Информационные технологии в экономике

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Учет финансового состояния и анализ динамики развития организации, базирующиеся на учетной информации, в настоящие время являются основами процесса управления.

В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, организация на базе современных информационных технологий создает систему автоматизированной обработки учетной информации, или бухгалтерские информационные системы (БИС).

Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения финансовой отчетности организации для принятия решений.

Главная цель функционирования БИС в организации - обеспечить руководство организации финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.



1. Бухгалтерский комплекс «Монолит»

Комплекс Монолит изначально создавался как система автоматизации бухгалтерского учета для российских предприятий, ориентированная на строгое исполнение всех норм и требований российского налогового законодательства, использование принятых в России первичных бухгалтерских документов и методов их обработки. Вместе с тем, одной из важнейших особенностей комплекса является возможность трансформировать записи российских бухгалтерских книг в отчетность (финансовую и управленческую), составленную в соответствии с требованиями бухгалтерских стандартов различных моделей учета западных стран.

Функциональная завершенность программных модулей комплекса МОНОЛИТ обеспечивает эффективную эксплуатацию как отдельных модулей, так и наборов модулей, автоматизирующих соответствующие участки бухгалтерского учета. Образно говоря, комплекс МОНОЛИТ - это конструктор, на основе которого можно создать систему автоматизированного бухгалтерского учета со своей архитектурой, множеством решаемых задач, схемой обработки первичных документов и формирования отчетов.

Методологической основой построения комплекса являются следующие положения:

· комплексная автоматизация всех участков учета;

· функциональная завершенность отдельных модулей;

· наличие стандартизованных межмодульных интерфейсов, обеспечивающих возможность конструирования из отдельных модулей комплекса систем учета, отвечающих требованиям конкретного заказчика;

· эффективное разграничение функций аналитического и синтетического учета между модулями первичного учета и модулем «Главная книга»;

· наличие для каждого модуля специальных гибких инструментальных средств описания предметной области, обеспечивающих широкий спектр пользовательских настроек;

· обеспечение возможности записи всех операций (проводок) в валюте операции и автоматическая конвертация в другие типы валют;

· обеспечение формирования отчетности (финансовой и управленческой) в рублях и базовой (отчетной) валюте как по российскому законодательству, так и в соответствии с требованиями иностранного инвестора.

Рассмотрим в общем виде ключевые моменты концепции автоматизации бухгалтерского учета на базе комплекса «Монолит».

Методика конструирования интегрированной системы учета из отдельных модулей комплекса определена следующими принципами.

Наличие вертикальных связей по плану счетов между модулем «Главная книга» и модулями обработки первичных документов

Развернутый план счетов предприятия, первоначально разрабатываемый и поддерживаемый средствами модуля «Главная книга» используется для порождения проводок при обработке первичных документов во всех модулях комплекса. Модуль «Главная книга» является тем центром, где собирается и обобщается информация о всех хозяйственных операциях с различных участков бухгалтерского учета. Данные проводок, поступивших в этот модуль, являются основой для автоматического формирования всей необходимой информации по синтетическому учету (оборотные балансы по всей совокупности или произвольной выборке строк плана счетов), отчетов о финансовых результатах деятельности фирмы, отчетов о расчетах с бюджетом, предоставления всей необходимой информации для расчета налогов и финансового анализа.

Разграничение функций аналитического и синтетического учета между модулями обработки первичных документов и модулем «Главная книга»

На уровне первичных модулей основными объектами языка описания предметной области являются соответствующие первичные документы (складские, транспортные, расчетные, банковские, кассовые и т.п.) и операции по их обработке. Это позволяет средствами модулей первичного учета обеспечить формирование аналитической отчетности с максимальной степенью детализации по объектам учета и автоматически подготовить данные бухгалтерских проводок для пересылки их в модуль «Главная книга».

В свою очередь, базовым объектом для модуля «Главная книга» является простая проводка с полем комментария, без каких-либо аналитических ключей, но с возможностью записи числовых значений в трех валютах (рубли, функциональная валюта и валюта операции). Основная функция модуля «Главная книга» заключается в сборе (интеграции) проводок первичных модулей и формировании финансовой отчетности в соответствии с российским законодательством, требованиями иностранных инвесторов или руководителей предприятия.

Пакетный двухступенчатый алгоритм передачи проводок из модулей первичного учета в модуль «Главная книга»

Суть этого алгоритма заключается в том, что проводка, порожденная в любом из модулей первичного учета при обработке документов, не становится сразу доступной модулю «Главная книга», но может быть передана в этот модуль в два шага. Сначала проводка попадает в буфер модуля «Интегратор» для просмотра, анализа и, возможно, возврата в исходный модуль, и лишь после подтверждения проводка заносится в протокол проводок модуля «Главная книга». Средства модулей первичного учета позволяют выполнить операции по предварительному агрегированию проводок первичных документов (например, с совпадающей корреспонденцией). Способ и степень агрегирования выбирается пользователем с учетом объема документооборота и состава решаемых каждым модулем задач. Таким образом, проводки, передаваемые от АРМ первичного учета, могут представлять как список исходных проводок по всей совокупности обработанных первичных документов, так и только результирующие (суммарные) проводки. Реализация двухступенчатой процедуры передачи проводок в модуль «Главная книга» позволяет использовать на отдельных участках учета в качестве модулей первичного учета собственные разработки пользователей либо пакеты других фирм. При этом условиями интеграции учета являются использование общего плана счетов и обеспечение ввода проводок через модуль «Интегратор» в формате данных модуля «Главная книга».

Функциональные возможности отдельных модулей комплекса МОНОЛИТ, особенности структуры комплекса и организации межмодульных взаимодействий обуславливают четкую последовательность шагов при его внедрении. Среди задач, решаемых на этом этапе, следует отметить:

· определение состава задач учета, решаемых средствами комплекса,

· определение набора финансовой и управленческой отчетности, автоматическое формирование которой должно быть реализовано средствами комплекса,

· определение необходимой степени детализации учета на уровне аналитического и синтетического учета и распределение решаемых задач по модулям комплекса,

· разработка развернутого плана счетов на основе требований к формированию соответствующей финансовой отчетности,

· разработка состава и структуры проводок, передаваемых в модуль «Главная книга» из первичных модулей и / или вводимых вручную, а также разработка регламентов подготовки и ввода (переброски) проводок,

· разработка схем и регламентов подготовки и обработки первичных документов, а также подготовки аналитической отчетности на соответствующих участках учета с использованием базовых понятий и средств настройки каждого из модулей комплекса,

· формирование типовых регламентов по вводу данных первичных документов в процессе эксплуатации системы, рекомендаций по настройкам схем бухгалтерских проводок, отражающих операции по обработке первичных документов.

Большой интерес к комплексу МОНОЛИТ со стороны предприятий с участием иностранных инвесторов и успехи по внедрению комплекса МОНОЛИТ на российских предприятиях таких известных западных компаний, как PPI (GILLETTE), HENKEL-ERA-TOSNO, PEPSICO HOLDINGS, ПИВЗАВОД БАЛТИКА (BALTIC BEVERAGES HOLDING), ПЕТР ВЕЛИКИЙ (KODAK), ONNINEN, АБЗ - 1 (SKANSKA) и других обусловлены возможностями комплекса по обеспечению формирования отчетности (финансовой и управленческой) как по местному законодательству (Россия, Украина, Казахстан), так и в соответствии с требованиями иностранного инвестора.

На практике используются три основных подхода к формированию финансовой отчетности в параллельных системах учета.

Первый подход связан с организацией независимого параллельного (двойного) учета по обеим системам, когда предприятие по существу имеет две бухгалтерии, два плана счетов, два комплекса программного обеспечения. Этот путь требует значительных финансовых и организационных затрат и доступен только незначительному количеству крупных компаний. При применении этого метода всегда встает вопрос проверки адекватности произведенных бухгалтерских записей по множеству хозяйственных операций, отраженных в учетных регистрах, которые ведутся на этих предприятиях по российской и иной методологии учета.

Второй подход связан с организацией единого финансового подразделения, ведущего записи по двум планам счетов, между которыми установлены определенные соответствия. Такой подход требует высокого уровня квалификации всех финансовых и бухгалтерских специалистов предприятия, досконального знания ими особенностей обеих систем учета и практически осуществим только на предприятиях с ограниченным числом бухгалтеров. Программные комплексы, ориентированные на реализацию данного подхода, строятся на таблицах соответствия планов счетов по обеим системам учета. Эти таблицы являются основой для преобразования файла бухгалтерских проводок из одной системы записей в другую и создания параллельного файла проводок. Сформированные путем преобразования «параллельные» файлы проводок используются затем для независимого построения отчетности. Таким образом, главной отличительной чертой этого подхода является наличие двух файлов проводок - ведущего и ведомого (автоматически восстанавливаемого по ведущему). Для фирм с развитым бизнесом, высокими требованиями к управленческому учету и, как следствие, с большим набором и разнообразием хозяйственных операций второй подход приводит к упрощениям и искаженной интерпретации в отчетности, получаемой на «ведомом» файле проводок.

Третий подход заключается в разработке и использовании одного (общего) развернутого плана счетов для записи всех хозяйственных операций. Именно этот подход реализован в комплексе МОНОЛИТ. План счетов разрабатывается в комплексе средствами модуля «Главная книга» в рамках российского плана счетов. В его составе открываются все субсчета, аналитические счета, необходимые для детализации информации в соответствии с системой отчетных строк стандартов иностранного инвестора. В процессе построения такого плана счетов производится описание формул для получения значений любой из отчетных строк как по системе инвестора, так и по стандартам российского законодательства. Формула определяется для каждой отчетной строки и представляет собой комбинацию значений или просто значения сальдо или оборотов соответствующих балансовых счетов (субсчетов, аналитических счетов). Соответствие счетов и отчетных строк устанавливается на основе совпадения финансовой и хозяйственной сущности отражаемых ими понятий. Описания для строк российской отчетности и строк отчетности инвестора выполняются независимо, поэтому значения одного и того же балансового счета могут быть независимо использованы в различных контекстах, если это отвечает различным методологиям учета.

Настроенные непосредственно пользователем формулы для расчета значений отчетных строк запоминаются системой и затем используются для автоматического построения отчетов на основе значений сальдо и оборотов на соответствующих строках плана счетов. Эти величины, в свою очередь, автоматически вычисляются системой на основе общего протокола проводок модуля «Главная книга».

Для реализации описанной схемы модуль «Главная книга» содержит средства для:

· описания иерархического плана счетов произвольной структуры,

· формирования системы учетных строк, столбцов и формул, определяющих взаимосвязь каждой из отчетных строк со значениями соответствующих строк развернутого плана счетов,

· описания различных отчетов как комбинаций отчетных строк и столбцов,

· ввода в систему данных бюджета и прогноза;

· формирования финансовых отчетов по данным бухгалтерских проводок, данным бюджета и прогноза,

· ведения библиотеки отчетов с возможностями пересчетов, корректировок, печати и т.п.

В целом процесс формирования финансовой отчетности в комплексе МОНОЛИТ включает следующие этапы:

1. анализ хозяйственной деятельности, обработка первичных документов, ввод данных первичных документов;

2. регистрация проводок в системе;

3. трансформация счетов в конце отчетного периода (отдельно для каждого «параллельного» периода);

4. проведение преобразований в иностранных валютах при формировании оборотов и сальдо по каждому балансовому счету на основе предлагаемых системой методов;

5. составление финансовой отчетности для российских налоговых органов и иностранного инвестора;

6. анализ финансовой отчетности, внесение корректировочных записей по результатам анализа и результатам аудиторских проверок;

7. пересчет финансовой отчетности на базе трансформированных счетов и корректировочных записей;

8. закрытие счетов в конце каждого «параллельного» отчетного периода и подготовка к новому отчетному периоду.

Большое внимание при оценке систем автоматизации бухгалтерского учета уделяется вопросам формирования управленческой отчетности.

Управленческий учет представляет собой систему учета, планирования, контроля, анализа данных о затратах и результатах хозяйственной деятельности, обеспечивающую возможность получения информации, необходимой для оперативного принятия управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности предприятия. Управленческий учет подразумевает ведение учета затрат на производство, контроль за их состоянием и, возможно, разработку прогнозов получения прибыли при определенных условиях производства и рынка.

Информация управленческого учета обычно представляет собой коммерческую тайну предприятия. Администрация предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность представления внутренней отчетности. Эта учетная система практически не регламентируется законодательством, и поэтому можно говорить о том, что на каждом предприятии существует своя система управленческого учета.

Реализованный в комплексе МОНОЛИТ подход к получению управленческой отчетности заключается в том, что программы, автоматизирующие различные участки первичного учета, включают ориентированный непосредственно на предметную область язык, с помощью которого описываются схема документооборота и методы обработки первичных документов по решаемой совокупности задач. Этот язык содержит группы средств:

· для построения и ведения классификаторов базовых понятий,

· для создания информационных объектов, отображающих структуры реквизитов используемых первичных документов,

· для отображения взаимосвязей первичных документов.

Для отражения в базе данных первичных документов пользователю предлагаются соответствующие информационные объекты, с каждым из которых связаны соответствующие структуры реквизитов, которые, в общем случае, можно разделить на три группы:

· реквизиты непосредственно данного первичного документа;

· реквизиты бухгалтерских проводок, соответствующих данному документу;

· реквизиты, отражающие связи между первичными документами.

Структура и перечень первичных документов в комплексе МОНОЛИТ максимально приближены к традиционно используемым в отечественной практике (платежные поручения, кассовые ордера, накладные и проч.). Для упрощения настройки в стандартную поставку обычно включается набор типовых отчетов, сконструированных средствами встроенного генератора. В процессе работы этот набор пополняется создаваемыми пользователями структурами отчетов.

Таким образом, задача формирования управленческой отчетности сводится к определению перечня, реквизитов и способов обработки первичных документов и построению с помощью генератора отчетов соответствующих отчетных форм.

Важной особенностью комплекса МОНОЛИТ является глубокая проработка вопросов учета валютных операций. Для учета операций в иностранных валютах комплекс МОНОЛИТ предоставляет возможность использования при записи любой проводки трех величин: «рубли (валюта отчета на территории России, Украины, Казахстана)», «базовая валюта (установленная при настройке системы валюта отчета иностранному инвестору)» и «валюта операции (местная валюта)». При этом обеспечивается автоматический пересчет значения, заданного одной величиной, в две другие на основе таблицы текущих курсов.

В комплексе МОНОЛИТ процедуры автоматической конвертации значений данных первичных операций и проводок реализованы в каждом модуле. При этом используются общие для всех модулей системы таблицы курсов (ЦБ, ММВБ, внутрифирменные и т.д.).

2. Классификация экономических информационных систем

Экономическая информационная система (ЭИС) - это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационные системы могут быть классифицированы по множеству признаков в зависимости от потребностей их изучения.

По масштабу ЭИС можно классифицировать следующим образом:

- международные ЭИС;

- государственные ЭИС;

- региональные ЭИС;

- отраслевые ЭИС;

- ЭИС под отраслей;

- ЭИС крупнейших транснациональных корпораций;

- ЭИС объединений;

- ЭИС корпораций;

- ЭИС финансово-промышленных групп;

- ЭИС концернов;

- ЭИС учреждений;

- ЭИС предприятий;

- ЭИС структурных подразделений;

- ЭИС отделов крупных предприятий, учреждений, организаций;

- пользовательские ЭИС и т.д.

По числу пользователей ЭИС можно классифицировать следующим образом:

- однопользовательские (или персональные) - ЭИС, которые являются обособленными, не связанными и не взаимодействующими постоянно с другими ЭИС, а также используемые только своим непосредственным и единственным пользователем;

- многопользовательские (или распределенные) - ЭИС, в которых более чем один пользователь. В таких системах есть возможность позволить использование одного или нескольких компонентов одной или нескольких ЭИС и соответствующих им информационных технологий другими людьми (пользователями системы).

По отраслевой принадлежности ЭИС можно классифицировать следующим образом:

- ЭИС промышленности;

- ЭИС связи;

- ЭИС транспорта;

- ЭИС сельского хозяйства и т.д.

По форме субъектов экономики ЭИС можно классифицировать следующим образом:

- ЭИС государственных организаций, предприятий, учреждений;

- ЭИС негосударственных и частных организаций, предприятий, учреждений;

- ЭИС муниципальных организаций, предприятий, учреждений.

По сфере применения (предметной области) ЭИС можно классифицировать следующим образом:

- банковские ЭИС;

- ЭИС фондового рынка;

- страховые ЭИС;

- налоговые ЭИС;

- статистические ЭИС;

- ЭИС промышленных предприятий;

- ЭИС предприятий и организаций непромышленной сферы;

- ЭИС предприятий и организаций сферы быта и сервиса;

- ЭИС туризма и гостиничного хозяйства и т.д.

По охватываемым задачам (поддерживаемым предметным технологиям) ЭИС можно классифицировать следующим образом:

- ЭИС бухгалтерского учета (или бухгалтерии ИС);

- ЭИС материально-технического снабжения;

- ЭИС маркетинга;

- ЭИС планирования и прогнозирования;

- ЭИС складского хозяйства;

- ЭИС основным производством;

- ЭИС управления персоналом (кадрами) и т.д.

Информационная система экономического объекта является основой системы управления. Она постоянно видоизменяется, появляются новые информационные потоки, обусловленные широким внедрением средств вычислительной техники и расширением производственных и финансовых связей предприятия. Функциональное назначение и тип информационной системы зависят от того, чьи интересы и на каком уровне она обслуживает.

3. Система «Бест-про»

информационный бухгалтерский управление экономика

Комплекс «Бэст-про» предназначен для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В структурный состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативного производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, автотранспорта, кадров, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

Основой для ведения бухгалтерского учета в системе «БЭСТ-ПРО» являются первичные документы, зарегистрированные в подсистемах, отвечающих за учет и управление финансовыми и материальными потоками и персоналом.

Информационным ядром контура бухгалтерского учета является подсистема «Главная книга». В ней накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется вся необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. При необходимости можно настроить и свои собственные формы отчетов. Данные по счету сгруппированы по учетным периодам. Система вычисляет итоговые обороты за период и рассчитывает сальдо по счету.

Проводки могут формироваться как по отдельному документу, так и в пакетном режиме либо в ручном режиме, либо с применением механизма типовых операций. Для расчета сумм по произвольным алгоритмам имеется встроенный язык программирования.

Операции, которые непосредственно не связаны с первичными документами, например, закрытие какого-либо счета, вводятся в подсистеме «Главная книга» при помощи документов специального вида - бухгалтерских справок.

Система «БЭСТ-ПРО» располагает гибкой настройкой плана счетов, который имеет иерархическую структуру, определяется произвольно задаваемым кодом счета. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами. В системе имеются средства для контроля корреспонденции счетов в бухгалтерских проводках.

Аналитический учет в подсистеме «Главная книга» организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками, представляющими собой набор карточек с настраиваемой структурой. Реквизитный состав аналитической карточки определяется пользователем и может включать в себя данные из различных системных или произвольно созданных справочников и картотек. Каждая карточка может иметь до 5 уровней вложенности.

Программа поддерживает мультивалютный учет бухгалтерских операций, автоматически контролирует балансовую стоимость средств в иностранной валюте и проводит расчет курсовых разниц. Текущие суммы остатков по мультивалютным счетам отображаются в таблице остатков по каждому виду валют.

Нередко в связи с изменением действующего законодательства возникает необходимость внесения корректив в уже задействованный бухгалтерский счет: в его разбиении на субсчета, в переносе в другой раздел плана счетов или же понижении порядка (уровня) счета. Для этого в системе имеется режим «Реорганизация счетов».

Для анализа оборотов и сальдо по счетам удобнее всего воспользоваться оборотно-сальдовым балансом. Обороты могут отображаться как в целом по счету, так и в разрезе проводок за период. По каждой проводке можно получить подробную информацию вплоть до указания первичного документа. Обороты и сальдо по счетам, на которых открыт аналитический учет, отображаются в разрезе аналитических карточек.

Следует отметить, что система «БЭСТ-ПРО» прекрасно адаптируется к любым изменениям в действующем законодательстве и в полном объеме учитывает российскую экономическую специфику. В ней можно настроить любые, сколь угодно сложные алгоритмы расчета налогов; она превосходно справляется и с учетом бартерных операций, и с взаимозачетами.



Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему, исходя из задач и имеющихся ресурсов.



Библиографический список

1. Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике: учебное пособие / Г.Н. Исаев. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2009. - 462 с.

2. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - 5-е изд. - М.: Дашков и К0, 2008. - 395 с.

Размещено на Allbest.ru

...