Методика составления плана управления коммуникациями проекта

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Управление коммуникациями проекта -- управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.

План коммуникаций должен содержать: требования к коммуникациям со стороны участников проекта; сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации; имя сотрудника, ответственного за передачу информации; имя сотрудника или группы -- получателей данной информации; методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы); частоту коммуникации (например, еженедельно); схему передачи по инстанциям, определяющую сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне; метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта.

На предприятии следующие работники занимают соответствующие должности: Иванова В.М. - бухгалтер - финансист; Крышкова А.А. - маркетолог; Русинов В.Д. - дизайнер; Кудряшов И.С.- генеральный директор. По данным табл. видно, что в основном все распоряжения поступают от генерального директора к ниже стоящим работникам: бухгалтеру, маркетологу, дизайнеру.

1. Обоснование целесообразности реализации проекта

Предприятие ООО «МосЛен» работает на рынке услуг гостиничного хозяйства более 15лет, имеет огромный опыт работы с потенциальными потребителями, тщательно подбирает персонал, организует уровень сервиса гостиницы на высоком уровне. Проект: создание мини-отеля в одном из туристических центров, позволит компании ООО «МосЛен» повысить свою доходность и финансовую устойчивость. Стратегия предприятия на перспективу в соответствии с целью роста заключается в увеличении площадей с помощью открытия новых гостиниц, для завоевания и большего охвата потребителей. Преимуществом открытия мини-отеля является то, что отель планируется открыть в одном из туристических центров России, куда приезжают множество туристов как зимой, так и летом.

Мини-отель планируется открыть в центре г. Переславль-Залесский , все номера будут располагаться на 1-м этаже офисного здания. Переславль-Залесский -- город областного подчинения (городской округ) в Ярославской области России, административный центр Переславского района, в который не входит. Население по данным переписи 2010 года -- 41 923 человек.

Город расположен в 140 километрах от Москвы, на трассе М «Холмогоры» Москва -- Архангельск, на берегу Плещеева озера, в месте впадения в него реки Трубеж. Центр национального парка «Плещеево озеро». Километровый знак «140 км» находится в центре города на повороте с улицы Свободы на Ростовскую улицу. Конечная железнодорожная станция на грузовой ветке от Берендеево (линия Москва -- Ярославль).

Город входит в Золотое кольцо России. В 2009 году город посетило 292,6 тысяч человек, 91 % из которых прибыли сюда на экскурсию. При этом 2 % туристов (5,8 тысяч человек) составили иностранцы.

2. Ожидаемые результаты проекта

Прежде чем рассмотреть ожидаемые результаты проекта, рассмотрим основные экономические показатели предприятия ООО «МосЛен» с 2009-2011 г.г. на основании данных бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, Данные оформим в виде табл. 1.

Таблица 1. Основные экономические показатели ООО «МосЛен» с 2009-2011 гг.

Так, данные табл. 1. показывают, что предприятие имеет прибыли в размере 2687 тыс. руб. по состоянию на 2011 г., а это на 7,4% выше, чем в начале анализируемого периода. Сумма уставного капитала составляет 21469 тыс. руб. Общая сумма капитала в 2011 г. составила 198544 тыс. руб., а это на 16,95% выше , чем в 2009 г. В течении анализируемого периода наблюдается увеличение рентабельности использования основных средств на 92,85%, и в 2011 г. этот показатель составил 8,91%. Практически в два раза произошло увеличение прибыли от продаж и валовой выручки, так темпы роста составили 219,35% и 231,39% соответственно.

В целом деятельность организации можно назвать успешной, наблюдаются ежегодное увеличение выручки и прибыли, сумма капитала составляет 21469 тыс. руб., замечен рост рентабельности использования фондов, структура предприятия построена таким образом, чтобы позволить организации добиваться намеченных целей.

Ожидаемые результаты проекта -это увеличение прибыли. Так, основными доходами мини-отеля является доходы от предоставления гостиничных услуг (основных и дополнительных).

Так как планируется открыть мини-отель, который будет рассчитан на 20 мест (10 гостиничных номеров), в реальности не всегда все номера бывают заполнены. Т.е. какая- то часть гостиничных номеров пустует. Таким образом, для расчета доходной части плана, анализа прогноза объемов продаж, необходимо исходить из того, что Ѕ часть номеров будет свободна. Для прогноза объемов продаж целесообразно принять во внимание тот факт, что 5 номеров будут всегда заполнены туристами. Так как одно место в мини-отеле будет стоить 1760 руб. то ежедневный доход от основных услуг мини-отеля составит:

1760Ч10 мест=17600 руб. Соответственно, за месяц доходы составят 17600Ч30 дней=528000 руб. В год доходы от основной деятельности мини-отеля составят: 528000Ч12 мес.=6336000 руб.

Кроме доходной части бизнеса, предприятие имеет расходы. Расходы бывают единовременными и постоянными. Единовременные затраты, это первоначальные затраты, связанные с открытием мини-отеля, а именно: покупка мебели, сантехники, текстиль, ковры, телевизор, холодильник и другое. Постоянные затраты, это затраты на рекламную деятельность, затраты на оплату труда и коммунальных услуг, а также расходы на уплату налогов.

Для открытия мини-отеля, предприятие ООО «МосЛен» планирует выкупить 1 этаж, трехэтажного здания в г. Переславь-Залесский. Площадь первого этажа составляет180 кв. метров. Для покупки этих площадей, компания ООО «МосЛен» не планирует использовать заемные источники финансирования, а планирует реализовать то недвижимое имущество, которое находится на балансе предприятия, и в настоящий момент не используется. Размер и структура основных средств предприятия ООО «МосЛен» с 2009-2011 г. представлена в виде табл. 2, на основании данных приложения к бухгалтерскому балансу.

Таблица 2. Размер и структура основных средств предприятия ООО «МосЛен» с 2009-2011 г.

Наибольший удельный вес в общей структуре основных средств приходится на машины и оборудование, табл.6, так их доля колеблется на протяжении анализируемого периода от 62,15% до 64,25%. Примерно 1/3 от общей стоимости основных средств приходится на здания, так их доля на конец анализируемого периода составила 28,99%. Остальные виды основных средств занимают небольшой удельный вес. Так на долю земельных участков, многолетних насаждений, производственного и хозяйственного инвентаря приходится менее 1%. Доля транспортных средств и передаточных устройств колеблется в пределах 2%- 5% соответственно. Данные табл.3.4 показывают, что на предприятии произошло увеличение стоимости основных средств, темп роста составил 113,58%. На общее увеличение стоимости основных средств повлиял рост стоимости зданий, машин и оборудования, сооружений и передаточных устройств. Стоимость транспортных средств, производственного и хозяйственного инвентаря снизилась, темп роста меньше 100% и составил 92,11 % и 98,88% соответственно.

Так, по данным табл. 2. видно, что стоимость зданий в 2011 г. составила 58155 тыс. руб. В том числе и стоимость здания-складов, которые занимают площадь 320 кв. м., расположены в г. Люберцы Московской области. В настоящий момент эти склады предприятием не используются. Поэтому есть необходимость их продать и купить площади в г. Переславль-Залесский. Таким образом, предприятие ООО «МосЛен» избавит себя от ежемесячных арендных площадей. Ориентировочная стоимость имущества, которую планируется приобрести в г. Переславль-Залеский, составляет на сегодняшний день 12400 тыс. руб. В связи с этим, предприятие должно будет уплачивать налог на имущество в размере 2,2% от указанной стоимости.

Составим план доходов и расходов по открытии мини-отеля, табл. 3.

Таблица 3. План доходов и расходов мини-отеля

НДС= (6336000,00/100)Ч18=1140480,0 руб.

НДФЛ (налог на доходы физических лиц) рассчитывается из доходов работников, т.е. (2556000,00/100)Ч13%=322280,00 руб.

Отчисления в пенсионный фонд (26%) рассчитывается исходя из МРОТ, ориентировочно на 9 человек (в мини-отеле планируется количество работников, согласно штатного расписания, в количестве 9 человек) отчисления в пенсионный фонд составят; 140400,00 руб. (МРОТ принимаем в сумме 5000 руб.). Отчисления в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (5,1%) рассчитывается исходя из МРОТ, ориентировочно на 9 человек отчисления составят: 27540,00 руб. Отчисления в Фонд социального страхования (2,9%)= рассчитывается исходя из МРОТ, ориентировочно на 9 человек отчисления составят: 15660,00 руб.

Налог на прибыль рассчитывается из налогооблагаемой базы, т.е. 6336000-927717-2556000-275300-1140480-140400,-27540-15660=1252903 руб.

НДФЛ из доходов не вычитываем, так как этот налог платится из доходов работников. Из доходов также необходимо вычитать затраты на электроэнергию, коммунальные платежи. Но в данном случае, мы их не учитываем, так как они как правило занимают небольшой удельный вес в общей структуре затрат. Тем более, что в производственном плане была выделена сумма в 300 тыс. руб. на не учтенные в плане расходы. Таким образом, налогооблагаемая прибыль составит 1252903 руб.

(1252903 руб./100)Ч20=250580,6 руб. (это налог на прибыль).

Налог на имущество рассчитывается от стоимости недвижимого имущества, т.е. (12400 тыс. руб./100)Ч2,2%=272,8 тыс. руб.(272800 руб.).

Отсюда чистые доходы от реализации проекта по открытию мини-отеля составят: 1252903-250580,6-272800=729522,4 руб. или 729,5 тыс. руб.

Следовательно, реализация данного проекта по открытию мини-отеля выгодна, так как предприятие ООО «МосЛен» получит дополнительно 729,5 тыс. руб. прибыли. Финансирование проекта по открытию мини-отеля в г. Переславль-Залесский может осуществляться за счет собственных средств предприятия, так как для финансирования необходима сумма затрат на производственные мероприятия и рекламную деятельность, что в совокупности составит: 927717,00+275300,00=1203017,00 руб. Это единовременные затраты, которые необходимы для открытия мини-отеля, затраты на оплату труда для открытия мини-отеля сразу не нужны, предприятие может выплачивать заработную плату по мере поступления выручки. Так, как ООО «МосЛен» ежегодно имеет чистые прибыли в размере более, чем 2 млн. руб., а на финансирование этого проекта необходима сумма в размере 1,2 млн. руб., то для его финансирования предприятие может использовать собственные средства. Для открытия отеля также необходимы финансовые ресурсы на приобретение помещения в г. Переславль -Залесский, на сумму 12400,00 тыс. руб. Об этом уже было описано выше, что для этих целей предприятие ООО «МосЛен» также может обойдись собственными источниками финансирования, продав ненужные складские помещения и вложить денежные средства в недвижимое имущество в г. Переславль-Залесский, которое впоследствии будет использоваться для мини-отеля.

Рассмотрим экономическую эффективность проекта. Сводная характеристика предпринимательского проекта включает обоснование прежде всего сводных показателей эффективности: прибыли, рентабельности.

Коэффициент рентабельности валовой прибыли показывает долю валовой прибыли в объеме продаж предприятия и вычисляется по формуле:

Рентабельность валовой прибыли = (Валовая прибыль/ Выручка)Ч100%.

Рентабельность продаж = (Прибыль от продаж/выручка)Ч100%.

Коэффициент общей рентабельности (маржа чистой прибыли) показывает долю чистой прибыли в объеме продаж и вычисляется по формуле:

Общая рентабельность = Чистая прибыль/ВыручкаЧ100%.

Рентабельность уставного капитала = Чистая прибыль/сумма уставного капиталаЧ100%..

Рентабельность всего капитала = (Чистая прибыль/сумма капитала)Ч100%.

Так, проведенный выше расчет показал, что в случае ожидаемого объема продаж от основной деятельности мини-отеля, при отсутствии различных факторов риска, прибыль от реализации проекта мини-отеля в год составит 729,5 тыс. руб.

Выручка от реализации увеличится на 6336,0 тыс. руб. (выручка от услуг мини-отеля). Затраты мини-отеля составили 5606.5 тыс. руб., соответственно сумма затрат в перспективе составит 326878,5 тыс. руб. Валовая прибыль, прибыль от продаж и чистая прибыль увеличатся на сумму 729, 5 тыс. руб., т.е. на величину чистой прибыли полученной от реализации бизнес-проекта мини-отеля, так как валовая прибыль мини-отеля- она есть чистая прибыль, из нее не вычитаем расходы на управленческую деятельность и другие виды расходов, связанные с операционной деятельностью. Экономическая эффективность бизнес-планирования на предприятии ООО «МосЛен» представлена в табл. 4.

Таблица 4. Экономическая эффективность бизнес-планирования на предприятии ООО «МосЛен»

Данные табл. 4 показывают, что после проведения мероприятий, произойдет улучшение всех экономических показателей. Возрастет выручка от продаж и чистая прибыль на 1,74% и 27,15% соответственно. Показатель рентабельности использования капитала составит 1,72%, а это на 0,37% выше, чем это было до внедрения мероприятий. Рентабельность продаж составит 5,02%, а это на 0,11% выше, по сравнению с началом анализируемого периода. Прирост чистой прибыли составит 729,5 тыс. руб., что следует оценить положительно.

Таким образом, проведение мероприятий проекта целесообразно, предприятие ООО «МосЛен» сможет повысить доходность, прибыльность, рентабельность, тем самым повысив свою конкурентоспособность на занимаемой нише.

3. Проект продукта и его структура

Мини-отель представляет собой небольшое помещение гостиницы, с 10 номерами на 20 человек. Это двухместные номера, отличаются уютной атмосферой, тишиной, евроремонтом и приемлемыми ценами.

Недостатком гостиничных номеров, можно назвать только то, что площадь номеров (до 10 кв.м). Таким образом, мини-отель будет предлагать своим клиентам двухместные номера. Стандартный двухместный номер оборудован двумя односпальными кроватями или одной двуспальной, в номере также прикроватные тумбочки, зеркало, шкаф. Холодильник, телевизор, ванная комната, санузел, будут располагаться на этаже. Смена постельного белья будет осуществляться один раз в 5 дней.

На этаже также будет холодильник, телевизор. Как в любом мини-отеле, на этаже будет располагаться респепшен. Отель планируется организовать по типу одной звезды. Услуги, предоставляемые в мини-отеле, подразделяются на основные и дополнительные, платные и бесплатные. Помимо основного набора необходимых услуг, к которым относятся проживание, без дополнительной оплаты гостям будут предоставляться следующие виды услуг: бесплатная услуга по побудке гостей к определенному времени; информационная служба, которая поможет клиенту ориентироваться в незнакомом городе; вызов скорой помощи; пользование медицинской аптечкой; доставка в номер корреспонденции при её получении; предоставление кипятка, иголок, ниток, одного комплекта посуды и столовых приборов.

Кроме обязательных и бесплатных услуг, мини-отель планирует предоставление гостиницы целого комплекса платных дополнительных услуг: экскурсионное обслуживание, услуги гидов-переводчиков; организация продажи билетов в театры, цирк, на концерты; транспортные услуги (бронирование билетов на все виды транспорта, заказ автотранспорта по заявке гостей, вызов такси); покупка и доставка цветов; продажа сувениров, открыток и другой печатной продукции; бытовое обслуживание.

В номерах будет размещаться информация о том, как и где получить услуги. Гостиница будет гарантировать своим клиентам безопасность жизни, здоровья и имущества.

4. Основные этапы реализации проекта

Основные этапы реализации проекта представлены в табл. 5.

Таблица 5. Основные этапы реализации проекта

5. Заинтересованные стороны проекта

Заинтересованными сторонами проекта как уже было описано выше являются: генеральный директор, маркетолог, бухгалтер-финансист, дизайнер.

6. Ожидания заинтересованных сторон

Ожидания заинтересованных сторон представлено в табл. 6.

Таблица 6. Ожидания заинтересованных сторон

7. Риски проекта

При проектировании мини-отеля (гостиницы) ни в коем случае нельзя обходить вниманием возможные риски, ведь воплощение даже самого идеального плана на практике может столкнуться с непредвиденными трудностями. А «непредвиденности» могут быть следующие.

- Недооценка при планировании уровня спроса и предложения или резкое изменение ситуации на рынке - это риск коммерческий.

-Возможное недофинансирование проекта гостиницы или незапланированное снижение доходов - рисками финансовые.

- Технические риски - это непредвиденное изменения гостиничных технологий, которые могут ухудшить конкурентоспособность гостиницы.

- Есть даже и риски политические: они связаны деятельностью государства и социальной ситуацией в стране (например, дефолт, межнациональная рознь и тому подобное; и, к тому же, отсутствие квалифицированного персонала).

- А возможные ураганы, наводнения, извержения вулкана и т.п. подпадают под риски природные.

- И наконец, есть риски криминальные, связанные с криминальной обстановкой в районе. В последнее время к криминальному риску прибавилось еще и возможность рейдерского захвата.

Причем, надо не только выявлять возможные риски, но и предлагать пути выхода из них.

Составим перечень возможных факторов риска для предприятия ООО «МосЛен». Сначала необходимо выделить основные факторы риска с которыми может столкнуться предприятие. Ими могут быть: забастовка, стихийное бедствие, снижение спроса на услуги гостиницы, появление новых конкурентов. Далее по каждому фактору риска определяем средние суммарные потери времени в течение года (в сутках). Рассчитываем удельную норму ущерба за простой предприятия, нанесенный в течение суток (часа). Для этого, годовую прибыль (ожидаемую по проекту) /365 дн./24 ч. Затем эта удельная величина умножается на кол-во потерь времени по видам риска и получаем сумму времени по каждому виду риска в течение года. По всем самым большим видам ущерба необходимо предусмотреть мероприятия по их сокращению, табл. 7.

Таблица 7. Расчет ожидаемых потерь от рисков

Рассчитаем удельную норму за простой= (прибыль / 365/24 часа).

Удельная норма за простой в 2013 г. =729,5/365/24=0,08 тыс. руб. в час.

Рассчитаем ожидаемые потери, ущерб:

1) Стихийное бедствие может наступить, правда с очень маленькой вероятностью, так как это происходит очень редко, поэтому доля этого фактора составляет 0,05. Но если все-таки наступит стихийное бедствие, которое может приостановить работу гостиницы примерно на 3-30 дней, в зависимости от того, какое именно это будет стихийное бедствие, рассчитаем потери, при условии, что при стихийном бедствии, мини-отель не будет работать 3 суток (ураганный ветер, например), итак, потери составят:

Удельная норма за простойЧ3 суток(72 часа)=0,08Ч72=5,76 тыс. руб.

Таким образом, потери предприятия при наступлении стихийного бедствия составят 5760 руб.

2) Маловероятно, что могут наступить забастовки. Но все-таки такой фактор риска нельзя упускать из расчетов. Так как вероятность наступления этого риска незначительна, поэтому доля этого фактора минимальна и составляет 0,05. При наступлении забастовки. Работники могут бастовать от 1 и более дней. Примем для расчета 5 дней забастовок, тогда потери при наступлении забастовки в 5 дней (120часов) составят:

Удельная норма за простойЧ5 суток(120 час)=0,08Ч120=9,6 тыс. руб.

Таким образом, от забастовок предприятие может недополучить 9600 руб.

3) Такой фактор риска как снижение спроса на гостиничные услуги может наступить с наибольшей вероятностью, поэтому этому фактору присвоена доля наступления события 0,5.

Если произойдет снижение спроса на услуги гостиницы, то простои предприятия могут составить от месяца и более, примем во внимание, что если упадет спрос на гостиничные услуги , простои составят 3 месяца, т.е. 90 дней (2160 час), рассчитаем потери при таком факторе риска:

Удельная норма за простойЧ90 суток(2160 час)=0,08Ч2160=172,8 тыс. руб.

4) Появление новых конкурентов, с более выгодными условиями размещения для туристов это также очень важный фактор риска. При наступлении этого события, предприятие ООО «МосЛен» может разработать какие-либо новые стратегии поведения, снизить цены, скидки или же другие способы привлечения клиентов, поэтому рассчитывать, что этот фактор будет продолжительным не стоит. Примем для расчета 10 дней, итого потери при этом факторе риска составят:

Удельная норма за простойЧ10 суток (240 час)=0,08Ч240 час=19,2 тыс. руб.

Таким образом, общие потери по выше перечисленным факторам риска могут составить: 5,76=9,6+172,8+19,2=207,36 тыс. руб.

Следовательно, анализ рисков показал, что основными рисками являются: снижение спроса на гостиничные услуги, появление новых конкурентов, с более выгодными условиями размещения для туристов, стихийное бедствие, забастовки. Анализ рисков также показал, что наибольшая доля риска составляет по снижению спроса на гостиничные услуги. Основные мероприятия которые можно предпринять- это совершенствование маркетинговых стратегий предприятия, снижение общих затрат (затрат на заработную плату), сокращение численности работников, снижение цен на услуги гостиницы и т.д. Рассмотренные факторы риска, с которыми может столкнуться предприятие ООО «МосЛен», в реальности могут и не наступить. А если и наступят, то к ним необходимо быть готовыми и принимать меры по избеганию отрицательных последствий.

8. Допуски и ограничения

Ограничения по проекту представлены в табл. 8.

Таблица 8. Ограничения по проекту: Создание нового предприятия мини-отеля

9. Периодичность отчетности участников проекта

Периодичность отчетности участников проекта представлена в табл. 9.

Таблица 9. Периодичность отчетности участников проекта

9. Общие принципы выполнения работ

Передача и утверждение результатов проекта.

- Передача результатов проекта руководителю предприятия, утверждение результатов;

- Порядок внесения изменений по необходимости;

- Порядок сдачи приемки-работ.

Управление проектной документацией.

Вся документация оформляется на листах формата А4. Ответственный за хранение документации: бухгалтер-финансист, генеральный директор компании. Документация проекта хранится в офисе компании ООО «МосЛен» у генерального директора и у бухгалтера, табл. 10.

Таблица 10. Управление проектной документацией

10. Связанные документы

Связанными документами по проекту являются: исследования конкурентной среды предприятия ООО «МосЛен», изучение конкуренции в г. Переславль Залесский (т.к. именно там планируется открытие мини-отеля), список предприятий занимающихся производством и реализации мебели для гостиниц и мини-отелей, список различных рекламных источников информации для разработки медиа плана предприятия, формы договоров, информация по рынку недвижимости (комерческой) в г. Переславль Залесский) и др.

Литература

управленческий рентабельность валовой проектный

1. Алексеева М.М. «Планирование деятельности фирмы» Учебно-методическое пособие. - М., 2010 г.

2. Бизнес-план инвестиционного проекта: Практическое пособие. / Под ред. И.А. Иванниковой.- М.: «Экспертное бюро». - 2011 г.

3. Бизнес-план инвестиционного проекта: Учебно-практическое пособие / Под общ. ред. В.М. Попова. 2009 г.

4. Валдайцев С.В. Оценка бизнеса и управления стоимостью предприятия: Учеб. Пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009 г.

5. Волков И.М., Грачева М.В. Проектный анализ: Учебник для вузов. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ. - 2010 г.

6. Волов А.Б., Захаров А.В. и др. Информационно-аналитические материалы «Строим отель - стандарты, рекомендации, опыт», 2009 г. - 128с.

7. Горохов М.Ю., Малев В.В. Бизнес-планирование и инвестиционный анализ. - М.: Информационно-издательский дом "Филин". - 2010г.

8. Деловое планирование. / Под ред. В.М. Попова. - М.: Финансы и статистика, 2011.

9. Десмос Г.М. Руководство по оценке бизнеса. - М.: РОО, 2011 г.

10. Джозев А.Ковелло, Бриан Дж. Хейзелгрен. «Бизнес-планы» полное справочное руководство: пер с англ. - М.: «Издательство БИНОМ», 2009 г. - 352с.

11. Есипов В., Маховикова Г., Терехова В. Оценка бизнеса.- СПб.: Питер, 2005 г.

12. Зелль А. Бизнес план: Инвестиции и финансирование, планирование и оценка проектов: пер. с нем. - М.: издательство «Ось-89», 2009 г. - 240с.

Размещено на Allbest.ru