансий;

- кадровое перемещение;

- расчет отпусков;

- ведение трудовой книжки;

- расчет стажа;

- поиск по журналу сотрудников;

- загрузка списка сотрудников из MS Excel;

- ведение штатного расписания;

- ведение ИНН сотрудников;

- информационно-справочное обслуживание;

- формирование и печать необходимой отчетности.

Для работы АС необходим IBM совместимый компьютер с процессором класса Pentium и объемом памяти не менее 64 Mб. Для комфортной работы с программным комплексом желателен компьютер на базе Pentium III/IV (или аналогичный AMD) с объемом памяти 256 Мб. Компьютер должен иметь следующее программное обеспечение: WINDOWS 95/98/2000/XP или WINDOWS NT.

3.2 Детальный план реализации направления

Разработка АС включает следующие основные этапы:

- исследование предметной области;

- изучение проблемы;

- формирование требований;

- постановка задачи;

- сбор исходных данных;

- выбор инструментальных средств разработки;

- разработка интерфейса пользователя;

- создание автоматизированное системы;

- внедрение.

Источниками разработки являются материалы по объектно-ориентированным языкам программирования, материалы по MS Visual Fox Pro 9.0.

3.3 Расчет стоимости проекта

Затраты на разработку проекта (производственные затраты) представляют собой единовременные расходы на всех этапах инновационного процесса: исследование, разработка, эксплуатация. Определение затрат на разработку проекта производится путем составления калькуляции плановой себестоимости. В плановую себестоимость включаются все затраты, связанные с ее выполнением, независимо от источника их финансирования. Смета затрат состоит из прямых и накладных расходов. Расходы на разработку проекта включают в себя следующие статьи:

Основные затраты и комплектующие:

- материалы и комплектующие;

- заработная плата;

- социальные начисления;

- эксплуатационные затраты при использовании ЭВМ в процессе программирования;

- затраты на электроэнергию.

В затраты на основные материалы и комплектующие входят затраты на 10 дискет, пачку бумаги (500 листов):

- стоимость дискет (1 пачки по 10 шт.): 100.00 руб. ;

- пачка бумаги: 100.00 руб. ;

- всего: 200 руб.

Расчёт заработной платы выполняется на основе трудоёмкости выполнения каждого этапа в человеко-днях и величины месячного должностного оклада исполнителя.

Среднее количество рабочих дней в месяце равно 22. Следовательно, дневная заработная плата определяется делением размера оклада на количество рабочих дней в месяце.

Таблица 1

Расчет заработной платы на разработку темы

	Оклад, руб.	З/пл. в день, руб.	Трудоемкость, чел./дн.	Суммарная з/пл., руб.
Исполнитель	5000	227,30	34	7728,20



Отчисления на единый социальный налог составляют 26% от заработной платы: (7728,2*26)/100 = 2009,33 руб.

Эксплуатационные затраты при использовании ЭВМ в процессе программирования рассчитываются согласно амортизационным отчислениям при учете основных средств. Амортизационные отчисления для ПЭВМ составляют 20% в год. Работа ЭВМ составляет 25 дней, это приблизительно один месяц. За три месяца амортизационные отчисления при первоначальной стоимости ПЭВМ 21030 руб. составят: (21030*20) / (100*12) = 350,5 руб.

Затраты на электроэнергию. ПЭВМ, на которой была разработана автоматизированная система, является потребителем электрической сети переменного тока 220В. Согласно технической документации суммарная мощность, потребляемая компьютером и монитором, составляет:

Мс=250Вт.ч.

Расход денежных средств, связанный с употреблением технических средств можно найти по формуле:

Рэ=Кдн*Враб*Мс*Цэн;

где:

Кдн - период написания программы дн., Кдн=25 дней.

Враб - деятельность рабочей смены, ч., Враб=8часов.

Мс - мощность потребляемая техническими средствами, кВт.ч.

Цэн - стоимость электроэнергии по действующим тарифам р/кВт.ч.

Цэн=1,18 рубля за кВТ.ч.

Отсюда: Рэ = 25*8*0,25*1,18 = 59 рублей.

Не учитываются затраты по статьям «Дополнительная заработная плата», «Командировочные расходы», «Расходы на специальное оборудование», «Оплата работ, выполняемых сторонними организациями», т.к. они не используются.



Таблица 2

Смета затрат на разработку темы

Статьи	Сумма руб.
Основные материалы и комплектующие	200,00
Заработная плата	7728,20
Отчисления на единый социальный налог	2009,33
Машинное время	350,5
Электроэнергия	59
Итого:	10347,03

3.4 Анализ экономической эффективности

- затраты времени на ведение кадрового учета до внедрения системы составляли 2 часа в день или 2*(22*12) = 528 часов в год;

- затраты времени на ведение кадрового после внедрения АС составили 0,5 часа в день или 0,5(22*12) = 132 часа в год;

- годовая экономия времени работы составит 528-132 = 396 часов;

- стоимость 1 часа работы работника отдела кадров при заработной плате 13000 рублей в месяц составляет 13000/(22*8) = 74 рубля;

- годовая экономия от внедрения АС в рублях составит 74*132 = 9768 рублей;

- срок окупаемости составит 10347,03/9768 ? 1 год.

3.5 Критерии экономической эффективности проекта

Основными показателями эффективности инвестиционного проекта являются следующие:

Чистый дисконтированный доход, чистый приведенный доход - разница между приведенной к настоящей стоимости путем дисконтирования суммой денежного потока за период эксплуатации программного продукта и суммой инвестируемых в его реализацию средств (внедрение программного продукта будет экономически эффективным, если ЧДД > 0), рассчитывается по формуле;

Индекс доходности по экономическому содержанию использует в качестве дохода не чистую прибыль, а денежный поток, показатель используется в качестве критерия для принятия инвестиционного проекта к реализации (ИД > 1 говорит о том, что после внедрения программного продукта и его использования течение расчетного периода времени организацией может быть получен дополнительный доход), рассчитывается по формуле;

При внедрении системы в отделе кадров улучшились следующие показатели:

- затраты времени на ведение кадрового учета до внедрения системы составляли 2 часа в день или 528 часов в год; после внедрения АС составили 0,5 часа в день или 132 часа в год;

- годовая экономия времени работы составит 396 часов;

- стоимость 1 часа работы работника отдела кадров при заработной плате 13000 рублей в месяц составляет 74 рубля; годовая экономия от внедрения АС в рублях составит 9768 рублей;



Заключение

В процессе исследования в курсовой работе были получены следующие выводы:

1. Информационные системы обеспечивают подготовку, ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных. Они представляют собой соответствующие информационные. При построении логистических информационных систем на базе ЭВМ необходимо соблюдать определенные принципы: принцип использования аппаратных и программных модулей, принцип возможностей поэтапного создания системы, принципы четкого установления мест стыка, принцип гибкости системы с точки зрения специфических требований конкретного применения.

2. Широкое проникновение логистики в сферу экономики в существенной степени обязано компьютеризации управления материальными потоками. Способность микропроцессорной техники решать сложные вопросы по обработке информации, позволяет обеспечивать обработку и взаимный обмен большими объемами информации между различными участниками логистического процесса.

3. Электронная передача данных представляет собой автоматизированное соединение информационных систем или разных организаций, или территориально удаленных друг от друга подразделений одного предприятия. Связь между ними обеспечивают коммуникационные системы при помощи средств техники связи. Информационная инфраструктура, создаваемая как в рамках отдельных производственных единиц, так и во всей фирме в целом на базе современных, быстро действующих ЭВМ, соответствующего программного обеспечения, превращает информацию из вспомогательного фактора в самостоятельную производительную силу, способную заметно и в короткие сроки повысить производительность труда и минимизировать издержки производства.

4.Разработана автоматизированная система управления персоналом «Отдел кадров», осуществлена апробация и внедрение АС на предприятии ООО «Радуга»

5. Разработанная автоматизированная система «Отдела кадров» позволяет существенно повысить качество и производительность работы отдела кадров на предприятии.



Список литературы

1. Аникин Б. А. Логистика. Учебное пособие. М.: ИНФРА - М, 2009.

2. Гаджинский А.М. Основы логистики. М.: ИВЦ Маркетинг, 2009.

3. Джон Шрайбфедер. Эффективное управление запасами. Москва, 2006.

4. Дональд Дж. Бауэрсокс, Дейвид Дж. Клосс. Логистика. Интегрированная цепь поставок. Москва. Олимп - Бизнес, 2010.

5. Информационная логистика. Учебник.

6. Корсаков А.А. Основы логистики. Москва, 2011.

7. Мешкова Л. Л., Белоус И.И., Фролов Н.М. Логистика в сфере маркетинговых услуг. Тамбов. ТГТУ, 2012.

8. Миротин Л.Б. Основы логистики. Учебное пособие. М.: ИНФРА - М, 2008.

9. Мартин Кристофер, Хелен Пэк. Маркетинговая логистика. Москва. Технологии, 2010.

10. Нехода Е. В. Методическое пособие. Томск, 2011.

Размещено на Allbest.ru

...