Планирование рабочего времени государственного служащего

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие рабочего времени

2. Функции планирования в органах государственной муниципальной службы

3. Основные обязанности руководителя

3.1 Организация труда руководителя

3.2 Планирование времени специалиста

3.3 Рекомендации для составления недельного плана

Заключение

Список используемой литературы



Введение

Планирование - это деятельность, направленная на мысленное перекидывание моста между теми местами, где находится ваш коллектив в данное время, и тем, где вы хотите его видеть в определенный момент в будущем, с точки зрения выполнения задачи. Функция планирования - это реакция на потребность коллектива знать, каким образом будет достигнута цель.

Планирование связано с разработкой метода действий или способа достижения цели. Лидер, у которого нет плана, не может быть эффективным. Поиск альтернатив.

Чтобы придумать достаточное количество вариантов действий и предложить их коллективу, нужно обладать определенным навыком. Совершенно очевидно, что вас может ограничивать недостаток времени. Поэтому один из первых вопросов, который вы должны задать, звучит так: "Сколько у меня времени?" При необходимости проверьте, что эти временные ограничения реальные, а не предполагаемые. Нередко у нас есть больше времени на составление плана, чем нам кажется. При отсутствии кризисной или опасной ситуации, а также знании, каким количеством времени вы располагаете, вы можете с пользой использовать это время для разработки плана. Тем не менее следует внимательно следить за временем, которое быстро кончается.

Другой фактор, который следует принимать во внимание, это доступные ресурсы, которые помогут вам идентифицировать возможные варианты действий или решений. Особенно важен в этом отношении ваш коллектив, которому предстоит претворять разработанный план в жизнь. Подумайте о подходящей стратегии, которая позволит обеспечить участие членов коллектива. Здесь существует три разновидности политики.

Предполагается, что в конце первой фазы планирования лидер примет решение действовать определенным образом. Следует ли перекладывать решение на плечи всего коллектива? Это зависит от так называемой политической конституции писаной или неписаной коллектива или организации, закрепляющей подобные вещи. В дальнейшем вы увидите, что в коллективном принятии решений имеются определенные "сумеречные зоны". Вы можете причислить себя одновременно к двум или даже к трем типам лидеров. Премьер-министр, к примеру, является выдвинувшимся, избранным и назначенным лидером. Даже если вы обладаете полномочиями предлагать собственный план или выбирать из нескольких возможных вариантов тот, который вам кажется лучшим, у вас не всегда возникает желание воспользоваться этими полномочиями, поскольку требуется увлечь и воодушевить коллектив. Здравый смысл подсказывает, что чем больше коллектив (или конкретный человек) вовлечен в процесс разработки и принятия решения, тем выше вероятность, что он будет с воодушевлением претворять принятый план в жизнь. Однако этот процесс нужно держать под жестким контролем.

В коллективах, все члены которых обладают примерно равной компетентностью, процесс выбора из нескольких альтернатив может сопровождаться бурными дебатами. Лидеры и рядовые члены коллектива должны стараться изложить свою точку зрения как можно убедительнее, одновременно.



1. Понятие рабочего времени

Рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ относятся к рабочему времени (ст.91 ТК РФ).

Рабочее время состоит из фактически отработанного в течение дня периода, который может быть больше или меньше установленной для работника продолжительности смены.

Рабочий день (смена) -- продолжительность рабочего времени в течение суток в соответствии с внутренним трудовым распорядком и (или) графиком работы.

Рабочая неделя -- продолжительность рабочего времени в течение календарной недели. Как правило, устанавливаются пятидневные или шестидневные рабочие недели.

К рабочему времени также относятся:

- специальные перерывы для обогревания и отдыха, предоставляемые работникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах (ст.109 ТК РФ);

- дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей), предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ст.258 ТК РФ);

- простои (ст.74, 157 ТК РФ);

- перерывы для принятия пищи в месте выполнения работы, если по условиям производства нельзя установить перерывы для отдыха и питания (ч.3 ст.108 ТК РФ).

Обычно в рабочее время включены периоды выполнения подготовительно-заключительных, основных мероприятий (получение наряда, получение и подготовка материалов, инструментария, изучение технической документации, подготовка и уборка рабочих мест, сдача изготовленной работником продукции).

В рабочее время не входит время, которое требуется, чтобы добраться до рабочего места, а также время на переодевание и умывание перед началом и после окончания работы (если эти действия не являются подготовкой рабочего места).

Итак, рабочим временем считается время, когда работник фактически работает, и время, когда работник фактически не работает, но выполняет другие действия, которые закон относит к рабочему времени.



2. Функции планирования в органах государственной муниципальной службы

Существует несколько вариантов классификации функции государственной службы.

Первая классификация дается с точки зрения содержательной деятельности государственных органов и их служащих, и в соответствие с ней государственная служба выполняет следующие основные функции:

Управленческую (административную)

устойчивая группа однородных по характеру и связанных между собой мероприятий, выполнение которых позволяет достичь частной (промежуточной) цели на пути к общей (конечной) цели. В функциях, их взаимосвязи и совокупности проявляются вся технология, последовательность и динамика процесса управления.

·Организационно-распорядительную

Она состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это - процесс объединения людей для достижения поставленных целей.

·Социальную

практическая реализация функций государства, компетенции государственных органов

·Правовую

юридическое установление государственно-служебных отношений, при реализации которых и достигается практическое выполнение должностных обязанностей, полномочий служащих и компетенции государственных органов.

Вторая классификация, автором которой является В.Д. Граждан, отраслевая. Автор выделяет три группы функций:

1.Информационная

·познавательно-аналитическая

·оценочно-экспертная

·прогнозно-целевая

·морально-правовая

·документационно-архивная

2.Организационная

·корпоративно-технологического обеспечение

·коммуникативно-компьютерного обеспечение

3.Технологическая

·подготовка государственных решений и их выполнение

·принятие и реализация административных решений

·Принятие государственных решений - это прерогатива политической власти, а административных решений - государственной службы

Третья классификация объединяет функции государственной службы по принятию нормативных актов, по контролю и надзору - правоприменительные функции, а также функции по оказанию государственных услуг и по управлению государственным имуществом.

Под функциями по контролю и надзору понимаются:

·осуществление действий по контролю и надзору за исполнением органами государственной власти, органами местного самоуправления, их должностными лицами, юридическими лицами и гражданами установленных Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами и другими нормативными актами общеобязательных правил поведения

·выдача органами государственной власти, органами местного самоуправления, их должностными лицами разрешений (лицензий) на осуществление определенного вида деятельности и (или) конкретных действий юридическим лицам и гражданам

·регистрация актов, документов, прав, объектов, а также издание индивидуальных правовых актов.

·Под функциями по принятию нормативных актов понимается издание на основании и во исполнение Конституции РФ, федеральных конституционных законов, федеральных законов, обязательных для исполнения органами государственной власти, органами местного самоуправления, их должностными лицами, юридическими лицами и гражданами правил поведения, распространяющихся на неопределенный круг лиц.

Под правоприменительными функциями понимается издание индивидуальных правовых актов, а также ведение реестров, регистров и кадастров.

Под функциями по управлению государственным имуществом понимается осуществление полномочий собственника в отношении федерального имущества, в том числе переданного федеральным государственным унитарным предприятиям, федеральным казенным - предприятиям и государственным учреждениям, подведомственным федеральному агентству, а также управление находящимся в федеральной собственности акциям открытых акционерных обществ.

Под функциями по оказанию государственных услуг понимается осуществление федеральными органами исполнительной власти услуг, имеющих исключительную общественную значимость и оказываемых на установленных федеральным законодательством условиях неопределенному кругу лиц

Четвертая классификация функций государственной службы дается с точки зрения ее граней (сущностных сторон). В этой связи выделяют функции государственной службы как профессиональной деятельности, как правового института, как социального института.

Под функциями государственной службы следует понимать основные направления практической реализации правовых норм института государственной службы, способствующие достижению соответствующих целей правового регулирования государственно-служебных отношений и выполнению государственной службой своей социальной роли и государственно-правового назначения. Функции являются конкретными направлениями организующего воздействия на специфические государственно-служебные отношения, возникающие в процессе создания государственной службы и непосредственной деятельности государственных служащих. Ответственной функцией государственной службы как профессиональной деятельности является организация работы аппарат государственного органа, т.е. практическое осуществление государственного управления в своей сфере ответственности. В рамках этой функции особое значение имеют процессы прогнозирования и планирования, организации, распоряжение" координации, информации, стимулирования, контроля, подготовки проектов государственных решений и их выполнение. Большое - место также занимают вопросы профессиональной подготовки и переподготовки чиновников, их ответственности и соблюдения служебной дисциплины.



3. Основные обязанности руководителя

Обязанности государственного служащего характеризуют сущность его служебной деятельности, ибо государство (государственный орган) принимает на работу гражданина главным образом в целях возложения на него соответствующих должностных обязанностей. Неисполнение либо ненадлежащее исполнение государственными служащими своих обязанностей, а также нарушение ими правил установленных административных процедур являются основаниями возникновения их конфликтов с гражданами.

Круг общих (основных) обязанностей государственного служащего сводится к следующему.

1. Обеспечение поддержки конституционного строя и соблюдения Конституции РФ, реализации федеральных законов и законов субъектов РФ, в том числе регулирующих сферу его полномочий.

2. Добросовестное исполнение должностных обязанностей; соблюдение установленных в государственном органе правил служебного распорядка, порядка обращения со служебной информацией; выполнение должностных инструкций. Государственный служащий обязан исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом.

3. Обеспечение соблюдения и защиты прав и законных интересов граждан.

4. Исполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданных в пределах их должностных полномочий, за исключением заведомо незаконных (или неправомерных) поручений.

5. Поддержание уровня квалификации, достаточного для исполнения своих должностных обязанностей.

6. Соблюдение норм служебной этики.

7. Хранение государственной тайны и иной охраняемой законом тайны, а также неразглашение ставших известными государственному служащему в связи с исполнением им своих должностных обязанностей сведений, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан.

8. Своевременное рассмотрение в пределах своих должностных обязанностей обращений граждан и общественных объединений, а также предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления и принятие по ним решений в порядке, установленном федеральными законами и законами субъектов РФ.

Для государственного гражданского служащего установлены специальные ограничения и запреты по службе (ст. 16 и 17 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»), Гражданский служащий не может быть принят на государственную гражданскую службу, а гражданский служащий не может находиться на гражданской службе в случае:

1) признания его недееспособным или ограниченно дееспособным решением суда, вступившим в законную силу;

2) осуждения его к наказанию, исключающему возможность исполнения должностных обязанностей по должности государственной службы, по приговору суда, вступившему в законную силу, а также в случае наличия не снятой или не погашенной в установленном федеральным законом порядке судимости;

3) отказа от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по должности гражданской службы, на замещение которой претендует гражданин, или по замещаемой гражданским служащим должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

4) наличия заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению и подтвержденного заключением медицинского учреждения;

5) близкого родства или свойства (родители, супруги, дети, братья, сестры, а также братья, сестры, родители и дети супругов) с гражданским служащим, если замещение должности гражданской службы связано с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому;

6) выхода из гражданства Российской Федерации или приобретения гражданства другого государства;

7) наличия гражданства другого государства, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации;

8) представления подложных документов или заведомо ложных сведений при поступлении на гражданскую службу;

9) непредставления установленных законодательством или представления заведомо ложных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

Для гражданского служащего установлены запреты, связанные с гражданской службой. Гражданскому служащему, например, запрещается:

1) участвовать на платной основе в деятельности органа управления коммерческой организацией, за исключением случаев, установленных федеральным законом;

2) замещать должность гражданской службы в случае:

а) избрания или назначения на государственную должность;

б) избрания на выборную должность в органе местного самоуправления; в) избрания на оплачиваемую выборную должность в органе профессионального союза, в том числе в выборном органе первичной профсоюзной организации, созданной в государственном органе; государственный служащий обязан полностью посвятить себя государственной службе, что обеспечивает ее эффективность. Государственный служащий не вправе занимать другую должность, быть депутатом законодательного (представительного) органа Российской Федерации, законодательных (представительных) органов субъектов РФ, органов местного самоуправления. Этот запрет обусловлен требованием от государственного служащего полнейшей самоотдачи, нахождения на службе постоянно в течение всего служебного времени;

3) осуществлять предпринимательскую деятельность. Предпринимательской деятельностью является любая самостоятельная инициативная деятельность государственных служащих, которая осуществляется на постоянной основе посредством как личного выполнения работ, так и вложения средств в предприятие в предусмотренных законом формах, причем направленная на получение личного денежного дохода;

4) приобретать в случаях, установленных федеральным законом, ценные бумаги, по которым может быть получен доход;

5) быть поверенным или представителем по делам третьих лиц в государственном органе, в котором он замещает должность гражданской службы, если иное не предусмотрено федеральными законами. Представительство выражается в деятельности представителя, совершаемой от имени представляемого. Представитель действует от имени и в интересах представляемого (ст. 182 ГК РФ);

6) получать в связи с исполнением должностных обязанностей вознаграждения от физических и юридических лиц (подарки, денежные вознаграждения, ссуды, услуги, оплату развлечений, отдыха, транспортных расходов и иные вознаграждения). Указанный запрет не лишает возможности получения государственными служащими символических знаков внимания в соответствии с общепризнанными нормами вежливости и гостеприимства, символических сувениров при проведении протокольных или других официальных мероприятий;

7) выезжать в связи с исполнением должностных обязанностей за пределы территории Российской Федерации за счет средств физических и юридических лиц;

8) использовать в целях, не связанных с исполнением должностных обязанностей, средства материально-технического и иного обеспечения, другое государственное имущество, а также передавать их другим лицам;

9) разглашать или использовать в целях, не связанных с гражданской службой, сведения, отнесенные в соответствии с федеральным законом к сведениям конфиденциального характера, или служебную информацию, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

10) принимать без письменного разрешения представителя нанимателя награды, почетные и специальные звания (за исключением научных) иностранных государств, международных организаций, а также политических партий, других общественных объединений и религиозных объединений, если в его должностные обязанности входит взаимодействие с указанными организациями и объединениями;

11) прекращать исполнение должностных обязанностей в целях урегулирования служебного спора. Таким образом, государственный служащий не вправе участвовать в забастовках как способе разрешения проблем, возникающих в системе государственной службы. Государство и его органы каждодневно имеют множество «внешних врагов», с которыми они призваны «бороться»: катастрофы, землетрясения, пожары, наводнения, военные конфликты, преступность, болезни и т.д. Если разрешить бастовать государственным служащим, то у государства появится «внутренний враг», способный в одно мгновение разрушить государственность, внести дисгармонию в общественные и экономические отношения. Государственный служащий предупреждается при поступлении на государственную службу о таком правоограничении и принимает, таким образом, его добровольно;

12) использовать свое служебное положение в интересах политических партий, общественных, в том числе религиозных, объединений. Этот запрет напрямую связан с принципом внепартийности государственной службы. Но он не означает, что государственные служащие лишены права вступать в политические партии и занимать в ней руководящие посты. Они могут придерживаться различных политических взглядов. Одним из важнейших правовых условий, обеспечивающих соблюдение запрета государственного служащего на использование своего служебного положения в интересах политических партий, является запрет на образование в государственных органах структур политических партий, религиозных, общественных объединений, за исключением профессиональных союзов и некоторых иных органов общественной самодеятельности.

3.1 Организация труда руководителя

рабочий время государственный служба

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя. Для этого он должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда. Эффективность личной работы руководителя в значительной мере зависит от его умения точно определять свои цели и планировать работу. Любая работа должна начинаться с постановки целей.

Процесс постановки цели состоит из III этапов:

I - нахождение цели (чего я хочу?)

II - ситуационного анализа (что я могу?)

III - формулировки цели (к чему я конкретно приступаю?)

Постановка цели - начальный этап планирования. План - это перечень дел, которые необходимо выполнить для достижения целей. Причем каждое дело должно быть выполнено в определенный срок.

Существуют правила планирования личного времени, согласно которым необходимо:

1) устанавливать соотношение (60: 40), т.е. составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (приблизительно на 60%). Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты ("поглотители" времени), а также личные потребности не могут быть запланированы полностью. Следовательно, свое время рекомендуется распределять между двумя блоками:

а) 60% - запланированное время (запланированная активность);

б) 40% - рабочее непредвиденное (непредвиденная активность) и спонтанное (спонтанная активность) время.

В зависимости от вида занятий, должности указанное соотношение может варьироваться.

2) анализировать виды деятельности и расход времени, а также "помехи". Для этого рекомендуется документировать и контролировать, как и на что расходуется время;

3) составлять планы действий: перечислять все предстоящие в плановый период дела, подразделить их на долго-, средне - и краткосрочные;

4) осуществлять реалистичное планирование, т.е. планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться;

5) восполнять по возможности допущенные потери времени;

6) составлять свои временные планы в письменной форме, что позволяет всегда иметь полной обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие;

7) включать невыполненные задачи в план следующего периода;

8) фиксировать в планах результаты или цели, а не действия, чтобы активность была направлена непосредственно на достижение целей;

9) устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на выполнение каждого задания столько времени, сколько оно требует

10) устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности, что, в частности, приучает к самодисциплине;

11) устанавливать приоритеты, т.е. точно определять, какое задание является приоритетным;

12) избавляться от "тирании" спешности. Самое срочное задание не всегда бывает самым важным, однако, именно на его выполнение затрачивается часто большая часть времени;

13) делегировать полномочия. Для этого следует устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую - перепоручить;

14) оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел;

15) постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя;

16) планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например для проработки материалов, размышлений и т.д.;

17) оставлять продолжительные непрерывные периоды для решения основных задач (спокойное время, закрытые часы);

18) резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации;

19) планировать выполнение рутинных дел, например чтение месячных отчетов, обход отделов и т.д.;

20) следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени, ограничиваться при этом только самым необходимым;

21) при планировании мыслить альтернативно по принципу "всегда есть другой, лучший путь";

22) вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполнение долго и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

23) согласовывать свои временные планы с планами других людей.

3.2 Планирование времени специалиста

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью специалист лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате специалист познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Предлагаем сформулированные нами десять "золотых" правил, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы и успешного планирования своего времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного разбега и погружения в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте не приёмные часы.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и мало результативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную "говорильню”. Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т. п.

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет номер1.

5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето)

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги.

7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика нарезания салями)

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно "увиливать" от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их "в долгий ящик”. Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории А (ЦДФ).

Например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно "споткнетесь" о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т.е. цифрами, датами и фактами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, "договоренности с самим собой" следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

Утренний час дарит золотом нас. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек "жаворонком” или "совой”. В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

3.3 Рекомендации для составления недельного плана

1. Не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, т.к. каждый день могут возникнуть незапланированные дела.

2. Вносить в план предполагаемые совещания.

3. Отличать в еженедельнике время, которое нужно для выполнения задания.

4. Выделять и группировать так называемые мелкие работы.

На основе недельных планов составляют планы на каждый день, при этом надо соблюдать следующие правила:

§ выполнять задания, намеченные на день до конца;

§ начинать рабочий день с 10-15 минутного обдумывания предстоящей на этот день работы;

§ определять последовательность выполнения работ (сначала лучше выполнить самое трудное задание дня, оно обычно составляет основное ядро рабочего дня, но ни в ком случае нельзя подвергать себя соблазну "сначала убрать с дороги всякую мелочь");

§ не начинать рабочий день с разбора почты, т.к. она редко содержит что-либо срочное;

§ заканчивать в первую очередь работу, оставшуюся незаконченной накануне, чтобы дела "не зависали";

§ вычеркивать из плана работы на день каждое выполненное задание;

§ использовать, если возможно, час в первой половине дня для работы "за закрытыми дверями".

У всех у нас есть один общий капитал, общая абсолютная ценность время. Многие руководители часто жалуются на перегрузки. Но во многих случаях, когда начинаешь изучать проблему, виновата не перегрузка, а неумение планировать свое время. Если руководитель не умеет определить приоритеты, постоянно отвлекается на второстепенные дела, слишком много зависит от событий дня, то он, как правило, не имеет времени на самообразование, на отдых, на общение. В этом случае большую помощь может сказать само менеджмент - последовательное и целенаправленное использование методов работы в повседневной практике для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Чтобы научиться рационально использовать свое время, надо выявить свои слабые места.

Как должно распределяться время руководителя между производством результата и остальными зонами ответственности? Это зависит от следующих факторов:

§ Специфика работы. Если работа носит узкоспециальный характер, то вам придется более всего заниматься производством результата. Если работа требует тех уникальных знаний/умений, которых нет ни у кого другого, то и заниматься вам суждено более работой, чем управлением как таковым. При этом, поскольку именно вы отвечаете за квалификацию ваших подчиненных, есть смысл обучить их тому, что вам приходится делать.

§ Уровень корпоративной иерархии. Чем ниже ваш уровень, тем больше вам предстоит заниматься производством результата. Проблема же в том, что и по мере своего продвижения по служебной лестнице и укрупнения задач руководители сохраняют эту вредную привычку.

§ Сила власти. Чем слабее ваша власть, тем больше вам работать; ваш удел - производство результата.

§ Квалификация подчиненных. Чем ниже их профессиональный уровень, тем больше вам работать.

§ Мотивированность подчиненных. Чем менее подчиненные заинтересованы в результатах работы, тем больше работы придется делать самому руководителю.



Заключение

Планирование работ помогает командам и организациям построить свои ожидания на будущее, определить ресурсы, которые понадобятся для успеха и принять необходимые меры, чтобы осуществить ожидания. Разработка стратегии - эффективна для достижения долгосрочных целей. Более того, стратегическое планирование является ключевым фактором повышения уровня мотивации и приверженности достижению целей. Наконец, эффективное применение плана - настолько же важно, насколько само планирование. Это истинный фактор, который определяет, является ли организация успешной.

"Стратегическое планирование" - это термин, который определяет фокус организации, ее направление и меры успеха.

Список литературы

1. Щекин Георгий. Организация и психология управления персоналом: Учеб. - метод. Пособие. К.: МАУП, 2002. 832 с.: ил. Библиогр.: с. 752-759.

2. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. М.: АиСТ-М, 2007. 455 с.

3. Веснин В.Р. Основы менеджмента. М.

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.: Гардарики, 2008 г. 528 с.

5. Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 2008г. 480 с.

6. Завельский М.Г. Экономика и социология труда. М.: Логос, 2009. 208 с.

7. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. СПб.: Питер, 2009. 832 с.

8. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб. практ. пособие. М.: Дело, 2011. 272 с.

9. Конституция РФ.

Размещено на Allbest.ru

...