Основные этапы и процедура проведения тендерных торгов

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра экономики торговли

РЕФЕРАТ

по дисциплине: Инфраструктура товарных рынков

на тему: «Основные этапы и процедура проведения тендерных торгов»

Студент ФЭУТ, 2 курса, гр. ДГС -1

МИНСК 2015

1. Управление проведением тендера и характеристика основных этапов

В большинстве инструктивно-нормативных документов сфера тендерного процесса ограничивается работой от объявления торгов до их завершения, т.е. выявления победителя. Обеспечить же эффективность тендерного процесса одним лишь правильным использованием процедур невозможно, необходима тщательная подготовительная работа по их организации и проведению, а также анализ результатов каждого проведенного тендера. В соответствии с этим весь процесс закупки целесообразно рассматривать состоящим из трех этапов:

*подготовительный;

*непосредственного проведения конкурсных торгов;

*подведения итогов.

Каждый из них имеет свои цели и задачи, включает определенные мероприятия. Универсальной организационной схемы подготовки и проведения конкурсных торгов не существует. Поэтому для каждого тендера формируется собственная концепция, аппарат управления и разрабатывается конкретная схема и план проведения. Весь процесс проведения торгов можно разделить на несколько основных укрупненных этапов:

1. Подготовка торгов.

2. Подготовка и представление предложений участниками торгов.

3. Оценка предложений участников организаторами торгов и присуждение контракта.

Подготовка торгов. Инициаторами проведения торгов обычно выступают правительства и отраслевые государственные структуры, муниципалитеты, частные фирмы. Органами, осуществляющими непосредственную подготовку и проведение торгов, являются тендерные комитеты. В состав комитетов включаются представители заинтересованных министерств и ведомств, независимые эксперты. Чем значимее заказ, выставляемый на торги, тем выше статус тендерного комитета и его членов.

Тендерный комитет в соответствии с национальным законодательством принимает решение о виде торгов, сроках и условиях их проведения, разрабатывает тендерную документацию, при необходимости определяет порядок предквалификационного отбора и публикует объявления о торгах в средствах массовой информации.

Объявления о торгах публикуются в ведущих органах средств массовой информации страны (газеты, бюллетени, журналы), уведомляя все фирмы, способные принять участие в конкурсе. Рекомендуется использовать хотя бы одно издание, имеющее широкое международное распространение. Для привлечения иностранных участников организаторы могут направлять информацию о торгах в иностранные торговые представительства и торговые палаты, зарубежные средства массовой информации, электронные системы обмена данными.

Информация о закрытых торгах и приглашение принять в них участие направляются только определенным фирмам и не появляются в печати.

Основной принцип передачи информации состоит в том, что все участники должны получить одинаковые сведения. По нормам ВТО временной интервал между датой опубликования объявления и последним сроком принятия заявок от участников может быть различным, но не менее 30 дней.

Предварительная квалификация участников. Отбор участников может осуществляется на основе постоянных квалификационных списков, которые ведут компетентные государственные органы, или квалификационной процедуры, осуществляемой непосредственно перед конкретными торгами.

В любом из этих случаев доступ для прохождения квалификации должен быть открыть всем желающим. Цель квалификации - сузить круг претендентов, оставив только фирмы, обладающие устойчивой репутацией и стабильным финансовым положением, имеющие определенные производственные мощности, квалифицированный персонал и необходимую техническую компетенцию. Это, как правило, основные критерии отбора. Отбор позволяет сэкономить время и средства, не рассматривая позднее возможные предложения значительного количества фирм, которые могут оказаться не в состоянии обеспечить качественное выполнение заказа.

Фирмам, желающим пройти предварительную квалификацию, сообщаются критерии отбора и проводится анкетирование.

Соискателей могут просить представить информацию о: руководстве фирмы или компании; ее структуре (тип, оборот, число служащих, площадь помещений, год регистрации, заверенные копии устава и внутреннего распорядка); финансовом состоянии (заверенные балансы, названия обслуживающих банков и аудиторских фирм и т.п.); производственных мощностях; ранее осуществленных проектах и т.д. Показательно, что могут быть потребованы подробные отзывы иных заказчиков о ранее построенных объектах.

По результатам квалификационного отбора к торгам не допускаются фирмы, не соответствующие объявленным критериям отбора, не представившие все необходимые документы, сообщившие о себе ложные сведения.

Подготовка и представление предложений участниками торгов. Получив тендерную документацию, подрядчик или поставщик тщательно изучает объемы работ или поставок, технико-экономические характеристики товаров, оценивает собственные возможности и принимает решения о целесообразности подготовки предложения и участия в торгах. Критическая оценка собственных возможностей важна, поскольку подготовка предложения на выполнение сложного заказа - достаточно трудоемкий и дорогостоящий процесс, отнюдь не гарантирующий автоматическую победу в торгах.

Тендерное предложение участника обычно состоит из двух основных разделов: технического и коммерческого, каждый из которых разбит на два подраздела: констатирующий и перечень разногласий. В констатирующей части описываются товары, условия контракта, соответствующие требованиям организаторов, либо просто подтверждается принятие условий заказчика. В перечне отклонений содержаться иные варианты и их обоснование. Так, если предлагается иное оборудование, иная технология и т.д., то должны быть определены достоинства, которые могут привлечь заказчика (новизна, эффективность, экономичность, более низкая цена и т.д.). Такая структура предложения (констатирующая часть и перечень отклонений) позволят организаторам торгов быстрее и эффективнее изучить и оценить его.

Предложение должно быть подано в конкретные сроки, поступившие позднее установленной даты предложения не рассматриваются. Однако возможна подача мотивированной просьбы со стороны участников о продлении срока подачи предложений. Организаторы торгов, заинтересованные в тщательной проработке предложений на сложные заказы, могут их удовлетворить, вероятность продления срока существенно возрастает при поступлении таких просьб от нескольких участников.

Вместе с подачей предложения участник должен внести определенное обеспечение, гарантирующее его безотзывность в течение заявленного срока. В качестве обеспечения для частных фирм обычно требуется депозит, для государственных организаций - гарантия банка или страховой компании. Иногда возможно использование резервных аккредитивов, чеков, векселей, поручительств. Сумма обеспечения составляет 3-5 % от ориентировочной стоимости заказа (в тех случаях, когда цену предлагает соискатель, обеспечение вносится в виде твердо фиксированной суммы, одинаковой для всех участников, чтобы избежать раскрытия цены предложения). В случае досрочного отзыва предложения участник торгов теряет свое обеспечение. Однако допустимо вносить изменения в уже поданные предложения или отозвать их без потери обеспечения, до истечения предельного срока подачи предложений, т.е. до их вскрытия и рассмотрения.

Оценка предложений и присуждение контракта. Все поданные предложения вскрываются в ходе специальной церемонии, которая происходит в присутствии членов тендерного комитета в назначенный организаторами срок и в определенном месте.

По соглашению ВТО вскрытие предложений возможно в присутствии независимого и незаинтересованного свидетеля. Этот подход может быть использован при проведении негласных торгов, когда представители фирм на заседание тендерного комитета не приглашаются, и соискатели не информируются о составе участников и ценах конкурентов.

С момента вскрытия предложений начинается процесс их рассмотрения и оценки. Он занимает определенное время. При проведении открытых торгов на небольшие партии товаров возможно быстрое изучение поступивших предложений и выявление победителя в день вскрытия конвертов. Однако в большинстве случаев, это невозможно, поскольку необходимы изучение большого количества документов, спецификаций, оценка и сопоставление различных критериев с участием специальных экспертных групп. Для крупных заказов этот период может быть равен 3 - 4 и в отдельных случаях достигать 10 месяцев.

В процессе оценки все предложения ранжируются. Предложения, получившие самый высокий бал, рассматриваются как наиболее приемлемые. Фирма, подавшая его, побеждает в торгах. В ряде стран решение тендерного комитета носит характер предварительного присуждения, поскольку подлежит утверждению правительственными органами и только после этого вступает в законную силу.

Заключение сделки между организаторами и фирмой победителем происходит в форме, предусмотренной в тендерной документации: либо путем принятия предложения участника, либо путем подписания формального контракта. Подписанию контракта может предшествовать процесс проведения переговоров, в ходе которых уточняются и согласовываются позиции сторон.

В случае, когда фирма победитель не сможет заключить контракт с организаторами торгов, они имеют право использовать предложение фирмы, занявшей второе место.

Победитель торгов должен внести определенное обеспечение, гарантирующее выполнение заказа. Величина депозита или гарантии составляет в среднем 5-10% от величины стоимости заказа.

тендер торг контракт предложение

2. Тендерная документация

Тендерная документация (досье тендера) - это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить тендерные предложения (оферты) на поставку товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения тендера.

Документы на участие в торгах обычно подразделяются на части:

1. условия договора, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта - проформу контракта. Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении сделки. Он может корректироваться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типа контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержатся прямые отсылки к таким условиям.

2. технические подробности. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация. Правильно подготовленные спецификации позволяют поставщикам предоставить предложения в полном соответствии с требованиями покупателя. При составлении спецификаций желательно использовать ссылки на международные стандарты, а в случае отсутствия таковых - национальные стандарты. В соответствии с международной практикой, при проведении открытых международных торгов документы должны быть подготовлены на английском, испанском или французском языках.

3)критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. Критериями присуждения контракта могут быть:

- самая низкая цена;

-экономически самое выгодное предложение.

Во втором случае в качестве критериев могут быть наряду с ценой качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики. Все критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в тендерной документации. В противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в тендерной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый - самая низкая цена.

4)подробные инструкции для участника торгов о том, как представить его предложение. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила тендерного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться в процессе проведения конкурса. Конкретный состав тендерной документации, ее объем зависят непосредственно от предмета торгов. Так, для поставки товаров тендерная документация может быть представлена несколькими инструкциями. Что касается работ, то ее объем может составлять сотни и тысячи страниц.

5)приглашение к участию в торгах входит в состав тендерной документации и должно содержать следующую информацию:

§наименование и адрес покупателя (госзаказчика), номер торгов;

§источник финансирования;

§характер, количество поставляемых товаров, выполняемых работ;

§срок и место поставки товара;

§критерии и процедуры, которые будут применяться для оценки квалификационных данных претендента;

§порядок, сроки и место получения тендерной документации;

§способ передачи, цена тендерных документов и порядок ее взимания;

§валюта или валюты торговых сделок, а также валюту выплаты договорной цены по контракту закупки, так как в торгах участвуют претенденты из разных стран;

§место, день и час подачи тендерного предложения;

§заявление о применении преференции.

Объявления в печати могут быть не столь подробны, но должны включать достаточную информацию для принятия решения поставщиком об участии в торгах. В ответ на приглашение поставщики приобретают тендерную документацию.

Можно упомянуть 4 пункта, которые часто встречаются в приглашениях на участие в торгах.

1).В приглашении указывается, что заказчик не обязан принимать самое дешевое предложение или вообще какое бы то ни было предложение, но и при отсутствии этого пункта заказчик не обязан делать этого.

2).Заказчик может зарезервировать за собой право разъяснить сущность предложения участникам. Этот принцип описан в Руководящих принципах Мирового банка следующим образом:

Заказчик должен попросить любого претендента разъяснить его предложения, но не обязан просить или допускать изменение сущности такого предложения после начала торгов.

3).Если предполагается отдать предпочтение некоторым предложениям по некоммерческим причинам, например, по местным, политическим или региональным соображениям, это должно быть четко отражено в приглашении.

4).В приглашении должно быть указано, что заказчик имеет право не заключать договор, если будет доказано, что подрядчик или любой его сотрудник вовлечены в любую форму взятки или коррупции в связи с контрактом.

Плохо составленная тендерная документация как документ, регулирующий права и обязанности заказчика и исполнителя, может привести к многочисленным недоразумениям, спорам и конфликтам как во время, так и после проведения торгов.

Комплект тендерной документации продается участникам торгов, его цена устанавливается обычно исходя из фактических расходов на изготовление тендерной документации.

Вместе с тем в мировой практике довольно часто встречаются случаи передачи тендерной документации без взимания платы. Передача тендерной документации бесплатно или за мизерную плату может значительно увеличить число мелких фирм-участниц, но отпугивает крупные организации. С другой стороны, значительная плата за тендерную документацию отсекает от участия в торгах мелкие фирмы.

3. Оценка тендерных предложений

Оценка конкурсных заявок и выбор победителя является наиболее важным и ответственным этапом тендерного процесса. Он не всегда самый трудоемкий, но всегда один из самых «опасных», с точки зрения возможных последствий.

Выбор поставщика и присуждение контракта могут последовать непосредственно после вскрытия и оглашения поступивших предложений в тех случаях, когда речь идет о выборе предложения с самыми низкими ценами при аналогичных других условиях конкурсных предложений.

Однако чаще всего, особенно при поставках оборудования, принятие окончательного решения о выборе поставщика и передаче заказа производится через определенный период времени. Это обусловлено тем, что, в соответствии с международными правилами, в конкурсном отборе решающую роль могут играть не только цена и другие коммерческие условия, но и высокое качество продукции оферента, наиболее приемлемые для заказчика сроки исполнения контракта, порядок выполнения работ, возможность привлечения квалифицированных субпоставщиков, условия поставки и др. В этом случае для выявления лучшего предложения необходимо сравнивать большое число технических показателей и учесть разнообразные коммерческие и другие условия, что требует определенных затрат времени.

Для многих развивающихся стран иногда решающим условием при выборе поставщика являются размер, длительность, стоимость и сроки погашения кредита.

Оценка и сравнение принятых оферт производится в строгом соответствии с процедурами, сформулированными в тендерной документации, может торгов быть гласной или закрытой, в зависимости от вида объявленных.

Существуют следующие этапы оценки предложений:

§сначала автоматически откланяются запоздавшие торговые предложения и неподкрепленные доказательствами серьезных намерений участника и того, что он не отзовет свое предложение во время оценки;

§оставшиеся предложения проверяются на предмет правильности оформления, полноты представленной документации (например, наличие гарантий обязательства), арифметических ошибок, и соответствия требованиям конкурсной документации техническим условиям, соблюдение графиков поставок и графика платежей, наличие запчастей и послепродажного обслуживания, рабочие характеристики и производительность оборудования. Заявка признается отвечающей требованиям конкурса если ее положения соответствуют всем понятиям и условиям конкурсной документации и не имеют значительных отклонений.

§затем осуществляется процесс оценки, который заключается в ранжировании представленных предложений по степени их привлекательности для заказчика. Это позволяет не только определить победителя, но и резервировать поставщиков на случай отказа победителя от заключения договора. В простых конкурсах традиционно и с успехом используются простейшие балльные методы экспертной оценки конкурсных заявок. Для сложных конкурсов, особенно в сфере закупки инновационной продукции, продукции закупаемой в интересах национальной безопасности и обороны, таких средств будет недостаточно, нужны многофакторные методы. Организаторам потребуются собственные или привлекаемые специалисты по информационно-аналитическим технологиям экспертной оценки сложной продукции.

Размещено на Allbest.ru